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Allgemeine Funktionalitätsbeschreibung

Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

Brief Assistent

Allgemeine Beschreibung

Die Anpassung Brief Assistent ermöglicht Ihnen, einen Brief in Microsoft Word zu einer Adresse in dem Firmenstamm zu schreiben. Die nötige Daten werden nach Microsoft Word übergeben. Die Anpassung kann in interaktivem oder in einfachem Modus benutzt werden.

Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

In interaktivem Modus ist es möglich Informationen zu Absender und Empfänger in einem Dialogfenster anzugeben. Die Daten werden nach Word übergeben, wo man den Brief weiter bearbeiten kann.

Die Anpassung ist durch Zuordnungstabellen und Ini-Parameter anpassbar. Es ist auch möglich mehrere Word-Vorlagen zu nutzen. Felder aus den Tabellen relAnsch, relFirma, relKomm, relPerson und relAdresse können in den Word-Vorlagen aufgenommen werden.

1. Prozessbeschreibung

Hier zeigen wir Ihnen die Vorgehensweise, wie man die Anpassung in einfachem Modus nutzen kann.

Der Firmenstamm kann man aus drei Anwendungen in infor:COM erreichen:1. Vertrieb/Stammdaten/Kunden 2. Einkauf/Stammdaten/Lieferanten3. Finanzen/Stammdaten/Firmen

Die Anpassung kann von jeden Anwendung mit der gleichen Funktionalität aufgerufen werden. Nach Aufruf der Anpassung wird Microsoft Word gestartet und die Daten der Adresse werden übergeben. Brief Assistent kommt mit einer Vorlage (Letter.dot), die als Standardvorlage eingestellt ist. Der Benutzer kann mehrere eigenen Vorlagen aufnehmen, und mit der Anpassung nutzen, aber eine Vorlage ist als Standardvorlage in vpps.ini eingestellt. Diese Vorlage wird in einfachem Modus immer benutzt.

In diesem Ablauf nutzen wir Letter.dot als Standardvorlage, und die Anpassung wird von Finanzen/Stammdaten/Firmen gestartet.

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1. Firma öffnen

1. Prozess

• FirmenFirma öffnen

• Word

Firma öffnen

2. Firmen und Ansprechpartner markieren, Funktionen/Brief erstellen starten

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1. Datenbankfelder aus Firmenstamm für die erste Adresse und den Ansprechpartner

1. Prozess

• Firmen

• WordDokument überprüfen 1

Dokument überprüfen 2

Word-Dokument überprüfen 1Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

1. Datenbankfelder aus Firmenstamm für die zweite Adresse

1. Prozess

• Firmen

• WordDokument überprüfen 1

Dokument überprüfen 2

Word-Dokument überprüfen 2Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

Bemerkung

Für jede markierte Adresse wird ein Dokument in Word erstellt. Wenn Sie zu einer markierten Adresse einen oder mehrere Ansprechpartner markieren, werden Dokumente zu jeden markierten Ansprechpartner generiert.

Wenn Sie einen Ansprechpartner markieren, aber die dazu gehörige Adresse ist nicht markiert, kein Dokument wird zu dem Ansprechpartner erstellt. Das bedeutet, wenn Sie ein Dokument zu einem Ansprechpartner erstellen wollen, müssen Sie die dazu gehörige Adresse auch markieren.

Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

Wenn die in der vpps.ini eingestellte Vorlage oder den Pfad zu der Vorlage nicht gültig ist, wechselt die Anpassung automatisch zu interaktivem Modus.

2. Prozessbeschreibung

Hier werden Sie sehen, wie man interaktiven Modus nutzen kann. Für den interaktive Modus gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Man kann unter den Adressen der Firma wählen und der Brief wird dann automatisch (wie in einfachem Modus) erstellt.

2. Nach Wählen der Adresse wird ein anderes Dialogfenster aufgerufen, auf dem man die nötige Empfänger- und Absenderdaten angeben kann. Das Word-Dokument wird mit den eingestellten Daten erstellt.

Jetzt zeigen wir die erste Möglichkeit.

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1. Firma öffnen und Funktionen/Interaktive Brieferstellung starten

2. Prozess

• FirmenFirma öffnen

Adressen markieren

• Word

Firma öffnenLösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

1. Adressen markieren

2. Prozess

• FirmenFirma öffnen

Adressen markieren

• Word

Adressen markierenLösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

2. Interaktiv fortfahren ausschalten

3. OK anklicken

1. Felder aus infor:COM

2. Prozess

• Firmen

• WordDokumente überprüfen 1

Dokumente überprüfen 2

Dokumente überprüfen 1Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

1. Felder aus infor:COM

2. Prozess

• Firmen

• WordDokumente überprüfen 1

Dokumente überprüfen 2

Dokumente überprüfen 2Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

3. Prozessbeschreibung

Hier zeigen wir die Funktionalität der Anpassung in interaktivem Modus, wenn man Interaktiv fortfahren auf dem ersten Dialogfenster nicht ausschaltet.

Auf dem zweiten Dialogfenster kann man Empfänger- und Absenderinformationen angeben. Die Standardeinstellungen kommen aus der vpps.ini (siehe dazu LEAS_Ini_Einstellungen.ppt). Es gibt einige Felder die eine Zuordnungstabelle als Datenquelle benutzen, darüber können Sie mehr in der Bemerkung am Ende dieses Prozesses lesen.

Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

1. Firma öffnen und Funktionen/Interaktive Brieferstellung starten

3. Prozess

• FirmenFirma öffnen

Adressen markieren

Daten angeben 1

Daten angeben 2

Daten angeben 3

• Word

Firma öffnenLösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

1. Adressen markieren

3. Prozess

• FirmenFirma öffnen

Adressen markieren

Daten angeben 1

Daten angeben 2

Daten angeben 3

• Word

Adressen markierenLösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

2. Interaktiv fortfahren einschalten

1. Pfad der Word-Vorlage, die für das Dokument benutzt wird

3. Prozess

• FirmenFirma öffnen

Adressen markieren

Daten angeben 1

Daten angeben 2

Daten angeben 3

• Word

Daten angeben 1Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

2. Dokument nach Aufruf automatisch speichern

3. Speicherpfad angeben

1. Absenderdaten für das Word-Dokument

3. Prozess

• FirmenFirma öffnen

Adressen markieren

Daten angeben 1

Daten angeben 2

Daten angeben 3

• Word

Daten angeben 2Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

2. Für die anderen Adressen, die auf dem ersten Dialog markiert sind, auch interaktiv fortfahren (wird ausgeschaltet, werden die nächste Dokumente mit den Standardeinstellungen erstellt)

1. Empfängerdaten für das Word-Dokument

3. Prozess

• FirmenFirma öffnen

Adressen markieren

Daten angeben 1

Daten angeben 2

Daten angeben 3

• Word

Daten angeben 3Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

2. OK anklicken

1. Die Daten aus dem Dialog

3. Prozess

• Firmen

• WordDokument überprüfen

Dokument überprüfenLösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent

Bemerkung

Die Quellen für die Felder auf dem Dialog sind:•Vorlage: vpps.ini•Speicher Pfad: vpps.ini•Absender Kuvert: vpps.ini Kapitel Absender•Grußformel: Zurodnungstabelle RSLEASGREET•Abteilung: Zuordnungstabelle RSLEASDEPT•Firma: vpps.ini Kapitel Absender•Anrede: Personenstamm des Anpsrechpartners•Briefanrede: Personenstamm des Anpsrechpartners•Versandanweisung: Zuordnungstabelle RSLEASPOSTI•Sachbearbeiter: eigene Personnel im Personenstamm•Unser Zeichen: Anfangsbuchstaben des Namen des Sachbearbeiters

Über die vpps.ini Einstellungen können Sie mehr im Dokument LEAS_Ini_Einstellungen.ppt lesen. Dokumentation zu Word-Vorlagen finden Sie in LEAS_Word_Vorlage.ppt.

Lösungsnr.: RS0020_LetterAssistantTitel: Brief Assistent