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1 01.07.2008 © arxes consulting gmbh

COBIT™

Mit COBIT™ Ihre IT businessorientiert und kostentransparent lenken

01.07.2008, Stuttgart Massood Salehi


Unternehmerisches Umfeld heute

Stakeholder

Regularien (Gesetze ..)

Shareholder

Markt

§  Kostenvorteile §  Dienstleistungsqualität §  Umweltverträglichkeit §  Arbeitsplatzsicherheit

§  Kosteneffizienz §  Leistungssteigerung §  Standardisierung §  Automatisierung §  Qualität

§  Innovationsdruck §  Kostendruck §  Wettbewerbsfähigkeit

§  SOX, 8. EU Richtlinie §  Basel II, KonTraG §  …


Unternehmenssteuerung – Enterprise und Corporate Governance

Governance „Kontrolle“, „Beherrschung“, „Steuerung“

§  Bettet Kontrollen und Messverfahren auf Unternehmensebene ein

§  fokussiert auf Kontrolle, Performance und gutes Management

§  fördert Transparenz und Verantwortlichkeit Beispiel: SOX, 8. EU Richtlinie, Basel II usw.

Ziel ist es sicherzustellen, dass §  eine strategische Richtung für das

Unternehmen vorhanden ist §  die gesetzlichen Ziele erreicht werden §  mit Risiken angemessen umgegangen wird §  die Unternehmensressourcen verantwortlich

eingesetzt werden

Enterprise Governance

Business Governance Performance

Corporate Governance Conformance

Wertbeitrag Nutzung von Ressourcen

Verantwort-lichkeit

Zusicherung

CIMA (Chartered Institute of Management Accountaints) Framework


§  Controlling §  Entwicklung/Ableitung einer IT-Strategie §  Investitionsplanung und Überwachung von Kosten/Nutzen, Transparenz

§  Risikomanagement und Frühwarnsystem §  Identifikation und Beurteilung von geschäftsgefährdenden Risiken §  Präventive Sicherheitsmaßnahmen (z.B. zeitgemäße IT-Infrastruktur)

§  Gemäß Section 302 muss die Unternehmensleitung (CEO und CFO) in Verbindung mit dem quartalsweisen und jährlichen Reporting bestätigen, dass die Angaben in der Berichterstattung vollständig sind und den tatsächlichen wirtschaftlichen Verhältnissen des Unternehmens entsprechen.

§  Section 404 verlangt die Einrichtung eines funktionsfähigen internen Kontrollsystems (IKS) und dessen Dokumentation

§  internes Kontrollsystem §  Definierte Aufbau- und Ablauforganisation §  Festgelegte Rollen und Verantwortlichkeiten §  Funktionstrennung und Berechtigungsmanagement §  Dokumentierte Prozesslandschaft und Security Policies §  Leistungs- und Qualitätsmanagement §  Überwachungsmaßnahmen und interne Revision

SOX – Sarbanes-Oxley Act und Auswirkungen auf die IT


SOX vs. EURO-SOX (8. EU-Richtlinie)

§  CEO jährliche Stellungnahme §  CFO jährliche Stellungnahme + Prüfungsausschuss + Wirtschaftsprüfer (CPA) Sehr hohe Strafen a.) mehrere Millionen US-Dollar b.) mehrere Jahre Haft (bis 25 Jahre) - Verfahren laufen Sarbanes Oxley Act regelt eindeutig und hart!

§  Geschäftsführer

+ Prüfungsausschuss + Wirtschaftsprüfer §  kollektive Vorstandshaftung §  persönliche Haftung der Wirtschaftsprüfer Strafen? Länderrecht! In Deutschland Haftung mit Privatvermögen!

Sarbanes Oxley Act 8. EU Richtlinie

Der Sarbanes Oxley Act ist im Strafmaß sehr hart! Die 8.EG-Richtlinie lässt hier dem jeweiligen EU Land Gestaltungsspielraum!


Definition IT Governance

IT Governance § „… ist ein integrierter Teil der Corporate Governance und umfasst Führung, organisatorische Strukturen und Prozesse, die sicher stellen, dass die IT die Strategien und Ziele des Unternehmens unterstützt und verlängert.“ (IT Governance Institute)

IT Governance übernimmt im Kern vier Verantwortungen: •  die Ziele des Unternehmens und seine Anforderungen durch die Bereitstellung

bedarfsgerechter IT Services erfüllt werden, •  Vorschriften und Gesetze eingehalten werden, •  Ressourcen durch eine effiziente und effektive Organisation verantwortungsvoll

eingesetzt werden und •  Risiken in angemessener Form kontrolliert und gesteuert werden

Strategische Ausrichtung

der IT

Schaffen von Werten

Risiko- management

Messen der Performance

Stakeholder Value Drivers

Ressourcenmanagement


COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology ) liefert das Rahmenwerk für IT Governance


COBIT Framework

Das COBIT Rahmenwerk beschreibt, wie die IT Prozesse die für das Business benötigten Informationen bereitstellen, um das Business in seiner Zielerreichung und Wertschöpfung zu unterstützen.

Info

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Info

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Domänen

Geschäftliche Anforderungen

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Prozesse

Aktivitäten

Info

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Grundprinzipien:

§  Businessfokussiert

§  Prozessorientiert

§  Basierend auf Controls

§  Getrieben durch Messungen


Business Value und Kennzahlen

§  IT Ziele: was das Unternehmen von IT erwartet

§  Prozessziele: Was die IT Prozesse liefern müssen, um die IT Ziele zu erfüllen

§  Kennzahlen betreffen verschiedene Ebenen von Nutzen, die aufeinander aufbauen

§  Das Berichten der Kennzahlen richtet sich nach seiner Anwendung und seiner Zielgruppe

Prozessziele

IT Ziele

Unternehmensziele

• Umsatz §  Marktanteil §  Gewinn §  ROI

Aktivitätsziele

Kennzahlen: Service Desk, Incident, Problem Change, Release …

IT Business Excellence, ISO20000; Six Sigma;

ITIL; COBIT

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Kern-Geschäfts-kennzahlen

Strategische IT-Kennzahlen

Prozesskennzahlen für IT Management

IT-Betriebskennzahlen

Balanced Scorecard


Beispiel – aus Geschäftszielen werden IT-Ziele

Konzernziel aus einer Kundensituation §  1 Mrd. Euro Umsatz in Europa bis Ende 2010

Ziele an das Kerngeschäft §  Kostentransparenz §  Zuverlässige Forecasts §  Geringe Lagerhaltung und §  Schneller Warenumschlag §  Konzernweite Kommunikation

Ziele an die IT - Wertbeitrag zum Kerngeschäft durch: §  Kostentransparenz und –optimierung §  Zuverlässige Bestandsführungssysteme (z.B. SAP) §  Unterstützung der Lieferantenkette (SCM) §  Harmonisierung der Kommunikationssysteme


Praxisbericht – Zielsetzung und Vorgehen

§  Zielsetzung:

§  Definition des IT-Governance Umfangs

§  Feststellung eines sog. IT Governance Reifegrades

§  Erarbeitung eines Fahrplans für die Einführung von IT-Governance

§  Vorgehen:

§  Sammlung von Informationen mittels standardisierter Interviews (u.a. im Rahmen des Value Scans)

§  Reifegradfeststellung basiert auf Themenblöcken: -  Planung und Organisation -  Beschaffung und Implementierung -  Betrieb und Unterstützung -  Überwachung und Bewertung

§  Auswertung und Aufbereitung der Informationen

§  Handlungsempfehlungen

Efficiency

ApplicationsInformationInfrastructurePeople

DELIVER AND

SUPPORT

MONITORAND

EVALUATE

ACQUIREAND

IMPLEMENT

INFORMATION

ITRESOURCES

C O B I TF R A M E W O R K

EffectivenessConfidentiality

Integrity

AvailabilityCompliance

PLANAND

ORGANISE

Reliability


Beispiel-Ergebnis - Gesamtbetrachtung der Kunden IT

0,00

20,00

40,00

60,00

80,00

100,00Business Alignment

Organisation

Service Management

Operations

Service Portfolio

Infrastructure

Asset Management

Project Portfolio

best practice-Ziel

IST-Zustand


Strengths §  Gutes Provider Management im Hinblick auf

bestehende Verträge und ausgelagerte Aktivitäten

§  …

Weaknesses §  Risiko-Management-Prozess fehlt §  SLAs nur für SAP existent §  Keine Kennzahlen definiert

Opportunities §  Ein IT-Marketing-Programm sollte gestartet

werden, um rasch eine höhere Sichtbarkeit der IT zu erreichen

§  …

Threats §  Die Prozesse folgen keinem Industrie-

Standard (z.B. ITIL) und gefährden die Wirksamkeit und Kosteneffizienz der IT

§  Das fehlende Risiko-Management könnte sich unmittelbar auf das operative Geschäft auswirken

§  …

Beispiel-Ergebnis – Auszug SWOT Analyse


IT Prozesse ab-gleitet & unterteilt nach Domänen aus COBIT

Die Resultate aus einem vorher durchgeführten Assessments führen zu den u.g. Ausprägungen im Reifegradmodell

Gewichtung nach „best practice“ und Geschäfts-relevanz

Heatmap-Intensität zeigt die Dringlichkeit und Priorität

Ein Reifegrad von 3,5 genügt bspw. den internationalen Anforderungen an SOX

Der durch-schnittliche Reifegrad der untersuchten Organisation

Heatmap – Prozessreifegrad Cockpit


Bewertung der internen IT-Kontrollen – Reifegradmodell

Reifegrade 0 Nicht existent

1 Initial

2 Wiederholbar, aber intuitiv

3 Definierter Prozess

4 Überwacht

5 Optimiert

10 32 54

Symbole

Aktueller Status

Internationaler Standard

Best practice

Strategisches Ziel


IT Balanced Scorecard

Nr. IT-Ziel KPI1

Finanzen

Nr. IT-Ziel KPI1

Kunden

Nr. IT-Ziel KPI1 IT Compliance

sicherstellenAnzahl Compliance Reviews: - Risiko Mgt. - Revision

Prozesse

Nr. IT-Ziel KPI1

Innvoationen


Organisation

Financial Management

IT Advertisement

May 2008

Risk Management

June 2008 July 2008

Refining KPIs – measurable goals for vision/mission Mission

Infrastructure

Project Management

IT Governance II

Service Management

IT Governance Review

Decision – Central or decentralized IT

RM - Compliance

Architecture

SLA‘s – Service Cataloge – Requirement and Change Management

Customer Satisfaction Analysis

Review

Realization

Governance Review Coaching

1

3

Roadmap IT Governance – 100 Tage Plan

PR

Cost control / -transparency

Defining a standard – business case orientation – „strategic triangle“

2


Regeln: §  Im Hinblick auf die EURO-SOX (8. EU Richtlinie) das Unternehmen global betrachten. §  Jeder einzelne Bereich ist betroffen, trägt Mitverantwortung und hat folglich einen Beitrag

zur Umsetzung zu leisten §  Die Unternehmen müssen vermeiden, die selben Aufgaben an unterschiedlichen Stellen zu

erfüllen

ToDo: §  Beschäftigung mit dem Thema Governance §  Governance Team einrichten §  Risikomanagement und interne Kontrollsysteme einführen

Empfehlung:

Benutzen was vorhanden ist und starten mit dem, was unbedingt erforderlich ist!

Was tun ?


Was bietet arxes an?

§  Übersetzung der Geschäftsziele in IT Ziele

§  Standortbestimmung Ihrer IT (value scan)

§  Einführung von COBIT

§  SWOT Analyse

§  Governance Cockpit

§  Einführung von Balanced Scorecard

§  Herstellung von Kostentransparenz und -optimierung

§  COBIT Training


SOX – Sarbanes-Oxley Act / Section 302 und 404

§  Gemäß Section 302 muss die Unternehmensleitung (CEO und CFO) in Verbindung mit dem quartalsweisen und jährlichen Reporting bestätigen, dass die Angaben in der Berichterstattung vollständig sind und den tatsächlichen wirtschaftlichen Verhältnissen des Unternehmens entsprechen.

§  Darüber hinaus sind sowohl der Jahresabschlussprüfer als auch das Audit Committee über wesentliche Schwachstellen oder Unregelmäßigkeiten in der Finanzberichterstattung zu informieren.

§  Section 404 verlangt die Einrichtung eines funktionsfähigen internen Kontrollsystems (IKS) und dessen Dokumentation

§  Dabei sind sämtliche interne Kontrollen, die im Zusammenhang mit der Rechnungslegung stehen, Gegenstand dieser Regelung

§  Zusammen mit der quartalsweisen und jährlichen Berichterstattung ist die Einschätzung und Bewertung der Zweckmäßigkeit dieses Kontrollsystems durch die Unternehmensleitung zu prüfen und zu veröffentlichen

§  Der Jahresabschlussprüfer bestätigt und berichtet über die regelmäßige Einschätzung der Unternehmensleitung.


Euro SOX

§  Die 8. EU Richtlinie ist in Kraft und muss nun in nationale Regelungen umgesetzt werden

§  Wer ist betroffen? §  8.EG-Richtlinie gilt für alle Kapitalunternehmen, man unterscheidet in „wirtschaftlich

bedeutende Unternehmen“ und Kleinunternehmen

§  S. 6 Z. 13


Corporate Goal

Business Goals → performant financial management

achievement of supply and demand simulation

reliable sales forecast

accurate distrubution and low stock

communication

ERP CRM SCMcollaboration and

eMail harmonisation

Plan and OrganizeDefine a strategic IT plan.Define the information architecture.Determine the technological direction.Define the IT processes, organisation and relationships. Manage the IT investment. Communicate management aims and direction.Manage IT human resources.Manage quality.Assess and manage risks.Manage projects.Acquire and ImplementAcquire and maintain application software. Acquire and maintain technology infrastructure.Enable operation and use.Procure IT resources.Manage changes.Install and accredit solutions and changes.

"achieve 1 Billion euro sales in FY2010"

performant IT applications for:cost control / cost transparency

IT Goals →

Heatmap – Das Kennzahlen Cockpit


IT-Balanced Scorecard

Date post:	02-Sep-2019
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