Ulrich Kampffmeyer auf Wikipedia.deStand Dezember 2015

Inhaltsverzeichnis

1 Ulrich Kampffmeyer 11.1 Leben und Wirken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1.1.1 Lehre und Forschung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.1.2 Beruf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.1.3 Verbände und Standardisierungsgremien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21.1.4 Autor und Publizist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21.1.5 Auszeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

1.2 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31.3 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2 Elektronisches Dokument 52.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52.2 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52.3 Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52.4 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

3 Dokumentenmanagement 73.1 Dokumentenmanagement im engeren und im weiteren Sinne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

3.1.1 Dokumentenmanagement im engeren Sinne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73.1.2 Dokumentenmanagement im weiteren Sinn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

3.2 Was ist ein elektronisches Dokument? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83.2.1 Dokument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83.2.2 Formen von Dokumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93.2.3 Selbstbeschreibende elektronische Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3.3 Einsatzgebiete . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103.3.1 Amtliche Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123.3.2 Kaufmännische Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123.3.3 Technische Zeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123.3.4 Bibliotheken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123.3.5 Behördenakten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123.3.6 Sonstiges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

3.4 Betriebswirtschaftliche Betrachtung des Dokumentenmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . 133.5 Weiterentwicklung des Dokumentenmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

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ii INHALTSVERZEICHNIS

3.6 Dokumentenmanagementsysteme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143.6.1 Freie Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143.6.2 Kommerzielle Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3.7 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143.8 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153.9 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153.10 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

4 Dokumenten-Technologien 174.1 Document Related Technologies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174.2 Beispiele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174.3 Zertifizierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184.4 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184.5 Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184.6 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

5 Dokumentenklasse 195.1 Normung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195.2 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195.3 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

6 Elektronische Archivierung 206.1 Definitionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

6.1.1 Elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206.1.2 Elektronische Langzeitarchivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206.1.3 Revisionssichere elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

6.2 Standards für die elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216.3 Merksätze zur revisionssicheren Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216.4 Umsetzung der Anforderungen in elektronischen Archivsystemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226.5 Funktionale Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226.6 Speichertechnologien für die elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

6.6.1 Herkömmliche WORM-Medien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236.6.2 Neuere Technologien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

6.7 Strategien zur Sicherstellung der Verfügbarkeit archivierter Information . . . . . . . . . . . . . . . 246.8 Rechtliche und regulative Vorgaben für die elektronische Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . 256.9 Weiterentwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256.10 Spezielle Formen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266.11 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266.12 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266.13 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266.14 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

7 Revisionssicherheit 28

INHALTSVERZEICHNIS iii

7.1 Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung . . . . . . . . . . . . . . . 287.2 Zertifizierung der Revisionssicherheit von elektronischen Archivsystemen . . . . . . . . . . . . . . 287.3 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297.4 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297.5 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

8 Langzeitarchivierung 308.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308.2 Probleme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

8.2.1 Haltbarkeit der Trägermedien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308.2.2 Schneller Medien- und Systemwandel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318.2.3 Weitere Beschränkungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318.2.4 Auffinden von Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318.2.5 Datenkonsistenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

8.3 Verfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318.4 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328.5 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 328.6 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 338.7 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

9 Enterprise-Content-Management 349.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349.2 Anspruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359.3 Merkmale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359.4 Komponenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369.5 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379.6 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379.7 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 379.8 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

10 Enterprise-Content-Management-System 3910.1 Komponenten von Enterprise Content Management (ECM) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

10.1.1 Capture (Erfassung) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3910.1.2 Manage (Verwaltung, Bearbeitung, Nutzung) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4110.1.3 Store (Speichern) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4410.1.4 Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4510.1.5 Deliver (Liefern, Bereitstellen, Ausgeben) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

10.2 ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4810.2.1 Kommerzielle ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4810.2.2 Freie ECM-Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

10.3 Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4810.4 Quellen und Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

iv INHALTSVERZEICHNIS

10.5 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

11 Schriftgutverwaltung 5011.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5011.2 Elemente der Aktenführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5011.3 Aktenbildung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5111.4 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5211.5 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5211.6 Weblinks und Quellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5211.7 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

12 MoReq 5412.1 MoReq1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5412.2 MoReq2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5412.3 MoReq2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5512.4 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5512.5 Fußnoten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

13 Enterprise Information Management 5713.1 Entwicklung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5713.2 Anspruch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5713.3 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5813.4 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

13.4.1 Verbände . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5813.4.2 Förderung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5813.4.3 Kongresse / Fachforen / Messen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

13.5 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

14 Informationslebenszyklusmanagement 5914.1 Definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5914.2 Funktionen von ILM-Lösungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5914.3 Quellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6014.4 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6014.5 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

15 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 6115.1 Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer . . . . . . . . . . 6115.2 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6115.3 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6215.4 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

16 Verfahrensdokumentation 6316.1 Verfahrensdokumentation nach den GoBD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6316.2 Siehe auch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

INHALTSVERZEICHNIS v

16.3 Literatur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

17 Verband Organisations- und Informationssysteme 6517.1 Geschichte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6517.2 Wichtige Publikationen des Verbandes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6617.3 Weblinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6617.4 Einzelnachweise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6617.5 Text- und Bildquellen, Autoren und Lizenzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

17.5.1 Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6717.5.2 Bilder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6817.5.3 Inhaltslizenz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

Kapitel 1

Ulrich Kampffmeyer

Ulrich Kampffmeyer (* 12. April 1952 in Hameln) istein deutscher Unternehmensberater, Autor, Publizist undArchäologe.Seine Wirkensschwerpunkte lagen zuletzt be-sonders im Bereich der revisionssicherenArchivierung,[1] des Records Management,[2] desDokumentenmanagements[3] und von ECM EnterpriseContent Management.[4] In diesem Umfeld beschäftigteer sich mit der rechtlichen Anerkennung der elektro-nischen Dokumentenspeicherung und Compliance vonInformationssystemen.[5] Sein besonderes Interessegilt den organisatorischen, kulturellen und gesell-schaftlichen Veränderungen durch den Einsatz vonelektronischem Informationsmanagement durch dieAblösung von Papier, die Umstellung von Arbeitsweisen,neue Nutzungsmodelle und die Bewahrung des digitalenWissens.[6]

1.1 Leben und Wirken

Ulrich Kampffmeyer besuchte die Volksschule inHamburg und Bielefeld sowie das Gymnasium inOerlinghausen. Am Schiller-Gymnasium in Hamelnlegte er 1972 das Abitur ab. Während seiner Schulzeiterlangte er parallel an der Jahn-Sprachenschule dasDiplom zum Handelskorrespondenten in Englisch. Von1973 bis 1979 studierte Ulrich Kampffmeyer an derGeorg-August-Universität Göttingen Ur- und Frühge-schichte und Vorderasiatische Archäologie sowie in denNebenfächern Informatik, Bodenkunde, Kunstgeschichteund Orientalistik. Seine Studienabschlüsse in Göttingenwaren 1978 der Magister Artium[7] und 1988 die Promo-tion zum Dr. phil.[8] Von 1979 bis 1981 setzte er an derChristian-Albrechts-Universität zu Kiel nebenberuflichseine Studien in Informatik und Bodenkunde fort undschloss diese 1982 mit dem Diplom-Prähistoriker[9]ab.[10] Im Jahr 2000 absolvierte er den internationalenAbschluss AIIMMITMaster of Information Technologyin Silver Springs, Maryland, USA.Kampffmeyer wohnt seit 1989 in Hamburg. Seit 1987lebt er mit Karin Begemann zusammen, die die kauf-männische Geschäftsführung seiner Firma innehat und

die zweite Gesellschafterin des Unternehmens ist.[11]

1.1.1 Lehre und Forschung

Seit 1976 war er parallel zum Studium als Lehrbeauf-tragter an der Universität Göttingen tätig. Der Schwer-punkt seiner Arbeiten lag auf Ausgrabungsmethodik undEinsatz naturwissenschaftlicher Verfahren,[12] wie sie da-mals unter dem Ansatz “New Archaeology“ bekanntwaren. In Kiel war er von 1980 bis 1982 als wissen-schaftlicher Assistent am Institut für Ur- und Früh-geschichte an der naturwissenschaftlichen Fakultät derChristian-Albrechts-Universität tätig. Schwerpunkt sei-ner Arbeiten neben der Lehrtätigkeit waren bodenkund-liche Methoden für Ausgrabungen[13] und der Einsatz derelektronischen Datenverarbeitung in der archäologischenForschung und Dokumentation.[14] Am Fraunhofer-Institut für Informations- und Datenverarbeitung IITB[15]in Karlsruhe war er von 1983 bis 1987 in verschie-denen Forschungsprojekten zunächst als wissenschaft-licher Mitarbeiter, später als selbstständiger Unterneh-mer tätig. Schwerpunkt seiner Tätigkeiten waren Systemezur Bilderfassung, Bildverarbeitung, Mustererkennung,automatischen Klassifikation und digital-optische Spei-chersysteme für die Archivierung. Hierzu gehörte amFraunhofer-Institut das Forschungsprojekt ARCOS[16]zur Entwicklung von Dokumentations- und Datenbank-systemen für die Archäologie.[17] Im Rahmen die-ser Tätigkeiten betreute er mehrere Diplomarbeitenan den technischen Universitäten in Karlsruhe undBraunschweig, war in verschiedenen Projekten zum Bild-verstehen und zum Wissensmanagement tätig und be-schäftigte sich mit der Standardisierung von Dokumen-tationssystemen für die Bodendenkmalpflege.[18] AmMMC Multi Media Campus der Universität Kiel lehrteer 2005/2006 zum Thema Wissensmanagement.

1.1.2 Beruf

Seit 1984 war er selbstständig für verschiedene Bera-tungsunternehmen im In- und Ausland sowie für meh-rere Anbieter für Bildverarbeitungs-, Archivierungs- undDokumentenmanagementsysteme tätig. Hierfür wurde

1

2 KAPITEL 1. ULRICH KAMPFFMEYER

in Wachenheim die Firma Project Consult gegründet.Als Produkt- und Marketing-Manager war er von 1989bis 1992 für die ACS Systemberatung[19] in Ham-burg tätig. Er war für die Gestaltung, das Marketingund den weltweiten Vertrieb des Dokumentenmanage-mentsystems Hyparchiv sowie für mehrere Großpro-jekte bei neuen Schlüsselkunden verantwortlich. 1992nahm er wieder seine Beratungstätigkeit auf und eta-blierte in Hamburg die Project Consult Unternehmensbe-ratung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH[20] als Manage-mentberatung für Informations-, Archiv-, Dokumenten-,Projekt-, Wissens- und Prozessmanagement. Er ist Ge-schäftsführer von Project Consult.[21]. Parallel zu seinenTätigkeiten als Geschäftsführer und Berater war er inStandardisierungsgremien tätig, engagierte sich in Bran-chenverbänden und betreute mehrere Diplomarbeiten.Ulrich Kampffmeyer ist als Kongressorganisator, Mo-derator, Keynote-Sprecher, Referent und Seminarleitertätig. So begründete er die „DMS EXPO“ Messe undKonferenz[22] mit und begleitet als Mitglied des Beiratesdiese Veranstaltung seit 1994.

1.1.3 Verbände und Standardisierungs-gremien

1989 bis 1994 war er bei der AWV Arbeitsgemeinschaftfür wirtschaftliche Verwaltung als Arbeitskreislei-ter aktiv.[23] 1991 gründete er den Verband fürOrganisations- und Informationssysteme (VOI) als Inter-essenvertretung der Dokumentenmanagement-Branche,den er anschließend sieben Jahre lang als geschäftsfüh-render Vorstandsvorsitzender leitete. Von 1995 bis 1999war er Mitglied des Direktoriums des IMC InternationalInformation Management Congress, Boulder, USA.Von 1999 bis 2001 leitete er als Executive Director dieAIIM Europe, Worcester, England. Er organisierte 2000und 2002 für die AIIM international zwei Kongresse inEssen. Von 2001 bis 2004 war er Mitglied des Direkto-riums der AIIM international, Silver Springs, Maryland,USA, und begleitete die Neuausrichtung des Verbandesfür ECM Enterprise-Content-Management.Von 2006 bis 2011 war er einer der Manager des DLMNetwork EEIG, der Trägerfirma des DLM Forum,[24] so-wie von 2008 bis 2011 Mitglied des MoReq Governan-ce Board des DLM Forum, das sich mit der Standar-disierung von Records Management und Archivierungin Europa beschäftigt. Er war Leiter des Organisati-onskomitees der internationalen DLM Forum Confe-rence in Barcelona 2002 und veröffentlichte mehrereSchriften des DLM Forum.[25] Im Bereich der Nor-mung und Standardisierung wirkte er an verschiedenenDokumentenmanagement- und Records-Management-Standards wie DMA, ISO 15489, MoReq, MoReq2, Mo-Req2010 u.a. mit.

1.1.4 Autor und Publizist

In den Jahren 1974 bis 1989 lag der Schwerpunkt der Pu-blikationstätigkeit im Bereich der ur- und frühgeschicht-lichen Forschung und zu naturwissenschaftlichen Metho-den wie Bodenkunde und dem Einsatz von Computer-technologien in den Kulturwissenschaften. Berufsbedingtverschob sich dieser Schwerpunkt seit 1985 zu den The-men des Informationsmanagements. Seit 1992 entstandenmehrere Bücher:

• (mit Barbara Merkel) Grundlagen des Dokumenten-managements: Einsatzgebiete, Technologien, Trends.Gabler, Wiesbaden 1997, ISBN 3-409-87940-4; 2.Auflage: Dokumentenmanagement. Grundlagen undZukunft. Project Consult, Hamburg 1999, ISBN 3-9806756-0-2.

• Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?Project Consult, Hamburg 2003, ISBN 3-9806756-4-5.

• ECM Enterprise Content Management. Project Con-sult, Hamburg 2006, ISBN 3-936534-09-8.

und zwei Codes of Practice zur elektronischen Archivie-rung und Verfahrensdokumentation:

• (mit Jörg Rogalla) Grundsätze der elektronischenArchivierung: „Code of Practice” zum Einsatz vonDokumenten-Management- und elektronischen Ar-chivsystemen. (= VOI-Schriftenreihe Kompendium.Bd. 3). 2., überarbeitete und erweiterte Auflage.Verband Optische Informationssysteme, Darmstadt1997, ISBN 3-932898-03-6.

• (mit Karl-Georg Henstorf, Jan Prochnow) Grund-sätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS:„Code of Practice“ zur revisionssicheren Archivie-rung. (= VOI-Schriftenreihe Kompendium. Bd. 4).Verband Optische Informationssysteme, Darmstadt1999, ISBN 3-932898-03-6.

Kampffmeyer verfasste mehrere Studien undWhitepapers[26] sowie zahlreiche Artikel und Online-Publikationen.[27]

1.1.5 Auszeichnungen

Von der ComputerWochewurde er 2003 und 2011 zu deneinhundert wichtigsten IT-Persönlichkeiten Deutschlandsgezählt.[28] Die internationalen Fachverbände für Doku-mentenmanagement, AIIM und IMC, verliehen ihm fürseinWirkenmehrere Awards. Er ist “Fellow ofMerit” desIMC und Mitglied der “Company of Fellows” der AIIMinternational[29].

1.3. EINZELNACHWEISE 3

1.2 Weblinks• Literatur von und über Ulrich Kampffmeyer im Ka-talog der Deutschen Nationalbibliothek

• Profil bei Project Consult

1.3 Einzelnachweise[1] Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze der elek-

tronischen Archivierung. VOI Code of Practice 1, Darm-stadt 1997.

[2] Zusammenfassend Ulrich Kampffmeyer: Records Ma-nagement: Prinzipien, Standards und Trends. ProjectConsult Newsletter Sonderausgabe Januar 2012, (PDF;1,3 MB)

[3] Ulrich Kampffmeyer, Barbara Merkel: Dokumentenma-nagement. Grundlagen und Zukunft. Hamburg, 1999.

[4] Ulrich Kampffmeyer, “Enterprise Content Management– Herrscher über Informationen”. ComputerWoche,CW-exktraKT, München, 24. September 2001; UlrichKampffmeyer: ECM Enterprise Content Management.Hamburg, 2006.

[5] u.a. zur Anerkennung digitaler Speicherung: Henstorf,Karl-Georg, Kampffmeyer, Ulrich, Prochnow, Jan:“Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS".Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisations-und Informationssysteme e. V., Bonn, 1999, ISBN3-932898-04-4; zum Thema GDPdU in Ernst&Young(Hrsg.): “Steuerliches Risikomanagement”. StollfußVerlag, 2005, ISBN 3-08-210001-5, in Hentschel,Bernd (Hrsg.): “Digitale Betriebsprüfung – eDatenzu-griff der Finanzverwaltung”. 2. überarbeitete Auflage2004, DATAKONTEXT-FACHVERLAG, ISBN3-89577-325-5 und “Neue rechtliche Anforderungenan die elektronische Archivierung” (PDF; 648 kB),“Information Management Compliance” (PDF; 423 kB)

[6] In zahlreichen Artikeln und Vorträgen u.a. UlrichKampffmeyer: Dokumenten-Technologien: Wohin gehtdie Reise? Hamburg, 2003.

[7] In den beiden Hauptfächern Ur- und Frühgeschichteund Vorderasiatische Archäologie, publizierte Magister-arbeit: Ulrich Kampffmeyer: Das Hügelgräberfeld aufdem Fuchsberg bei Desingerode/Werxhausen : Untersu-chungen zur älteren Bronzezeit im Unteren Eichsfeld.NAFN Neue Ausgrabungen und Forschungen in Nieder-sachsen, Band 13, Göttingen 1978, S. 3–99.

[8] In den Fächern Ur- und Frühgeschichte sowie Kunstge-schichte und Vorderasiatische Archäologie. Im Disserta-tionsdruck: Ulrich Kampffmeyer: Die Keramik der Sied-lung Hüde I am Dümmer. Untersuchungen zur Neolithi-sierung des nordwestdeutschen Flachlands. Diss. Göttin-gen 1988, 4 Bd.

[9] Der Dipl.-Prähist. war nur kurzzeitig an der UniversitätKiel als naturwissenschaftlicher Abschluss einge-führt worden. Angestrebt worden war der Abschluss

als Diplom-Informatiker. Teile der ursprünglichenInformatik-Diplomarbeit wurden in verschiedenenArtikeln veröffentlicht.

[10] In den Fächern Informatik, Bodenkunde und Ur-und Frühgeschichte. Gedruckte Diplomarbeit: UlrichKampffmeyer, Archäologische und bodenkundliche Un-tersuchungen in Klein Neudorf, Gemeinde Bosau, KreisOstholstein: Auswertung der Ausgrabungen des Jahres1980. Wachholtz Verlag, 1985.

[11] Karin Begemann, Profil bei Project Consult

[12] Ausgrabungsmethodik, Einsatz von bodenkundlichen Do-kumentationsmethoden, Computer-basierte Fund- undBefundkartographie, rechnergestützte Klassifikation vonarchäologischen Funden

[13] Ulrich Kampffmeyer, Archäologische und bodenkundli-che Untersuchungen in Klein Neudorf, Gemeinde Bosau,Kreis Ostholstein: Auswertung der Ausgrabungen des Jah-res 1980. Wachholtz Verlag, 1985.

[14] Michael Gebühr, Ulrich Kampffmeyer: Überlegungenzum Einsatz von Kleinrechnern in der Ur- und Frühge-schichtsforschung. APA Acta Praehistorica et Archaeo-logica 11/12, 1980/81, S. 3–20; Bernhard Kalhoff, UlrichKampffmeyer: Die Auswertung von archäologischen Da-ten mit graphischen Computer-Darstellungen. APA ActaPraehistorica et Archaeologica 16/17, 1984/85, S. 237–268.

[15] Heute Fraunhofer-Institut für Optronik, Systemtechnikund Bildauswertung

[16] Ulrich Kampffmeyer, Ulrich Lübbert: ARCOS 1: EineDokumentation zum “Gerät zur automatischen bildhaf-ten Erfassung der Form von Keramik“. BAIK, Karlsruhe,1985.

[17] Ulrich Kampffmeyer (Hrsg.): Untersuchungen zur rech-nergestützten Klassifikation der Form von Keramik. Ar-beiten zur Urgeschichte des Menschen, Bd. 11, P. LangVerlag, 1988.

[18] Unter anderem als Leiter der Arbeitsgemeinschaft Quan-titative Methoden in der Archäologie 1984 bis 1986.

[19] Die Fa. ACS Systemberatung wurde von der GFTGruppeübernommen. Das Produkt Hyparchiv mit dem dazugehö-rigen Team wurde an die Firma DataGlobal verkauft.

[20] PROJECTCONSULTUnternehmensberatungDr. UlrichKampffmeyer GmbH

[21] Ulrich Kampffmeyer. PROJECT CONSULT Unterneh-mensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH. Abgeru-fen am 29. Mai 2013.

[22] Messe Stuttgart

[23] AWV/Ulrich Kampffmeyer: Automatische Erfassung vonSchriftgut. AWV Schriftenreihe, Eschborn, 1994.

[24] Englischsprachige Webseite des DLM Forum

4 KAPITEL 1. ULRICH KAMPFFMEYER

[25] Industry White Paper Series on Records, Document andEnterprise Content Management. For the Public Sector,AIIM / DLM Forum / Project Consult, 7 Bände, 2002 -2004.

[26] Whitepaper, Website von Project Consult, abgerufen am1. September 2012.

[27] Publikationen, Website von Project Consult, abgerufen am1. September 2012.

[28] ComputerWoche 2011 Hier.

[29] AIIM Company of Fellows

Normdaten (Person): GND: 121725650 | LCCN:n87948646 | VIAF: 47625613 |

Kapitel 2

Elektronisches Dokument

Ein elektronisches Dokument ist ein Text, eine Zahlen-tabelle, ein Bild oder eine Folge oder Kombination vonTexten, Tabellen oder Bildern, die durch Digitalisieren(Umwandlung in einen Binärcode) in Dateiform angelegtoder überführt wurden. Im weiteren Sinne bezieht sichder Begriff auf alle Arten von schwach strukturierten oderunstrukturierten Informationen, die als geschlossene Ein-heit in einem EDV-System als Datei vorliegen[1].

2.1 Definition

Der Gesetzgeber hat § 130a Zivilprozessordnung (ZPO)mit dem Titel „elektronisches Dokument“ überschrieben,wobei er an dieser Stelle auf eine Legaldefinition genausoverzichtet wie auf eine Verweisung. Aber auch in anderenNormen der ZPO oder in anderen Gesetzen wird der Be-griff des elektronischen Dokuments schlichtweg voraus-gesetzt. Darunter ist jede potenziell dauerhafte Fixierungvon Daten auf einem Datenträger unter Einsatz elektro-nischer Signalverarbeitung zu verstehen.Elektronische Dokumente können vielfach verwendetwerden, wenn das Gesetz für die entsprechende Erklä-rung oder Handlung die Schriftform vorschreibt wie in §126a und § 130a ZPO.Rechtsgeschäfte (Verträge) können durch Austauschelektronischer Dokumente abgeschlossen werden. Imgerichtlichen Verfahren können dem Gericht gegen-über Schriftsätze, Anträge, Erklärungen, Aussagen undGutachten in elektronischer Form abgegeben werden.Umgekehrt können Verfügungen und Zustellungen durchdas Gericht elektronisch erfolgen. Schließlich könnendurch Behörden Verfügungen, Bescheide und andereVerwaltungsakte statt in schriftlicher auch in elektroni-scher Form erlassen und elektronisch zugestellt werden.Das elektronische Dokument ist damit zentrales Instru-ment zur Umsetzung des sogenannten E-Justice.Voraussetzung ist in jedem Fall, dass derjenige, der einelektronisches Dokument erhalten soll, mit dieser Formder Kommunikation einverstanden ist und einen entspre-chenden Zugang für das elektronische Dokument einge-richtet hat.Ein elektronisches Dokument wird in der Regel nur

dann als wirksam behandelt, wenn der Aussteller einequalifizierte elektronische Signatur angefügt hat, die ihnzweifelsfrei als Urheber des Dokuments legitimiert unddie mit den übermittelten Daten so verknüpft ist, dasseine nachträgliche Veränderung des Dokuments erkanntwerden kann.Fortgeschrittene Signaturen können den Nachweis er-bringen, dass bestimmte Angriffe gegen die Echtheit desDokuments nicht zutreffend sind, und können so den Be-weiswert faktisch erhöhen. Der vorlegende Empfängermuss, bei Zweifeln an der technischen oder organisatori-schen Sicherheit dieses Signaturverfahrens, die erforder-lichen Details zu seiner Sicherheit und Leistungsfähigkeitbehaupten und beweisen. Regelmäßig wird es ihm hierzuan Informationen und Beweismitteln mangeln, so dass eroft den Beweis auch nicht mit Hilfe elektronisch signier-ter Dokumente wird führen können – zumindest nicht oh-ne eine Beweiserleichterung. So wären Beweiserleichte-rungen durch Anschein oder Vermutung immer dann ge-rechtfertigt, wenn die Sicherheit des Signaturverfahrensgewährleistet und überprüft worden ist. Der 2005 neu ein-gefügte § 371a ZPO gewährt nun ebendiese Beweiser-leichterungen; allerdings nicht für einfache oder fortge-schrittene, sondern eben nur für qualifizierte Signaturennach § 2 Nr. 3 SigG und hier auch für private und öf-fentliche unterschiedlich. Sie ersetzt damit den früheren§ 292a ZPO a.F., der damit entfallen ist.

2.2 Siehe auch

• Elektronische Akte

• EDI-Vereinbarung

• Definition von Dokument inDokumentenmanagement

2.3 Fußnoten

[1] nach Ulrich Kampffmeyer, Dokumentenmanage-ment. Grundlagen und Zukunft. 2. Auflage, Ham-burg 1999, ISBN 3980675602, Seite 27; siehe auchDokumentenmanagement

5

6 KAPITEL 2. ELEKTRONISCHES DOKUMENT

2.4 Weblinks• Definition der Archivschule Marburg, mit Literatur-hinweisen, 2010

• Justizkommunikationsgesetz (BGBl. 2005 I S. 837)(PDF; 205 kB)

Kapitel 3

Dokumentenmanagement

Der BegriffDokumentenmanagement (auchDokumen-tenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützteVerwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in derdeutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter,ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektro-nischen Systemen gemeint und wird in einem erweitertenSinn auch als Branchenbezeichnung verwendet.Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht manvon Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidungwird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumen-tenmanagement (engl. electronic document management,EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenma-nagementsysteme (engl. document management system,DMS) eingesetzt.Im englischen Sprachgebrauch steht „document manage-ment“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung vonDateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und ande-ren Funktionen, wie sie z. B. in Content-Management-Systemen vorzufinden sind.[1]

3.1 Dokumentenmanagement imengeren und im weiteren Sinne

Da sich das allgemeine Verständnis des Begriffes Do-kumentenmanagement, wie ursprünglich im Amerika-nischen gemeint, von der deutschen Begriffsfindungstark unterscheidet, wurde von Ulrich Kampffmey-er 1995 zwischen Dokumentenmanagement im weite-ren Sinne als Branchenbezeichnung und Kategorisie-rung für verschiedene Dokumenten-Technologien sowieDokumentenmanagement im engeren Sinn, dem klas-sischen Dokumentenmanagement amerikanischer Prä-gung, unterschieden.[2]

3.1.1 Dokumentenmanagement im enge-ren Sinne

Auf einem Dateiserver kann der Anwender eine Su-che nur über Attribute wie Dateiname, Dateiendung,Größe oder Änderungsdatum realisieren. Beim daten-bankgestützten Dokumentenmanagement hingegen ste-

hen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Fel-der für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Ver-fügung, so z. B. für numerische Werte wie Kunden-oder Auftragsnummer. So gekennzeichnete Dokumen-te sind über mehr Informationsfelder recherchierbar, alssie ein Dateiserver zur Verfügung stellt. Wesentliche Ei-genschaften sind visualisierte Ordnungsstrukturen, Che-ckin/Checkout, Versionierung sowie datenbankgestützteMetadatenverwaltung zur Index-gestützten Dokumenten-suche.Unter den klassischen Dokumentenmanagementsyste-men im engeren Sinne[3] sind Lösungen zu verstehen,die aus der Notwendigkeit entstanden sind, Verwaltungs-funktionen für große Dateibestände zur Verfügung zustellen. Hierzu rechnet man

• Compound Document Management,

• Electronic Filing und

• dynamische Ablagesysteme zur Verwaltung des Le-benszyklus der Dokumente vor der elektronischenArchivierung.[4]

Umfang und Funktionalität klassischer Dokumenten-managementsysteme sind annähernd in der Norm ISO10166DFR Document Filing & Retrieval definiert, die je-doch keine Bedeutung erlangte.[5]

Eine wesentliche Anwendung des Dokumentenmanage-ments im engeren Sinn ist die elektronische Akte, in deraus verschiedenen Quellen Informationen zusammenge-führt werden. Geschieht dies zur Laufzeit und gesteu-ert durch die Auswertung von Attributen der Dokumenteund Dokumentenklassen wie Berechtigungen oder Sta-tusmerkmale, spricht man von der „virtuellen Akte“, diedynamisch als Sicht (engl. view) generiert wird.Zur Abgrenzung klassischer Dokumentenmanagement-Produkte von Produkten für Document Imaging,Verwaltung von Arbeitsabläufen (engl. workflowmanagement) und Groupware spricht man auch vonCompound-Document-Management-Lösungen. Sie wer-den z. B. zum Produktdatenmanagement, Digital AssetManagement und zur Verwaltung von Dokumenten ausBüroanwendungen eingesetzt. Dokumentenmanagement

7

8 KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

im engeren Sinn ist als Enterprise Content ManagementSystem eine Komponente der übergreifenden Strategiedes Enterprise Content Management (ECM).[6]

3.1.2 Dokumentenmanagement im weite-ren Sinn

Unter einem Dokumentenmanagementsystem im wei-teren Sinn[7] werden verschiedene Systemkategorienund deren Zusammenspiel verstanden wie

• Dokumentenmanagement im engeren Sinn (s. o.),

• Bürokommunikation,

• Document Imaging,

• Scannen,

• Computer Output on Laserdisk (COLD),

• Verwaltung von Arbeitsabläufen (Workflow-Management),

• Groupware und

• elektronische Archivierung.

Die unterschiedlichen Dokumenten-Technologien sind instarkem Maße voneinander abhängig, der Einsatz einerKomponente ist im Allgemeinen nicht ohne den Zugriffauf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkatego-rien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Do-kumenten – gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateienaus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw. – daten-bankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierar-chischen Dateimanagern verwaltet werden. Der Einsatzvon Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Daten-mengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Doku-mente und Dokumentengruppen. In diesem Zusammen-hang ist zum Beispiel der Bereich Imaging (Erfassung,Darstellung und Ausgabe von gescannten Dokumenten)unter dem Gesichtspunkt zu betrachten, dass es sich hier-bei nur um eine spezielle Art von Dokumenten han-delt. Die elektronische Archivierung wird dem UmfeldDokumentenmanagement zugerechnet. Dokumentenma-nagement im weiteren Sinn wird im deutschsprachigenRaumhäufigmit Enterprise ContentManagement (ECM)gleichgesetzt.[8]

Immer häufiger werden Dokumentenmanagementsyste-me als Informationsbasis für Organisationsprogrammeeingesetzt. Dies ist als Konsequenz der Bereitstellung vonDokumenten für einen großen Benutzerkreis – beispiels-weise ein ganzes Unternehmen – zu sehen. Die Erledi-gung von Geschäftsprozessen wird in unmittelbarem Zu-sammenhang mit den entsprechenden Dokumenten er-möglicht. Den Zugang zu den dafür notwendigen Daten

wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen gleich-zeitig gewährleistet. Die Erledigung der Aufgaben, Auf-träge usw. wird damit in logischer und zeitlicher Ab-folge als Arbeitsablauf unterstützt. Ein Berechtigungs-system, das die Zugriffe auf einzelne Dokumente undGeschäftsprozesse verwaltet, ist hierfür einzurichten, ummöglichen Missbrauch zu vermeiden.

3.2 Was ist ein elektronisches Do-kument?

3.2.1 Dokument

Mit Dokumentenmanagementsystemen werdenelektronische Dokumente verwaltet.[9] Der BegriffDokument wird heute noch sehr unterschiedlich in-terpretiert. Im Angelsächsischen wird er häufig fürTextdateien verwendet. Dies zeigt sich zum Beispieldeutlich an der verwendeten Endung ”.doc” für Da-teinamen von Textdokumenten. Es wird daher auchzwischen „Document Imaging”, der Verwaltung vongescanntem Schriftgut, und „Document Management”,der Verwaltung von bereits digital erzeugten Textenunterschieden.Im Deutschen hat der Begriff des Dokuments einen kon-kreten Bezug zu papiergebundenem Schriftgut. Unter ei-nem Dokument wird häufig auch ein Schriftstück mit ho-her inhaltlicher Qualität und rechtlicher Bedeutung ver-standen. Das Dokument wird nah an die imGesetz veran-kerte Urkunde gerückt. Dies zeigt sich besonders in abge-leiteten Begriffen wie „Dokumentenechtheit“. DeutscheAnwender denken daher beim Begriff Dokumentenma-nagement zunächst an gescanntes Schriftgut und bewe-gen sich damit nur in einem Teilgebiet dieser Technik.Im angloamerikanischen Sprachraum entspricht dem in-haltlich/rechtlich definierten Dokument der Begriff „Re-cord“. „RecordsManagement“ wird daher dort auch nichtmit „Document Management“ gleichgesetzt.[10]

Der Begriff „elektronisches Dokument“ bezieht sichim Prinzip auf alle Arten von schwachstrukturiertenoder unstrukturierten Informationen, die als geschlosse-ne Einheit in einem EDV-System als Datei vorliegen.[11]Es kann ein gescanntes Faksimile oder ein digitalübermitteltes Fax, aber auch eine Datei aus einemTextverarbeitungsprogramm, ein Datenbankauszug odereine Liste sein. Bei Dokumenten, die aus einem analogenFormat, wie etwa Papier oder Sprache, durch Digitali-sierung erfasst wurden und als nicht direkt auswertbarerDatenstrom oder Bild vorliegen, spricht man von Nicht-codierter Information (NCI). Bei Dokumenten, die durchZeichensätze kodiert sind und von Programmen direktausgewertet werden können, spricht man von CodierterInformation (CI). Durch Techniken wie OCR werdenNCI-Dokumente in CI-Dokumente überführt.Eine weitere Quelle für den Begriff „Dokument“ in Zu-

3.2. WAS IST EIN ELEKTRONISCHES DOKUMENT? 9

sammenhang mit Dokumentenmanagement-Systemen istdie Bezeichnung „Dokumentation”, die sich auf eine Zu-sammenstellung von Dokumenten zu einem bestimmtenSachverhalt bezieht. Einige „klassische” Dokumenten-Management-Systeme verfolgen daher auch das Ziel,aus verschiedenen Einzelkomponenten, die in unter-schiedlichen Versionen vorliegen können, zu einem de-finierten Zeitpunkt eine in sich geschlossene, aktuelleDokumentation zusammenzustellen.[12]

Aus den verschiedenen Ursprüngen des Begriffs Doku-ment wird auch verständlich, wie sich bei Anbieternund Anwendern Missverständnisse hinsichtlich der un-terschiedlichen Bedeutungen ergeben konnten.[13] Wich-tig ist daher zu ermitteln, welche Dokumente in eineDokumentenmanagement-Lösung überführt werden sol-len und wie sie physisch, formal und inhaltlich aufgebautsind. Ausschlaggebend für die Verwaltung ist ferner derNutzungs- und Rechtscharakter der Dokumente: dyna-mische, in Bearbeitung befindliche Textdateien sind vonunveränderbar und langfristig aufzubewahrenden Doku-menten zu unterscheiden.Ein Dokument hat daher in der Regel folgendeMerkmale:[14]

• physische Eigenschaften (Papier, Datei),

• formale Eigenschaften (Aufbau, Gestaltung),

• Ordnung (fachliche Zugehörigkeit, Reihenfolge,Version, Einordnung in einen Aktenplan),

• Inhalt (inhaltlicher Bezug),

• Charakter (Archivierungswürdigkeit,Aufbewahrungsverpflichtung, Rechtscharakter,Bearbeitungsmöglichkeiten),

• Zeit (Erzeugungsdatum, Verfallsdatum, letzte Be-nutzung),

• Erzeuger (Absender, Ersteller, Autor),

• Nutzer (Empfänger, berechtigter Bearbeiter, Leser,letzter Bearbeiter).

In der Regel ergeben sich alle diese Merkmale aus demDokument selbst. Sie werden in DV-Systemen für dieVerwaltung, den Zugriff und die Bereitstellung genutzt.Aus ihnen ergeben sich auch die Schutz- und Suchmerk-male für das Dokumentenmanagementsystem. Attributewie „Ordnung” oder „Charakter”, die für alle Dokumen-te einer Klasse gelten, z. B. Aufbewahrungsfristen, Ver-nichtungszeitpunkte, gemeinsame Schlagworte, Berech-tigungen etc., können über Dokumentenklassen vererbtwerden.Im Folgenden wird der Begriff Dokument fürelektronische Dokumente aus unterschiedlichstenQuellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteileiner Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.

3.2.2 Formen von Dokumenten

Dokumente können aus verschiedenen Quellen in ein Do-kumentenmanagementsystem gelangen:

• von Systemen selbst erzeugte Objekte wie Dateien(zum Beispiel Druck- oder Textdatei) oder Daten-sätze (zum Beispiel Tabelle aus einer Datenbank),

• analoge, in ein digitales Format gewandelte Objektewie Faksimiles (gescannte Images) oder Videofilmemit Ton, Sprache etc., die mit Kamera oder Mikro-fon erfasst werden.[15]

Ein Dokument kann weiterhin aus einem oder mehrerenEinzelobjekten bestehen, wie beispielsweise:

• Dokumente aus Textverarbeitung,Tabellenkalkulation oder Grafik,

• Bilder, zum Beispiel gescannte Papierdokumenteund Fotos,

• Formulare, zum Beispiel Electronic Data Interchan-ge (EDI),

• COLD-Dokumente (Computer Output to LaserDisk),

• ASCII- oder XML-Textdateien,

• Video-Clips oder

• Sound und Sprach-Clips, zum Beispiel ein aufge-zeichnetes Interview.

Nach ihrer Komplexität können elementare Dokumente,Compound Documents und Container-Dokumente un-terschieden werden.[16]

• Elementare Dokumente, die aus einem Objekt be-stehen, enthalten nur Daten eines Typs, also keineeingebetteten Grafiken, Bilder oder Aufrufe ande-rer Objekte.

• Aus mehreren Objekten zusammengesetzte Doku-mente werden auch als Compound Documents be-zeichnet. Compound Documents bestehen aus zu-sammengesetzten Dateien, die Text, Formatinfor-mation, Bilder, Tabellen etc. sowie Hyperlinks oderVerweise auf andere Komponenten beinhalten kön-nen.

• Einzelobjekte, komplexe Objekte, Verweisinforma-tionen, Links, Metadaten und interne Verwaltungs-daten können zur besseren Handhabung auch inContainern zusammengefasst werden.

10 KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

3.2.3 Selbstbeschreibende elektronischeDokumente

Container-Dokumente können in der Regel nur vom er-zeugenden Programm zerlegt, interpretiert und angezeigtwerden. Soll ein nur einmal gespeichertes Dokumentaus verschiedenen Zusammenhängen heraus genutzt oderüber andere als das erzeugende Programm auf einzel-ne Komponenten des Containers zugegriffen werden,muss das Container-Dokument alle benötigten Struktur-,Identifizierungs- und Verwaltungsinformationen mit sichtragen. Sind diese Bedingungen erfüllt, bezeichnet mandie Dokumente als „selbstbeschreibend“.[17]

Ein selbstbeschreibendes elektronisches Dokument be-steht neben seinem Inhalt aus Attributdaten (Metadaten),die den Zugriff auf Dokumente und deren Katalogisie-rung erlauben. Diese werden heute meistens in XML aufBasis einer DTD oder eines Schemas abgebildet. Im eng-lischen Sprachgebrauch werden solche Objekte als „Self-contained Document Object“ bezeichnet. Im Deutschenheißen sie auch „selbstbeschreibende Informationsobjek-te“. Sie setzen sich aus einer beliebigen Inhaltskompo-nente (Einzelobjekt, Container, Liste u. ä.) und einemvorgeschalteten, mit der Inhaltskomponente verbunde-nen „Header” zusammen. Der Header kann selbst ausverschiedenen Teilen zusammengesetzt sein. Er beginntin der Regel mit einer neutralen Beschreibung, welcheMerkmale und Attribute imHeader erwartet werden kön-nen.Ein Header beinhaltet im Allgemeinen folgende Attribu-te, die als Metadaten zum Dokument gehören[18]:

Codes für die Selbsterklärungsfunktion Hierzugehören zum Beispiel Anzahl und Reihenfolge derfolgenden Attribute, Attributnamen, Attributforma-te etc., heute meistens in XML definiert und externin einer DTD oder einem Schema referenziert

Eindeutige Identifizierung des Objektes Dies wird inder Regel durch einen „Unique Identifier“, eineneindeutigen Schlüssel für die Identifizierung jedesObjektes gehandhabt. Für Unique Identifier existie-ren sowohl allgemeine Standardisierungen als auchbrancheninterne Festlegungen. Der Unique Identi-fier wird benutzt, um auf das Objekt zuzugreifenund es als einmalig vorhandenes Dokument zu iden-tifizieren. In der Regel sind im Unique IdentifierEntstehungsort und -datum des Objektes mit Uhr-zeit kodiert.

Informationen zu Art, Anzahl und Struktur der ein-zelnen Teile der Inhaltskomponente

Hierunter ist der Aufbau der Inhaltskomponente zuverstehen, die nur aus einem einzelnen Faksimile,aber auch aus einer strukturierten DV-Liste, einemmehrseitigen Dokument oder einem zusammenge-setzten Container bestehen kann.

Formatinformationen Hierzu gehören beschreibende

Daten der Erzeugung der Inhaltskomponente.Formatinformationen werden zur Reproduktion derInformation ausgewertet (zum Beispiel für Anzeige,Bearbeitung und Druck).

Nutzungsinformationen Beispiele für Nutzungsinfor-mationen sind Erzeuger, vorgesehene Benutzer-gruppe, Status der Information oder Verknüpfungauf zulässige Bearbeitungsoperationen.

Schutzinformationen Hierzu gehören Prüfsummen,Zugriffsschutzmerkmale, gegebenenfalls eineelektronische Signatur und andere Attribute.

Referenzinformationen Referenzinformationen be-inhalten die Zugehörigkeit zu anderen Objekten wieFolgeseiten, vordefinierte Dokumentklassen, Ersatzanderer Dokumente durch ”logische Löschung”,Notizen, Versionsmanagement, Hintergrund-Faksimile, etc.

Inhaltliche Informationen Das sind beschreibende At-tribute und Ordnungsmerkmale, die in der Regel inder Verwaltungsdatenbank für den direkten Zugriffbenutzt werden. Sie dienen im Header für Prüfungs-, Wiederherstellungs- und Anzeigefunktionen.

Die Attribute können auch ausgewertet werden, wenn dieVerwaltungsdatenbank nicht im Zugriff ist oder das In-formationsobjekt in eine Umgebung außerhalb des erzeu-genden Systems versandt wurde.

3.3 Einsatzgebiete

Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Syste-me aus Datenbankservern mit den Dokumentendaten,Dateiservern, auf denen Dokumente im Bearbeitungs-zustand gehalten werden (im Englischen „Vaults“ ge-nannt), mehrstufigen Archivierungssystemen, auf de-nen Dokumente im Endzustand gespeichert werden,Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Lang-zeitdateiformat herstellen, und Kommunikationsservern,die die Transaktionen an das Zentralsystem auf Netz-werkprozessebene verwalten.[19]

Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage der Client-Server-Technik oder neuerdings auch der Web-Technik, diedezentral auf den Netzwerk-PCs der Benutzer, letztere inderen Internet-Browser laufen, die Nutzeranfragen überdas Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten überdas Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen.Aufgrund dieser komplexen Technik sind Hardwarean-schaffungen, Softwarelizenzen, aber vor allem Betriebund Betreuung für derartige Systeme extrem teuer. Nichtunterschätzt werden darf auch der hohe Administra-tionsaufwand für Benutzerrollen, -rechte, Schlagwort-Wörterbücher (Klassifikationssysteme) u. ä.

3.3. EINSATZGEBIETE 11

Oft hängen an einem umfassenden Dokumentenmanage-ment auch weitere personal-erfordernde Dienste, wieVorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung, zen-trales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prüf-dienste, Dokumenten-Import und -Export-Dienste (elek-tronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu3 Level u. ä.Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigerenWiederauffindbarkeit wird nicht allein durch das elektro-nische System sichergestellt, sondern durch die Aufstel-lung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern (Klassi-fizierungssysteme, Thesaurus), Dokumentenklassen unddie entsprechende Verschlagwortung bei der Abla-ge/beim Speichern von Dokumenten.Dieses und die durch die Systemkomplexität imVergleich zu der Dokumentenablage auf einfachenDateiservern im Firmennetzwerk mindestens um denFaktor zwei langsamere Ablage von Dokumenten ver-ursacht mehr Aufwand bei allen Mitarbeitern, die ihreDokumente mit einem Dokumentenmanagementsystemablegen. Dieser größere Aufwand kommt durch geringe-ren Aufwand beim Suchen wieder herein, wobei jedochzu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einemUnternehmen einmal abgelegte Dokument noch einmalzugegriffen werden muss.Der eigentliche Mehrwert eines Dokumentenmanage-mentsystems entsteht vor allem, wenn Dokumente nachlanger Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse wieder-aufgefunden werden müssen und durch das Wiederauf-finden finanzielle Sanktionen vermieden werden können,die für ein Unternehmen erheblich sein können. Auchkönnen durch das Auffinden alter Dokumente kostenin-tensive Doppelentwicklungen vermieden werden.Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit-Risiken nicht pauschal Rückstellungen treffen, ist der sog.Return-On-Investment für den Einsatz von Dokumenten-managementsystemen kaufmännisch nur schwer ermit-telbar.Des Weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfallsschwer zu quantifizierende Qualitätsvorteile, die vor al-lem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung kom-men.Weitere betriebswirtschaftliche Herausforderungen stel-len die Fixkosten für Softwarelizenzen, Betrieb und Be-treuung einerseits und die beträchtlichen Kosten pro An-wender für arbeitsplatz-/prozessspezifische Konfigurati-on, Training und für das „interne Marketing“ der Einfüh-rung der Dokumentenmanagement-Anwendung und dergenannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar.Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl ste-tig zunehmen können, sinkt mit steigender System-anwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht-Auffindbarkeit wichtiger Dokumente. Dagegen sind dieKosten bei geringster Anwenderzahl zwar auf den erstenBlick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fixkosten

jedoch weiterhin erheblich, und es steht diesen erhebli-chen Kosten dann so gut wie kein Nutzen gegenüber.Oftmals stoßen zentrale Dokumentenmanagementsyste-me heute noch an Grenzen, etwa bei mobilen Mitarbei-tern mit internationaler Geschäftstätigkeit. Hierfür wären„Koffer-Packen“- und „Synchronisations“-Funktionenmit z. B. projektweisen Kopien von Dokumentenbestän-den auf Laptops als Dokumentenmanagement-Funktionerforderlich. Solche Funktionserweiterungen modernerSysteme halten jedoch immer mehr Einzug.Zwar bieten die meisten Dokumentenmanagementsyste-me an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen imSystem abgelegten Dokumenten zu erstellen, jedoch fehltes an Verwaltungsmöglichkeiten für modular zusammen-gebaute Dokumente, bei denen z. B. ein Dokument alsTeil eines anderen angezeigt wird (vgl. Funktionalität derHyperlinks, OLE, eingebettete Grafiken u. ä.). Oftmalssind solche Beziehungen bei aus einem Dokumentenma-nagementsystem heraus geöffneten Dokumenten durchdie entsprechende Applikation dann nicht mehr auflös-bar. Die Abhilfe der Arbeitsanweisung an die Mitarbei-ter, auf derartigeModularisierungen zu verzichten, bringtdann wieder einige Nachteile mit sich, die der Einsatzvon Dokumentenmanagement eigentlich beseitigen soll,nämlich Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Doku-mente(nmodule) und Probleme bzgl. der Aktualität sol-cher Mehrfachinstanzen.Ein Problem stellen Pflege und Schulung der Schlagwort-Wörterbücher (auch Klassifizierungssysteme oderThesauri genannt) dar. Die für die Pflege des The-saurus zuständige Organisationseinheit ist oft mit deninhaltlichen Bedeutungen der Schlagwörter und damitmit der Sicherstellung von Einordnungsrichtigkeit undRedundanzfreiheit überfordert. Sie gibt deshalb häufigden Anträgen auf neue Ablage-Begriffe zu leichtfertignach. Andererseits überblicken die Antragsteller aus denGeschäftsprozessen oft nicht den bestehenden Aufbauder Schlagwortstruktur. Die Folge ist ein babylonischesGewirr an Schlagwortsystemen und -redundanzen, dasden Vorteil des leichten Wiederauffindens von Doku-menten in einem Dokumentenmanagementsystem nachinhaltlichen Kriterien schnell in Frage stellt. Hier kön-nen Dokumentenklassen mit VererbungsmechanismenAbhilfe schaffen.Selbstlernende Systeme mit Ähnlichkeitsvektorenund/oder neuronalen Netzen, mindestens aber dieMöglichkeit der Volltextsuche wären hier die Lösung.Solche Techniken werden heute aber noch nicht beiallen Dokumentenmanagementsystemen angeboten bzw.führen bei einer zu großen Menge von Dokumentenzu einer dem Anwender nicht mehr zumutbaren Be-einträchtigung der Performance seiner Suchanfragen,weshalb solche Möglichkeiten in der Konfiguration desDokumentenmanagementsystems oftmals deaktiviertwerden, auch wenn sie prinzipiell vorhanden sind.Der Einsatz von Workflow-Management-Komponenten

12 KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

muss mit einem entsprechenden konventionellenRessourcen-Management einhergehen. Die schnelle,elektronische Weiterleitung der Arbeitsschritte nütztnichts, wenn im Prozess Flaschenhälse an Arbeits-kapazität den Bearbeitungsfluss immer wieder zumHalten bringen. Immerhin bietet die Transparenz durchWorkflow-Protokolle die Gelegenheit zum Auffindensolcher Flaschenhälse. Berichtsmäßige Auswertungenverbieten sich in Deutschland jedoch durch entsprechen-de Arbeitnehmerschutz-Vorschriften.Bei höheren Geschäftsprozessen dürfen Workflows aufkeinen Fall zu starr programmiert werden, da sonst diekonventionelle Abarbeitung z. B. per Klärungen durchgemeinsame Sitzungen klar im Vorteil ist und durch dasDokumentenmanagementsystem nicht unterstützt wer-den kann.Es ist häufig schwierig, die Verwendung von Dokumen-tenmanagementsystemen bei allen Anwendern durchzu-setzen. Dies gilt für die Anwendung elektronischerWork-flows wie für die umständlichere Ablage von Dokumen-ten. In vielen Unternehmen ist die Arbeitslast pro Mit-arbeiter durch Rationalisierungsmaßnahmen heute derartverdichtet, dass den Mitarbeitern Mehraufwände für ad-ministrative Tätigkeiten kaum als dauerhaft durchhaltbarerscheinen.Oft werden die implementierten Berechtigungskonzepteauch als zu offen empfunden. Man kann durch Offenheitden Nutzen vergrößern, aber auch verkleinern, wenn zugroße Offenheit die Mitarbeiter abschreckt, ihre Doku-mente mit dem Dokumentenmanagementsystem abzule-gen.Eine wichtige Voraussetzung ist deshalb, dass das Un-ternehmensmanagement, d.h. die Führungskräfte auf al-len Ebenen, voll hinter der flächendeckenden Verwen-dung eines Dokumentenmanagementsystems mindestensfür alle wesentlichen Dokumente steht. Das Managementmuss sich der oben beschriebenen betriebswirtschaftli-chen Auswirkungen bewusst sein und diese entsprechendverantworten und konsequent vertreten. Ein Vorantrei-ben des Systemeinsatzes durch die EDV-Abteilung alleinreicht nicht aus.Das Dokumentenmanagement unterscheidet sich je nachArt der Dokumente und Anwendungsbereiche, die sichwiederum überschneiden können:[20]

3.3.1 Amtliche Dokumente

→ Hauptartikel: Elektronisches Dokument

3.3.2 Kaufmännische Dokumente

Ein Großteil der Dokumente in Unternehmen hat kauf-männischen Charakter. Für Handelsbriefe, Belege, steu-errelevante Daten und andere Vertrags- und Geschäftsin-

formationen existieren Vorgaben für die Aufbewahrung(in Deutschland z. B. Abgabenordnung, GoBD und an-dere). Geschäftspost kann nach dem Scannen vernich-tet werden, wenn die Informationen vollständig, indexiertund unverändert in eine revisionssichere elektronischeArchivierung überführt werden. Originär elektronischentstandene Dokumente müssen auch in elektronischerForm mit Dokumentenmanagementsystemen verwaltetwerden. Das Dokumentenmanagement von kaufmänni-schen Dokumenten wird häufig mit ERP-Systemen ver-bunden, da in diesen Kunden und Transaktionsdaten zuden Dokumenten verwaltet werden. Auch E-Mails kön-nen kaufmännische Dokumente darstellen und sind ent-sprechend elektronisch im Sachzusammenhang mit Do-kumentenmanagementlösungen zu verwalten.

3.3.3 Technische Zeichnungen

In Konstruktionsbüros, Maschinenbauunternehmen undähnlichen Unternehmen werden technische Zeichnungenaufbewahrt. Es kann sich dabei um Zehn- oder gar Hun-derttausende von oftmals großformatigen Zeichnungenhandeln, die typischerweise in großen Schubladen flachaufbewahrt werden. Die Referenzen heißen hier Zeich-nungsnummern, müssen aber nicht unbedingt Zahlensein. Das technische Dokumentenmanagement erlaubt indiesem Fall die Suche nach Art der Zeichnung, insbeson-dere auch des Auftraggebers, und stellt die Zeichnungs-nummer zur Verfügung. Daneben werden weitere Pro-duktionshinweise, etwa geeignete Maschinen, mit ange-geben. Die Zeichnungen werden meist formatabhängigabgespeichert.

3.3.4 Bibliotheken

Bibliotheken bieten Katalogsysteme an, mit denen manden Bestand durchsuchen kann. Hierbei umfasst das Do-kumentenmanagement aber nicht die Dokumente (Me-dien) selbst, sondern nur Verweise auf deren Inhalte undStandort; hierzu wird heutzutage häufig der OPAC be-nutzt.

3.3.5 Behördenakten

Sehr viele Dokumente befinden sich bei Behörden.Sie heißen dort Akten. Akten werden üblicherweise inder Registratur verwahrt und vom Sachbearbeiter an-gefordert. Die Anforderung erfolgt meistens über dasAktenzeichen, und die Ausgabe wird oftmals über ei-ne Registratur-Software verwaltet. Über die Art des Ak-tenzeichens gibt es detaillierte Vorschriften, die jedochvon Behörde zu Behörde verschieden sind. Basis für dieAktenzeichen ist der jeweilige Aktenplan der Verwal-tung, basierend auf den einheitlichen Aktenplänen der je-weiligen Länder. Ohne Aktenzeichen kann eine Akte in

3.5. WEITERENTWICKLUNG DES DOKUMENTENMANAGEMENTS 13

der Regel nicht mehr aufgefunden werden. Für die Ver-waltung elektronischer Akten bei Behörden wurde dasDOMEA-Konzept entwickelt. Dieses eignet sich jedochweniger für die Anwendung in kleineren Verwaltungenund Verwaltungsverbänden auf kommunaler Ebene.

3.3.6 Sonstiges

Zahlreiche Organisationen, Unternehmen und Institutio-nen bewahren Dokumente auf, so z. B. Krankenhäu-ser, Geschäftsunternehmen, Vereine, Selbständige, For-schungsinstitutionen usw. Die grundlegenden Problemedes Wiederauffindens sind überall die gleichen. Gleich-wohl sind alle Fälle anders gelagert. So ist die Anzahl derDokumente von Bedeutung. Es ist ein Unterschied, obnur zehntausend oder mehrere Millionen von Dokumen-ten verwaltet werdenmüssen. Die Vertraulichkeit der Do-kumente ist sehr unterschiedlich; manche sind geheim,andere sind öffentlich. Auch die Frage, wer Dokumentesucht, ist wesentlich. Ist dies das breite Publikum, müssendie Darstellungsformen aus sich selbst heraus verständ-lich sein. Greift nur ausgebildetes Personal zu, ist diesnicht erforderlich und in Fällen vertraulicher Unterlagenauch nicht erwünscht. Auch ist erheblich, ob sich die Do-kumente verändern oder nicht, ob sie wesentlich anwach-sen oder nicht, ob häufig oder nur sehr selten auf sie zu-gegriffen werden soll. Je nachdem müssen Dokumenten-managementsysteme unterschiedlich ausgelegt werden.Des Weiteren ist es möglich, mithilfe von Doku-mentenmanagementsystemen auch Bereiche wieQualitätsmanagement, Leistungsmanagement undRessourcenmanagement technisch zu unterstützen unddamit effizienter zu machen.

3.4 Betriebswirtschaftliche Be-trachtung des Dokumentenma-nagements

Für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit des Einsat-zes von elektronischen Dokumentenmanagementsyste-men sprechen folgende Argumente[21]:

• Gewährleistung der leichten Wiederauffind-barkeit von Dokumenten (Suchmaschine,Verschlagwortung, Vergabe eindeutigerDokumente-Identifikatoren)

• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit vonDokumenten (durch automatische Konvertierung inaller Voraussicht nach „zeitlose“ Dateiformate wieTIFF oder PDF/A)

• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfris-ten (teils bis zu 30 Jahren)

• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)

• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vor-lagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation beiDokumentenerstellung im Team, Prüf-, Freigabe-,Verteil- und Archivierungs-Workflow)

• Automatisierung vonGeschäftsprozessenmit Doku-menten

• Gewährleistung einesZugriffsberechtigungskonzeptes (Informations-sicherheit und Datenschutz)

• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an denDokumenten und der Weiterleitungen der Doku-mente (Audit Trail)

• Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durchMehrfachablage von Dokumenten entstehen (aufden E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- undBenutzerlaufwerken)

• Verhindern von Unklarheiten über die Gültigkeitvon Dokumentenständen und Konflikten durch par-allele Änderungen

• Verhindern von Doppelarbeit und Doppelablage

3.5 Weiterentwicklung des Doku-mentenmanagements

Dokumentenmanagement als Bestandteil eines übergreifendenEnterprise Content Management. Quelle: AIIM / Project Consult2003

Durch die Zusammenführung herkömmlicher Techni-ken des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn)mit Internettechniken, Web-Content-Management undPortalen entstand Ende der 1990er Jahre ECMEnterpriseContent Management. Dokumentenmanagement gilt

14 KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

heute nur noch als eine integrierte Komponente von über-greifenden Systemen mit Workflow, Collaboration, Re-cords Management, elektronischer Archivierung, Input-management und Outputmanagement. Übergreifend hatsich seit etwa dem Jahr 2000 der Begriff Dokumenten-Technologien oder (engl.) Document Related Technolo-gies (DRT) eingebürgert. Information Lifecycle Manage-ment (ILM) überlappt sich zunehmend mit den traditio-nellen Funktionen von Dokumentenmanagement.[22]

3.6 Dokumentenmanagementsysteme

3.6.1 Freie Software

Seit einiger Zeit gibt es auch Freie Software für DMS (un-ter lizenzgebührenfreien Open-Source-Lizenzen). FreieDMS-Software kann von Unternehmen selbst installiertund genutzt werden. Es gibt jedoch auch Systemhäuser,die sich auf freie DMS-Programme spezialisiert habenund auf Basis dieser Software kostenpflichtige Dienstleis-tungen erbringen.Die Vorteile eines freien Systems liegen einerseits in derMöglichkeit, das Programm selbst seinen Bedürfnissenanzupassen oder Fehler zu beheben, andererseits kanndas Investitionsvolumen deutlich gesenkt werden. Dieentstehenden Freiräume innerhalb des Budgets könnenintensiver für die meist erforderlichen Anpassungen ge-nutzt werden. Zudem steht ein lizenzkostenfreies Systemder Länge des gewählten Einführungszeitplans neutral ge-genüber, da im Zeitverlauf keine Kosten anfallen. Auchin der Folge der Investition ist die beliebige und prinzi-piell kostenlose Skalierbarkeit des Systems von Vorteil(abgesehen von indirekten Kosten wie Bereitstellung derInfrastruktur, die aber bei allen derartigen Installationenzu berücksichtigen sind).Freie DMS-Systeme sind technisch gesehen durchauskonkurrenzfähig, von Bedeutung bei der Auswahl sindjedoch Fragen der Haftung sowie die Themen Weiter-entwicklung, Wartung und Service. Durch die allgemeineVerfügbarkeit des Quellcodes bieten freie DMS-Systemeansonsten prinzipiell eine größtmögliche Unabhängigkeitvom Hersteller und damit eine zumindest theoretischgrößere Zukunftssicherheit, die ausschließlich von dendauerhaften Nutzenvorstellungen der Anbieter und An-wender abhängig ist. Ein für die Zukunftssicherheit wich-tiger Aspekt ist die Verfügbarkeit von Know-How bezüg-lich der Systeme. Eine große Community sorgt dabei fürdie gewünschte Unabhängigkeit und Verfügbarkeit desWissens rund um das jeweilige DMS. Gerade auch in öf-fentlichen Verwaltungen ist solch eine Zukunftssicherheitbesonders wichtig. Hier gilt es auch nach Jahrzehnten aufarchivierte Dokumente zugreifen zu können. Dies wirddurch die Verwendung von freier Software und offenenDokumentenformaten begünstigt.Zur freien Software gehören die Programme

• Alfresco (Community Edition)

• bitfarm-Archiv

• EcoDMS (Free4Three)

• LogicalDOC (Community Edition)

• Nuxeo EP

• Open-Xchange

• PLMWORX

3.6.2 Kommerzielle Software

Zur kommerziellen Software gehören die Programme

• Alfresco (Enterprise Edition)

• BSCW

• Document Control Center

• dotiga

• EcoDMS

• Elektronischer Leitz Ordner

• Fabasoft Folio

• IBM FileNet

• LogicalDOC (Enterprise Edition)

• Main Pyrus DMS

• Microsoft SharePoint Server (nur Teilfunktionen ei-nes DMS)

• Xerox DocuShare

3.7 Literatur

• Marcel Bisges: Urheberrechtliche Aspekte deselektronischen Dokumentenmanagements. Nomos,2009, ISBN 978-3-8329-4627-2.

• Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier,Torsten Komke: Dokumenten-Management. DpunktVerlag, 2004, ISBN 3-89864-258-5.

• Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans Strack-Zimmermann: Dokumenten-Management. Springer,Berlin 2002, ISBN 3-540-43577-8.

• Knut Hinkelmann, Barbara Thönssen:Dokumenten-Management & Archivierung. Prozessunterstützungfür Unternehmen und öffentliche Verwaltungen.1. Aufl. BPX Edition, März 2007, ISBN 978-3-905413-70-0.

3.10. EINZELNACHWEISE 15

• Martin Böhn, Maximilian Gantner, MichaelSchiklnag: Enterprise Content Management.Systemefür Dokumentenmanagement und Archivierung imVergleich. Oxygon Verlag, 2009, ISBN 978-3-937818-35-1.

• Renate Karl: Dokumentenmanagement und Archiv.dsk Studie ECM/BPMEdition.Teil 1, dsk Beratungs-GmbH, Pfaffenhofen 2006.

• Wolfgang Limper: Dokumenten-Management.DTV-Beck, 2001, ISBN 3-423-50236-3.

• Bernhard Zöller et al.: Dokumenten-Management –vom Archiv zum Enterprise Content Management.Code of Practice. Schriftenreihe des VOI e. V., 1.Aufl., Juni 2005, ISBN 3-932898-11-7.

• EN 82045-1/2 Dokumentenmanagement; Teil 1Prinzipien und Methoden, Teil 2 Metadaten und In-formationsreferenzmodelle

3.8 Siehe auch

3.9 Weblinks

Commons: Dokumentenmanagement – Sammlungvon Bildern, Videos und Audiodateien

• Definition der Archivschule Marburg, mit Literatur-hinweisen, 2010

•

• Linkkatalog zum Thema Dokumentenmanagementbei DMOZ

• Qualitäts-Umweltmanagement: Online-Dokumentenmanagement - So lebt das Ma-nagementsystem

3.10 Einzelnachweise[1] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten-

Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 18

[2] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 18

[3] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4., S. 36

[4] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management -Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in derGoogle-Buchsuche, S. 37).

[5] Einschätzung nach Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult,1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau inder Google-Buchsuche, S. 157).

[6] Ulrich Kampffmeyer: Enterprise Content Manage-ment. Project Consult, 2006, ISBN 3-9806756-0-2(eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S.13ff).

[7] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management -Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in derGoogle-Buchsuche, S. 38).

[8] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien - Wo-hin geht die Reise. Project Consult, 2003, ISBN 978-3-9806756-4-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S. 88f).

[9] Der Abschnitt “Dokument” wurde Ulrich Kampffmey-er: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Gabler,1997, ISBN 3-4098794-0-4. entlehnt

[10] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management -Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in derGoogle-Buchsuche)., S. 27

[11] Definition nach Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Project Consult,1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau inder Google-Buchsuche)., S. 27

[12] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4.

[13] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management -Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in derGoogle-Buchsuche)., S. 27

[14] Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumenten-Managements. Gabler, 1997, ISBN 3-4098794-0-4.

[15] Folgender Abschnitt und Zusammenstellungen aus UlrichKampffmeyer: Dokumenten-Management - Grundlagen& Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche).,S. 29

[16] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management -Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in derGoogle-Buchsuche)., S. 30

[17] Die folgenden Angaben zu self-contained Objects sie-he Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management -Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 30f; siehe auch die hieraus abgeleiteteDefinition von AIP Archive Information Object der ISO14721:2012 OAIS Open Archive Information System

[18] Die folgenden Angaben zu self-contained Objects sie-he Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management -Grundlagen & Zukunft. Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche)., S. 30f

16 KAPITEL 3. DOKUMENTENMANAGEMENT

[19] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer,Dokumentenmanagement, PROJECT CONSULT2005, http://www.pc.qumram-demo.ch/Files/Dokumentenmanagement_W2005.pdf, S. 10ff

[20] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer, Doku-mentenmanagement, PROJECT CONSULT 2005, S. 8ff

[21] Folgender Abschnitt nach Ulrich Kampffmeyer, Doku-mentenmanagement, PROJECT CONSULT 2005, S. 10

[22] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien - Wo-hin geht die Reise. Project Consult, 2003, ISBN 978-3-9806756-4-2 (eingeschränkte Vorschau in der Google-Buchsuche, S. 215ff).

Normdaten (Sachbegriff): GND: 4303691-0

Kapitel 4

Dokumenten-Technologien

Dokumenten-Technologien ist die Übertragung desenglischsprachigen Begriffes DRT Document RelatedTechnologies. Dokumenten-Technologien dienen zur Er-zeugung, Erfassung, Erschließung, Verwaltung, Aufbe-reitung, Bereitstellung, Verteilung, Sicherung und Be-wahrung von elektronischen Dokumenten[1].

4.1 Document Related Technolo-gies

Dokumenten-Technologien sind Dienste einer IT-Infrastruktur zur kontrollierten Nutzung elektronischerDokumente unabhängig von Anwendung, Ort, Zeit undErzeuger. Der Begriffsbestandteil Dokument (siehe auchDokumentenmanagement) ist dabei aus inhaltlicher undrechtlicher Sicht definiert. Er hat damit eine andereQualität als Daten, Information oder Content im Umfeldder Informationstechnik. Elektronische Dokumentedefinieren sich durch ihren Inhalt und rechtlichenCharakter und können in unterschiedlicher Form alsstrukturierte, schwach strukturierte oder unstrukturiertedigitale Information vorliegen[2].Das Akronym DRT und der Begriff Document Rela-ted Technologies wurde 1998 von Ulrich Kampffmeyereingeführt[3]. Der Begriff Dokumenten-Technologien istaus technologischer Sicht geprägt und damit im Unter-schied zu Dokumentenmanagement wesentlich weiterge-faßt. DRT Document Related Technologies beinhaltetnach Kampffmeyer zwei unterschiedliche Ansätze[2]:

• Systeme, die auf die Verarbeitung unstrukturier-ter oder schwach strukturierter Information („Doku-mente“) spezialisiert sind

• dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebi-ge Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriertwerden

Letzterer Ansatz setzt sich zunehmend durch, daDokumenten-Technologien als Server-Komponenten inmodernen Dienste-Architekturen zur Infrastruktur wer-den.

Im Gegensatz zu den Anbietern klassischer DM-Systemeoder ECM-Systeme positionieren sich Anbieter von di-gitalen Drucksystemen, Outputmanagementlösungen undanderen dokumentenorientierten Produkten eher unterdieser Klassifikation. Hier wird dieser Begriff z.T. auchauf Verfahren und Technologien angewendet, die nichtauf elektronischer Informationstechnik basieren, und sicham Begriff des Papierdokumentes orientieren.

4.2 Beispiele

Beispiele für den weitgefaßten Anspruch vonDokumenten-Technologien sind Content-Management-Systeme und Dokumentenmanagement, Methoden desInformationsmanagement und der Dokumentation, bei-spielsweise in Bibliotheken und Archiven. Dokumenten-Technologien stellen die Basisfunktionen für Enterprise-Content-Management bereit.Beispiele für die funktionalen Elemente und Kompo-nenten von Dokumenten-Technologien entsprechend deraufgeführten Begriffe in der Definition sind:

• Erzeugung: z. B. Textverarbeitung, E-Mail,Textbausteinsysteme

• Erfassung: z. B. Scannen, Dateiimport, COLD

• Erschließung: z. B. Indizierung, Kategorisierung,Klassifikation, Registratur

• Verwaltung: z. B. Dokumentenmanagement,Enterprise-Content-Management, Datenbank,Dateisystem

• Aufbereitung: z. B. Konverter, OCR, PDF, SingleSource Publishing

• Bereitstellung: z. B. Intranet, Portale, Webseiten,Druck, Elektronische Publikation, Output Manage-ment, CrossMedia Publishing, Computer Output onLaserdisk

• Verteilung: z. B. Workflow, E-Mail, Groupware,Business Process Management

17

18 KAPITEL 4. DOKUMENTEN-TECHNOLOGIEN

• Sicherung: z. B. elektronische Signatur,Datensicherung

• Bewahrung: z. B. elektronische Archivie-rung, Information Lifecycle Management,Langzeitarchivierung

4.3 Zertifizierung• CompTIA CDIA+ Zertifizierung

4.4 Literatur• Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien:

Wohin geht die Reise?. Hamburg 2003, 411 Seiten,ISBN 3-9806756-4-5.

• Öghan Karakas: Document Related Technologies:Das Fundament für E-Business. Hansebuch Verlag,Hamburg 2003, 230 Seiten, ISBN 3-934880-07-X

4.5 Fußnoten[1] Quelle

[2] Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?, 2003

[3] Vortrag Paradigmenwechsel im Dokumenten-Managementauf der DMS EXPO 1998

4.6 Weblinks• AIIM international, Association for Information andImage Management international . InternationalerVerband für Enterprise Content Management undDokumententechnologien

• BIT Fachzeitschrift für Dokumententechnologien;BIT-Verlag Stuttgart.

• DOXNET - The Document X-perts Network e.V. .Deutscher Verband für Dokumententechnologien

• DLM-Forum Vereinigung der europäischen Natio-nalarchive

• VOI Verband Organisations- und Informationssys-teme e.V. . Deutscher Verband für Dokumentenma-nagement

Kapitel 5

Dokumentenklasse

Eine Dokumentenklasse beschreibt imDokumentenmanagement, bei der elektronischenArchivierung und beim Records-Management Grup-pierungen von Objekten mit gleichen Attributen oderEigenschaften.[1]

Die Nutzung von Dokumentenklassen ist eine der we-sentlichen Eigenschaften von Systemen, um Dokumen-te und Informationsobjekte zu schützen, zu strukturie-ren und zu ordnen, in geeigneter Form in elektronischenAkten zu visualisieren und effizient zu verwalten.[2]

Die Attributwerte der Klasse werden auf alle zugeord-neten Dokumente und Informationsobjekte durch Zu-ordnung der Dokumentenklasse vererbt. Dies vereinfachtund beschleunigt die Indizierung und dient zur Vermei-dung von Fehlern bei manuellen Attributeingaben. Ein-zelnen Objekten müssen nur noch individuelle Attribu-te zugeordnet werden. Auch bei späteren Änderungen anAttributwerten einer Klasse vererben sich die Änderun-gen auf alle zur Klasse gehörigen Objekte. Dies trägt zurKonsistenz von Dokumentensammlungen bei.Typische Attribute von Dokumenten- oderInformationsobjektklassen[3] sind Schlagworte,Ordnungskriterien, Berechtigungen, Speicherorte,Aufbewahrungsfristen, Vernichtungszeitpunkte etc.Bei diesen Attributen handelt es sich in der Regel umMetadaten, die für Zugriff, Schutz und Verwaltungder Objekte benötigt werden. Die Klasse, bzw. eineReferenz auf die Klassendefinition, wird zum Attributdes klassifizierten Objektes.Den Prozess der Zuordnung von Objekten zu einer Klas-se bezeichnet man als Klassierung, Klassifizierung oderKategorisierung. Im Dokumentenmanagement gebräuch-licher für die Zuordnung von Attributen und Klassen zuDokumenten und Informationsobjekten sind jedoch dieBegriffe Indizierung, Indexierung oder Attributierung,die auch die Klassifizierung einschließen.

5.1 Normung

• DIN EN 61355 Klassifikation und Kennzeichnungvon Dokumenten für Anlagen, Systeme und Einrich-tungen regelt die einheitliche und Hersteller über-

greifende Klassifikation und Identifikation von Do-kumenten.

5.2 Siehe auch• Dokumentation

• Dokumentenmanagement

• DTD

• Elektronisches Dokument

5.3 Einzelnachweise[1] Stephan Schüttler: Unternehmensweites Dokumentenma-

nagement. Einsatz und Potenzial am Beispiel eines Elek-trofachgroßhandels. GRIN Verlag, 2011, ISBN 978-3-640-84003-8, S. 7 (eingeschränkte Vorschau in derGoogle-Buchsuche).

[2] Ulrich Kampffmeyer: Dokumentenmanagement in derVerwaltung. In: Martin Wind, Detlev Kröger (Hrsg.):Handbuch IT in der Verwaltung. Springer, 2006, ISBN3-540-21879-3.

[3] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Management -Grundlagen & Zukunft. PROJECT CONSULT, 1999,ISBN 3-9806756-0-2 (eingeschränkte Vorschau in derGoogle-Buchsuche).

19

Kapitel 6

Elektronische Archivierung

Elektronische Archivierung steht für die unverän-derbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer In-formation im Sinne des Enterprise Content Manage-ment. Für die elektronische Archivierung werden in derRegel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der BegriffElektronische Archivierung fasst unterschiedliche Kom-ponenten eines Enterprise Content Management Sys-tems zusammen, die im angloamerikanischen Sprachge-brauch separat als „RecordsManagement“, „Storage“ und„Preservation“ bezeichnet werden. Der wissenschaftlicheBegriff eines Archivs im Sinne der Langzeitarchivierungist inhaltlich nicht identisch mit dem Begriff, der von derDokumentenmanagement-Branche verwendet wird.Der Begriff der elektronischen Archivierung wird sehrunterschiedlich benutzt. Während heute Unternehmenschon Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren für han-delsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Do-kumente als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wirdin historischen Archiven von einer sicheren, geordnetenund jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von Informa-tionen mit Speicherzeiträumen von mehreren Jahrhun-derten gesprochen. Angesichts der sich ständig verän-dernden Techniken, immer neuer Software, Formate undStandards, ist dies eine große Herausforderung für dieInformationsgesellschaft.Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellungvon Information ist eine Voraussetzung für die Ar-beitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltun-gen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischerInformation wachsen die Probleme der langzeitigen Auf-bewahrung, obwohl moderne Softwaretechniken wesent-lich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, alsdies herkömmlich mit Papier, Aktenordnern und Rega-len möglich war. Immer mehr Information entsteht digi-tal und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine möglicheRepräsentation des ursprünglichen elektronischen Doku-ments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen er-halten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscha-rakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schrift-stücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechts-kräftig nur noch in elektronischer Form. Diese Entwick-lungen zwingen inzwischen jedes Unternehmen, sich ver-stärkt mit dem Thema elektronische Archivierung aus-einanderzusetzen.

6.1 Definitionen

In Deutschland haben sich für die elektronische Archi-vierung drei Definitionen [1] eingebürgert:

6.1.1 Elektronische Archivierung

Elektronische Archivierung ist die datenbank-gestützte, langzeitige, sichere und unveränder-bare Aufbewahrung von jederzeit wieder re-produzierbaren elektronischen Informations-objekten.

6.1.2 Elektronische Langzeitarchivierung

Elektronische Langzeitarchivierung ist dieAufbewahrung elektronischer Informationenfür mehr als 10 Jahre.

Der Begriff Langzeitarchivierung ist im Prinzip einPleonasmus, da Archivierung den Langzeitaspekt bereitsimpliziert, er hilft aber den Unterschied zur Kurzzeitar-chivierung, bzw. Backup hervorzuheben.

6.1.3 Revisionssichere elektronische Ar-chivierung

Revisionssichere Archivierung ist die Aufbe-wahrung von elektronischen, geschäftsrelevan-ten Informationsobjekten, die den Anforde-rungen des Handelsgesetzbuches § 239, § 257HGB sowie der Abgabenordnung § 146, §147,§ 200 und den GoBS (zukünftig Go-bIT) an die sichere, ordnungsgemäße Auf-bewahrung von kaufmännischen Dokumentenentspricht und die Aufbewahrungsfristen vonsechs bis zehn Jahren erfüllt.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung(AO) geben hier die Grundlagen für die Speicherung,unabhängig ob in herkömmlichen Papierarchiven oder

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6.2. STANDARDS FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG 21

Tape Library (Innenansicht)

elektronischen Systemen, vor (siehe Revisionssicherheit).Die Anforderungen sind in dem Code of Practice„Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOIVerband Organisations- und Informationssysteme e.V. 1996 zusammengefasst worden. Die Definition fürrevisionssichere Archivierung stammt ursprünglich vonUlrich Kampffmeyer bereits aus dem Jahr 1992. In-ternational ist die Funktionalität und der Umfang vonelektronischen Archiven in der Norm ISO 14721 OAISOpen Archival Information System und der von Records-Management-Systemen in der ISO 15489−1/−2 In-formation und Dokumentation – Schriftgutverwaltungdefiniert. In Deutschland können unter dem Aspektder Sicherheit und Prüfung von Archivsystemen dieIT-Grundschutz-Kataloge des BSI herangezogen wer-den. Werden E-Mails nicht revisionssicher abgespeichert,müssen geschäftsführende IT-Verantwortliche u.U. per-sönlich haften, was Freiheitsstrafen von bis zu zwei Jah-ren oder Geldstrafen mit sich bringen kann.[2]

6.2 Standards für die elektronischeArchivierung

Der wichtigste Standard für die elektronische Archivie-rung ist das OAIS “ReferenceModel for an OpenArchiveInformation System”. Das Referenzmodell beschreibt dieFunktionen und Komponenten, die für eine langzeitigeelektronische Archivierung notwendig sind. OAIS wurdevon den Weltraumbehörden entwickelt und 2003 als ISOStandard 14721 übernommen. Die Version 2 von OA-IS, das sogenannte “Magenta Book”[3] wurde im August2012 als ISO Norm 14721:2012 übernommen[4].

6.3 Merksätze zur revisionssiche-ren Archivierung

Die folgenden zehn Merksätze zur revisionssicherenelektronischen Archivierung stammen vom VerbandOrganisations- und Informationssysteme e. V. [5]:

1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtli-chen und organisationsinternen Anforderungen ord-nungsgemäß aufbewahrt werden

2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – keinDokument darf auf dem Weg ins Archiv oder imArchiv selbst verloren gehen

3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühest-möglichen Zeitpunkt zu archivieren

4. Jedes Dokument muss mit seinem Original überein-stimmen und unveränderbar archiviert werden

5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berech-tigten Benutzern eingesehen werden

6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wieder-gefunden und reproduziert werden können

7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seinerAufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archivgelöscht werden

8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsys-tem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokol-liert werden

9. Das gesamte organisatorische und technische Ver-fahren der Archivierung kann von einem sachver-ständigen Dritten jederzeit geprüft werden

10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archiv-systemmuss die Einhaltung aller zuvor aufgeführtenGrundsätze sichergestellt sein

22 KAPITEL 6. ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

6.4 Umsetzung der Anforderungenin elektronischen Archivsyste-men

Zur Erfüllung dieser Vorgaben wurden Archivsystemebestehend aus Datenbanken, Archivsoftware und Spei-chersystemen geschaffen, die in Deutschland von zahlrei-chen Herstellern und Systemintegratoren angeboten wer-den. Diese Systeme basieren meistens auf dem Ansatz,über eine Referenzdatenbank mit den Verwaltungs- undIndexkriterien auf einen externen Speicher zu verweisen,in dem die Informationsobjekte gehalten werden. Die-se sogenannte Referenz-Datenbank-Architektur war not-wendig, um große Mengen von Informationen von denzwar schnellen aber kostenintensiven Online-Speichernin separate Archivspeicher auszulagern. Die Datenbankerlaubt über den Index dabei jederzeit, das Dokumentwieder zu finden und mit einem entsprechenden Anzeige-programm dem Anwender bereitzustellen. In den Früh-zeiten dieser Technologie handelte es sich meistens umsehr geschlossene, eigenständige Systeme, die praktischzu „Inseln“ in der IT-Landschaft führten. Heute glie-dern sich Archivsysteme als nachgeordnete Dienste (→Serviceorientierte Architektur) in die IT-Infrastrukturein, werden direkt von Bürokommunikations- und Fach-anwendungen bedient und stellen diesen Anwendungenauch die benötigten Informationen zur Verarbeitung undAnzeige wieder zur Verfügung. Für den Anwender ist esdabei unerheblich, wo die benötigte Information gespei-chert ist. Die Diskussion um das „richtige“ Speicherme-dium für die elektronische Archivierung führen meistensnur die IT-Fachleute, Projektmitarbeiter und Rechtsab-teilungen, wenn es um die Auswahl und Einführung eineselektronischen Archivsystems geht.

6.5 Funktionale Anforderungen anein elektronisches Archivsys-tem

Elektronische Archivsysteme zeichnen sich durch folgen-de eigenständige Merkmale aus:

• programmgestützter, direkter Zugriff auf einzelneInformationsobjekte, landläufig auch Dokumentegenannt, oder Informationskollektionen, z. B. Lis-ten, Container mit mehreren Objekten etc.

• datenbankgestützte Verwaltung der Informationsob-jekte auf Basis von Metadaten und gegebenenfallsVolltexterschließung der Inhalte der archivierten In-formationsobjekte

• Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Re-cherchestrategien, um auf die gesuchte Informationdirekt zugreifen zu können

• Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebi-ger Informationsobjekte, vom gescannten Faksimileüber Dokumentenformat-Dateien und E-Mails bishin zu komplexen XML-Strukturen, Listen, COLD-Dokumenten oder ganzen Datenbankinhalten

• Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmalbeschreibbaren Medien einschließlich des Zugriffsauf Medien die sich nicht mehr im Speichersystemdirekt befinden

• Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeichertenInformationen über einen längeren Zeitraum, derJahrzehnte betragen kann

• Bereitstellung von Informationsobjekten unabhän-gig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwen-dung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabean andere Programme

• Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Ver-einfachung der Erfassung durch Vererbung vonMerkmalen und Strukturierung der Informationsba-sis

• Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilenArchivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zurAnzeige von Informationsobjekten, für die die ur-sprünglich erzeugende Anwendung nicht mehr zurVerfügung steht

• Absicherung der gespeicherten Informationsobjektegegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränder-barkeit der gespeicherten Information

• Übergreifende Verwaltung unterschiedlicherSpeichersysteme, um z. B. durch Zwischen-speicher (Caches) schnellen Zugriff und zügigeBereitstellung der Informationen zu gewährleisten

• Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Ar-chive als Dienste in beliebige Anwendungen inte-grieren zu können

• Eigenständige Wiederherstellungsfunktionalität(Recovery), um inkonsistent gewordene odergestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wiederaufbauen zu können

• Sichere Protokollierung von allen Veränderungen anStrukturen und Informationsobjekten, die die Kon-sistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden könnenund dokumentieren, wie die Informationen im Ar-chivsystem verarbeitet wurden

• Unterstützung von Standards für die spezielle Auf-zeichnung von Informationen auf Speichern mitWORM-Verfahren, für gespeicherte Dokumenteund für die Informationsobjekte beschreibendeMetadaten um eine langfristige Verfügbarkeit unddie Migrationssicherheit zu gewährleisten

6.6. SPEICHERTECHNOLOGIEN FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG 23

• Unterstützung von automatisierten, nachvollziehba-ren und verlustfreien Migrationsverfahren

All diese Eigenschaften sollten deutlich machen, dass esnicht um hierarchisches Speichermanagement oder her-kömmliche Datensicherung geht. Elektronische Archiv-systeme sind eine Klasse für sich, die als nachgeordneteDienste in jede IT-Infrastruktur gehören.

6.6 Speichertechnologien für dieelektronische Archivierung

Bei den elektronischen Speichertechnologien ist eineTrennung zwischen der Verwaltungs- und Ansteuerungs-software einerseits und den eigentlichen Speichermedi-en andererseits notwendig. Herkömmliche magnetischeSpeichermedien galten in der Vergangenheit als nicht ge-eignet für die revisionssichere elektronische Archivie-rung, da die gespeicherten Informationen jederzeit ge-ändert und überschrieben werden können. Dies betrifftin besonderem Maße Festplatten, die von Betriebssyste-men dynamisch verwaltet werden. Magnetische Einflüs-se, „Head-Crashs“ und andere Risiken wiesen den Fest-platten die Rolle der reinen Onlinespeicher zu. Bei Ma-gnetbändern kam neben der Löschbarkeit hinzu, dass die-se Medien hohen Belastungen und Abnutzungen, sowiemagnetischen Überlagerungen bei zu langer Aufbewah-rung unterliegen.

6.6.1 Herkömmliche WORM-Medien

In den 80er Jahren wurden spezielle digital-optische Spei-chermedien entwickelt, die in ihrem Laufwerk mit ei-nem Laser berührungsfrei nur einmal beschrieben wer-den können. Diese Speichertechnologie bezeichnet manals WORM „Write Once, Read Multiple Times“. DieSpeichermedien selbst sind durch ihre physikalischen Ei-genschaften gegen Veränderungen geschützt und bieteneine wesentliche höhere Lebensdauer, als die bis dahinbekannten magnetischen Medien.In diese Kategorie von Speichermedien fallen folgendeTypen:

CD-WORM

Bei der nur einmal beschreibbaren Compact Disc mit et-wa 650 MegaByte Speicherkapazität wird die Speicher-oberfläche des Mediums beim Schreiben irreversibel ver-ändert. CD-Medien sind durch ISO 9660 standardisiertund kostengünstig. Die Qualität mancher billiger Medi-en ist aber für eine Langzeitarchivierung als nicht aus-reichend zu erachten. Für Laufwerke und Medien gibtes zahlreiche Anbieter. Die Ansteuerung der Laufwerkewird von den Betriebssystemen direkt unterstützt.

CD-R-Medium

DVD-WORM

Ähnlich wie die CD wird bei der DVD-ROM die Spei-cheroberfläche irreversibel im Medium verändert. DVDssind derzeit noch nicht einheitlich genormt und bietenunterschiedliche Speicherkapazitäten zwischen 4 und 17GigaByte. Beim Einsatz für die Archivierung ist daherdarauf zu achten, dass Laufwerk und Medien den An-forderungen der langzeitigen Verfügbarkeit gerecht wer-den. Es gibt auch hier zahlreiche Anbieter und die meis-ten Laufwerke werden auch direkt von den gängigen Be-triebssystemen unterstützt.

5¼“ WORM

Bei diesen Medien und Laufwerken handelt es sich umdie traditionelle Technologie, die speziell für die elektro-nische Archivierung entwickelt wurde. Die Medien be-finden sich in einer Schutzhülle und sind daher gegen Um-welteinflüsse besser gesichert als CD und DVD, die fürden Endverbraucher-Markt entwickelt wurden. Die Me-dien werden mit einem Laser beschrieben und bieten ei-ne äußerst hohe Verfälschungssicherheit. Der derzeitigeStand der Technik sind sogenannte UDO-Medien, die ei-nen blauen Laser verwenden und eine Speicherkapazitätvon 60 GigaByte bieten. Zukünftig ist mit noch deutlichhöheren Kapazitäten je Medium zu rechnen. Nachteiligist, dass Medien jeweils vorangehender Generationen der5¼“-Medien in neuen Laufwerken nicht verwendet wer-den können. Für den Anschluss von 5¼“-Laufwerken istspezielle Treibersoftware notwendig.Für die Verwaltung und Nutzung der Medien sind so-genannte Jukeboxen, also Plattenwechselautomaten ge-bräuchlich. Diese stellen softwaregestützt die benötigtenInformationen von den Medien bereit. Die Software er-möglicht es in der Regel auch, diejenigen Medien mit zuverwalten, die sich nicht mehr in der Jukebox befinden

24 KAPITEL 6. ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

und auf Anforderung manuell zugeführt werden müssen.Die Software zur Ansteuerung von Jukeboxen wird direktin die Archivsoftware integriert, aber auch als unabhän-gige Ansteuerungssoftware, angeboten. Zum Anschlussvon Jukeboxen bedient man sich in der Regel eigener Ser-ver, die auch die Verwaltung und das Caching überneh-men. Inzwischen können solche Systeme aber auch alsNAS Network attached Storage oder integriert in SANStorage Area Networks genutzt werden.

6.6.2 Neuere Technologien

Neben den klassischen Archivspeichern, die auf rotieren-den, digital-optischenWechselmedien basieren, treten in-zwischen zwei weitere Technologien auf:

Content Addressed Storage (CAS)

Hierbei handelt es sich um Festplattensysteme, die durchspezielle Software die gleichen Eigenschaften wie einherkömmliches WORM-Medium erreichen. Ein Über-schreiben oder Ändern der Information auf dem Spei-chersystem wird durch die Kodierung bei der Spei-cherung und die spezielle Adressierung verhindert. Beidiesen CAS-Speichersystemen handelt es sich um ab-geschlossene Subsysteme, die allerdings nahezu wieherkömmliche Festplattensysteme direkt in die IT-Umgebung integriert werden können. Sie bieten Spei-cherkapazitäten mit hoher Performance im TeraByte-Bereich.

WORM-Bänder

WORM-Bänder sind Magnetbänder, die durch mehre-re kombinierte Eigenschaften ebenfalls die Anforderun-gen an ein herkömmliches WORM-Medium erfüllen.Hierzu gehören spezielle Bandmedien sowie geschütz-te Kassetten und besondere Laufwerke, die die Einmal-beschreibbarkeit sicherstellen. Besonders in Rechenzen-tren, in denen Bandroboter und Librarysysteme bereitsvorhanden sind, stellen die WORM-Bänder eine einfachzu integrierende Komponente für die Langzeitarchivie-rung dar. Die vorhandene Steuersoftware kann mit denMedien umgehen und auch entsprechendes Umkopierenund Sichern automatisieren. Besonders für größere Un-ternehmen und Verwaltungen mit Rechenzentren stellenFestplatten- oder WORM-Bandarchive eine Option dar,da sie sich einfach in den laufenden Betrieb integrierenlassen. Der Einsatz vonWORM-Bändern für den Online-Zugriff ist jedoch zweifelhaft, da Wartezeiten sowohl fürdas Einlegen des Bandes per Roboter als auch Umspul-zeiten anfallen. Sind die Daten in Containern organisiert,kann es zusätzlich innerhalb des Containers zu mehrerenUmspulvorgängen für ein einzelnes Datenobjekt kommen(Lesen des Inhaltsverzeichnisses, Lesen des Datenobjek-tes, Lesen einer Checksumme). Damit verbunden ist ei-

ne entsprechende Beanspruchung der Hardware und derBänder selbst.

6.7 Strategien zur Sicherstellungder Verfügbarkeit archivierterInformation

Standardisierung Wesentliche Voraussetzung für dielangfristige Verfügbarkeit elektronischer Informa-tion ist die Einhaltung von Standards. Zu berück-sichtigen sind Aufzeichnungsformate, Metadaten,Medien und die Dateiformate der Informations-objekte selbst. Schon bei der Erzeugung von Da-ten sollte die langfristige Speicherung berücksich-tigt werden. Langzeitig stabile Formate sollten be-vorzugt verwendet werden. Eigenschaften eines sol-chen Formats sollten eine weite Verbreitung, eineoffene Spezifikation (Norm) oder die spezielle Ent-wicklung als Format zur langfristigen Datenspei-cherung sein. Beispiele für standardisierte Forma-te sind XML-Dateien, TIFF und PDF/A-Archive.Für Metadaten gibt es verschiedene standardisier-te Metadatenformate. Die Architektur von Archiv-systemen und der Aufbau von Informationsobjektenist durch die ISO 14721 OAIS Open Archival In-formation System Spezifikation standardisiert wor-den. Für den Anschluss vom Archivspeichern wirddurch die SNIA, den Dachverband der Speicherher-steller, eine XML-basierte Schnittstelle (XAM) be-reitgestellt.

Migration Eine Methode zur Sicherstellung der Ver-fügbarkeit ist die Migration von Information in ei-ne neue Systemumgebung. Sie stellt unter Umstän-den ein Risiko dar, wenn die Informationen nichtnachweislich unverändert, vollständig und weiter-hin uneingeschränkt wieder findbar von einer Sys-temlösung auf eine andere migriert werden. Ori-ginalität und Authentizität können durch eine Mi-gration in Frage gestellt werden. Anderseits zwingtder technologische Wandel die Anwender auf neueSpeicher- und Verwaltungskomponenten rechtzeitigzu wechseln, um die Information verfügbar zu hal-ten. Die Migration ist daher bereits bei der Erstein-richtung eines Archiv- und Speichersystems zu pla-nen, um ohne Risiko und Aufwand den Wech-sel vollziehen zu können. Kontrollierte, verlustfreie,„kontinuierliche Migration“ ist zurzeit die wichtigs-te Lösung, Information über Jahrzehnte und Jahr-hunderte verfügbar zu halten. Das Thema Migrati-on wurde durch die Veränderungen und die Kon-solidierung des Dokumentenmanagement-Marktesmit dem Verschwinden von zahlreichen Anbieternhäufig diskutiert. Der Wegfall einzelner Produktezwingt zur Migration auf andere Formate, manch-mal mit Hilfe eines eigenen Migrationsprogramms.

6.8. RECHTLICHE UND REGULATIVE VORGABEN FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG 25

Wer ein Archivsystem einführt, muss sich daher vonAnbeginn an mit dem Thema Migrationsplanungbeschäftigen.

Emulation In der wissenschaftlichenWelt wird noch einzweites Modell ähnlich stark diskutiert: Emulation.Emulation heißt, die Eigenschaften eines älterenSystems so zu simulieren, dass damit auch Datendieses Systems mit neueren Computern und Be-triebssystemen wieder genutzt werden können. Bei-spiele gibt es einige, zum Beispiel bei Computer-spielen oder Apple-Computern. Diese Lösungsstra-tegie wird im Bereich der langfristigen Datenspei-cherung aber noch nicht in größerem Ausmaß ein-gesetzt. Nachteile sind, dass der Aufwand künfti-ger Emulationsschritte nicht planbar ist und bei ei-nem zu großen Paradigmenwechsel eines Tages viel-leicht gar nicht mehr durchführbar ist. Diese Nach-teile gelten in ähnlicher Form auch für nicht recht-zeitig durchgeführte Migrationen.

Kapselung Als Vorbereitung für Emulation eignet sichinsbesondere das Kapselung-Verfahren. Dabei wer-den zusätzlich mit der zu bewahrenden Datei oderdem Informationsobjekt auch noch die Software,mit der man es visualisieren und reproduzierenkann, sowie die zugehörigen Metadaten in einer„Kapsel“ gespeichert. Damit sind alle für die Nut-zung notwendigen Informationen in Zukunft sofortzusammenhängend gespeichert. Durch diese Me-thode können die zu speichernden Objekte sehr großwerden, ohne dass jedoch vollständig sichergestelltist, dass die mitarchivierte Software auch in zukünf-tigen Betriebssystemumgebungen lauffähig ist.

Konversion zur Laufzeit Lassen sich die Formate derzu speichernden Informationsobjekte nicht kontrol-lieren und nicht auf wenige Langzeitformate ein-schränken, sind Konverter und Betrachter system-seitig ständig vorzuhalten, die ältere Formate in an-zeigbare Formate beim Aufruf der Objekte wan-deln. Dies führt mittelfristig zu einer Vielzahl vonbereitzuhaltenden Konvertern und Betrachtern, fürdie eine eigenständige Verwaltung erforderlich ist,um zu einem älteren Informationsobjekt den je-weils passenden, aktuellen Konverter aufrufen zukönnen. Die Konversion zur Laufzeit unterscheidetsich von der Emulation dadurch, dass nicht eine äl-tere Umgebung aufgerufen, sondern das Objekt fürdie aktuelle Umgebung gewandelt wird. SpezielleEigenschaften von Formaten, elektronische Signa-turen und Komponenten digitaler Rechteverwaltungkönnen hierbei, ebenso wie bei den anderen Verfah-ren, zu Problemen führen.

6.8 Rechtliche und regulative Vor-gaben für die elektronische Ar-chivierung

Das Thema Archivierung und Langzeitspeicherunghat in den letzten Jahren besonders durch rechtli-che und regulative Vorgaben an Bedeutung gewonnen.Die Gleichbehandlung von digitalen Dokumenten mitelektronischer Signatur wie herkömmlichen Papierdoku-mente, der Sarbanes-Oxley Act und andere Compliance-Anforderungen in den USA, die Diskussion um dieArchivierung steuerrelevanter Daten entsprechend denGDPdU in Deutschland machen revisionssichere Archiv-und Speichersysteme erforderlich. Im Rahmen der Dis-kussion der gesetzlichen Anforderungen stellte sich häu-fig die Frage nach dem „richtigen“ Speichermedium. Tra-ditionelle WORM-Medien, die physisch nur einmal be-schreibbar sind, erhoben den Anspruch die einzig rich-tigen Speichermedien zu sein. Die Hersteller von Fest-plattensystemen und WORM-Tapes konterten. Grund-sätzlich gilt jedoch, dass Gesetze und Verordnungen me-dienneutral sind (oder sein sollten), da angesichts derlangfristigen Aufbewahrungszeiträume auch Technolo-giewechsel berücksichtigt werden müssen. Das „richti-ge“ Speichermedium gibt es daher nicht. Das gesamteVerfahren der Archivierung muss geschlossen und sichersein. Dies geht über die Frage der Speicherlaufwerke und-medien hinaus und bezieht auch die organisatorischenProzesse mit ein.

6.9 Weiterentwicklung

Die Elektronische Archivierung entspricht der „Preserve“-Komponente im Enterprise-Content-Management-Modell. [6]

Entscheidend für den Einsatz von Archiv-Speichertechnologien ist inzwischen die Softwaregeworden. Sie sichert unabhängig vom Medium dieUnveränderbarkeit der Information, sie ermöglicht

26 KAPITEL 6. ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG

den schnellen Zugriff und sie verwaltet gigantischeSpeichermengen. Bisher waren elektronische Archi-ve eine spezielle Domäne der Archivsystemanbieter.Nunmehr wird aber die Speichertechnologie selbstimmer intelligenter. Systemmanagement- und Spei-cherverwaltungssoftware verwalten inzwischen auch dieelektronischen Archive. Zusätzlich kann immer nochein herkömmliches Archiv-, Records-Management- oderContent-Management-System für die inhaltliche Struk-turierung, die Ordnung, Erschließung und Bereitstellungder Informationen eingesetzt werden. Die Speichersys-temanbieter rüsten jedoch auf. Ihr Ziel ist es, Archiv-speicher als Infrastruktur betriebssystemnah und für alleAnwendungen gleich bereitzustellen: Dieser Trend imJahr 2003 wird Informationslebenszyklusmanagement(engl. information lifecycle management, ILM) genanntund soll die elektronische Archivierung einschließen.Besonders das Versprechen, das ILM Migrationenunnötig macht oder automatisiert, weckt bei vielenAnwendern Interesse. Der Anspruch an ILM ist dabeideutlich jenseits des herkömmlichen, HierarchischesSpeichermanagement (HSM), angesiedelt. Es gehtzunehmend um die Software zur Verwaltung des gesam-ten Lebenszyklus von Information anstelle von reinerSpeicherhardware. Elektronische Archivierung wird alsnachgeordneter Dienst eingesetzt, der in Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) integriert wird,aber als Archivierungskomponente allen Anwendungenzur Verfügung steht, deren Informationen langfristig undsicher aufbewahrt werden müssen.

6.10 Spezielle Formen

• E-Mail-Archivierung

• Datenbankarchivierung

• Web-Archivierung

6.11 Siehe auch

• ArchiSafe

• CompTIA-CDIA+-Zertifizierung

• MoReq, Model Requirements

• OAIS, Open Archive Information System

• OPENARCHIVE - Open Source Langzeit ArchivLösung

• OAI Open Archives Initiative

• Temporale Datenhaltung

• Verfahrensdokumentation nach GoBS

6.12 Literatur• Uwe Borghoff, Peter Rödig, Jan Scheffczyk, Lo-thar Schmitz: Langzeitarchivierung. dPunkt-Verlag,2003, ISBN 3-8986-4245-3.

• Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätzeder elektronischen Archivierung. VOI-KompendiumBand 3. VOI VerbandOrganisations- und Informati-onssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6.

• Ulrich Kampffmeyer: Grundlagen des Dokumen-tenmanagements. Gabler Verlag 1997, ISBN 3-4098794-0-4.

• Ulrich Kampffmeyer: Elektronische Archivierungund Storage-Technologien. Speicherguide, 2004.

• Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien:Wohin geht die Reise?. Hamburg 2003, 411 Seiten,ISBN 3-9806756-4-5.

6.13 Weblinks•

• Linkkatalog zum Thema Archivierung bei DMOZ

• Nestor: Deutschsprachiges Portal zur elektronischenArchivierung

• ISO 14721:2012 OAIS Open Archive Informa-tion System http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57284, basierend auf dem CCSDS Stan-dard OAIS (Magenta Book), freier Downloadhttp://www.project-consult.de/files/ISO_14721_OAIS_V2.pdf(PDF, 1,4 MB)

6.14 Einzelnachweise[1] In Anlehnung an die Grundsätze der elektronischen Ar-

chivierung. Verband Organisations- und Informationssys-teme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6.

[2] http://www.finance-magazin.de/risiko-it/it/finance-ratgeber-revisionssichere-e-mail-archivierung-1352789/

[3] CCSDS, The Consultative Committee for Space DataSystems, Recommendation for Space Data System Prac-tice, Reference Model for an Open Archive InformationSystem (OAIS), Recommanded Practice, CCSDS 650.0-M-2, MAGENTA BOOK, June 2012 pdf

[4] ISO 14721:2012 Space data and information transfer sys-tems -- Open archival information system (OAIS) -- Re-ference model

[5] Quelle: Verband Organisation und Information e.V.(www.voi.de)

6.14. EINZELNACHWEISE 27

[6] Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Kapitel 7

Revisionssicherheit

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf dierevisionssichere Archivierung für elektronische Ar-chivsysteme, die in Deutschland den Anforderungendes Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), derAbgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätzeordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme(GoBS), der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führungund Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen undUnterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzu-griff (GoBD) und weiteren steuerrechtlichen und han-delsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff ori-entiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirt-schaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtigeoder aufbewahrungswürdige Informationen und Doku-mente. Der Begriff revisionssichere Archivierung wurde1992 von Ulrich Kampffmeyer geprägt und vom Fach-verband der Dokumentenmanagementbranche, VerbandOrganisations- und Informationssysteme (VOI) in einemCode of Practice im Jahr 1996 allgemeingültig veröf-fentlicht. Revisionssicherheit im Zusammenhang mit derelektronischen Archivierung bezieht sich dabei nicht nurauf technische Komponenten sondern auf die gesamteLösung. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, dieOrganisation des Anwenderunternehmens, die ordnungs-gemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nach-weis in einer Verfahrensdokumentation ein. WesentlichesMerkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass dieInformationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, un-veränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Re-visionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestand-teil für die Compliance von Informationssystemen.

7.1 Merkmale der Revisionssicher-heit bei der elektronischen Ar-chivierung

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kri-terien für die Revisionssicherheit:

• Ordnungsmäßigkeit

• Vollständigkeit

• Sicherheit des Gesamtverfahrens

• Schutz vor Veränderung und Verfälschung

• Sicherung vor Verlust

• Nutzung nur durch Berechtigte

• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

• Dokumentation des Verfahrens

• Nachvollziehbarkeit

• Prüfbarkeit

Die Anforderungen und deren Umsetzung sind im Detailden GoBS bzw. den GoBD zu entnehmen.Der Begriff Revisionssicherheit oder revisionssichere Ar-chivierung wird inzwischen auch auf die Archivierungvon Informationen außerhalb des handels- und steuer-rechtlichen Bereichs angewendet und synonym mit derverfälschungssicheren, langzeitigen Archivierung elek-tronischer Informationen benutzt.

7.2 Zertifizierung der Revisionssi-cherheit von elektronischen Ar-chivsystemen

Die Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben unddie Zertifizierung von elektronischen Archivsyste-men, bzw. in kaufmännische Anwendungen oderDokumentenmanagement integrierte Archivkomponen-ten, erfolgt in der Regel durch Wirtschaftsprüfer beimAnwender vor Ort. Seitens des Institut der Wirtschafts-prüfer in Deutschland e.V. gibt es hierfür mit den IDWRS FAIT 3 (Fachausschuss für Informationstechnologie)eigene Vorgaben.Die Einhaltung der Revisionssicherheit kann auf Grund-lage einer Verfahrensdokumentation auch durch TÜViTzertifiziert werden. Basis hierfür sind die Prüfkriteri-en für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML) desVOI e.V.Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssi-cherheit einzelner Hardware- oder Softwaresysteme wiez. B. optische Speicher gibt es nicht, da der individuelle

28

7.5. WEBLINKS 29

Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmäßigkeit des ge-samten Verfahrens, die Qualität der Informationen undProzesse sowie der sichere Betrieb Bestandteil der Revi-sionssicherheit sind.

7.3 Literatur

• Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze derelektronischen Archivierung. Code of Practice Band1. VOI Verband Organisations- und Informations-systeme e.V., Bonn, 2. Auflage 1997, ISBN 3-932898-03-6.

• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch-führungssysteme (GoBS) (PDF; 58 kB). Schreibendes Bundesministeriums der Finanzen an die Ober-finanzbehörden der Länder vom 7. November 1995- IV A 8 - S 0316 - 52/95 - BStBl 1995 I S. 738f.

• Karl-Georg Henstorf, Ulrich Kampffmeyer, JanProchnow: Grundsätze der Verfahrensdokumentati-on nach GoBS. Code of Practice Band 2. VOI Ver-band Organisations- und Informationssysteme e.V.,Bonn, 1999, ISBN 3-932898-03-6.

• PK-DML Prüfkriterien fürDokumentenmanagement-Lösungen. VOI Ver-band Organisations- und Informationssysteme e.V.,Bonn, 2. Auflage 2004.

• T. Brand, I. Geis, S. Groß, B. Lindgens, B. Zöl-ler: Steuersicher archivieren. Gabler, Wiesbaden, 1.Auflage 2011. ISBN 978-3-8349-2237-3

7.4 Siehe auch

• Elektronische Archivierung

• Langzeitarchivierung

• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch-führungssysteme (GoBS)

• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeitdigitaler Unterlagen (GDPdU)

• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung undAufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen undUnterlagen in elektronischer Form sowie zum Da-tenzugriff (GoBD)

• Compliance

• Corporate Governance

• Verfahrensdokumentation

7.5 Weblinks• Verband Organisations- und Informationssysteme(VOI)

• Quelle der Definition des Begriffes (PDF-Datei; 676kB)

Kapitel 8

Langzeitarchivierung

Unter Langzeitarchivierung (LZA) versteht man dieErfassung, die langfristige Aufbewahrung und die Erhal-tung der dauerhaften Verfügbarkeit von Informationen.Vor allem bei der Langzeitarchivierung digital vorliegen-der Informationen (digital preservation) stellen sich neueProbleme. „Langzeit“ bedeutet für die Bestandserhaltungdigitaler Ressourcen nicht die Abgabe einer Garantieer-klärung über fünf oder fünfzig Jahre, sondern die ver-antwortliche Entwicklung von Strategien, die den bestän-digen, vom Informationsmarkt verursachten Wandel be-wältigen können.[1]

8.1 Definition

Eine allgemein gültige Definition des Begriffes existiertbislang nicht. Da Archive Archivalien zunächst immer fürdie Ewigkeit aufbewahren, handelt es sich bei demBegriffLangzeitarchiv zudem eigentlich um einen Pleonasmus.Da viele der Probleme der digitalen Langzeitarchivierungerst nach etwa 10 Jahren auftreten, etwa große Versions-sprünge der verwendeten Software, wird dieser Wert alsSchranke für die Überlegungen zur Langzeitarchivierungverwendet. Zudem lässt sich so die Langzeitarchivierungvon der Datensicherung abgrenzen.

8.2 Probleme

Während physische Objekte seit langer Zeit unter ande-rem in Archiven, Museen und Bibliotheken aufbewahrtund erhalten werden, stellen sich bei elektronischen Pu-blikationen ganz neue Probleme. Daten, die auf digita-len Datenträgern gespeichert sind, können in relativ kur-zer Zeit nicht mehr lesbar sein („digitales Vergessen“).Die Ursachen für diesen Informationsverlust sind die be-grenzte Haltbarkeit der Trägermedien und der schnelleMedien- und Systemwandel. Bei der Umgehung dieserSchranken bereiten unter anderem proprietäre Formateund urheberrechtliche Beschränkungen Probleme.

8.2.1 Haltbarkeit der Trägermedien

Während beispielsweise altes Pergament und Papier beiguter Lagerung viele hundert Jahre haltbar sind, trifftdies auf neue Speichermedien nicht zu. Die meistenPublikationen aus der ersten Hälfte des 20. Jahrhundertssind auf Papier gedruckt, das sich durch Säurefraß zer-setzt. Bei älteren Druckwerken und Handschriften stel-len sich andere Probleme: Wurde eisenhaltige Tinte beider Herstellung verwendet, können die Buchstaben durchFeuchtigkeitseinwirkung einfach wegrosten und Löcherin den Seiten zurücklassen. Feuchtigkeits- und Tempera-turschwankungen können auch Pergamenthandschriftenzusetzen, weil durch Dehnung und Kontraktion die auf-getragene Schrift abplatzen kann.Auch Filme, Fotos und Magnetbänder haben nur einebegrenzte Haltbarkeit. Noch kürzer ist die Lebensdau-er digitaler Speichermedien wie Disketten, Festplattenund gebrannte CDs/DVDs. Datenträger verlieren ihre In-formationen durch Umwelteinflüsse (zum Beispiel durchMagnetfelder in der Nähe von Disketten oder Magnet-bändern) oder sie werden durch chemische oder physika-lische Einwirkungen so stark verändert, dass sie keine In-formationen mehr speichern können oder nicht mehr aus-lesbar sind (zum Beispiel UV-Strahlung auf CD-ROMs).Oft scheitert die Lesbarkeit auch nur daran, dass zu einemspäteren Zeitpunkt die passenden Geräte und Program-me nicht mehr vorhanden sind. Um den vorgenanntenProblemen zu entgehen, kann es sinnvoll sein, bestimmteausgewählte elektronische Informationen (wieder) in dienichtelektronische Form (zurück) zu wandeln und diese– sozusagen als modernes Äquivalent der Sitte unsererVorväter, wichtige Informationen dauerhaft in Stein zumeißeln – per Ionenstrahl in eine nahezu unverwüstlicheNickelplatte einzugravieren.Ein anderes Verfahren, Bilder und Texte analog dauerhaftaufzubewahren, ist, diese mittels keramischer Farbkörperauf Steinzeugplatten aufzubrennen. Das Projekt Memo-ry Of Mankind (MOM) speichert museales Kulturgut so-wie Alltagskultur auf Steinzeugplatten und lagert diesein Kammern im Salzberg von Hallstatt ein. Die Haltbar-keit ist mit hunderttausenden Jahren angegeben. Belegtist die Haltbarkeit eines keramischen Informationsträgerszumindest für 5000 Jahre (Keilschrift).

30

8.3. VERFAHREN 31

8.2.2 Schneller Medien- und Systemwan-del

Insbesondere bei digital gespeicherten Informationen be-steht die zusätzliche Problematik, dass Daten nicht mehrzugänglich sind, obwohl das Medium selbst erhalten ist.

Auslesbarkeit des Speichermediums

Um auf gespeicherte Informationen zugreifen zu können,muss das jeweilige Trägermedium (aus)gelesen werdenkönnen. Bei einigenMedien wie Steintafeln oder Büchernkann dieses einemMenschen auch ohne Hilfsmittel mög-lich sein. Bei digital gespeicherten Medien ist zumeistein entsprechendes Lesegerät, oft ein Laufwerk, notwen-dig. Sind keine Lesegeräte mehr erhältlich, ausgelöst bei-spielsweise durch technologischen Wandel, so könnendie Daten nicht mehr, oder nur noch unter Schwierig-keiten, ausgelesen werden. Ein Beispiel sind veralteteBandformate.

Veraltete Datenformate

Auch wenn das Speichermedium erhalten und noch les-bar ist, könnte unter Umständen ein Zugriff auf die ge-speicherten Informationen unmöglich sein. Da digital ge-speicherte Informationen nicht unmittelbar zugänglichvorliegen, sondern binär codiert sind, ist es nur möglich,die Informationen zu lesen, wenn ein Programm und einBetriebssystem vorliegen, die den Inhalt einer Datei „ver-stehen“. Da viele Betriebssysteme und Programme eineigenes (proprietäres) Verfahren einsetzen, um die Da-ten zu codieren, ist eine Lesbarkeit von Daten nicht mehrsicher gegeben, wenn ein Betriebssystem oder ein Pro-gramm nicht weiter gepflegt wird. Verschärft wird die-ses Problem durch die Politik vieler Softwarehersteller,neue Programmversionen mit veränderten Datenforma-ten zu veröffentlichen, die ältere Datenformate des glei-chen Programms nicht vollständig nutzen können.

8.2.3 Weitere Beschränkungen

Proprietäre Systeme und urheberrechtliche Beschrän-kungen erschweren das zur Langzeitarchivierung not-wendige Umkopieren und Migrieren von Daten, weil diedafür notwendigen Schritte nicht bekannt bzw. erlaubtsind. Vor allem die Einführung von Digitaler Rechte-verwaltung (DRM) wird das Problem in Zukunft nochverstärken. Ein derartiges Regelwerk für digitale Datenbzw. Dokumente ist deshalb notwendig, weil ebenso wiebei herkömmlichen Daten urheberrechtliche Fragen voreiner möglichen Archivierung geklärt werden müssen.Der Unterschied zwischen herkömmlichen Daten undelektronischen Dokumenten ergibt sich daraus, dass beiletzteren Kopie und Original praktisch nicht zu unter-scheiden sind. Insbesondere bei der Migration von Do-

kumenten ist es notwendig, Kopien zu erstellen und evtl.Originaldokumente zu verändern. Daher ist das Einver-ständnis des Urhebers mit solchenMaßnahmen vorab ein-zuholen. Weitere Kopien, die an Leser von Dokumen-ten ausgehändigt werden, sind angemessen zu honorierenund müssen gegebenenfalls mit Sperrvermerken verbun-den werden, wenn eine unentgeltliche Weitergabe nichterlaubt ist.[13]

8.2.4 Auffinden von Informationen

Es ist nicht ausreichend, Originaldaten nur zu kopieren:Sie müssen auf dem neuen Medium auch wiedergefun-den werden können. Daher müssen Informationen überdie Originaldaten, sogenannte Metadaten, in Kataloge,Datenbanken oder andere Findmittel eingetragen werden,um für eine spätere Suche zur Verfügung zu stehen.

8.2.5 Datenkonsistenz

Ein oft übersehenes Problem bei der Langzeitarchivie-rung wie auch bei der Kurzzeitarchivierung ist die Über-prüfung der Fehlerfreiheit der Daten. Daten können ab-sichtlich modifiziert werden, aber auch durch Systemfeh-ler unbemerkt verändert werden.Ein Ausweg könnte hier die verteilte Speicherung anverschiedenen Orten bei verschiedenen Organisationenund die Absicherung mit verteilt gespeicherten krypto-graphischen Prüfsummen sein. Dies wird u.a. mit derOpen-Source Lösung LOCKSS praktiziert. In Deutsch-land existiert ebenfalls ein deutsches Projekt (LuKII), dasdieser Forderung nachkommt.

8.3 Verfahren

Grundsätzlich lassen sich bei der elektronischen Archi-vierung Methoden der Migration/Konversion und derEmulation unterscheiden.Durch den Einsatz von offenen Standards wie zum Bei-spiel Grafikformaten (TIFF, PNG, JFIF) oder freien Do-kumentenformaten (XML, PDF/A, OpenDocument), dieals relativ langlebig betrachtet werden und deren Aufbauöffentlich bekannt ist, sind die Zyklen, nach denen ei-ne Information umformatiert werden muss, länger. DieWahrscheinlichkeit, dass es in einigen Jahren noch Sys-teme und Programme gibt, die die Daten lesen können,ist deutlich höher.Um den Verlust von Daten durch die Alterung von Daten-trägern zu verhindern, müssen die Daten regelmäßig in-nerhalb der garantierten Datensicherheitsdauer eines Me-diums auf neue Datenträger kopiert werden. Dadurchkann auch auf ein neues Trägerformat gewechselt wer-den, wenn das bisher genutzte durch die technische Wei-terentwicklung obsolet geworden ist.

32 KAPITEL 8. LANGZEITARCHIVIERUNG

Die hohen Kosten, die durch diese Pflege der Datenbe-stände entstehen, haben allerdings zur Folge, dass nurdie wichtigsten Daten derart konserviert werden können.Die Informationsflut, die nicht zuletzt durch die neuendigitalen Datenverarbeitungssysteme entsteht, verschärftdas Problem zusätzlich. Der Anteil der langfristig ge-speicherten Daten wird notwendigerweise relativ geringsein, was an die Auswahl der gesicherten Informatio-nen hohe Anforderungen stellt. Ein zusätzliches Problementsteht durch das Auseinanderdriften des Verhältnisseszwischen Datenvolumen und Bandbreite. Das Volumenwächst deutlich schneller als die zur Verfügung stehendeBandbreite, um Daten von einem Medium auf ein ande-res zu überspielen.Dies betrifft nicht nur die Daten im staatlichen und kom-merziellen Bereich. Auch im Privatbereich werden her-kömmliche, oftmals langfristig lagerfähige Medien durchleichter handhabbare digitale Medien ersetzt (Fotografienund Negative durch digitale Bilder auf einer CD-ROM).Für die Langzeitarchivierung sind in Deutschland diePflichtexemplarbibliotheken und die Archive zuständig.

8.4 Siehe auch

• ArchiSig und ArchiSafe – Deutsche Regierungspro-jekte zur Langzeitarchivierung

• Barbarastollen – Größtes europäisches Archiv zurLangzeitarchivierung

• Informationslebenszyklusmanagement

• Internet Archive, Web-Archivierung

• KEO – Satellit als Zeitkapsel

• Mikrofilm – Eine alternative und ältere Form derLangzeitarchivierung

• OPENARCHIVE – Open Source Langzeitarchiv-software

• Langzeituntersuchung

• Stein von Rosette – Beispiel jahrhundertealter Lang-zeitarchivierung, moderner Verbesserungsversuchim Rosetta-Projekt

8.5 Literatur

• Heike Neuroth, Achim Oßwald, Regine Scheffel,Stefan Strathmann, Mathias Jehn: nestor HandbuchEine kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeitar-chivierung, Hülsbusch, Mai 2009, ISBN 3-940317-48-9.

• Ute Schwens, Hans Liegmann: Langzeitarchivierungdigitaler Ressourcen. In: Rainer Kuhlen, ThomasSeeger, Dietmar Strauch (Hrsg.): Grundlagen derpraktischen Information und Dokumentation. 5.,völlig neu gefasste Ausgabe. München: Saur, 2004.

• UweM. Borghoff, Peter Rödig, Jan Scheffczyk, Lo-thar Schmitz: Langzeitarchivierung. Dpunkt Verlag,2003 ISBN 3-89864-245-3.

• Ralf Blittkowsky: Archivieren der Berechnungsfor-meln?. In Telepolis. Heise-Verlag 14. Februar 2004.

• Georg Hohmann:Digitale Ewigkeit und virtuelle Mu-seen. In: Telepolis. Heise-Verlag 30. Oktober 2003.

• Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätzeder elektronischen Archivierung. VOI-KompendiumBand 3. VOI VerbandOrganisations- und Informati-onssysteme e. V., Darmstadt 1997, ISBN 3-932898-03-6.

• RoyRosenzweig: Scarcity or Abundance? Preservingthe Past in a Digital Era. In: American Historical Re-view 108, 3. Juni 2003, S. 735–762.

• Guidelines for the Preservation of Digital Heritage.UNESCO, March 2003.

• Digital Preservation Tutorial. Cornell.

• Helfer, Bernward & Lupprian, Karl-Ernst (Bearb.):Dateiformate. Eigenschaften und Eignung für die Ar-chivierung elektronischer Unterlagen. Eine Handrei-chung für Archivarinnen und Archivare.Wiesbadenund München 2004.

• Bundesamt für Sicherheit in der Informationstech-nik (Hrsg.), IT-Grundschutzhandbuch. (Hier: Ab-schnitt M 4.170: Auswahl geeigneter Datenforma-te für die Archivierung von Dokumenten, Stand2007).

• [https//www.bsi.bund.de/cln_174/ContentBSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/index_htm.html BSI Technische Richtlinie 03125:Beweiswerterhaltung kryptographisch signierterDokumente.]

• Digitale Archivierung von fotografischen Sammlun-gen – Ein Grundlagenbericht der Uni Basel und desSchweizerischen Kulturgüterschutzes.

• Katherine Skinner, Matt Schultz: A Guide to Distri-buted Digital Preservation (PDF, 156 S.; 3,1 MB),Educopia Institute Atlanta, 2010, Lizenz: CC-BY-NC-ND-3.0, ISBN 978-0-9826653-0-5.

• Thorsten Wetzenstein: Digitale Langzeitarchivie-rung unter dem Aspekt des Access. Diplomarbeit.Universität Heidelberg. 2010.

8.7. EINZELNACHWEISE 33

8.6 Weblinks

Wikibooks: Langzeitarchivierung – Lern- undLehrmaterialien

• DigitalPreservationEurope (DPE)

• NESTOR Kompetenznetzwerk zur Langzeitarchi-vierung digitaler Quellen in Deutschland

• kopal – Kooperativer Aufbau eines Langzeitarchivsdigitaler Informationen

• Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archi-vierung elektronischer Unterlagen des SchweizerArchivarsverbandes u.a. mit Details zu Archivfor-maten

8.7 Einzelnachweise[1] Ute Schwens, Hans Liegmann: Langzeitarchivierung digi-

taler Ressourcen. In: Rainer Kuhlen, Thomas Seeger, Diet-mar Strauch (Hrsg.): Grundlagen der praktischen Infor-mation und Dokumentation. 5., völlig neu gefasste Aus-gabe. München: Saur, 2004, S. 567.

[2] Archiv-DVDs im Langzeittest -c't-Archiv, 16/2008, Seite116. In: heise.de. 2011-16-08, abgerufen am 20. Febru-ar 2015.

[3] mp: Ein einheitlicher Standard für die Flut digitaler Daten.10. März 2008, abgerufen am 27. Oktober 2012.

[4] Michael W. Gilbert: Digital Media Life Expectancy andCare. www.oit.umass.edu. 1998. Archiviert vom Originalam 22. Dezember 2003. Abgerufen am 4. Januar 2011.

[5] Bit Rot. Software Preservation Society. 7. Mai 2009. Ab-gerufen am 4. Januar 2011.

[6] Google-Studie zur Ausfallursache von Festplatten. In: hei-se.de. 16. Februar 2007, abgerufen am 20. Februar 2015.

[7] Google Studie zur Haltbarkeit von Festplatten im Dauer-betrieb (Memento vom 13. Februar 2009 im Internet Ar-chive) (PDF; 247 kB): Abschnitt 3.1, Figure 2(engl.)

[8] kfr: Festplatten & Flash-Speicher: Spaß mit Risikopotenzi-al. In: speicherguide.de. 29. Juni 2006, abgerufen am 17.September 2015.

[9] Haltbarkeit von Speichermedien: Wo Daten richtig liegen.In: netzwelt.de. 22. April 2007, abgerufen am 20. Februar2015.

[10] Henrik Stamm: MO-Technologie. 26. Mai 2001, abgeru-fen am 17. September 2015.

[11] Haltbarkeit von Speichermedien: Wo Daten richtig liegen.In: netzwelt.de. 22. April 2007, abgerufen am 20. Februar2015.

[12] Hartmut Gieselmann: DVDs im Langzeittest – c't. In: hei-se.de. 21. Juli 2008, abgerufen am 20. Februar 2015.

[13] Uwe M. Borghoff u.a.: Langzeitarchivierung. Methodenzur Erhaltung digitaler Dokumente. dpunkt.-Verl., Hei-delberg 2003, S. 21.

Kapitel 9

Enterprise-Content-Management

Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst dieMethoden, Techniken und Werkzeuge zur Erfassung,Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellungvon Inhalten („Content“) und Dokumenten zur Unter-stützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen.[1]ECM führt strukturierte, schwach strukturierte und un-strukturierte Informationen zusammen.Die Bezeichnung Enterprise-Content-Management ist einmodernes Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einenMarkt und eine Branche beschreiben soll. Sie setzt sichaus drei Einzelbegriffen zusammen, die in dieser Kom-bination eine spezielle Bedeutung haben:

• Enterprise steht für eine von allen Zugriffsberech-tigten einer Organisation nutzbare Lösung. Die Zu-griffsberechtigung kann in Lese- und Bearbeitungs-privilegien differenziert werden.

• Content steht für beliebige Inhalte in elektronischenSystemen.

• Management steht für die Verwaltung, Verarbeitungund Kontrolle von Systemen.

Es wurden mehrere Versuche unternommen, den BegriffEnterprise-Content-Management in die deutsche Sprachezu übertragen, z. B.Unternehmenscontentverwaltung oderUnternehmensinhaltemanagement. Diese Versuche leidendarunter, dass sie selbst ungewohnte Begriffsbildungenund nicht abgegrenzte Anglizismen als Wortbestandteilbeinhalten. Inzwischen hat sich der Begriff Enterprise-Content-Management und das zugehörige Akronym ECMim deutschen Sprachraum etabliert.

9.1 Definition

Die anerkannte Definition des Akronyms ECM unddes Begriffes Enterprise-Content-Management stammtvom Branchenverband AIIM International: „Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zurErfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung undBereitstellung von Content und Dokumenten zurUnterstützung organisatorischer Prozesse.“[2] ECM

schließt dabei herkömmliche Techniken wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration,Web-Content-Management, Workflow, Business Pro-cess Management, Output-Management, Storage undelektronische Archivierung ein.[3] ECM ist ein Teilgebietdes Informationsmanagements und beschäftigt sich vor-rangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturiertenInformationen, die auch als Dokumente oder Contentbezeichnet werden.[4]

Besonders das Internet veränderte den bisherigenDokument-Begriff und die damit verbundenen Lösungs-angebote. Man spricht modern von Content und dendazugehörigen Systemen wie Content-Management,Web-Content-Management oder Enterprise-Content-Management. Dokument und Content haben eineunterschiedliche Qualität, man kann die Begriffe nichtsynonym verwenden. Bei Content wird der geschlosseneCharakter des elektronischen Dokumentes aufgelöst.Strukturinformationen, beschreibende Metadaten,Layouts werden getrennt vom eigentlichen Inhalt ver-waltet, damit der Inhalt in unterschiedlichsten Formen,für unterschiedlichste Zwecke benutzt werden kann.Enterprise-Content-Management selbst ist nur einerder vielfältigen Begriffe im Umfeld des Content-Managements. Enterprise-Content-Management hat denAnspruch, auch Web-Content-Management mit einzu-schließen (siehe die einzelnen ECM-Komponenten). Je-doch muss man auch angesichts des allumfassenden An-spruchs und der zahllosen Komponenten von Enterprise-Content-Management konstatieren, dass ECM allenfallsals Vision, Strategie oder Bezeichnung einer Branchedienen kann – eine geschlossene Systemlösung oder eineinzelnes Produkt ist ECM nicht. Man kann daher ECMgleichbedeutend mit DRT Document Related Techno-logies oder DLM Dokumentlebenszyklusmanagement(Document Lifecycle Management) nur als eine mög-liche zusammenfassende Gruppenbezeichnung fürdie verschiedenen Techniken, Produktansätze undUnternehmen positionieren.[5]

Der Begriff Enterprise-Content-Management beinhaltetdie Wortkombination Content-Management und über-schneidet sich so zugleich mit dem Anspruch vonContent-Management. Bevor man sich einer Definiti-on von ECM zuwenden kann, muss daher zunächst der

34

9.3. MERKMALE 35

Begriff Content-Management (CM) und die Abgren-zung zumWeb-Content-Management (WCM) betrachtetwerden.[6]

9.2 Anspruch

Enterprise-Content-Management: ECM Architektur. Quelle:AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Enterprise-Content-Management geht von dem Ansatzaus, alle Informationen eines Unternehmens auf ei-ner einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, imPartnerverbund und extern bereitzustellen („Unified-Federated-Repository“, Data-/ Document-/ Content-Warehouse). ECM umfasst herkömmliche Informa-tionstechniken wie Dokumentenmanagement, Know-ledge Management (Wissensmanagement), Workflow-Management, Archivierung, etc. und integriert dieHost- und Client/Server-Welt mit Portal- und ande-ren Internet-Techniken. Ziel von ECM ist, Daten- undDokumentenredundanz zu vermeiden (jede Informationexistiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln,unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informa-tionen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungengleichförmig zur Verfügung zu stellen.ECM ist eine Basistechnologie von E-Business zur Be-reitstellung der erforderlichen Informationen und Steue-rung der Prozesse.Mit dem Begriff Enterprise-Content-Management wer-den daher Lösungen zusammengefasst, die zwar auchInternet-Techniken benutzen, aber schwerpunktmäßigauf die Inhouse-Informationsbereitstellung zielen. Lö-sungsspektrum sind hier vorrangig Enterprise-Portale fürB2B als Extranet und B2E als Intranet. Die Mehrzahl derbisherigen Dokumenten-Management-, Groupware- undWorkflow-Anbieter, die ihre Architekturen noch nichtvollständig umgestellt haben und lediglich einen Web-Server vor ihre Anwendungen stellen, finden sich auch indieser Kategorie wieder.Enterprise-Content-Management verfolgt dabei einen

Komponentenansatz, der in mehreren Schichten dienotwendige Infrastruktur für beliebige Anwendun-gen bereitstellt. Es positioniert sich als Middleware,deren Dienste allen Anwendungen zur Verfügungstehen. Wichtige Anwendungsschwerpunkte, die aufInfrastrukturkomponenten von Enterprise-Content-Management basieren, sind z. B.:[7]

ECM-Portal Browser-basierte, personalisierte Ober-fläche zum Zugriff auf Informationen aus unter-schiedlichen internen und externen Quellen sowiezur Ablösung bisheriger Host- und/oder Client-Benutzeroberflächen.

ECM-Data/Document-Warehouse Agenten,Middleware und Meta-Datenbanken zur Zusam-menführung und Verdichtung von unstrukturiertenInformationen aus verschiedenen Quellen imUnternehmen.

ECM-Workflow Prozessgesteuerte Zusammenführungund Nutzung von Informationen.

ECM-Knowledge-Management Aufbereitung vonstrukturierten und unstrukturierten Informationen,automatische Klassifikation sowie Computer BasedTraining (CBT).

9.3 Merkmale

Betrachtet man die Definitionen der unterschiedlichenAnwendungsbereiche von ECM und WCM, wird deut-lich, dass die heute noch vorhandenen Unterschiede inden Systemkategorien nicht mehr lange aufrechterhaltenwerden können. Dies gilt für die Produkte und die techni-schen Plattformen ebenso wie für die Nutzungsmodelle.Was heute noch als reine Inhouse-Lösung genutzt wird,soll morgen bereits dem Partner oder Kunden zugänglichgemacht werden. Die Inhalte und Strukturen eines heuti-gen, auf Außenwirkung ausgerichteten Web-Portals sollmorgen bereits die Plattform für die interne Informati-onsbereitstellung sein.ECM soll die Restriktionen bisheriger vertikaler Anwen-dungen und „Insel“-Architekturen überwinden. Der An-wender sieht im Prinzip nicht, dass er mit einer ECM-Lösung arbeitet. Für die neue Welt „web-basierter IT“,die sich quasi als dritte Plattform neben herkömmlichenHost- und Client-/Server-Systemen etabliert, bietet ECMdie notwendige Infrastruktur. Für die Einführung undNutzung von ECM spielt daher Enterprise ApplicationIntegration (EAI) eine besondere Rolle.Der Anspruch eines Enterprise-Content-Management-Systems im Unterschied zu reinem Web-Content-Management manifestiert sich nach Ulrich Kampffmey-er, 2001, in drei wesentlichen Konzepten:[8]

36 KAPITEL 9. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT

• Enterprise Content Management Komponenten alsunabhängige Dienste: ECM soll Informationen un-abhängig von der Quelle und unabhängig von der be-nötigten Nutzung verwalten. Die Funktion wird hierals Dienst bereitgestellt, der von den verschiedenstenAnwendungen im Rahmen einer ServiceorientiertenArchitektur (SOA)[9] genutzt werden kann. DerVorteil eines Dienstekonzeptes ist, dass für jedeFunktion jeweils nur ein allgemeiner Dienst zur Ver-fügung steht und redundante, aufwendig zu pflegen-de und teure Parallelität gleicher Funktion vermie-den wird.

• Enterprise Content Management als einheitlichesRepository für alle Typen von Informationen: ECMsoll als ContentWarehouse (übergreifend für Data-Warehouse und DocumentWarehouse) Informatio-nen des Unternehmens in einem einheitlich struk-turierten Repository zusammenführen. Aufwendi-ge Redundanz und damit verbundene Probleme derKonsistenz von Informationen werden überwunden.Alle Anwendungen liefern ihren Content in einemeinheitlichen Repository ab, das wiederum allenAnwendungen die benötigten Informationen bereit-stellt.

• EAI Enterprise Application Integration verbindetalle Komponenten: ECM ordnet sich so als ei-ne Sammlung von Infrastrukturkomponenten in einMehrschichtenmodell ein und umfasst alle DRTDo-cument Related Technologies zur Handhabung, Er-schließung und Verwaltung schwach strukturierterDaten. ECMEnterprise-Content-Management stelltdamit eine der notwendigen Basiskomponenten desübergreifenden Anwendungsfeldes E-Business dar.

Enterprise-Content-Management funktioniert dannrichtig, wenn der Anwender praktisch nichts davonmerkt. ECM-Techniken sind Infrastruktur, die alsnachgeordnete Dienste Fachanwendungen unterstützen.ECM erhebt auch den Anspruch, alle Informationeneines WCM mit zu verwalten und als universellesRepository die Anforderungen der Archivierung mitabzudecken.[10]

9.4 Komponenten

Für ECM-Lösungen werden die unterschiedlichstenTechniken und Komponenten kombiniert, die zum Teilauch als eigenständige Lösungen sinnvoll ohne denAnspruch an ein unternehmensweites System nutzbarsind.[11]

Diese ECM-Komponenten und -Techniken lassen sich infünf Hauptkategorien einordnen:

• Erfassung (Capture),

Enterprise Content Management: ECM-Komponenten. Quelle:AIIM / PROJECT CONSULT 2003

• Verwaltung (Manage),

• Speicherung (Store),

• Ausgabe (Deliver) und

• Bewahrung (Preserve)

Dieses Modell orientiert sich an den fünf Leitbegriffender Definition der AIIM International. Die bisherigenklassischen Anwendungsfelder

• Document Management (DM, DMS,Dokumentenmanagement),

• Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützendeSysteme, Groupware),

• Web-Content-Management (WCM, CMS, ein-schließlich Portale),

• Records Management (RM, Archiv- und Ab-lageverwaltungssysteme mit Nutzung vonLangzeitspeichermedien) und

• Workflow / Business Process Management (BPM,Vorgangsbearbeitung)

bilden die eigentlichen Manage-Komponenten(Verwaltungs- und Verarbeitungskomponenten), dieCapture, Store, Deliver und Preserve verbinden undkombiniert oder alternativ eingesetzt werden können.Während Document Management, Web-Content-Management, Collaboration, Workflow und BusinessProcess Management eher für den dynamischen Teil desLebenszyklus von Information zuständig sind, ist dieAufgabe des Records Management die Verwaltung nichtmehr zu verändernder Information. Über allem schwebtdie Nutzung der Information, sei es durch eigenständigeClienten der ECM-System-Komponenten oder sei esin Gestalt eines “Enabling” vorhandener Anwendungen

9.6. EINZELNACHWEISE 37

(Funktion wird in eine vorhandene Anwendung so inte-griert, so dass keine eigene Client-Oberfläche notwendigist), die auf die Funktionen der ECM-Dienste und diegespeicherten Informationen zugreifen. Besonders durchdie Integration bestehender Techniken wird deutlich,dass ECM nicht als eine neue Produktkategorie auftritt,sondern sich als integrierende Kraft positioniert.[12]

9.5 Siehe auch

Detailseite zu denKomponenten von Enterprise Con-tent Management Systemen

• Enterprise-Content-Management-System

Kommerzielle und freie ECM Produkte

• Enterprise-Content-Management-System#ECM-Software

Andere thematisch zugehörige Seiten auf Wikipedia

• Prozessmanagement

• CompTIA CDIA+ Zertifizierung

• Content-Management

• Content-Management-System (CMS)

• Compliant Transaction Recording (CTR)

• Digitalisierung

• Digital-Asset-Management (DAM)

• Dokumentenmanagement (DMDocument Manage-ment oder EDM Electronic Document Manage-ment)

• Dokumenten-Technologien

• Dokumentlebenszyklusmanagement (DLM Docu-ment Lifecycle Management)

• Elektronische Archivierung (Digital Preservation)

• Groupware

• Informationslebenszyklusmanagement (ILM Infor-mation Lifecycle Management)

• Informationslogistik

• Informationsmanagement

• Langzeitarchivierung (Preservation)

• Output Management

• Wissensmanagement (KM Knowledge Manage-ment)

• Workflow-Management

9.6 Einzelnachweise[1] AIIM international, erste Definition 2001, aktuell Version

von 2008.

[2] AIIM Association for Information and Image Manage-ment international, 2005, AIIM Webseite. Zur Entwick-lung der Definition siehe auch deren Geschichte auf derDiskussionsseite.

[3] Siehe hierzu auch die einzelnen ECM-Komponenten imDetail.

[4] Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien – Wohingeht die Reise?. Hamburg, 2003a.

[5] Ulrich Kampffmeyer: Enterprise-Content-Management –Zwischen Vision und Realität. Hamburg 2003b. “Enter-prise Content Management - die unternehmensweite In-formationsplattform der Zukunft"; freier Download PDF

[6] Folgender Abschnitt nach Kampffmeyer, 2003a

[7] Kampffmeyer, 2003a.

[8] Ulrich Kampffmeyer, “Enterprise Content Management– Herrscher über Informationen”. ComputerWoche, CW-exktraKT, München, 24. September 2001

[9] Als der Begriff ECM Middleware geprägt wurde, gabes den Begriff SOA Service orientierte Architektur nochnicht. Diese Ableitung wurde später dem originalen Zitathinzugefügt.

[10] Kampffmeyer, 2001.

[11] Kampffmeyer, 2003b.

[12] Ulrich Kampffmeyer: ECM Enterprise Content-Management. Hamburg 2006; freier Download PDF

9.7 Literatur

• Enterprise Content Management – unternehmenswei-te Informationsplattform der Zukunft. IT-ResearchStrategic Bulletin, Sauerlach, 2003, ISBN 3-936052-24-7.

• Ulrich Kampffmeyer: Dokumenten-Technologien:Wohin geht die Reise?. Hamburg, 2003 (a), ISBN 3-9806756-4-5.

• ders.: ECM Enterprise Content Management. Ham-burg 2006, ISBN 3-936534-09-8. PDF.

• ders.: Enterprise Content Management – Herrscherüber Informationen. Computerwoche Extra, 24.September 2001.

• ders.: Enterprise Content Management – ZwischenVision und Realität. PDF Hamburg, 2003 (b).

• Renate Karl: dsk Studie: ECM/BPM Edition. Teil1+2, dsk Beratungs-GmbH, Pfaffenhofen, 2006.

38 KAPITEL 9. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT

• Nicole Scheidegger, Pascal Sieber, Heiner Grüter,Simon Scheurer, Roger Gomol, Thomas Frey: En-terprise Content-Management: Von der Vision zurRealität. Dr. Pascal Sieber & Partners AG, 2004.

• Hans-Peter Fröschle, Siegfried Reich (Hrsg.): En-terprise Content Management, dpunkt.verlag 2007,ISBN 978-3-89864-456-3

• Martin Böhn, Michael Schiklang: Enterprise Con-tent Management, Oxygon Verlag 2008, ISBN 978-3-937818-35-1

• Stefan Otto Sorg: Wegweiser für Manager: Das pa-pierarme Büro. ISBN 978-3-00-026672-0

• Wolfgang Riggert: ECM Enterprise Content Manage-ment – Konzepte und Techniken rund umDokumente,Vieweg+Teubner 2009, ISBN 978-3-8348-0841-7

9.8 Weblinks

Verbände

• AIIM Seite des internationalen Dachverbandes fürECM Enterprise Content Management (englisch),Herkunft der Definition von ECM

• BITKOM Seite des Kompetenzbereich ECM imBundesverband Informationswirtschaft, Telekom-munikation und neue Medien e.V., Sprachrohr derECM-Branche

• VOI Verband Organisations- und Informationssys-teme e.V., deutscher Fachverband zu ECM

Anbieter

•

• Linkkatalog zum Thema Dokumentenmanagementbei DMOZ

Kapitel 10

Enterprise-Content-Management-System

Für Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS)werden die unterschiedlichsten ECM-Komponenten und-Techniken kombiniert, die zum Teil auch als eigen-ständige Lösungen sinnvoll nutzbar sind ohne den An-spruch an ein unternehmensweites System.[1] Die ECM-Komponenten und -Techniken lassen sich nach derDefinition[2] des Dachverbandes AIIM international[3] infünf Hauptkomponenten einordnen[4]:

Enterprise Content Management: ECM-Komponenten. Quelle:AIIM / PROJECT CONSULT 2003

• Erfassung (Capture)

• Verwaltung (Manage)

• Speicherung (Store)

• Bewahrung (Preserve)

• Ausgabe (Deliver)

Die „Manage“-Komponente umfasst die fünf Unterkom-ponenten:

• Document Management (DM, DMS,Dokumentenmanagement)

• Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützendeSysteme, Groupware)

• Web Content Management (WCM, WCMS, ein-schließlich Portal)

• Records Management (RM, Schriftgut- und Abla-geverwaltung)

• Workflow / Business-Process-Management (BPM,Vorgangsbearbeitung)

10.1 Komponenten von EnterpriseContent Management (ECM)

ECM-Systeme werden als einzelne Programm-Module,Komponenten, Subsysteme, Baukasten, geschlosseneKomplettlösung oder integriert als „Suite“ angeboten.[5]Der Umfang von Enterprise Content Management unddie Zusammenstellung der Komponenten kann variierenund wurde bereits mehrfach erweitert.[6] Im Sinne einerServiceorientierten Architektur werden die Komponen-ten meistens als Dienste aufgefasst.

10.1.1 Capture (Erfassung)

ECM-Komponenten: Capture. Quelle: AIIM / PROJECT CON-SULT 2003

Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität undKomponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung

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40 KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM

und Verarbeitung von analogen und elektronischen In-formationen. Es sind mehrere Stufen und Techniken un-terschieden, von der einfachen Erfassung der Informati-on bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automa-tische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werdenauch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasstund als „Input Management“ bezeichnet.

Manuell erzeugte und gescannte Informationen

Bei der manuellen Erfassung können alle Formen vonInformationen vorkommen, von Papierdokumenten,elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails,Vordrucken, Multimedia-Objekten, digitalisierterSprache und Video bis zum Mikrofilm. Die Erfassungvon papiergebundenen Dokumenten und Filmaufnahmenbezeichnet man als Scannen.

Maschinell erzeugte und automatisch erfasste Infor-mationen

Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassungkönnen EDI- oder XML-Dokumente, kaufmännischeund ERP-Anwendungen oder bestehende Fachanwen-dungssysteme die Quelle für die Erfassung sein. Die au-tomatische Übernahme von Daten erfolgt in der Regel imsogenannten COLD-Verfahren.

Techniken zur Be- und Verarbeitung erfasster Infor-mationen

Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles(Bildverarbeitung) werden verschiedene Erkennungs-techniken (Recognition, Mustererkennung) eingesetzt.Zu Ihnen gehören:

Barcode Aufgebrachte Barcodes beim Versenden vonVordrucken können beim Einlesen der Rückläuferautomatisiert erkannt und zugeordnet werden.

Handschrifterkennung (Handprint Character Recognition, HCR)Die Erkennung von Handschriften ist eine Weiter-entwicklung von OCR, die jedoch bei Fließtextenimmer noch nicht zufriedenstellende Ergebnisseliefert. Beim Auslesen von definierten Feldinhaltenist die Methode doch bereits sehr sicher.

ICR (Intelligent Character Recognition) ICR ist eineWeiterentwicklung von OCR und HCR, die dieQualität der ausgelesenen Ergebnisse durch Verglei-che, logische Zusammenhänge, Abgleich mit Refe-renzlisten oder Prüftabellen verbessert.

Optical Mark Recognition (OMR) OMR, z. B. fürStrichcode, liest mit hoher Sicherheit spezielle Mar-kierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sichbei Fragenbogenaktionen und anderen Vordruckenbewährt.

Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR)Hierbei werden die Bildinformationen in maschi-nenlesbare Zeichen umgesetzt. OCR wird fürMaschinenschrift eingesetzt.

Bildbearbeitung

Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging die-nen nicht nur der Anzeige von gescannten Bildern(Faksimiles), sondern ermöglichen auch die Verbesse-rung der Lesbarkeit für die Erfassung. Funktionen wie„Despeckling“, das Entfernen von isolierten Bildpunk-ten oder das „Adjustment“, das Geraderücken von schiefeingezogenen Vorlagen, verbessern die Ergebnisse derErkennung. Document-Imaging-Funktionen werden imErfassungsprozess nach dem Scannen oder Empfang vondigitalen Faxübermittlungen bei der Qualitätskontrolleeingesetzt.

Formularverarbeitung

Bei der Erfassung von Formularen werden heute nochzwei Gruppen von Techniken unterschieden, obwohl derInformationsinhalt und der Charakter der Dokumentegleich sein kann:

Forms Processing (Vordruckverarbeitung) Das„Forms Processing“ bezeichnet die Erfassung vonindustriell oder individuell gedruckten Vordruckenmittels Scannen. Hierbei kommen anschließendhäufig Erkennungstechniken zum Einsatz, da gutgestaltete Vordrucke eine weitgehend automatischeVerarbeitung ermöglichen.

E-Forms / Web-Forms (Verarbeitung elektronischer Formulare)Bei der Erfassung elektronischer Formulare ist eineautomatische Verarbeitung möglich, wenn Layout,Struktur, Logik und Inhalte dem Erfassungssystembekannt sind.

COLD/ERM

COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verar-beitung von strukturierten Eingangsdateien. Der BegriffCOLD steht für Computer Output on LaserDisk und hatsich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit Jah-ren nicht mehr am Markt ist. Das Akronym ERM stehtfür Enterprise Report Management. In beiden Fällen gehtes darum, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vor-handener Strukturinformationen so aufzubereiten, dasssie unabhängig vom erzeugenden System indiziert undan eine Speicherkomponente wie eine dynamische Abla-ge (Store) oder ein Archiv (Preserve) übergeben werdenkönnen. Die „Aggregation“ stellt einen Kombinations-prozess von Dateneingaben verschiedener Erstellungs-,Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) 41

ist die Zusammenführung und Vereinheitlichung von In-formationen aus unterschiedlichen Quellen, um sie struk-turiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und Be-arbeitungssysteme zu übergeben.

Komponenten zur inhaltlichen Erschließung erfass-ter Informationen

Für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung kom-men in den Systemen weitere Indizierungs-, Routing- undKlassifikations-Komponenten hinzu, die die erfassten unddigital vorliegenden Informationen aufbereiten und umbeschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu gehören:

Categorization (automatische Klassifikation oderKategorisierung)

Auf Basis der in den elektronischen Informations-objekten, seien es per OCR gewandelte Faksimiles,Office-Dateien oder Ausgabedateien, enthaltenenInformationen können Programme zur auto-matischen Klassifikation selbstständig Index-,Zuordnungs- und Weiterleitungsdaten extrahieren.Solche Systeme können auf Basis vordefinier-ter Kriterien oder selbstlernend Informationenauswerten.

Indexing (manuelle Indizierung, Indexierung)Anders als im Deutschen beschränkt sich imAngloamerikanischen der Begriff Indexing aufdie manuelle Vergabe von Indexattributen, die inder Datenbank von einer „Manage“-Komponentefür Verwaltung und Zugriff auf die Informationenbenutzt wird. Im Deutschen werden hier auchBegriffe wie „Indizieren“, „Attributieren“ oder„Verschlagworten“ benutzt.

Input-Designs (Eigenschaften beschreibende Profile,Erfassungsmasken)

Sowohl die automatische als auch die manuelleAttributierung kann durch hinterlegte Profileerleichtert und verbessert werden. Solche Profilekönnen z. B. Dokumentenklassen beschreiben, diedie Anzahl der möglichen Indexwerte beschränkenoder bestimmte Kriterien automatisch vergeben.Input Designs schließt auch die Eingabemasken undderen Logik bei der manuellen Indizierung ein.

Ziel aller „Capture“-Komponenten ist, die erfassten In-formationen zur Weiterbearbeitung oder Archivierungden „Manage“-Komponenten bereitzustellen.

10.1.2 Manage (Verwaltung, Bearbeitung,Nutzung)

Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Be-arbeitung und Nutzung der Informationen. Sie besitzenhierfür

ECM-Komponenten: Manage-Komponenten. Quelle: AIIM /PROJECT CONSULT 2003

• Berechtigungssysteme zur Zugriffsabsicherung undzum Schutz von Informationen sowie

• Datenbanken für die Verwaltung und das Wieder-auffinden (Information Retrieval).

Ziel eines geschlossenen ECM-Systems ist dabei, diesebeiden Komponenten nur einmal übergreifend füralle „Manage“-Lösungen wie Document-Management,Collaboration, Web-Content-Management, Records-Management und Workflow-/Business-Process-Management als Dienste bereitzustellen. Zur Verbindungder unterschiedlichen „Manage“-Komponenten solltediese über standardisierte Schnittstellen und sichereTransaktionsprozesse bei der Kommunikation zwischenden Komponenten verfügen.

DM Document Management (Dokumentenmanage-ment)

Unter Document Management ist hier nicht die Bran-chenbezeichnung DMS zu verstehen, sondern dieDokumentenmanagementsysteme im „klassischen“ oder„engeren Sinn“.[7] Die Aufgabe dieser Systeme ist es,den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehungbis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum Do-cument Management gehören unter anderem folgendeFunktionen:

• Checkin/Checkout zur Kontrolle der Konsistenz dergespeicherten Informationen

• Suchen und Navigieren zum Auffinden von Infor-mationen und zugehörigen Informationskontexten

• Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedli-cher Stände gleicher Information mit Versionen, Re-

42 KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM

ECM-Komponenten: Document Management. Quelle: AIIM /PROJECT CONSULT 2003

visionen und Renditionen (gleiche Information in ei-nem unterschiedlichen Format)

• Visualisierung zur Anzeige von Informationen inStrukturen wie virtuellen Akten, Verzeichnissen undÜbersichten

Die Funktionen des Document Management überschnei-den sich jedoch zunehmendmit denen der anderen ECM-„Manage“-Komponenten, mit der immer weiter ausgrei-fenden Funktionalität von Office-Anwendungen[8] mitden Eigenschaften von „Library-Services“ zur speicher-technischen Verwaltung der Informationen (siehe un-ten) und durch die Integration weiterer Dokumenten-Technologien.

Collaboration (Zusammenarbeit, kollaborative Sys-teme, Groupware)

ECM-Komponenten: Collaboration. Quelle: AIIM / PROJECTCONSULT 2003

Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenar-beit. Der Anspruch dieser Lösungen, die sich aus der

Groupware entwickelt haben, geht weiter und schließtauch Anwendungsgebiete des Wissensmanagements mitein. Zur Collaboration gehören unter anderem folgendeFunktionen:

• Gemeinsam nutzbare Informationsbasen

• Gemeinsames, gleichzeitiges und kontrolliertes Be-arbeiten von Informationen

• Integration von Informationen aus anderen Anwen-dungen im Kontext der gemeinsamen Informations-bearbeitung

• Kommunikationsanwendungen wie Video-Conferencing

• Verwaltungskomponenten wieWhiteboards für Ide-ensammlungen, Terminpläne, Projektmanagementund andere

• Wissensbasen über Fertigkeiten, Ressourcen undHintergrunddaten für die gemeinsame Bearbeitungvon Informationen

Web-Content-Management (WCM)

ECM-Komponenten: Web Content Management. Quelle: AIIM /PROJECT CONSULT 2003

Enterprise-Content-Management schließt Web-Content-Management (Web-Content-Management-SystemeWCMS) ein. Die Bereitstellung von Inhalten im Internetund Extranet oder auf einem Portal sollte nur eine überdie Berechtigungen und Informationsspeicherung ge-steuerte Darstellung bereits vorhandener Informationenim Unternehmen sein. Zum Web-Content-Managementgehören unter anderem folgende Funktionen:

• Automatische Konvertierung für unterschiedlicheAnzeigeformate, personalisierte Anzeigen und Ver-sionierung

• Bereitstellung und Verwaltung der Informationenfür die Web-Präsentation

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) 43

• Erstellung neuer oder Aufbereitung vorhandener In-formation in einem kontrollierten Erstellungs- undVeröffentlichungsprozess

• Sichere Trennung des Zugriffs auf öffentliche undnicht-öffentliche Informationen

• Visualisierung für die Präsentation mit Internet-Mitteln (Browser-Darstellung, HTML, XML u. a.)

Records-Management (Schriftgutverwaltung,Ablage- und Archivverwaltung)

ECM-Komponenten: Records Management. Quelle: AIIM / PRO-JECT CONSULT 2003

Anders als bei den traditionellen elektronischen Archiv-systemen bezeichnet Records-Management (RM; elek-tronische Schriftgutverwaltung, Electronic Records Ma-nagement, ERM) die reine Verwaltung von Recor-ds, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewah-rungswürdigen Informationen. Records-Management istdurch die ISO 15489 normiert und in Europa durchden MoReq-Standard spezifiziert. Schriftgutverwaltungist Speichermedien-unabhängig und kann z. B. auch dienicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informa-tionen mitverwalten. Zur elektronischen Schriftgutver-waltung (ERM) gehören unter anderem folgende Funk-tionen:

• Abbildung von Aktenplänen und anderen struktu-rierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage vonInformationen (z. B. in einer Registratur (Akten)-anwendung)

• Nutzung international, branchenspezifisch oderzumindest unternehmensweit standardisierterMetadaten zur eindeutigen Identifizierung undBeschreibung der gespeicherten Informationen

• Schutz von Informationen entsprechend ihren Ei-genschaften, z. T. bis auf einzelne Inhaltskompo-nenten in Dokumenten

• Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützteeindeutige Indizierung und Klassifizierung von In-formationen

• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (RetentionSchedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Sche-dules)

Workflow (Wf) / Business-Process-Management(BPM, Vorgangsbearbeitung)

ECM-Komponenten: Workflow / Business Process Management.Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT 2003

Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft wederden Begriff Workflow noch den Begriff Business ProcessManagement (BPM) eindeutig.Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, soz. B. den

• „ad-hoc-Workflow“, bei dem der Anwender selbstzur Laufzeit den Ablauf des Prozesses vorgibt, undden

• „ProductionWorkflow“, der auf Basis vordefinierterAbläufe die Prozesse steuert und kontrolliert.

Workflow-Lösungen können als

• „Workflow-Anwendung“ mit eigenständigem Clien-ten realisiert werden, mit demAnwender hauptsäch-lich arbeitet, oder aber in Gestalt einer

• „Workflow Engine“, die als Dienst im Untergrundder Systeme den Informations- und Datenfluss steu-ert, ohne dass hierfür ein eigener Client erforderlichist.

ZumWorkflow-Management gehören unter anderem fol-gende Funktionen:

44 KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM

• Abbildung von Ablauf- undAufbauorganisationsstrukturen

• Design-Werkzeuge zur Gestaltung undAnzeige von Prozessen (siehe z. B.Geschäftsprozessmodellierung)

• Einbindung von Bearbeitungswerkzeugen für Da-ten (z. B. Fachanwendungen) und Dokumente (z. B.Office-Produkte)

• Empfangen, Verwalten, Visualisieren und Weiter-leiten von zusammenhängenden Informationen mitzugehörigen Dokumenten oder Daten

• Kontrolle und Dokumentation der Bearbeitungs-stände, Laufwege und Ergebnisse

Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung vonProzessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen

• Paralleles und sequentielles Bearbeiten von Vorgän-gen einschließlich Mitzeichnung der Bearbeitung

• Wiedervorlage, Fristen, Delegation und andere Ver-waltungsfunktionalität.

Business-Process-Management (BPM) geht in seinemAnspruch noch einen Schritt weiter alsWorkflow.[9] BPMstrebt die vollständige Integration aller betroffenen An-wendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle derProzesse und Zusammenführung aller benötigten Infor-mationen an. Zu BPM gehören unter anderem folgendeFunktionen:

• Business-Intelligence (BI) mit hinterlegten Regel-werken, Integration von InformationWarehousesund den Anwender bei seiner fachlichen Tätigkeitunterstützenden Hilfsprogrammen

• Enterprise Application Integration (EAI) zur Ver-bindung verschiedener Anwendungen

• Prozess- und Datenkontrolle auf Server-Ebene

• Vollständige Workflow-Funktionalität

10.1.3 Store (Speichern)

Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären Spei-cherung von Informationen, die nicht archivierungswür-dig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Me-dien zum Einsatz kommen, die für eine langzeitigeArchivierung geeignet sind, ist der „Store“ von der „Pre-servation“ durch die Aufbewahrungsstrategie abgegrenzt.Im deutschen Sprachgebrauch sind diese Komponen-ten mit der „Ablage“ im Unterschied zum „Archiv“gleichzusetzen.[10]

Die aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich dreiunterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als

ECM-Komponenten: Store. Quelle: AIIM / PROJECT CONSULT2003

Speicherorte, „Library Services“ als Verwaltungskom-ponente für die Speicherorte, und „Technologies“ alsunterschiedliche Speichertechniken. Ebenfalls zu diesenInfrastruktur-Komponenten, die z. T. wie das Filesys-tem auf Betriebssystemebene angesiedelt sind, gehörendie Sicherheitstechniken, die unten im Abschnitt „De-liver“ behandelt werden. Die Sicherheitstechniken sindeinschließlich des Berechtigungssystems als übergreifen-de Komponente einer ECM-Lösung zu betrachten.

Repositories (Speicherorte, Datenspeichersysteme)

Zu den möglichen Repositories eines ECM, die auchkombiniert eingesetzt werden können, gehören unter an-derem:

Content-Management-System An dieser Stelle ist daseigentliche Speichersystem für den Content ge-meint, bei dem es sich um eine Datenbank oder einspezialisiertes eigenständiges Speichersystem han-deln kann.

Data-Warehouses Data-Warehouses sind datenbank-basierte, komplexe Speichersysteme, die Informa-tionen aus unterschiedlichsten Quellen referenzierenoder direkt bereitstellen. Sie können auch mit einemglobaleren Anspruch als Document-Warehouse oderInformation-Warehouse konzipiert sein.

Dateisystem Das Dateisystem wird vorrangig zur tem-porären Zwischenspeicherung, so. z. B. Eingangs-und Ausgangs-Caches benutzt. Ziel von ECM istes, das Dateisystem von Informationen zu ent-lasten und diese durch „Manage“-, „Store“- und„Preservation“-Techniken allgemein verfügbar be-reitzustellen.

Datenbanken Zum einen dienen Datenbanken zur Ver-waltung der Zugriffsinformationen. Sie können aber

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) 45

auch direkt zur Speicherung von Dokumenten, Con-tent oder Media Assets benutzt werden.

Library-Services (Informationsverwaltungsdienste)

Library-Services haben nur im übertragenen Sinn mitBibliotheken zu tun. Sie sind die systemnahen Verwal-tungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die Infor-mationen realisiert wird. Der Library-Service ist letztlichfür den Empfang und die Speicherung der Informatio-nen aus den „Capture“- und den „Manage“-Komponentenverantwortlich. Er verwaltet gleichermaßen die Spei-cherorte in der dynamischen Ablage, dem eigentlichen„Store“, und im Langzeitarchiv, der Kategorie „Preser-ve“. Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Ei-genschaften und Klassenzugehörigkeit der zu speichern-den Information bestimmt. Der Library-Service arbeitetmit der Datenbank der „Manage“-Komponenten zusam-men. Hierdurch werden die notwendigen Information Re-trieval Funktionen

• Search (Suche) und

• Retrieval (Wiederfinden, Wiederbereitstellen)

bedient.Während die Datenbank keineKenntnis über denphysischen Speicherort eines Objektes hat, verwaltet derLibrary Service

• Online-Speicher (Daten und Dokumente im direk-ten Zugriff),

• Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf ei-nem Medium, das sich im Zugriff des Laufwerksbefindet, aber z. B. erst durch eine Robotik einge-legt werden muss) und

• Offline-Speicher (Daten und Dokumente auf einemMedium, das ausgelagert wurde und nicht im auto-matisierten Zugriff eines Systems befindet).

Hierfür kommen Speichermanagementsysteme und HSMhierarchisches Speichermanagement zum Einsatz.Sofern nicht ein übergelagertes Dokumentenmanage-mentsystem die Funktionalität bereitstellt, muss derLibrary-Service ein

• Versionsmanagement zur Kontrolle unterschiedli-cher Stände der Information, und

• Checkin/Checkout für die kontrollierte Bereitstel-lung der Information

besitzen.Eine wichtige Funktion des Library-Services ist die Er-zeugung von Protokollen und Journalen zur Nutzung der

Information und über Veränderungen an den Informatio-nen, die im Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ be-zeichnet werden. Für solche intelligenten Speicherver-waltungssysteme hat sich inzwischen der Begriff ILMInformation-Lifecycle-Management eingebürgert.

Speichertechniken

Für die Speicherung der Informationen können je nachAnwendungszweck und Systemumgebung sehr unter-schiedliche Speichertechnologien und Medien zum Ein-satz kommen.

• Mehrmals beschreibbare magnetische Online-Speicher. Hierzu gehören Festplatten als RAID(Redundant Array of Independent Disks)Festplattensubsystem am Server, SAN (Stora-ge Area Networks) als Speicherinfrastruktur oderNAS (Network Attached Storage) direkt in Netz-werken zugänglich gemachte Speicherbereiche.

• Magnetbänder in automatisierten Speichereinheitenwie Tape-Libraries dienen eher wie DAT-Bänderin kleineren Umgebungen der Datensicherung undnicht zum Online-Zugriff.

• Digital Optical Disk (digitale optische Speicherme-dien) wie CD (CD-R einmal beschreibbare Com-pact Disk, CD/RW mehrmals beschreibbare Com-pact Disk), DVD (Digital Versatile Disk), MO (Ma-gneto Optical), UDO (Ultra Density Optical) undandere können zur Sicherung und zur Verteilungaber auch in Jukeboxen als Online-Speicher (Plat-tenwechselautomaten) eingesetzt werden.

10.1.4 Preserve (Erhalten, Bewahren, Ar-chivieren)

ECM-Komponenten: Preserve. Quelle: AIIM / PROJECT CON-SULT 2003

46 KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM

Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen der lang-zeitig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbe-wahrung und Sicherung von Informationen. Im deutsch-sprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld derelektronischen Langzeitarchivierung. Letztere besitztaber wesentlich mehr Funktionalität als unter „Pre-serve“ (Preservation; Digital Preservation) subsumiert.Elektronische Archivsysteme sind meistens eine Kom-bination aus Verwaltungssoftware wie Records Manage-ment, Imaging oder Document Management, Libra-ry Services (IRS Information Retrieval Systeme) undSpeicher-Subsystemen.Nicht nur elektronische Medien eignen sich zur langfris-tigen Aufbewahrung. Zur reinen Sicherung von Informa-tionen ist weiterhin Mikrofilm geeignet, der inzwischenin hybriden Systemen mit elektronischen Medien und da-tenbankgestütztem Zugriff eingesetzt werden kann.Die Aussonderung nicht mehr benötigter, ungültig ge-wordener oder zu löschender Informationen wird auchKassation genannt.

Speichertechniken

Zu den „Preserve“-Speichersystem-Komponenten gehö-ren unter anderem:

• WORM (Write Once Read Many) rotierende digi-tal optische Speichermedien, zu denen die klassi-schen WORM in einer Schutzhülle in 5 ¼“- oder 3½“-Technik ebenso wie CD-R und DVD-R gehö-ren. Die Aufzeichnungstechniken der Medien, diein Jukeboxen für einen Online- und automatisiertenNearline-Zugriff bereitgestellt werden, sind unter-schiedlich.

• WORM-Tape (Magnetband mit WORM-Eigenschaften) wird in speziellen Laufwerkeneingesetzt, die mit besonders abgesicherten Bän-dern bei ordnungsgemäßem Betrieb ähnlicheSicherheit wie ein traditionelles WORM Mediumerreichen können.

• Content-Addressed Storage (CAS) magnetischeFestplattenspeicher die durch spezielle Software ge-gen Überschreiben, Löschen und Verändern wie einWORM-Medium geschützt sind

• Network Attached Storage (NAS) / Storage AreaNetwork (SAN) können ebenfalls eingesetzt wer-den, wenn sie die Bedingungen der Revisionssicher-heit mit unveränderbarer Speicherung, Schutz vorManipulationen und Löschen etc. erfüllen.

• Mikrofilm (Mikroform nach DIN) kann als Siche-rungsmedium eingesetzt werden, wenn die Informa-tionen nicht mehr in der Nutzung sind und keinema-schinelle Auswertbarkeit gefordert ist.

• Papier ist als Langzeitspeicher von Informationenebenfalls weiterhin zu berücksichtigen, da die Auf-zeichnung migrationsfrei ist und ohne Hilfsmittelgelesen werden kann. Ebenso wie beim Mikrofilmhandelt es sich aber nur um die Sicherung originärelektronischer Information.

Migration

Entscheidend bei der elektronischen Archivierung undbei allen Langzeitspeichersystemen ist die rechtzei-tige Einplanung und regelmäßige Durchführung vonMigrationen um die Information in sich veränderndentechnischen Umgebungen verfügbar zu halten. Dieserkontinuierliche Prozess wird nach Kampffmeyer auch‚Continuous Migration‘ genannt[11].

10.1.5 Deliver (Liefern, Bereitstellen, Aus-geben)

ECM-Komponenten: Deliver. Quelle: AIIM / PROJECT CON-SULT 2003

Die „Deliver“-Komponenten von ECMdienen zur Bereit-stellung der Informationen aus den „Manage“-, „Store“-und „Preserve“-Komponenten. Sie beinhalten aber auchFunktionen, die wiederum für die Eingabe von In-formationen in Systeme (z. B. Informationsübergabeauf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedatei-en) oder für die Aufbereitung von Informationen (z.B. Konvertierung oder Kompression) für die „Store“-und „Preserve“-Komponenten. Da die Sicht auf dasAIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestelltist und nicht als Architektur gesehen werden darf, istdie Zuordnung dieser und anderer Komponenten hierzulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“wird auch als „Output“ bezeichnet und unter dem Begriff„Output Management“ zusammengefasst.Die “Deliver“-Kategorie umfasst drei Gruppen von Funk-tionen undMedien: „Transformation Technologies“, „Se-

10.1. KOMPONENTEN VON ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) 47

curity Technologies“ und „Distribution“. Transformationund Sicherheit gehören als Dienste auf eine Middleware-Ebene und sollten allen ECM-Komponenten gleicher-maßen zur Verfügung stehen. Aufgabe der verschiede-nen „Deliver“-Komponenten ist die Information immerfür den Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zustellen und die Nutzung möglichst zu kontrollieren.Für die „Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen wich-tig:

• Layout/Design mit Werkzeugen zur Gestaltung undFormatierung der Ausgaben und

• Publishing, Anwendungen zur Bereitstellung der In-formationen für die Distribution und Publikation.

Transformation Technologies (Transformations-Techniken, Umwandlung)

Transformationen sollten immer verlustfrei, kontrolliertund nachvollziehbar ablaufen. Hierfür kommen Diensteim Hintergrund zum Einsatz, die sich dem Endanwen-der in der Regel nicht zeigen. Zu den Transformations-Techniken werden unter anderem gerechnet:

• COLD / ERM ist hier im Gegensatz zur „Capture“-Komponente als Aufbereitung von Daten von Aus-gaben für Verteilung, Druck und Übergabe an dasArchiv zu sehen. Typische Anwendungen sind Lis-ten und formatierter Output, z. B. individualisierteKundenanschreiben. Zu diesen Techniken gehörenauch die Journale und Protokolle, die von den ECM-Komponenten erzeugt werden.

• Personalization (Personalisierung) ist nichtmehr nureine Funktion von Web-basierten Portalen sonderngilt für alle ECM-Komponenten. Durch die Perso-nalisierung erhält der Nutzer nur noch die Funktio-nalität und Informationen angeboten, die er benö-tigt.

• XML (eXtensible Markup Language) ist eine Be-schreibungssprache, die es erlaubt Schnittstellen,Strukturen, Metadaten und Dokumente zu beschrei-ben. XML setzt sich als die universelle Technik zurBeschreibung von Informationen durch.

• Portable Document Format (PDF) ist ein intelligen-tes Druck- und Distributionsformat, das es erlaubtInformationen plattformunabhängig bereitzustellen.ImGegensatz zu reinen Bildformaten wie TIFF kön-nen in PDF Inhalte gesucht, Metadaten beigefügtund elektronische Signaturen eingebettet werden.Als international genormtes Format ist PDF/A auchfür die Archivierung geeignet.

• Konverter und Betrachter dienen einerseits zur Um-formatierung von Informationen, um einheitliche

Formate zu erzeugen, und andererseits um Informa-tionen unterschiedlichen Formates wieder anzuzei-gen und auszugeben.

• Compression (Kompression, Komprimierung) wirdbenutzt, um den Speicherplatzbedarf für bildhafteInformationen zu reduzieren. Für s/w wird hier aufdas ITU-Verfahren (CCITT) für TIFF und für Farb-bilder auf JPEG2000 zurückgegriffen. Mit „ZIP“-Verfahren können auch beliebige Dateien für dieDatenübermittlung komprimiert werden.

• Syndication dient zur Bereitstellung von Content(Inhalt) in unterschiedlichen Formaten, Selektionenund Aufbereitungsformen im Umfeld des ContentManagement. Durch Syndication kann der gleicheInhalt mehrfach in verschiedener Form und für ver-schiedene Anwendungszwecke genutzt werden.

Security Technologies (Sicherheitstechniken)

Die Sicherheitstechniken gehören zu den Querschnitt-funktionen, die allen ECM-Komponenten als Dienste zurVerfügung stehen. So kommen elektronische Signaturennicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Ein-satz sondern können auch bei der Erfassung, beim Scan-nen benötigt werden, um die Vollständigkeit der Erfas-sung zu dokumentieren.

• PKI (Public-Key-Infrastruktur) istdie Basistechnik für den Einsatzelektronischer Signaturen. Sie verwaltetSchlüssel und Zertifikate, und prüft dieAuthentizität von Signaturen.

• Digital Signatures (Elektronische Signa-turen) dienen dazu, für Dokumente beiÜbermittlungen die Authentizität desAbsenders und die Integrität der über-mittelten Nachricht, d. h. die Unver-ändertheit und Vollständigkeit, nachzu-weisen. In Europa gibt es drei Formender elektronischen Signatur mit unter-schiedlicher Qualität und Sicherheit: ein-fache, fortgeschrittene und qualifizierte.In Deutschland ist die qualifizierte elek-tronische Signatur im Rechtsverkehr undVertragswesen gesetzlich verankert.

• Digital Rights Management / Watermark(elektronische Rechteverwaltung) dientbesonders bei der Content Syndicationund in MAM Media Asset Managementder Verwaltung und Absicherung vonUrheberrechten. Hierzu kommen Tech-niken wie elektronische Wasserzeichen(Watermarks), die direkt in die Doku-mente eingebunden werden, zumEinsatz.Ziel ist dieWahrung von Rechten und die

48 KAPITEL 10. ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT-SYSTEM

Sicherung der Inhalte bei der Veröffent-lichung im Internet.

Distribution (Verteilung)

Alle zuvor erwähnten Techniken dienen imWesentlichendazu, die unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrol-liert und nutzungsorientiert auf unterschiedlichen We-gen der Zielgruppe bereitzustellen. Hierzu können aktiveKomponenten wie Versand als E-Mail, Datenträgern oderRundschreiben ebenso gehören wie die passive Publika-tion auf Webseiten und Portalen, wo sich die Zielgruppeaus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mögli-che Ausgabe- und Distributionsmedien können zum Ein-satz kommen:

• Internet, Extranet und Intranet• E-Business-Portale• E-Mail und Fax• Datenübermittlung mittels EDI, XML,Short Message Service (SMS) oder ande-ren Formaten

• Mobile Geräte wie Mobiltelefone,Kommunikator-Geräte und andere

• Datenträger wie CD oder DVD• Digitales Fernsehen und andereMultimedia-Dienste

• Papier

10.2 ECM-Software

10.2.1 Kommerzielle ECM-Software

Software für ECM bzw. für Enterprise-Content-Management-Systeme wird von verschiedenen Un-ternehmen angeboten, wobei es sich teils um aufECM-Technologien spezialisierte Software-Herstellerhandelt. Hierzu gehören unter anderem folgendeSoftwarelösungen bzw. Hersteller:

• censhare, censhare AG

• Easy Software, “EASY ENTERPRISE.X”

• ELO, ELO Digital Office GmbH

• Fabasoft Folio

• CMS G3, INM Inter Network Marketing AG

• Imperia, Imperia AG

• InterRed, InterRed GmbH

• Xerox DocuShare, Xerox Corporation

• OpenText,OpenText Corporation, ein weltweiter An-bieter von Enterprise Information Management(EIM)Software, darunter Enterprise Content Management(ECM)

• SharePoint, Microsoft SharePoint

• Saperion ECM, Lexmark[12]

• EMC Documentum Platform EMC Corporation

10.2.2 Freie ECM-Software

Seit einiger Zeit gibt es auch Freie Software für ECM (un-ter lizenzgebührenfreien Open-Source-Lizenzen). FreieECM-Software kann von Unternehmen selbst installiertund genutzt werden. Es gibt jedoch auch Systemhäu-ser, die sich auf freie ECM-Programme spezialisierthaben und auf Basis dieser Software kostenpflichtigeDienstleistungen erbringen. Bekannte Beispiele für freieEnterprise-Content-Management-Systeme sind unter an-derem:

• Alfresco, Alfresco Inc.

• bitfarm-Archiv

• LogicalDOC, Logical Objects

• Plone

• Nuxeo EP

10.3 Fußnoten[1] Kampffmeyer, 2003.

[2] Geschichte und Definition auf der Diskussionsseite. Die-ser Artikel detailliert die Zusammenfassung im Hauptar-tikel Enterprise-Content-Management.

[3] AIIM Association for Information and Image Manage-ment International, Silversprings, USA, AIIM Webseite

[4] Gliederung, Zusammenstellung, Beschreibungen und Ab-bildungen folgen Kampffmeyer 2003.

[5] Zur Definition einer Suite siehe Kampffmeyer, 2006

[6] Erweiterungen sind z. B. E-Mail-Management, DigitalAsset Management, Portale, Migration und andere. Eineaktuelle und erweiterte Zusammenstellung von Kompo-nenten findet sich bei Kampffmeyer, 2006

[7] Der deutsche Begriff Dokumentenmanagement ist we-sentlich weiter gefasst als die ursprüngliche amerikanischeDefinition, siehe Dokumentenmanagement.

[8] Microsoft mit Exchange, Sharepoint, Outlook und ande-renModulen sowie IBMmit Lotus Notes / Domino bietenebenfalls integrierte Dokumentenmanagementfunktiona-lität.

10.5. WEBLINKS 49

[9] Die AIIM international sieht BPM Business Process Ma-nagement als wesentliche Komponente und als Rückgratvon ECM an. AmMarkt und von anderen Fachverbändenwird jedoch BPM als eigenständiges Thema betrachtet.Siehe hierzu Prozessmanagement und diesen Artikel.

[10] Die Verwendung der Begriffe Ablage für den dynami-schen Teils des Lebenszyklus im Dokumentenmanage-ment („Store“ nach AIIM) und Archiv für den statischen,unveränderbaren Bereich („Preserve“ nach AIIM) gehtauf Ulrich Kampffmeyer 1996 zurück (Artikel). „Store“und „Preserve“ werden seitens der Anbieter von Spei-chersystemen auch unter demBegriff „ILM“ „InformationLifecycle Management“ zusammengefasst.

[11] Ulrich Kampffmeyer, Architektur von Dokumenten-Management- und elektronischen Archivsystemen. NfD,Nachrichten für Dokumentation, 47 (1996) 2, S. 75–80.

[12] http://www.perceptivesoftware.de/products/perceptive-content/saperion-ecm-platform.html ab-gerufen 31. August 2015

10.4 Quellen und Literatur• Enterprise-Content-Management – unterneh-

mensweite Informationsplattform der Zukunft.IT-Research Strategic Bulletin, Sauerlach 2003,ISBN 3-936052-24-7.

• Ulrich Kampffmeyer: Enterprise Content Manage-ment – Zwischen Vision und Realität. Hamburg2003. Whitepaper mit den zugehörigen Abbildun-gen zum Beitrag.

• Ulrich Kampffmeyer: ECM Enterprise Content Ma-nagement. Hamburg 2006, ISBN 3-936534-09-8.PDF.

• Wolfgang Riggert: ECM Enterprise Content Manage-ment - Konzepte und Techniken rund um Dokumente,Vieweg+Teubner, 2009, ISBN 978-3-8348-0841-7.

10.5 Weblinks• AIIM Seite des internationalen Dachverbandes fürECM Enterprise Content Management

• Content Management Interoperability Services(CMIS)

• VOI Seite des Verbands Organisations- und Infor-mationssysteme e.V.

• BITKOM ECM Seite des IT Verbands Bitkom zumThema ECM

Kapitel 11

Schriftgutverwaltung

Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung, -haltung) versteht man die systematische Aufzeichnunginsbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen.Synonym werden die aus dem Englischen stammendenBegriffe Recordkeeping und Records Management ver-wendet; zum Teil wird der Begriff auch mit „vorarchivi-sche Schriftgutverwaltung“ übersetzt (in Abgrenzung zurdauerhaften Archivierung (engl. records preservation)).

11.1 Definition

Im internationalen Standard ISO 15489 sind die Grund-sätze und Verfahren einer systematischen Aktenführungumschrieben und normiert. Die Norm bietet einen Leitfa-den für die Verwaltung von Unterlagen von öffentlichenund privaten Organisationen[1].In der Norm ISO 15489 wird Records Management de-finiert „als Führungsaufgabe wahrzunehmende, effizienteund systematische Kontrolle und Durchführung der Erstel-lung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aus-sonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zurErfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und In-formationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen inForm von Akten“.

PricewaterhouseCoopers definiert Records Managementals Methode, „die eine Organisation dabei unterstützt,physische und elektronische Geschäftsunterlagen währenddes ganzen Lebenszyklus optimal für die Geschäftspro-zesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archi-vierung zu gewährleisten. Records Management umfasstdamit nicht nur die Einführung neuer technischer Lösun-gen, sondern insbesondere auch die Definition von entspre-chenden Strategien und Standards sowie die Anpassungender Aufbau- und Ablauforganisation.“

Zentral für Records Management sind die Prozess-und Dossiersicht sowie die Betrachtung des gesamtenLebenszyklus von Akten. Damit ist gemeint, dass ne-ben dem eigentlichen Inhalt von Records (Content) auchder Entstehungszusammenhang (Context) von der Ent-stehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegenEnde des Lebenszyklus berücksichtigt und dokumentiertwird.

Records (Unterlagen/Akten) sind alle geschäftsrelevan-ten Informationen, unabhängig vom Informationsträger,welche bei der Erfüllung von Aufgaben erstellt oder emp-fangen werden. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel undergänzenden Daten, z. B. Metainformationen wie Ein-gangsdatum oder Historisierungsdaten, die für das Ver-ständnis dieser Informationen und deren Nutzung not-wendig sind. Die Verwaltung und Organisation der Re-cords ist eine Daueraufgabe die bereits bei der Akten-produktion ansetzt. Eine organisatorische Herausforde-rung ist die Verwaltung der hybriden (digitalen und phy-sischen) Geschäftsunterlagen.Ziel des Records Management ist es, dem Kunden zu hel-fen in seiner Organisation ein geeignetes Ablegungs- undOrdnungssystem herzustellen.

11.2 Elemente der Aktenführung

Funktionale und technische Mindestanforderungen an ei-ne systematische Aktenführung sind nach StaatsarchivBasel-Landschaft folgende Elemente:

Organisationsvorschriften Organisationsvorschriftenregeln verbindlich den Aufbau und den Ablaufder Aktenführung (Aufgaben, Zuständigkeiten,Verfahren und Mittel). Sie müssen von der Dienst-stelle laufend nachgeführt werden und werden vomStaatsarchiv regelmäßig auf ihre Einhaltung hinüberprüft.

Zugriffs- und Bearbeitungsrechte Die Zugriffs- undBearbeitungsrechte müssen klar geregelt sein in Be-zug auf die Dossiers beziehungsweise die Unter-lagen und die Metadaten. Als Metadaten geltendie beschreibenden Merkmale zu Ordnungssystem,Dossiers und Unterlagen.

Ordnungssystem Das Ordnungssystem muss nach demAufgabenprinzip aufgebaut sein und alle Tätigkei-ten der Dienststelle umfassen. Es muss angemessendetailliert und ausbaufähig sein sowie eine einheit-liche Systematik aufweisen. Bei Änderungen desOrdnungssystems muss die Konsistenz der Abla-ge gewährleistet sein. In der elektronischen Abla-

50

11.3. AKTENBILDUNG 51

ge werden alle abhängigen Objekte (z. B. Aktenzei-chen) automatisch angepasst.

Dossierbildung Alle registrierten Unterlagen (konven-tionell oder elektronisch) sind in Dossiers abzule-gen. Alle Dossiers müssen einen eindeutigen Titel,ein Eröffnungs- und ein Abschlussdatum enthaltensowie dem übergeordneten Ordnungssystem eindeu-tig zugeordnet sein. Bei Bedarf können die Dossiersweiter unterteilt (z. B. in Unterdossiers) oder zu-sammengeführt werden. Organisatorische und tech-nische Maßnahmen müssen sicherstellen, dass diegeschäftsrelevanten Unterlagen eindeutig zugeord-net und nur einmal registriert werden. Die Zustän-digkeiten für die Eröffnung und den Abschluss derDossiers müssen entsprechend klar geregelt werden.Ein Dossier respektive Subdossier kann sowohlelektronische Unterlagen als auch Papierdokumen-te enthalten. Zusätzlich können Dossiers respektiveSubdossiers Referenzen auf Objekte enthalten, diephysisch an anderer Stelle – z. B. auf Bild- oder Ton-träger – aufbewahrt werden.

Metadaten Ordnungssysteme, Dossiers, Subdossiersund Unterlagen müssen mit Metadaten versehensein. Diese werden zur Abwicklung von Geschäftenbenötigt und sind Grundlage der Nachvollziehbar-keit der Geschäftstätigkeit. Metadaten helfen beider Verwaltung der erhaltenen beziehungsweiseerstellten Unterlagen über deren gesamten Le-benszyklus, liefern zusätzliche Informationen übereine Unterlage und erleichtern deren Auffinden.Die Dienststellen können die für sie notwendigenMetadaten selbst definieren.Bei der Einführung von elektronischen Akten-führungssystemen muss dem Staatsarchiv eineAuflistung der Metadaten zur Beurteilung unter-breitet werden.

Aufbewahrung und Verwendung der UnterlagenDie Unterlagen müssen so aufbewahrt werden,dass sie während ihres gesamten Lebenszyklusjederzeit bei Bedarf für autorisierte Benutzer raschauffindbar sind und in ihrem Kontext zur Verfügungstehen. Der Lebenszyklus umfasst das Erstellenbeziehungsweise Empfangen, die Registrierungund Ablage sowie die Archivierung oder Löschungder Unterlagen. Den konventionellen und elektro-nischen Dossiers sind eindeutige Ablagestandortezuzuweisen. Abweichungen von diesen Standortenmüssen nachgewiesen werden. Ablagestandortekönnen sein: Zentral-, Abteilungs-, Gruppen- undArbeitsplatzablagen.Die Bewegungen von Unterlagen sind bedürfnis-gerecht zu protokollieren. Dadurch kann jederzeitder Standort der Unterlagen nachgewiesen und dieVerantwortung definiert werden.

Schutz und Sicherheit der Unterlagen Die Dossiersund Unterlagen müssen den Sicherheitsanfor-

derungen entsprechend mit organisatorischen,technischen und baulichen Maßnahmen vor unauto-risierter und unprotokollierter Veränderung sowievor Verlust geschützt werden.

11.3 Aktenbildung

Die Geschäftstätigkeit beruht auf dem Prinzip derSchriftlichkeit und findet ihren Niederschlag in der sys-tematischen Aktenbildung. Die Aktenbildung unterstütztdie Geschäftsbearbeitung und gewährleistet die Nach-vollziehbarkeit der Geschäfte. Sie basiert auf den Ele-menten:

• Erstellen und Empfangen von Unterlagen

• Registrieren der geschäftsrelevanten Unterlagen

Grundsätzlich sind drei Arten von Ablagen möglich: Rei-ne Papierablagen, hybride Ablagen und rein elektronischeAblagen.

Elektronische Unterlagen Wird die elektronische Un-terlage als die maßgebliche bestimmt (Master),muss mittels geeigneter organisatorischer und demtechnischen Stand entsprechender Maßnahmen si-chergestellt sein, dass sämtliche Änderungen proto-kolliert werden.Bei der Konvertierung von Papierdokumenten inein elektronisches Format (Scannen) muss das ur-sprüngliche Originaldokument detailgetreu repro-duziert werden. Die Rechtsgültigkeit von Unterlagenmuss berücksichtigt werden.

Unterlagen erstellen heißt • Dokumente währendder Geschäftsabwicklung verfassen (z. B.Briefe, Berichte und Protokolle)

• den Dossiers Informationen beifügen (z. B.Anmerkungen)

• bereits bestehende, registrierte Unterlagen be-arbeiten (z. B. neue Versionen generieren)

Von Unterlagen können mehrere Versionen vorhandensein. Ausgewählte Versionen können speziell gekenn-zeichnet werden (z. B. Schlussversionen). Frühere Ver-sionen können nicht verändert, aber reaktiviert werden

Unterlagen registrieren Sämtliche erstellten und emp-fangenen (Briefpost, Fax, E-Mail) geschäftsrelevan-ten Unterlagen müssen registriert werden. Registrie-ren bedeutet:

• Unterlagen einem Geschäft zuordnen (Dos-sierbezeichnung)

• Unterlagen mit weiteren Metadaten versehen

52 KAPITEL 11. SCHRIFTGUTVERWALTUNG

• Unterlagen ins Ordnungssystem integrieren(Amtsablage)

Dossiers und Unterlagen archivieren Archivieren be-inhaltet die Übergabe archivwürdiger Dossiers undUnterlagen in unverschlüsselter Form an das Staats-archiv. Der Zusammenhang der Unterlagen (Dos-sierstruktur, Metadaten) muss erhalten bleiben.Die Ermittlung der Archivwürdigkeit erfolgt durchdas Staatsarchiv. Zur Erleichterung der Archi-vierung kann das Staatsarchiv zusammen mitden Dienststellen geeignete Instrumente erarbeiten(Kassationslisten, Archivierungsvereinbarungen).Nicht archivwürdige Dossiers und Unterlagen sindzu kassieren (Papier) resp. zu löschen (elektronischeUnterlagen).

Dossiers, Unterlagen und Metadaten löschen Inelektronischen Aktenführungssystemen müssen dieDossiers, die Unterlagen und die Metadaten nachAblauf der administrativen Aufbewahrungsfristunter Berücksichtigung des Archivierungsvor-behaltes gelöscht werden können. Allfälligespezialgesetzliche Regelungen (z. B. Datenschutz)sind zu beachten. Sämtliche Löschungen müssenprotokolliert werden.

11.4 Siehe auch

• Organisationskonzept elektronische Verwaltungsar-beit für die öffentliche Verwaltung in Deutsch-land (Bundesregierung “Verwaltung innovativ”) (hat2012 das DOMEA-Konzept abgelöst)

• GEVER-Konzept für die öffentliche Verwaltung inder Schweiz

• ELAK-Konzept für die öffentliche Verwaltung inÖsterreich

• MoReq (Model Requirements) des DLM-Forumder Europäischen Kommission zum Records Ma-nagement

• Electronic Records Management (ERM) als Be-standteil von Enterprise Content Management Sys-temen

• Registratur

• Records Management Journal, Fachzeitschrift

• Aktenplan, Regelung der systematischen Ordnungdes gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwal-tung

• Dokumentenmanagement (Verwaltung elektroni-scher Dokumente)

11.5 Literatur

• Heinz Hoffmann: Behördliche Schriftgutverwaltung.Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Ausson-dern und Archivieren von Akten der Behörden (=Schriften des Bundesarchivs. 43). 2. Auflage. Boldt,München 2000, ISBN 3-486-56491-9.

• Jacques Beglinger, Daniel Burgwinkel, Beat Leh-mann, Peter K. Neuenschwander, Bruno Wildha-ber: Records Management. Leitfaden zur Complian-ce bei der Aufbewahrung von elektronischen Doku-menten in Wirtschaft, und Verwaltung. Mit Checklis-ten, Mustern und Vorlagen. Unter Einbezug des re-vidierten Datenschutzrechts. 2., aktualisierte und er-weiterte Auflage. Kompetenzzentrum Records Ma-nagement, Zollikon 2008, ISBN 978-3-03-301801-3 (deutsch/englisch).

• Peter M. Toebak: Records Management. Ein Hand-buch. hier + jetzt, Baden 2007, ISBN 978-3-03919-059-1.

• Peter M. Toebak: Records Management. GestaltungundUmsetzung. hier + jetzt, Baden 2010, ISBN 978-3-03919-141-3.

11.6 Weblinks und Quellen

• Definition von Records Management undSchriftgutverwaltung der Archivschule Marburg,mit Literaturhinweisen, 2010

• Bundesverwaltungsamt (Hrsg.): Schriftgutverwal-tung in Bundesbehörden – Einführung in die Praxis(„Kleiner Hoffmann“) (PDF; 2,4 MB)

• Fachstelle Aktenführung Staatsarchiv Basel-Landschaft

• Bereich Öffentliche Verwaltung von Pricewater-houseCoopers Schweiz

• Verein eCH: eCH-0038: Records ManagementFramework – Informationsmanagement im eGo-vernment

• GEVER Net Bund – Informationsplattform zu Ge-schäftsverwaltung und Records Management derSchweiz. Bundesverwaltung

• Ulrich Kampffmeyer Standards im Records Ma-nagement (PDF; 1,3 MB)

• Arbeitsgruppe Records Management des VereinsSchweiz. Archivare

11.7. EINZELNACHWEISE 53

11.7 Einzelnachweise[1] Seit dem Jahr 2014 wird die ISO 15489 umfassend

überarbeitet. Mite iner Veröffentlichung der neu-en Version ist erst Mitte 2016 zu rechnen. Quelle:http://www.project-consult.de/ecm/news/2014/iso_15489_records_management_%C3%BCberarbeitet

Kapitel 12

MoReq

MoReq (Model Requirements for the Management ofElectronic Documents and Records, seit der Version Mo-Req2010Modular Requirements for Records Systems) istder europäische Standard für das elektronische Records-Management.[1] Die Richtlinie wurde im Rahmen desIDA-Programmes der Europäischen Kommission entwi-ckelt und vom DLM-Forum veröffentlicht. UrsprünglichsollteMoReq zur Vereinheitlichung des Dokumentenaus-tauschs zwischen der europäischen Kommission und denRegierungen der Mitgliedsstaaten beitragen. Inzwischenhat sichMoReq als Grundlage für verschiedene Standardsfür das elektronische Dokumenten-, Archiv- und Schrift-gutverwaltung etabliert. An MoReq orientieren sich z.B. die Standards für die Schriftgutverwaltung in der öf-fentlichen Verwaltung in England (TNA), in den Nie-derlanden (ReMano), in Norwegen (NOARK) und Lu-xembourg (SEL ECM).[2][3] Obwohl der MoReq Stan-dard nicht durch ein offizielles Standardisierungsgremi-um (wie z. B. ISO) erstellt wurde, hat er sich inzwischenüber die Grenzen Europas hinaus als De-facto-Standardfür elektronische Schriftgutverwaltung etabliert.[4]

Im Dezember 2008 wurde vom DLM-Forum ein MoReqGovernance Board eingerichtet, das die Pflege des Stan-dards, die Akkreditierung von Testzentren sowie die Prü-fung und Freigabe von Übersetzungen durchführt.

12.1 MoReq1

Die MoReq-Spezifikation (heute häufig als MoReq1 be-zeichnet) wurde im Jahr 2001 von der EuropäischenKommission in englischer Sprache veröffentlicht.[5] Mo-Req liefert im Gegensatz zu anderen Standards (wie z.B. ISO 15489) eine sehr detaillierte Anforderungslis-te sowohl für funktionale Anforderungen an ein elek-tronisches und papierbasiertes Schriftgutverwaltungssys-tem, als auch für die dazugehörigen elektronischenVorgangsbearbeitungs- und Dokumenten-Management-Systeme. MoReq schließt auch Richtlinien zur Betrach-tung von operationalen Systemen und Managementsys-temen ein und erstellt nicht nur Anforderungen für ei-ne Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen,sondern auch für die Anforderungen anderer elektroni-scher dokumentenbezogener Funktionen wie Workflow,

E-Mail und Elektronische Signaturen. Die Anforderungs-checklisten von MoReq stellen eine Art Schablone zu je-dem Anwendungsbereich dar. In diesen Anforderungslis-ten werden alle Anforderungen beschrieben und jede ein-zelne Funktion detailliert definiert. Im Anschluss werdenEmpfehlungen ausgesprochen, ob eine Funktion „Pflicht“oder „wünschenswert“ ist. MoReq1 besteht aus 390 de-finierten Anforderungen. MoReq wurde im Auftrag derEuropäischen Kommission und des DLM-Forum erstellt.MoReq1 wurde in Brasilianisch, Englisch, Französisch,Italienisch, Kroatisch, Niederländisch (eigene Adaption),Portugiesisch, Russisch, Slowenisch, Spanisch, Tsche-chisch, Ungarisch und andere Sprachen übersetzt (je-doch nicht ins Deutsche) oder in nationale Standardsgewandelt.[6]

12.2 MoReq2

Auf Basis eines Anforderungsdokumentes des DLM-Forum für Erweiterungen von MoReq schrieb die Euro-päische Kommission im Jahr 2006 das MoReq2-Projektaus. Dabei ging es nicht nur um funktionale Erweiterun-gen, sondern besonders um die Nachweisfähigkeit undZertifizierung der Implementierung von MoReq in Soft-wareprodukten. DieMoReq2 Spezifikation wurde am 13.Februar 2008 in elektronischer und im September 2008in gedruckter Form in Englisch veröffentlicht.[7] Aktuel-le Übersichten über akkreditierte Testcenter und zertifi-zierte Produkte sind auf der MoReq-Webseite des DLM-Forum zu finden.Der MoReq2-Standard baut auf MoReq1 auf und lehntsich in Struktur und Format an diesen an. Dadurchwurde auch eine weitgehende Abwärtskompatibilitätzur Ursprungsspezifikation erreicht. Wesentliche Neu-heiten in MoReq2 sind die flexiblere Struktur, die Be-rücksichtigung nationaler Besonderheiten (Chapter „0“),Erweiterungen des Basismoduls mit den Kernfunktio-nen der Schriftgutverwaltung, neue optionale Modu-le, ein XML-Schema für den Datenaustausch und derMoReq2-Conformance-Test mit Zertifizierungsverfah-ren. MoReq2 ist bereits ohne Anhänge 200 Seitenstark. Die neun Anhänge umfassen noch einmal 100

54

12.4. WEBLINKS 55

Seiten und die Testszenarien gehen weit über 1000Seiten hinaus. Bei der Erstellung von MoReq2 wur-den Ergänzungen aus relevanten Quelldokumenten wiez. B. der ISO 15489, der ISO 23081 und der ISO14721 sowie dem deutschen DOMEA-Standard undder UK-TNA-2002-Spezifikation berücksichtigt, sowieTrends im Umfeld von ECM, ILM, Archivierung undDokumentenmanagement. Das Metadaten-Modell wur-de erheblich erweitert und mit internationalen Stan-dards harmonisiert. MoReq2 beschäftigt sich nicht nurmit dem Kernbereich der Schriftgutverwaltung son-dern deckt auch den gesamten Entstehungs-, Nutzungs-, Archivierungs- und Aussonderungsbereich ab. Im Ver-gleich mit anderen Standards wie TNA (England, aktua-lisiert 2004) oder DoD 5015.2 (USA, aktualisiert 2006)war MoReq2 im Jahr 2008 die aktuellste und umfas-sendste Spezifikation für Schriftgutverwaltung.[8]

Das DLM-Forum veröffentlicht Listen der akkreditiertenTest-Center und zertifizierter Produkte.[9]

Das erste Unternehmen, das die MoReq2-Zertifizierungbestand, ist Fabasoft aus Österreich mit dem ProduktFabasoft Folio.[10][11] Es ist derzeit (Stand Mai 2010)das einzige Produkt mit erfolgreich bestandener MoReq2Zertifizierung.[12]

MoReq2 wurde bisher in Estnisch, Französisch und Slo-wenisch (einschließlich „Chapter 0“ mit den nationalenBesonderheiten) sowie Katalan, Koreanisch, Russisch,Rumänisch, Spanisch, Tschechisch, Ukrainisch, Unga-risch und andere Sprachen übersetzt.[13]

12.3 MoReq2010

Im Herbst 2009 wurde vom DLM-Forum und dem Mo-req Governance Board eine Überarbeitung von MoReq2beschlossen. Der überarbeitete Standard trägt die Be-zeichnung MoReq2010.[14] MoReq2010 wurde in zweiSchritten öffentlich zur Diskussion gestellt. Die neue Ver-sion der Spezifikation orientiert sich stärker an den heuteverfügbaren Technologien des elektronischen Dokumen-tenmanagements und hat sich deutlich von den eher pa-pierorientierten Vorläuferstandards entfernt.Am 6. Juni 2011 wurde dieMoReq2010 Spezifikation alsPDF veröffentlicht.[15] Es handelt sich dabei um die „Mo-Req2010 Modular Requirements for Records Systems,Volume 1, Core Services & Plug-in Modules, Version1.0“. Diese Version ist noch nicht vollständig und wirdum weitere Module ergänzt werden.[16] Die neue Spezi-fikation bricht mit einer Reihe von Prinzipien des Re-cords Management, die noch MoReq2 dominierten.[17]MoReq2010 ist modularer und als Services strukturiert.Der Titel der 520-seitigen Spezifikation wurde der ver-änderten Zielrichtung angepasst. MoReq als Acronymsteht jetzt für „Modular Requirements for Records Sys-tems“. Am 14. Juli 2011 wurde die erste Version desMoReq2010-XML-Schema veröffentlicht.[18] Für die

Diskussion und Weiterentwicklung des neuen Standardsund des Schema wurde vom DLM-Forum ein Diskus-sionsforum bereitgestellt.[19] Neben dem MGB MoReqGovernance Board wurde ein technisches Komitee be-stehend aus Records-Management-System-Anbieter ein-gerichtet, das die Weiterentwicklung von MoReq2010beratend begleiten soll.[20] Im September 2011 wurdedas Zertifizierungsprogramm für Anbieter von Records-Management-Systemen vorgestellt[21]. Es wird zukünf-tig auch für den Test von Lösungen beim Anwendereingesetzt werden können. Auf der DLM Forum Kon-ferenz in Brüssel im Dezember 2011 wird ferner dasSchulungsprogramm für MoReq2010 verabschiedet unddie Koordination der Übersetzungen der Spezifikationeingerichtet[22].

12.4 Weblinks

• Europäische Kommission Archival Policy - Mo-Req2 (auf Englisch)

• DLM-Forum Webseite des DLM-Forum (auf Eng-lisch)

• MoReq-Seite des DLM-Forum (auf Englisch)

• MoReq2.de Informationsseite mit Quellen zu Mo-Req2 (auf Deutsch)

• Informationsseite mit zahlreichenDownloads in ver-schiedenen Sprachen

• Publikationsseite der neuen Version MoReq2010

12.5 Fußnoten

[1] Im Deutschen wird Records-Management teilweise mitdem Begriff Schriftgutverwaltung übersetzt, der auchin der ISO-Norm 15489 verwendet wird. Diese Über-tragung deckt jedoch nicht alle Aspekte des Anwen-dungsbereiches von Records-Management ab. Zum Pro-blem der deutschsprachigen Übersetzung siehe z.B. UlrichKampffmeyer „Records Management und Schriftgut-verwaltung“, IWP Information Wissenschaft & Praxis,60(2009)6-7, S. 333-338

[2] Quelle zu MoReq in Deutsch.

[3] Quelle zu MoReq2 in Deutsch.

[4] Europäische Kommission Informationsseite zu MoReq2in Englisch

[5] MoReq MODEL REQUIREMENTS FOR THE MA-NAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS. MoReqSPECIFICATION. Office for Official Publications ofthe European Communities. INSAR Supplement VI.Bruxelles-Luxembourg. 2001. ISBN 92-894-1290-9.

56 KAPITEL 12. MOREQ

[6] DLM Forum MoReq1 download http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&view=categories&cid=23_75067adade55e2da39ea036bc400a33f&Itemid=100&lang=en .

[7] MoReq2 MODEL REQUIREMENTS FOR THE MA-NAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS. UP-DATE AND EXTENSION, 2008. MoReq2 SPECIFI-CATION. European Archives News Supplement VIII.Office for Official Publications of the European Commu-nities. Bruxelles-Luxembourg. 2008. ISSN 1725-1540.

[8] Darstellung verschiedener Anbieter von Schriftgutverwal-tungsoftware und Ergebnis einer Marktstudie in 2008, pu-bliziert als multimediale Dokumentation der Roadshow zuMoReq2 im Juni 2008. Inzwischen wurden weitere Re-cords Management Standards von der OMG, ICA, ISO(16175, 30301) und demDLMForum (MoReq2010) ver-öffentlicht.

[9] Liste aller MoReq2 zertifizierten Produkte(abgerufen am17. Mai 2010)

[10] Der erste erfolgreiche Test... (PDF; 1,5MB)ÜberMoReqund MoReq2, Seite 14 (abgerufen am 17. Mai 2010).

[11] Weltweit erste MoReq2 Zertifizierung (abgerufen am 17.Mai 2010)(Englisch)

[12] Liste aller MoReq2 zertifizierten Produkte(abgerufen am17. Mai 2010)

[13] DLM Forum Webseite Übersetzungsprojekte: List oftranslation projects (for MoReq2) (Memento vom 4. Juli2011 im Internet Archive)

[14] Pressemitteilung des DLM-Forum März 2010http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&section=files&task=download&cid=315_733e6d3049a11fbac8beefb1f0a51207&Itemid=96&lang=en

[15] MoReq2010 PDF-Download http://moreq2010.eu/pdf/MoReq2010-Core+Plugin(v1-0).pdf

[16] Zusammenfassung von MoReq2010 in deutscher Sprachehttp://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/moreq2010_status_juni_2011

[17] Diskussion zu MoReq2010 bei PROJECT CONSULThttp://www.project-consult.de/ecm/in_der_diskussion/moreq_2010_ist_noch_nicht_offiziell_ver%C3%B6ffentlich

[18] MoReq Download Seite „Export XML Schema - Examp-les v1 (July 2011)“ http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_jotloader&section=files&task=download&cid=395_dce508882b6c233b32cdb2848cc09462&Itemid=137&lang=en . Es wurde ferner eine persis-tente URL zur Validierung von Schema bereitgestellt:http://moreq2010.eu/export.xsd .

[19] MoReq2010 Feedback Site http://feedback.moreq2010.eu/

[20] DLM Forum Pressenotiz vom 14. Juli 2011 zumTechnical Committee http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=134%3Ajuly-14-2011-press-release&catid=18%3Anews&Itemid=48&lang=en .

[21] DLM Forum MoReq2010 Testing Re-gime http://www.dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=139%3Aseptember-20-2011-establishment-of-independent-moreq2010-testing-regime&catid=18&Itemid=48&lang=en

[22] siehe das Programm der DLM Forum Conference Brüssel12.−14-12.2011 http://www.dlmconference.com/

Kapitel 13

Enterprise Information Management

Enterprise Information Management (EIM) be-schreibt „die Zusammenführung von strukturierten Da-ten, unstrukturierten Dokumenten und den dazugehöri-gen betriebswirtschaftlichen Anwendungen.“[1]

EIM vermittelt den Ansatz einer ganzheitlichen struktu-rierten Verwaltung und Organisation von Informationenim Unternehmen. Es ist eine Fortführung oder Weiter-entwicklung von Enterprise ContentManagement (ECM)mit den wesentlichen Ergänzungen der Kommunikation,Collaboration und Prozessorientierung. Die Unterschie-de zwischen den Informationstypen, die bisher dieGrundlage von Definitionen wie Content-Management,Records-Management, Dokumentenmanagement, Asset-Management usw. gebildet haben, werden aufgelöst, daalle Informationen unabhängig vomTyp verwaltet und er-schlossen werden müssen.Als Erweiterung von ECM und im Unterschied zumallgemeinen Informationsmanagement (IM), zielt EIMauf eine unternehmensweite Betrachtungsweise, auf dieprozessualen Abläufe in sich verändernden Unterneh-mensbereichen und die nachhaltige, transparente und"Compliance"-gesicherte Kommunikation und Doku-mentation der unternehmensweiten Verwaltung von In-formation.

13.1 Entwicklung

“EIM Enterprise Information Management steht für dieganzheitliche Verwaltung aller Informationen im Un-ternehmen, unabhängig von Ort, Nutzer, Autor, er-zeugenden System, Anwendung, Format, Device, Zeitund ursprünglichem Nutzungsmodell. EIM vereint hier-zu funktionale Ansätze von Enterprise Content Ma-nagement, Business Process Management, Enterpri-se Search, Business Intelligence, Governance-Risk-Compliance Management Infrastructure, Data Warehou-sing und Information Lifecycle Management.”[2]

“EIM - Enterprise Information Management ist einAnsatz zur Transparenz Ihrer Prozesse und Verträ-ge, Beschleunigung der Standards unternehmensweit,Minimierung von Risiken und Einhaltung von Compli-ance. Es fängt in einer bewussten, nachhaltig gestalte-

ten Kommunikation an und hat als Ziel abteilungsüber-greifende und strukturierte Informationsprozesse. UnterdemAnspruch der sich dynamisch und flexibel änderndenOrganisationsstrukturen in den Unternehmen ist es eineklare und zeitgemäße Kommunikation notwendig. DieGrundlagen unternehmerischen Handelns wie Verträge,Kommunikation, Prozesse und Compliance-Excellencekönnen mit dem Begriff EIM und seiner Umsetzung inden Unternehmensalltag geordnet und verbessert wer-den.” [3]

“Enterprise InformationManagement (EIM) ist die Tech-nologie und die Praxis zur Maximierung des Informa-tionswerts bei gleichzeitiger Minimierung der Risiken.Während die meisten Unternehmen ihre strukturiertenInformationen – die Art, die man in Datenbanken fin-det – im Griff haben, gibt es nur sehr wenige, die ihreunstrukturierten Informationen – Videos, Bilder, Doku-mente, Folien usw. – voll nutzen. DieMenge, Vielfalt undGeschwindigkeit dieser Informationen machen sie im-mer schwerer verständlich und verwendbar, sogar dann,wenn sie unverzichtbar für jeden Aspekt eines Unterneh-mens (und den Alltag) werden. Wir können den Anbruchdes Zeitalters der Informationsunternehmen beobachten.Und das bedeutet, dass eine gute Informationsstrategiezugleich eine gute Geschäftsstrategie ist...” [4]

13.2 Anspruch

EIM löst im Gegensatz zum Ansatz von Enterprise-Content-Management-Systemen (technischer Lösungs-fokus) weniger technische denn organisatorische, kom-munikative und informelle Aufgaben zu Optimierungvon Prozessen und Informationsnutzung, sondern kannals Leitfaden und Zielorientierung für sämtliche Mitar-beiter in den Geschäftsprozessen verstanden werden.Die Werkzeuge, Vorlagen und Prozessansätze von EIMleiten eine nachhaltige Verbesserung der Prozesse begin-nend von der Bewertung, Beratung, Dokumentation undBeschreibung bis hin zur Umsetzung ein. Der IT obliegtdabei die Rolle des Begleiters, Integrators und Ratge-bers aber nicht des Entscheiders. Strukturierte Informa-tionen sind abteilungsübergreifend nutzbar zu machen-

57

58 KAPITEL 13. ENTERPRISE INFORMATION MANAGEMENT

Hierbei sind das Prozess-KnowHow und Ablaufpraktikeneiner Organisation bzw. unternehmensweiter Regeln inalle zukunftsorientierten Handlungen und Verbesserun-gen mit einzubeziehen. Den Rahmen bilden die Anforde-rungen zur Einhaltung von “Compliance"-Vorgaben unddie Risikominderung. Der EIM-Anspruch ist dabei nichttechnisch getrieben, sondern leitet sich aus den Anforde-rungen der Geschäftstätigkeit, der Organisation der Ge-schäftsbereiche und den fachlichen Anforderungen ab.Eine EIM-Systemunterstützung ist im Kern aus denunternehmerischen Erfolgskriterien abzuleiten. Beispie-le sind Verträge, als Kernelement allen unternehme-rischen Handelns, Innovation und Collaboration ent-lang der Wertschöpfungskette sowie Kommunikationund Compliance als Handlungsvorschrift im Umgangvon Mitarbeitern, Partnern und Lieferanten. Diese Ele-mente sollten bei einem EIM-Lösungsansatz entlang desLebenszyklus von Nachrichten, Dokumenten, Akten,Vorgängen, Prozessen und Compliance-relevanten Datenorganisiert sein.Im gängigen IT-Sprachgebrauch integriert der EIM-Ansatz so Lösungen wie:

• Vertragsmanagement

• Risikomanagement /Management-Risk-Controlling

• Compliance-Management

• Dokumentenmanagement (DMS)

• Elektronische Archivierung

• Aktenverwaltung / elektronische Akte

• Kontaktverwaltung

• Terminverwaltung

• Collaboration

• Vorgangsverwaltung

• Business Process Management / Workflow

• Management Cockpit

• Reporting / Business Intelligence

13.3 Literatur• DiALOG - Fachmagazin für Enterprise Information

Management. ISSN 2198-6819

• Gartz, Ulfert: Enterprise Information Management.In: Business Intelligence in the Digital Economy: Op-portunities, Limitations and Risks. Texas Woman’sUniversity, USA, 2003, ISBN 978-1591402060.

• Baan, Paul: Enterprise Information Management -When Information Becomes Inspiration. SpringerNew York, 2013, ISBN 978-1-4614-5235-5.

• Journal of Enterprise Information Management.ISSN 1741-0398

13.4 Weblinks

13.4.1 Verbände

• VOI Verband Organisations- und Informationssys-teme e.V., deutscher Fachverband zu EIM

13.4.2 Förderung

• “Excellence with EIM” DIALOG - Award Güte-siegel für nachhaltige Unternehmensprozesse mitstrukturiertem und übergreifenden abteilungswei-temAnsatz, Verleihung jährlich auf dem Fachforumfür EIM, Schirmherr ist der Fachverband VOI undInitiatoren-Pool aus Wissenschaft, Praxis und Bera-tung

13.4.3 Kongresse / Fachforen / Messen

• “DiALOG-Fachforum” DiALOG-Fachforum fürEIM jährlicher internationaler Fachkongress derAnwender, Nutzer und Experten, Plattform fürNetzwerke, Trends und Informationen rund umVertrags- und Informationsmanagement, GRC -Governance, Risk und Compliance Management,Wissens- und Organisationsmanagement in sichagil verändernden Unternehmensprozessen, BPM -Business Process Management, Treffpunkt für An-wender, Experten und Anbietern aus Wissenschaftund Praxis

• “Innovation Tour”

13.5 Einzelnachweise[1] VOI, 2013: “Neuausrichtung des VOI auf Enterprise In-

formation Management (EIM)"

[2] Ulrich Kampffmeyer, 2012, “Definition Enterprise Infor-mation Management”

[3] TQG, 2013 “Trends und Beschreibung zu Enterprise In-formation Management”

[4] OpenText, 2012 “Was ist Enterprise Information Ma-nagement?"

Kapitel 14

Informationslebenszyklusmanagement

Informationslebenszyklusmanagement (ILM, eng-lisch information lifecycle management) umfasst Strategi-en, Methoden und Anwendungen, um Information auto-matisiert entsprechend ihremWert und ihrer Nutzung op-timal auf dem jeweils kostengünstigsten Speichermediumbereitzustellen, zu erschließen und langfristig sicher auf-zubewahren.Der Begriff stammt aus den USA und wurde vonverschiedenen Speichersystemanbietern 2003 alsMarketing-Schlagwort auserkoren. Verschiedentlichund in anderer Bedeutung wurde der Begriff bereitsin den 1990er Jahren benutzt. Der Begriff bildet sichaus den Komponenten „Information“, „Lifecycle“ (engl.für Lebenszyklus; zusammengezogen aus life cycle,um ein dreibuchstabiges Akronym bilden zu können)und „Management“ im Sinne der Verwaltung, Hand-habung und Kontrolle von Informationen in einemInformationssystem.

14.1 Definition

ILM beschreibt eine Speicherstrategie. Ziel dieser Strate-gie ist die Speicherung von Informationen entsprechendihremWert auf dem jeweils günstigsten Speichermediumeinschließlich der Regeln und Prozesse, wie Informationauf die geeigneten Speichermedien verschoben wird. DieSteuerungsmechanismen der Verwaltung und der Spei-cherung orientieren sich an Wichtigkeit, Wertigkeit undKosten der elektronischen Information. Hierfür wird eineKlassifizierung der Daten, Quellen und Speichersystemevorgenommen, die innerhalb einer Speicherhierarchie dieautomatisierte Bereitstellung erlauben.Der Herstellerverband für Speichersystemlösungen SNIAdefiniert ILM wie folgt:

• ILM Vision: A new set of management practices ba-sed on aligning the business value of information tothe most appropriate and cost effective infrastructu-re.

• ILM Definition: Information Lifecycle Managementis compromised of the policies, processes, practices,

and tools used to align the business value of informa-tion with the most appropriate and cost effective ITinfrastructure from the time information is conceivedthrough its final disposition. Information is alignedwith business processes through management policiesand service levels associated with applications, meta-data, information, and data[1].

14.2 Funktionen von ILM-Lösungen

Um diese Anwenderanforderungen erfüllen zu können,benötigen ILM-Lösungen eine Vielzahl von Funktionen.Diese Funktionen sind in einzelnen Komponenten zu-sammengefasst. Die Komponenten wiederum bilden eingeschlossenes Rahmenwerk, um alle Anforderungen anILM integrativ abdecken zu können. Zu den wichtigstenKomponenten von ILM gehören[2]:

• Erfassung: Subsysteme und Software zur Erfassung,Aufbereitung, Verarbeitung, Indexierung und Ord-nung unterschiedlichster Formen von Informationen

• Verwaltung von Dokumenten, Content und MediaAssets: Software zur kontrollierten Erstellung, Ver-waltung, Publikation und Verteilung von Informati-on

• Speicherung: Subsysteme zur optimierten Speiche-rung beliebiger Typen von Information mit Unter-stützung unterschiedlichster Hardware, softwarege-stützter Verdrängungsstrategien, verteilter Umge-bungen und Nutzbarkeit durch alle Anwendungen ineinem System

• Zugriff und Verwaltung: datenbankgestützteRegistratur-, Dokumenten-, Metadaten- und Index-verwaltung für den geordneten, schnellen Zugriffauf die gespeicherte Information

• Prozessunterstützung: Workflow- und Business-Process-Management-Software zur Bereitstellung,Zusammenführung und Kontrolle von Informationund zur Steuerung der Speicherprozesse

59

60 KAPITEL 14. INFORMATIONSLEBENSZYKLUSMANAGEMENT

• Langzeitarchivierung: Subsysteme zur unveränder-baren, langzeitigen elektronischen Archivierungentsprechend rechtlichen und regulativen Anforde-rungen

Durch das Zusammenspiel der verschiedenen Kompo-nenten wird der gesamte Lebenszyklus der Informationvon ihrer Entstehung bis zur Aussonderung unterstützt.

14.3 Quellen[1] SNIA Data Management Forum / SNIA Informati-

on Lifecycle Management Initiative, ILM Vision. März2004, Webseite

[2] Ulrich Kampffmeyer: Lebenszyklus. DoQ, September2003

14.4 Weblinks• Speicherguide.de

• SNIA Verband der Anbieter von Speichersystemen

14.5 Literatur• Günter Thome, Wolfgang Sollbach: Grundlagen

und Modelle des Information Lifecycle Management.Springer, Berlin; Auflage: 1 (Mai 2007), ISBN 978-3-540-69079-5

• Wolfgang Sollbach, Günter Thome: Informati-on Lifecycle Management. Prozessimplementierung.Springer, Berlin; Auflage: 1 (Dez 2007), ISBN 978-3-540-35838-1

Kapitel 15

Grundsätze zum Datenzugriff und zurPrüfbarkeit digitaler Unterlagen

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbar-keit digitaler Unterlagen (GDPdU) enthalten Regelnzur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwir-kungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen.Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisungdes Bundesfinanzministeriums, in der dieses bestimm-te Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und demUmsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung vonBuchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen kon-kretisiert.Die GDPdUwurden durch die GoBD zum 1. Januar 2015abgelöst.[1]

15.1 Mitwirkungspflicht des Steu-erpflichtigen beim Datenzu-griff durch Betriebsprüfer

Erfordert eine Betriebsprüfung den Zugriff auf Daten,die beim Steuerpflichtigen gespeichert sind, kann der Be-triebsprüfer laut GDPdU zwischen folgenden drei Artendes Datenzugriffs wählen:

• unmittelbarer Lesezugriff (Z1),

• mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2) und

• Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten(Z3).

Das Recht, eigene Software auf die Systeme des Steu-erpflichtigen aufzuspielen, hat der Betriebsprüfer dabeinicht.Für die Datenträgerüberlassung sind verschiedene For-mate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Emp-fehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entspre-chenden Beschreibungsstandard. Die Daten lassen sichdann vom Betriebsprüfer in eine Prüfersoftware einlesen.Die Einhaltung dieser Vorschriften ist die Vorausset-zung für die Genehmigung der Auslagerung der elek-

tronischen Bücher und sonstigen erforderlichen Unter-lagen in das Ausland. § 146 Abs. 2b der Abgabenord-nung sieht seit 20. Dezember 2008 für Unternehmen, dieden Anforderungen der GDPdU nicht nachkommen, einVerzögerungsgeld von EUR 2.500 bis EUR 250.000 vor.

15.2 Literatur

• Krüger, Ralph; Schult, Bernd; Vedder, Rainer: Digi-tale Betriebsprüfung: GDPdU in der Praxis - Grund-sätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digita-ler Unterlagen, Gabler Verlag, 2010, ISBN 978-3-8349-0676-2

• Eller, Peter: Elektronische Rechnungsstellung und di-gitale Betriebsprüfung. Electronic Commerce undRecht, Band 8. ERICH SCHMIDT VERLAG,2004, ISBN 3-503-07408-2

• Ernst&Young (Hrsg.): Steuerliches Risikomanage-ment. Stollfuß Verlag, 2005, ISBN 3-08-210001-5(alle relevanten Gesetzespassagen in Deutsch undEnglisch)

• Flamm, Markus: Die digitale Steuerprüfung kommt.DATEV-Buchreihe, Bestellnummer 36212

• Flamm, Markus: Betriebsprüfer mit Röntgenblick- Was die Buchführung alles verrät. DATEV-Buchreihe, Bestellnummer 36068

• Henstorf, Karl-Georg, Kampffmeyer, Ulrich,Prochnow, Jan: Grundsätze der Verfahrensdoku-mentation nach GoBS. Code of Practice Band 2.VOI Verband Organisations- und Informationssys-teme e. V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4

• Hentschel, Bernd (Hrsg.): Digitale Betriebsprü-fung – eDatenzugriff der Finanzverwaltung. 2.überarbeitete Auflage 2004, DATAKONTEXT-FACHVERLAG, ISBN 3-89577-325-5

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62 KAPITEL 15. GRUNDSÄTZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRÜFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN

• Wendland, Holger : Neue Archivierungspflichtennach der geänderten AO 2002. Kontinuierlich er-gänztes Sammelwerk. ForumVerlag Herkert, 86504Merching

• Wenzig, Herbert : Außenprüfung / Betriebsprüfung.GRÜNE REIHE Band 12, 9. Auflage 2004, ErichFleischer Verlag, ISBN 3-8168-1129-9

15.3 Siehe auch• Elektronische Archivierung

• E-Mail-Archivierung

• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch-führungssysteme

• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung undAufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen undUnterlagen in elektronischer Form sowie zum Da-tenzugriff

15.4 Weblinks

Wiktionary: GDPdU – Bedeutungserklärungen,Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen

• BMF : Grundsätze zum Datenzugriff und zurPrüfbarkeit digitaler Unterlagen (16. Juli 2001)(Memento vom 6. Januar 2014 im Internet Archive)

• Audicon : IDEA GDPdU-Beschreibungsstandard

[1] http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=1

Kapitel 16

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015“GoBS”) dient dazu, nachweisen zu können, dass dieAnforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), derAbgabenordnung (AO), den GoBS und den GoBD für dieAufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind.Auch für bestimmte Branchen gibt es, unabhängig vonden HGB-Anforderungen, Vorgaben zur Erstellung vonVerfahrensdokumentationen, so z. B. für die Pharmain-dustrie nach FDA Part 11 und GxP (GMP, GLP GuteLaborpraxis). Für die Erstellung technischer Dokumen-tationen ist die Norm EN 82079 die Grundlage.

16.1 Verfahrensdokumentationnach den GoBD

Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfah-rensdokumentation ergibt sich aus den § 239, § 257HGB,den GoBD und aus denen folgende Anforderungen an dieArchivierung von kaufmännischen Unterlagen, sowohl inPapier als auch in elektronischen Archivsystemen, abge-leitet sind:

• Ordnungsmäßigkeit

• Vollständigkeit

• Sicherheit des Gesamtverfahrens

• Schutz vor Veränderung und Verfälschung

• Sicherung vor Verlust

• Nutzung nur durch Berechtigte

• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

• Dokumentation des Verfahrens

• Nachvollziehbarkeit

• Prüfbarkeit

Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum ThemaVerfahrensdokumentation sind die GoBD.Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamtenorganisatorischen und technischen Prozess

• der Entstehung (Erfassung),• der Indizierung,• der Speicherung,• dem eindeutigen Wiederfinden,• der Absicherung gegen Verlust und Verfälschungund

• der Reproduktion der archivierten Informationen,

die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgabenaufbewahrt werden müssen.Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentationsind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend undvollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn einunabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation denordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.

16.2 Siehe auch• Revisionssicherheit• Dokumenten-Technologien• GoBD• Compliance (BWL)

16.3 Literatur• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch-

führungssysteme (GoBS) (PDF-Datei; 57 kB).Schreiben des Bundesministeriums der Finanzenan die Oberfinanzbehörden der Länder vom 7.November 1995 - IV A 8 - S 0316 - 52/95 - BStBl1995 I S. 738f.

• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Auf-bewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Un-terlagen in elektronischer Form sowie zum Daten-zugriff (GoBD) (PDF-Datei). Schreiben des Bundes-ministeriums der Finanzen an die Oberfinanzbehör-den der Länder vom 14. November 2014 V A 4 - S0316/13/10003.

63

64 KAPITEL 16. VERFAHRENSDOKUMENTATION

• Ulrich Kampffmeyer, Jörg Rogalla: Grundsätze derelektronischen Archivierung. Code of Practice Band1. VOI Verband Organisations- und Informations-systeme e. V., Bonn, 2. Auflage 1997, ISBN 3-932898-03-6.

• Karl-Georg Henstorf, Ulrich Kampffmeyer, JanProchnow: Grundsätze der Verfahrensdokumentati-on nach GoBS. Code of Practice Band 2. VOI Ver-band Organisations- und Informationssysteme e. V.,Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4.

Kapitel 17

Verband Organisations- undInformationssysteme

Der VOI Verband Organisations- undInformationssysteme e.V. ist der deutsche Fachver-band der Anbieter von Produkten und Dienstleistungenim Umfeld von Dokumentenmanagement, elektronischerArchivierung und Enterprise Content Management. Sitzdes Verbandes ist Bonn.Der Verband ist die Berufs- und Standesorganisationvon Herstellern, Anbietern, Systemintegratoren, Bera-tern und Dienstleistern für Dokumentenmanagement-Lösungen. Er definiert seine Ziele wie folgt:

• Förderung der Interessen der Anbieter von Informa-tionstechnologie (IT) im Bereich Informationslogis-tik als Grundlage für e-Business auf nationaler undinternationaler Ebene.

• Herstellung von Markttransparenz durch Schaffungvon Kommunikationsverbindungen zwischen An-bietern und Anwendern von IT.

• Sammlung, Ordnung, Erstellung und Verbreitungqualifizierter Informationen zur IT, um dem poten-tiellen Anwender diese Technologie als optimalesHilfsmittel im privaten und geschäftlichen Bereichvorzustellen.

• Ausarbeitung von Normen zur Schaffung vonRechtssicherheit in der IT.

• Förderung und Durchführung von Informationsver-anstaltungen zu dieser Technologie.

Der Verband hat fünf Regionalgruppen und mehrereFachgremien, u.a. zum Thema elektronische Signatur.Aus der Arbeit der Fachgremien gehen unter anderemVeröffentlichungen hervor wie z.B. den Codes of Prac-tice, die üblicherweise von einer Gruppe von Fachauto-ren erstellt und im Selbstverlag vertrieben werden. DerVOI wirkt wesentlich bei der Ausrichtung der jährlichenDMS EXPO mit. Seit dem 1. Mai 2012 betreibt der VOIdas Informationsportal ECMtodayzum Thema Enterpri-se Content Management (ECM).

17.1 Geschichte

Der Verband wurde am 17. März 1991 auf der Ce-BIT von Ulrich Kampffmeyer als Verband Optische In-formationssysteme e.V. gegründet. 1999 benannte derVerband sich unter Beibehaltung der Abkürzung VOIin VOI-VerbandOrganisations- und Informationssystemee.V. um. Die Abkürzung VOI wurde in den Folgejahrenauch als “Voice of Information” interpretiert. Er besitztseit 1998 eine Geschäftsstelle mit hauptamtlichem Ge-schäftsführer. Im Jahr 2010 hatte der Verband ca. 250Mitgliedsfirmen. In 2011 wurde vom Vorstand des VOIeine Überführung des Verbandes in den BITKOM vorge-schlagen. Die Mitgliederversammlung lehnte das mehr-heitlich ab, weil es eine Auflösung des Verbandes be-deutet hätte. Die Ablehnung in der Mitgliederversamm-lung führte zum Austritt mehrerer Mitglieder, die sichanschließend innerhalb des BITKOM neue konstituiertenund dabei die Arbeitsfelder und Strukturen des VOI nach-bildeten [1]. Im Jahre 2012 zählt der Verband rund 200Mitgliedsfirmen und kommt seinen Satzungszielen nach,als “Voice of Information” über den Nutzen der Informa-tionstechnologie, insbesondere im Themenfeld Enterpri-se Content Management (ECM) aufzuklären. Dazu wur-de das Informationsportal ECMtoday ins Leben gerufen,auf dem Fachartikel und Anwenderberichte zu ECM Lö-sungen veröffentlicht werden. Im September 2013 rich-tet sich der VOI neu aus und ergänzt seine Ansprüchemit der Positionierung auf Enterprise Information Ma-nagement (EIM). „Mit seiner neuen Strategie fügt derVerband mit der Trendwende von ECM zu EIM nochmehr Wachstum und Mehrwerte hinzu. Der VOI erwei-tert ECM und definiert Enterprise Information Manage-ment (EIM) als die Zusammenführung von strukturiertenDaten, unstrukturierten Dokumenten und den dazugehö-rigen betriebswirtschaftlichen Anwendungen[2].

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66 KAPITEL 17. VERBAND ORGANISATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEME

17.2 Wichtige Publikationen desVerbandes

• Dokumenten Management Systeme: Hersteller undProdukte. Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn, 2006.

• Code of Practice Dokumenten-Management – VomArchiv zum Enterprise-Content-Management. Schrif-tenreihe des VOI e.V., Bonn 2005, ISBN 3-932898-11-7.

• DMS-Leitfaden für Entscheider. Schriftenreihe desVOI e.V., 2004.

• PK-DML Prüfkriterien fürDokumentenmanagement-Lösungen. VOI/TüVIT,Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn, 2. Auflage,2004.

• Elektronische Signatur: Potenziale, Verfahren, An-wendungen, Nutzen. Schriftenreihe des VOI e.V.,Bonn 2004.

• Technische Aspekte und Komponenten von DigitalenArchivsystemen. Schriftenreihe des VOI e.V., Bonn2003, ISBN 3-932898-09-5.

• Dokumenten Management in Deutschland. Schrif-tenreihe des VOI e.V., Bonn, 2003.

• Code of Practice Verfahrensdokumentation nachGoBS. VOI-Kompendium Bd. 4, Schriftenreihe desVOI e.V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4.

• Code of Practice Grundsätze der elektronischen Ar-chivierung. VOI-Kompendium Bd. 3, Schriftenrei-he des VOI e.V., Bonn, 2. Auflage 1997, ISBN 3-932898-03-6.

17.3 Weblinks

• Webseite des Verbandes

• ECMtoday - das Informationsportal des Verban-des zum Thema Enterprise Content Management(ECM)

• DMS EXPO der Messe Stuttgart jährliche Messeund Kongress unter Mitwirkung des Verbandes

• DiALOG-Award “Excellence with EIM” Schirm-herr und Initiator des Nachhaltigkeitkeits-Awardfür Ansätze und Methoden im Umfeld zu EIM(Deutschland)

17.4 Einzelnachweise[1] siehe hier http://www.bitkom.org/de/themen/69257.aspx

[2] Peter Schmerler, Geschäftsführer des VOI, 2013:„Enterprise Information Management ist ein Daten,Informationen und Wissen umfassendes Qualitäts-konzept zur Verbesserung der Unternehmenspro-zesse.” http://www.voi.de/voi-pressemeldungen/3729-neuausrichtung-des-voi-auf-enterprise-information-management-eim

17.5. TEXT- UND BILDQUELLEN, AUTOREN UND LIZENZEN 67

17.5 Text- und Bildquellen, Autoren und Lizenzen

17.5.1 Text• Ulrich Kampffmeyer Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Ulrich_Kampffmeyer?oldid=143595617 Autoren: Peng, Mogelzahn, Onkel-koeln, PeterGuhl, Codc, Bartonitz, Spuk968, =, Lukasbild, Schlauer Gerd, MorbZ-Bot, Bibelschmeisser, RonMeier und Anonyme: 4

• Elektronisches Dokument Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronisches_Dokument?oldid=133990817 Autoren:Kku, Ocrho, Ha-See, Bubo bubo, RedBot, Siehe-auch-Löscher, Poupou l'quourouce, Saehrimnir, ChristianBier, Francois Palmier, BJ Axel, STKanzler, Sem-per, Zaibatsu, Milvus, DodekBot, Synthebot, AlleborgoBot, Crazy1880, Aalfons, Succu, Alecs.bot, Ute Erb, DumZiBoT, UHT, Luckas-bot, Nallimbot, Wowo2008, Xqbot, Howwi, MastiBot, RibotBOT, MorbZ-Bot, Wikwik, EmausBot, Emustrom, CamelBot, MerlIwBot,Wheeke, Aktenstapel, Addbot und Anonyme: 16

• Dokumentenmanagement Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement?oldid=148864520 Autoren: Kku, Zeno Gant-ner, Jed, Aka, Stefan Kühn, Irmgard, Mikue, Mathias Schindler, GNosis, Tsor, Seewolf, WKr, Dominik~dewiki, HenrikHolke, Holger I.,Tzeh, Zwobot, Ocrho, D, Kiker99, Stern, Jpp, HaSee, APPER, Nocturne, RokerHRO, Sinn, Peng, MFM, TinoStrauss, Ot, Bnawiki, TheK,Kohl, Much89, Kubrick, Duesentrieb, Kff, ChristophDemmer, DasBee, Carbenium, Cyper, S.K., Xwolf, BWBot, Lustiger seth, Simon04,Cecil, Sgrewe, W.alter, BLueFiSH.as, Tuxman, DuesenBot, JAF, A.Heidemann, Gum'Mib'Aer, Heliosteam, Speck-Made, Diba, He3nry,Stf, Sparti, FlaBot, Codc, Lyzzy, AkaBot, SBT, Bkemmler, Flominator, Bernburgerin, Mst, Kolja21, Millbart, Siehe-auch-Löscher, Syrcro,Abubiju, Ephraim33, RobotQuistnix, M-sch, Bota47, Andy king50, Frank C. Müller, DerHexer, MelancholieBot, Bartonitz, JCS, Jdk, Sta-ro1, AlexM~dewiki, Hieronymus A., Stylor, Slazerhome1, LKD, Fomafix, Thebizzman, Symposiarch, Moucis, FAEP, Carol.Christiansen,WortUmBruch, Graphikus, PixelBot, Elendur, Renate Karl, Semper, Spuk968, Thijs!bot, HubiB, Farino, XenonX3, GiordanoBruno, HorstGräbner, Urmelbeauftragter, JAnDbot, Milvus, Grieb, Tom md, Seth Cohen, Nolispanmo, Vren, Bildungsbürger, Septembermorgen, Andi-WSI, Groucho M, Fmrauch, HHE99, Thotig, Wesener, Teflon21, Amrep, Crazy1880, Trustable, Snoopy1964, Aalfons, KnopfBot, Um-herirrender, Alnilam, M. Dalla Vecchia, Pittimann, JensKneese, Jkokemueller, Dvptpost, LogoX, Wildtierreservat, Zorrobot, MystBot,Luckas-bot, KamikazeBot, Ptbotgourou, Wowo2008, DocXter, Xqbot, Iogos82, Howwi, Telford, Hardtwer, Geierkrächz, Wilske, Oli-ver.schulze, Tutorx, Cazhira, Bestoernesto, SteEis, Azimut, Wondigoma, Alraunenstern, Judith.lenz, EmausBot, Faltenwolf, Horst beiWiki, Doc.Heintz, ECMdoku, RonMeier, Steven-arts, WikitanvirBot, Randolph33, ChuispastonBot, BlackSophie, Beutnagel, Rezabot,Marcel083, MerlIwBot, Jkoprax, Wsagemerten, Kmheide, Hkoeln, Goettler, Georgewinet, Boshomi, Chester20, Christophorus77, Softga-te, Innobello, Was-sds, Abacky, Exoport, Jürgenreichert, Wikisola, Kendox AG, Lozin, Thomas8585, Schmalenbach, Addbot, Motorsued,Eissi296, Duddits1969, AxelHellinger, Ttork, Gwen3965, Nicole roe, Emeldir, Momm1981, Aconso, U2fanboi, GerImmanuel, Schnabel-tassentier, ES64U4, Luise3214 und Anonyme: 218

• Dokumenten-Technologien Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumenten-Technologien?oldid=133016340 Autoren: Kku, Jakob-Voss, Jed, HaeB, Stern, HaSee, Rdb, °, Kff, Rax, Diesterne, Stf, AkaBot, Avobert, Blaubahn, Siehe-auch-Löscher, Ront, Saehrimnir,Drahreg01, Farino, Horst Gräbner, Supermartl, Bildungsbürger, Avron und Anonyme: 22

• Dokumentenklasse Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenklasse?oldid=133016351 Autoren: Timekeeper, S.K., Rax, Stell,Abubiju, Zahnradzacken, Nightflyer, ChikagoDeCuba, Camino7, Bildungsbürger, Jperl, Giftpflanze, Wondigoma, Vollbio und Anonyme:12

• Elektronische Archivierung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung?oldid=147659122 Autoren: RobertLech-ner, JakobVoss, Head, GNosis, Tsor, Balû, Zwobot, D, Stern, PatrickD, MichaelDiederich, Jpp, HaSee, APPER, Peter200, Nina, Fuz-zy~dewiki, Manja, Kff, AHZ, ChristophDemmer, Forevermore, Cyper, Captaingrog, Polarlys, Tuxman, Cherubino, Sparti, Hubertl, GFJ,Binter, Sebmol, Manorainjan, Millbart, Siehe-auch-Löscher, Abubiju, Ront, Einar Moses Wohltun, Andreas75, Mauro.bieg, Amtiss, JTK,Saehrimnir, Drahreg01, RobotQuistnix, Omi´s Törtchen, LiMa, MarcoBorn, MelancholieBot, Kantor.JH, Staro1, Kaisersoft, Nightflyer,PortalBot, Gugerell, LKD, EgGr, Eadi, Stephan Heuscher, 08-15, Wdwd, PixelBot, Aniramm, YMS, Leider, Periegetes~dewiki, Milvus,Tom md, Blaufisch, Complex, VolkovBot, Teflon21, Krawi, SieBot, VVVBot, Fresh!WEB, Antrophos, Hxhbot, Umherirrender, Pittimann,Plankton314, Zulu55, Ute Erb, Proutprout~dewiki, THWZ, LatitudeBot, ³²P, Luckas-bot, KamikazeBot, Ptbotgourou, RibotBOT, Gyxeed,Tbrand~dewiki, Wondigoma, Tuhl, Gateprof, Aveexoo, Voskos, MerlIwBot, ChristophLZA, YFdyh-bot, Addbot, Pdlx, Florianbambergund Anonyme: 112

• Revisionssicherheit Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit?oldid=145589332 Autoren: Ocrho, Kff, AHZ, Christoph-Demmer, Uwe Gille, Sabata, Stf, Badenserbub, Bernd.Bast, Abubiju, LiMa, Alrahad, Don Magnifico, Schlangengott, Alros002, Krawi,Tasma3197, Xqbot, MorbZ-Bot, Lexinexi, Hephaion und Anonyme: 31

• Langzeitarchivierung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Langzeitarchivierung?oldid=147732969 Autoren: Fgb, JakobVoss, Aka, Ste-fan Kühn, GNosis, Tsor, Zuse, Ralf Roletschek, Jacek79, Kubieziel, Anathema, Marti7D3, Zwobot, PatrickD, Hadhuey, Xeper, Michael-Diederich, Sinn, Peter200, MFM, Phrood, Robbit, Fuzzy~dewiki, Philipendula, Koerpertraining, Kff, Chrisfrenzel, Conny, ChristophDem-mer, MR, Kam Solusar, Carbenium, Historiograf, Supercoach, FabianL, Aule, Libelle63, Mps, JAF, BlackNite, Slick, Horgner, Cherubino,Calle Cool, Dtrx, Hubertl, GFJ, Vonsoeckchen, Cg909, MrBurns, Andreas Werle, DrSeehas, Uwe W., Aschmidt, Atc, Drahreg01, Kowa,YurikBot, Atirador, Blauebirke, Derbuffer, Schmitty, LiMa, Nils Lindenberg, Staro1, Netnet, Gwexter, PortalBot, Minderbinder, Knbin-nerer, Keco, Speifensender, Scantur, Arnulf zu Linden, Aniramm, Hoffmeier, Tobi B., Luckyagnano, Black Sparrow, Nolispanmo, Kuebi,Blaufisch, Don Magnifico, Ordnung, Jaymz1980, Avron, Complex, Iván Tapia, Milbi, Wesener, Spunki69, Ibohnet, Ahandrich, Ishbane,Lumu, Der gelehrte hermes1974, Jochen2707, Anaval, Peter.worm, Alnilam, Mike aus dem Bayerwald, Zulu55, Rekire, Kein Einstein, Di-gisus, Ein Anonymer, Stefanf74, Rebeling, Astrobeamer, Itu, Spitschan, Nameless23, Rr2000, Gyxeed, Bookiwrite, MorbZ-Bot, Meinicke,Tuhl, DerGraueWolf, JFH-52, Digifriend, Shaddim, Tommes, ChristophLZA, Boshomi, Samlowry2, PresseWatschounek, GeisterPirat undAnonyme: 99

• Enterprise-Content-Management Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management?oldid=146361707 Autoren:JakobVoss, Zeno Gantner, Aka, Mathias Schindler, GNosis, Filzstift, Atman Sun, Tsor, Zwobot, Stern, Robbot, Jpp, HaSee, Rdb, Muss-klprozz, MFM, Wiki-observer, PeeCee, Kerbel, Kff, Arctic~dewiki, Michail, Bimberbube, Ska13351, GeorgVollmers, VanGore, Cyper,MarkusHagenlocher, Michaelsy, RobGoa, Tuxman, Diesterne, Robot Monk, FlaBot, Friedemann Lindenthal, Ehrl, Cethegus, Curtis New-ton, Komikaa, Windharp, Firefox13, Banzay~dewiki, Millbart, Sae1962, Siehe-auch-Löscher, Florian Adler, Syrcro, Patrick-coeln, Amon-tillado, Roterraecher, Wickler, Wissenslogistiker, Elvaube, Clienti, WIKImaniac, Androl, Keyanoo, Ollo, Frank C. Müller, Jdk, Stylor, Va-len~dewiki, LKD, Jü, PixelBot, Renate Karl, Rufus46, Thijs!bot, Weinertc, Farino, Bernard Ladenthin, Gerd-HH, Kallistratos, TIETRO,Milvus, Pentadoc~dewiki, Yellowcard, Nolispanmo, Septembermorgen, Fmrauch, Don Magnifico, VolkovBot, Sitacuisses, Jocian, SieBot,Die tiefe blaue See, Towopedia, Trustable, Avoided, KnopfBot, Alexbot, DumZiBoT, FerdiBf, Lockalbot, Grey Geezer, MDV-Basel,

68 KAPITEL 17. VERBAND ORGANISATIONS- UND INFORMATIONSSYSTEME

Oberlaender, Montsegu, Meierbaer, Louperibot, Luckas-bot, GrouchoBot, Empro2, Cybercraft, Greki79, Xqbot, Foley999, MerlLink-Bot, Acky69, RibotBOT, AwOcBot, Oliver.schulze, LucienBOT, Cazhira, Judith.lenz, EmausBot, NeoRageX, ZéroBot, WikitanvirBot,Beutnagel, SteffenEhemann, MiriamFoerster, Addbot, Aloviel und Anonyme: 137

• Enterprise-Content-Management-System Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Content-Management-System?oldid=147251745 Autoren: JakobVoss, AlexR, Jed, Aka, Mathias Schindler, GNosis, Tsor, Tzeh, Zwobot, Arcy, Ninjamask, MichaelDiederich,HaSee, Mussklprozz, Wikitoni, Geos, XPhilosoph, Matthias Bock, Kff, Dominik Kuropka, ChristophDemmer, 1-1111, H005, Bubo bubo,Tuxman, Heinte, Kvedulv, Diesterne, Stf, GFJ, Defchris, Abubiju, Proofreader, Saehrimnir, Wirthi, Drahreg01, Stefan506, Keyanoo,Torsten Werner, Frank C. Müller, LiMa, Jdk, Staro1, LKD, Jü, Btr, HoKi, Farino, Arno Matthias, ComillaBot, Nolispanmo, Batke,Complex, Myotis, Codeispoetry, BurghardRichter, Sushiman, Tommy Kellas, Shaun72, Trustable, Inkowik, JensKneese, Knoff, Palin,Cybercraft, Prokhor, Astrobeamer, Wondigoma, OsGr, Faltenwolf, Steven-arts, MerlIwBot, Boshomi, Informationswiedergutmachung,Xitrust, Car031, Schmalenbach, AgoRum, !aoniug, Henemm, Dab0015, UrmelEis und Anonyme: 104

• Schriftgutverwaltung Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Schriftgutverwaltung?oldid=144309920 Autoren: Hardenacke, Gerhardva-lentin, Ri st, JuTa, Arma, LiMa, EgGr, MRewald, RainerB., Thijs!bot, JAnDbot, Milvus, Knopfkind, ComillaBot,WaltR, DodekBot, Milbi,Sitacuisses, Eschenmoser, Bücherwürmlein, Themistokles1984, SieBot, Crazy1880, Loveless, PaterMcFly, Aalfons, KnopfBot, Pittimann,Alecs.bot, Woches, THWZ, Doitnow, Andreas Scholz, CorranHorn, Wowo2008, Pfieffer Latsch, RibotBOT, MorbZ-Bot, Wondigoma,Hahnenkleer, EmausBot, Halbarath, Drago29, CSp1980, WikitanvirBot, Mint25, Beutnagel, MerlIwBot, KLBot2, S. Hager86, Cyberhagiund Anonyme: 27

• MoReq Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/MoReq?oldid=147207878 Autoren: Aka, Zwobot, GVogeler, Flominator, Bernburgerin,Leyo, Roterraecher, Hydro, Saibo, LiMa, Matzematik, Thijs!bot, Nolispanmo, Klara Rosa, Fmrauch, Giftmischer, Blaufisch, Don Ma-gnifico, Knoff, Krd, Xqbot, Andreas aus Hamburg in Berlin, MacOrcas, MorbZ-Bot, Eco30, Wondigoma, Pascal64, Labant, Mertinger,KLBot2, Boshomi, JPhCerny und Anonyme: 15

• Enterprise Information Management Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Information_Management?oldid=143182571Autoren: Andim, Asdert, Dnaber, Gregor Bert, Andy king50, ColdCut, Nassauer27, FeddaHeiko, MerlBot, Serols, Astrofreund, Hafer-flockentüte, Stschaar, BR-BR-1234 und Anonyme: 8

• Informationslebenszyklusmanagement Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Informationslebenszyklusmanagement?oldid=123317534Autoren: Kku, JakobVoss, Tsor, Zwobot, Helm, Stern, APPER, Rdb, Perrak, PeeCee, Kff, ChristophDemmer, Jonathan Groß, Sparti,FlaBot, Ront, YurikBot, Toffel, Frank C. Müller, Chatter, Hobbes ch, Leppus, Thijs!bot, Bluepower530, Synthebot, Alexlo, DumZiBoT,Muro Bot, Sbezold, ChuispastonBot, KLBot2 und Anonyme: 32

• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zum_Datenzugriff_und_zur_Pr%C3%BCfbarkeit_digitaler_Unterlagen?oldid=147293393 Autoren: TomK32, Seewolf, Mcdanilo, Wolf-gang1018, HaSee, Stechlin, Siggi, Sinn, Dnaber, MFM, Fuzzy~dewiki, Kff, Este, Fl.schmitt, Mami~dewiki, Millbart, Hydro, Mef.ellingen,Stefan Selbach, Wangen, MelancholieBot, PortalBot, LKD, Fomafix, Centipede, WDText, Telepath82, Zipferlak, Alros002, Nis Rand-ers, Regi51, Mundanus, Teflon21, Coffins, Makuro~dewiki, Saltose, Marcel Keienborg, Joergsiebert, Frankwichmann, UHT, FeddaHeiko,Xqbot, Tutorx, MorbZ-Bot, Michael Micklei, Tuhl, Stanik Brater, Tributus, Tulumino, Herbert81, Unendlicheweiten, Don Heraldo undAnonyme: 66

• Verfahrensdokumentation Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation?oldid=143736677 Autoren: Stern, Manja,ChristophDemmer, Friedemann Lindenthal, Susina, Flingeflung, Abubiju, Bluethunder3456, Xqt, Knoerz, Ische007, Anaval, MichaelMetschkoll, UHT, Xqbot, MorbZ-Bot, Herbert81 und Anonyme: 19

• Verband Organisations- und Informationssysteme Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Verband_Organisations-_und_Informationssysteme?oldid=128168624 Autoren: Wst, Aka, Matt1971, Geisslr, Jergen, Dave81, Haring, LiMa, Radschläger, LirumLarum, Giftmischer, Visitator, 9mag, Goodnews-sven und Anonyme: 10

17.5.2 Bilder• Datei:Adic_scalar_100.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/8/86/Adic_scalar_100.jpg Lizenz: CC BY-SA 2.5

Autoren: No machine-readable source provided. Own work assumed (based on copyright claims). Ursprünglicher Schöpfer: No machine-readable author provided. Splat215~commonswiki assumed (based on copyright claims).

• Datei:CD-R_Back.jpgQuelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/9/99/CD-R_Back.jpg Lizenz:CC-BY-SA-3.0Autoren:photograph by Stefan Kühn Ursprünglicher Schöpfer: Stefan Kühn

• Datei:Commons-logo.svg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/4/4a/Commons-logo.svg Lizenz: Public domain Au-toren: This version created by Pumbaa, using a proper partial circle and SVG geometry features. (Former versions used to be slightly warped.)Ursprünglicher Schöpfer: SVG version was created by User:Grunt and cleaned up by 3247, based on the earlier PNG version, created byReidab.

• Datei:Disambig-dark.svg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/e/ea/Disambig-dark.svg Lizenz: CC-BY-SA-3.0Autoren: Original Commons upload as Logo Begriffsklärung.png by Baumst on 2005-02-15 Ursprünglicher Schöpfer: Stephan Baum

• Datei:ECM_Architektur.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/c/c1/ECM_Architektur.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0Autoren:Die Grafik stamt aus dem im Artikel Enterprise Content Management zitierten Aufsatz und wurde vom Autor selbst unter GNU zur Ver-fügung gestellt.Ursprünglicher Schöpfer:Kff 14:37, 23. Sep 2004 (CEST)

• Datei:ECM_Capture.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/f/f1/ECM_Capture.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren:Die Grafik gehört zum Beitrag ECM-Komponenten und stammt aus dem Whitepaper Enterprise Content Management, das zitiert ist unterEnterprise_Content_Management. Die Grafik wurde vom Autor selbst nach GNU freigegeben. Ursprünglicher Schöpfer:Kff 14:47, 23. Sep 2004 (CEST)

17.5. TEXT- UND BILDQUELLEN, AUTOREN UND LIZENZEN 69

• Datei:ECM_Collaboration.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/5/5f/ECM_Collaboration.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren:Die Grafik entstammt demWhitepaper Enterprise Content Management, das auf der Seite Enterprise_Content_Management zitiert ist. DieGrafik wurde vom Autor selbst nach GNU zur Verfügung gestellt. Ursprünglicher Schöpfer:Kff 14:57, 23. Sep 2004 (CEST)

• Datei:ECM_Deliver.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/0/0f/ECM_Deliver.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren:Die Grafik stammt aus dem Whitepaper Enterprise Content Management, das im Artikel Enterprise_Content_Management zitiert ist. Ur-sprünglicher Schöpfer:Es fehlt noch der Urheber bzw. der Nutzungsrechteinhaber für die Datei (Wer hat die Datei ursprünglich erstellt?). Bitte dieseInformation noch nachtragen.

• Datei:ECM_Document_Management.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/8/8a/ECM_Document_Management.jpgLizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren:Die Grafik stammt aus dem Whitepaper Enterprise Content Management, das auf der Seite Enterprise_Content_Management zitiert ist.Die Grafik wurde vom Autor selbst nach GNU freigegeben. Ursprünglicher Schöpfer:Kff 14:51, 23. Sep 2004 (CEST)

• Datei:ECM_Komponenten.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/c/c8/ECM_Komponenten.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren:Die Grafik entstammt dem im Artikel Enterprise Content Management zitierten Whitepaper und wurde vom Autor entsprechend GNUselbst zur Verfügung gestellt.Ursprünglicher Schöpfer:Kff 14:40, 23. Sep 2004 (CEST)

• Datei:ECM_Manage.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/3/32/ECM_Manage.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren:Die Grafik stammt aus dem Whitepaper, das auf der Seite Enterprise_Content_Management zitiert ist. Die Grafik wurde vom Autor selbstnach GNU zur Verfügung gestellt. Ursprünglicher Schöpfer:Kff 14:54, 23. Sep 2004 (CEST)

• Datei:ECM_Preserve.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/b/b6/ECM_Preserve.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren:Die Grafik stammt aus dem Whitepaper Enterprise Content Management, das im Artikel Enterprise_Content_Management zitiert ist. Ur-sprünglicher Schöpfer:Es fehlt noch der Urheber bzw. der Nutzungsrechteinhaber für die Datei (Wer hat die Datei ursprünglich erstellt?). Bitte dieseInformation noch nachtragen.

• Datei:ECM_Records_Management.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/2/25/ECM_Records_Management.jpg Li-zenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren:Die Grafik entstammt dem Whitepaper Enterprise Content Management, der im Artikel Enterprise_Content_Management zitiert ist. DieGrafik wurde vom Autor selbst nach GNU zur Verfügung gestellt. Ursprünglicher Schöpfer:Kff 15:03, 23. Sep 2004 (CEST)

• Datei:ECM_Store.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/6/6a/ECM_Store.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren:Die Grafik stammt aus dem Whitepaper Enterprise Content Management, das im Artikel Enterprise_Content_Management zitiert ist. DieGrafik wurde vom Autor selbst unter GNU zur Verfügung gestellt. Ursprünglicher Schöpfer:Kff 15:10, 23. Sep 2004 (CEST)

• Datei:ECM_Web_Content_Management.jpg Quelle: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/de/9/96/ECM_Web_Content_Management.jpg Lizenz: CC-BY-SA-3.0 Autoren:Die Grafik stammt aus dem Whitepaper Enterprise Content Management, das im Artikel Enterprise_Content_Management zitiert ist. DieGrafik wurde vom Autor selbst nach GNU zur Verfügung gestellt. Ursprünglicher Schöpfer:Kff 15:00, 23. Sep 2004 (CEST)

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