Das Zuwendungsrecht im DAAD - International · Stand: Oktober 2012 Jürgen Stricker,...

Jürgen Stricker,

Referatsleiter

Koordinierungsstelle Projektförderung, 103

Das Zuwendungsrecht im DAAD

2Jürgen Stricker, Referatsleiter, Koordinierungsstelle Projektförderung 103Stand: Oktober 2012

Themenübersicht

• Einführung

• Antragsverfahren

• Bewilligung

• Bewirtschaftung der Zuwendung

• Nachweis der Verwendung

• Prüfung der Verwendung

• Rückforderung

• Abschluss des Projekts


I. Einführung


I/1 Allgemein

Volkswirtschaft

� Privatwirtschaft (natürliche/juristische Personen)

� öffentliche Hand (Bund, Länder, Kommunen, Körperschaften, Anstalten und

Stiftungen des öffentlichen Rechts)

Rechtsgebiete

� Privatrecht

� öffentliches Recht (Staatsrecht,

Verwaltungsrecht, Haushaltsrecht)


I/2 Rechtsnatur des DAAD e.V.

Als gemeinnütziger Verein ist der DAAD eine juristische Person des privaten Rechts

Rechtliche Einflussgrößen seines Handels sind:�seine Satzung,

�Wirtschaftsplan,

�Zuwendungsbescheide (sog. begünstigende Verwaltungsakte, öffentliches Recht) der Geldgeber

�Besserstellungsverbot

�Zuwendungsverträge (bürgerliches Recht) gegenüber den Zuwendungsempfängern (i. d. R. dt. Hochschulen = juristische Personen des öffentlichen Rechts, Anstalten der Länder, Föderalismus)


I/2.1 Anzuwendende Rechtsgebiete

Öffentliches Recht Privatrecht

Haushaltsrecht – BHO

Bundesreisekostengesetz –BRKG

Verwaltungsrecht – VwVfG

Vergaberecht – VOL, VOB, VOF

BGB


I/2.2 Rechtliche Grundlagen des Zuwendungsrechts

Bundeshaushaltsordnung (BHO) §§ 23, 44 und 89

Verwaltungsvorschriften (VV) zu § 44 BHO

Allgemeine Nebenbestimmung für Zuwendungen zur Projektförderung

(ANBest-P)

Besondere Nebenbestimmungen des

Auswärtigen Amtes (BNBest-AA)


I/2.2.1 Wichtige Regelungen in den ANBest-P

� Anforderung der Zuwendung (20 v. H. Klausel)

� Zwei-Monatsfrist

� Nachträgliche Ermäßigung der Ausgaben oder Änderung der Finanzierung

� Inventarisierung

� Berücksichtigung von VOL/VOB

� Mitteilungspflichten

� Bestandteile des Verwendungsnachweises

� Aufbewahrungsfrist

� Nachweis der Verwendung

� Prüfung des Verwendungsnachweises

� Erstattung der Zuwendung, Verzinsung


I/2.2.2 Weitere Allgemeine Nebenbestimmungen

• Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur institutionellen Förderung - ANBest-I

• Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gebietskörperschaften und Zusammenschlüsse von Gebietskörperschaften -ANBest-GK

• Allgemeine Nebenbestimmen für Zuwendungen zur Projektförderung auf Kostenbasis -ANBest-P-Kosten

• Baufachliche Ergänzungsbestimmungen zu den Vorläufigen Verwaltungsvorschriften zu den §§ 44, 44a BHO -ZBau


I/2.2.3 Auflage (§ 36 Abs. 2 Nr. 4 VwVfG)

� Nebenbestimmung zu einem begünstigenden Verwaltungsakt (Zuwendungsbescheid)

� Verpflichtet den Zuwendungsempfänger zu einem Tun, Dulden oder Unterlassen

� Die durch die Auflage auferlegte Verpflichtung steht neben der Regelung durch den Zuwendungsvertrag

� Selbständige Anordnung, die die begünstigende Regelung des Zuwendungsvertrages erst ermöglicht

� Auflage selbst ist materieller Akt, der mit dem Zuwendungsvertrag verbunden ist

� Zuwendungsgeber kann vom Zuwendungsvertrag zurücktreten, wenn Zuwendungsempfänger die Auflagen nicht oder nicht innerhalb der gesetzten Frist erfüllt


I/2.2.4 Bedingung (§ 36 Abs. 2 Nr. 2 VwVfG)

� Nicht mit dem Zuwendungsvertrag verbunden, sondern ein unselbständiger Bestandteil

� Macht dessen Rechtswirkung von einem ungewissen künftigen Ereignis abhängig

- Aufschiebend (Rechtswirkung tritt mit dem Ereignis ein)- Auflösend (Rechtswirkung fallen mit dem Ereignis weg)

� Auch bei der aufschiebenden Bedingung wird der Zuwendungsvertrag wirksam, die bedingten Rechtswirkungen bleiben jedoch bis zum Eintritt der Bedingung in der Schwebe

� Mit dem Eintritt der auflösenden Bedingung wird Zuwendungsvertrag unwirksam


Geldgeber

mittels

Zuwendungs-bescheid

DAAD

mittels

Zuwendungs-vertrag

Zuwendungs-empfänger

I/3 Zweistufiges Zuwendungsverfahren


I/4 Rechtsverhältnisse in der Projektförderung

Geldgeber

DAAD

Zuwendungs-empfänger

Letztempfänger


I/5 Zuwendung

Zuwendungen sind zweckgebundene

Geldleistungen öffentlich-rechtlicher Art, die

der Bund zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben

an Stellen außerhalb der Bundesverwaltung

erbringt, ohne das der Empfänger vor der

Bewilligung einen dem Grunde und der Höhe

nach bestimmten Rechtsanspruch hat und

ohne dass ein unmittelbarer

Leistungsaustausch stattfindet.


I/5.1 Kriterien für Zuwendungen

Voraussetzungen:

� Ausgabe/Verpflichtungsermächtigung

� Leistung an Stellen außerhalb der Bundesverwaltung

� Erfüllung bestimmter Zwecke

� Erhebliches Interesse des Bundes

� ohne Zuwendung wird Zweck nicht/nicht im notwendigen Umfang befriedigt

Abgrenzung zu:

� Sachleistungen

� Bürgschaften, Garantien und sonstige Gewährleistungen

� Leistungen aufgrund von Rechtsvorschriften

� Ersatz von Aufwendungen und zu Mitgliedsbeiträgen

� Öffentliche Aufträge


I/5.2 Ausgaben vs. Kosten

Ausgabenentstehen (fallen an), wenn etwas ge-kauft (Vertrag, Verpflichtungsgeschäft) wird, unabhängig davon, ob es schon bezahlt (Auszahlung) wurde oder nicht. Sobald effektive Zahlungen erfolgen, werden Ausgaben zu Auszahlungen.

Kostensind der in Geld bewertete Verzehr von Gütern und Dienstleistungen (wertorientierter Kosten-begriff). Kosten fallen nicht wie Ausgaben in dem Moment des Kaufs eines Gegenstandes oder einer Leistung an, sondern im Moment ihres Verbrauchs/Verzehrs.

Im Rahmen der Projektförderung sind Kosten nur dann zuwendungsfähig, wenn im Zuwendungsbescheid des Geldgebers die entsprechende ANBest-P-Kosten als Bestandteil aufgeführt wurde.

Der DAAD hat bislang noch nie eine Bewilligung durch einen Geldgeber auf der Grundlage von Kosten erhalten.

Demzufolge ist die synonyme Verwendung des Begriffs Kosten für Ausgaben irreführend und unzutreffend.


I/5.3 Ausgestaltung der Zuwendung

� Jährlichkeit

� Besserstellungsverbot

� Subsidiaritätsprinzip (Folie III/10.4.1 [49] und IV/3 [56])

� kein Rechtsanspruch auf Zuwendung

� zweckgebundene Mittelvergabe

� wirtschaftliche & sparsame Verwendung

� Berücksichtigung von VOL, VOB und VOF


I/5.4 Prozess der Projektförderung

2. Bewilligung

6. Rückfor-derung

1. AntragsverfahrenAusschreibung, Auswahl

5. Prüfung derVerwendung

4. Nachweis derVerwendung

3. Bewirtschaftungder Zuwendung

7. Abschluss der

Förderung,Archivierung


I/5.5 Projektförderprozess

Bewilligung (Ausstellen und Unter-zeichnung des Zuwendungsvertrages

Antragstellung

Mittelanforderungen

Erstellen von Zwischen-/ Verwendungsnachweis

Ganz oder teilweise Erstattung erhaltener Fördermittel

Auszahlung der angeforderten Mittel nach Prüfung

Überprüfung von Zwischen-/Verwendungsnachweiskursorische-/ umfassende Prüfung

Falls Beanstandung:Unwirksamkeit, Rücktritt

(teilweise) von der Förderung,

Korrektur / Ergänzung

Falls Keine Beanstandung:Auslaufen der Förderung

ohne Erstattung der

Zuwendung

Zuwendungsempfänger Zuwendungsgeber

Mitteilungspflicht bei• Weitere Zuwendungen für denselben Zweck bei anderen öffentlichen

Stellen/Dritten beantragt oder von ihnen erhält (Nr. 5.1 ANBest-P)

• Verwendungszweck oder sonstige maßgebliche Umstände sich ändern oder

wegfallen (Nr. 5.2 ANBest-P)

• der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu

erreichen ist (Nr. 5.3 ANBest-P)

• der ausgezahlte Betrag nicht innerhalb von zwei Monaten ver-braucht

werden kann (Nr. 5.4 ANBest-P)

• inventarisierende Gegenstände innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr

entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt

werden (Nr. 5.5 ANBest-P)

• Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet (Nr. 5.6 ANBest-P)

Archivierung der Akten


I/5.6 Zuwendung vs. Leistungsaustausch

Zuwendung: � Eine im überwiegenden öffentlichen Interesse liegende Förderung (Geld-

leistung) eines Zuwendungsempfängers mit bestimmten Bedingungen und Auflagen, ohne dass die Geldleistung ein Entgelt für eine Leistung i. S. eines vertraglichen Leistungsaustausches (Nr. 2.2 der Anlage zur VV Nr. 1.2.4 zu § 23 BHO) ist.

� Förderung eines VORHABENS EINES ANDEREN

� Mit der Zuwendung soll eine Stelle außerhalb der Bundesverwaltung in der Wahrnehmung IHRER EIGENEN AUFGABEN unterstützet werden

Leistungsaustauschverhältnis: � unmittelbares Interesse an der Erlangung einer konkreten Gegenleistung

� vorrangiges Interesse gilt dem Entgelt für die erbrachte Leistungvgl. Folien VI/2.3.1.1.1 Umsatzsteuer & VI/2.3.1.1.2 Vorsteuerabzug


I/6 Weiterleitung von Zuwendungen

Zuwendungsempfänger als Erstempfänger

Zuwendungszweck durch Weiterleitung

erfüllt (VV Nr. 12)


I/6.1 Abgrenzung zwischen Weiterleitung von Zuwendungen und Vergabe von Aufträgen

� Zur Vergabe von Aufträgen ist Zuwendungsempfänger berechtigt

� Austauschverträge zur Beschaffung von Leistungen gegen Entgelt

� BRH bei Weiterleitung von Zuwendungen umfassendes Prüfungsrecht; bei Vergaben nur ob diese den Vorgaben im Zuwendungsvertrag entsprach

� Weiterleitung von Zuwendungen kann nur vorliegen, wenn Dritte selbst Zuwendungsempfänger; d.h. ein unmittelbares Eigeninteresse an Wahrnehmung der geför-derten Aufgabe

� Ist Interesse darauf gerichtet, ein angemessenes Entgelt als Gegenleistung zu erzielen, dann ist Vertrag als Austauschvertrag abzuschließen

� Entscheidend ist das zugrunde liegende Interesse


I/6.2 Voraussetzungen der Weiterleitung von Zuwendungen

� Zuwendungsempfänger muss zur Weiterleitung (Zuwendungsbescheid) ermächtigt sein

� Zuwendungszweck nicht durch Erstempfänger, sondern nur durch Dritte erfüllt werden kann

� Erstempfänger trägt Verantwortung für zweckentsprechende Verwendung der Mittel

� Erstempfänger muss zur Weiterleitung der Zuwendung geeignet (ausreichende Verwaltungserfahrung) sein

� Nur bei Projektförderung


I/6.3 Weiterleitung in privatrechtlicher Form

Zuwendungsempfänger (Erstempfänger) im Rahmen seiner eigenen

satzungsmäßigen Aufgaben Mittel an Dritte weiterleitet

Grundlage: privatrechtlicher Zuwendungsvertrag

z. B: Vergabe von Stipendien für ausländische

Studenten im Rahmen der auswärtigen Kultur-

politik


II Ausschreibung, Antrags- und Auswahlverfahren


II/1.1 Ausschreibung

Kompetenzzentrum: Dauer-Arbeitsgruppe keine Arbeitseinheit

� Frau Röger (Referat 211)

� Frau Reinbott (Referat 121)

� Herr Stricker (Referat 103; Leitung, Koordinierung, Verteilung und

Weiterleitung der Anfragen

und QS-Protokolle)



Zuständigkeit Kompetenzzentrum:

� Neues Programm

� Grundsätzliche Änderungen o Finanzierungsart,o Zielgruppen, o förderpolitische Änderungen, o Bewilligungszeitraum, o neue/andere Ausgabearten) im bestehendem Programm

� Fortführung des Programms ohne inhaltliche Änderungeno Haushaltsjahro Aktuelle Formularversion

� Änderungen im laufenden Programm

� Technischer Fehler in Formularen

Organisationsrichtlinie

für die Projektförderung



Aufgaben Kompetenzzentrum:

� Kompatibilität Verfahren, Entwicklung, Ressorts mit Move

� Abstimmung, Informationsaustausch, Organisatorische Regelungen,

Schulung

� Übereinstimmung der Förderleistungen

� Einhaltung der Mustervorlage für Ausschreibungen

� Übereinstimmung mit Haushalts- und Zuwendungs-

recht u.a. Regelungen

� Effiziente Administrierung


II/2 Auswahlverfahren

� Dokumentation des Auswahlverfahrens in Generalakte

� Auswahlentscheidung muss

o transparent

o nachvollziehbar

o dokumentiert

Entscheidung der Förderung muss mit Auswahlentscheidung korrespondieren

Förderentscheidung ohne Auswahlkommission, Vier-Augen-Prinzip

Achtung:Nachbewilligungen müssen ggf. von Kommission goutiert werden


II/3 Mini-Programm

Programme, die nicht über den Standardausschreibungs- und Qualitäts-sicherungsprozess für Projektförderungsprogramme (Qualitätsscherung programmspezifischer Formulare, Linien 2 & 3 der QS VON AUSSCHREIBUNGEN

UND PROGRAMMSPEZIFISCHEN FORMULAREN IN DER PROJEKTFÖRDERUNG) aber über das DAAD-Portal abgewickelt werden.

Hierfür gelten folgende Voraussetzungen:• es handelt sich um ein nicht öffentlich auszuschreibendes

Programm• das Programm beinhaltet nicht mehr als fünf Projekte• das Programm ist kurzfristig umzusetzen• Zustimmung/Freigabe durch Berater für Projektförderung

(BP)

Die Prüfung der Kriterien erfolgt durch den zuständigen Berater für Projektförderung (BP). Die Festlegung eines Förderprogramms als Mini-Programm wird vom zuständigen Gruppenleiter bestätigt.


II/4 Antrag

Bewilligung bedarf grundsätzlich eines schriftlichen Antrages

Ausnahmeregelung der geringen finanziellen Bedeutung

Bestandteile:

�Projektbeschreibung: Beschreibung des Vorhabens, der verfolgten Ziele

sowie Zeitplan (was der Antragsteller in der Sache

machen will) vgl. Sachbericht

�Finanzierungsplan: (wie der Antragsteller sein Vorhaben finanzieren

will) vgl. zahlenmäßiger Nachweis


II/4.1 Antragsprüfung

Inhalt (VV Nr. 3) :

• Notwendigkeit und Angemessenheit der Zuwendung

• Festlegung des Zuwendungszwecks

• Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben

• Höhe der Zuwendung

Wichtigster Teil des gesamten Zuwendungsverfahrens

Umfang:

• erstmalige Förderung/Anschlussförderung (bisherige Erfahrungen mit dem

Antragsteller)

• Nachbesserung der Unterlagen bei nicht ausreichender Transparenz

Vermerk über das Ergebnis der Antragsprüfung


II/4.2 Vermerk über das Ergebnis der Antragsprüfung

Zweck: Transparenz der Förderentscheidung

Inhalt: (Umfang ist abhängig vom Einzelfall)

� Vollständigkeit der Unterlagen

� Einhaltung Vorlagefrist

� Nachvollziehbarkeit Projektbeschreibung und detaillierter Finanzierungsplan

� Umfang zuwendungsfähiger Ausgaben

� Beteiligung anderer Geldgeber

� Beginn der Maßnahme (vor Bewilligung, Förderung begründen VV Nr. 1.3)

� Begründung der Finanzierungsart

� Gesamtfinanzierung gesichert

� Begründung für Abweichungen vom Antrag


II/5 Vorzeitiger Vorhabensbeginn

Grundsatz:

Zuwendungen dürfen nur für solche Vorhaben bewilligt werden, die noch nicht

begonnen worden sind (VV Nr. 1.3 zu § 44 BHO)

Gründe für das Verbot:

� Vermeiden der Präjudizierung des Zuwendungsgebers

� Schutz des Zuwendungsempfängers vor finanziellen Risiken

� Verstoß gegen Subsidiaritätsgrundsatz


II/5.1 Zeitpunkt des Vorhabensbeginns

Alle Maßnahmen, die der Planung eines Vorhabens zuzurechnen sind, werden

nicht als Maßnahmenbeginn gewertet.

Ein Vorhaben hat begonnen, wenn

Lieferungs- oder Leistungsverträge ohne

eindeutiges Rücktrittsrecht für den Fall der

Versagung einer beantragten Zuwendung

abgeschlossen sind.

Maßgeblich ist der Abschluss des Vertrages.

Ausschreibungsverfahren ist noch kein Beginn des Vorhabens


II/5.2 Bedeutung des vorzeitigen Vorhabensbeginn

� Zustimmung des Zuwendungsgebers zum vorzeitigen Vorhabensbeginn ist

keine Entscheidung über die Bewilligung der beantragten Zuwendung.

� Beantragung und Entscheidung über das Zulassen des vorzeitigen

Vorhabensbeginns bilden jeweils eigenständige Verwaltungsverfahren und

sind vom Antrag auf Zuwendung und dessen Bewilligung

(Zuwendungsvertrag) losgelöst.

� Zuwendungsempfänger trägt bis zur Bewilligung

der Zuwendung das Risiko, ob die Zuwendung und

damit die bereits getätigten Ausgaben ganz oder

teilweise bewilligt werden.


II/5.3 Hierarchie des vorzeitigen Vorhabensbeginn

1. Beantragung der Ausnahme nach Beantragung der Zuwendung und vor

Unterzeichnung des Zuwendungsvertrags.

2. Fortsetzung jährlich wiederkehrender Vorhaben.

3. Vorhabensbeginn vor Antragstellung

4. Feststellen des vorzeitigen Vorhabensbeginn

während der Prüfung des Verwendungsnachweises

5. Abgeschlossene Maßnahmen


II/5.4 Auswirkung für die Praxis

Voraussetzungen für die Zuwendungsfähigkeit von Ausgaben vor Bewilligung:

� Mitteilung des Antragstellers über den vorzeitigen Vorhabensbeginn

� Vorliegen der diversen Ausnahmetatbestände

� Zulassen des vorzeitigen Vorhabensbeginn in einem eigenen Verfahren, ohne

Zusage der Förderung, sondern nur unverbindliche in Aussichtstellung

� Vorhaben wäre bei rechtzeitiger Antragstellung zugestimmt worden

Formulierungsvorschlag:Der vorzeitige Maßnahmenbeginn wird zugelassen. Die bereits getätigten Ausgaben für Maßnahmen vor rechts-kräftiger Unterzeichnung des Zuwendungsvertrages werden zuwendungsfähig, soweit ein Zuwendungsvertrag zustande kommt und die entsprechenden Ausgaben notwendig, zweckentsprechend und im genehmigten Finanzierungsplan enthalten sind.


III Bewilligung


III/1 Bewilligungszeitraum

Der Bewilligungszeitraum ist der Zeitraum, für den die Fördermittel zur zweckentsprechenden Verwendung bereitgestellt werden (Förderzeitraum).

Er ist abhängig von der Zeit, die zur Durchführung der Fördermaßnahme erforderlich ist (Durchführungszeitraum).

Der Bewilligungszeitraum ist wichtig für:

� Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben

� Beginn der Vorlagefrist für den Verwendungsnachweis


III/1.1 Bewilligungszeitraum / Maßnahmenzeitraum

Maßnahmenzeitraum ist der Zeitraum, in dem das eigentliche Vorhaben (z. B. Sommer-/ Winterschule) stattfindet, ohne zusätzliche Zeiträume zur Vor- und Nachbereitung vor dem Beginn und nach dem Ende der eigentlichen Maßnahme zu beinhalten.

Maßnahmenzeitraum � Zeitraum für die eigentliche Durchführung

eines Projekts (z. B. Sommerschule) � zudem Zeitraum für Vorbereitung, Planung, usw. sowie

nach Durchführung Zeitraum für Dokumentation, Bericht-erstattung etc. als Bewilligungszeitraum zu beachten ist

Ansonsten sind die in die Zeiträume der Vorbereitung und des Abschlusses des Projekts fallenden Ausgaben – da außerhalb des Bewilligungszeitraums – nicht zuwendungsfähig.

Vorgehensweise:Im Infotyp „Förderantrag“ vor setzten des Status „bewilligt“ einen entsprechenden individuellen Zeitraum „Förderung“ (= Bewilligungszeitraum) eintragen, der in Nr. 4.1 des Zuwendungsvertrages systemseitig übernommen wird


III/2 Jährlichkeit

Der Haushalt hat grundsätzlich nur eine Bindungsermächtigung für das

laufende Haushaltsjahr, daher ist die äußerste Grenze des Bewilligungs-

zeitraums grundsätzlich das Ende des Haushaltsjahres, soweit nicht aufgrund

einer Verpflichtungsermächtigung eine weitergehende Bindung möglich ist.


III/3 Verhältnis: Bewilligungszeitraum/Jährlichkeit

Jähr lichkeit

Bew

illig

un

gsz

eitr

aum

Der Durchführungszeitraum (Be-willigungszeitraum) eines Projekts besteht unabhängig von dem Haus-haltsjahr, d.h. er wird von diesem nicht begrenzt. Im betreffenden Fall bedeutet dies ein überjähriges Projekt, mit denentsprechenden Folgen (2 Zwischen-nachweise, Gesamtverwendungs-nachweis).Durch Anwendung des Verursacher-prinzips wird die Einrichtung eines überjährigen Projekts (Prinzip des Bewilligungszeitraums) vermieden (Verwaltungsvereinfachung) und gleichzeitig dem Prinzip der Jähr-lichkeit entsprochen.


III/4 Überjährige Projekte

� Haushaltsrechtliche Ermächtigung

� Zuwendungszweck nicht bis zum Ablauf des Haushaltsjahres erfüllt ist

� Zweimonatsfrist wird nicht generell durch das Haushaltsjahr begrenzt

� Geht der Bewilligungszeitraum über den 31.12. hinaus, kann am 15.12. eine

Auszahlung erfolgen, die den Mittelbedarf des Zuwendungsempfängers für

fällige Zahlungen bis zum 15.02. des folgenden Jahres berücksichtigt

� kein Verstoß gegen Jährlichkeit


III/5 Abrechnungszeitraum für zuwendungsfähige Ausgaben

Grundsatz:Nur innerhalb des Bewilligungszeitraums getätigte Ausgaben sind zuwendungsfähig

Ausnahme:

Verursacherprinzip �auch nach dem Ende Bewilligungszeitraums anfallende

Ausgaben können als zuwendungsfähig anerkannt werden�nur bei Zahlungen bis 28.02.

Voraussetzungen:

�Mittelanforderung ist vor dem Kassenschluss beim DAAD eingegangen und die angeforderten Mittel wurden vor Kassenschluss ausgezahlt

�Rechtsgrund für der Zahlung liegt im Bewilligungszeitraum der tatsächliche Zahlungsvorgang aber erst nach Ablauf des Bewilligungszeitraums stattfindet

�Die Veranstaltung, Maßnahme, Reise etc. war nicht von vornherein für einen Zeitpunkt bzw. Zeitraum im neuen Haushaltsjahr geplant


III/6 Zuwendungsvertrag

Zuwendungsvertrag ist ein Vertrag nach bürgerlichem Recht (Verbrauchergeschäft § 13 BGB)

�zweiseitiges Rechtsgeschäft

� zwei übereinstimmende aufeinander bezogene

Willenserklärungen (Angebot & Annahme)

� Angebot kommt vom Antragsteller

(Zuwendungsempfänger)

� Annahme erfolgt durch DAAD

(Zuwendungsgeber)


III/6.1 Mindestbestandteile Zuwendungsvertrag (VV Nr. 12.5 ff.)

1. Genaue Bezeichnung des Zuwendungsempfängers (VV Nr. 4.2.1)

2. Höhe der Zuwendung (VV Nr. 4.2.2)

3. Genaue Bezeichnung des Zuwendungszwecks (VV Nr. 4.2.3)

4. wenn mit Hilfe der Zuwendung Gegenstände erworben oder hergestellt werden, Angabe, wie lange diese für den Zuwendungszweck gebunden sind (VV Nr. 4.2.3)

5. Zuwendungsart (VV Nr. 4.2.2)

6. Finanzierungsart (VV Nr. 4.2.4)

7. Umfang der zuwendungsfähigen Ausgaben

8. Finanzierungsform (VV Nr. 4.2.4)

9. Bewilligungszeitraum (VV Nr. 4.2.5)

10. die anzuwendenden Nebenbestimmungen und etwaige Abweichungen

11. Begründung, soweit dem Antrag des Zuwendungsempfängers nicht entsprochen wird (VV Nr. 4.1)


III/6.2 Anlagen zum Zuwendungsvertrag

Mit der Einführung der Projektbearbeitung über das DAAD-Portal entfällt grundsätzlich beim Zuwendungsvertrag das Beifügen von Anlagen, da diese

� entweder im Portal in der jeweils gültigen Fassung zur Verfügung stehen (ANBest-P und BNBest) vgl. entsprechende Formulierung in Nr. 2.2 der Muster-Zuwendungsverträge

� oder im DAAD-Portal selbst (z. B. Finanzierungsplan, Mittelanforderung, zahlenmäßiger Nachweis) aufzurufen und auszufüllen sind.

Weitere Anlagen können sein:� Belegliste� Inventarliste

Für beide sind im Leitfaden bzw. O:\Zuwendungsrecht\Merkblätter-Informationen Beispiele (keine Muster) enthalten. Hierfür sind den Antragstellern/Zuwendungsempfängern im Internet programm-spezifische Formulare zur Verfügung zu stellen.

Darüber hinaus kann es nur noch programmspezifische Anlagen geben, wie bspw.:

� Letter of Intent� Befürwortung der Hochschulleitung/Partnerhochschule� Lebensläufe der Geförderten

Auch diese Anlagen sind den Antragstellern/Zuwendungsempfängern im Internet als programmspezifische Formulare zur Verfügung zu stellen.


III/6.3 Bewilligungsschreiben

Zuwendungen sui generis

Voraussetzungen:

� Fördersumme nicht höher als 5.000 €

� Eine Ausgabenart

� Fördersumme wird in einem Betrag ausgezahlt

Zu beachten:

� Annahmebestätigung

� Aufbewahrung / Vorlage der Originale

� Zuwendung vs. Leistungsaustauschverhältnis

� Steuerschuldverlagerung� Empfänger der Leistung muss im eigenen

Namen und auf eigene Rechnung handeln


III/7 Lex specialis derogat legi generali

Auslegungsregel

Die speziellere Regel (Zuwendungsvertrag) hat Vorrang vor allgemeiner Regel (Gesetz)

�Tatbestand eines Gesetzes über alle Merkmale der besonderen Norm verfügt und diese demgegenüber noch mindestens ein weiteres Merkmal enthält

�Wenn alle Fälle, die unter A (Gesetz) subsumiert werden können, gleichzeitig auch B (Zuwendungsvertrag zuordenbar sind, nicht aber umgekehrt, d. h. der Anwendungsbereich des Zuwendungsvertrages deckt den des Gesetztes völlig ab, geht aber noch über diesen hinaus

�Die speziellere Regelung ist jene, die dem Fall eher gerecht wird (größere Sachnähe)


III/8 Zuwendungsarten

Institutionelle Förderung

Projektförderung


Bei der Finanzierungsform geht es darum, was mit der Zuwendung nach

Ablauf des Vorhabens zu geschehen hat.

III/9 Finanzierungsform

Varianten:

� unbedingt rückzahlbar (Darlehen),

� bedingt rückzahlbar (Zuwendung ist bei Eintritt einer Bedingung

zurückzuzahlen)

� nicht rückzahlbar (Zuwendungsempfänger darf die Zuwendung auf Dauer

behalten, wenn er diese zweckentsprechend verwendet hat) = Zuschuss


III/10 Finanzierungsarten

Vollfinanzierung

Teilfinanzierung

� Anteilsfinanzierung

� Fehlbedarfsfinanzierung

� Festbetragsfinanzierung


III/10.1 Vollfinanzierung

� Zuwendung deckt die gesamten zuwendungsfähigen Ausgaben. Eigenmittel des Zuwendungsempfängers oder fremde Mittel werden nicht eingesetzt

� Zuwendung ist auf einen Höchstbetrag zu begrenzen

� Ausnahmefall

� Zuwendungsempfänger verfügt über keine Eigenmittel, um Projekt in dem notwendigen Umfang durchführen zu können

� Inanspruchnahme sobald die Zuwendung für fällige Zahlungen benötigt wird

� Einsparungen zugunsten des Zuwendungsgebers

� Mehrausgaben gehen zu Lasten des Zuwendungsgebers, soweit- beim Programmreferat entsprechende Mittel vorhanden sind und

- die Mehrausgaben notwendig und angemessen sind


III/10.2 Anteilfinanzierung

� Zuwendung bemisst sich nach einem bestimmten Prozentsatz der

zuwendungsfähigen Ausgaben


� Finanzstarker Zuwendungsempfänger

� Anreizfunktion

� Änderung der Prioritätensetzung

� Inanspruchnahme entsprechend dem Eigenanteil

� Bei Einsparungen Beteiligung des Zuwendungsempfängers im Verhältnis des

Anteils an Gesamtausgaben

� Ermäßigung der Zuwendung nur, wenn sich Gesamtausgaben um mehr als

500 € ändern

� Mehrausgaben zu Lasten des Zuwendungsempfängers


III/10.3 Fehlbedarfsfinanzierung

� Zuwendung deckt den Fehlbedarf, der insoweit verbleibt, als der Zuwendungsempfänger die Ausgaben nicht durch eigene oder fremde Mittel zu decken vermag


� Finanzschwacher Zuwendungsempfänger

� Inanspruchnahme der Zuwendung erst wenn Eigen/-Drittmittel des

Zuwendungsempfängers verbraucht sind (Subsidiaritätsprinzip)

� Minderausgaben/zusätzliche Deckungsmittel gehen zugunsten des Zuwendungsgebers

� Mehrausgaben gehen zu Lasten des Zuwendungsgebers, soweit - beim Programmreferat entsprechende Mittel vorhanden sind und

- die Mehrausgaben notwendig und angemessen sind


III/10.3.1 Subsidiaritätsprinzip

Zuwendungsempfänger hat die eigenen oder

Mittel Dritter vorrangig gegenüber der Zuwendung

des DAAD zu verwenden (Nr. 1.4.2 ANBest-P)

(vgl. Folie IV/3, 56)

Daraus folgt:

� Ermäßigen sich nach der Bewilligung die in dem Finanzierungsplan ver-anschlagten Gesamtausgaben für den Zuwendungszweck, erhöhen sich die Deckungsmittel oder treten neue hinzu, so ermäßigt sich die Zuwendung (Nr. 2.1 ANBest-P) vgl. entsprechende Frage bei der Mittelanforderung

� Die Zuwendung verringert sich in voller Höhe der Minderausgaben bzw. der zusätzlichen Deckungsmittel. Einsparungen gehen in voller Höhe zugunsten des Zuwendungsgebers (Nr. 2.2 ANBest-P)


III/10.3.2 Ausnahmen vom Subsidiaritätsprinzip

� Eigen-/Drittmittel für einen bestimmten Zweck bestimmt sind, der

nicht am Anfang des Projekts anfällt

� Einnahmen nicht am Anfang des Projekts,

sondern in dessen Verlauf (regelmäßig) oder erst an dessen Ende

erzielt werden


III/10.4 Fehlbedarfsfinanzierung mit nicht belegbaren Ausgaben

Hintergrund:� Vorgabe der Finanzierungsart Fehlbedarfsfinanzierung durch Geldgeber

Problem:� Zuwendungsempfänger verfügen über keine Eigen-/Drittmittel für Projekt

Lösung:� Nachvollziehbare, plausibel Kalkulation der

Einnahmen und Ausgaben (Schätzung)

Achtung:� Übersteigen im zahlenmäßigen Nachweis die kalkulierten (geschätzten) Ausgaben die

entsprechenden Einnahmen, müsste dies zu einer Nachbewilligung führen� Unterschreiten im zahlenmäßigen Nachweis die kalkulierten (geschätzten) Ausgaben die

entsprechenden Einnahmen, müsste dies zu einer Rückzahlung (Subsidiaritätsprinzip) führen

Besondere Begründung bei Abweichen der Einnahmen und Ausgaben im zahlenmäßigen Nachweis gegenüber dem Finanzierungsplan


III/10.4.1 Festlegung der zuwendungsfähigen Ausgaben

� engere Auffassung

� weitergehende Auslegung unter betriebswirtschaftlicher

Betrachtungsweise

• Ohne abschließende Regelung über die zuwendungsfähigen Ausgaben in den

Förderrichtlinien, muss die Abgrenzung im Einzelfall vorgenommen werden

• Varianten der Abgrenzung

• beide Abgrenzungen sind zulässig


III/10.4.2 Engere Auffassung

� Es sind nur diejenigen Ausgaben zuwendungsfähig, die dem

Zuwendungsempfänger durch das Projekt zusätzlich entstehen

� Die anteiligen Ausgaben für „Stammpersonal“, sächliche

Verwaltungsausgaben oder sonstige Infrastruktur des

Zuwendungsempfängers bleiben bei der Berechnung der

zuwendungsfähigen Ausgaben unberücksichtigt

� Vereinfachung bei der Aufstellung des

Finanzierungsplans, Bewilligung der

Zuwendung, Aufstellung und der Prüfung des

Verwendungsnachweises

� keine Berücksichtigung von Engagement des

Zuwendungsempfängers


� zunächst werden die ausschließlich durch das Projekt

bedingten notwendigen Ausgaben ermittelt

� anschließend werden die u.U. nur mit erheblichem Ver-

waltungsaufwand erfassbaren projektspezifischen sächlichen

Verwaltungsausgaben, die Ausgaben für das Projektpersonal

(„Stammpersonals“) und die bereitzustellende sonstige Infrastruktur

� Schätzungen bzw. Festlegen von Pauschalen

VII/10.4.3 Weitergehende Auslegung

• Alle dem Projekt zuzurechnenden Ausgaben des Zuwendungsempfängers sind zuwendungsfähig

• Ausgaben für den „laufenden Betrieb“ (Stammpersonal, allgemeiner Verwaltungsaufwand)

• außer Ansatz bleiben kalkulatorische Kosten

• Problem der monetären Bewertung

Vorgehensweise:


III/10.5 Festbetragsfinanzierung

� Zuwendungsgeber beteiligt sich mit einem festen, nicht veränderbaren

Betrag

� Zuwendung auf das Vielfache eines Betrages für eine

Einheit festsetzten (z.B. pro Teilnehmer x €)

� keine konkreten Anhaltspunkte für nicht bestimmbare

spätere Finanzierungsbeiträge vorliegen

� Vereinfachung beim Nachweis, da Abrechnung und

Nachweis nicht im Einzelnen erfolgt

� Anerkennungsbeitrag

� Minderausgaben zugunsten des Zuwendungsempfängers

� Mehrausgaben bei finanzstarkem Zuwendungsempfänger zu dessen Lasten,

bei finanzschwachem zu Lasten Zuwendungsgeber


IV Bewirtschaftung der Zuwendung


IV/1 Inhalt der Überwachungspflicht

Zuwendungsgeber hat sich laufend über Art und Umfang der Aktivitäten zu

unterrichten und das Projekt zu begleiten

Intensität der Überwachung hängt ab von:

� Art des geförderten Projekts

� Höhe der Zuwendung

� Interesse des Zuwendungsgebers

Überwachungsarten:

� verwaltungsmäßige Kontrolle

� fachlich begleitende Kontrolle


IV/1.1 Überwachung-/ Prüfung von Zuwendungen

Prüfungsverfahren

kursorische Prüfung

vertiefte Prüfung

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IV/2 Mitteilungspflichten des Zuwendungsempfängers

�Weitere Zuwendungen für denselben Zweck bei anderen öffentlichen

Stellen/Dritten beantragt oder von ihnen erhält (Nr. 5.1 ANBest-P)

�Verwendungszweck oder sonstige maßgebliche Umstände

sich ändern oder wegfallen (Nr. 5.2 ANBest-P)

�der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten

Zuwendung nicht zu erreichen ist (Nr. 5.3 ANBest-P)

�der ausgezahlte Betrag nicht innerhalb von zwei Monaten

verbraucht werden kann (Nr. 5.4 ANBest-P)

�inventarisierende Gegenstände innerhalb der zeitlichen Bindung nicht mehr

entsprechend dem Zuwendungszweck verwendet oder nicht mehr benötigt

werden (Nr. 5.5 ANBest-P)

�Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet (Nr. 5.6 ANBest-P)


IV/3 Ermäßigung der Gesamtausgaben (Nr. 2.1 ANBest-P)

� Eigen-/Drittmittel sind gem. Subsidiaritätsprinzip gegenüber der Zuwendung des DAAD vorrangig einzusetzen (vgl. Folie III/10.4.1, 49).

� Finanzierungsplan ist hinsichtlich der Gesamtausgaben verbindlich (Nr. 2.1 Standard-Zuwendungsvertrag).

� Höhe der im Finanzierungsplan dargestellten Eigen-/Drittmittel ist wegen Sicherstellung der Gesamt-finanzierung unveränderbar.

� Reduzieren sich nach der Bewilligung, die in dem Finanzierungsplan veranschlagten Gesamtausgaben für den Zuwendungszweck, ermäßigt sich die Zuwendung (Subsidiaritätsprinzip).


IV/4 Pacta sunt servanda

Grundsatz: Pacta sunt servanda

Soll/Wird dennoch vom ursprünglichen Zuwendungsvertrag abgewichen, bedarf dies wiederum einer vertraglichen Grundlage.

Da es sich bei dem Zuwendungsvertrag um ein zwei-seitiges Rechtsgeschäft handelt, kann ein Zuwendungs-vertrag auch immer nur im gegenseitigen Einverständnis geändert werden.

Die Änderung des Zuwendungsvertrages muss immer dokumentiert werden.

Die Änderung ist ihrerseits ein neuer Zuwendungsvertrag.

Achtung:Auch die Änderung / nicht Anwendung einer mitgeteilten und zugestimmten Änderung ist mitteilungspflichtig und muss seitens des DAAD zugestimmt werden.


IV/4.1 Änderung des Finanzierungsplans

Nicht jede Änderung muss in eine Änderung des Finanzierungsplans münden.

Änderungen, die offensichtlich und/oder leicht nachvollziehbar sind, z. B.

Namen, Reiseort- und –zeit) bedürfen keiner Änderung des Finanzierungsplans.

Es können durchaus mehrere verschiedene

Änderungen in eine Anpassung des

Finanzierungsplans vor Ablauf des

Bewilligungszeitraums zusammengefasst werden.

Bei neuen, zusätzlichen und/oder niedrigeren Deckungsmitteln muss der

Finanzierungsplan geändert werden.


IV/4.1 Änderung des Zuwendungsvertrages

� Jegliche Abweichung vom Zuwendungsvertrag (Finanzierungsplan) ist eine Änderung des rechtskräftigen Vertrages.

� Sich hieraus ergebende Ausgaben sind nie zuwendungsfähig, soweit die Abweichungen nicht auf einem gegenseitigen Einvernehmen beruhen.

� Deshalb müssen viele aber nicht jede Abweichung durch eine Änderung des Finanzierungsplans nachvollzogen werden.

� Programmreferat entscheidet/prüft, ob es dieser Änderung zustimmt oder nicht

� Wenn ja, ist der Zuwendungsvertrag zu ändern (Änderungsvertrag)

� Für vier Arten von Änderungen gibt es standardisierte Formschreiben, als Hilfe

� Änderungsvertrag muss nicht schriftlich abgeschlossen werden, Schriftform dient der Beweisführung

� In unproblematischen Fällen (z. B. Verlängerung der Vorlagefrist für Verwendungsnach-weis) genügt Dokumentation (Aktennotiz) über (fern)- mündliche Vereinbarung. Hierbei sollte festgehalten werden, dass die Änderung im gegenseitigen Einvernehmen erfolgte.


IV/4.2 Änderungsverträge zum Zuwendungsvertrag

� Umwidmung bei abweichender Verwendung (Verwendung von Mitteln eines Einzelansatzes für Zwecke eines anderen, soweit Überschreitung mehr als 20 v.H. beträgt)

� Umbewilligung (neue/zusätzliche Deckungsmittel, Verringerung der Einnahmen; Änderung der Finanzierungsart)

� Nachbewilligung (Zuwendung wird erhöht, grundsätzlich nur bei Erweiterung des Projektumfangs)

� Verlängerung des Bewilligungszeitraums

� Mittelrückmeldung

� Weiterleitung

� Verlängerung der Vorlagefrist des Verwendungsnachweises


IV/4.2.1 Überschreitung von Einzelansätzen (Nr. 5.3.2 VV)

Zulässig:� Um bis zu 20 v. H. bei entsprechenden Einsparungen � ohne Information des Zuwendungsgebers (Allerdings Änderung des

Finanzierungsplans erforderlich)

� Ausgabeart/Einzelansatz im genehmigten Finanzierungsplan enthalten

Zweck:Finanzielle Flexibilität

Zulässig nur mit Zustimmung des Zuwendungsgebers� Überschreitung um mehr als 20 v. H. bei einer Ausgabeart � Überschreitung um weniger als 20 v. H.,

� wenn dies zu Mehrausgaben führt

� oder es sich um eine neue/zusätzliche Ausgabeart/Einzelansatz handelt

setzt Antrag voraus und bedeutet eine Änderung des Finanzierungsplans und

ggf. eine Nachbewilligung


1. Personalmittel (Plan: 10.000 €)

2. Sachmittel (Plan: 5.000 €)

3. Geförderte Personen (Plan: 20.000 €)

1.500 €

500 €

2.100 €

IV/4.2.1.1 Umwidmung von Mitteln (Nr. 1.2 ANBest-P)

I.

II.

5.500 €

III.


IV/4.2.1.2 Umwidmung von Mitteln

Unabhängig davon, ob bei einer Umwidmung die 20 %-Regel eingehalten oder überschritten ist, ist der Finanzierungsplan zu ändern. Bei Unterschreitung der 20 %-Regel bleibt es bei der Mitteilungspflicht, d.h. eine Zustimmung bzw. Änderung des Zuwendungsvertrages ist nicht erforderlich.

Bei � Überschreitung der 20 %-Regel, � Umwidmung führt zu Mehrausgaben,� es handelt sich um neue/zusätzliche Ausgabeart/Einzelposition

gilt folgender Prozessablauf: 1. Zuwendungsempfänger ändert/erstellt Finanzierungsplan2. DAAD prüft den geänderten Finanzierungsplan

Sofern Sachbearbeiter der Änderung zustimmt1) Attribute ändern: Status „geprüft“ 2) Änderung des ursprünglichen Zuwendungsvertrags vereinbaren

Formlos:Handschriftliche Notiz im Original-Zuwendungsvertrag / Notiz auf Papier oder Vorgang der der elektronischen Akte beigefügt wird

Förmlich:Änderungsvertrag


IV/4.2.2 Nachbewilligung

Der DAAD kann bei einer entsprechenden Mitteilung eines Zuwendungsempfängers innerhalb des Bewilligungszeitraums und vor Ablauf des betreffenden Haushaltsjahres und dem Kassenschluss die bewilligte Zuwendung (Bewilligungssumme) erhöhen (aufstocken).

Voraussetzungen:� Programmtitel beinhaltet die entsprechenden Mittel� Die zusätzlichen Ausgaben für das Erreichen des Zuwendungszwecks notwendig sind� Der Mehrbedarf kann nicht anderweitig gedeckt werden� Vorgesehene Eigen-/Drittmittel haben sich verringert

Prozessablauf:1. Zuwendungsempfänger ändert/erstellt Finanzierungsplan 2. DAAD prüft den geänderten Finanzierungsplan

Sofern der Änderung zugestimmt wird1) Attribute ändern in Status „geprüft“2) Änderung des ursprünglichen Zuwendungsvertrags vereinbaren

Formlos:Handschriftliche Notiz im Original-Zuwendungsvertrag / Notiz auf Papier oder Vorgang, der der elektronischen Akte beigefügt wird


Beachten der verschiedenen Voraussetzungen und Folgen der jeweiligen Finanzierungsarten


IV/4.2.2.1 Zustimmung zur Nachbewilligung

Mitteilung des Zuwendungsempfängers kann zunächst ein formloser Antrag (E-Mail, Schreiben, Anruf) sein, der zu prüfen ist, ob die Mehrausgaben zuwendungsfähig sind.

Referatsleitung kann ihre Bewilligungsbefugnis auf MitarbeiterInnen des Referats ab TVöD EG 9, die zur sachlichen Richtigzeichnung berechtigt sind, übertragen (Nr. 3.3.3 a der Anlage 5 zur Geschäftsordnung des DAAD)

Darüber hinaus gehende Nachbewilligungen obliegen der Titelverwaltung

Zu berücksichtigen ist die Entscheidung der Auswahlkommission:• Zustimmung eines Gutachters:

o Nachbewilligungen > 25 % der ursprünglichen Bewilligung o Auswahlkommission hat im Protokoll Bewilligungssumme explizit

festgelegt• Nachbewilligungen < 25 % der ursprünglichen Bewilligung

bedürfen Zustimmung der Titelverwaltung + Gruppenleitung /Referatsleitung (Vier-Augen-Prinzip)

Programm ohne Auswahlkommission:Nachbewilligungen bedürfen Zustimmung der Titelverwaltung + Gruppenleitung /Referatsleitung (Vier-Augen-Prinzip)


IV/4.2.3 Umbewilligung / Änderung der Finanzierungsart

Ergeben sich beim Zuwendungsempfänger neue/zusätzliche Deckungsmittel (Einnahmen) oder verringern sich die Einnahmen hat dies meistens Auswirkungen auf die ursprünglich vereinbarte Finanzierungsart.

Sofern zu dem Programm nicht bereits eine Instanz für diese Finanzierungsart eingerichtet ist, ist dies zunächst unter Beteiligung des zuständigen Mittelverwendungsnachweisprüfer zu erstellen.

Prozessablauf:1. Zuwendungsempfänger ändert/erstellt Finanzierungsplan 2. DAAD prüft den geänderten Finanzierungsplan

Sofern Sachbearbeiter der Änderung zustimmt1) Attribute ändern: Status „geprüft“2) Änderung des ursprünglichen Zuwendungsvertrags vereinbaren

Formlos:Handschriftliche Notiz im Original-Zuwendungsvertrag / Notiz auf Papier oder Vorgang, der der elektronischen Akte beigefügt wird



IV/4.2.4 Verlängerung Bewilligungszeitraum

Einzige Grundlage für die Dauer eines Bewilligungszeitraums ist der für die inhaltliche Durchführung des Projekts notwendige Zeitraum.

� Bewilligungszeitraum darf niemals willkürlich gewählt sein, sondern muss sich immer an den inhaltlichen und sachlichen Gegebenheiten orientieren

� Gründe für eine Verlängerung des Bewilligungszeitraums können ausschließlich inhaltliche (Abschlussbericht –dokumentation u. ä.) und einzelfallbezogene Gründe (Erkrankung, Dienstreise, Stellenvakanz etc.) sein

� Das Ausstehen einer Rechnung/Zahlung kann niemals der Grund für eine Verlängerung sein

Prozessablauf:� Mitteilung des Zuwendungsempfängers

Sofern Sachbearbeiter der Änderung zustimmt1) Infotyp des entsprechenden Vorgangs (Datenfelder) ändern2)Änderung des ursprünglichen Zuwendungsvertrags vereinbaren




IV/4.2.5 Mittelrückmeldung

Sofern ein Zuwendungsempfänger die ihm bewilligten (nicht ausgezahlten) Mittel nicht mehr innerhalb des Bewilligungszeitraums benötigt, hat er diese gem. Nr. 4.5 Muster-Zuwendungsvertrag bis zum 31.10./15.11. dem DAAD zurückzumelden (vgl. Mitteilungspflichten).

Folgender Prozessablauf: 1. Zuwendungsempfänger ändert/erstellt

Finanzierungsplan2. DAAD prüft den geänderten Finanzierungsplan

Sofern Sachbearbeiter der Änderung zustimmt1) Attribute ändern: Status „geprüft“ 2) Änderung des ursprünglichen Zuwendungs-

vertrags vereinbaren




IV/4.2.6 Verlängerung Vorlagefrist Verwendungsnachweis

Sofern der Zuwendungsempfänger den Verwendungsnachweis nicht innerhalb der in Nr. 6.1 Zuwendungsvertrag vereinbarten Frist vorlegen kann, hat er dies gem. seinen Mitteilungspflichten dem DAAD mitzuteilen. Dieser kann die Frist bis zur Dauer der in Nr. 6.1 ANBest-P geregelten Frist von sechs Monaten ausdehnen.


Sofern Sachbearbeiter der Änderung zustimmt1) Infotyp des entsprechenden Vorgangs (Datenfelder)2) Änderung des ursprünglichen Zuwendungsvertrags

vereinbaren



Achtung:Restmittel/Minderausgaben sind nach Ablauf des Bewilligungszeitraums fällig. Wenn diese Fälligkeit seitens des Zuwendungsempfängers nicht beachtet wird, kann auch der DAAD auf die Rückzahlung der Restmittel aufgrund des ausstehenden Verwendungsnachweises nicht hinweisen, da dieser nicht vorliegt.


IV/4.2.7 Weiterleitung

Wird im Laufe eines Projekts deutlich, dass � Zweck des Projekts nicht allein durch den Zuwendungsempfänger, sondern

nur durch einen Dritten erfüllt� Zuwendung� Die von dem Dritten dem Zuwendungsempfänger gegenüber zu

erbringenden Zwischen- und Verwendungsnachweise sind dem eigenen Zwischen- bzw. Verwendungsnachweis beizufügen (Nr. 6.6 ANBest-P)


Sofern Sachbearbeiter der Änderung zustimmt� Änderung des ursprünglichen Zuwendungsvertrags vereinbaren




IV/4.3 Änderung des Projektverantwortlichen

Mitteilungspflicht (Nr. 5.1 f. ANBest-P, Nr. 5 Standard-Zuwendungsvertrag)

� Beendigung des Projekts durch Rücktritt vom Vertrag oder Auflösung des Zuwendungsvertrages, weil Projekt mit dem Projektverantwortlichen steht oder fällt und Projekt nur von einem Anderen oder gar keinem Projektverantwortlichen fortgeführt werden könnte

� Fortsetzung des Projekts mit demselben Projektverantwortlichen an neuer Hochschule


IV/4.3.1 Wechsel des Projektverantwortlichen

Zuwendungsvertrag wird grundsätzlich mit der juristischen Person (Hochschule) abgeschlossen

1. ) Auflösungsvertrag mit bisherigem Zuwendungsempfänger� Grund der Auflösung� Zeitpunkt der Beendigung (Ende Bewilligungszeitraum)� Zeitpunkt der Vorlage des Verwendungsnachweises

2.) Bisherige Zuwendungsempfänger legt

Verwendungsnachweis vor

3.) Antrag auf Projektförderung der neuen Hochschule

4.) Prüfung des Antrags

5.) Auswahl / Begutachtung des Antrags

6.) Abschluss Zuwendungsvertrag (neue Projekt-ID) mit neuer Hochschule


IV/5 Mittelanforderung

Zuwendung darf nur in der Höhe angefordert und ausgezahlt werden, als sie

voraussichtlich innerhalb von zwei Monaten nach der Auszahlung für fällige

Zahlungen benötigt wird [Bedarfszeitraum] (Nr. 1.4 ANBest-P)

Beginn der Frist:

Mit der Auszahlung des angeforderten Betrags durch den Zuwendungsgeber.

Auszahlungstag ist bei Überweisung der dritte Tag nach der Aufgabe des

Zahlungsauftrags an das Geldinstitut


IV/5.1 Bearbeitung der Mittelanforderung

� Vollständigkeit der Angaben

� Prüfung der Mittelanforderung

� Ergebnis der Prüfung


IV/5.2 Vollständigkeit der Angaben

� Betrag

� Dauer Bedarfszeitraum

� Zuordnung zur Ausgabeart

� Subsidiaritätsprinzip (evtl. Erläuterung)

� Restmittel (evtl. Erläuterung)


IV/5.3 Prüfung der Mittelanforderung

� Mittelanforderung entspricht Finanzierungsplan

� Liegt ein von beiden Vertragspartnern unterschriebener Zuwendungsvertrag vor

� Zusammenhang zwischen Eingang/Bearbeitung Mittelanforderung und Beginn Bedarfszeitraum

� Beachtung Subsidiaritätsprinzip

� Vorhandensein von Restmitteln� Höhe der Restmittel� Verrechnung der Restmittel� Niederschlagung, da Kleinbetrag � Rückzahlung der Restmittel

� Verstoß gegen alsbaldige Verwendung

� Zinsanspruch

� Entsprechende Mittel auf dem Titel vorhanden


IV/5.3.1 Zahlungen außerhalb Bewilligungszeitraum / Vorzeitiger Maßnahmenbeginn - Jährlichkeit

Zeit (t)

01.01. 03.03.

10.01. 02.02.

31.12.

28.12.

BeginnBewilligungs-

zeitraum

Rechtskraft Zuwendungs-

vertrag

EndeBewilligungs-

zeitraum

Fallbeispiel Datum Bemerkung

Nr.1 28.12. Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigtMängel:�Jährlichkeit� Zahlung außerhalb Bewilligungszeitraum� vorzeitiger Maßnahmenbeginn

Nr.2 10.01. Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigtMangel: vorzeitiger Maßnahmenbeginn

Klärung: Mitteilung Zuwendungsempfänger/zulassen des vorzeitigen Maßnahmenbeginns

Nr.3 02.02. Mittelanforderung durch Zuwendungsempfänger

Mangel: Auszahlung ohne RechtsgrundSolange kein rechtskräftiger Zuwendungsvertrag (03.03.) vorliegt, keine Zahlung durch Zuwendungsgeber


IV/5.3.2 Zahlungen außerhalb Bewilligungszeitraum / Vorzeitiger Maßnahmenbeginn

Zeit (t)

01.04. 19.05.

20.04. 10.05.

31.10.

19.02.

BeginnBewilligungs-

zeitraum

Rechtskraft Zuwendungs-

vertrag

EndeBewilligungs-

zeitraum

Fallbeispiel Datum Bemerkung

Nr.1 19.02. Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigtMängel:� Zahlung außerhalb Bewilligungszeitraum� vorzeitiger Maßnahmenbeginn

Nr.2 20.04. Ausgaben durch Zuwendungsempfänger getätigtMangel: vorzeitiger MaßnahmenbeginnKlärung: Mitteilung des Zuwendungsempfänger/zulassen des vorzeitigen Maßnahmenbeginns

Nr.3 10.05. Mittelanforderung durch ZuwendungsempfängerMangel: Auszahlung ohne RechtsgrundSolange kein rechtskräftiger Zuwendungsvertrag (19.05.) vorliegt, keine Zahlung durch Zuwendungsgeber


IV/5.3.3 Zeitpunkt der Mittelanforderung (Nr. 7.2 ANBest-P)

1. AusnahmenebeneAnwenden der 2-Monatsfrist im Anschluss an das Haushaltsjahr (Verlängern des Haushaltsjahres [12 Monate] um 2 weitere Monate, Verursacherprinzip).

2. AusnahmenebeneInfolge des Kassenschlusses zu Mitte Dezember, können die Mittel-anforderungen nicht zum 31.12., sondern müssen spätestens Mitte Dezember zur Zahlung angewiesen werden (Zeitraum bis Ende Februar des nächsten Jahres nicht 2, sondern 2,5 Monate).

3. AusnahmenebeneDamit die Mittelanforderungen zu Mitte Dezember zur Zahlung angewiesen werden können, müssen diese vorher beim DAAD so rechtzeitig eingehen, dass sie auch bis zum Kassenschluss angewiesen werden können. Andererseits überschreitet jeder Tag vor Eingang zum 31.12. die 2-Monatsfrist. Deshalb müssen die Mittelanforderungen so nah wie möglich am Kassenschluss bearbeitet werden.


IV/5.4 Ergebnis der Prüfung

� Der beantragte Bedarf besteht

� Der beantragte Bedarf besteht nicht

� Widerspruch zum Finanzierungsplan

� Verrechnung der Restmitteln

� Niederschlagung, da Kleinbetrag

� Rückzahlung der Restmittel (z. B. weil entsprechende Begründung fehlt)

� Verstoß gegen alsbaldige Verwendung

� Ausnahme vom Zinsanspruch

� Zinsanspruch


IV/5.5 Alsbaldige Verwendung

Verstoß gegen die Auflage, erhaltene Mittel innerhalb von 2 Monaten zu verwenden beinhaltet immer:

• Zinsanspruch über die nach Ablauf der 2-Monatsfrist verwendeten Mittel

und

• Die nach Ablauf der 2-Monatsfrist verwendeten Mittel sind zweckwidrig (vgl. Folie VII/2)

Ausnahme:

Sachliche Begründung des Zuwendungsempfängers, warum die erhaltenen Mittel nicht innerhalb der 2 Monate verwendet werden konnten (vgl. Ausfüllhilfe im Formular Mittelanforderung, Folie VIII/4.3)


IV/5.5.1 Verzinsung bei nicht alsbaldiger Verwendung (Nr. 5.4, 8.3.1, 8.4 ANBest-P, 8.2.5 VV zu § 44 BHO)

� alsbaldige Verwendung: Verwendung der Mittel aus Mittelanforderung innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung

� Mittel, die nicht alsbald nach Auszahlung verbraucht sind, sind für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung zu verzinsen (isolierter Zinsanspruch)

� isolierter Zinsanspruch auch, wenn Zuwendungs-empfänger die Zuwendung innerhalb des Zwei-monatszeitraums zweckentsprechend verwendet, aber bei einer Teilfinanzierung (Anteil- oder Fehl-bedarfsfinanzierung) gegen Vorrangigkeit des Eigen- oder Drittmittelverbrauchs verstößt (Subsidiaritätsprinzip)

� Ausnahmen (z. B. weil der Zuwendungsempfänger die Umstände für den verzögerten Mittelverbrauch nicht zu vertreten hat ) vom isolierten Zinsanspruch sind zu dokumentieren


IV/5.5.2 Zinszeitraum bei nicht alsbaldiger Verwendung

� Beginn: mit dem Tag, der auf den Tag der Auszahlung der Zuwendung durch den DAAD folgt

nicht der Tag der Gutschrift auf dem Konto des Zuwendungsempfängers.

� Ende: Tag der zweckentsprechenden Verwendung.

Der Umstand, dass der Zuwendungsempfänger einen Zeitraum von zwei Monaten nach Auszahlung für die zweckentsprechende Verwendung zur Verfügung hat, bleibt unbeachtlich, der Zweimonatszeitraum kann bei der Anforderung vor Fälligkeit nicht abgezogen werden.


V Nachweis der Verwendung


V/1 Zweck des Verwendungsnachweises

� Nachweis

�Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens

�Zweckerfüllung

� Verwendung

�Bestandteil der Rechnungslegung

�Instrument der Erfolgskontrolle

Grundsatz: Keine Zuwendung ohne Verwendungsnachweis


V/2 Vorlage des Verwendungsnachweises

Verwendungsnachweis muss innerhalb von sechs Monaten nach Erfüllung des

Zuwendungszwecks bei dem Zuwendungsgeber vorliegen, spätestens jedoch

mit Ablauf des sechsten auf den Bewilligungszeitraum

folgenden Monats (Nr. 6.1 ANBest-P)

Zuwendungsgeber kann eine abweichende Vorlagefrist fest-

legen, wenn „besondere Umstände“ vorliegen (VV Nr. 5.3.4)

Längere Vorlagefrist:

� Erarbeitung des Verwendungsnachweises sehr aufwändig ist

� Zuwendungsempfänger die Verwendungsnachweise von Partnern bzw.

Dritten abwarten muss

Kürzere Vorlagefrist:

� Verwendungsnachweis ohne größeren Aufwand erstellt werden kann


V/2.1 Übersicht der Zuwendungen

�01.03.

�01.07.

�01.10.

�31.12.

Ablauf zwei Monate nach Erfüllung des Zuwendungszwecks

(Zuwendungsvertrag)

Ablauf sechs Monate nach Erfüllung des Zuwendungszwecks Nr. 6.1

ANBest-P

Verstoß sowohl gegen den Zuwendungsvertrag als auch gegen

Gesetz

Abfrage Haushaltsreferat zum

Jahresabschluss


V/2.2 Verzicht auf Vorlage des Sachberichts

Bei Zuwendungen, bei denen die Erfüllung des Zuwendungszwecks in einem

sich wiederholenden einfachen Ergebnis besteht, kann auf vorherige

Sachberichte Bezug genommen werden (Nr. 10.2 der VV zu § 44 BHO).


V/2.3 Mahnverfahren

Wenn Zuwendungsempfänger den Verwendungsnachweis nicht innerhalb der im

Zuwendungsvertrag vereinbarten bzw. der gesetzlichen Vorlagefrist (Nr. 7.1

ANBest-P, Nr. 10 VV) vorgelegt hat, gilt folgendes Mahnverfahren:

1. Formlos

� Telefonanruf / Email

2. Förmlich

� Schreiben Referatsleiter/Sachbearbeiter an Projektverantwortlichen

� Mahnung durch Generalsekretär an Projektver-antwortlichen (ggf. mit Kopie an den Kanzler)

� Mahnung durch Präsidenten an Präsidenten/ Rektor der Hochschule bzw. Institution

3. Referat Rechtsangelegenheiten


V/2.4 Sanktionsmöglichkeiten bei verspäteter Vorlage

� Zurückstellen einer Anschlussbewilligung (VV Nr. 1.2)

� Auszahlung einer Schlussrate zurück halten (VV Nr. 5.6.6)

� Zuwendungsgeber bestimmt, dass die Zuwendungen

erst nach Vorlage des Verwendungsnachweises

in einer Summe ausgezahlt werden (VV Nr. 5.9)


V/3 Bestandteile des Verwendungsnachweises

� Sachbericht

� zahlenmäßiger Nachweis• Belegliste

� Inventarverzeichnis

� Programmspezifische Bestandteile bspw.:• Hochschulkooperation• Einladungs-Bestätigungsschreiben• Praktikumsnachweise• Nachweis über staatlich akkreditierte

bzw. anerkannte Einrichtung


V/3.1 Sachbericht

Anforderungen:

� entsprechend der Beschreibung des

Zuwendungszwecks

Zweck:

� Darlegung des fachlichen Ergebnisses

� Dient dem Nachweis, inwieweit der

Zuwendungszweck erfüllt wurde

� Grundlage für die Erfolgskontrolle,

inwieweit das mit der Maßnahme

beabsichtigte Ziel erreicht worden ist


V/3.1.1 Inhalt des Sachberichts

1. Beschreibung des Vollzugs des geförderten Projekts und ggf. die Folgewirkungen

2. Ablauf der Mittelverwendung in Verbindung mit den zur Durchführung des geförderten Projekts getroffenen Maßnahmen

3. In welchen Schritten und ggf. unter welchen Ab-weichungen von der Planung, der Zuwendungszweck erfüllt und die Zuwendung verwendet wurde

4. Darlegung, ob die verausgabten Mittel zur Erreichung des Zieles notwendig und angemessen waren und ob wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde

5. Zuwendungsgeber muss Erfolg der Fördermaßnahme beurteilen können

6. Den Zielen aus der Projektbeschreibung sind im Einzelnen die erreichten Ergebnisse der Maßnahme gegenüberzustellen

7. Eingehen auf die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen Nachweises


V/3.2 Zahlenmäßiger Nachweis

Zweck:

� Darlegung, ob der Finanzierungsplan eingehalten worden ist

� Grundlage für die Beurteilung, ob der Zuwendungsempfänger etwa noch

Ansprüche aus dem Zuwendungsvertrag oder ob der Zuwendungsgeber

noch Erstattungsansprüche hat

Arten:

� nur noch zahlenmäßiger (vollständiger) Nachweis


V/3.2.1 Anforderungen an den Nachweis

Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen und

Ausgaben getrennt voneinander in zeitlicher Folge entsprechend der

Gliederung des Finanzierungsplans (6.2.2 ANBest-P)


V/3.3 Belegliste

Tabellarische Belegübersicht (Belegliste), in der die Ausgaben nach Art und in

zeitlicher Reihenfolge getrennt aufgelistet sind.

Aus der Belegliste müssen Tag, Empfänger/

Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder

Zahlung ersichtlich sein (6.2.2 ANBest-P)


V/3.3.1 Auswertung der Belegliste

Bei der Belegliste sind zwei Gesichtspunkte zu beachten:

� Chronologie � Einhaltung 2-Monatsfrist� Vorzeitiger Maßnahmenbeginn� Zahlungen außerhalb Bewilligungszeitraum

� Übereinstimmung der AusgabenansätzeStimmt die Summe der Ausgaben in den einzelnen Ausgabearten mit den dazuge-hörenden Zahlungen/Buchungen überein?


V/3.3.2 Bruttoveranschlagung der Zahlungsvorgänge

Bei dem gesamten Zuwendungsrecht als Teil des Haushaltsrechts gilt,

das Gebot der Bruttoveranschlagung (§ 15 BHO) bzw. Bruttonachweis

(§ 35 BHO).

� Ausgabereste können nicht mit Teilen von Zahlungen aufgefüllt werden

� Es ist jeder Zahlungsvorgang als eigene Einheit zu betrachten

� Einnahmen und Ausgaben sind in voller Höhe – brutto und nicht saldiert –sowie getrennt voneinander zu buchen


V/4 Bestätigungen & Anlagen zum Verwendungsnachweis

� Bestätigung, dass Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und

sparsam verfahren worden ist und die Angaben ggf. mit den Büchern und

Belegen übereinstimmen (Nr. 6.2.2 ANBest-P)

� Originalbelege zu jeder aufgeführten Einnahme und Ausgabe

� Unterlagen über die vom Zuwendungsempfänger bei der Vergabe von

Aufträgen geschlossenen Verträge



V/4.1 Unterzeichnung Verwendungsnachweis

Projektverantwortliche (r) bestätigt, dass Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben ggf. mit den Büchern und Belegen übereinstimmen (Nr. 6.2.2 ANBest-P)

� Original Unterschrift auf zahlenmäßigem Nachweis (zwingend)

Hat der Zuwendungsempfänger eigene Prüfungseinrichtung, ist von dieser der Verwendungsnachweis zu prüfen und die Prüfung unter Angabe ihres Ergebnisses zu bescheinigen Nr. 7.2 ANBest-P

� Als Prüfungseinrichtung wird auch Haushalts- bzw. Finanzabteilung, Drittmittelstelle, Kanzler des Zuwendungsempfängers anerkannt

� Wortlaut: „Es wird bestätigt, dass die Mittel zweckentsprechend und zeitgerecht sowie wirtschaftlich und sparsam verwendet worden sind.“

� Verfügt der Zuwendungsempfänger über keine Prüfungseinrichtung, entfällt die Testierung

Zuwendungsgeber hat die Verwendungsnachweise unabhängig vom Prüfungstestat der Prüfungseinrichtung des Zuwendungsempfängers kursorisch bzw. vertieft zu prüfen (Nr. 11 VV zu § 44 BHO)

Unterzeichnung weiterer Bestandteile des Verwendungsnachweises:� Sachbericht

� Belegliste


Soweit sie als Anlage des Verwendungsnachweises kenntlich gemacht und entsprechend zuordenbar sind


V/5 Anforderungen an die Belege

Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen

enthalten, die Ausgabebelege insbesondere den Zahlungsempfänger, Grund

und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den

Verwendungszweck (Nr. 6.4 ANBest-P).

Die Belege müssen ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal

zu dem Projekt (z. B. Projektnummer) enthalten

(6.4 ANBest-P).


V/6 Zahlungsbegründende Unterlagen

1. Angebot

2. Angebotsvergleich / Begründung über Verzicht auf Angebotsvergleich

3. Auftrag / Vertrag

4. Lieferschein

5. Rechnung� Merkmale � Umsatzsteueridentifikationsnummer

6. Zahlungsbeleg

Stempel:Vergabe gem. § 3 Abs. Buchst. VOL/AVergabeunterlagen sowie -vermerk und -entscheidung befinden sich in der Sach-/Projektakte


V/7 Aufbewahrungsfrist der Belege

Originalbelege (Einnahme- und Ausgabebelege) über die Einzelzah-lungen und die Verträge über die Vergabe von Aufträgen sowie alle mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen sind fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren (Nr. 6.5 ANBest-P, Nr. 7.1 VV zu 44 BHO)

Zur Aufbewahrung können statt der Originalbelegeauch Bild- oder Datenträger verwendet werden. � Bildträger: z. B. Mikrofilm� Datenträger: z. B. Disketten, CD-ROM, Magnetplatten/

Magnetbänder

Das Aufnahme- und Wiedergabeverfahren muss den jeweiligen Vor-schriften oder Regeln für die Bundesverwaltung (Anlage zur VV Nr. 2.6 zu 34 BHO) entsprechen.


V/8 Zweckbindung von Gegenständen

� Gegenstände, die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks erworben oder hergestellt werden sind für den Zuwendungszweck gebunden Nr. 4.1 ANBest-P

� Zuwendungsvertrag muss festlegen, wie lange die Gegenstände für den Zuwendungszweck gebunden sind

� Zuwendungsempfänger erwirbt Eigentum an den mit Hilfe der Zuwendung erworbenen oder hergestellten Gegenständen

� Zuwendungsempfänger darf jedoch vor Ablauf der zeitlichen Bindung über die Gegenstände nicht anderweitig verfügen

� Tut er es dennoch, liegt eine zweckwidrige Verwen-dung vor


V/8.1 Dauer der Zweckbindung

� Keine Vorgabe über die Dauer der zeitlichen Bindung

� Maßgeblich sind Zuwendungszweck, Projektdauer, Anschaffungswert,

übliche Nutzungsdauer

� Bei Hilfsmitteln (z. B. PC) zur Erfüllung des

Zuwendungszwecks entspricht die Dauer der

Zweckbindung der Dauer des geförderten

Projekts (= Bewilligungszeitraum)

� Gegenstände, deren Herstellung oder Erwerb

Hauptzweck der Förderung ist, geht die Zweck-

bindung weit über den Bewilligungszeitraums

hinaus (bei Gebäuden z. B. min. 20 Jahre)


V/9 Restmittel/Minderausgaben

Entsprechend der Definition des Bewilligungszeitraums:

sind nicht mehr für den Zuwendungszweck verwendete Mittel am Tag nach dem Ende des Bewilligungszeitraums fällig.

Ausnahme:

Verursacherprinzip

In dem Fall beginnt die Fälligkeit an dem Tag nach der lt. Belegliste letzten zuwendungsfähigen Ausgabe; spätestens 28./29.02. - 01.03.

Der Bewilligungszeitraum ist der Zeitraum, für den die Fördermittel zur

zweckentsprechenden Verwendung bereitgestellt werden (Förderzeitraum).


V/9.1 Effizienter Umgang mit Restmitteln / Minderausgaben

Verfügt der Zuwendungsempfänger nach Abschluss des Projekts (Fälligkeit bei Erfüllung des Zuwendungszwecks) über Restmittel

Kann der Betrag i. H. der Restmittel von dem Programmtitel auf den entsprechenden Rückflusstitel gebucht und auf die Höhe der Mittelanforderung zu dem neuen Projekt angerechnet werden.

Vorteil:Die Rückzahlung der Restmittel durch die Hochschule bei späterer Zahlung zu einer Mittelanforderung zu einem neuen Projekt wird vermieden

Rückflusstitel:AA : 940 3 00 001BMBF : 940 3 00 002BMZ u. a.: 940 3 00 003


V/10 Zwischennachweis

Anwendungsbereich: überjährige Projekte

Zweck: begleitende Erfolgskontrolle

Bestandteile:

� Sachbericht

� zahlenmäßiger Nachweis

Vorlagefrist:

� innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres über die in

diesem Jahr erhaltenen Beträge


V/10.1 Ausgestaltung des Zwischennachweises

Sachbericht als Teil eines Zwischennachweises darf mit dem nächst fälligen

Sachbericht verbunden werden, wenn der Berichtszeitraum für ein

Haushaltsjahr drei Monate nicht überschreitet (6.1 ANBest-P)

Zahlenmäßige Nachweis ohne Belegliste, in dem Einnahmen und Ausgaben

entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans

summarisch zusammengestellt sind (6.3 ANBest-P)


VI. Prüfung der Verwendung


VI/1 Inhalt des Verwendungsnachweises

� Bei Weiterleitung von Fördermitteln, hat der Letztempfänger dem

Erstempfänger gegenüber solche Zwischen-

und Verwendungsnachweise vorzulegen, wie

sie im Falle unmittelbarer Zuwendungsgewährung

hätten geführt werden müssen.

� Zuwendungsgeber hat vom Zuwendungsempfänger

den Nachweis der Verwendung zu verlangen (VV Nr. 10.1)

� Daneben kann Zuwendungsgeber auch Besonder-

heiten hinsichtlich des Verwendungsnachweises

vorsehen (VV Nr. 5.6.6)


VI/2 Prüfung der Verwendung

Der Zuwendungsgeber hat die Verwendung der Zuwendung zu prüfen

(VV Nr. 9.1)

Nicht nur der Zuwendungsempfänger allein,

sondern auch der Zuwendungsgeber ist für

die zweckentsprechende Verwendung der

Zuwendung verantwortlich


VI/2.1 Verwaltungsmäßige Prüfung


VI/2.1.1 Grundsätzliches

Zuständig für die Prüfung ist der Zuwendungsgeber (VV Nr. 11)

Ausgestaltung des Prüfungsrechts (Nr. 7 ANBest-P)

� Unterlagen am Sitz des Zuwendungsgebers

� Örtliche Erhebung

Zuwendungsempfänger muss

� örtliche Erhebungen dulden

� erforderlichen Auskünfte erteilen

� Angeforderte Bücher, Belege und

sonstige Unterlagen übersenden

oder zur Einsichtnahme bereithalten


VI/2.1.2 Die umfassende Prüfung

Formale Ordnungsmäßigkeit (VV Nr. 11.1.1):

� Entsprechen der Verwendungsnachweis und ggf. die Zwischennachweise den Anforderungen des Zuwendungsbescheides einschließlich seiner Nebenbestimmungen?

Zweckentsprechende Verwendung (VV Nr. 11.1.2):

� Wurde die Zuwendung nach den Angaben in den Nachweisen und nach den ggf. beigefügten Belegen und Verträgen über die Vergabe von Aufträgen zweckentsprechend verwendet?

� Wurde die Zuwendung nach Maßgabe des Finanzierungsplans verwendet?

Abschließende Erfolgskontrolle (VV Nr. 11.1.3):

� Wurde das durch die Zuwendung beabsichtigte Ziel erreicht?


VI/2.1.2.1 Ordnungsmäßigkeit des Verwendungsnachweises

� Fristgerechte Vorlage des Verwendungsnachweises (Nr. 6.1 ANBest-P)?

� Wurden vorgeschriebene Vordrucke verwendet?

� Ist der Verwendungsnachweis vollständig?

� Enthält der Sachbericht die vorgeschriebenen Angaben?

� Enthält der zahlenmäßige Nachweis (Nr. 6.4 ANBest-P)

� Die Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge und getrennt voneinander entsprechend der Gliederung des Finanzierungsplans

� Alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Einnahmen und alle Ausgaben

� Tag, Empfänger/Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung


VI/2.1.2.1-2 Fortsetzung:

� Wurden die Originalbelege über die Einzelzahlungen sowie die Verträge über

die Vergabe von Aufträgen vorgelegt (Nr. 6.5 ANBest-P)?

� Enthalten die Belege die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und

Anlagen und enthalten sie ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zu dem

Projekt (Nr. 6.4 ANBest-P)?

� Sind die Belege förmlich, rechnerisch und sachlich richtig?

� Hat der Zuwendungsempfänger im Verwendungsnachweis bestätigt, dass die

Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren

worden ist und dass die Angaben mit den Büchern und Belegen

übereinstimmen (Nr. 6.2.2 ANBest-P)


VI/2.1.2.2 Zweckentsprechende Mittelverwendung

� Liegt ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn vor (VV Nr. 1.3)?

� Wurden im Sachbericht die wichtigsten Positionen des zahlenmäßigen

Nachweises den Aufgaben gegenübergestellt?

� Wurde der Bewilligungszeitraum eingehalten?

� Ergeben sich aus den Angaben über die einzelnen Zahlungen Anhaltspunkte

für eine (ggf. teilweise) zweckwidrige Verwendung von Zuwendungsmitteln?

� Halten sich die Ist-Ausgaben im Rahmen des Finanzierungsplans?



� Sind die Einzelansätze des Finanzierungsplans eingehalten worden?

� Halten sich etwaige Überschreitungen innerhalb des im Zuwendungsvertrag

einschließlich seiner Nebenbestimmungen gezogenen Rahmen oder sind sie

durch spätere Genehmigungen des Zuwendungsgebers gedeckt?

� Sind die tatsächlichen Ausgaben des Zuwendungsempfängers geringer als

die nach dem Finanzierungsplan vorgesehenen Ausgaben?

� Welche Auswirkung ergibt sich ggf. auf die Höhe der Zuwendung?

� Sind die Deckungsmittel des Zuwendungsempfängers höher als ursprünglich

im Finanzierungsplan geschätzt? Ermäßigt sich ggf. hierdurch die

Zuwendung?



� Ergeben sich bei Ermäßigung der Ausgaben oder Erhöhung der Deckungs-

mittel gegenüber dem Zuwendungsempfänger Rückzahlungsansprüche?

� Wie verhält sich in zeitlicher Hinsicht Anforderung oder Abruf der Zuwen-

dung durch den Zuwendungsempfänger zu seinen Ausgaben für das

geförderte Vorhaben? Ist die Zweimonatsfrist eingehalten? Kommt bei

vorzeitiger Anforderung bzw. bei vorzeitigem Abruf der Mittel eines

Verzinsung in Betracht?

� Über welche Geldbestände aus der Zuwendung verfügte der Zuwendungs-

empfänger am Ende des Jahres oder bei Abschluss des Vorhabens? Können

und sollen insoweit vom Zuwendungsempfänger Zinsen verlangt werden?



� Die Anwendung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei der Verwendung der Zuwendung (Nr. 1.1 ANBest-P)?

� Das Besserstellungsverbot (Nr. 1.3 ANBest-P)?

� Das grundsätzliche Verbot von Vorleistungen an Dritte (Nr. 1.7 ANBest-P)?

� Das Gebot, bei der Vergabe von Aufträgen an Dritte die VOB und VOL sowie diese ergänzenden Regelungen anzuwenden (Nr. 3 ANBest-P)

� Die Pflicht zur Inventarisierung von Gegenständen (Nr. 4.2 ANBest-P)

� Die Bindung der aus der Zuwendung erworbenen Gegenstände an den Zuwendungszweck (Nr. 4.1 ANBest-P)

� Die Mitteilungspflichten (Nr. 5 ANBest-P)

� Weitere Auflagen im Zuwendungsvertrag

Ergeben sich Anhaltspunkte dafür, dass der Zuwendungsempfänger weitere

Auflagen nicht eingehalten hat, z. B.:


VI/2.1.2.3 Erreichen des Zuwendungszwecks

� Der Zuwendungszweck ist gem. VV Nr. 4.2.3 im Zuwendungsvertrag genau zu

bezeichnen. Deshalb kann es erforderlich sein im Zuwendungsvertrag die in

dem Förderprogramm oder Förderrichtlinie ggf. nur allgemein festgelegte

Ziele zu konkretisieren.

� Die Bezeichnung des Zuwendungszwecks muss so eindeutig und detailliert

festgelegt werden, dass einerseits bei der Prüfung des Verwendungsnach-

weises die Zweckerreichung ohne Schwierigkeit festgestellt werden kann

und andererseits als Grundlage für eine begleitende oder abschließende

Erfolgskontrolle dienen kann.

� Im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung geht es zunächst um die

Erreichung des bezeichneten, konkreten Zuwendungszwecks. Ob und wie die

damit auch verfolgten Ziele des Förderprogramms erreicht worden, ist durch

die Erfolgskontrolle festzustellen.


VI/2.1.3 Prüfungsverfahren

Kursorische Prüfung:

� Erfasst als Mindestprüfung jeden Verwendungsnachweis

Umfassende Prüfung:

� ihr unterliegen im Stichprobenverfahren eine

ausgewählte Menge von Verwendungsnachweisen

VV Nr. 11.1 sieht für die Prüfung des Verwendungsnachweises ein zweistufiges

Verfahren vor:


VI/2.1.3.1 Kursorische Prüfung


VI/2.1.3.1.1 Grundsätzliches zur Kursorischen Prüfung

� Zuwendungsgeber hat jeden Verwendungsnachweis innerhalb von drei Monaten nach dessen Eingang kursorisch zu prüfen, um festzustellen, ob „nach den Angaben im Verwendungsnachweis“ Anhaltspunkte für die Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs gegeben sind.

� Anschließend ist mit der Prüfung ohne schuldhaftes Zögern zu beginnen. Dies liegt im beiderseitigem Interesse.

� Schlüssigkeitsprüfung als überschlägig vorzunehmende Kontrolle, bei der die Angaben im Verwendungsnachweis als richtig unterstellt werden. Alle Angaben brauchen dabei nicht geprüft zu werden, denn die Prüfung der Angaben kann auf Stichproben beschränkt werden.


VI/2.1.3.1.2 Umfang der kursorischen Prüfung

�Hinsichtlich des Sachberichts erstreckt sich die Prüfung auf die

zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung.

�Die Prüfung des zahlenmäßigen Nachweises bezieht sich auf die Einhaltung

des Finanzierungsplans.

�Prüfung erfolgt anhand zahlenmäßigem Nachweis und Belegliste

�Ergeben sich aufgrund der Prüfung

Anhaltspunkte für einen

Erstattungsanspruch, muss vertieft

(Belege) geprüft werden.


VI/2.2 Gesamtausgaben

� „mit dem Zuwendungszweck zusammenhängende Ausgaben“

(VV Nr. 3.2.1 / Nr. 2 ANBest-P)

� Alle im Zusammenhang mit einem Vorhaben

getätigten Ausgaben, die naturgemäß nicht

zwangsläufig zuwendungsfähig sind müssen


VI/2.3 Zuwendungsfähige Ausgaben

Zuwendungsfähig sind grundsätzlich alle

Ausgaben des Zuwendungsempfängers, die

innerhalb des Bewilligungszeitraums zur

Erreichung des Zuwendungszwecks notwendig

sind, soweit sie nicht z. B. durch die

Förderrichtlinie ausdrücklich ausgeschlossen

sind oder nicht den Grundsätzen der

Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

entsprechen.


VI/2.3.1 Tatbestände für Zuwendungsfähigkeit

� Ausgaben innerhalb Bewilligungszeitraum getätigt

� Ausgaben für Zuwendungszweck notwendig

� Ausgaben verstoßen bzw. sind nicht in Programmausschreibung und/oder Förderrichtlinie ausgeschlossen

� Ausgaben sind wirtschaftlich und sparsam


VI/2.3.1.1 Notwendigkeit

� Geschenke� Trinkgeld� Arzneien und Verbandmaterial� Storno� Alkohol� Doppelfinanzierung� Versicherung� Bewirtungsobergrenze� Honorare (Werklieferungs- und Dienst-

leitungsverträge)� Honorarstaffel für Fortbildungsveran-

staltungen der BAköV im BMI� Honorarvertrag / Honorarrichtwerte DAAD

� Give aways� Verhältnis: Anzahl Teilnehmer / Anzahl Einzelgegenstände � Zulässige Ausgabe (Programmausschreibung, Förderrichtlinie, Wirtschaftsplan)� Vergabeverfahren� Vorratsbeschaffung (Problem: Jährlichkeit, vorzeitiger Maßnahmenbeginn)


VI/2.3.1.1.1 Wechselkurs

1. Original Umtauschbeleg des Kreditkartenauszugs, der Bank bzw. Wechselstube im Ausland

2. Kurstabelle des AA� Info EGDE O/Formulare/Kursliste des AA� Info EGDE O/Info_Koordinierungsstelle/Kurse AA

Achtung:� Um- bzw. Abrechnung von Fremdwährung nach sonstigen Kursen, z. B. Internet

sind nicht zuwendungsfähig. Auch nicht, wenn dadurch die Auszahlungssumme des DAAD reduziert würde.

� Maßgeblich ist der Kurs, zu dem die Ausgaben fällig geworden sind.


VI/2.3.1.1.2 Umsatzsteuer

� Umsatzsteuer ist als Teil des Bruttopreises zuwendungsfähig.

� Zuwendungen sind grundsätzlich im Gegensatz zum Leistungsaustausch umsatzsteuerfrei (Abschnitt 10.2 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 8 Umsatzsteuer Anwendungs-erlass – UStAE).

� Voraussetzung: ZUWENDUNG WIRD AUF DER GRUNDLAGE DER ANBEST oder vergleichbarer Förderbestimmungen bewilligt.

� Umsatzsteuerfreiheit gilt auch für den Fall der Weiterleitung der Zuwendung in privatrechtlicher Form nach VV Nr. 12.


VI/2.3.1.1.3 Vorsteuerabzug

Nicht zuwendungsfähig ist die Umsatzsteuer, die ein Zuwendungsempfänger nach § 15 Umsatzsteuergesetz als Vorsteuer abziehen kann ( VV Nr. 2.6).

In Höhe der abziehbaren Vorsteuer fallen keine Ausgaben an, weil Zuwendungsempfänger diese entweder� von seiner eigenen Umsatzsteuer abziehen kann� oder einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt hat

Erklärung, ob Zuwendungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist; Unternehmer-eigenschaft: derjenige, der eine gewerbliche/ berufliche Tätigkeit (= jede nachhaltige Tätig-keit zur Erzielung von Einnahmen, Gewinn-erzielungsabsicht irrelevant) selbständig ausübt.

Abgrenzungsschwierigkeiten bei� Vereinen� Forschungsbetrieben� Wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb


VI/2.3.1.2 Programmausschreibung bzw. Förderrichtlinie

� Ausgangslage:� Föderale Verfassung der Bundesrepublik� Hochschulen Anstalten des öffentlichen

Rechts der jeweiligen Bundesländer� Zuständigkeit für Bildung liegt bei

Bundesländern

� Niemals Zuwendungsfähig:� Allg. Verwaltungskosten� Overhead

� Zudem:DAAD darf keine institutionelle Förderung betreiben


VI/2.3.1.3 Wirtschaftlichkeit & Sparsamkeit

� Berücksichtigung des Vergaberechts

� Vorleistungen an Dritte

� Vertragliche Grundlage

� Zahlung entsprechend vertraglicher Vereinbarung

� Nie > 50 %


VI/2.5 Pauschalen

Abgrenzung zu Höchstsätzen und Nachweis der tatsächlichen Ausgaben

Ermittlung: mathematisch statistischer Durchschnittswert

Voraussetzungen: • zuwendungsfähige Ausgaben, die entweder nicht oder nur mit einem

unverhältnismäßigem Aufwand nach-gewiesen werden können

• Zustimmung des Geldgebers

Zweck: Verwaltungsvereinfachung, da aufwändige Berechnungen, Nachweiserstellung etc. entfallen

Vorteile:• keine Belege• u. U. keine Belegliste • Wechselkurs


VI/2.5.1 Charakter von Pauschalen

Pauschalen sind Festbeträge für einzelne Positionen

Überschreitung gem. Nr. 1.2 ANBest-P um bis zu 20 v. H. scheidet aus

Pauschalen sind die vom Geldgeber als zuwendungsfähig bewilligten Ausgaben

Folge: jegliches Abweichen bedeutet, dass die jeweilige Ausgabe nicht zuwendungsfähig ist, da Verstoß gegen Zuwendungsbescheid des Geldgebers


VI/2.5.2 Probleme bei der Anwendung von Pauschalen

• Buchung von Minderausgaben: die tatsächlich gebuchten Ausgaben (Flug, Unter-bringung, Fahrtkarte, Taschengeld usw.) unterschreiten in der Summe die Pauschale.

• Besteuerung: Pauschalen oberhalb der Sätze von BRKG/ARV gelten als Arbeitsentgelt und sind gem. § 41b Einkommenssteuergesetz (EStG) zu versteuern.

� Reisekostenabrechnung: die Beschäftigten der Hochschulen müssen bei Dienst-reisen, Anträge stellen (Arbeitszeit, Versicherung). Sobald dies geschieht, ist die Reise im Prozess Reisekosten, d.h. die Abrechnung der Dienstreisen durch die Reisekostenstellen in den Hochschulen erfolgt anhand von Reisekostenberechnungsprogrammen. Diese Programme enthalten nicht die programmspezifischen Pauschalen des DAAD; können sie also auch nicht be-rücksichtigen.

• Gleichbehandlung: Reisen werden von den Reisekosten-stellen der Hochschulen gleichartig abgerechnet, unab-hängig davon, ob ein bestimmter Reisender für eine be-stimmte Reise eine vom Landesreisekostenrecht ab-weichende i.d.R. höhere Pauschale vom DAAD erhält.

• Nachweis: Hochschul-(verwaltungen) tun sich vielfach schwer, Ausgaben ohne Beleg/Nachweis anzuerkennen.


VI/2.5.3 Anpassung von Pauschalen aufgrund Änderungen

Grundlage (zuwendungsfähig) jeder Projektförderung ist das, was im Zuwendungsvertrag bzw. Finanzierungsplan vereinbart ist.

Es besteht keinerlei Verpflichtung, Pauschalen aufgrund Änderungen im Stipendienhandbuch entsprechend anzupassen.

Ausnahme:In der Ausschreibung, Förderrichtlinie, Merkblatt o.ä. ist geregelt, dass die Pauschalen in der jeweils aktuellen Fassung gelten.Von einer solchen Verfahrensweise wird wegen absolut überflüssiger Arbeit dringend abgeraten.

Empfehlung:Die zum Zeitpunkt der Rechtskraft (Annahme des Zuwendungsvertrages durch Unterschrift Programmreferatsleitung) gültigen Pauschalen bleiben für den gesamten Bewilligungszeitraum gültig.


VI/2.6 Besserstellungsverbot

� Vergütung und Löhne,

� Aufwandsentschädigungen, Zulagen, Beihilfen,

Trennungsgeld, Fahrtkostenzuschüsse, etc.

� Arbeitszeit, Urlaub, Urlaubsgeld, Weihnachtszuwendung

� Reisekosten, Ausstattung der Dienstzimmer, Beschaffung von

Dienstfahrzeugen

Zuwendungsempfänger darf seine Beschäftigten nicht besser stellen als

vergleichbare Arbeitnehmer des Bundes

Obergrenze ist der TVöD für unmittelbare und mittelbare personalbezogene

Ausgaben

Eingeschränkte Geltung bei Projektförderung nur, wenn die Gesamtausgaben

des Zuwendungsempfängers überwiegend (mehr als 50 v.H.) aus öffentlichen

Mitteln finanziert werden


VI/2.7 Förderung von Personen mittels Zuwendung

Bei der Förderung der Zuwendungsempfänger von Personen mittels

Zuwendungsempfänger ist Folgendes zu beachten:

Vorgabe/Regelung in Programmausschreibung bzw. Förderrichtlinie der

vollständigen Dokumentation zu

� Zugang / Kenntniserlangung über Programm

� Berufung und Zusammensetzung der Auswahlkommission

� Auswahlverfahren und -entscheidung

� Stipendienzusage

� Annahmeerklärung- Ausschluss doppelter Förderung

Problem: sog. Einsatzstipendien


VI/2.7 Umfassende Prüfung


VI/2.7.1 Grundsätzliches zur umfassenden Prüfung

� Stichprobenweise Auswahl von umfassend zu prüfenden Nachweisen

entsprechend der o.a. Vorgehensweise

� Zuwendungsgeber entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, wie intensiv

im Einzelfall zu prüfen ist

� Zuwendungsgeber kann die Prüfung der Angaben

im Verwendungsnachweis auf Stichproben beschränken

� Dabei können die einzelnen Angaben und die beigefügten

Unterlagen mit unterschiedlicher Intensität geprüft werden

� Die für die Prüfung zuständigen Stellen haben damit die Möglichkeit, i.S. der

Verwaltungsökonomie flexibel vorzugehen

� Prüfung ist innerhalb von neun Monaten nach Eingang der Nachweise

abzuschließen


VI/2.7.2 Umfang der umfassenden Prüfung

Eine umfassende Prüfung aller Verwendungsnachweise soll im Interesse der

Verwaltungsvereinfachung nicht mehr erfolgen

Prüfung anhand der Angaben im Sachbericht und im zahlenmäßigen Nachweis

(Schlüssigkeitsprüfung)

Intensität der Prüfung liegt im Ermessen des Zuwendungsgebers

� Prüfungsaufwand muss in einem angemessenen Verhältnis zum

angestrebten Ziel stehen

� Keine allgemeine Regel bei der Abwägung, wie intensiv im Einzelfall zu

prüfen ist. Allerdings müssen die in VV Nr. 11.1.1 bis 11.1.3 angesprochenen

Grundfragen hinreichend geklärt werden


VI/2.7.2-2 Fortsetzung:

Eine weniger intensive Prüfung ist gerechtfertigt, wenn

� Der Zuwendungsempfänger als zahlenmäßigen Nachweis einen

Jahresabschluss bzw. eine Jahresrechnung vorlegt, die von einem

Abschlussprüfer geprüft wurde

� der Zuwendungsempfänger eine eigene Prüfungseinrichtung hat, die den

Verwendungsnachweis vor seiner Vorlage an den Zuwendungsgeber geprüft

und diese Prüfung bescheinigt hat

� die Prüfung früherer Verwendungsnachweise keinen Anlass zu

Beanstandungen gaben


VI/2.7.2-3 Fortsetzung:

Andererseits ist eine intensivere Prüfung angebracht, wenn

� Frühere Zuwendungen Anlass zu Erinnerungen oder Beanstandungen gaben

� Eine gründliche Prüfung wird i.d.R. bei erstmaliger Bewilligung einer

Zuwendung vorzunehmen sein.


VI/2.8 Örtliche Erhebungen


VI/2.8.1 Grundsätzliches zur örtlichen Erhebung

� Zuwendungsgeber ist berechtigt oder u.U. verpflichtet örtliche Erhebungen

durchzuführen

� Zuwendungsempfänger hat dies

(Nr. 7.1 ANBest-P) zu dulden und hierzu

die erforderlichen Unterlagen bereitzuhalten

und die Auskünfte zu erteilen


VI/2.8.2 Inhalt der örtlichen Erhebung

� Ergebnis der Förderung in Augenschein nehmen

� Einsicht in Bücher, Belege und sonstige Unterlagen des Zuwendungs-

empfängers sowie sonstige Informationen an Ort und Stelle

� Zuwendungsempfänger hat alle Unterlagen fünf Jahre nach Vorlage des

Verwendungsnachweises aufzubewahren


VI/2.9 Maßnahmen zur Ökonomisierung der Prüfungsdurchführung

� Festlegen von Pauschalen

� Umfassende Prüfung auf Stichproben beschränken

� Stichprobenweise Prüfung innerhalb der ausgewählten Stichprobe

� Prüfungsbescheinigung einer Prüfungseinrichtung des

Zuwendungsempfängers

� Örtliche Erhebung


VI/2.10 Erfolgskontrolle


VI/2.10.1 Grundlagen

� Grad der Zielerreichung

� Beitrag der Maßnahme zur Zielerreichung

� Wirtschaftlichkeit der Maßnahme

Erfolgskontrolle ist ein systematisches Prüfungsverfahren

(VV Nr. 11.1.3, § 7 BHO)

Dient dazu, während der Durchführung und nach Abschluss einer Maßnahme

ausgehend von der Planung festzustellen,

Erfolgskontrolle geht über die Prüfung, ob der

Zuwendungszweck erreicht worden ist, hinaus

Grundlage für die Erfolgskontrolle ist die Prüfung

des Sachberichts


VI/2.10.2 Begleitende / Abschließende Erfolgskontrolle

Begleitende Erfolgskontrolle:

� insbesondere bei überjährigen Vorhaben

Abschließende Erfolgskontrolle:

� Steht im Zusammenhang mit der Prüfung des Verwendungsnachweises


VI/2.10.3 Dokumentation der Erfolgskontrolle

Ergebnis der Erfolgskontrolle wird in dem für die Prüfung des Verwendungs-

nachweis verwendeten Prüfungsvermerk dokumentiert


VI/2.10.4 Arten der Erfolgskontrolle

Zielerreichungskontrolle:

� Die einzelnen geplanten Ziele werden mit den tatsächlich erreichten Zielen verglichen

Wirkungskontrolle:

� Ermittlung, ob die Maßnahme für die Zielerreichung geeignet und ursächlich war

Wirtschaftlichkeitskontrolle:

� Untersuchung, ob der Vollzug der Maßnahme im Hinblick auf den Ressourcenverbrauch wirtschaftlich war


VI/2.10.5 Zielvorgaben / Zielerreichung

� Förderprogrammen und Förderrichtlinien

� Titel bzw. Titelgruppe

Voraussetzung für die Erfolgskontrolle sind Zielvorgaben, die z.B. zu finden

sind in:

Fehlen derartige Zielvorgaben oder sind sie für eine

Erfolgskontrolle nicht genügend konkret, muss der

Zuwendungsgeber im Zuwendungsvertrag eine

entsprechende Konkretisierung vornehmen


VI/2.10.6 Prüfungsvermerk

� Finanziellen Bedeutung

� Einmaliges Vorhaben oder unproblematische

gleichartige Zuwendungen an zahlreichen

Zuwendungsempfänger

Zuwendungsgeber ist gem. VV Nr. 11.2 verpflichtet, über die Prüfung einen

Vermerk zu fertigen

Inhalt und Umfang abhängig von:


VI/2.10.6.1 Angaben im Prüfvermerk

Umfang der Prüfung

Ergebnis der Prüfung

� Formelle Ordnungsmäßigkeit des

Verwendungsnachweises

� Zweckentsprechende Verwendung

� Ergebnis der Förderung

� Inwieweit dem Zuwendungsempfänger die ausgezahlte

Zuwendung tatsächlich zugestanden hat

� Rückzahlungsansprüche


VI/2.11 Prüfung durch Prüfungseinrichtung des Zuwendungsempfängers

Inhalt der Prüfung:

� Übereinstimmung der Angaben im zahlenmäßigem Nachweis mit den

Büchern und Belegen

� Zweckentsprechende Mittelverwendung

„Unterhält der Zuwendungsempfänger eine eigene Prüfungseinrichtung, ist

von dieser der Verwendungsnachweis vorher zu prüfen und die Prüfung, unter

Angabe ihres Ergebnisses zu bescheinigen.“ (Nr. 7.2 ANBest-P)


VII Rückforderung einer Zuwendung


VII/1 Ausgangspunkt

� Rückforderung ist eigenes Verwaltungsverfahren, gehört nicht zur

Prüfung des Verwendungsnachweises

� Rechtsgrund für Behaltendürfen der

Zuwendung fällt durch Rücktritt vom

Zuwendungsvertrag weg


VII/1.1 Begriff der Rückforderung

Die Erstattungspflicht (Rückforderung) besteht aus

zwei Teilen:

Rückzahlung Forderung


VII/2 Tatbestände für Rückforderung

� Zuwendung nicht zweckentsprechend verwendet wurde

• Zweckwidrige Verwendung

o Minderausgaben (Nr. 2.1 ANBest-P, Nr. 8.7 VV zu § 44 BHO)

• nicht alsbaldige zweckentsprechende Verwendung

• nachträgliche Zweckentfremdung

� Auflagen aus dem Zuwendungsvertrag nicht erfüllt wurden

• unwirtschaftliche Verwendung der Zuwendung

• Verstoß gegen Besserstellungsverbot


VII/3 Erstattungspflicht

� Die erbrachte Leistung aus der Zuwendung ist in der Höhe zu erstatten, wie gegen den Zuwendungsvertrag verstoßen wurde.

� Die Zuwendung ist grundsätzlich auch dann zu erstatten, wenn Zuwendungsempfänger sie bereits verwendet hat.

� Erstattungspflicht schließt Zinspflicht grundsätzlich ein.

� Zinspflicht besteht unabhängig davon, ob Zuwendungsempfänger tatsächlich Zinsen (Habenzins) erzielt hat


VII/4 Berechnung des Zinsanspruchs

� Zinssatz besteht aus 2 Teilen:

• Basiszinssatz 0,12 % (seit: 01.01.2012) entsprechend dem zum 01.01. und 01.07. eines jeden Jahres für die jeweilige Hauptrefinanzierungsoperation der EZB festgelegten Zinssatzes

• Festen Zinssatz von 5 %


VII/4.1 Beginn der Verzinsung

Die Zinspflicht beginnt

�bei zweckwidriger Verwendung an dem Tag, an dem die nicht zweckentsprechende Ausgabe geleistet (gezahlt) wurde

�bei Minderausgaben (Restmittel) grundsätzlich ab dem Tag, an dem der Zuwendungsempfänger wissen konnte, dass er die Mittel nicht mehr benötigt

Hilfsweise ab dem Tag nach dem Ende des jeweiligen Bewilligungszeitraums

Achtung:Bei Anwendung des Verursacherprinzips ab dem Tag, nach Erfüllung des Zuwendungszwecks (Datum der letzten Zahlung)


VII/4.2 Ende der Verzinsung

Verzinsung endet mit Zahlungseingang

Festsetzen des voraussichtlicher Zahlungseingang

�Fiktiver Zinszeitraum:

• bei verspäteter Prüfung/verspäteter Rückforderung trotz rechtzeitig eingegangenem Verwendungsnach-weis, bei denen der Erstattungsanspruch erkennbar war,

• Rückforderung aufgrund BRH-Prüfung

• Annahme des Tages, bei dem bei rechtzeitiger Prüfung des Verwendungsnachweises mit der Rückzahlung der Zuwendung zu rechnen gewesen wäre (1 Jahr)

Dokumentation: - Festsetzung des voraussichtlichen Zahlungseingangs - fiktive Zeitpunkt


VII/4.2.1 Ende Zinszeitraum unter Berücksichtigung des Prüfzeitraums

Prüfung des vollständigen und prüffähigen Verwendungsnachweis nach Ablauf

der 3-Monatsfrist, in der die Verwendungsnachweise kursorisch zu prüfen sind.

Die verspätete kursorische Prüfung des Verwendungsnachweises können wir

nicht dem jeweiligen Zuwendungsempfänger anlasten.

Berechnung des fiktiven Endes des Zinszeitraums:

• Eingangsdatum des vollständigen &

prüffähigen Verwendungsnachweis

• + 3 Monate


VII/4.3 Ausnahmen vom Zinsanspruch (§ 49 a Abs. 3 S. 2 VwVfG)

� Zuwendungsempfänger die Umstände, die zur zweckwidrigen Verwendung der Mittel geführt haben, nicht zu vertreten hat und die Erstattung (Rückzahlung des Nennbetrages) innerhalb der festgesetzten Frist leistet

� der Zinsanspruch nicht durchsetzen lässt (Zuwendungsempfänger im Ausland)

� Sonstige zwingende Gründe

Geltendmachung und Anerkennung von Ausnahmen sind in jedem Fall zu dokumentieren


VII/5 Bagatellgrenze

Bagatellgrenze: 500 €

� Nur bei Teilfinanzierung

� nicht wiederkehrender Förderung desselben Zuwendungszwecks

� wenn sich die Gesamtausgaben oder die Deckungsmittel nicht insgesamt um mehr 500 € ändern.

� Bagatellgrenze von 500 € meint die gesamte Abweichung

� Bei zweckentsprechender Verwendung ist der Grund für die Abweichung unerheblich.

Bei zweckwidriger Verwendung ist die Bagatellgrenze nicht anzuwenden.


VII/6 Niederschlagung von Kleinbeträgen

� Anforderung von Beträgen von weniger als 5 € kann abgesehen werden

� Anforderung von Beträgen bis zu 25 € absehen

• Anspruchsgegner eine juristische Person des öffentlichen Rechts (deutsche Hochschulen)

• Gegenseitigkeit besteht

� Erlass ist verwaltungsinterne Maßnahmen; der Anspruch erlischt nicht, wird nur nicht verfolgt

� Erlass bedarf keines Antrages und wird dem Zuwendungsempfänger i. d. R. nicht mitgeteilt


VIII Abschluss der Förderung, Archivierung


VIII/1 Information über den Abschluss des Projekts

Nach der

1. kursorischen Prüfung

2. Prüfung inwieweit Rückforderungsansprüche bestehen

3. Attribut: Status „abgeschlossen“

4. Vertieften Prüfung

Formschreiben (F04.1, Projektabschluss) an den

Zuwendungsempfänger senden

Achtung:

Vorbehalt des Prüfungsergebnisses einer externen Prüfungseinrichtung


VIII/2 Aktenführung

Grundsätzlich sind alle Akten in elektronischer Form zu führen.

Papierakten nur in Ausnahmefällen

Papierhandakten

� Zuwendungsvertrag

� Zahlenmäßiger Nachweis


VIII/3 Aktenstruktur

Move Aktenmodell

Aktenmodell: Papierakten

(Ausnahmefall)

Aktenmodell: Generalakte

Programmakten, die alle programmbezogenen Dokumente enthalten


VIII/3.1 Aktenplan Projektakte

1.) AntragProjektbeschreibung, Finanzierungsplan, Prüfvermerk zur Antragsprüfung, Korrespondenz

2.) BewilligungZuwendungsvertrag, Änderungsverträge, Korrespondenz

3.) BewirtschaftungMittelanforderungen, Umwidmung von Mitteln, Korrespondenz

4.) Nachweis der VerwendungVerwendungs-/Zwischennachweis, Sachbericht, zahlenmäßiger Nachweis, Belegliste, Inventarliste, weitere Bestandteile des Verwendungsnachweises, Korrespondenz

5.) Prüfung der VerwendungPrüfvermerk über die kursorische Prüfung des Verwendungsnachweises, Erfolgskontrolle, Korrespondenz

6.) RückforderungFeststellung eines Rückforderungsanspruchs, Berechnung des Zinsanspruchs, Begründung und Anerkennung eines Verzichts auf Zinsanspruch, Korrespondenz


VIII/3.2 Aktenplan Generalakte

1.) Abstimmung mit GeldgeberZustandekommen bzw. Zustimmung zu Förderrichtlinie, Pauschalen u. ä., Text Erläuterung im Wirtschaftsplan

2.) Zuwendungsbescheid Geldgeber

3.) Entscheidung Leitungssausschuss

4.) Wahl der Finanzierungsart

5.) Ausschreibung/Förderrichtlinie Qualitätssicherung, Abstimmung mit MVP

6.) AuswahlVerfahren, Kriterien, Protokolle, Entscheidung

7.) QualitätssicherungFormulare für: Finanzierungsplan, Mittelanforderung zahlenmäßiger Nachweis

8.) ZuwendungsvertragMitzeichnung des zuständigen MVP gem. Nr. 3.2.2 Anlage 5 zur GO

9.) Evaluierung


VIII/3.3 Akteninhalte

Archivwürdige Unterlagen:

� Auswahlprotokoll, Förderentscheidung

� Antrag, einschl. Bestandteile

� Projektdurchführung (Mittelanforderungen,

Verwendungsnachweis einschl. Bestandteile)

� Änderungsverträge

� Korrespondenz


VIII/4 Aufbewahrung

Originalbelege (Einnahme- und Ausgabebelege) über die Einzelzah-lungen und die Verträge über die Vergabe von Aufträgen sowie alle mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen sind fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren (Nr. 6.5 ANBest-P, Nr. 7.1 VV zu § 44 BHO)

Automatisches Datenlöschungskonzept für Move

Sachakten, die zu den Projekt- oder Programmakten wie z.B. Hochschulpartnerschaften bzw. -kooperationen sind gem. Anlage 9 GO in Papierform zu führen und 30 Jahre aufzubewahren


VIII/5 Archivierung

Bei elektronischen Move-Akten automatisierte Archivierung

E-Mails in Outlook mit Mindestmaß an projektbezogenem Informationsgehalt im

Rahmen E-Mail-Archivierungskonzept min. 2 Jahre aufbewahrt

Papierakten werden mikroverfilmt und digitalisiert

Papier Programm- bzw. Projektakten wird eine im

Archiv angelegte Access-Datenbank gepflegt, die

neben Programmnamen, Fundstelle, Förderzeitraum

auch Bemerkungen enthält

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Das Zuwendungsrecht im DAAD - International · Stand: Oktober 2012 Jürgen Stricker,...

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