B2ScS.ppt

biz²ScanServer

Content –Verarbeitungsserver für SAP

*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“

inPuncto GmbH

Fabrikstr. 5

73728 Esslingen

Tel: +49 (0) 711 66188 511

Fax:+49 (0) 711 75878614

www.inpuncto-gmbh.com

- Stapelverarbeitung von Scans, eMail, Files, IDOCs

- Bar-/ Patchcode-Separierung

- OCR/ICR

- Verifikation mit SAP Stammdaten

- Ablage SAP-Archiv

- Initiierung SAP Workflow

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biz²ScanServer – Zusammenfassung I

Der biz²ScanServer für SAP ist ein Verarbeitungsserver für eingehenden Content

nach SAP

Er verfügt über mehrere Eingangskanäle: Scans, Verzeichnisse, eMails, IDOCs,

XML, Fax…

Je Anwendungsszenario verfügt er über eine konfigurierbare interne Ablaufsteuerung

Je nach Szenario werden unterschiedliche Module in den Ablaufprozess

eingebunden:

Imageverarbeitung

Konvertierung

Barcode-Leser

OCR/ICR für unterschiedliche Dokumentarten (Volltext, Datenextraction, Freiform)

SAP Kommunikation (mandantenfähig, Stammdaten, Ablage/ArchivSAP,

Workflow)

Kein eigenes Datenmanagement erforderlich – alles Daten in SAP

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biz²ScanServer – Zusammenfassung II

Beispiele für Anwendungsszenarien des biz²ScanServers:

Massenverarbeitung von Papierrechnungen (mit Barcode) für SAP „spätes

Archivieren

Übernahme von Personalakten (inkl. Barcode (Identifikation) und Patchcodes (für

Dokumenttypisierung) zur gezielten Ablage in e-Akte von SAP-HR

Verarbeitung von eMail mit Attachments mit gezielter Zuordnung in SAP und

Ablage/Archivierung

Automatische Rechnungsverarbeitung (inkl. OCR/ICR) , Stammdatenvergleich,

Initiierung SAP Workflow, SAP Ablage/Archiv

Massenverarbeitung von Papierbelegen (z.B. Ablesekarten / Formulare) zur

gezielten Ansteuerung von Folgeprozessen in SAP

Posteingangszenarien – Separierung von Briefeinheiten, Initiierung SAP

Workflow, und weitere Separierung gemäß Dok.arten in SAP

…

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Beispiele für Anwendungsszenarien des biz²ScanServers:

Einbindung von Multifunktionsgeräten zur Erfassung (Scan-to-file, Scan-to-eMail)

Automatische Verknüpfung von Auftragsbestätigungen zu SAP-Bestellungen

Initiierung qualifizierter Freigabeprozesse von Dokumenten anhand ausgelesener

Werte (inkl. spezifischem Stammdatenvergleich)

SAP Szenarien „frühes Archivieren“ mit Ad-Hoc SAP Workflow zur

Benachrichtigung der Bearbeiter.

Verarbeitung IDOCS / XMLs – Einbindung in SAP Workflow etc.

…u.v.m

biz²ScanServer – Zusammenfassung III

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biz²ScanServer - Überblick

Direkter

Maileingang Files (tif, pdf, xml IDOC)

über Verzeichnisse

Dateneingänge

Prozess Module

Zielsysteme

Barcoding Optical Character Recognition

Archiv

Mail

Bildverbesserung Konvertierung

Bildverbesserung Konvertierung

Ko

nfig

urie

rba

re A

bla

ufs

teueru

ng

SAP-Initiierung

zur Verarbeitung

z.B. Standard Kundenarchiv)

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biz²ScanServer – Dateneingang I

Verzeichnisse

Files (tif, pdf, xml, fax, IDOC)

Filezugriffspattern frei definierbar

SAP-System/Mandant Matching

Initiierung SAP-Workflows direkt nach

Dateneingang

Workflows zuordenbar

Spezielles Verzeichnis für das Verarbeiten

von Mail-Files (.eml)

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biz²ScanServer – Dateneingang II

Mail

Verwendung für z.B. Multifunktionsgeräte

Ablaufsteuerung startet analog Verzeichnis-Eingang

Workflow-Zuordnung anhand Empfängeradresse

Zu verarbeitende Images (Scans) in Mailanhang

Authorisierungs-Möglichkeit für Mailversender

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biz²ScanServer – Dateneingang III

biz²Scanner biz²ScanServer

SAP-Initiierung zur Verarbeitung

Stapelerfassung Ablage/Archiv

z.B.biz²Archiver

Temp. / perm. Ablage/Archivierung

Stapelverarbeitung, Stammdatenvergleich

Ergebnis nach SAP (Workflow, Archiv)

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biz²ScanServer - Prozess Modul I

Konvertierungen/Bildverbesserungen

Verwendung innovativer Image-Bibliotheken für

Imageverarbeitung und Dokumenten-Clean-up

Eingangsformate konvertieren (jpg, pdf, etc.)

Datenaufbereitung

Entfernung von Fax- oder Scanbedingten

Linien

Farbreduktion

Auflösungsreduktion

In Zielformat konvertieren (jpg, pdf, etc.)

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biz²ScanServer - Prozess Modul II

BCR

Barcode

Separierung einzelner Dokumente im Scanstapel

Inhalt des Barcodes zur Steuerung der Verarbeitung

Inhalt des Barcodes zu Initiierung unterschiedlicher

SAP Prozesse

Patchcode

Typisierung von Dokumenten

Erkennung, Gruppierung Teildokumente, Mapping zu

SAP-Dokumentarten

Barcodes/Patchcodes

Barcode entsprechend SAP Beleg

SAP-Funktionsbausteine steuern

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biz²ScanServer - Prozess Modul II

Bewerbung

Anschreiben Lebenslauf Anlagen

BCR am Beispiel SAP-HR

Barcode-Trennung einzelner (vorab

im Stapel gescannter) Bewerbungen

Zuordnung Dokumentklassen über

Patchcode

Weitere Steuerungsmöglichkeit bzgl.

Dokumenten-Separierung, Seite im

Zielstapel aufnehmen etc.

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biz²ScanServer - Prozess Modul III

Beispiele

Rechnungen

Ablesekarten

Messprotokolle

Lieferscheine

Andere

Dokumentarten

Optical /Intelligent Character Recognition

Volltexterkennung

Kombination mehrerer Hochleistungs-

Erkennungs-Engines

Dokumentenanalyse in Freiformtechnik

Reduktion von Erkennungsalternativen durch

Datenbank

Integrierte Stammdaten-Erkennung / inkl. SAP

Abgleich

Maschinen- und Handschriften

Unterstützung gängiger Sprachen

Spezielle Logiken zum Auslesen von

Rechnungsitems (§14 USTG)

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biz²ScanServer - Prozess Modul IV

OCR/ICR Alternative 1: Firma Müffer Erste Strasse 1 41111 Stadt

Alternative 2: Firma Mülfer Erste Strasse 1 41111 Stadt

DB-Lookup

DB-Filter SYS/MAND P01/700

+ Wertevergleich 9876543791

6543456543

VENDORNO

8685848343

Stadt41111Erste 1Müller700P01

Stadt273700Strasse 2Firma2700P01

Stadt165830Strasse 1Firma1800P01

CITYZIPSTREETCOMPMANDSYS

9876543791

6543456543

VENDORNO

8685848343

Stadt41111Erste 1Müller700P01

Stadt273700Strasse 2Firma2700P01

Stadt165830Strasse 1Firma1800P01

CITYZIPSTREETCOMPMANDSYS

Ergebnis: Firma Müller Erste Strasse 1 41111 Stadt (Lieferanten Nr. 9876543791)

VendorList DB

Online oder periodischer

Stammdaten-Abgleich

SAP-Stammdatenmodul

automatisierter Abgleich von OCR/ICR Ergebnissen mit vorhandenen SAP Stammdaten

70%

90%

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biz²ScanServer - Administation

Administration/Verfügbarkeit

Virtuelle Maschinen werden unterstützt

Load-Balancing/FailOver durch Einsatz mehrerer biz²ScanServer

auf unterschiedlichen Servern

Persistente Speicherung der Daten eines Arbeitsablaufes.

Begonnene Prozesse werden nach letztem Checkpunkt wieder

aufgenommen

Administrative Prozessinformationen per Mail

Traces / Logs / Job-History

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biz²BusinessSuite – File-Caching

Problematische Netzwerk-Situation -> Lösung via File-Caching

Benötigte Daten befinden sich im Archiv oder Content-Server

der „schlecht“ ins Netz eingebunden ist

Content-Server liegt beim Provider, Verbindung <= 2 Megabit Leitung

Allgemein nur begrenzte Bandbreiten verfügbar

Netzwerk-Traffic droht Überhand zu nehmen

Viele Arbeitsabläufe bedingen, das Images (Rechnungen etc.) oft und von

unterschiedlichen Bearbeitern abgerufen werden müssen

Image-Files können beträchtliche Größen aufweisen, diese übersteigen die

in SAP typischerweise transferierten Datenmengen

-> wird durch iP File-Caching gelöst!

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biz²BusinessSuite - File Caching

Beispiel 1: Netzwerksituation bei Rechnungsverarbeitung (ohne Caching)

Validierer

Freigeber

Buchender

biz²Validator

Content-Server Lade Rechung 1 von CS

Standort A

Standort B

biz²Validator

biz²Validator

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biz²BusinessSuite - File Caching

Beispiel 2: Netzwerksituation bei Rechnungsverarbeitung (mit Caching)

Validierer

Freigeber

Buchender

Content-Server

Standort A

Shared-

Directory

Validierer holt Rechung1 von CS,

Ablage auf Shared-Dictionary

Freigebender/Buchender holen

Rechung1 von Shared-

Dictionary

Standort B

biz²Validator

biz²Validator

biz²Validator

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biz²BusinessSuite - File Caching

Beispiel 3: Netzwerksituation Rechnungsverarbeitung (mit Caching)

Standort A

Standort C

Standort B

Standort D

Content-Server biz²ScanServer

Scanstapel

biz²ScanServer verteilt Ergebnis (Rechnung)

an verschiedene Prozess-Teilnehmer (Standort B/C/D)

Validierer Buchender Freigebender

Local Dir Local Dir

Original-Daten an Content-Server

Verteilung Caching-

Datei an Standort D

+Komprimierung

+Verschlüsselung

Verteilung Caching-

Datei an Standort C

+ Verschlüsselung

biz²Validator biz²Validator biz²Validator

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biz²BusinessSuite - File Caching

Realisierung unterschiedlicher Caching-Strategien

Standard SAP-Methode

Cache und Standard SAP-Methode

Nur Cache

Standort B Standort C

Validierer Freigebender

Local Dir

biz²Validator

biz²Validator

biz²Validator

Standort A

Content-Server

Cache und Standard

SAP-Methode Nur Cache

Standard SAP-Methode

Buchender

Local Dir

Cache Prio1

Standard SAP Prio2

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biz²BusinessSuite - File Caching

Caching Facts

Optimale Unterstützung beliebiger Netzstrukturen und Arbeitsabläufe

Flexible Datenbereitstellung an potentiell beteiligte Prozessteilnehmer

Läuft im Hintergrund, Zeitgesteuerte automatische Bereinigung der Daten

Verschlüsselung sicherheitsrelevanter Daten durch AES

(Advanced Encryption Standard)

Caching-Daten komprimierbar

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Ihr Ansprechpartner:

Dr. Frank Marcial

Tel: (0711) 66188 500

Fax: (0711) 75878614

frank.marcial@inpuncto-gmbh.com

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!