tacsonomiedie neue

tacs®

tacs® ist ein Produkt der rodix reto odermatt gmbh

Das clevere Controlling system für den Durchblick im Gesundheitswesen

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tacs®

Das Leitsystem für Ihre Personalressourcen

Optimieren Sie Ihre personellen und finanziellen Ressourcen mit tacs®

Die Firma rodix reto odermatt gmbh hat die Methode tacs® zur

Tätigkeitsanalyse, zur Leistungserfassung und zum Controlling

für das Gesundheitswesen entwickelt. Die Zielgruppe von tacs®

bilden Betriebe, die ihre personellen Ressourcen zielgerichtet und

transparent einsetzen möchten, die noch keine Leistungserfassung

eingeführt haben oder die mehr Nutzungsmöglich keiten gegenüber

herkömmlichen Produkten wünschen.

Mit tacs® werden relevante Führungskennzahlen umfassend,

ausgewogen, mit vertretbarem Erfassungsaufwand in hoher

Datenqualität berechnet und ohne Zusatzaufwand gut verständlich

ausgewertet.

Die speziell auf das Gesundheitswesen massgeschneiderte

Methode tacs® basiert auf folgenden Faktoren:

· Differenzierte Marktforschung an der Universität St. Gallen bei 436 potenziellen Kunden

· Permanente Verarbeitung der Rückmeldungen von tacs®Anwenderbetrieben

· Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an den Leistungsausweis und die Leistungsfinanzierung

· Berücksichtigung der Interessen und Bedürfnisse weiterer Anspruchsgruppen wie Politik, Versicherer, Verbände

· Langjährige Erfahrung aus eigener Führungs- und Controllingtätigkeit

· Umfangreiche Analyse der Anliegen, Wünsche und Problemschilderungen von Nutzern anderer Methoden und Instrumente und Entwicklung von entsprechenden Optimierungen

Wir freuen uns, Ihnen in diesem Prospekt die Methode tacs®

näher vorzustellen.

Reto Odermatt

Geschäftsinhaber

Die Methode tacs® ist ein System für das

Controlling personeller Ressourcen mit der

Abbildung der daraus resultierenden finan­

ziellen Folgen nach der Philosophie der Balan­

ced Scorecard (BSC). Die kundenbezogene

Leistungserfassung ist selbstverständlich eine

wichtige Komponente. tacs® kann aber noch

mehr: Die Methode bietet beispielsweise

wichtige Informationen für die Fallkostenbe­

rechnung (DRG) bezüglich Aufwand, Inhalt,

Leistungserbringer und Kosten.

tacs® kann durch das clevere Gesamtkonzept

überall eingesetzt werden, wo das Personal

als wichtige Ressource eines Betriebs ab­

ge bildet werden soll. Deshalb wurden für

unterschiedlichste Einsatzbereiche angepass­

te tacs®Module als Standard definiert. Diese

sind so miteinander verknüpft, dass prob­

lemlos modulübergreifende Auswertungen

möglich sind.

Die Datenbasis von tacs® lässt sehr differen­

zierte Auswertungen zu. So sind nebst den

für die Kunden erbrachten Leistungen auch

die Zeitinvestitionen für einzelne Lernende

oder neue Mitarbeitende detailliert auswert­

bar. Ebenso kann aufgezeigt werden, welche

Organisationseinheiten in welchem Umfang

Leistungen beispielsweise für Projekt­ und

Qualitätsarbeiten erbringen oder welches

Profil und welche Produktivität die einzelnen

Personalkategorien ausweisen. Zudem

können die finanziellen Auswirkungen auto­

matisch berechnet werden.

Mit tacs® wird somit das effektive Leistungs­

profil von Mitarbeitenden, Personengruppen,

Organisationseinheiten oder vom Gesamtbe­

trieb einfach auswertbar. Dies ist eine gute

Grundlage für die quantitative und qualitative

Stellenbedarfsberechnung und ermöglicht

die Definition eines im Alltag umsetzbaren

Auftrags für die bestehenden Stellen.

tacs®Auswertungen lassen sich von verschie­

denen Blickwinkeln aus erstellen:

· Organisationseinheiten und -kategorien· Mitarbeitende, Personalkategorien

und -kategoriegruppen· Kunden und Kundengruppen· Tätigkeiten · Statistikcodes (z. B. Projekte)· Nutzniesser (intern definierte Leistungs-

empfänger)

Kurzbeschreibung der Methode tacs®

4

tacs®

individuell und standardisiert

Die Methode tacs® basiert auf dem Modell

rodix Steuerrad©. Dieses wurde von Reto

Odermatt entwickelt und hat sich in der Pra­

xis bestens bewährt. Das rodix Steuerrad©

hat dank seines ganzheitlichen Ansatzes eine

hohe Aussagekraft bezüglich des zielgerich­

teten Einsatzes der Personalressourcen und

deren finanziellen Folgen.

ElementbeschreibungIm Zentrum vom rodix Steuerrad© steht

das Personal bzw. die zeitlichen Ressourcen

eines Betriebs. Das Personal weist für die

Elemente Kunden, Organisation, Bildung und

Absenzen mit Modulvariablen den vollständi­

gen Inhalt der Personalzeit aus. Die einzelnen

Variablen sind mit ihrer Bedeutung und

Beschreibung Bestandteil der Methode tacs®.

Jede Modulvariable ist einer Benchvariable

zugeordnet, damit auch modulübergreifende

Auswertungen möglich sind.

Um aussagekräftige Auswertungen zu erstel­

len, sind für die Elemente Personal, Kunden,

Organisation und Finanzen Informationsvaria­

blen nötig, die standardisiert sind. Sie können

entweder von Fremd systemen übernommen

oder – falls noch nicht vorhanden – manuell

erfasst werden.

Im Element Finanzen werden die Personal­

kosten abgebildet. Die Kosten bzw. die finan­

ziellen Auswirkungen werden pro Element,

Organisationseinheit, Patient/Bewohner,

Projekt, Variable u. a. berechnet und detail­

liert ausgewiesen.

RegisterbeschreibungMit tacs® werden alle methodisch definierten

Informations­ und Modulvariablen als Istwerte

erfasst und ausgewiesen. Durch den Ver­

gleich dieser Istwerte mit den pro Organisa­

tionseinheit individuell definierten Sollwerten

(Zeit­ und Finanzbudgets) wird im Register

Abweichung die Zielerreichung sichtbar

gemacht.

Dank der Benchmarkwerte zu den tacs®­

Kennzahlen ist die Aussenorientierung

periodisch, aktuell und ohne Zusatzauf­

wand für den Anwenderbetrieb über den

tacs®bench­Server gewährleistet.

Modell rodix Steuerrad®

Für die verschiedenen Einsatzbereiche

wie Pflege­, Arzt­ und Sozialdienst, Therapie,

Berufsbildung, Verwaltung, Informatik

und andere gibt es speziell entwickelte

tacs®Module mit typischen Inhalten und

Beschreibungen in den entsprechenden

Terminologien.

tacs®-Module

Das Ziel ist, Alltagssituationen mit möglichst

wenigen, für den Einsatzbereich typischen

Variablen vollständig abzubilden.

Eine Übersicht der aktuell erhältlichen

tacs®Module findet sich unter www.tacs.ch

(Register: Module – Modulübersicht).

6

tacs®

ganzheitlich und zielgerichtet

tacs® im SpitalDer effiziente Einsatz der Personalressourcen

ist seit der Kostenträgerrechnung REKOLE®

und der DRG­Einführung immer mehr zum

Managementthema geworden. Branchenex­

perten gehen davon aus, dass die vom Bund

gewünschte Marktregulierung grossteils über

das Kostenmanagement im Personalaufwand

erfolgen wird.

Entsprechend wichtig ist es, die Ressourcen

den patientenbezogenen Leistungen retro­

und prospektiv gegenüberstellen zu können.

Die clevere Methode tacs® stellt dies sicher,

denn mit tacs® erhalten Spitäler u. a. auch

für die Kostenträgerrechnung zentral wichtige

Daten zur Kalkulation der DRGs. Spezielle

Auswertungen nach DRG mit Aufwandpro­

fil, eingesetzten Personalressourcen und

Fallkennzahlen sind als Standard in tacs®

enthalten. Die tacs®Auswertungen bieten

dem Management zusätzlich wichtige Infor­

mationen:

· zur Analyse der aktuellen Aufbau- und Ablauforganisation

· zur Optimierung der Abläufe· zur betriebsweiten Stellenbedarfs-

berechnung· zur Abbildung des Bildungsaufwands

und der Produktivität von Lernenden· zum Projektcontrolling· zum Absenzencontrolling· u. a.

tacs® in der RehaklinikUnabhängig vom Abgeltungssystem, das

künftig in Rehakliniken zum Einsatz kommen

wird, ist für die Kostenträgerrechnung eine

umfangreiche Datenbasis unverzichtbar. Die

Personalkosten bilden mit rund 80 Prozent

den grössten Aufwandposten. Bislang kannte

man nur Instrumente zur Steuerung der

Sachkosten – mit tacs® erhalten Rehakliniken

nun eine bewährte Methode zur Steuerung

der gesamten Personalkosten und für ein

effizientes Controlling.

tacs® im LangzeitbereichUm für die neuen Modelle der Pflegefinanzie­

rung gerüstet zu sein, braucht es ein verläss­

liches Datenfundament. Auch bei Teil­ oder

Vollpauschalen ist es für die Stellenberech­

nung wichtig zu wissen, wie viele Leistungen

bei welcher Pflegetarifeinstufung von welchen

Personalressourcen durchschnittlich erbracht

werden. Spezielle Auswertungen wie die

Unterteilung in Pflege und Betreuung sind

explizit für den Langzeitbereich entwickelt

worden. Zudem kann aufgrund des Bewoh­

nermixes mit tacs® sogar der Stellenbedarf

berechnet werden. Mit der Datenbasis von

tacs® erhalten Betriebe im Langzeitbereich

ein Führungsinstrument, das in einem moder­

nen Unternehmen nicht fehlen darf.

tacs® in der PsychiatrieVoraussichtlich wird TARPSY das neue

Abrechnungssystem für Psychiatriebetriebe

werden. Unabhängig davon, wie die Abrech­

nung erfolgt, sind zuverlässige Daten die

Basis für eine effiziente Betriebsführung.

Angepasst auf die Bedürfnisse der Psychia­

trie bietet tacs® alle Informationen für die

Rechnungslegung nach REKOLE® sowie die

Stellenbedarfsanalyse. Selbstverständlich

können auch weitere, nicht patientenbezo­

gene Auswertungen bezüglich der eingesetz­

ten Personalressourcen abgebildet werden.

8

tacs®

einfach und schnell

Die Methode tacs® wurde mit dem Ziel

entwickelt, mit einer möglichst praktischen,

raschen, auf die Haupttätigkeiten der jeweili­

gen Berufsgruppen ausgerichteten Erfassung

(tacs®Module) die Leistungs­ und Controlling­

daten auszuweisen.

Die Mitarbeitenden finden sich sehr schnell in

den übersichtlichen tacs®Erfassungs masken

zurecht und können die Variablen in kurzer

Zeit korrekt erfassen. Sie erhalten umgehend

die Rückmeldung, wie hoch der gesamte Zeit­

wert pro Kunde bzw. pro Organisationseinheit

ist. Zudem wird direkt angezeigt, wie viel oder

welcher Anteil der eigenen Arbeitszeit bereits

verbucht wurde.

tacs®-Erfassung Erfassungsoptionen

Bei Bedarf, die Erfassungen zu vertiefen,

gibt es verschiedene Optionen – jeder

Anwenderbetrieb kann bei einheitlich­

methodischem Konzept genau jene Punkte

präzisieren, die ihm einen direkten Nutzen

bringen.

Folgende Präzisierungsmöglichkeiten stehen

optional zur Verfügung:

BetriebsvariablenDie Betriebsvariablen können auf der Ebene

einer Modulvariablen als temporäre oder per­

manente Präzisierung eingerichtet werden.

Dies ermöglicht dem tacs®Anwenderbetrieb,

die Daten nach den eigenen Bedürfnissen in

einer höheren Detaillierung zu erfassen und

dabei den Benchmark jederzeit aufrechtzuer­

halten.

tacs®

differenziert und aussagekräftig

Kommentar Bei Bedarf kann bei Modulvariablen ein

ergänzender Kommentar gesetzt und

ausgewertet werden. Dies ist vor allem

bei Normabweichungen (etwa bei Spezial­

aufgaben) sehr wertvoll.

Statistikcodes Um beispielsweise bestimmte Erfassungen

ergänzend einem Projekt zuzuordnen (kon­

kreter Ausweis des Projektaufwands), sind

Statistikcodes entwickelt worden. Sie stehen

jeder Modulvariablen zur Verfügung und

können durch den tacs®Anwenderbetrieb mit

wenig Aufwand selbst bewirtschaftet werden.

NutzniesserFür Bereiche, die kundenorientiert arbeiten,

aber keine Kundenvariablen haben, da ihre

Kunden nicht jene des Betriebs (Patienten/

Bewohner) sind, wird für die Modulvariablen

in den Elementen Organisation und Bildung

die Funktion des Nutzniessers benötigt. Dies

sind etwa die Informatik, der Personaldienst

oder der Technische Dienst. Die Nutzniesser­

funktion kann aber auch in anderen Bereichen

verwendet werden.

Die Nutzniesser können – wie die Statistik­

codes – durch den tacs®Anwender betrieb

selbst bewirtschaftet werden.

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tacs®Methodenschulung Modul PP | Psychiatriepflege

Die Firma rodix begrüsst Sie herzlich zu dieser

tacs­®Medthodenschulung. Es ist uns ein Anliegen, dass

tacs® mit dem kleinstmöglichen Schulungs­ und

Erfassungsaufwand sehr gute, aussagekräftige und

plausible Daten zur gesamten Arbeitssituation liefern

kann.

Ziel dieser Schulung:

· Modell der Methode tacs® kennen lernen

· Philosophie vom Methodenkonzept verstehen

· tacs®Modul PP (Psychiatriepflege) kennen lernen

Dauer:

· Lernzeit ca. 45 Minuten

Bedienung erklären

Lernschritte im Snack Übersicht Grundlagen zur Methode Vorteile Modul PP Kunden Kundenvariablen Frage zur Erfassung Modul PP Organisation Organisationsvariablen Frage zur Organisation Modul PP Bildung Bildungsvariablen Frage zur Bildung Modul PP Absenzen Absenzvariablen Erfassung bei Unterbruch Abschliessen

rodix hat die Schulungen zu tacs® mit

easyLEARN erstellt und bietet sie interes­

sierten tacs®Kunden über ein Abo jährlich

aktualisiert an.

Betriebe, die easyLEARN besitzen, erhalten

die tacs®Schulungen als ZIP­Datei zur Integ­

ration in die eigene easyLEARN­Applikation.

Betriebe ohne easyLEARN erhalten Schu­

lungslinks – die tacs®Schulungen können dann

auf dem Server von rodix erfolgen.

Für Betriebe, welche

· die easyLEARN-Schulungen inhaltlich selber anpassen,

· easyLEARN für andere Schulungs-themen nutzen oder

· ein Controlling zu den besuchten Schulungen pro Mitarbeiter durch-führen möchten,

ist es sinnvoll, selbst eine Lizenz von

easyLEARN zu erwerben.

tacs®Schulung mit easyLEARN

Vorteile von easyLEARN­Schulungen für

tacs®Anwenderbetriebe:

· Methodenangepasste Schulung durch tacs®Experten

· Kostengünstige Lösung, weil die Schulungen für mehrere Betriebe erstellt werden können

· Jährlich automatische Lieferung der neuesten Schulungsunterlagen

· Besseres Erreichen der Mitarbeitenden bei Veränderungen durch Zustellung des Schulungslinks

· Individuelles Lernen möglich (örtlich und zeitlich unabhängig)

Nur im PflegedienstMeist wird mit der tacs®Erfassung im

Pflegedienst begonnen. Immer mehr Betriebe

wechseln von der bisherigen Leistungs­

erfassung auf die Methode tacs®, da mit

wenig Aufwand aussagestarke Daten in sehr

guter Qualität erfasst werden können.

Zudem liefert tacs® bisher nicht verfügbare

wichtige Führungskennzahlen.

Alle Berufsgruppen mit Patien-ten-/BewohnerkontaktZunehmend führen Betriebe tacs® bei allen

Berufsgruppen mit direktem Patienten­/

Bewohnerkontakt ein. Damit sind für die Kosten­

trägerrechnung vollständige Daten bezüglich

des zeitlichen Aufwands und der Leistungsart

vorhanden. Zudem wird auswertbar, zu wel­

chen Personalkosten die Patienten/Bewohner

Leistungen erhalten haben.

Nutzungsausprägungen in tacs®Anwenderbetrieben

Alle Berufsgruppen eines BetriebsUm interdisziplinäre Prozesse oder auch

Projekte vollständig abzubilden, nutzen einige

Betriebe tacs® bei allen Berufsgruppen –

auch in Bereichen wie der Verwaltung,

Informatik, dem Technischen Dienst, der

Hotellerie u. a.

rodix empfiehlt, bei allen Berufsgruppen mit

direktem Patienten­/Bewohnerkontakt die

permanente Erfassung sicherzustellen. Bei

Bereichen ohne Patienten­/Bewohnerkontakt

kann auch eine temporäre Erfassung sinnvoll

sein, sofern jeden Tag ähnliche Arbeiten

anfallen.

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Periode: 01.01.2012 – 31.01.2012 Kanton: Alle Betriebskategorie: Allgemeinspital mit 125 - 249 Betten, Allgemeinspital mit 250 - 499 Betten Organisationskategorie: Bettenstation Personalkategoriegruppe: Pflegefachpersonal, Fachangestellte Gesundheit, Hilfspersonal Personalkategorie: Alle Modul: Akutpflege DRG: 442, 443, 444, 445, 446

Personalprofil

Kennzahlen

Personal-kategorie

Mein Betrieb Bench (5 Betriebe)

Mein Betrieb

Bench (5 Betriebe) Anteil Anteil

Anteil % Std % Std %

PP HF 210.1 20.7 1'449.3 28.7 Personalzeit gesamt Std 1'015 5'050

PP DN II 179.7 17.7 631.2 12.5 Anzahl Fälle 24 135

PPiA HF 108.6 10.7 525.2 10.4 Durchschnittsalter 54 63

PFP 498.4 49.1 2'605.7 51.6 Anzahl Leistungstage 376 1'629 FaGe 194.9 19.2 626.2 12.4 Aufwand/Leistungstag Std 2.7 3.1

FaGeiA 108.6 10.7 681.8 13.5 Aufwand/Fall Std 42.3 37.4

FaGe 303.5 29.9 1'308.0 25.9 Leistungstage/Fall 15.6 12.1 HPmA 110.6 10.9 444.4 8.8 Personalkosten gesamt CHF 28'826 137'360

HPoA 102.5 10.1 691.9 13.7 Personalkosten/Betriebstag CHF 930 4'431

HP 213.1 21.0 1'136.3 22.5 Personalkosten/Leistungsstunde CHF 51.8 47.3 Total 1'015.0 100.0 5'050.0 100.0 5% 10% 15% 20% 25% 30% Personalkosten/Leistungstag CHF 139.9 146.7

Profil DRG

Eine grosse Stärke der Methode tacs® ist

es, sehr umfangreiche und aussagekräftige

Führungskennzahlen und somit auch wertvolle

Auswertungen zu ermöglichen, und dies trotz

der schnellen Erfassung.

Das Controlling mit tacs®Kennzahlen ist ein­

fach und bringt einen grossen Nutzen, da mit

tacs® Kennzahlen erstellt werden, die vorher

zu einem grossen Teil nicht ermittelt werden

konnten.

Die tacs®Kennzahlen sind die Basis jeder

tacs®Auswertung. Es lassen sich fast unbe­

schränkt Auswertungen zu den verschiedens­

ten Fragen erstellen.

Die wichtigsten Standardauswertungen wer­

den konzeptionell angeboten. Selbstverständ­

lich dürfen die tacs®Datensätze auch für

individuelle Auswertungen genutzt werden.

Der tacs®bench ist Bestandteil von tacs®

(siehe rodix Steuerrad©). Mit dem

tacs®bench kann jeder tacs®Anwender die

eigenen Daten – periodisch aktualisiert

nach frei wählbaren Filtern – mit jenen des

Markts vergleichen und prüfen, ob die Werte

marktkonform sind. Der tacs®bench ist

zudem ein wertvoller Informationslieferant,

etwa beim Erstellen von Zeitbudgets.

rodix hat sechs Benchmarkauswertungen mit

mehreren Selektionsfiltern entwickelt. Zudem

ist im tacs®bench ein Abodienst eingerichtet.

Mit ihm können die Auswertungen mit den

gewünschten Filtereinstellungen automatisch

per Mail versendet werden.

Zugang zum tacs®bench haben alle

tacs®Anwenderbetriebe, die eigene Daten

hochladen.

Controlling mit tacs® tacs®bench

Periode: 01.01.2012 – 31.01.2012 Kanton: Alle Betriebskategorie: Allgemeinspital mit 125 - 249 Betten, Allgemeinspital mit 250 - 499 Betten Organisationskategorie: Bettenstation Personalkategoriegruppe: Pflegefachpersonal, Fachangestellte Gesundheit, Hilfspersonal Personalkategorie: Alle Modul: Akutpflege DRG: 442, 443, 444, 445, 446

Variablenprofil

Mein Betrieb Bench (5 Betriebe)

Aufwand

Std % % B Kunden Anteil %

101.AP.01 Aktivierung 44:06 4.3 5.6

102.AP.02 Atemtherapie 8:20 0.8 1.0

103.AP.03 Ausscheidung 47:10 4.6 3.7

104.AP.04 Begleitung/Betreuung 50:05 4.9 5.5

105.AP.05 Behandlung 87:50 8.7 9.9

106.AP.06 Besprechung 71.35 7.1 5.6

107.AP.07 Dienstleistung 24:10 2.4 2.6

108.AP.08 Dokumentation/Administration 107:36 10.6 8.2

109.AP.09 Ernährung 13:59 1.4 3.5

110.AP.10 Hotellerie 109:07 10.8 7.5

111.AP.11 Körperpflege/Kleiden 67:31 6.7 9.1

112.AP.12 Untersuchung 47:53 4.7 5.1

113.AP.13 Medikation 72:35 7.2 6.7

114.AP.14 Mobilität 51:30 5.1 5.6

115.AP.15 Pflegegespräch 86:25 8.5 8.2

116.AP.16 Sicherheit 125:05 12.3 12.2

Total 1'014:57 100.0 100.0 1% 2% 3% 4% 5% 6% 7% 8% 9% 10% 11% 12% 13%

Profil DRG

Periode: 01.01.2012 – 31.01.2012 Kanton: Alle Betriebskategorie: Allgemeinspital mit 125 – 249 Betten Organisationskategorie: Bettenstation Personalkategoriegruppe: Fachangestellte Gesundheit Personalkategorie: Alle Modul: Akutpflege

Mein Betrieb Bench (5 Betriebe) A B C D E A B C D E Personalzeit gesamt Std 1'852 1'015 470 153 214 8'787 5'050 1'972 844 921 Prozentuale Verteilung % 100 54.8 25.3 8.3 11.6 100 57.5 22.4 9.6 10.5 Anteil/Betriebstag Std 59.7 32.7 15.1 4.9 6.9 283.4 162.9 63.6 27.2 29.7 Subjektive Arbeitsbelastung -0.1 0.2 Produktivität % 82.3 84.6 Anzahl Fälle 24 135 Durchschnittsalter 54 63 Anzahl Leistungstage 376 1'629 Aufwand/Leistungstag Std 2.7 3.1 Aufwand/Fall Std 42.3 37.4 Leistungstage/Fall 15.6 12.1 Anzahl Betriebstage 31 31 F Personalkosten gesamt CHF 52'597 28'826 13'348 4'345 6'078 239'006 137'360 53'638 22'957 25‘051 Personalkosten/Betriebstag CHF 1'697 930 431 140 196 7'710 4'431 1'730 741 808 Personalkosten/Stunde CHF 28.4 27.2 Personalkosten/Leistungsstd. CHF 51.8 47.3 Personalkosten/Leistungstag CHF 139.9 146.7

Kennzahlenübersicht

A | Personal B | KundenC | OrganisationD | BildungE | AbsenzenF | Finanzen

Benchmark-Kooperation

Nutzer von tacs®bench können mit dem

Einsatz von HEBES von vertieften Analysen

profitieren.

Die HEBES Benchmark Plattform ist eine

flexible und einfach zu bedienende Onlineap­

plikation, die speziell für Alters­ und Pflege­

heime sowie andere Langzeitinstitutionen mit

branchenspezifischen Anforderungen konzi­

piert wurde. Das Benchmarking basiert dabei

auf den vom Bundesamt für Statistik (BFS)

erhobenen Daten für die sozialmedizinische

Statistik (SOMED). HEBES ermöglicht den

Teilnehmern durch Benchmarking vertiefte

Kenntnisse über ihre Kosten und Prozesse

und liefert damit die Grundlage für eine

Optimierung der eigenen Leistungssteuerung

sowie für Tarifverhandlungen. Dank einer

Vielzahl von Filterkriterien wie Heimgrösse,

Pflegesystem (BESA, RAI/RUG usw.), Region,

Pflegeaufwand pro Tag oder Minute u. a.

lassen sich die Vergleichsteilnehmer gezielt

auswählen.

Durch die Verknüpfung von tacs®bench mit

health.bench können Anwender beider Syste­

me von vertieften Analysen profitieren.

Der health.bench ist ein webbasiertes

Benchmarking­Tool für Akutspitäler. Er basiert

auf den detaillierten Leistungsdaten in Form

von Diagnose­ bzw. DRG­Daten und den Fall­

kostendaten der teilnehmenden Spitäler. Der

Einsatz von health.bench eignet sich speziell

dann, wenn fundierte Analysen und Verglei­

che auf der Ebene der einzelnen DRG­Diagno­

sekategorien gewünscht werden. Die Daten

sind jederzeit für umfassende Leistungs­ und

Kostenvergleiche über das Internet abrufbar.

Dank der neuesten Technologie von Microsoft

lassen sich individuelle Auswertungen und

Analysen sehr einfach erstellen.

14

tacs®

flexibel und dynamisch

Da tacs® zahlreiche Auswertungsmög­

lichkeiten bietet, hat rodix anhand der

tacs®Originalauswertungen weitere Vorla­

gen für Softwarepartner entwickelt. Über

den tacs®bench­Server kann rodix die von

Softwarepartnern erstellten Auswertungen

inhaltlich überprüfen.

Die tacs®Originalauswertungen können

von Anwenderbetrieben auf Wunsch genutzt

werden.

Die Nutzung der tacs®Originalauswertun gen

ist eine kostenpflichtige Option. Folgende

Leistungen sind enthalten:

· Nutzung aller erhältlichen tacs®Originalauswertungen

· Permanente Weiterentwicklung der tacs®Originalauswertungen

· Entwicklung neuer tacs®Original-auswertungen

· Automatisierte Lieferung regelmässig gewünschter Auswertungen (Mailservice)

tacs®Standardauswertungenrodix entwickelt bei konkreten Kundenbedürf­

nissen auch neue Auswertungen und prüft die

optimale Realisierung, bevor sie an Softwarepart­

ner weitergeleitet werden. Diese erhalten die

Beschreibung aller tacs®Originalauswertungen

als Vorlage zum Nachentwickeln der empfohle­

nen tacs®Auswertungen. Für Softwarefirmen

sind dies dann die tacs®Standardauswertungen.

Variablenprofil Nutzniesser

Zeitvariablen PE -ID Name Pers.Kat. OE -ID Anzahl MT

Total Std

Anteil % Personal -kosten

C Organisation 201.IT.0 5 Useradministration IT 1053 Fausch Silvia ICT iA Abteilung A 1 00:05 2.9 0.70

1072 Durrer Marlis ICT Abteilung A 1 00:15 8.7 7.40 201.IT.07 Administration

1053 Fausch Silvia ICT iA Abteilung A 2 00:25 14.4 3.60

1072 Durrer Marlis ICT Abteilung A 1 00:15 8.7 7.40

205.IT.02 Unterhalt Server 1072 Durrer Marlis ICT Abteilung A 1 00:1 0 5.8 4.95

205.IT.03 Unterhalt Netzwerk 1053 Fausch Silvia ICT iA Abteilung A 1 00: 05 2.9 0.70

1072 Durrer Marlis ICT Abteilung A 2 00:15 8.7 7.40 1081 Fäh Brigitte ICT Abteilung A 1 00:10 5.8 4.95

205.IT.04 Unterhalt Telef onie/Alarmsystem

1028 Meyer Regula GrL Abteilung A 1 00:20 11.5 11.05

1072 Durrer Marlis ICT Abteilung A 1 00:10 5.8 4.95

206.IT.10 Entwicklung 1028 Meyer Regula GrL Abteilung A 1 00: 05 2.9 2.80

211.IT.14 Wegzeit 1053 Fausch Silvia ICT iA Abteilung A 2 00:15 8.7

2.15

1028 Meyer Regula GrL Abteilung A 1 00:03 1.7 0.02 1072 Durrer Marlis ICT Abteilung A 2 00:20 11.5 9.80

Total Organisation 18 02:53 100.0 67.87 A Personal Total Personal 18 02:53 100.0 67.8 7

0.63

0.08

0.50

0.50

0.16

0.66

0.33

0 1

Wegzeit

Entwicklung

Unterhalt Telefonie/Alarmsystem

Unterhalt Netzwerk

Unterhalt Server

Administration

Useradministration IT

Stunden

Var

iabl

e

Variablenprofil

0.83

1.58

0.47

0.00 1.00 2.00

ICT iA

ICT

GrL

Stunden

Per

sona

lkat

egor

ie

Personalprofil

tacs®

offen und frei parametrisierbar

Weitere tacs®Auswertungen von SoftwareanbieternJeder tacs®Softwareanbieter darf weitere

tacs®Auswertungen gemäss Kundenbedürfnis

programmieren und vermarkten. Auf Wunsch

überprüft rodix diese Auswertungen auf

Methodenkonformität und bestätigt dies mit

der entsprechenden Qualitätsmarke.

Betriebseigene AuswertungenJeder tacs®Anwenderbetrieb darf auf die

eigenen tacs®Datensätze zugreifen und

beispielsweise über das im Betrieb vor­

handene Managementinformationssystem

(MIS) weitere Auswertungen mit tacs®Daten

erstellen. Dazu kann das Standard­Exportfile

genutzt werden, das auch für den tacs®bench

benötigt wird.

FiltereinstellungenDie folgenden Filtereinstellungen stehen je nach Auswertungstyp

zur Verfügung. Damit lassen die tacs®Originalauswertungen sehr

viele Präzisierungen für verschiedenste Fragestellungen zu.

Periode Auswertungsperiode frei wählbar

(Tage, Monate, Quartale, Jahre)

Organisationseinheit tacs®Organisationskategorie oder OE­ID

(einzeln, mehrere, alle), OE als Erbringer

oder Empfänger

Personal tacs®Personalkategorie, ­kategoriegruppe

oder MA­ID (einzeln, mehrere, alle)

tacs®Modul Blickwinkel Modulvariable oder Benchvariable

(einzeln, mehrere, alle)

Leistungsempfänger OE­ID, Kunden­ID, Fall­ID, DRG­Code,

MA­ID, Statistikcode, Nutzniesser

Weitere Filter nur Präsenz, Stunden oder Prozent,

Finanzkennzahlen (ja/nein)

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tacs®

überprüfbar kontrolliert

ErfassungSoftwarefirmen, die tacs® in

ihr Softwareprodukt integrie­

ren möchten, erhalten von

rodix nach Vertragsabschluss

das tacs®Handbuch Erfassung für

Softwarepartner zur Programmierung einer

tacs®Erfassungslösung. Das Handbuch

bildet die Grundlage für die Zertifizierung

der tacs®Erfassung. Mit dem tacs®Zertifikat

bestätigt rodix, dass in der überprüften

Softwareversion die tacs®Erfassung metho­

denkonform programmiert ist. Das Zertifikat

ist pro tacs®Handbuch­Generation gültig.

DatenexportDer tacs®erfassende Software­

anbieter muss den tacs® Da ten­

satz für den Export nach den

von rodix definierten Vorgaben

erstellen können, damit der

ganze Datensatz in den tacs®bench,

aber auch in das im tacs®Anwenderbetrieb

definierte Auswertungssystem exportiert und

somit die tacs®Kennzahlen korrekt berechnet

und ausgewertet werden können.

Mit dem tacs®Zertifikat bestätigt rodix,

dass in der geprüften Softwareversion der

tacs®Datenexport gemäss den verbind­

lichen Vorgaben korrekt und vollständig

programmiert ist. Das Zertifikat ist pro

tacs®Handbuch­Generation gültig.

Auswertungen durch SoftwarepartnerEs steht jedem Softwarean bie ter frei,

auf der Basis des tacs®Daten satzes

tacs® Standardauswertungen oder weite­

re Auswertungen zu programmieren und zu

vermarkten.

rodix berät die Softwarepartner bei der

Entwicklung von tacs®Auswertungen,

gibt zur Programmierung entsprechende

Vorlagen zu tacs®Standardauswertungen

ab und beschreibt die darin enthaltenen

tacs®Kennzahlen.

Auf Wunsch bestätigt rodix mit der Marke

«methodenkonform» die korrekte und vollstän­

dige Berechnung der tacs®Kennzahlen pro

Auswertung.

Entwickelt ein Softwarepartner weitere

Komponenten (wie mobile Geräte) zu tacs®,

so können diese ebenfalls geprüft und als

«methodenkonform» bestätigt werden.

Zertifikate

tacs®

optimiert und zertifiziert

tacs®Qualitätsauditrodix besucht periodisch alle

tacs®Anwenderbetriebe, um die

Handhabung und Nutzung von

tacs® vor Ort zu besprechen, die

Datenqualität zu beurteilen, Anliegen

aufzunehmen und natürlich um mit allen

Betrieben in Kontakt zu sein.

Beim Qualitätsaudit werden normative Auditfragen

mittels Interviews, Datenauswertungen und Unter­

lagenstudium geklärt und beurteilt. Anwender­

betriebe, die tacs® korrekt anwenden, erhalten die

Bestätigung Qualitätsaudit erfolgreich bestanden.

AuditratingSämtliche Auditpunkte werden nach den

folgenden Kategorien beurteilt:

A Umsetzung vorbildlich, keine

Empfehlungen zur Optimierung definiert

B Umsetzung mit Potenzial, Empfehlungen

zur Optimierung sind definiert

C Umsetzung lückenhaft – es

bestehen Lücken, welche die Qualität

beeinträchtigen

X Nicht realisierte Optionen

18

KIS

21

Dokumentation (KIS)

Datenvergleich

Personal-Einsatzplanung

Verwaltungs-system

FallstammdatenPersonalstammdatenLeistungsdaten für Kostenträgerrechnung

Intervention

Personalzeiten(Präsenz/Absenz)

Benchmarkdatensatz

KIS

21

Personal-Einsatzplanung

Verwaltungs-system

Datenvergleich

Dokumentation (KIS)

InterventionPersonalzeiten(Präsenz/Absenz)

Benchmarkdatensatz

FallstammdatenPersonalstammdatenLeistungsdaten für Kostenträgerrechnung

Die Daten werden über Standard-

schnitt stellen aus anderen

Systemen übernommen, bzw. an

Fremdsysteme übergeben.

rodix hat mit mehreren Softwarepartnern

Verträge zur Integration der Methode tacs®

in ihre Softwareprodukte abgeschlossen, um

dem Wunsch vieler Anwenderbetriebe entge­

genzukommen, mit möglichst wenigen Soft­

warelösungen zu arbeiten. Wir konzentrieren

uns vor allem auf gut verbreitete Systeme, in

die tacs® mit wenig Aufwand integrierbar ist.

Zudem beobachten wir den Markt und prüfen

zusammen mit interessierten Kunden, in wel­

cher Softwarelösung die tacs®Erfassung am

sinnvollsten ist.

Auf der Website www.rodix.ch sind unter

Software – Softwareprodukte die aktuellen

Softwarepartner aufgelistet, die tacs® in

ihren Lösungen anbieten. Auch das erreichte

tacs®Zertifikat mit dem entsprechenden

Rating ist veröffentlicht.

Software-UmgebungDie tacs®Erfassungssoftware kann mit Fremd­

systemen verknüpft werden (siehe Grafik).

Bereits vorhandene tacs®relevante Informationen

sollen aus anderen Systemen abgeholt werden

können, damit nur noch Fehlendes in der

tacs®Erfassung komplettiert werden muss. Das

verhindert unnötige Doppelspurigkeiten, hält den

Erfassungsaufwand tief und die Datenqualität hoch.

Wenn im Anwenderbetrieb also tacs®rele vante

Informationen in einem anderen System digital

verfügbar sind, so empfiehlt rodix, diese über

Schnittstellen in die tacs®Software zu übernehmen.

Es liegt jedoch beim tacs®Anwender, zu ent­

scheiden, welche Datensätze aus einem anderen

System übernommen werden sollen.

Der Softwareanbieter hat die Kompetenz, für

den tacs®Anwender Schnittstellenlösungen zu

entwickeln und anzubieten. rodix hat verbindliche

Vorgaben zum Datenexport­File definiert,

die für den tacs®bench nötig sind, und berät

den tacs®Anwender und den Softwarepartner

bei weiteren Schnittstellen.

Softwareumsetzung

KIS-Integration

Natürlich ist es sinnvoll, die tacs®Er fas­

sungs maske in ein Klinik­Informations­System

(KIS) zu integrieren oder tacs® direkt in ei­

nem KIS zu erfassen. Bei der vollständigen

tacs®Integration in ein KIS gilt es allerdings

zu bedenken, dass tacs® nicht nur den Kun­

denanteil, sondern die gesamte Personalzeit

abbildet. Somit kann zwar aus einem KIS der

dokumentierte Inhalt zu Patienten­ respekti­

ve Bewohnerleistungen verarbeitet und in die

tacs®Struktur überführt werden. Es stellt sich

aber die Frage, wo es für den Erfasser am

einfachsten ist, die weiteren Informationen

zur Personalzeit (Bildungsaufwand, Projekte,

Administration, Führungsaufgaben usw.) mit

möglichst wenig Aufwand zu erfassen.

Folgende Hinweise sind für die Übernahme von

Daten aus einem KIS wesentlich:

· Erforderlicher Datensatz: Kalendertag – Fallnummer – leistungserbringende Person – Dokumentationstext – optio-nal: Zeitwert. Diese Daten sind in der Regel in jedem KIS vorhanden.

· Jeder Betrieb ist mit der Methode tacs® völlig frei zu dokumentieren, was aus betrieblicher Sicht wertvoll ist: tacs® schreibt nichts vor, stellt keine Bedingungen zur Dokumentationsstruk-tur, -tiefe oder -qualität.

· Die Dokumentationsinhalte werden je einer tacs®Kundenvariablen zugeord-net. Das Mapping dieser Zuordnung ist durch den Betrieb – mit fachlicher Unterstützung von rodix – frei para-metrisierbar und wird im Rahmen von tacs®Qualitätsaudits überprüft.

· Ein Zeitwert pro Tätigkeit ist nicht er-forderlich, kann aber bei Vorhandensein als Vorschlagswert in tacs® zur Verifi-zierung und Kontrolle übernommen und angezeigt werden.

· Die Differenz zwischen Standardzeit-werten und tatsächlichem Zeitaufwand kann je nach Softwareprodukt ausge-wertet werden, entweder um bessere Vorschlagswerte zu hinterlegen oder um allfällige Abweichungen aufzuzeigen.

· Die dokumentierende Person sollte auch der Leistungserbringer sein, sonst resultiert eine falsche Vorschlagszuord-nung.

· Was nicht dokumentationsrelevant ist, aber dennoch Personalzeit benötigt, kann in tacs® sehr einfach nacherfasst werden, ohne dass die Dokumentation unnötig «aufgebläht» wird.

20

Massnahmen bestätigenvia tacs®Massnahmen zu tacs®ModulvariablenDokumentation der erbrachten Leistungen

Massnahmen planentacs®MassnahmenPflegeplanung (standardisiert und individuell mit Textbausteinen)

Zieletacs®PflegethemenZukünftige Situation & Zustand definieren

Evaluationtacs®PflegethemenAustrittssituation & -zustand bestimmen, Überprüfung der Zielerreichung

Anamnesetacs®PflegethemenAktuelle Situation & Zustand erfassen

Pflegediagnosen (optional)

z.B. NANDAKennzeichenUrsachenRessourcen

rodix unterstützt und begleitet Betriebe

bei der Integration des Pflegeprozesses in

elektronische Dokumentationssysteme.

tacs®Anwenderbetriebe können die tacs®­

Pflege themen und die tacs® Massnahmen in

ihrer elektronischen Dokumentation nutzen:

tacs®Massnahmenrodix hat ein Initialset an handlungsleitenden

tacs®Massnahmen im Sinne von Textbausteinen

für die elektronische Dokumentation entwickelt.

Diese tacs®Massnahmen sind über eine Mat­

rixstruktur mit tacs®Modul variablen verknüpft.

So können sie problemlos modulübergreifend

genutzt werden. Der effektive Bedarf an tacs®­

Massnahmen wird durch rodix permanent

gesammelt, weiterentwickelt, strukturiert und

allen interessierten tacs®Anwenderbetrieben

zur Verfügung gestellt.

Die tacs®Massnahmen können von tacs®­

Anwenderbetrieben im Sinne eines Verbin­

dungsschlüssels zwischen der elektronischen

Dokumentation und der tacs®Erfassung

verwendet werden. Speziell daran ist, dass

es dem Anwenderbetrieb ausdrücklich erlaubt

ist, Veränderungen und Ergänzungen vorzu­

nehmen. rodix verknüpft neue Textbausteine

mit tacs®Modulvariablen oder überprüft die

Verknüpfung auf methodische Korrektheit.

Pflegeprozess mit tacs®

1

2

3

4

5

Zustand

Risiko und Schmerz SelbstständigkeitMobiliät

Waschen

Kleiden

Ernährung

Urinausscheidung

Stuhlausscheidung

Hautverhältnis

Atemsituation

Schlafen

Orientierung habenZeit gestalten

Sozial adäguates Verhalten

Kommunikation

Lernfähigkeit

Sehen im Alltag

Hören im Alltag

Eintritt

Austritt

Ziel

Sturzrisiko

Dekubitusrisiko

Schmerz

1

2

3

4

5

Zustand

Risiko und Schmerz SelbstständigkeitMobiliät

Waschen

Kleiden

Ernährung

Urinausscheidung

Stuhlausscheidung

Hautverhältnis

Atemsituation

Schlafen

Orientierung habenZeit gestalten

Sozial adäguates Verhalten

Kommunikation

Lernfähigkeit

Sehen im Alltag

Hören im Alltag

Eintritt

Austritt

Ziel

Sturzrisiko

Dekubitusrisiko

Schmerz

1

2

3

4

5

Zustand

Risiko und Schmerz SelbstständigkeitMobiliät

Waschen

Kleiden

Ernährung

Urinausscheidung

Stuhlausscheidung

Hautverhältnis

Atemsituation

Schlafen

Orientierung habenZeit gestalten

Sozial adäguates Verhalten

Kommunikation

Lernfähigkeit

Sehen im Alltag

Hören im Alltag

Eintritt

Austritt

Ziel

Sturzrisiko

Dekubitusrisiko

Schmerz

So wird eine Unterstützung für die Pflege­

planung, aber auch eine Plausibilisierung

des pro Patient/Bewohner ausgewiesenen

Variablenprofils möglich. Wenn ergänzend mit

NANDA gearbeitet wird, können Patienten­/

Bewohnergruppen mit gleichem Merkmalset

(wie die Kombination DRG und NANDA)

ausgewertet werden.

tacs®Pflegethemenrodix hat eine sehr gut verständliche, einfach

handhabbare Struktur für tacs®Pflegethemen

entwickelt. Sie bieten einen Schnellüberblick

(mit Ausgangslage, Zielsetzung, Zielerrei­

chung) im Hinblick auf den Pflegebedarf

und die Leistungen. Die tacs®Pflegethemen

sind über tacs®Modulvariablen mit tacs®­

Massnahmen verknüpft.

22

tacs®

dynamisch weiterentwickelt

Die ständige Weiterentwicklung von tacs® an

neue oder erweiterte Kundenbedürfnisse,

zusätzliche gesetzliche Anforderungen oder

sonstige Marktveränderungen ist für uns

selbstverständlich.

Weiterentwicklung

Neue Handbuch-VersionenUnsere tacs®Handbücher werden einmal pro

Jahr überarbeitet. Die Anpassungen basieren

jeweils auf konkreten Praxiserfahrungen und/

oder neuen Anforderungen des Markts.

Neue Handbuch-GenerationenGemäss effektivem Bedarf werden periodisch

neue oder erweiterte Anforderungen und

Funktionen zur softwaretechnischen Umset­

zung definiert und unseren Softwarepartnern

zur Realisierung übermittelt.

tacs®opendoorAn tacs®opendoor­Veranstaltungen wird

gemeinsam mit interessierten Anwendern

themenbezogen an der Weiterentwicklung

von tacs® gearbeitet. Die Themen und Ter­

mine werden rechtzeitig mitgeteilt. So haben

alle tacs®Anwenderbetriebe die Möglichkeit,

direkt auf die inhaltliche Weiterentwicklung

von tacs® Einfluss zu nehmen.

Gesetzliche AnforderungenSollten sich die gesetzlichen Vorgaben

ändern, reagieren wir schnell und berück­

sichtigen dies in der jährlichen Revision.

rodix reto odermatt gmbh | Rüti 2 | 6026 Rain | T 041 459 01 73 | F 041 459 01 74 | info@rodix.ch | www.rodix.ch

· Geringer Schulungs­, Erfassungs­, Wartungs­ und Betreuungsaufwand

· Standardisierte und logische Tätigkeits­ und Leistungserfassung

· Verhinderung der Über­ und Untererfassung

· Hohe Datenqualität mit differenzierter Aussagekraft

· Wichtigste Führungskennzahlen werden auto­matisch aufbereitet

· Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten mit diversen Selektionsfiltern

· Finanzielle Konsequenzen werden automatisch berechnet

· Grundlage für die quantitative und qualitative Stellenbedarfsberechnung

· Grundlage für Skill­ und Grademix­Analysen

· Vergleich der Istwerte mit Soll­ und Benchmark­werten

· Webbasierter Benchmark

· Unterstützt die Strategieumsetzung mithilfe der Zeitbudgets (konkreter Auftrag pro Einheit)

· Enthält zusätzlich ein Absenz­, Projekt­ und Bil­dungscontrolling (z. B. Aufwand für Lernende)

· Automatisierte Berechnung der tacs®Produkti vi tät und tacs®Nettoproduktivität

· Informationsübernahme von Fremdsystemen (z. B. Personalarbeitszeit, Kunden­ und Personal­stammdaten)

· Informationsabgabe an Fremdsysteme (z. B. Aufwand und Personalkosten pro Fall für DRG­Berechnungen)

· In unterschiedlichsten Berufsgruppen und Bereichen einsetzbar

· Integration in KIS möglich

· Gesetzliche Anforderungen umgesetzt und erfüllt

tacs® – In Kürze

09.2

012/

2500

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