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Das Office Roll Out Konzept

Date post: 24-Feb-2016
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Das Office Roll Out Konzept. Dagmar Herzog. Mögliche Bausteine des Konzeptes. Analyse In welchem Umfang wird ausgerollt Wissenstand der Mitarbeiter Wie wird bisher mit Office Produkten gearbeitet Die kritische Masse Multiplikatoren Kommunikationskonzept - PowerPoint PPT Presentation
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Das Office Roll Out Konzept Dagmar Herzog
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Page 1: Das Office Roll Out Konzept

Das Office Roll Out Konzept

Dagmar Herzog

Page 2: Das Office Roll Out Konzept

Ein Konzept der MindBusiness GmbH 2

Mögliche Bausteine des Konzeptes Analyse

In welchem Umfang wird ausgerollt Wissenstand der Mitarbeiter Wie wird bisher mit Office Produkten

gearbeitet Die kritische Masse Multiplikatoren

Kommunikationskonzept Wissenstransfer (für ausgewählte

Zielgruppen) Nachhaltigkeit

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Ein Konzept der MindBusiness GmbH 3

Veränderungsbedarf? Nach einer aktuellen (2007) Studie von Microsoft verbringt

ein Office –Worker im Durchschnitt 45 Minuten damit, Informationen zu Suchen und zu Finden.

Ein ähnlicher Wert wird für Suchen und Finden bzw. unproduktivem Vorgehen bei der Erstellung von Dokumentationen, Kalkulationen, Präsentationen oder einfach ineffizienter Organisation beim Erstellen von Terminen, Kontaken und E-Mails angesetzt.

Reibungsverluste zwischen den Kommunikationspartnern durch uneinheitliche Vorgehensweisen und fehlende Spielregeln kommen dazu.

In Summe gewinnt jeder Information Worker mit steigenden Methoden- und Werkzeug-Kenntnisse.

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Ein Konzept der MindBusiness GmbH 4

Wissensbausteine im ÜberblickUnternehmen gesamt (optional)

Kantinen-Event

Anwender (obligatorisch)

Workshops

Keyuser

Workshops

IT-Fach-abteilungen

Rolloutvorbereitung / Appl.-Validierung

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Das GrundkonzeptZielgruppe Assistenz (optional)

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Gruppengröße Variante 1

Gruppengröße 10 bis 14 Teilnehmer Klassische Sitzordnung Betreuung durch 2 Trainer

Variante 2 ( ) Gruppengröße bis 18 Teilnehmer Sitz-/Arbeitskonzept ähnlich dem KeyUser-

Konzept Betreuung durch 3 Trainer

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Ein Konzept der MindBusiness GmbH 7

Arbeitskonzept und Zeiteinteilung 1 Vortragsinsel ( 15 Minuten-Überblick)

Es finden pro Workshop 5 Vorträge statt Es gibt immer nur 1 Vortrag für Alle Trainer referieren abwechselnd

2-3 Workstation ( 90 Minuten Praxis ) Nach dem Vortrag gehen die TN an Ihre Workstation Nun beginnt die individuelle Umsetzungs-/Vertiefungsphase

Jede Workstation wird von einem Trainer betreut Individuelle Fragen werden geklärt Tipps und Tricks werden gezielt gegeben und in den

Arbeitsauflauf sofort integriert

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Ein Konzept der MindBusiness GmbH 8

Lernkonzept + Umgebung = der Nutzen

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Ein Konzept der MindBusiness GmbH 9

Ziel der VeranstaltungZielgruppe Assistenz (optional)

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Das wird mit dem Workshop erreichtÜberblic

k geben

Vertraue

n schaffen

Informieren

Unterstützungfür den

Roll Out

Assistenz / Sekretariat sind „Stimmungsmacher“

Begeisterung wird geweckt

Wissensaufbau Zeitersparnis in den

Arbeitsprozessen

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Dauer und AgendaZielgruppe Assistenz (optional)

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Das GrundkonzeptZielgruppe Key User (optional)

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Gruppengröße

Gruppengröße bis 18 Teilnehmer Sitz-/Arbeitskonzept

Drei Gruppen Drei Arbeitsinseln 2 tägig

Betreuung durch 3 Trainer

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Arbeitskonzept und Zeiteinteilung 3 Vortragsinsel pro Tag ( 45 Minuten-Überblick)

…….

3 Workstation pro Tag ( 60 Minuten Praxis ) Nach dem Vortrag gehen die TN an Ihre Workstation Nun beginnt die individuelle Umsetzungs-/Vertiefungsphase Wissenstransfer

Jede Workstation wird von einem Trainer betreut Individuelle Fragen werden geklärt Tipps und Tricks werden gezielt gegeben und in den

Arbeitsauflauf sofort integriert

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Ein Konzept der MindBusiness GmbH 15

Lernkonzept + Umgebung = der Nutzen

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Ziel der Key User WorkshopsZielgruppe Key User (optional)

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Ein Konzept der MindBusiness GmbH 17

Das wird mit dem Workshop erreichtÜberblic

k geben

Verständnis

schaffen

Informieren

Unterstützungfür den

Roll Out

Key User …. tragen das Projekt in die

Abteilungen sind wichtige

Multiplikatoren haben eine

unterstützende Wirkung leisten Wissensaufbau/-

transfer

Die Begeisterung wird geweckt

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Dauer und AgendaZielgruppe Key User (optional)

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Die Agenda im Überblick - Zeitplan und Themenfelder ( Workshop Key User, 2-tägig )

Methode Zeitrahmen Aufteilung der Themenfelder Tag 1 Das steckt hinter Office 2007 &Vista

3 x Vorträge 45 min. Excel, Outlook, Vista

3 x Workstation 60 min

Sichtweise auf die verschiedenen Arbeitsplätze, Nutzenaufbau

Tag 2

3 x Vorträge 45 min. Power Point, Word, Share Point

3 x Workstation 60 min.

Sichtweise auf die verschiedenen Arbeitsplätze, Nutzenaufbau

Die TN erhalten alle ein Trainings CD

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Das Ziel der zwei Tage Die Philosophie „Office 2007“

kennenlernen Neue Arbeitsprozesse entdecken Testen, Üben, Ausprobieren Fragen stellen und Wissen aufbauen Erfahrungsaustausch untereinander Nutzen für die Anwender erkennen und

verstehen

Page 21: Das Office Roll Out Konzept

Das Ziel der zwei Tage Die Philosophie „Office 2007“

kennenlernen Neue Arbeitsprozesse entdecken Testen, Üben, Ausprobieren Fragen stellen und Wissen aufbauen Erfahrungsaustausch untereinander Nutzen für die Anwender erkennen und

verstehen

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Begleitung am Arbeitsplatz (bspw. Zielgruppe Sekretariate)

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Ablauf und Möglichkeiten Begleitung am Arbeitsplatz

Grundlagen zeigen im speziellen Umfeld Individuelle Fragen möglich Geringer Zeitaufwand Nur zeigen, was gebraucht wird

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Zeitliche Dimension

• 30 Minuten• ……bis max. • 60 Minuten

Dauer/Arbeitsplatz

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Das Ziel der Arbeitsplatzbetreuung Zurechtfinden in der neuen Oberfläche Möglichkeiten für den Alltag erkennen und

einsetzen Der ein oder andere Tipp und Trick wird bereits in

der kurzen Zeit umgesetzt Ein besseres Verständnis für die neue Oberfläche

entwickeln (nur wer das „Warum“ versteht, kann den Nutzen erkennen und anwenden)

Zeit zum „Suchen und Schimpfen“ wird eingespart

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Die Office Wocheoptional

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1 Woche mit drei Trainer vor Ort

Montag

3 WS vormittags

3 WS nachmittags Pro WS max. 8 TN / WS werden individuell zusammengestellt

Page 28: Das Office Roll Out Konzept

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Das Ziel der Office Woche Flexibilität für die TN Jeder TN kann sich den Kurs aussuchen,

den er benötigt Keine Reisezeit für die TN Zeit zum Fragen Spezialisten vor Ort Etc.

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Wissenspakete

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Das Wissenspaket Präsentationen Häufige Fragen und Antworten Übungsdateien Schritt für Schritt Anleitungen Filmsequenzen (Lernsequenzen) „1.Hilfe Pakete“ Etc.

Mit dem Wissenspaket wird das Wissen für alleMitarbeiter greif- und nutzbar.

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Unterlagen Auszüge aus einer Trainings CD

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Kosten, Nutzen und Nachhaltigkeit

Gesamtblick

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Optimierter Einsatz von Office Werkzeugen ist messbar

Effizienfaktoren Potenzial in Min/TagEffizienter und schneller in Office-Arbeitsabläufen (Dokumentieren, Kalkulieren, Präsentieren)

30

Motivation 15Tipps & Tricks/ best-practise 5Dateimanagement (Anzeigen, Suchen/Finden)

10

Ergebnis 60

Fazit:Pro Woche werden durch die Anwendung des aufgebauten Wissens pro Person mind. 5 Arbeitsstunden eingespart!

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Lernen, Umsetzen => Effizienter arbeiten

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Erfolgreich umgesetzt u.a. bei…. Dr.Oetker

Kantinenevent Key User (120) Assistenz nach Geschäftsbereichen

Heraeus Kantinenevent ( an 6 Standorten) Assistenz (180 Pers.) Key User, Help Desk (80 Pers.) Abteilungsthemen (Controller, Vertrieb etc.)

AUDI AG Key User (180 + 400) Pilot Chefassistenz Infoveranstaltungen (geplant für Q2/09)

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Das Roll Out Konzept für Ihr Unternehmen…..Das Roll Out Konzept besteht aus bewährtenBausteinen, aber…. Jedes Roll Out Konzept wird auf das Unternehmen

zugeschnitten Die Inhalte und Themenfelder werden mit Ihrem

Unternehmen abgestimmt Die Inhalte werden jeweils nach der Analyse

aufgebaut, vorbereitet und mit Ihnen abgesprochen

Die Ziele der Workshops werden mit Ihnen abgestimmt


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