www.sekretaria.deSonderheft 1 / Feb. 2016
» Erfolgsideen für Assistenz & Sekretariat
ChefentlastungWerden Sie noch unentbehrlicher als Sie es schon sind. Entlasten Sie Ihren Chef und führen Sie ihn mit ein paar einfachen Tricks „von unten“.
SCHWERPUNKT
37. DeutscherAssistentinnen -tag
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Liebe Leserin,
in der Regel kann man weder das Verhalten seines Chefs andern noch kann man ihn kurz mal austauschen. Aber es gibt eben die Moglichkeit, Einfluss auf ihn zu nehmen – ohne ihn in die Enge zu treiben. Das Zauber-wort heißt Cheffing. Viele Kolleginnen tun es bereits: Sie führen ihren Chef! Manchmal unbewusst, manchmal planvoll und absicht-lich. „Führen von unten“ nennen die Fachleute das Prinzip „Cheffing“.
In den Führungsetagen ist dieses Prinzip bis-her leider noch nicht sonderlich beliebt, dabei profitieren beide Parteien davon. Auf der Seite der Assistenz wachst das Verstandnis für das Unternehmen und damit auch für den Chef. Damit wird auch die Freude am Job großer. Die Führungskraft bemerkt es im besten Fall gar nicht, dass er „gechefft“ wird.
Es geht nicht darum, Hierarchien abzuschaf-fen oder am Chefsessel zu sagen. Cheffing bedeutet, den Chef zu managen und erfordert ein hohes Maß an Geduld, Klugheit, Diplo-matie und strategischem Geschick. Eigentlich etwas, das die meisten von uns doch schon lange unbewusst tun. Mit ein paar einfachen Tricks konnen wir unser Talent auch sehr ge-zielt einsetzen und so uns und dem Chef den Arbeitsalltag weiter erleichtern.
Ihre
Entlasten Sie Ihren Chef
8 CHEFENTLASTUNG
Last-minute-Auftrage souveran abarbeiten
10 PERSPEKTIVENWECHSEL
Durch die Brille des Chefs
TECHNISCHE HILFEN
Apps und Tools für die bessere Zusammenarbeit mit dem Chef
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I N D I E S E R AUSGABE
4 TOP-THEMA
CHEFFINGWie Sie Ihren Chef erfolgreich führen
Tanja Bögner Herausgeberin und Management-Assistentin
NEU BEI UNS IM INTERNET
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Egal, ob es um professionelle Protokolle und Berichte, um Un-terstützung für Ihren Chef oder die Aufgaben einer „Co-Managerin“ geht – die Chefentlastung ist sehr vielfaltig. Klar, dass Sie sich auch hier
stets auf dem neuesten Stand halten sollten. Stobern Sie doch in der Reihe „Professionelle Chefentlastung“ der sekretaria Office Akademie. Sicher ist auch für Sie ein Seminar dabei!
Unsere Herausgeberin Tanja Bogner ist diplo-mierte fremdsprachliche Management-Assisten-tin, Vorstandsassistentin, Trainerin, Fachbuchau-torin und seit über 20 Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunter-nehmen tatig.
37. DeutscherAssistentinnen -tag
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WILLKOMMEN!EDITORIAL S O N D E R H E F T 1 / 2016
CHEFFING
Wie Sie Ihren Chef erfolgreich führenDer Chef hat viel zu tun, ist haufig unterwegs und hat keinen Überblick über sein Büro und nur wenig Ahnung von den organisatorischen Ablaufen im Unterneh-men? Dann muss er sich immer und zu 100 Prozent auf Sie verlassen konnen. Er erwartet von Ihnen, dass Sie die Vielzahl der Dinge nicht nur rund um die Uhr im Griff haben, sondern auch zuverlassig für ihn regeln, sodass der reibungslose Betrieb garantiert ist. Es ist an Ihnen, die vielen Vorgange und Belange Ihres Chefs effektiv zu managen und auch sonst alles unter einen Hut zu bekommen.
Wenn der Chef eine gute Figur abgibt, tut das auch seinen Mitarbeitern gut. Selbst wenn
Ihr Chef wirklich unfahig ist, hilft es nicht weiter, nur über ihn zu fluchen. Ihn stattdessen bei seiner Arbeit zu unterstützen und ihn zu lenken, nützt dagegen allen. Führen von unten oder „Cheffing“ heißt das Zauberwort: Es geht darum, zu agieren, statt zu reagieren. Sich nicht nur vom eigenen Vor-gesetzten lenken zu lassen, sondern ihn selbst zu lenken – ohne dass er das merkt natürlich. So wird Cheffing in Führungsetagen durchaus kritisch gesehen. Schließlich kann es nicht sein, dass der Chef zur Marionette seiner Mitarbeiter wird. Das heißt Cheffing aber auch nicht unbedingt. Es geht nicht um Manipulation. Niemand soll Hierarchien aushebeln, Kompetenzen überschreiten, tricksen und tauschen. Stattdessen sollte sich jeder Ange-stellte auf seinen Vorgesetzten einstellen. Dessen Launen, Eigenarten und Vorlieben zuerst analysie-ren, um hinterher davon zu profitieren. Elegant, unauffallig, wirkungsvoll – so arbeiten Sie doch sowieso schon die meiste Zeit.
Analysieren Sie Ihren Chef
Zuerst müssen Sie wissen, wie Ihr Chef tickt. Ist er Bauchmensch oder Kopftyp? Handelt er stra-tegisch oder spontan? Bevorzugt er kühne Visio-nen oder eher kühle Prognosen? Kommuniziert er lieber schriftlich oder mündlich? Konnen Sie die-se Fragen beantworten? Dann kennen Sie Ihren Chef schon einmal ziemlich gut. Das ist die beste Voraussetzung, denn nur wer seinen Chef kennt, kann sich auf ihn einstellen und so handeln, dass er davon profitiert.
Ein Beispiel: Sie mochten eine Fortbildung bei der sekretaria Office Akademie besuchen. Bevor Sie Ihren Chef fragen, überlegen Sie genau, wel-chen Typ Mensch Sie in diesem Gesprach vor sich haben. Einen Visionar überzeugen Sie am ehesten, indem Sie ihm die Vorteile des Seminars blumig und detailliert ausmalen, wie das Seminar ablauft, wer daran teilnimmt – und vor allem wie
Sie Ihre neuen Fahigkeiten im Job einsetzen wer-den. Einem kühlen Strategen müssen Sie Kosten und Nutzen gegenüberstellen. Natürlich so, dass Letzterer überwiegt – vor allem mit Argumenten, die Ihr Chef gutheißt. Nehmen Sie z. B. Bezug auf ein Problem, das Ihnen kürzlich den Arbeitsalltag schwergemacht hat und das Sie dank der Fortbil-dung zukünftig besser losen konnen.
Fordern Sie Feedback
Was konnten Sie besser machen? Wie schatzt Ihr Chef Sie ein? Solche Fragen sollten Sie ihm ge-legentlich stellen. Nicht nur, weil Sie dadurch an Ihren Starken arbeiten und Schwachen beheben konnen, sondern weil Sie auf diesem Wege Lern-bereitschaft und mehr Einsatz zeigen. Das Prob-lem: Vielen Vorgesetzten fallt es in Gesprachen schwer, offen und ehrlich zu sein. Falls Ihr Chef zu dieser Mehrheit gehort, empfiehlt sich ein kleines Spiel: Fragen Sie Ihren Chef, wie zufrieden er mit Ihnen ist – auf einer Skala von eins (überhaupt nicht) bis zehn (sehr). Ob er Ihre Leistung nun mit sechs, sieben oder acht Punkten bewertet – die volle Punktzahl wird er vermutlich nie vergeben. Nun fragen Sie ihn, was Sie tun müssten, um auf zehn Punkte zu kommen. So wird Ihr Chef Ihnen sehr konkret sagen, was er von Ihnen erwartet.
Kennen Sie seine Lage
Viele Angestellte vernachlassigen, in welcher Situation der eigene Vorgesetzte gerade steckt. Ob aus Unkenntnis oder aus Gedankenlosigkeit – die Folgen konnen in jedem Fall fatal sein. Be-vor Sie sich für Ihr Anliegen seine Zustimmung einholen, sollten Sie wissen: Steht Ihr Vorgesetz-ter womoglich gerade unter Druck? Ist der Ter-minkalender randvoll? Oder ist er vielleicht in Spendierlaune?
Die Lage seines Chefs zu kennen, bedeutet nicht nur, sich besser auf das nachste Gesprach einstellen zu konnen. Sie konnen sich auch noch
PRAXIS-TIPP
Die fünf „Boss“-Minuten
Es reicht nicht aus, Ihren Vorgesetz-ten morgens zu Dienstbeginn zu fra-gen, ob es irgendetwas Neues gibt. Fragen Sie ganz gezielt nach den Informationen, die Sie benotigen, um ihn qualifiziert zu entlasten und für einen reibungslosen Tagesablauf zu sorgen, z. B.: Welche Termine hat er noch gemacht, als Sie „schon“ zu Hause waren? Waren noch Gaste da? Hat noch jemand angerufen? Wie sehen seine Prioritaten für den heu-tigen Tag aus? Was ist ihm an diesem Tag besonders wichtig?
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TOP-THEMA
nützlicher zeigen, wenn Sie wissen, was los ist und z. B. schon mal Unterlagen zusammenstellen, eine Reise vorbereiten oder den Kalender nach freien Terminen durchsuchen.
Nutzen Sie Schwächen für sich
Sie finden ihn ein bisschen selbstverliebt? Dann geben Sie Ihrem Vorgesetzten die Gelegenheit, ausführlich von sich selbst zu erzahlen und halten Sie das Gesprach mit ihm durch offene Fragen le-bendig. Wer sich einfühlsam zeigt, erreicht zwei Ziele auf einmal. Die meisten Menschen empfin-den jene Konversationen als angenehm, in deren Verlauf sie selbst am meisten reden. Das gilt für die meisten Chefs umso mehr. Und wenn Ihr Boss sich verstanden fühlt, stimmt er Ihren Ideen viel eher zu.
Meiden Sie „Totschlagargumente“
„Das hat noch nie funktioniert!“ „Das haben wir schon immer so gemacht!“ Diese bekannten Phrasen gehoren zur Standardreaktion vieler An-gestellter, wenn der Chef von einer Idee über-zeugt ist, die dem alltaglichen Trott der Beleg-schaft zuwiderlauft.
Verzichten Sie also besser auf solche Phrasen. Wenn Sie einen Vorschlag Ihres Chefs für inhalt-lich falsch halten und ihm diesen ausreden wol-len, bleiben Sie ruhig, geben Sie ihm erst ein Stück weit nach. Und versuchen Sie erneut, mit Ihren Sachargumenten zu punkten.
Ein kategorisches „Nein“ sollten Sie unbedingt-meiden. Doch selbst wenn Sie sich an diesen Rat halten, lasst es sich nicht ausschließen, dass Ihr Chef Sie mit einer solchen Haltung konfrontiert. Motto: Das haben wir noch nie gemacht! Das kann überhaupt nicht funktionieren! Das hat doch keinen Sinn!
Das TINA-Prinzip
Als TINA-Prinzip hat der franzosische Soziologe Pierre Bourdieu diese Attitüde einst bezeichnet – die Abkürzung steht für „There is no alternative“ („es gibt keine Alternative“).
Gemeint sind damit rhetorische Floskeln, mit denen Führungskrafte Widerspruch abwehren, Kritiker mundtot machen und Diskussionen be-enden. Kein Grund für Sie, auf solche Totschlag-argumente reinzufallen. Ihnen bleiben drei Mog-lichkeiten, darauf zu reagieren: 1 Sie fügen sich und denken sich Ihren Teil. Im-
merhin signalisiert Ihr Vorgesetzter damit eine argumentative Notlage.
2 Eleganter und effektiver ist das Hinterfragen: Wie kommen Sie darauf? Warum behaupten Sie das? Was macht Sie da so sicher?
3 Diskutieren Sie und nutzen Sie in der Diskussion „Ich-Botschaften“, wie z. B.: „Ich bin überzeugt, dass“ oder „Ich wünsche mir.“ Vermeiden Sie es,
im Namen anderer zu sprechen. Verstarker-Mei-nungen haben Sie nicht notig.
Lassen Sie Ihren Chef gut aussehen!
Bringen Sie Ihren Chef vor versammelter Mann-schaft niemals in die Lage, sich verteidigen zu müssen. Andernfalls stellen Sie seine Autoritat infrage. Selbst wenn Sie recht haben, muss er Ihren Angriff zwangslaufig kontern. Sonst ver-liert er sein Gesicht. Statt ihn anzugreifen, bitten Sie ihn lieber, zu erlautern, wie er auf seine Ideen kam. Oder stellen Sie sich ein bisschen dümmer, als Sie sind und fragen Sie. Fragen Sie nach, wie er das genau gemeint hat oder wie Sie seine Idee konkret umsetzen konnten. Dabei lassen Sie nach und nach eigene Ideen einfließen.
Manchmal verteilten Chefs Auftrage, die in den Augen des Mitarbeiters keinen Sinn machen. In so einem Fall sollte man am besten nachfragen, wel-cher Aufwand dafür gerechtfertigt sei und wel-ches unternehmerische Ziel dahinterstehe. Durch die Rückfragen sieht so mancher Chef erst den Arbeitsaufwand, den es zur Bewaltigung der An-weisungen braucht. Die Folge: Beim nachsten Mal ist der Chef entsprechend geschult und überlegt sich die erneute Vergabe des Auftrags zweimal.
Einen chaotischen Chef, der Termine übersieht oder Aufgaben doppelt delegiert, konnten Ange-stellte beim Organisieren unterstützen. So konn-ten Sie den Chef etwa regelmaßig an Termine erinnern.
Bitten Sie um Rat!
Ob Sie nun Hilfe bei einem Kundenprojekt brau-chen oder Tipps für die personliche Weiterent-wicklung: Fragen Sie Ihren Chef ruhig um Rat. Das ist einerseits eine klassische Unterwerfungsgeste – gleichzeitig aber die subtilste Form des Lobes. Denn jeder Chef fühlt sich geschmeichelt, wenn er darum gebeten wird, seinen Wissensschatz auszubreiten. Das Signal: Er ist der Meister, Sie sind der Schüler.
Wenn Sie also demnachst nicht weiterwissen – oder zumindest so tun wollen, als ob –, fragen Sie Ihren Chef um Rat. Sie werden sehen: Er wird der Bitte, sein Wissen zu teilen, nicht widerstehen konnen. Außerdem erfahren Sie auf diesem Weg sehr viel über die Denk- und Arbeitsweise Ihres Gegenüber.
Übertreffen Sie die Erwartungen
Sie machen Ihren Job gut – jeden Tag. Bestenfalls erhalten Sie dafür Anerkennung, schlimmstenfalls bedeutet schon die Abwesenheit von Kritik die maximal erreichbare Form des Lobs.
Aber wie ware es, wenn Sie die Erwartungen gelegentlich übertreffen? Wenn Sie die Prasenta-tion für den kommenden Montag schon am Frei-tag fertig haben? Machbar ist das: Setzen Sie sich
PRAXIS-TIPP
Die Vorsortiererin
Sortieren Sie aus, was Ihr Chef nicht sehen muss. So befreien Sie ihn von unnotigem Ballast. Was konnen Sie selbst erledigen? Besprechen Sie, dass Sie uninteressante Vorgange, die Sie selbst erledigen konnen, erst gar nicht in die Postmappe legen. Wenn Sie etwas für ihn erledigt haben, legen Sie eine Notiz oder den erledigten Vorgang in die Mappe. Schließlich mochte er – ebenso wie Sie – informiert sein und bleiben. Außerdem weiß er so immer, was Sie leisten – ein nicht zu vernachlassi-gender Aspekt.
5www.sekretaria.de
TOP-THEMA
moglichst enge Fristen und legen Sie sich Ihre Termine gelegentlich einen Tag nach vorne. Die-ser kleine Selbstbetrug verschafft Ihnen nicht nur einen Puffer für unvorhergesehene Zusatzaufga-ben. Er ermoglicht es auch, Ihren Chef positiv zu überraschen. Und zu signalisieren: Da hat jemand seinen Job im Griff.
Bringen Sie ihm Delegieren bei
Die meisten Führungskrafte fühlen sich für alles und jeden verantwortlich. Delegieren ist für diese Chefs ein Fremdwort, das hochstens genutzt wird, wenn sich Mitarbeiter über zu viel Arbeit bekla-gen. Dabei ist Delegieren ein starkes Führungsins-trument, wenn man die Aufgaben an die richtigen Mitarbeiter abgibt. Durch ihr Verhalten schneiden sie ihre Mitarbeiter vom Informationsfluss ab und blockieren deren Entwicklung. Wie soll ein Mitar-beiter sich entwickeln, wenn der Chef immer alles selber macht?
Für Führungskrafte, die tief in der Delegations-falle stecken, kann ein Delegationsplan hilfreich sein. In diesem Plan listen Sie alle anstehenden Aufgaben inklusive der einzelnen Aufgabenberei-che auf. So finden Sie gemeinsam mit Ihrem Chef heraus, welche Arbeiten zu delegieren sind und welche Ihr Chef selbst erledigen muss. Eine Stüt-ze ist hierbei auch, die einzelnen Arbeitsschritte aufzulisten. Schließlich sollte festgelegt werden, an wen die Dinge delegiert werden. Leitfragen dabei sind: Wer ist fachlich geeignet und hat zu-dem Kapazitaten? Aufgaben, die Sie übernehmen konnen und mochten, sollten Sie bereits beim Er-stellen der Vorlage markieren. So ist es für Ihren Chef einfacher, sich auf den Delegationsplan ein-zulassen. Sinnvoll ist, klare Verabredungen zu treffen und diese gleich im Plan festzuhalten:» Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein?» Soll ein Zwischenstand kommuniziert werden?» Wie weit darf der Mitarbeiter entscheiden?» Welche Kompetenzen werden ihm verliehen?Nun müssen die Mitarbeiter, die die Aufgaben übernehmen sollen, noch gebrieft werden und fixe Termine vereinbart werden, zu denen die je-weiligen (Teil) Ergebnisse dem Chef prasentiert werden.
So bekommen Sie Ihren Willen
Chefs lieben es, zu entscheiden und Macht aus-zuüben. Egal, wie gut die Vorschlage der Mitar-beiter auch sein mogen, viele Manager lehnen sie erst einmal ab. „Not-invented-here-Syndrom“ heißt das klassische Eitelkeitsphanomen in der englischsprachigen Fachliteratur. Ein Syndrom, das besonders haufig in kreativen Berufen anzu-treffen ist: Die Angestellten überflügeln sich mit Vorschlagen, doch der Chef favorisiert die eigene Idee – und macht die anderen schlecht. Ärger-lich, aber nicht ausweglos, denn kleine Tricks sind
durchaus erlaubt: Nennen Sie zunachst einen Favoriten – der es in Wahrheit aber gar nicht ist. Ihre eigentlich erste Wahl prasentieren Sie als ver-meintliche Alternative. Die Strategie mag Ihnen riskant vorkommen, doch Studien zeigen: Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Ihr Chef sich für die Alternative entscheidet. Dann glaubt er, selbst entschieden zu haben – und Sie genießen trotz-dem den heimlichen Sieg.
Schmeicheln Sie!
Gut dosierte Schmeicheleien schatzt jeder. Ein oft unterschatztes Mittel beim Führen von unten sei es, den Chef zu loben, sagt Ingo Krawiec, Ma-nagementtrainer aus Mannheim. „Chefs springen genau wie alle anderen Menschen auf Lob und Anerkennung an.“ Dabei gehe es gar nicht dar-um, sich einzuschleimen. „Aber wenn einem auf-fallt, dass der Chef einen guten Job für sein Team macht, dann kann man ihm das auch sagen.“ So konne man den Chef etwa loben, wenn er Infor-mationen frühzeitig kommuniziert hat. Die Chan-ce steige dann, dass er das beim nachsten Mal genauso macht.
Wie aber konnen Angestellte Lob angemessen verpacken? Der Organisationsforscher Ithai Stern von der Northwestern-Universitat in Chicago be-fragte vor einigen Jahren Topmanager nach ihren Rezepten, mit Charme gegenüber Gesprachs-partnern zu punkten. Ihre drei Top-Tipps lauteten: Kündigen Sie Komplimente mit der angezoge-nen Handbremse an („Sie horen das nicht gerne, aber …“). Widersprechen Sie zunachst in einer Kleinigkeit, um anschließend in den zentralen Punkten zuzustimmen. Oder finden Sie unauffal-lig den Standpunkt Ihres Gegenübers heraus, um ihn spater in dessen Anwesenheit als eigene Mei-nung auszugeben.
Werden Sie selbst aktiv
Chefs suchen Problemloser, nicht Problemma-cher. Entwickeln Sie einen Blick dafür, was Ihrem Chef unter den Nageln brennt, und erarbeiten Sie gezielt Losungsvorschlage. Resignieren Sie nicht, wenn Sie einen schwierigen Chef haben. Mit der richtigen Einstellung und Geduld werden Sie zu seiner wichtigsten Stütze.
Formulieren Sie Ihre Erwartungen: Was sollte Ihr Chef, Ihrer Meinung nach, in Bezug auf Sie vollig anders machen? Schreiben Sie drei Punkte auf, wie z. B. „Er sollte mich mehr loben“, „… mir mehr Verantwortung geben“ oder „Er sollte mehr aner-kennen, was ich alles leiste“.
Nur wie erreichen wir das? Als Erstes streichen Sie Ihre Erwartungshaltung und drehen Sie den Scheinwerfer der Aktivitat, der bislang den ande-ren anleuchtet, in Ihre eigene Richtung. Formen Sie die Satze um. Fordern Sie nichts, sondern beschreiben Sie eine eigene Handlung, die zum gleichen Ergebnis führen kann. Aus „Mein Chef
PRAXIS-TIPP
Die Kürzel-Liste
Sicher kennen Sie es auch, dass auf vielen Unterlagen der magische Buchstabe „R“ für Rücksprache steht. Bis zur Rücksprachegelegenheit liegen sie auf Eis. Besser ware es, Ihr Chef würde seine Bitte direkt auf die Unterlage schreiben. Damit er neben dem „R“ für Rücksprache und „WV“ für Wiedervorlage noch andere Varianten hat, um sich Ihnen einfach, kurz und prazise mitzuteilen, konnen Sie eine Kürzel-Liste anlegen.
Hier einige Vorschläge:Af Absage formulierenTtv Telefontermin vereinbarenTv Termin vereinbarenTve Termin vereinbaren – extern
(beim Gesprachspartner)Tvi Termin vereinbaren – intern
(bei uns)Zf Zusage formulieren
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Die Autorin Tina Allerheiligen ist Chefredakteu-rin von sekretaria.de und seit 2010 als PR-Beraterin und freie Journalistin tatig.
lobt mich nie“ kann werden: „Ich werde meine Ergebnisse dem Chef gezielt prasentieren, damit er meine Arbeit sieht, anerkennt und mir direkt Feedback geben muss.“ So führen Sie Ihren Chef direkt zu der von Ihnen erwarteten Reaktion und steigern nebenbei noch das Arbeitstempo, weil Sie direkt Feedback bekommen und wissen wie Sie weitermachen sollten.
Kleine Gesten bewirken Großes
„Macht korrumpiert, und absolute Macht kor-rumpiert absolut“, erkannte schon der englische Historiker Lord Acton im 19. Jahrhundert. Tatsach-lich konnten Psychologen inzwischen in vielen Feldstudien und Laborexperimenten feststellen: Macht macht tendenziell mies. Sie schüchtert Mitmenschen ein, trübt die Selbstwahrnehmung, verandert das Auftreten, verleitet zum Lügen und Betrügen. Die einen ignorieren im Glauben an die eigene Unverwundbarkeit jeden guten Ratschlag. Andere umgeben sich nur noch mit Ja-Sagern und verlieren den Blick für die Realitat.
Konnen Angestellte die sadistischen Neigungen ih-rer Vorgesetzten unterdrü-cken? Und wenn ja, wie? Diese Fragen treiben auch den amerikanischen Psycho-logen Nathanael Fast von der University of Southern California schon seit Jahren um – im vergangenen Jahr fand er eine Antwort. Für mehrere Experimente teilte der Wissenschaftler Dutzen-de von Freiwilligen in zwei Gruppen. Die einen über-nahmen die Rolle von Füh-rungskraften, die anderen simulierten Untergebene. Es bestatigte sich, was Fast be-reits in früheren Experimenten beobachtet hatte: Die Machthaber neigten dazu, Kritik personlich zu nehmen und den Absender dafür zu bestrafen.
Mit einer Ausnahme: Hatten Sie von Fast vor-ab eine Notiz mit einem simplen Dankeschon bekommen, verzichteten sie auf Revanche. „Un-sichere Machthaber fühlen sich bestatigt, wenn man ihnen Dankbarkeit entgegenbringt“, sagt der Psychologe. Dadurch empfanden sie Warme und Geborgenheit – und behandeln andere Men-schen besser.
Verpacken Sie Kritik in Lob
Diesen Mechanismus konnen Angestellte ausnut-zen. Natürlich darf das Dankeschon weder plump noch unglaubwürdig sein. Sie sollen Ihrem Chef auch nicht die Koffer hinterhertragen oder das Mittagessen ausgeben. Vielmehr sind es oft die kleinen Gesten, die Großes bewirken. Ein kurzes
Dankeschon per E-Mail, egal, ob für die Zusam-menarbeit in einem Projekt, die offene Unterneh-menskultur oder die eigene Weiterentwicklung, reicht oft schon aus. Insbesondere, wenn Sie Kritik anbringen mochten, kann es helfen, Ihren Anre-gungen ein Lob voranzuschicken. „Da hatten Sie eine gute Idee. Wenn wir es so machen, wird es viel einfacher für alle. Vielleicht konnen wir das Prinzip an anderer Stelle auch nutzen?“ Wenn Sie hier nun „Ihre“ Idee einbringen, ist die Chance, dass Ihr Vorgesetzter Ihnen recht gibt, groß.
Einfluss: ja, Manipulation: nein
Eines sollten Sie aber lassen: Ihren Chef hinter-rücks beeinflussen zu wollen. Wenn der Chef merkt, dass Sie ihn manipulieren, geht das schief. Unternehmen werden nicht basisdemokratisch geführt. Es gibt ein Oben und ein Unten. Und wenn oben Entscheidungen getroffen werden, dann kann man unten zwar den Finger in die Wunde legen, aber letztlich ist man von den Ent-scheidungen oben abhangig.
„Führen von unten“ funktioniert nur, wenn auch der Chef profitiert und sich deshalb auf die Ein-flussnahme einlasst. Cheffing braucht Zeit. Von heute auf morgen werden Sie Ihren Chef nicht komplett umkrempeln. Aber auch kleine Schritte konnen zum Erfolg führen.
Vor einigen Wochen hat mein Mann mir eine Postkarte geschenkt. Kein besonders originelles Geschenk, denken Sie vielleicht auf den ersten Blick. Aber auf der Karte stand der Satz: „Eine kluge Frau folgt ihrem Mann, wohin sie will.“ Nun habe ich sicher ein besonders einsichtiges Exemplar abbekommen, aber wenn wir zu Hause „under-cover“ führen konnen, warum sollen wir dieses Talent nicht auch im Büro nutzen? ¶
7www.sekretaria.de
TOP-THEMA
Die Autorin Kerstin Uebler ist nach über 25 Jahren Sekretariatserfahrung Sekretarin der Geschaftsleitung „Entwicklung Betriebswirtschaft-liche Produkte“, DATEV eG, Nürnberg.
CHEFENTLASTUNG
Last-minute-Aufträge souverän abarbeitenWas für ein Tag! – Jetzt noch den PC herunterfahren und dann ab in den Feier-abend. Ich habe noch einen wichtigen Arzttermin, den ich schon zweimal verschoben habe. Danach freue mich auf das Treffen mit einer Freundin in der Stadt. Da klingelt das Telefon. An der Telefonnummer im Display erkenne ich, dass es mein Chef ist. Mal sehen, was er kurz vor Feierabend von mir will. Die Prasentation für den Termin morgen früh muss sofort angepasst werden und zur Besprechung sollen noch zwei weitere Teilnehmer eingeladen werden. So eine oder eine ahnliche Situation hat jede Assistenz sicherlich schon erlebt.
Ja sagen, obwohl ich einen Termin habe, und die Aufgaben noch erledigen, denn für die Ter-
minanfrage ist es morgen zu knapp und die Pra-sentation wird gleich morgen früh benotigt. Dann muss ich den Arzttermin ein drittes Mal verschie-ben und den Termin mit meiner Freundin muss ich ebenfalls absagen. Hilft nichts, da muss ich durch. Schließlich benotigt der Chef die Unterla-gen gleich morgen früh. Zu Hause angekommen bin ich traurig und enttauscht, dass ich meine Planung (mal wieder) über den Haufen werfen musste. Als ich am nachsten Tag ins Büro komme, teilt mir mein Chef mit, dass einer der Teilnehmer absagen musste und die Besprechung auf den spaten Nachmittag verschoben wurde. Ich arge-re mich über mich selbst, da ich nicht den Mut hatte, „Nein“ zu sagen bzw. nach einer Alternative zu suchen.
Einfach „Nein“ sagen?
Das ist in diesen Fallen nicht der richtige Weg. Er ist schließlich mein Chef und er braucht mich. Stopp! – Jetzt ist erst einmal eine realistische Ab-schatzung notwendig, ob die Aufgaben heute noch erledigt werden konnen.
Dazu stelle ich mir die folgenden Fragen:» Muss die Aufgabe sofort erledigt werden?» Muss ich die Aufgabe allein erledigen oder
kann mich jemand unterstützen?» Habe ich alle notwendigen Informationen
für die Erfüllung der Aufgabe?» Wie lange benotige ich für die Erledigung
der Aufgabe?» Stehen alle notwendigen Ressourcen,
wie z. B. Technik, zur Verfügung?
Das Ergebnis ist ein Alternativvorschlag zur Ent-scheidung für meinen Chef. Die Teilnehmer wer-den sofort noch zu dem Termin eingeladen. Für die Prasentation schlage ich vor, dass ich morgen
früher komme, um die notwendigen Änderungen an der Prasentation vorzunehmen. Abschließend fasse ich zusammen, was ich inhaltlich verstanden habe.
Möglichkeiten für ein „Nein“
„Ich habe jetzt noch eine halbe Stunde zur Verfü-gung, bevor ich zu meinem Termin muss. Ich wer-de Herrn X und Herrn Y zu dem Termin einladen. Es kann sein, dass die Zusagen dazu erst morgen früh kommen. Danach sehe ich, wie lange die Än-derungen in der Prasentation dauern. Sollte ich heute nicht fertig werden, komme ich morgen entsprechend früher. Sind Sie mit dem Vorgehen einverstanden?“
„Für die Terminanfrage an Herrn X und Herrn Y werde ich nicht lange benotigen. Für die Ände-rungen in den Folien benotige ich ca. eine Stun-de. Wenn wir uns darauf einigen konnen, dass die Grafiken in der Prasentation nur um die Zahlen er-ganzt werden und die Animation so bleibt, dann schaffe ich das in 30 Minuten. Sollte ich nicht ganz fertig werden, komme ich morgen früh entspre-chend früher. Sind Sie mit dem Vorgehen einver-standen?“
Bauch und Kopf
Wenn der Verstand „Ja“ sagt und der Bauch „Nein“, lohnt es sich immer nach einem Kompromiss zu suchen, um das Frustrationskonto nicht zu sehr zu belasten. Manchmal brauchen wir eine Entschei-dungshilfe. Ganz so wie in dem 2015-Hit von Marc Forster: „Bauch sagt zu Kopf ja, doch Kopf sagt zu Bauch nein und zwischen den Beiden steh ich.“ ¶
PRAXIS-TIPP
Fünf Gründe, warum uns das Neinsagen schwerfällt:
» Wir freuen uns über Anerkennung und Lob.
» Wir wollen den anderen nicht verargern.
» Wir wollen als liebenswert und hilfsbereit wahrgenommen werden.
» Wir wollen zwischenmenschliche Konflikte vermeiden.
» Wir werden überrumpelt und sagen automatisch „Ja“, ohne die Konsequenzen und uns selbst zu berücksichtigen.
PRAXIS-TIPP
Das können Sie ab heute tun, um das Neinsagen zu üben:
» Sagen Sie nicht „Ja“, wenn Sie „Nein“ sagen wollen.
» Stehen Sie zu sich und vertreten Sie Ihre eigenen Wünsche und Bedürfnisse.
» Machen Sie aus einem „Nein“ ein „Ja“ zu sich selbst.
» Zeigen Sie durch bewusstes Nein-sagen, dass Sie konfliktfahig und selbstbewusst sind.
» Bieten Sie statt der eigenen Leis-tung eine Alternative an.
» Achten Sie darauf, dass Sie freund-lich und bestimmt bleiben.
» Schauen Sie Ihrem Gesprachspart-ner dabei in die Augen.
» Lassen Sie den anderen immer ausreden.
» Begründen Sie Ihr „Nein“ verstand-lich und überzeugend.
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ERFOLGREICH IM JOB
Der Autor Stephan Lamprecht ist freier Journalist und Autor zu den Themen Informatik, Arbeitsor-ganisation und Zeitmanagement.
TECHNISCHE HILFEN
Apps und Tools für die bessere Zusammenarbeit mit dem ChefMit ein paar Werkzeugen aus der Cloud und mit Apps für das Smart- phone konnen Sie sich und Ihrem Chef den Arbeitsalltag erleichtern.
Das kann ja jedem passieren. Eine wichtige Datei liegt noch auf einem Server im Büro.
Dokumente mit wenig Datenvolumen lassen sich natürlich schnell per E-Mail versenden.
Dienste für den Datentransfer
Wenn die Datei deutlich zu groß ist und nicht den Posteingang blockieren soll, helfen Dienste für den Datentransfer. „Dropbox“ oder „Google Drive“ sind zwar popular, werden aber auch von IT-Verantwortlichen oftmals technisch blockiert. Eine perfekte Alternative ist „WeTransfer“ (www.wetransfer.com). Der Service funktioniert ohne weitere Anmeldung. Sie laden direkt auf der Web-oberflache eine Datei mit einem Volumen von
bis zu 2 Gigabyte hoch und geben die E-Mail- Adresse des Empfangers ein. Dieser erhalt eine Nachricht mit einem Link zum Download. Sie er-halten umgekehrt eine Benachrichtigung, wenn die Datei abgerufen wurde.
Whiteboards digitalisiren
Whiteboards gehoren bei vielen Besprechun-gen dazu. Und mit wenig Mühe lassen sich die Ergebnisse festhalten, ohne die Inhalte abtippen zu müssen. Für Android-Telefone bietet sich hier der Einsatz von „YouCamSnap“ (bit.ly/youcams-nap) an. Die App kann das Whiteboard, aber auch Dokumente mit der eingebauten Kamera auf-nehmen. Die Bearbeitungsfunktionen sind leicht verstandlich und die Artefakte des Whiteboards (Spiegelungen, Schlieren) werden rasch und zu-verlassig entfernt. Das Programm ist kostenlos
nutzbar, aber werbefinanziert. Wer beim Ausdruck eines PDFs das Wasserzeichen und die Werbung loswerden will, muss einen In-App-Kauf machen.
Auch für iPhones gibt es ahnliche Programme. Genannt sei hier „CaptureBoard“ (bit.ly/capture-board), das die gleichen Aufgaben übernimmt. Wenn solche Notizen regelmaßig aufgenommen werden sollen, bietet sich der Einsatz von „White-lines Link“ an. Das System besteht aus zwei Kom-ponenten: zum einen aus einer App für Android oder iPhone (whitelines.se/link); zum anderen konnen für ein Whiteboard vier kleine (magneti-sche) Schilder erworben werden (ca. 60 Euro inklu-sive Versand), die in den Ecken der Zeichenflache angebracht werden. Diese Markierungen wertet die App aus, um die Aufnahme auszurichten. Die Aufnahme ist dann binnen Sekunden erledigt. Die App starten, die Kamera auf das Whiteboard richten und wenn alle vier Markierungen erfasst sind, wird die Aufnahme automatisch ausgelost. Die App kann die Inhalte auf Wunsch auch sofort in der Cloud speichern und versenden.
Praktische Alltagshelfer
Wenn Ihre Führungskraft haufiger per Bahn unter-wegs ist, sollten Sie sie den „DB Navigator“ instal-lieren lassen. Dort konnen DB-Konten hinterlegt werden. Eine neue Funktion im Fahrscheinverkauf ist die Option, Tickets direkt an die App liefern zu lassen. So konnen Sie ganz einfach spontane Um-buchungswünsche Ihres Chefs erfüllen. Er muss dazu lediglich die App vor Reiseantritt starten und der aktuelle Fahrschein wird übermittelt. .
„Doodle“ (doodle.com/de) lost ein klassisches Problem in der Vereinbarung von Terminen. Sie stellen einfach mehrere Alternativen zentral auf einer Seite bereit. Alle benotigten Personen (und das kann auch allein Ihr Chef sein) haben dann die Moglichkeit, den passenden Termin auszuwahlen. Das geht deutlich schneller, als unterschiedliche Terminanfragen in Outlook zu versenden. Und es gibt für „Doodle“ eine App, was die Nutzung noch einfacher macht. ¶
Es gibt keine einfachere Möglichkeit, um rasch vergesse-ne elektronische Dokumente bereitzustellen. „WeTrans-fer“ ist auch ideal für große Dateien.
9www.sekretaria.de
OFFICE TRENDS
PERSPEKTIVENWECHSEL
Durch die Brille des ChefsEr nervt, hat ein schlechtes Timing und im schlimmsten Fall halt man ihn für vollig inkompetent. Ihr Vorgesetzter ist für die meisten Beschaftigten der Zufriedenheitskiller Nummer eins. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie der Ruhr-Universitat Bochum. Je unsicherer die Wirtschaftslage, desto schlechter die Stimmung zwischen den Lagern.
Der Chef ist zwar nicht an allem schuld, aber aus Sicht des Mitarbeiters verkorpert er alle
Probleme: Er muss gelegentlich Fehler kritisieren, er verteilt die Auftrage und lenkt das Geschehen im Betrieb. Viele Mitarbeiter wollen gelobt und gewürdigt werden – und zwar nicht nur als Ar-beitskraft, sondern auch als Mensch. Die Arbeits-routine lasst das aber leider nicht immer zu, und gerade bei großen Betrieben fehlt oft die Zeit für den personlichen Kontakt. Positive Rückmeldun-gen, Anerkennung und Loyalitat wünschen sich übrigens nicht nur Mitarbeiter – auch Vorgesetzte sind nur Menschen. Für ein harmonisches Verhalt-nis müssen beide Seiten an sich arbeiten. So kon-nen sie mehr Menschlichkeit in den Berufsalltag bringen.
Wechseln Sie die Perspektive
Was konnen Sie tun, um für mehr Miteinander zu sorgen? Es gibt ein praxiserprobtes Wundermit-tel: den Perspektivenwechsel – er erleichtert das gegenseitige Verstehen. Sehen Sie den Arbeits-tag mal durch die Brille des Chefs. Was sind die Aufgaben, die heute erledigt werden müssen? Welche Konsequenzen hat eine Entscheidung und – ganz wichtig – wie hat er Ihre Reaktion auf einen kurzfristigen Arbeitsauftrag wohl wahr- genommen?
Was einfach klingt, wird viel zu selten auspro-biert, denn oftmals bewerten wir die Welt nur von unserem eigenen Standpunkt aus. Viele Men-schen denken, dass Verstandnis für den anderen aufzubringen das Gleiche sei, wie den eigenen Standpunkt aufzugeben. Fatal! Das Alltagsbe-wusstsein muss diesen Irrglauben aufgeben – nur dann konnen wir in die Schuhe des anderen schlüpfen. Und selbstverstandlich schadet es auch den Chefs nicht, sich ab und zu in die Pers-pektive ihrer Mitarbeiter zu begeben.
Der Laden muss laufen
Haben Sie sich schon mal überlegt, welche Zie-le Sie haben und welche Ziele Ihr Chef dagegen verfolgt? Was ist im Laufe eines Arbeitstags für Sie wichtig und wann ist ein Tag für Ihren Chef erfolg-reich? Eine Aufgabe endlich erledigen, die neue
Kollegin einarbeiten oder auch die Geschaftsreise pünktlich planen. Die meisten unserer Ziele sind kurz- oder mittelfristig erreichbar. Für Geschafts-führer oder Vorstande gilt das nicht. Sie haben langfristige Ziele im Blick, z. B. die Erweiterung der Geschaftsfelder, einen positiven Jahresab-schluss oder die Expansion in andere Lander. Da ist der „Tag“ nur ein Teil im Gesamtkunstwerk, in dem Sie als Sekretarin oder Assistenz aber eine wesentliche Rolle spielen – Sie halten „seinen La-den“ am Laufen. Sie sind mehr als nur ein Radchen im Getriebe.
Üben Sie sich in Geduld
Stellen Sie sich vor, Sie haben am Morgen einen guten Vorschlag zur Kundenakquise abgeliefert. Es ist bald 18 Uhr – und Sie haben immer noch kein Feedback vom Chef bekommen. Sie sind enttauscht und wütend. Wenn Sie in die Haut Ihres Chefs schlüpfen, erkennen Sie Folgendes: Sie haben nur einen Chef, aber der hat Dutzen-de oder Hunderte Mitarbeiter. Natürlich arbei-tet er mit Ihnen am engsten zusammen, aber in der Zwischenzeit warten 15 weitere Kollegen auf ein Gesprach. Fünf Kunden haben angerufen und er musste drei Entscheidungen treffen, die mindestens die Zukunft einzelner Abteilungen beeinflussen.
Das ist für den Vorgesetzten innerhalb der kurzen Zeit faktisch nicht leistbar. Als seine rech-te Hand wissen Sie das eigentlich auch schon. Manchmal vergessen Sie es in Ihrem eignen hektischen Alltag einfach nur. Es gilt, sich immer wieder zu fragen, warum er wie reagiert. Wenn Ihr Chef erst ein paar Tage spater mit einer Rück-meldung auf Sie zukommt, heißt das nicht, dass er Sie nicht respektiert. Vielleicht waren einfach nur andere Themen wichtiger als das Ihre. Ver-gessen Sie nicht: Nicht immer ist alles personlich gemeint. ¶
Die Autorin Tina Allerheiligen ist Chefredakteu-rin von sekretaria.de und seit 2010 als PR-Beraterin und freie Journalistin tatig.
FAZIT
Mit Perspektivenwechsel und Ich-Botschaften kommen Mitarbeiter und Vorgesetzte besser miteinander klar.
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