Die Die äußere Form des äußere Form des deutschen deutschen

GeschäftsbriefesGeschäftsbriefes

Theoretische Einleitung

© Mgr. Věra Večerková

Teile des Geschäftsbriefes

Die Bestandteile des deutschen Geschäftsbriefes sind:Die Bestandteile des deutschen Geschäftsbriefes sind:

1.1. BriefkopfBriefkopf / Adresse des Absenders / Adresse des Absenders2.2. Adresse (e Anschrift ) des EmpfängersAdresse (e Anschrift ) des Empfängers 3.3. Bezugszeichen, Absendeort und DatumBezugszeichen, Absendeort und Datum 4.4. BetreffzeileBetreffzeile 5.5. AnredeAnrede 6.6. BrieftextBrieftext 7.7. SchlussformelSchlussformel 8.8. UnterschriftUnterschrift 9.9. AnlageAnlagevermerk vermerk 10.10. VerteilervermerkVerteilervermerk

1. Briefkopf1. Briefkopf/ Adresse des / Adresse des AbsendersAbsenders

Den Briefkopf bilden folgende Daten:Den Briefkopf bilden folgende Daten:

1.1. FirmennameFirmenname2.2. FirmenadresseFirmenadresse3.3. Firmenzeichen oder WarenzeichenFirmenzeichen oder Warenzeichen4.4. Telefon-, Teletex- TelefaxnummerTelefon-, Teletex- Telefaxnummer5.5. E-Mail und Internet-AdresseE-Mail und Internet-Adresse6.6. BankverbindungBankverbindung7.7. Rechtsform und Sitz der Gesellschaft (bei AG, KG, GmbH)Rechtsform und Sitz der Gesellschaft (bei AG, KG, GmbH)

AG = AktiengesellschaftAG = AktiengesellschaftKG = KomanditgesellschaftKG = KomanditgesellschaftGmbH = Gesellschaft mit beschränkter HaftungGmbH = Gesellschaft mit beschränkter Haftung

2. Adresse des Empfängers

Beim Schreiben der Adresse des Empfängers muss Beim Schreiben der Adresse des Empfängers muss man folgende Punkte beachten:man folgende Punkte beachten:

A.A. Anrede „Anrede „HerrnHerrn“, „“, „FrauFrau“ “ B.B. Berufs- oder Amtsbezeichnungen, akademische Berufs- oder Amtsbezeichnungen, akademische

Grade Grade C.C. Verwendung des Wortes „Verwendung des Wortes „Firma“Firma“D.D. Bezeichnung des konkreten Briefempfängers, Bezeichnung des konkreten Briefempfängers,

Verwendung von Verwendung von „z. H“„z. H“E.E. PostanschriftPostanschriftF.F. Anweisungen an die PostAnweisungen an die PostG.G. BehandlungsvermerkeBehandlungsvermerke

2. A) Adresse des Empfängers 2. A) Adresse des Empfängers

– Anrede der Einzelpersonen– Anrede der Einzelpersonen

„„Herrn“ Herrn“ oderoder „Frau“ „Frau“ kann man kann man überüber oder oder neben den Namen neben den Namen setzen:setzen:

z. B.:z. B.:Herrn Herrn Johannes BraunJohannes Braun oder oder Herrn Johannes BraunHerrn Johannes Braun

Frau Frau Inge SchäferInge Schäfer oder oder Frau Inge SchäferFrau Inge Schäfer

Beachten SieBeachten Sie:: Die Anrede „Die Anrede „Herrn“ – Herrn“ – das Wort endet mit der Endungdas Wort endet mit der Endung –n –n, es geht um Dativ!!!, es geht um Dativ!!! Die Anrede „Die Anrede „Frau“Frau“ benutzt man auch bei unverheirateten weiblichen Personen. benutzt man auch bei unverheirateten weiblichen Personen.

2. B) Adresse des Empfängers –

Berufs- oder Amtsbezeichnungen,akademische Grade

Berufs- oder AmtsbezeichnungenBerufs- oder Amtsbezeichnungen werden werden neben „neben „Herrn“ bzw. „Frau“ Herrn“ bzw. „Frau“ geschrieben.geschrieben.

Akademische Grade Akademische Grade (z. B. Dr., Dipl.-Ing.,…) stehen (z. B. Dr., Dipl.-Ing.,…) stehen immer vor dem immer vor dem NamenNamen. .

z. B.:z. B.: Herrn RechtsanwaltHerrn Rechtsanwalt Frau MinisterialrätinFrau MinisterialrätinDr. Georg SauerDr. Georg Sauer Dr. Karin NeumannDr. Karin Neumann

HerrnHerrnDipl. – Ing. Karl BauerDipl. – Ing. Karl Bauer

2. C) Adresse des Empfängers- Verwendung des Wortes

„Firma“Bei Briefen an Unternehmen wird das Wort „Bei Briefen an Unternehmen wird das Wort „FirmaFirma“ “ nur dann nur dann

verwendetverwendet, , wenn wenn aus dem Namen nicht ersichtlich aus dem Namen nicht ersichtlich istist, , dass es sich um ein Unternehmen dass es sich um ein Unternehmen und nicht um eine Einzelperson und nicht um eine Einzelperson handelt. handelt.

z. B.: z. B.: Firma Firma Georg BergerGeorg Berger →→ Georg Berger kann auch eine Georg Berger kann auch eine

Einzelperson einEinzelperson ein

ABER:ABER:

TextilgroTextilgroßßhandelhandelMaier Maier & Co.& Co. →→ es ist klar, dass es sich um eine es ist klar, dass es sich um eine

Firma Firma handelthandelt

2. D) Adresse des Empfängers- Briefempfänger soll eine

bestimmte Person in der Firma sein

Wenn der Wenn der Briefempfänger eine bestimmte PersonBriefempfänger eine bestimmte Person in der in der Firma ist, gibt es zwei Möglichkeiten:Firma ist, gibt es zwei Möglichkeiten:

a)a) Frau Inge SchillerFrau Inge SchillerMax Hueber VerlagMax Hueber Verlag →→ den Brief darf den Brief darf nurnur Frau Schiller öffnen Frau Schiller öffnen

b)b) Max Hueber VerlagMax Hueber VerlagFrau Inge Schiller Frau Inge Schiller →→ den Brief darf den Brief darf auch eine andere Person auch eine andere Person

öffnen (z. B. Sekretärin)öffnen (z. B. Sekretärin)

Der Vermerk „z. H.“ (zu Händen von) wird heute nicht mehr benutzt.Der Vermerk „z. H.“ (zu Händen von) wird heute nicht mehr benutzt.

2. E) Adresse des Empfängers- Postanschrift

Die PostanschriftDie Postanschrift besteht aus: besteht aus:

StrStraßeaße undund HausnummerHausnummer ((oder oder PostfachPostfach und die und die Nummer des PostfachsNummer des Postfachs))

PostleitzahlPostleitzahl (PLZ), (PLZ), BestimmungsortBestimmungsort

Bei Auslandsanschriften ist auch das Bei Auslandsanschriften ist auch das BestimmungslandBestimmungsland vor der PLZ anzugeben. vor der PLZ anzugeben. Als Hinweis auf das Bestimmungsland wird das Als Hinweis auf das Bestimmungsland wird das jeweilige jeweilige

Nationalitätskennzeichen für KraftfahrzeugeNationalitätskennzeichen für Kraftfahrzeuge gestellt. (A - gestellt. (A - Austria, D – Austria, D – Deutschland, CH – die Schweiz, L – Deutschland, CH – die Schweiz, L – Luxemburg, FL – Liechtenstein …)Luxemburg, FL – Liechtenstein …)

z. B.:z. B.: Herrn Herrn FirmaFirma

Helmut KillingerHelmut Killinger Helmut KillingerHelmut KillingerLindenstr. 35Lindenstr. 35 P. O. Box 125P. O. Box 125

D-80D-80399399 München 12 München 12 oderoder CH-3000 CH-3000 BernBern

Beachten Sie:Beachten Sie: Zwischen Zwischen „„StraßeStraße““ und und „Bestimmungsort“ „Bestimmungsort“ muss eine muss eine LeerzLeerzeile sein!!!eile sein!!!

2. F) Adresse des Empfängers-Anweisungen an die Post

Anweisungen an die Post Anweisungen an die Post werden werden über die Anschriftüber die Anschrift geschrieben.geschrieben.

Oft werden verwendet z. B.:Oft werden verwendet z. B.:

PostlagerndPostlagernd (poste restante) (poste restante) = = Postsendungen werden beim Postsendungen werden beim Postamt zur Abholung Postamt zur Abholung

bereitgehalten.bereitgehalten. Mit LuftpostMit Luftpost

EinschreibenEinschreiben

EilzustellungEilzustellung

2. G) Adresse des Empfängers- Behandlungsvermerke

BehandlungsvermerkeBehandlungsvermerke stehen stehen im Brief im Brief rechts rechts neben der Anschrift oder dem Betreff.neben der Anschrift oder dem Betreff.

Oft werden benutzt z. B.:Oft werden benutzt z. B.:

EiltEilt

VertraulichVertraulich

3. Bezugszeichen, Absendeort und Datum

LeitwLeitwörter für die Bezugszeichenörter für die Bezugszeichen können auf dem Briefblatt können auf dem Briefblatt vorvorgedruckt sein. Es geht z. B. um gedruckt sein. Es geht z. B. um folgende Zeichenfolgende Zeichen::

Ihr Zeichen / Ihre Zeichen Ihr Zeichen / Ihre Zeichen Ihre Nachricht Ihre Nachricht vomvom Unser Zeichen / Unsere Zeichen Unser Zeichen / Unsere Zeichen Unsere Nachricht Unsere Nachricht vomvom

Das Das DatumDatum kann auf verschiedene Weise geschrieben werdenkann auf verschiedene Weise geschrieben werden::

25. September 200525. September 2005 25. 09. 200525. 09. 2005 2005-09-25 (Jahr – Monat – Tag)2005-09-25 (Jahr – Monat – Tag) Köln, den 25. September 2005Köln, den 25. September 2005

4. Betreffzeile

In der Betreffzeile In der Betreffzeile wird derwird der BriefinhaltBriefinhalt stichwortartigstichwortartig ausgedrückt.ausgedrückt. Wir fassen ganz kurz zusammen, worum es in dem Brief geht.Wir fassen ganz kurz zusammen, worum es in dem Brief geht.

Das Wort „Das Wort „BetreffBetreff“ wird aber in der deutschen “ wird aber in der deutschen Handelskorrespondenz Handelskorrespondenz nicht verwendetnicht verwendet..

Stichwortartige Inhaltsangabe wird in deutschem Geschäftsbrief Stichwortartige Inhaltsangabe wird in deutschem Geschäftsbrief nicht unterstrichennicht unterstrichen und und auch nicht fettgedrucktauch nicht fettgedruckt..

z. B.:z. B.:

Ihr Angebot Nr. 2387 vom 05. 10. 2005 Ihr Angebot Nr. 2387 vom 05. 10. 2005

Ihre Bestellung Nr. 2543 vom 13. 11. 2005Ihre Bestellung Nr. 2543 vom 13. 11. 2005

5. Anrede

Die Standardanrede Die Standardanrede für Firmen und Organisationenfür Firmen und Organisationen ist: ist:

Sehr geehrte Damen und Herren,Sehr geehrte Damen und Herren,

Die Standardanrede Die Standardanrede bei Einzelpersonen lautet:bei Einzelpersonen lautet:

Sehr geehrte Frau Mayer,Sehr geehrte Frau Mayer, SehSehr geehrter Herr Killinger,r geehrter Herr Killinger,

Wenn man den Empfänger Wenn man den Empfänger gut kenntgut kennt, kann man auch , kann man auch schreiben:schreiben:

Lieber Herr Schulze, Lieber Herr Schulze, Liebe Frau Müller,Liebe Frau Müller,

(Beachten Sie(Beachten Sie, dass man nach der Anrede ein Komma schreibt!, dass man nach der Anrede ein Komma schreibt!))

6. Brieftext6. Brieftext

Der Brieftext besteht, auch wenn er sehr kurz ist, Der Brieftext besteht, auch wenn er sehr kurz ist, aus aus Einleitung, Hauptteil und Einleitung, Hauptteil und Schluss.Schluss.

Die zusammenDie zusammenhängendenhängenden Gedanken bilden immer einen Absatz. Gedanken bilden immer einen Absatz. Zwischen den Zwischen den Absätzen steht eine LeerzeileAbsätzen steht eine Leerzeile..

Ebenso stehtEbenso steht je eine Leerzeile je eine Leerzeile zwischen Anrede und Text, zwischen Text und zwischen Anrede und Text, zwischen Text und Grussformel, zwischen Grussformel und Firmennamen.Grussformel, zwischen Grussformel und Firmennamen.

Ist Ist der der Brieftext länger als eine SeiteBrieftext länger als eine Seite, ,

wird durch wird durch drei Punkte am Ende einer Seitedrei Punkte am Ende einer Seite auf folgende Seite auf folgende Seite hingewiesen. hingewiesen.

Oder :Oder :

Es wird auf dem Blatt Es wird auf dem Blatt rechts unten rechts unten folgendes Zeichen geschrieben :folgendes Zeichen geschrieben :

z. B.:z. B.: „2 vom 8“ „2 vom 8“ →→ das heißt: es geht um zweites Briefblatt von das heißt: es geht um zweites Briefblatt von insgesamt acht Briefblättern. insgesamt acht Briefblättern.

7. Schlussformel7. Schlussformel

Die am meisten verwendete Schlussformel Die am meisten verwendete Schlussformel lautet:lautet:

Mit freundlichen GrüMit freundlichen Grüßenßen

Andere mAndere mögliche Schlussformeln sind:ögliche Schlussformeln sind:

Mit freundlichem GrussMit freundlichem Gruss

oderoder

Freundliche Freundliche GrüßeGrüße

8. Unterschrift8. Unterschrift

Für die Unterschrift gilt es, dass Für die Unterschrift gilt es, dass folgende Daten immer angeführt folgende Daten immer angeführt werdenwerden und stehen und stehen in den Zeilen untereinander: in den Zeilen untereinander:

1. 1. FirmennameFirmenname2. 2. Handschriftliche UnterschriftHandschriftliche Unterschrift3. 3. Maschinenschriftliche UnterschriftMaschinenschriftliche Unterschrift4. 4. Stellung in der Firma (Abteilung)Stellung in der Firma (Abteilung)

Manchmal werden vor der maschinenschriftlichen Unterschrift folgende Manchmal werden vor der maschinenschriftlichen Unterschrift folgende AbkürzungenAbkürzungen geschrieben: geschrieben:

Z. B.:Z. B.: i. V. (in Vollmacht) i. V. (in Vollmacht) -- „z plné moci“ „z plné moci“

i. A. (im Auftrag) i. A. (im Auftrag) - „v zastoupení“- „v zastoupení“

ppa. (per procura)ppa. (per procura) - prokurista (= zplnomocněnec)- prokurista (= zplnomocněnec)

8. Unterschrift - Beispiele8. Unterschrift - Beispiele

BeispieleBeispiele der Unterschrift im Geschäftsbrief: der Unterschrift im Geschäftsbrief:

1)1) 2)2)S+S GmbH.S+S GmbH. Süddeutsche Maschinenfabrik AGSüddeutsche Maschinenfabrik AG

pppa. pa. Klaus Klaus SchmidtSchmidtVerkaufsleiterVerkaufsleiter i. A . Monika Schilleri. A . Monika Schiller

VertriebsabteilungVertriebsabteilung

9. Anlagevermerk9. Anlagevermerk

Vermerke, dass dem Brief Vermerke, dass dem Brief AnlagenAnlagen beigefügt beigefügt werden, stehen auf dem Briefblatt werden, stehen auf dem Briefblatt links untenlinks unten::

Z. B.:Z. B.:

AnlageAnlage

2 Anlagen2 Anlagen

Anlagen:Anlagen:PreislistePreislisteKatalogKatalog

PreislistePreislisteKatalogKatalog

10. Verteilervermerk10. Verteilervermerk

Wenn eine oder mehrere Personen eine Kopie des Briefes Wenn eine oder mehrere Personen eine Kopie des Briefes erhalten sollen, bringt man erhalten sollen, bringt man unter dem Anlagevermerkunter dem Anlagevermerk einen Verteilervermerk an. einen Verteilervermerk an.

In dem Verteilervermerk werden die In dem Verteilervermerk werden die Personen genannt, die Personen genannt, die eine Kopie des Briefes erhalten. eine Kopie des Briefes erhalten.

Z. B.:Z. B.: Verteiler:Verteiler:Herrn Müller, VerkaufsabteilungHerrn Müller, VerkaufsabteilungFrau Schiller, Frau Schiller, EntwicklungsEntwicklungsabteilungabteilung

oderoderKopie(n):Kopie(n):Herrn Müller, VerkaufsabteilungHerrn Müller, VerkaufsabteilungFrau Schiller, Frau Schiller, EntwicklungsEntwicklungsabteilungabteilung

Verwendete Literatur:Verwendete Literatur:

1.1. Rudolf Sachs – Deutsche Handelskorrespondenz Neu, Max Hueber Rudolf Sachs – Deutsche Handelskorrespondenz Neu, Max Hueber Verlag 2001Verlag 2001

2.2. Birgitt Abegg – 100 Briefe Deutsch für Export und Import, Langenscheid Birgitt Abegg – 100 Briefe Deutsch für Export und Import, Langenscheid VerlagVerlag

Danke schönDanke schön

undund

viel Glück beim Schreiben viel Glück beim Schreiben eines Geschäftsbriefeseines Geschäftsbriefes