1 Vorwort diabolo® Schnelleinstieg Vorwort Wir freuen uns, dass Sie sich für diabolo® entschieden haben. Diese Dokumentation unterstützt Sie neben dem Handbuch bei den ersten Schritten mit Ihrer neuen Software. Der Schnelleinstieg zeigt Ihnen kurz und übersichtlich zu den unten genannten Themen die wichtigsten vorzunehmenden Einstellungen und Funktionen. Die Software ist modular aufgebaut. Deshalb sind nicht alle beschriebenen Funktionen automatisch im Standardlieferumfang enthalten, sondern müssen käuflich erworben werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und sonstigen Daten sind frei erfunden. Eventuelle Ähnlichkeiten sind rein zufällig. Inhalt Vorwort ..................................................................................................................................................................... 1 Inhalt ......................................................................................................................................................................... 1 Programmstart.......................................................................................................................................................... 3 Die ersten Schritte mit diabolo® ............................................................................................................................... 3 Kalkulationsarten .................................................................................................................................................. 3 1. Zuschlagskalkulation ............................................................................................................................... 3 2. Listenpreiskalkulation ............................................................................................................................. 3 3. Festpreiskalkulation ................................................................................................................................ 3 Die Startseite ........................................................................................................................................................ 4 Einrichten Firmenstammdaten ............................................................................................................................. 5 Erfassen der Kontakte........................................................................................................................................... 7 Erfassen von Artikeln ............................................................................................................................................ 8 Erfassen von Leistungen ....................................................................................................................................... 9 Ein Angebot schreiben ............................................................................................................................................ 10 Drucken eines Angebots ..................................................................................................................................... 11 Die Kalkulation ........................................................................................................................................................ 12 Arbeiten mit Festpreisen oder mit Listenpreisen ............................................................................................... 12
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1 Vorwort
diabolo® Schnelleinstieg Vorwort
Wir freuen uns, dass Sie sich für diabolo® entschieden haben. Diese Dokumentation unterstützt Sie neben dem Handbuch bei den ersten Schritten mit Ihrer neuen Software. Der Schnelleinstieg zeigt Ihnen kurz und übersichtlich zu den unten genannten Themen die wichtigsten vorzunehmenden Einstellungen und Funktionen.
Die Software ist modular aufgebaut. Deshalb sind nicht alle beschriebenen Funktionen automatisch im Standardlieferumfang enthalten, sondern müssen käuflich erworben werden.
Die in den Beispielen verwendeten Namen und sonstigen Daten sind frei erfunden. Eventuelle Ähnlichkeiten sind rein zufällig.
Die ersten Schritte mit diabolo® ............................................................................................................................... 3
Die Startseite ........................................................................................................................................................ 4
Erfassen der Kontakte ........................................................................................................................................... 7
Erfassen von Artikeln ............................................................................................................................................ 8
Erfassen von Leistungen ....................................................................................................................................... 9
Ein Angebot schreiben ............................................................................................................................................ 10
Drucken eines Angebots ..................................................................................................................................... 11
Die Kalkulation ........................................................................................................................................................ 12
Arbeiten mit Festpreisen oder mit Listenpreisen ............................................................................................... 12
Kalkulieren auf Gliederungsebene ......................................................................................................................... 14
Einstellungen des Lohnanteils ........................................................................................................................ 14
Einstellungen des Materialanteils .................................................................................................................. 14
Einstellungen zum Verkauspreis ..................................................................................................................... 14
Einstellungen in der Stückliste ........................................................................................................................ 15
Kalkulieren in der Detailansicht .............................................................................................................................. 16
Materialfaktor EK ............................................................................................................................................ 17
Deckungsbeitrag II .......................................................................................................................................... 20
Festlegen der Endsumme ............................................................................................................................... 20
Weitere Schritte ...................................................................................................................................................... 21
Nach erfolgreicher Installation von diabolo® können Sie das Programm über das Icon auf dem Desktop direkt starten.
Das diabolo-Programm Icon
Die ersten Schritte mit diabolo®
Diabolo® vereinfacht Ihre Arbeiten im Büro. Durch geschickte Voreinstellungen können viele Arbeitsschritte automatisiert werden. So übernimmt diabolo® entsprechend der definierten Faktoren die korrekte Kalkulation von Angeboten.
Kalkulationsarten
Diabolo® beherrscht 3 Kalkulationsarten. Im Kapitel „Die Kalkulation“ werden die Möglichkeiten der Kalkulation vertieft.
1. Zuschlagskalkulation
Bei der Zuschlagskalkulation erfolgt die Verkaufspreisbildung über Faktoren mit denen der Materialeinkaufspreis multipliziert wird.
Material EK x Faktor EK x Faktor VK = Verkaufspreis
2. Listenpreiskalkulation
Bei der Listenpreiskalkulation wird der in den Artikelstammdaten hinterlegte Listenpreis als Verkaufspreisbasis herangezogen.
Der Listenpreis kann über eine Schnittstelle mit aktuellen Werten Ihres Großhändlers gepflegt werden.
3. Festpreiskalkulation
Bei der Festpreiskalkulation wird für den Artikel ein fester Verkaufspreis (VK) definiert.
4 Die ersten Schritte mit diabolo®
Die Startseite
Alle wichtigen Informationen und Funktionen finden Sie direkt auf der Startseite von diabolo®. Die Startseite ist Ihre „Schaltzentrale“ auf der Sie alle wichtigen Termine und zuletzt bearbeiteten Vorgänge finden. Über den Schnelleinstieg können Sie auch gezielt neue Vorgänge, wie z.B. ein Angebot, erzeugen.
Die diabolo®-Startseite
5 Die ersten Schritte mit diabolo®
Einrichten Firmenstammdaten
Zunächst wird die eigene Firma - der Mandant - in den Einstellungen eingerichtet.
Formular zur Erfassung der Firmenstammdaten
In den Firmenstammdaten werden die Grundlagen der Kalkulation eingetragen.
Dialog zur Erfassung der Kalkulationsgrundlagen
Diese Faktoren bilden bei der Zuschlagskalkulation die Basis zur Preisberechnung.
Zur Ermittlung der Lohnpreise steht dem Anwender das Arbeitsblatt „Lohntarife“ zur Verfügung.
Dialog zur Erfassung der Lohntarife
7 Die ersten Schritte mit diabolo®
Erfassen der Kontakte
In den Kontakten werden alle Adressen abgelegt (Kunden, Lieferanten, Interessenten…). Sie hinterlegen die Anschrift, Telefonnummern, Ansprechpartner usw.)
Zusätzlich können viele Voreinstellungen für die spätere Kalkulation von Angeboten und Abrechnung von Vorgängen des Kunden hier bereits voreingestellt werden.
So kann bereits mit der Einstellung EK+Zuschlag im Feld Preiscode voreingestellt werden, dass bei der Angebotserfassung für diesen Kunden die oben beschriebenen Faktoren wirken.
Der Dialog zur Erfassung von Adressen
Hier finden Sie alle wichtigen Befehle zur Bearbeitung der Datenformulare
z. B.: Neu, Löschen, Speichern…
8 Die ersten Schritte mit diabolo®
Erfassen von Artikeln
Dialog zum bearbeiten der Artikel
In der Rubrik Artikel werden alle Artikel hinterlegt und verwaltet. Artikeldaten von Großhändlern können auch automatisiert über eine Schnittstelle eingelesen werden.
Für eine wirksame Zuschlagskalkulation muss ein Einkaufspreis (EK) eingetragen werden. Zusätzlich können auch Listenpreis oder ein fester Verkaufspreis hinterlegt werden.
9 Die ersten Schritte mit diabolo®
Erfassen von Leistungen
Zusätzlich zum Artikelstamm können Sie in diabolo® auch Leistungen hinterlegen.
In einer Leistung werden Arbeitszeit und Materialverbrauch für eine bestimmte Tätigkeit pro Einheit hinterlegt. So können Tätigkeiten auch auf eine einfache Weise effizient in Ihre Kalkulation übernommen werden.
Dialog zum Bearbeiten einer Leistung
Die für eine Leistung benötigten Minuten pro Einheit werden im Feld Zeitvorgabe hinterlegt. Der Preis der Leistung pro Einheit errechnet sich aus dem Zeitansatz und dem hinterlegten Lohn.
Weiterhin werden die für die Durchführung der Arbeit benötigten Artikel eingetragen. Diese Auflistung nennt man auch Materialstückliste.
Beide Komponenten zusammen ergeben den Preis der Leistung.
In der Kalkulationsübersicht des Arbeitsblattes kann die Berechnung der Preise leicht nachvollzogen werden.
10 Ein Angebot schreiben
Ein Angebot schreiben
Über den Schnelleinstieg der Startseite können Sie direkt einen Ordner mit einem neuen Angebot erstellen.
Auf einem Arbeitsblatt werden die erforderlichen Daten abgerufen (Artikel, Leistungen…). Im unteren Bildschirmteil sieht man den errechneten Nettopreis des Angebotes sowie die Mehrwertsteuer und den Bruttopreis.
Weiterhin sieht man die errechneten Stunden und die Einkaufs-/Verkaufspreise pro Kostenart.
Dialog zum Bearbeiten eines Angebots
11 Ein Angebot schreiben
Drucken eines Angebots
Mit dem Befehl Drucken (F9) kann man eine Druckvorschau einblenden.
Diabolo ® kann die von Ihnen erfassten Positionen unterschiedlich für den Druck aufbereiten.
So können die einmal erfassten Daten auch zur Ausgabe von begleitenden Dokumenten, wie einer Materialliste genutzt werden. Auch der Druck eines Pauschalangebots ist nur einen Klick entfernt.
Über das Druckmenü können weitere Darstellungen ausgewählt werden.
Auswahl verschiedener Druckvarianten
Druckbildansicht des Angebots
12 Die Kalkulation
Die Kalkulation
diabolo unterstützt drei Arten der Preisfindung:
• das Arbeiten mit Festpreisen
• die Zuschlagskalkulation
• die Kalkulation mit Listenpreisen
Die Art der Preisfindung für einen Vorgang wird im Feld „Kalkulationsart“ festgelegt. Diese kann auch nachträglich noch geändert werden.
Die Voreinstellung erfolgt aus der Kundenadresse. Für die Angebotsschreibung wird der Eintrag aus dem Feld Kalkulationsart genommen; für Regieabrechnung gilt der Eintrag im Preiscode.
Beim Wechsel der Kalkulationsart werden automatisch die Preise laut der Einstellung neu berechnet.
Arbeiten mit Festpreisen oder mit Listenpreisen
Dies ist die einfachste Methode, Preise festzulegen. Das System greift bei dieser Einstellung auf den Verkaufspreis zu. Natürlich können Sie den angezeigten Preis überschreiben.
In der Spalte „±%“ können Sie pro Position einen Zu-/Abschlag auf den Einzelpreis eingeben. Negative Werte werden als Rabatt gewertet, positive als Zuschlag. Diese Zu-/Abschläge werden offen ausgewiesen.
Wenn Sie auf das ganze Dokument einen Nachlass, oder Zuschlag geben wollen, tragen Sie diesen im Feld Ab-/Zuschlag % ein. Dieser wird am Ende des Dokuments offen ausgewiesen. Ein positiver Wert ist ein Zuschlag, ein negativer ein Abschlag.
13 Die Kalkulation
Das Arbeiten mit Listenpreisen funktioniert ähnlich wie mit Festpreisen. Allerdings wird hier der Listenpreis des Artikels in die entsprechende Spalte des Dokuments übernommen.
Wenn Sie Ihre Daten per DATANORM eingelesen haben, wird Ihnen in der Spalte „Bezugsrabatt“ der Rabatt angezeigt, den ihnen der Großhändler gewährt. Voraussetzung ist, der Datenlieferant überträgt Ihnen Listenpreise mit Rabattgruppen. Diese Rabatte sind in der Tabelle „Einkaufskonditionen“ in der Rubrik „Artikel“ abgelegt.
Möchten Sie Ihren Kunden einen verdeckten Nachlass auf den Listenpreis geben, dann tragen Sie diesen in der Spalte „±%VK“ ein.
Wenn Sie zusätzlich noch eine Montagezeit erfassen wollen (oder im Material fest hinterlegt haben), dann tragen Sie diese in der Spalte „Zeitvorgabe“ ein. Diese wird mit dem Stundenverrechnungssatz, der in den Firmendaten hinterlegt ist, multipliziert und ergibt den Lohnanteil. Einen abweichenden Verrechnungssatz können Sie in der Spalte „Lohntarif“ auswählen.
Material- und Lohnanteil werden zu einem Verkaufspreis zusammengefasst.
Diese Eingaben sind nur möglich, wenn die entsprechenden Spalten eingeblendet sind.
Wollen Sie Spalten ein- oder ausblenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Erfassungsbereich und wählen im Kontextmenü die Funktion „Spalten ein-/ausblenden“. In dem Dialog, der anschließend erscheint, blenden Sie eine Spalte ein, indem Sie vor der entsprechenden Spalte ein Häkchen setzen. Sie blenden eine Spalte aus, wenn Sie das Häkchen wegnehmen.
Zuschlagskalkulation
Bei dieser Art der Preisfindung wird vom Einkaufspreis des Materials ausgegangen. Dieser wird mit vorgegebenen Faktoren beaufschlagt. Im Lohnbereich werden die im Material oder in den Leistungen hinterlegten Zeitvorgaben mit dem Stundenverrechnungssatz aus den Firmendaten multipliziert. Die Zuschlagsfaktoren für das Material stehen ebenfalls in den Firmendaten.
Dabei unterscheiden wir grob zwei Arten. Einstellungen, die globale Änderungen im gesamten Dokument bewirken und Einstellungen, die nur auf der einzelnen Gliederungsebene wirksam sind.
Als Grundsatz gilt: Einstellungen auf Gliederungsebene sollten immer zuerst
Weiter unterscheiden wir noch, ob die Ab- und Zuschläge offen ausgewiesen oder versteckt durchgeführt werden.
vorgenommen werden. Die globalen Einstellungen (Kalkulieren im Detailfenster) ergeben den Feinschliff.
14 Kalkulieren auf Gliederungsebene
Kalkulieren auf Gliederungsebene
Die jetzt beschriebenen Einstellungen sind nur auf der Gliederungsebene (Leistungen / Artikel) wirksam, auf der sie eingegeben werden. Sie haben keinen Einfluss auf gleichartige Ebenen, verändern jedoch übergeordnete Ebenen. So haben z.B. Änderungen in einer Leistung keinen Einfluss auf andere Leistungen. Sie beeinflussen wohl den Preis der Position, bzw. des Abschnitts und des Titels.
Die nachfolgend beschriebenen Eingaben können Sie nur tätigen, wenn in der „Kalkulationsansicht“ die entsprechenden Spalten eingeblendet sind (rechte Maustaste „Spalten ein-/ausblenden).
Demnach haben Sie bei Leistungen und Artikeln folgende Einstellmöglichkeiten:
Einstellungen des Lohnanteils
Zeitvorgabe
Hier können Sie Montagezeiten eintragen bzw. die vorgegebene Zeit verändern.
Lohntarif
Hier können Sie den Lohntarif für diese Gliederungsebene ändern. Damit wird der Stundenverrechnungssatz außer Kraft gesetzt.
Lohn / Einh
Anstatt die Zeitvorgabe zu ändern, können Sie hier einen festen Lohnbetrag eingeben.
Einstellungen des Materialanteils
Material / Einh
Hier steht der Materialanteil. Diesen können Sie mit einem Festbetrag überschreiben.
Einstellungen zum Verkauspreis
Einzelpreis
Wenn Sie einer Leistungs- oder Artikelposition einen festen Preis zuordnen wollen, geben Sie ihn an dieser Stelle ein. Der Material- und / oder Lohnanteil wird anteilig im vorherigen Verhältnis geändert.
15 Kalkulieren auf Gliederungsebene
Alternativpreis
Wenn Sie einen Preis nicht in die Summe mit einrechnen lassen wollen, dann klicken Sie mit der Maus auf den Gesamtpreis der entsprechenden Gliederungsebene. Öffnen Sie mit die Auswahlliste und suchen sich die gewünschte Alternative aus. Alternativpreise werden beim Ausdruck entsprechend gekennzeichnet.
Auswahl des Preismodus
Einstellungen in der Stückliste
Beim Aufruf von Leistungen werden die Artikel der Stückliste mit in das Dokument übernommen. Diese können Sie ändern, indem Sie auf das Pluszeichen der Leistung drücken. Allerdings wirken die Änderungen nur, wenn Sie in den Feldern Material, Lohn und Einzelpreis (Festpreise) vorher keine Eingaben vorgenommen haben.
In der ersten Zeile der Leistung steht neben den Lohnanteilen der Gesamtpreis des Materials in der Spalte Material. Dieser Preis setzt sich zusammen aus den Summen der Preise der Stückliste, die in der Spalte Material Gesamt stehen.
16 Kalkulieren in der Detailansicht
Kalkulieren in der Detailansicht
Die Detailansicht hat zwei grundsätzliche Funktionen:
1. Sie gibt Ihnen eine Übersicht über die Kosten und Erlöse Ihres Projektes.
2. Sie können in dieser Ansicht kalkulieren.
Bei der Kalkulation unterscheiden wir zwischen den Kalkulationsgrundlagen, den Werten der Kalkulationsgruppen und den Kalkulationsergebnissen.
Zum Aufruf der Detailansicht wählen Sie bitte die Funktion „Kalkulationsdetails“ oder F7.
Übersicht Kalkulationsgrundlagen Angebot
Alle nachfolgend beschriebenen Einstellungen wirken verdeckt. Sie lassen sich durch einfaches Überschreiben ändern.
17 Kalkulieren in der Detailansicht
Kalkulationsgrundlagen
Kalkulationsart
Voreinstellung der Kalkulationsart. Diese wurde z.B. aus den Adressdaten des Kunden in den Vorgang übernommen.
Lohnselbstkostenpreis
Hier wird Ihnen der Selbstkostenpreis des Lohntarifs „Standard“ angezeigt. Eine Änderung hier ist nur dann sinnvoll, wenn für dieses Projekt tatsächlich andere Lohnkosten anfallen.
Stundenverrechnungssatz
diabolo arbeitet bei dem Lohntarif „Standard“ mit dem Stundenverrechnungssatz aus den Firmendaten. Dieser wird hier angezeigt. Sie können ihn hier dokumentbezogen ändern. Der neue Verrechnungssatz gilt dann für alle Lohnanteile, die mit dem Lohntarif Standard abgerufen wurden. Andere Lohntarife werden nicht berührt.
Wenn Sie bei Leistungen und / oder Artikeln Lohntarife fest hinterlegt haben, wirken diese vorrangig vor den allgemeinen Einstellungen.
Materialfaktor EK
Dieser Faktor beaufschlagt den EK des Materials, um die Beschaffungs- und Lagerkosten. Er bereinigt den Bruttonutzen.
Materialfaktor VK
In diesem Feld wird der Faktor angezeigt, mit dem Sie das Material beaufschlagen wollen. Auch hier können Sie dokumentbezogen ändern. Die Basis ist hierbei der EK (der ggf. bereits durch den Materialfaktor EK bereinigt wurde).
Alle Werte (Lohnpreise und Faktoren) werden aus den Grundeinstellungen der Firma übernommen. Änderungen, die Sie hier vornehmen, gelten nur für dieses Dokument. Grundsätzliche Änderungen nehmen Sie in den Firmendaten (Rubrik Einstellungen) vor.
Der Zeitfaktor ändert die Zeitvorgaben nach oben oder unten und wirkt damit direkt auf die Lohnanteile im Verkaufsbereich und im Einkaufsbereich (Kosten).
Zeitvorgabefaktor
Eine Änderung hier wirkt sich nur im Einkaufsbereich (Kosten) aus. Hier können Sie vor dem Ausdruck der Zeitvorgabeliste den Risikozuschlag aus Ihren Arbeitszeiten herausnehmen. Eine Eingabe hier hat keinen Einfluss auf den Angebotspreis.
Zeitgewichtungsfaktor
Dieser Zeitfaktor dient zur Berechnung des Lohn-VKs. Er wird automatisch errechnet, wenn Sie im Fuß der Erfassung im Feld „zu berechnende Stunden“ einen Wert eintragen.
Ein Anwendungsbeispiel: kalkuliert wird ein Stundenverbrauch von 7,5 Stunden, berechnen möchten Sie aber 8 Stunden. In diesem Fall geben Sie diese 8 Stunden ein. Intern wird dann der Lohn-VK so ermittelt, als ob 8 Stunden verbraucht wären.
19 Kalkulieren in der Detailansicht
Kalkulationsgruppen
Sie können im Bereich der Kalkulationsgruppen je Zeile folgende Änderungen vornehmen:
• den Verkaufspreis VK als Betrag
• den Deckungsbeitrag DB I (Bruttonutzen) als Betrag
• den Deckungsbeitrag DB I / h (Bruttonutzen) je Stunde
• den Ertrag als Prozentsatz
• einen Zu-/Abschlag als Prozentsatz
Klicken Sie einfach das entsprechende Feld an und überschreiben den Wert. diabolo nähert die eingegebenen Beträge dem gewünschten Wert an und zeigt Ihnen direkt das Ergebnis.
Die vorher beschriebenen Änderungsmöglichkeiten gelten auch für die Summenzeile. Änderungen hier werden anteilig bei allen Kalkulationsgruppen vorgenommen.
20 Kalkulieren in der Detailansicht
Kalkulationsergebnis
Kalkulierte Arbeitszeit
Hier sehen Sie den geplanten Zeitverbrauch. Sie können die Werte ändern.
Deckungsbeitrag II
Der Deckungsbeitrag II errechnet sich aus der Netto-Auftragssumme abzgl. der Einkaufspreise der variablen Anteile der Kalkulationsgruppen. Der Einkaufspreis Lohn wird dabei als fix definiert, weil man davon ausgeht, dass die Mitarbeiter bezahlt werden müssen, ob sie arbeiten oder nicht.
Ab- / Zuschlag
Wenn Sie einen Nachlass oder Zuschlag geben wollen, tragen Sie diesen im Feld Ab-/Zuschlag% ein. Er wird am Ende des Dokuments offen ausgewiesen.
Festlegen der Endsumme
Im Feld Pauschal können Sie einen Festbetrag eingeben, zu dem Sie das Projekt anbieten. In diesem Fall wird beim Ausdruck ein Zuschlag oder ein Nachlass ausgewiesen. Sie können das Dokument allerdings auch als Pauschalangebot, mit oder ohne Mengen, drucken lassen, indem Sie beim Drucken (F9) die entsprechende Darstellung auswählen.
Zurück zur Bearbeitung gelangen Sie über den Link Bearbeiten oder mit der Taste F4 .
21 Weitere Schritte
Weitere Schritte
Ist beispielsweise der Arbeitsschritt der Angebotserstellung abgeschlossen, das Angebot gedruckt und es soll ein Auftrag zum Angebot erzeugt werden können Sie dies ganz einfach über die Schaltfläche „weitere Schritte“ erledigen.
„weitere Schritte“ aus der Angebotserfassung
Im erscheinenden Kontextmenü werden Ihnen relevante Schritte aufgelistet. So kann beispielsweise das Angebot in einen Auftrag kopiert werden. Hierbei werden alle Positionen, Mengen und Einstellungen des Angebots in den Auftrag übernommen.
Über die Funktion „weitere Schritte“ gelangen Sie so Schritt für Schritt bis hin zum Abschluss Ihres Geschäftsvorganges mit einer Rechnung oder Schlußrechnung.
Dialog: Weitere Schritte zum Angebot
Hier können Sie das Angebot in einen Folgevorgang kopieren.
22 Schlusswort
Schlusswort
Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Arbeiten mit diabolo®.
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