Die Organisation des Umstellungsprozesses …. aus Sicht einer Beratungsgesellschaft Einführung des...

Die Organisation des Die Organisation des UmstellungsprozessesUmstellungsprozesses

…. aus Sicht einer …. aus Sicht einer BeratungsgesellschaftBeratungsgesellschaft

Einführung des „Neuen Einführung des „Neuen kommunalen Finanzmanagements kommunalen Finanzmanagements

(NKF)“(NKF)“

DWP AktiengesellschaftDWP Aktiengesellschaft

Beratungsfelder 1Beratungsfelder 1 EDV – BeratungEDV – Beratung OrganisationsberatungOrganisationsberatung FachberatungFachberatung


Beratungsfelder 2Beratungsfelder 2 EDV – BeratungEDV – Beratung

Bestandsaufnahme / AnalyseBestandsaufnahme / Analyse SoftwareauswahlSoftwareauswahl HardwareauswahlHardwareauswahl EinführungEinführung SchulungSchulung


Beratungsfelder 3Beratungsfelder 3 OrganisationsberatungOrganisationsberatung

Bestandsaufnahme und Analyse von Bestandsaufnahme und Analyse von AbläufenAbläufen

Empfehlungen zur NeuorganisationEmpfehlungen zur Neuorganisation UmsetzungUmsetzung


Beratungsfelder 4Beratungsfelder 4 FachberatungFachberatung

Beratung bei der Umsetzung von gesetzlichen Beratung bei der Umsetzung von gesetzlichen Vorschriften (GemO und GemHVO)Vorschriften (GemO und GemHVO)

HaushaltsführungHaushaltsführung FinanzbuchführungFinanzbuchführung

ErtragsrechnungErtragsrechnung FinanzrechnungFinanzrechnung

KostenrechnungKostenrechnung AbschlusserstellungAbschlusserstellung

EröffnungsbilanzEröffnungsbilanz JahresabschlussJahresabschluss


BeraterBerater Es stehen folgende Anbieter zur VerfügungEs stehen folgende Anbieter zur Verfügung

Hersteller SoftwareHersteller Software Hersteller HardwareHersteller Hardware Verbände und VereinigungenVerbände und Vereinigungen Eigenhilfe (interkommunal)Eigenhilfe (interkommunal) BeratungsgesellschaftenBeratungsgesellschaften

UnternehmensberatungsgesellschaftenUnternehmensberatungsgesellschaften WirtschaftsprüfungsunternehmenWirtschaftsprüfungsunternehmen


Beratung klassifiziert nach Beratung klassifiziert nach AbhängigkeitsinteressenAbhängigkeitsinteressen

AbhängigAbhängig Hersteller SoftwareHersteller Software Hersteller HardwareHersteller Hardware Beratungs-Beratungs-

gesellschaften mit gesellschaften mit ProduktabhängigkeiteProduktabhängigkeitenn

Tochtergesellschaften Tochtergesellschaften oder Abteilungen von oder Abteilungen von HerstellernHerstellern

Berater mit dem Fokus Berater mit dem Fokus auf bestimmte auf bestimmte SystemeSysteme

UnabhängigUnabhängig Verbände und Verbände und

VereinigungenVereinigungen EigenhilfeEigenhilfe Beratungs-Beratungs-

gesellschaften ohne gesellschaften ohne ProduktabhängigkeiteProduktabhängigkeitenn

Keine Bindung an Keine Bindung an Hersteller oder ProduktHersteller oder Produkt

Wirtschaftsprüfungs-Wirtschaftsprüfungs-gesellschaftengesellschaften


Entscheidungsparameter für Entscheidungsparameter für die Inanspruchnahme einer die Inanspruchnahme einer

externen Beratungexternen Beratung RessourcenknappheitRessourcenknappheit

Die Kommune verfügt nicht über ausreichendes Die Kommune verfügt nicht über ausreichendes PersonalPersonal

MengengerüstMengengerüst Fachliche VorbildungFachliche Vorbildung

Outsourcing von einmal anfallenden ArbeitenOutsourcing von einmal anfallenden ArbeitenEvtl. auch dauerhaftes Qutsourcing von TeilaufgabenEvtl. auch dauerhaftes Qutsourcing von Teilaufgaben

Qualitative VorteileQualitative Vorteile Quantitative VorteileQuantitative Vorteile

Fachliche UnterstützungFachliche Unterstützung RechtssicherheitRechtssicherheit


Teillösung DienstleistungTeillösung Dienstleistung im Rahmen im Rahmen der Einführung des „Neuen der Einführung des „Neuen

kommunalen Finanzmanagement“kommunalen Finanzmanagement“ Outsourcing = Ressourcenbezug von AußenOutsourcing = Ressourcenbezug von Außen

Quantitative VorteileQuantitative Vorteile Ausgliederung wegen ihrer Einmaligkeit kostenungünstiger Ausgliederung wegen ihrer Einmaligkeit kostenungünstiger

RandaktivitätenRandaktivitäten Der Outsourcer kann Leistungen kostengünstiger anbieten als Der Outsourcer kann Leistungen kostengünstiger anbieten als

die Eigenkosten der Kommune für gleichartige selbsterbrachte die Eigenkosten der Kommune für gleichartige selbsterbrachte Leistungen sindLeistungen sind

Fixkostenreduzierung:Fixkostenreduzierung: Bei schwankenden Bei schwankenden Kapazitätsanforderungen bietet Outsourcing die Chance, Kapazitätsanforderungen bietet Outsourcing die Chance, schwer kalkulierbare (sprung-)fixe Kosten - Einstellung von schwer kalkulierbare (sprung-)fixe Kosten - Einstellung von Personal - zu reduzieren bzw. diese gar nicht erst entstehen zu Personal - zu reduzieren bzw. diese gar nicht erst entstehen zu lassenlassen


Teillösung DienstleistungTeillösung Dienstleistung im Rahmen im Rahmen der Einführung des „Neuen der Einführung des „Neuen

kommunalen Finanzmanagement“kommunalen Finanzmanagement“ Outsourcing = Ressourcenbezug von Outsourcing = Ressourcenbezug von

Außen, auch für einmalige Außen, auch für einmalige AufgabenstellungenAufgabenstellungen Qualitative VorteileQualitative Vorteile

Bündelung der Kräfte der Verwaltung auf seine strategisch Bündelung der Kräfte der Verwaltung auf seine strategisch wichtigen produktiven Kernkompetenzen und -aufgaben, wichtigen produktiven Kernkompetenzen und -aufgaben, KomplexitätsreduktionKomplexitätsreduktion

Preis- und Kalkulationsbasis, da Abschluss eines WerkvertragesPreis- und Kalkulationsbasis, da Abschluss eines Werkvertrages Verbesserung der erbrachten Leistungen durch qualitativ Verbesserung der erbrachten Leistungen durch qualitativ

höheres Know-How des Outsourcers. Eine Tätigkeit kann um so höheres Know-How des Outsourcers. Eine Tätigkeit kann um so schneller und effizienter ausgeführt werden, je häufiger sie schneller und effizienter ausgeführt werden, je häufiger sie durchgeführt wirddurchgeführt wird


Vorteile einer externen Vorteile einer externen BeratungBeratung

Analyse- und EmpfehlungsberatungAnalyse- und Empfehlungsberatung Betriebsblindheit wird ausgeschaltetBetriebsblindheit wird ausgeschaltet Empfehlung kann als Richtschnur der Durchsetzung Empfehlung kann als Richtschnur der Durchsetzung

übernommen werdenübernommen werden Erfolgskontrolle der Zielerreichung kann eingebunden werdenErfolgskontrolle der Zielerreichung kann eingebunden werden

UmsetzungsberatungUmsetzungsberatung Zügige Durchläufe durch Mithilfe des ExternenZügige Durchläufe durch Mithilfe des Externen

Aufstockung von RessourcenAufstockung von Ressourcen Termintreue durch Vorgaben an den Externen (Dienstleistungs- Termintreue durch Vorgaben an den Externen (Dienstleistungs-

bzw. Werkvertrag)bzw. Werkvertrag) Bessere Durchsetzung von Zielen, wenn diese von Externen Bessere Durchsetzung von Zielen, wenn diese von Externen

definiert werden (keine Kompetenzproblem, weniger definiert werden (keine Kompetenzproblem, weniger Diskussionsbedarf)Diskussionsbedarf)


Vertragliche GrundlagenVertragliche Grundlagen Genaue AuftragsdefinitionGenaue Auftragsdefinition

Negative Abgrenzung (Schnittstellenbeschreibung)Negative Abgrenzung (Schnittstellenbeschreibung) Positive BeschreibungPositive Beschreibung

Vertragsart definierenVertragsart definieren Entscheidende Bedeutung für Abwicklung und Vergütung (es gibt auch Entscheidende Bedeutung für Abwicklung und Vergütung (es gibt auch

gemischte Verträge, es gilt grundsätzlich der Willen der Beteiligten)gemischte Verträge, es gilt grundsätzlich der Willen der Beteiligten) DienstvertragDienstvertrag

Leistung der versprochenen DiensteLeistung der versprochenen Dienste LeistungsstörungLeistungsstörung

KündigungKündigung Keine MängelbeseitigungKeine Mängelbeseitigung

Beispiele: Beratung bei der Bewertung, Coaching, Schulung, Beratung bei Beispiele: Beratung bei der Bewertung, Coaching, Schulung, Beratung bei Rechtsfragen, Beratung bei SteuerfragenRechtsfragen, Beratung bei Steuerfragen

WerkvertragWerkvertrag Schulden von ErfolgSchulden von Erfolg LeistungsstörungLeistungsstörung

MängelbeseitigungMängelbeseitigung NacherfüllungNacherfüllung EigenbeseitigungEigenbeseitigung Rücktritt vom Vertrag oder MinderungRücktritt vom Vertrag oder Minderung SchadensersatzSchadensersatz

Beispiele: Erstellung einer Eröffnungsbilanz, Erstellung einer Finanzbuchhaltung, Beispiele: Erstellung einer Eröffnungsbilanz, Erstellung einer Finanzbuchhaltung, Herstellung eines effektiven ControllingsystemesHerstellung eines effektiven Controllingsystemes


VergütungsgrundlagenVergütungsgrundlagen GebührenordnungenGebührenordnungen

BundesrechtsanwaltsgebührenordnungBundesrechtsanwaltsgebührenordnung SteuerberatergebührenverordnungSteuerberatergebührenverordnung Grundsatz Gebühren nach GegenstandswertGrundsatz Gebühren nach Gegenstandswert

Gebühren nach BGBGebühren nach BGB VereinbarungVereinbarung

Stunden-/Tagessätze (regelmäßig nach Qualifikation)Stunden-/Tagessätze (regelmäßig nach Qualifikation) PauschalgebührenPauschalgebühren

Übliche Vergütung (ohne Vereinbarung), auch Übliche Vergütung (ohne Vereinbarung), auch häufig bei Nachberechnungen bei häufig bei Nachberechnungen bei LeistungsüberschreitungenLeistungsüberschreitungen


Best BuyBest Buy

Umsetzungsgarantie

Zeitgarantie

FestpreisgarantieEinzelthema

Teilprojekt

Gesamtprojekt


Projektorganisation Durch eine gute Projektorganisation kann

sich der Einführungsaufwand minimieren und die Einführung so wirtschaftlich wie möglich gestalten

Bestandteile der Projektorganisation sind: Planung Steuerung Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig

sind das Projektziel zu erreichen


Umsetzungsmodule (Beispiel)

Einrichtung Anlagenwirtschaft

Konzept Buchführung

Konzept neue Steuerung (Verwaltung)

Festlegung Kostenstellen

Kosten- und Leistungsrechnung

Leistungsverrechnung

Konzept neue Steuerung (Politik)

Konsolidierung Töcher (Konzern)

Controlling und Auswertungen

TestlaufQualifikation Personal

Hard-/ SoftwareAblauforganisation

Aufbauorganisation

Dokumentation

DV-Konzept

Kommunaler Abschluss

Start

Ziel


TeilprojekteTeilprojekte Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

für Kommunen Haushaltsplanung und Jahresabschluss Ergebnisrechnung Finanzrechnung und Kassenwesen Aktiva-Ansatz, Bewertung und

Abschreibung des Vermögens Passiva-Ansatz und Bewertung des Kapitals Konzernabschluss Finanzstatistik


Projektschritte - Auszug Projektschritte - Auszug aus einem Projekttagebuch aus einem Projekttagebuch

(I)(I) Beschluss Gemeinde-/ Stadtrat Antrag an Innenministerium Einrichtung Projektorganisation Mitarbeiter-Information Grundlagenschulungen Funktionsanalysen / Schnittstellen Installation Test-Arbeitsplätze Erfassung und Bewertung Anlagevermögen Konzeption Kostenstellen Buchungsstoff und Kontenplan


Projektschritte - Auszug Projektschritte - Auszug aus einem Projekttagebuch aus einem Projekttagebuch

(II)(II) Anbindung sämtlicher Arbeitsplätze Erstellung Eröffnungsbilanz Probeweises Verbuchen von Geschäftsvorfällen Einrichtung Kostenrechnung Coaching Mitarbeiter Erstellen von Auswertungen Ablauforganisation Buchführung Verfahren zur politischen Steuerung Entwicklung und Verprobung Schnittstellen Controlling-Konzept Verwaltung


Einrichtung einer Steuerungsgruppe bzw. eines

Lenkungsausschusses Aufgabe:

Kontroll- und Entscheidungsgremium für die Projektdurchführung

Mitglieder: Vertreter der Leitungsebene Personalvertretung Interner Projektleiter Externer Projektleiter Berater (Wirtschaftsprüfer,

Hochschule) Zeitliche Zusammenkunft

Zusammenkunft periodisch Zusammenkunft bei Erreichung von Meilensteinen


Projektkoordinator Aufgabe:

Verantwortung für die operationelle Umsetzung des Projektes Koordination Organisation Kommunkation

Persönliche Voraussetzung: Soziale Kompetenz Fachliche Kompetenz

Keine persönliche Voraussetzung Beherrschung aller Instrumente im Orchester. Der Projektleiter

ist der Dirigent Voraussetzung zur Durchführung

Übertragung von Kompetenz um schnelle Entscheidungen und verbindliche Vereinbarungen treffen zu können


Projektteam Idealfall Bildung auf freiwilliger Basis Nicht derjenige der gerade frei ist, ist

der geeignete Projektmitarbeiter Stark eingebundene

Projektmitarbeiter sollten zumindest teilweise vom Tagesgeschäft befreit werden


Einbindung des Externen in Einbindung des Externen in das Projektdas Projekt

Projektkoordination

Entscheidungsgremium

Anlagenbuchhaltung

KLR/Berichtswesen

Finanzbuchhaltung Ertrags. U. Finanzrechnung

Kreditoren/Debitoren

Jahresabschluss Inventur, Inventar

Kasse

Haushaltsplanung, - vollzug, Budgetierung

- Technik

Verwaltungsleitung Personalvertretung

Teilprojekt - gruppen

mit interner

Projektleitung

Externes Coaching

durch Berater


Mögliche Mögliche Projektorganisation Projektorganisation

Strategische Steuerungsgruppe • Strategische Projektsteuerung, Überwachung der Meilensteine,

Qualitätsmanagement, Controlling, Entscheidungsinstanz

• Mitglieder: Verwaltungsführung, interne Projektleitung, externe Projektleitung

Operatives Projektteam

Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3 Teilprojekt n

• Operative Umsetzung der Teilprojektaufgaben

• Mitglieder: Mitarbeiter, Experten und Anwender der Verwaltung; externe Berater (Branchen-, Software-, Methodenspezialisten)

•Abstimmung•Kommunikation

•Coaching•Information

Strategische Steuerungsgruppe • Strategische Projektsteuerung, Überwachung der Meilensteine,

Qualitätsmanagement, Controlling, Entscheidungsinstanz

• Mitglieder: Verwaltungsführung, interne Projektleitung, externe Projektleitung

Operatives Projektteam

Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3 Teilprojekt n

• Operative Umsetzung der Teilprojektaufgaben

• Mitglieder: Mitarbeiter, Experten und Anwender der Verwaltung; externe Berater (Branchen-, Software-, Methodenspezialisten)

•Abstimmung•Kommunikation

•Coaching•Information


EmpfehlungEmpfehlung Nur in Ausnahmefällen ist es ratsam Nur in Ausnahmefällen ist es ratsam

den externen Berater nicht in die den externen Berater nicht in die Umsetzungsphase einzubeziehenUmsetzungsphase einzubeziehen Bei reinem Coaching keine Bei reinem Coaching keine

Erfolgsverantwortung für Erfolgsverantwortung für BeratungsempfehlungenBeratungsempfehlungen

„„Arbeit am harten Holz“ zeigt die Arbeit am harten Holz“ zeigt die tatsächliche Qualität und nutzt alle Vorteile tatsächliche Qualität und nutzt alle Vorteile eines Externeneines Externen


Der ProjektplanDer ProjektplanProjektstrukturplan Was ist alles zu tun?

Ablauf- und Zeitplan In welcher Reihenfolge müssen die Arbeitspakete abgearbeitet werden?

Meilensteine Welche wesentlichen Ergebnisse müssen bis wann vorliegen?

Ressourcenplanung Sind die Ressourcen ohne Überbelastung vorhanden?

Kostenplanung Wie viel Kosten verursachen die einzelnen Arbeitspakete?

Risikoanalyse Was könnte das Projekt gefährden und welche Maßnahmen kann ich dagegen treffen


Der ProjektplanDer Projektplan Projektplan lebtProjektplan lebt

AktualisierungAktualisierung VerfeinerungVerfeinerung

Planung muss nicht mehrere hundert Planung muss nicht mehrere hundert Zeilen umfassen sondern kann Zeilen umfassen sondern kann übersichtlich gestaltet seinübersichtlich gestaltet sein

Verwendung von Hilfsmitteln zur Verwendung von Hilfsmitteln zur gesamtheitlichen Projektplanunggesamtheitlichen Projektplanung


Projektdokumentation Inhalte

Projektauftrag, Projektziele Wirtschaftlichkeitsberechnungen Projektorganisation (u.a. Telefonverz. Etc..) Dokumentation Qualitätssicherungsprozess Projektpläne (Projektstrukturplan, Ablauf- und

Zeitplan, Aufwandsschätzung. Kostenplanung etc.

Meilensteinberichte, Statusberichte


BeispielBeispiel Geschlossenes ProjektmanagementGeschlossenes Projektmanagement

ProjektplanungstoolProjektplanungstool Durch die Verwendung eines Projektplanungstools Durch die Verwendung eines Projektplanungstools

werden alle Teilnehmer an einem Projekt eingebunden, werden alle Teilnehmer an einem Projekt eingebunden, das Planungstool sollte folgende Anforderungen erfülltendas Planungstool sollte folgende Anforderungen erfüllten

Fähigkeit zum E-RaumFähigkeit zum E-Raum Alle Projektteilnehmer haben den gleichen ProjektstandAlle Projektteilnehmer haben den gleichen Projektstand Sämtliche Kommunikation unter den Projekteilnehmern Sämtliche Kommunikation unter den Projekteilnehmern

inkl. E-Mail-Verkehr und Projektstandsunterrichtungen inkl. E-Mail-Verkehr und Projektstandsunterrichtungen sind abzuwickelnsind abzuwickeln

Zeiterfassung und Wiedervorlagen möglichZeiterfassung und Wiedervorlagen möglich DokumentenmanagementsystemDokumentenmanagementsystem Ortsunabhängige Verwendung (Intra- Inter- Net)Ortsunabhängige Verwendung (Intra- Inter- Net)

http://www.projectplace.de/


Projektfehler aus Projektfehler aus BeratersichtBeratersicht Systementscheidung vor Analyse der EigenorganisationSystementscheidung vor Analyse der Eigenorganisation

Software löst keine organisatorischen SchwächenSoftware löst keine organisatorischen Schwächen Systementscheidung ohne ausreichende Anforderungskataloge und TestläufeSystementscheidung ohne ausreichende Anforderungskataloge und Testläufe

Systemanbieter führen nicht lauffähige Produkte vor, ohne die Abforderung Systemanbieter führen nicht lauffähige Produkte vor, ohne die Abforderung des Beweises der Lauffähigkeitdes Beweises der Lauffähigkeit

Systementscheidung ohne Besuch von ReferenzkommunenSystementscheidung ohne Besuch von Referenzkommunen Hinnahme von Kompetenzgerangel im eigenen HausHinnahme von Kompetenzgerangel im eigenen Haus Zu späte Zuziehung von BeraternZu späte Zuziehung von Beratern Keine Vermeidung von Schnittstellenreibungsverlusten durch Einbindung von Keine Vermeidung von Schnittstellenreibungsverlusten durch Einbindung von

vielen Anbieternvielen Anbietern Keine Überlegungen zum Einbinden eines Generalunternehmers Keine Überlegungen zum Einbinden eines Generalunternehmers

(schlüsselfertig)(schlüsselfertig) Keine Festpreisverhandlungen mit AnbieternKeine Festpreisverhandlungen mit Anbietern Keine Einbindung von Externen in die UmsetzungKeine Einbindung von Externen in die Umsetzung Kein Überblick in die Spätfolgen von EntscheidungenKein Überblick in die Spätfolgen von Entscheidungen

Keine Planungsrechnungen auf die Dauer von 10 JahrenKeine Planungsrechnungen auf die Dauer von 10 Jahren Keine Berücksichtigung von Folgen für FinanzierungsstrukturKeine Berücksichtigung von Folgen für Finanzierungsstruktur

Bearbeitung von einzelnen Elementen mit hohem zeitlichen und personellen Aufwand

Fehlen eines Projektmanagements zur Koordination und Fristenkontrolle


Auch Alternativlösungen Auch Alternativlösungen führen ans Zielführen ans Ziel

Von anderen Lernen und Muster Von anderen Lernen und Muster übernehmenübernehmen

Nicht die eigene Kreativität vergessen Nicht die eigene Kreativität vergessen und nach Alternativlösungen zu und nach Alternativlösungen zu bestmöglichen (wirtschaftlichsten) bestmöglichen (wirtschaftlichsten) Umsetzung suchenUmsetzung suchen


Beispiel einer Alternativlösung Beispiel einer Alternativlösung zur Aufnahme des beweglichen zur Aufnahme des beweglichen

AnlagevermögensAnlagevermögens Stadt Tönisvorst (20.000 Einwohner)Stadt Tönisvorst (20.000 Einwohner)

Modell der Aufnahme durch junge Erwachsene Modell der Aufnahme durch junge Erwachsene (Schüler/Studenten (Kinder von (Schüler/Studenten (Kinder von Verwaltungsangehörigen)Verwaltungsangehörigen)

Nutzen:Nutzen: KostenreduzierungKostenreduzierung Einbindung von Heranwachsenden an das Projekt als Einbindung von Heranwachsenden an das Projekt als

PraktikantenPraktikanten Durchführung der Gesamtinventur in 2 MonatenDurchführung der Gesamtinventur in 2 Monaten

Voraussetzungen:Voraussetzungen: Gute EinführungGute Einführung InventurbeobachtungInventurbeobachtung Nutzung eines Intra-NetNutzung eines Intra-Net Durchführung einer EndkontrolleDurchführung einer Endkontrolle

Date post:	06-Apr-2016
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Die Organisation des Umstellungsprozesses …. aus Sicht einer Beratungsgesellschaft Einführung des...

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