IT-Informatik GmbH | ETHALON | Lilienstrasse 5-9 | D-20095 Hamburg T +49 40 32 04 696 40 | F +49 40 32 04 696 50 | [email protected] | www.ethalon.de Das umfassende Workforce Management. Jederzeit den richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort zu den optimalen Kosten einzusetzen und dadurch den Kundenservice zu verbessern, ist eine große Herausforderung für die Personal- planung im Handel. Es gilt, teure Überstunden, unproduktive Leerlaufzeiten und hohe Fluktuation zu vermeiden. Das Controlling der Mitarbeiterdaten und Zeitkonten ist eben- falls ein wichtiger Bestandteil, um den effizienten Einsatz von vorhandenen, aber auch zukünftigen Personalressourcen zu garantieren. Dabei müssen neben gesetzlichen und tariflichen Rahmenbedingungen viele weitere Faktoren, wie Urlaube und Zuschläge, berücksichtigt werden. Das webbasierte Workforce Management ARGOS unterstützt übergreifend die Zentrale, Filialen und Logistikzentren bei dem Zeitmanagement und der ganzheitlichen Personaleinsatz- planung. ARGOS lässt sich vom Modul Personaleinsatzplanung über das Zeitmanagement bis hin zum umfassenden Workforce Management ausbauen. Personalressourcen werden effizient eingesetzt und teure Unter- und Überbesetzungen werden vermieden. Umfangreiche Auswertungen sorgen für eine hohe Transparenz und verschaffen einen ganzheitlichen Überblick über die Perso- nalressourcen. Darüber hinaus werden die Mitarbeiter mit dem Self-Service in den Planungsprozess (z.B. Urlaubsanträge stellen) eingebunden und der Verwaltungsaufwand wird reduziert. ARGOS Module Personaleinsatzplanung Bedarfsermittlung Zeitmanagement Mitarbeiter-Self-Service Fact Sheet Workforce Management ARGOS
Das umfassende Workforce Management.Das umfassende Workforce Management.
Jederzeit den richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort zu den optimalen Kosten einzusetzen und dadurch den Kundenservice zu verbessern, ist eine große Herausforderung für die Personal-planung im Handel. Es gilt, teure Überstunden, unproduktive Leerlaufzeiten und hohe Fluktuation zu vermeiden.
Das Controlling der Mitarbeiterdaten und Zeitkonten ist eben-falls ein wichtiger Bestandteil, um den effi zienten Einsatz von vorhandenen, aber auch zukünftigen Personalressourcen zu garantieren. Dabei müssen neben gesetzlichen und tarifl ichen Rahmenbedingungen viele weitere Faktoren, wie Urlaube und Zuschläge, berücksichtigt werden.
Das webbasierte Workforce Management ARGOS unterstützt übergreifend die Zentrale, Filialen und Logistikzentren bei dem Zeitmanagement und der ganzheitlichen Personaleinsatz-planung.
ARGOS lässt sich vom Modul Personaleinsatzplanung über das Zeitmanagement bis hin zum umfassenden Workforce Management ausbauen. Personalressourcen werden effi zient eingesetzt und teure Unter- und Überbesetzungen werden vermieden.
Umfangreiche Auswertungen sorgen für eine hohe Transparenz und verschaff en einen ganzheitlichen Überblick über die Perso-nalressourcen.
Darüber hinaus werden die Mitarbeiter mit dem Self-Service in den Planungsprozess (z.B. Urlaubsanträge stellen) eingebunden und der Verwaltungsaufwand wird reduziert.
M fl exible Zeitraum- & Arbeitsplatzplanung in der Tages-/ Wochenansicht M Unterstützung durch SchichtmodelleM Übersicht der MonatsplanungM Planungsunterstützung durch Kennzahlen M Warnungen bei Regelverstößen (z.B. Unter-/ Überbesetzungen, bei Fehlbesetzungen, bei gesetzlichen, tarifl ichen Regelungen und Betriebsverein- barungen) M Berücksichtigung von Qualifi kationen & Pfl ichtfunktionenM Gruppierung nach Abteilung / BereichenM Echtzeit-Übersicht der Saldenstände & der anfallenden Personalkosten im PlanungsprozessM Planungs-Workfl ow: planen-prüfen-festschreiben-ändernM Duplizieren von Referenzwochen M Anlegen von individuellen Tages- und WochentemplatesM Übergreifende MitarbeiterausleiheM Planung der Personalkosten für einen defi nierten Zeitraum M Soll-Ist-Vergleiche
Bedarfsermittlung
M Manuelle Festlegung des PersonalbedarfsM Erstellung von Bedarfsvorlagen M Automatische Berechnung des Personalbedarfs aus prognostizierten & historischen Basiswerten M Visualisierung der Bedarfsabdeckung im Einsatzplan
Zeitmanagement
M Zeiterfassung über Web- oder Zeiterfassungsterminals M Auswahlmöglichkeit der Tätigkeit / des Bereiches & KostenstelleM Kontrolle sowie Korrektur der Ist-ZeitenM Soll-Ist-Vergleich M Arbeitszeitnachweis je Mitarbeiter/BereichM Freigabe der Ist-Zeiten M Abbildung von Zuschlags- & PausenregelnM Bewertungen von Abwesenheiten M Überwachung von maximal erlaubten Monats- & ÜberstundenM Abbildung verschiedener ArbeitszeitmodelleM Defi nition & Zuordnung von Kostenstellen
Fact SheetWorkforce Management
ARGOS
Mitarbeiter-Self-Service
M Abwesenheitserfassung M Genehmigungsworkfl ow M Saldenübersicht M Einsicht des persönlichen Einsatzplanes M zusätzliche ARGOS App für den Mitarbeiter
Controlling
M Online Berichte M Erstellung von individuellen Berichten M Aufbereitung von Informationen/Controlling-Werte auf der StartseiteM Übergabe an externe BI-Systeme
Logistik
M Anlage von SchichtenM Zuordnung von SchichtenM Bewertung der Stempelzeiten anhand der geplanten SchichtzeitM ganzheitliche Übersicht für den Zeitbeauftragten
Referenzen
Vorplanung
M Jahreshochrechnung - Planung der Personalkosten für das Folgejahr M Vertriebsplanung - Planung der Personalkosten für
potentielle Standorte und noch nicht eröff nete Filialen
Die aufgeführten Inhalte gelten ab der Version 6.0.
Logistik
Berücksichtigung von gesetzlichen Regelungen,individuellen Betriebsvereinbarungen, Tarifverträgen ( z.B. Einzelhandel,Österreichischer Kollekotivvertrag)
ARGOS – E�ektives Zeitmanagement. Mit dem ARGOS Zeitmanagement werden nicht nur Arbeitszeiten erfasst und kontrolliert, sondern auch bewertet und gemanagt. Die Erfassung der Arbeitszeiten kann über das ortsunabhängige ARGOS Webterminal erfolgen oder über ein Hardware-Terminal.
Die automatische Bewertung der Zeiten und die standardisierten Schnittstellen ersparen aufwendige Nacharbeiten bei der Lohn-/Gehaltsabrechnung, da Doppelbuchungen oder Übertragungsfehler ausgeschlossen sind. ARGOS ermöglicht einen ganzheitlichen Überblick über die Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Über-/Unterstunden aller Mitarbeiter.
Zeitersparnis beim ZeitmanagementProduktivitätssteigerungFehlerminimierung bei d. AbrechnungControlling der Zeitkonten & KostenEinhaltung der gesetzlichen Regelungen(z.B. Mindestlohngesetz, Jugendarbeits-schutzgesetz)Zentrale Datenhaltung & Echtzeitdaten durch webbasierten ZugriffMehrsprachigkeit
Funktionen – Vorgesetzter
Kontrolle, Korrektur und Freigabe von ZeitbuchungenSoll-Ist-VergleichZeitbewertung von An- & AbwesenheitenÜbersichtliche Darstellung der ZeitkontenFehlbuchungsprotokoll Arbeitszeitnachweis je Mitarbeiter/BereichDiverse Reportings
Funktionen
Automatische NegativzeiterfassungBerücksichtigung von Zuschlags- & Pausen-regeln, gesetzlichen Regelungen,individuellen Betriebsvereinbarungen, Tarif-verträgen ( z.B. Einzelhandel, Österreichischer Kollektivvertrag)Automatische Bewertung von An- & Abwesen-heitenAutomatische Übergabe der bewerteten Zeiten, Krankheits- & Urlaubstage an Lohn & Gehalts-systeme (z.B. DATEV, PAISY, SAP)
Vorteile
Referenzen
Alle aufgeführten Inhalte gelten ab der Version 6.0.
basic AGBranche: LebensmitteleinzelhandelAnzahl Filialen: 32Anzahl Mitarbeiter: 750Länder: DE, AT
Deichmann SEBranche: SchuheinzelhandelAnzahl Filialen: 3.600Anzahl Mitarbeiter: ca. 36.000Länder: 24
Dirk Rossmann GmbHBranche: Einzelhandel-DrogerieAnzahl Filialen: mehr als 1.900Anzahl Mitarbeiter: ca. 29.000Länder: DE
Fitness First GmbHBranche: FitnessebrancheAnzahl Filialen: ca. 90Anzahl Mitarbeiter: ca. 4.300Länder: DE
Gries Deco Company - DepotBranche: Einzelhandel-EinrichtungAnzahl Filialen: ca. 480Anzahl Mitarbeiter: ca. 6.000Länder: DE, AT, CH
Görgens Gruppe Branche: TextileinzelhandelAnzahl Filialen: 100Anzahl Mitarbeiter: 1.050Länder: DE & AT
Kienast Schuhhandels GmbH & Co.KG+ Branche: SchuheinzelhandelAnzahl Filialen: ca. 370Anzahl Mitarbeiter: ca. 1900Länder: DE
MARKANT - Fritz Feldmann GmbH & Co. KGBranche: LebensmitteleinzelhandelAnzahl Filialen: 30Anzahl Mitarbeiter: n.a.Länder: DE
ARGOSAuszug der Referenzen
„Ein hoher Bekanntheitsgrad in der Branche in Kombination mit einem sehr guten Ruf haben uns die Entscheidung pro „Etha-lon“ erleichtert. Die kompetente enge Projektbetreuung mit fachkundigen ETHALON-Personal hat dazu geführt, dass wir uns von Anfang an gut betreut gefühlt haben.“
Astrid Kienast , Personalwesen,Kienast Schuhhandels GmbH & Co. KG
„ETHALON weiß, wie der Handel tickt und deckt somit unsere Anforderungen optimal ab. Die sehr persönliche und professionelle Betreuung während des gesamten Prozesses hat uns von Anfang an absolut überzeugt.“
Michael Obermeier, Personalleiter der SuperBioMarkt AG
„ARGOS ist für uns ideal, da sich die Software auch in Zukunft flexibel an unsere Wachstumsziele anpasst.“
Martina Arnold , Personalreferentin und Projektleiterin ARGOSbasic AG
„Die Flexibilität von ETHALON und ARGOS hat uns die individuell angepasste Personaleinsatzplanung ermöglicht.“
Dieter Dix, Geschäftsbereichsleiter Retail Operation, Gries Deco Company GmbH
SuperBioMarkt AGBranche: LebensmitteleinzelhandelAnzahl Filialen: 26Anzahl Mitarbeiter: ca. 700Länder: DE
Reserved GmbHBranche: TextileinzelhandelAnzahl Filialen: 1.600Anzahl Mitarbeiter: ca. 18.000Länder: DE
Gries Deco Company GmbH plant in Ihren 400 Depot Filialen mit ARGOS kostenübersichtlicher
Die Gries Deco Company GmbH – mit über 7.100 Mitarbeitern, in drei Län-dern (D / AT / CH) - suchte 2011 die optimale Personalplanungssoftware für Ihre Filialen. Eine automatisierte Abrechnung und volle Transparenz in Bezug auf die Personalkosten waren Voraussetzung. Da ARGOS diese Vorausset-zungen problemlos abdeckt, unterstützt ARGOS nun seit 3 Jahren die Gries Deco Company bei der Personalplanung.
Volle Kostenkontrolle und automatisierte Abrechnung
Die Personaleinsatzplanung ARGOS wurde 2012 bei der Gries Deco Company eingeführt. Seitdem wird das Personal dezentral geplant. Die gesetzlichen Vor-gaben sowie fi rmeninterne Arbeitszeitregeln werden in ARGOS systemisch abgebildet.
Durch die Schnittstelle zum Abrechnungssystem PAISY wird der Abrechnungspro-zess automatisiert und op-timiert. Das Unternehmen hat durch die zukunftsge-richtete Hochrechnung Ihrer Personalkosten die volle Kostenkontrolle.
Länderspezifi sche Regelungen wurden angepasst, um ARGOS 2013 in Österreich erfolgreich einzuführen. Ab dem Jahr 2012 wird die in ARGOS integrierte Zeiterfassung in der Zentrale eingesetzt, die Mitarbeiter erfassen Ihre Arbeits- und Pausenzeiten über ein Webterminal.
Ein weiterer Pluspunkt für DEPOT ist, dass ARGOS komplett webbasiert ist und unterschiedlichste Nutzer per Webbrowser mit dem System arbeiten. Dadurch liegen immer aktuelle Daten vor.
ARGOS soll 2015 auch in den 31 Schweizer Filialen eingesetzt werden. Hier wird ARGOS auch in französischer Sprache zur Verfügung stehen.
„Die Flexibilität von ETHALON und ARGOS hat uns die individuell angepasste Personaleinsatzplanung ermöglicht.“
Dieter Dix, Geschäftsbereichsleiter Retail - Organisation,Gries Deco Company GmbH
Neben dem typischen Präsenztraining für die Einführung von ARGOS, hat die Gries Deco Company sich entschlossen ein maß-geschneidertes E-Learning für die Mitarbeiter bereit zustellen.
Durch das E-Learning fühlen sich die Mitarbeiter sicherer im Umgang mit der Software -dies war einer der Schlüssel für den Erfolg des Projektes.
„Dank ARGOS erfolgen unsere Abrech-nungen nun automatisch, so konnten wir unseren Verwaltungsaufwand verringern.“
Europas größter Schuheinzelhändler DEICHMANN setzt international auf eine webbasierte Personaleinsatzplanung, die individuell an die IT-Strategie des Unternehmens angepasst wurde.
Weltweite Expansion
Wachstum schreibt sich DEICHMANN: 33.700 Mitarbeiter sind inzwischen weltweit für den Konzern in 3.325 Filialen beschäftigt. Aber parallel zu dieser internationalen Expansion in inzwischen 23 Ländern wachsen auch die Herausforderungen. Besonders die IT muss beachten, dass ihr zentrales EDV-System die länderweit sehr unterschiedlichen Standards für Schnittstellen, divergierende Fiskalgesetze, verschiedene elektronische Zahlungssysteme, Sprachen und weitere Besonderheiten optimal integriert.
Komplexe Aufgabe für die IT
In 2007 suchte DEICHMANN eine passende Lösung zur Personaleinsatzpla-nung (PEP). Bisher verwendete das Unternehmen ein Personalmodul auf Basis von Lotus Notes. Wichtig war für die neue Lösung, dass PEP die Per-sonalstammdaten und Arbeitszeiten problemlos aus den Filialen in die zen-trale HR- und Lohnsoft-ware überträgt. PEP sollte durch das konzernweit eingesetzte SAP-System steuerbar sein. Außerdem wollte man Bearbeitungs-zeiten beschleunigen, doppelte Daten beseiti-gen und für eine fehler-freie Abrechnung sorgen.
Viele PEP-Produkte, die auf dem Markt etabliert sind, konnten diese indivi-duellen Anforderungen jedoch nicht erfüllen. Deshalb entschied sich das Unternehmen für ARGOS, die Personaleinsatzplanung von ETHALON.
„Dank ARGOS gelingt unseren Mitarbeitern die Verwaltung von Personal-daten effi zienter. Sie können sich intensiver um ihre Kernkompetenz kümmern – denService am Kunden.“
ARGOS erfasst bei DEICHMANN automatisch alle relevanten Größen: Vertragsarbeitszeiten, Tarifbestimmungen, Qualifi kationen und Freizeit-wünsche. Der Zugriff auf PEP erfolgt an der Kasse per Browser. Der Verkaufs-leiter profi tiert dabei von übersichtlichen und einfach zu bedienenden Plan-tafeln. Er hat außerdem in Sachen Budgetkontrolle immer Kennzahlen und Abweichungen, beispielsweise zu verbrauchten und geplanten Kosten, im Blick und kann mögliche Kurskorrekturen vornehmen. Die Zentrale wieder-um verschaff t sich einen schnellen Überblick über die Filialen und Standorte.
Länderspezifi sch und individuell anpassbar
Ein weiterer Pluspunkt: ARGOS steht in verschiedenen Sprachversionen zur Verfügung. Es berücksichtigt diverse länderspezifi sche Tarifmodelle und Regeln, lässt sie sich immer wieder leicht an eine gewünschte Sprache und spezielle nationale Anforderungen anpassen, beispielsweise die sehr individuellen Zuschlagsregeln.
Nach der erfolgreichen Einführung von ARGOS in den deutschen Filialen von DEICHMANN ist die PEP deshalb seit 2009 auch im internationalen Filialnetz im Einsatz. Mittlerweile sind 22 Länder mit ARGOS auch während des laufenden Betriebs abgedeckt worden.
Fazit: Mit ARGOS ist die Personalplanung bei DEICHMANN jetzt übersichtlicher, schneller und zuverlässiger. Außerdem kann sie im Rahmen des internatio-nalen Wachstums leicht an die gewünschte Sprache oder spezifi sche Länderanforderungen angepasst werden.
