Benutzeranleitung:
Der sichere Webmailer „GKVSEC“
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 2 -
Inhalt
1. Einführung ............................................................................................... 3
2. Webmailer Roundcube ............................................................................. 4
2.1 Anmeldung am Webmailer ................................................................... 4
2.2 Hauptseite des Webmailers: E-Mail ...................................................... 5
2.3 E-Mail verfassen................................................................................. 10
2.4 E-Mail lesen ....................................................................................... 12
2.5 Adressbuch ........................................................................................ 13
2.6 Einstellungen ..................................................................................... 14
2.6.1 Reiter „Einstellungen“ .................................................................. 14
2.6.1.1 Benutzeroberfläche ..................................................................... 15
2.6.1.2 Mailbox-Ansicht ......................................................................... 15
2.6.1.3 Nachrichtendarstellung ............................................................... 17
2.6.1.4 Nachrichtenerstellung ................................................................. 18
2.6.1.5 Servereinstellungen ..................................................................... 19
2.6.2 Reiter „Ordner“ ............................................................................ 20
2.6.3 Reiter „Identitäten" ...................................................................... 22
3.Verwaltung des Benutzerkontos .................................................................... 22
3.1 Zugang zur Verwaltung ...................................................................... 22
3.2 Zugangspasswort ändern ................................................................... 24
3.3 E-Mail-Weiterleitung einrichten ......................................................... 25
3.4 Abwesenheitsnotiz einrichten ............................................................ 25
3.5 Kontaktinformationen anpassen ......................................................... 26
3.6 Info-Mail ............................................................................................ 26
3.7 Abmelden........................................................................................... 26
4. Passwort vergessen ...................................................................................... 26
5. Technischer Kontakt .............................................................................. 28
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 3 -
1. Einführung
Das sichere GKVSEC-Mailsystem bietet Ihnen die Möglichkeit, E-Mails über ein
verschlüsseltes Medium zu übertragen.
Die Kommunikation erfolgt dabei über den Webmailer „Roundcube“. Der Zugriff
auf Roundcube ist nur über eine sichere HTTPS-Verbindung möglich. Diese
Verbindung wird von Ihrem Browser automatisch aufgebaut, wenn Sie die Adresse
des Webmailers aufrufen.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 4 -
2. Webmailer Roundcube
2.1 Anmeldung am Webmailer
Zur Anmeldung am Webmailer starten Sie ihren Webbrowser (z.B. Internet
Explorer oder Mozilla Firefox) und rufen dort die Adresse https://mail.gkvsec.de
auf. Sie gelangen zum Anmeldebildschirm des Webmail-Systems.
Geben Sie hier Ihren Benutzernamen (Ihre vollständige gkvsec.de Mailadresse) und
das zugehörige Passwort ein. Diese Daten finden Sie in der Begrüßungsmail.
Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Eingabe die Groß- und Kleinschreibung.
Klicken Sie danach auf [Anmelden].
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 5 -
2.2 Hauptseite des Webmailers: E-Mail
Wenn die Eingaben im Anmeldebildschirm korrekt waren, werden Sie auf die
Hauptseite des Webmailers geleitet. Die Hauptseite des Webmailers ist das Menü
„E-Mail“.
<< Hauptmenü >>
Im oberen Bereich befindet sich das Hauptmenü. Hier können Sie zwischen
folgenden Menüpunkten wählen:
E-Mails lesen, schreiben, löschen und verwalten
Verzeichnis aller im geschlossenen Mail-System befindlichen
Adressen
Individuelle Konfiguration des Webmailers
Abmelden vom System
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 6 -
<< Aktionen >>
Unterhalb des Hauptmenüs in der Mitte des Bildschirms sind die zum jeweiligen
Punkt des Hauptmenüs passenden Aktionen zu finden. Im E-Mail-Menü sind
folgende Aktionen möglich:
Prüfen auf neue Nachrichten (wird nach den Standard-
Einstellungen auch automatisch alle 60 Sekunden
durchgeführt)
Verfassen einer neuen E-Mail
Verfassen einer Antwort-E-Mail (nur möglich, wenn eine
E-Mail aus der E-Mail-Übersicht markiert ist)
Verfassen einer Antwort an den Absender und alle
Empfänger der ursprünglichen E-Mail (nur möglich, wenn
eine E-Mail aus der E-Mail-Übersicht markiert ist)
Weiterleiten einer E-Mail (nur möglich, wenn eine E-Mail aus
der E-Mail-Übersicht markiert ist)
Löschen einer E-Mail aus der E-Mail-Übersicht (nur möglich,
wenn eine E-Mail aus der E-Mail-Übersicht markiert ist)
Aufrufen eines Untermenüs, durch das eine E-Mail als
gelesen oder ungelesen markiert oder mit einem Stern
versehen werden kann (nur möglich, wenn eine E-Mail aus
der E-Mail-Übersicht markiert ist)
Aufrufen eines Untermenüs, durch das eine E-Mail gedruckt,
lokal gespeichert, als neue Nachricht geöffnet, verschoben
wird nach, kopiert nach, der Quelltext der E-Mail angezeigt
oder die E-Mail in einem neuen Browserfenster bzw.
Browsertab geöffnet werden kann
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 7 -
<< Ordnerleiste >>
Im linken Bereich des E-Mail-Menüs ist die Ordnerleiste dargestellt. Dort finden
Sie die standardmäßigen und ggf. die von Ihnen selbst angelegten Ordner. Das
Anlegen und Löschen von Ordnern wird im Punkt 2.6.2 dieser Anleitung
beschrieben. Unterhalb der Ordnerleiste befindet sich ein Symbol:
Nach dem Anklicken dieses Symbols stehen folgende Aktionen zur Auswahl:
Packen: Packen eines Ordners. Alle E-Mails im markierten Ordner,
die als gelöscht markiert wurden werden gelöscht.
Leeren: Leeren des Papierkorbes. Diese Funktion ist nur für den
Ordner Papierkorb ausführbar. Durch Klick auf diesen Button
werden alle E-Mails, die sich im Papierkorb befinden,
unwiderruflich gelöscht.
Ordner Verwalten: Durch Anklicken dieser Aktion gelangen Sie in die
Ordnerverwaltung. Diese ist unter Punkt 2.6.2 dieser
Benutzeranleitung beschrieben.
Im Hauptbildschirm des E-Mail-Menüs befindet sich die E-Mail-Übersicht (grün).
In der E-Mail-Übersicht werden alle E-Mails des ausgewählten Ordners angezeigt.
Durch Doppelklick auf eine E-Mail können Sie die E-Mail lesen. Sie können E-Mails
auch per Drag & Drop in einen anderen Ordner verschieben. Des Weiteren haben
Sie rechts oben unter dem Hauptmenü folgende Möglichkeiten:
Filtern von mit Stern markierten E-Mails eines
Ordners nach diversen Kriterien, wie z.B. nach
ungelesenen, unbeantworteten oder gelöschten E-
Mails.
Durchsuchen des jeweiligen Ordners nach E-Mails
mit bestimmten Kriterien.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 8 -
Durch Klick auf die Lupe werden die Filterkriterien
angezeigt:
In der linken oberen Ecke der E-Mail-Übersicht befindet sich folgendes
Symbol: . Durch Anklicken dieses Symbols öffnet sich folgendes Menü:
In diesem Menü können Sie zwischen den Anzeigemodi „Liste“ und „Konversation“
in den Übersichten wählen:
Liste: Die E-Mails werden nach dem jeweils gewünschten Kriterium
sortiert.
Konversation: Die E-Mails einer Konversation (Antworten und Weiterleitungen)
werden in der E-Mail-Übersicht zusammenhängend dargestellt.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 9 -
Hinweis: Zu einer Konversation gehörende E-Mails können nur als
Konversation in der E-Mail- Übersicht dargestellt werden, wenn
der Ordner, in dem sich die E-Mails befinden mit dem Attribut
„Gruppiert“ versehen ist. Wie ein Ordner gruppiert wird, ist in
Punkt 2.6.2 dieser Benutzeranleitung beschrieben.
Die Konversationen sind in den E-Mail-Übersichten am - Symbol zu erkennen,
das vor dem Betreff der E-Mail steht:
Durch Anklicken von wird die Konversation aufgeklappt und alle E-Mails der
Konversation werden angezeigt:
Die Auswahl zwischen „Liste“ und „Konversation“ gilt immer nur für den aktuellen
Ordner, nicht für andere Ordner oder Unterordner.
Weiterhin können Sie in dem Menü die angezeigten Spalten der E-Mail-
Übersichten an- und abwählen und die Standardsortierung der E-Mails inklusive
Ordnung definieren. Diese Einstellungen gelten für alle Ordner des Postfaches.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Änderungen erst nach Drücken des
[save] Buttons aktiv werden.
Unterhalb der E-Mails finden Sie Buttons, die der Auswahl bestimmter E-Mails
dienen:
Alle E-Mails des Ordners auswählen
Alle E-Mails der aktuellen Seite des Ordners auswählen
Alle ungelesenen E-Mails des Ordners auswählen
Die aktuelle Markierung umkehren/invertieren
Keine Markierung/Markierung aufheben
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 10 -
Weiterhin finden Sie unterhalb der E-Mails drei Buttons zu den Konversationen.
Diese Buttons sind nur aktiv, wenn Sie in dem jeweiligen Ordner „Konversation“ als
Anzeigemodus ausgewählt haben:
Alle Konversationen in einem Ordner aufklappen
Alle ungelesenen Konversationen aufklappen
Alle geöffneten Konversationen zuklappen
Des Weiteren können Sie die Nachrichtenvorschau aktivieren, indem Sie folgendes
Kontrollkästchen unterhalb der E-Mail-Auflistung aktivieren:
Sollen die E-Mails in den Übersichten kurzfristig anders sortiert werden, als Sie es
eingestellt haben, können Sie dies durch einfachen (aufsteigend) oder doppelten
(absteigend) Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift (z.B. Absender) tun.
2.3 E-Mail verfassen
Um eine neue E-Mail zu schreiben klicken Sie im E-Mail-Menü auf den -Button:
Im oberen Bereich des Bildschirms können dann folgende Aktionen ausgewählt
werden:
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 11 -
zurück zur E-Mail-Übersicht
E-Mail senden. Dies ist auch über einen Klick auf den Button
[Nachricht jetzt senden] unterhalb des E-Mail-Textes möglich.
Datei an die E-Mail anhängen. (Genaue Erklärung auf Der nächsten
Seite).
Fügt eine Ihrer vorgefertigten Signatur ein
E-Mail im Entwürfe- Ordner zwischenspeichern. Standardmäßig
speichert das Programm Ihre angefangene E-Mail einmal pro Minute
unter dem Ordner „Entwürfe“. Ein manuelles Zwischenspeichern ist
also nicht notwendig.
Rechtschreibung des E-Mail Textes überprüfen. Dies geht auch über
einen Klick auf [Rechtschreibung prüfen] rechts über dem Textfeld.
Hierbei kann auch die Sprache für die Rechtschreibprüfung
ausgewählt werden.
Festlegung von E-Mail Prioritäten und Auswahl von Ordner zum
Speichern der E-Mail
Geben Sie bitte im Feld „An“ den gewünschten Empfänger Ihrer E-Mail ein. Sie
können auch Teile der E-Mail-Adresse eingeben, die passenden Empfänger zu
Ihrer Eingabe werden dann nach kurzer Zeit eingeblendet. Mehrere Empfänger
werden durch Kommata voneinander getrennt.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es sich aus Sicherheitsgründen um ein
geschlossenes Mailsystem handelt. Der Empfänger muss also
ebenfalls einen Account auf dem gkvsec.de-Mailserver und eine
Adresse der Form :
<name>@<organisation>.<gkvsec-unterdomäne>.gkvsec.de
besitzen.
Wollen Sie die E-Mail als Kopie oder Blindkopie an weitere Empfänger senden,
klicken Sie bitte auf „Cc hinzufügen“ bzw. „Bcc hinzufügen“.
Weiterhin können Sie über „Antwortadresse hinzufügen“ die Empfänger-Adresse
für die Antwort-E-Mail ändern.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 12 -
Im Feld „Editor Typ“ (rechts unten) können Sie wählen, ob die E-Mail nur Text oder
auch HTML-Code enthalten kann. Wenn Sie „HTML“ ausgewählt haben, können Sie
z.B. Schriftart und Schriftfarbe wählen, Bilder einfügen und den Text durch
Aufzählungszeichen strukturieren. Sie können die E-Mail dann auch direkt mittels
HTML-Editor bearbeiten.
Über den Button der Aktionsleiste oder den Button im rechten unteren
Bildschirmbereich können Sie Ihrer E-Mail Dateianhänge beifügen. Drücken Sie
dazu zunächst auf den Button, anschließend erscheinen zwei zusätzliche Fenster,
einmal der Dateidialog und die hier abgebildete Eingabemaske:
Wählen Sie von der Festplatte im Dateidialog eine Datei zum Hochladen aus.
Drücken Sie den Button [Öffnen], um die Auswahl zu bestätigen. Die ausgewählte
Datei anschließend durch den Button [Hochladen] an den Server übertragen. Sie
können mehrere Dateien hochladen, jede Datei darf dabei die Größe von 5 MB
nicht überschreiten. Haben Sie alle gewünschten Dateien hochgeladen, können Sie
das Fenster durch Klick auf den [Schließen] Button schließen.
Alle Anhänge sind in der Liste rechts aufgeführt und können bei Bedarf über den
Button wieder aus der E-Mail gelöscht werden:
2.4 E-Mail lesen
Wenn Sie im E-Mail-Menü auf einen Ordner des Postfaches klicken, werden Ihnen
alle E-Mails des jeweiligen Ordners in einer Übersicht angezeigt. Sie können eine
E-Mail lesen, indem Sie die Zeile der gewünschten E-Mail in der E-Mail-Übersicht
doppelklicken.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 13 -
Im Lesemodus einer E-Mail haben Sie oberhalb der E-Mail-Informationen die
gleichen Möglichkeiten wie in der E-Mail-Übersicht. Sie können also z.B. eine neue
E-Mail schreiben, die geöffnete E-Mail beantworten, weiterleiten, drucken, lokal
speichern oder löschen. Zusätzlich stehen Ihnen folgende Aktionen zur Auswahl:
Zurück zur E-Mail-Übersicht
Verschieben der geöffneten E-Mail in einen Ihrer Ordner
2.5 Adressbuch
Über den Button im Hauptmenü gelangen Sie in das Adressbuch des
Webmail-Systems.
Im Adressbuch steht Ihnen die folgende Aktion zur Auswahl:
Zur Nutzung dieser Aktion müssen Sie einen Kontakt aus dem
Adressbuch auswählen. Sie initiieren durch Anklicken dieses Buttons
das Versenden einer neuen E-Mail an den ausgewählten Kontakt.
Im linken Bereich werden Ihnen alle aktuellen Benutzer des Mailsystems angezeigt,
200 pro Seite, alphabetisch sortiert.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 14 -
Durch Anklicken eines Benutzernamens/E-Mailadresse werden Ihnen rechts neben
der Benutzerliste die Informationen zu dem Benutzernamen/E-Mailadresse
angezeigt. Folgende Anzeigen sind möglich und abhängig von den hinterlegten
Benutzerdetails:
Angezeigter Name E-Mail Adresse auf dem gkvsec-Mailsystem =
Benutzername auf dem gkvsec- Mailsystem
Vorname Vorname des Benutzers
Nachname Nachname des Benutzers
E-Mail E-Mail Adresse auf dem gkvsec-Mailsystem
Hausinterne Mailadresse Hausinterne E-Mail Adresse des Benutzers
Telefon Dienstliche Telefonnummer
Fax Dienstliche Faxnummer
Straße Straße der dienstlichen Anschrift
Postleitzahl Postleitzahl der dienstlichen Anschrift
Ort Ort der dienstlichen Anschrift
Memo Feld für zusätzliche Informationen
Oberhalb der Benutzerliste können Sie nach Benutzern suchen. Geben Sie dazu
den vollständigen Benutzernamen oder einen Teil des Benutzernamens in das Feld
ein und drücken Sie anschließend [ENTER]. In der
Benutzerliste werden Ihnen dann alle Benutzer angezeigt, die zu Ihrer Suche
passen.
2.6 Einstellungen
Über den Button im Hauptmenü gelangen Sie zu den persönlichen
Einstellungen. Sobald Änderungen vorgenommen wurden, müssen diese mit Klick
auf die Schaltfläche gespeichert werden. Ansonsten werden
Änderungen verworfen.
Im oberen Bereich werden Ihnen drei Reiter angezeigt, „Einstellungen“, „Ordner“
und „Identitäten“.
2.6.1 Reiter „Einstellungen“
Der erste Bereich unter Einstellungen ist die „Benutzeroberfläche“, in der folgende
Einstellungen enthalten sind:
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 15 -
2.6.1.1 Benutzeroberfläche
Sprache
Änderung der Sprache des Webmailers
Zeitzone
Änderung der persönlichen Zeitzone auf dem Webmailer
Kurze Datumsanzeige
Wenn Sie den Haken entfernen, steht bei E-Mails vom aktuellen Tag in den
Übersichten nicht „heute“ mit in der Datumsspalte.
Aktualisieren (auf neue Nachrichten prüfen)
Mit diesem Wert legen Sie fest, wie häufig Ihr Postfach automatisch auf neue
E-Mails überprüft wird.
Popups als Standard Windows behandeln
Diese Einstellung bewirkt, dass das Browserfenster, in dem der Roundcube-
Webmailer geöffnet ist, hervorgehoben wird, sobald eine neue E-Mail eintrifft.
Dazu müssen Sie im Vorfeld Ihre Browsereinstellungen anpassen.
2.6.1.2 Mailbox-Ansicht
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 16 -
Nachrichtenvorschau anzeigen
Ist diese Option gesetzt, so wird bei der Auswahl einer E-Mail in einer E-Mail-
Übersicht automatisch der Inhalt dieser E-Mail unterhalb der Übersicht angezeigt.
Die Größe des Vorschaufensters kann ebenso wie die Breite der E-Mail-Übersicht
beliebig angepasst werden:
Nachrichtenvorschau als gelesen markieren
Hier können Sie einstellen, ob und wie schnell eine ungelesene Nachricht nach
dem anklicken als gelesen markiert wird.
Empfangsbestätigung senden
Hier können Sie einstellen, wie sich Ihr Webmailer verhalten soll, wenn der
Absender einer E-Mail von Ihnen eine Lesebestätigung anfordert:
immer fragen: Sie werden beim Öffnen einer ungelesenen E-Mail
gefragt, ob Sie die Lesebestätigung an den Absender senden möchten.
Lesebestätigung automatisch senden: Sobald Sie eine ungelesene E-
Mail öffnen, sendet der Webmailer automatisch eine Lesebestätigung an
den Absender der ursprünglichen E-Mail.
Lesebestätigung nur an meine Kontakte senden: Versendet beim Öffnen
einer ungelesen E-Mail automatisch eine Lesebestätigung an den/die
Absender einer Kontaktgruppe innerhalb des Benutzer-Adressbuches.
für bekannte Absender, sonst ignorieren: Versendet beim Öffnen einer
ungelesen E-Mail automatisch eine Lesebestätigung an den/die
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 17 -
Absender mit denen man eine E-Mail Konversation geführt hat oder die
im Adressbuch hinterlegt sind.
Anforderung ignorieren: Die Forderung des Absenders wird ignoriert
und Sie senden keine Lesebestätigung an ihn.
Konversation aufklappen
Diese Einstellungen sind nur von Bedeutung, wenn Sie sich die E-Mails in den E-
Mail-Übersichten im Modus „Konversation“ anzeigen lassen.
nie: Die einzelnen E-Mails einer Konversation werden nicht in E-Mail-
Übersichten dargestellt, sondern müssen durch Anklicken des -
Symbols vom Benutzer aufgeklappt werden.
alle: Alle E-Mails einer Konversation werden in den E-Mail-Übersichten
dargestellt.
nur ungelesene: Es werden nur Konversationen aufgeklappt dargestellt,
in denen sich ungelesene E-Mails befinden.
Einträge pro Seite
Gibt die Anzahl der Einträge pro Seite in den E-Mail-Übersichten und im
Adressbuch an. Der Maximalwert ist 200.
2.6.1.3 Nachrichtendarstellung
Nachrichten in neuem Fenster öffnen
Ist diese Option gesetzt, so wird eine E-Mail im Hauptbildschirm mittels
Doppelklick immer in einem neuen Browserfenster/Tab geöffnet.
E-Mail-Adresse mit dem Display Namen anzeigen
Ist diese Option gesetzt, so werden zusätzlich im E-Mail-Kopf zu den
Benutzernamen (Absender und Von) auch die dazugehörige E-Mail-Adresse
angezeigt.
HTML anzeigen
Ist diese Option gesetzt, werden E-Mails im Format HTML mit allen
Textformatierungen angezeigt. Andernfalls werden Textformatierungen nicht
angezeigt.
Eingebettete Bilder vom Internet laden
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob Ihnen eingebettete Bilder in empfangenen
E-Mails angezeigt werden:
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 18 -
nie: Die eingebetteten Bilder in E-Mails werden Ihnen nicht angezeigt.
Wenn Sie eine E-Mail mit einem eingebetteten Bild öffnen, können Sie
dieses durch Klick auf „Bilder anzeigen“ dennoch anzeigen lassen.
bei bekannten Absendern: Diese Option gleicht der Option „Nie“, da
Ihnen kein persönliches Adressbuch zur Verfügung steht sondern
lediglich ein globales. Dadurch gibt es keine „bekannten Absender“ im
eigentlichen Sinne.
immer: Eingebettete Bilder werden Ihnen in jedem Fall ohne Nachfrage
angezeigt.
Angehängte Bilder unter der Nachricht anzeigen
Wenn Sie diese Option wählen, werden Ihnen Bilder im Anhang von E-Mails direkt
unterhalb des E-Mail-Textes angezeigt.
Zeige nächste Nachricht nach verschieben/löschen
Sobald eine Nachricht im Lesemodus geöffnet wurde, lässt diese sich auch löschen
und verschieben. Ist die Option inaktiv und es wird eine Mail gelöscht oder
verschoben, so wird die Übersicht über alle Mails in diesem Ordner angezeigt.
Andernfalls öffnet sich die nächste Mail analog zu der vorherigen.
2.6.1.4 Nachrichtenerstellung
Nachrichten im neuem Fenster verfassen
Ist diese Option gesetzt, so wird die ausgewählte E-Mail mittels Klick auf die
Schaltfläche in einem neuen Browserfenster/Tab geöffnet.
HTML-Nachrichten verfassen
Bei aktivierter Funktion verfassen Sie E-Mails im HTML-Format. Dabei sind
folgende Auswahlen möglich:
nie: Die abgebildete Symbolleiste wird nie eingeblendet
immer: Die abgebildete Symbolleiste wird immer eingeblendet
nur Antworten auf HTML-Nachrichten: Die Symbolleiste wird immer
beim Beantworten einer E-Mail eingeblendet, wenn die zu
beantwortende E-Mail im HTML-Format geschrieben wurde.
beim Weiterleiten und Beantworten auf HTML-Nachrichten: Die
Symbolleiste wird immer beim Beantworten/Weiterleiten einer E-Mail
eingeblendet, wenn die zu beantwortende/weiterleitende E-Mail im
HTML-Format geschrieben wurde.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 19 -
Erklärt werden die einzelnen Funktionen, sobald der Mauszeiger etwa 2 Sekunden
über der jeweiligen Funktion in der abgebildeten Symbolleiste steht.
Hinweis: Sie können beim Verfassen einer neuen E-Mai jederzeit über „Editor Typ“
zwischen Text-E-Mail und HTML-E-Mail wählen.
Entwurf automatisch speichern
Mit diesem Wert legen Sie fest, in welchem Zeitabstand eine E-Mail, die Sie
verfassen, im Entwurfsordner automatisch zwischengespeichert wird.
Empfangsbestätigung (MDN) immer anfordern
Mit dieser Auswahl legen Sie fest ob der Empfänger immer eine Abfrage zur
Empfangsbestätigung bekommen soll oder nicht.
Standard Schrift von HTML Nachricht
Mit dieser Einstellung wird die Standardschriftart und Größe des Textes in Ihren
HTML Nachrichten festgelegt.
Signatur automatisch einfügen
Mit dieser Einstellung wird festgelegt, in welchen Fällen die eigene Signatur
automatisch eingefügt wird:
nie
immer
nur bei neuen Nachrichten
nur bei Antworten und Weiterleitungen
Vorübergehen lokal im Browser speichern
Diese Option führt innerhalb des Browser eine Zwischenspeicherung der
Anhänge durch.
2.6.1.5 Servereinstellungen
Beim Löschen als gelesen markieren
Ist die Option aktiv, werden bis zu diesem Zeitpunkt ungelesene E-Mails, die
gelöscht wurden, im Papierkorb automatisch als „gelesen“ gekennzeichnet. Ist die
Option nicht aktiv, bleibt auch eine gelöschte E-Mail im Papierkorb im Status
„ungelesen“.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 20 -
Als gelöscht markieren anstatt in den Papierkorb verschieben
Bei aktiver Option werden gelöschte Mails nicht in den Papierkorb verschoben
sondern in hellgrau dargestellt. Dies lässt sich mit einem Klick vor dem Betreff
wieder rückgängig machen und ein neuer Status kann gesetzt werden.
Zeige keine gelöschten Nachrichten an
Bei aktiver Option werden zuvor gelöschte Mails nicht mehr angezeigt. Ist die
Option inaktiv, werden gelöschte Mails hellgrau dargestellt.
Wenn verschieben in den Papierkorb fehlschlägt, Nachricht löschen
Sollte eine Nachricht nicht in den Papierkorb verschoben werden können, wird Sie
bei aktivierter Einstellung unwiderruflich gelöscht.
Papierkorb beim Abmelden leeren
Gibt an, ob der Papierkorb bei der Abmeldung vom Roundcube-Webmailer
gelöscht werden soll oder nicht.
Hinweis: Wenn Mails aus dem Papierkorb gelöscht werden, lassen diese sich nicht
wiederherstellen.
Posteingang beim Abmelden packen
Gibt an, ob der Posteingang bei Abmeldung gepackt werden soll oder nicht. Diese
Option verringert den Speicherplatzbedarf. Beim Packen werden alle E-Mails
gelöscht, die vorher als gelöscht markiert wurden. Das Markieren von E-Mails als
gelöscht ist nur möglich, wenn Sie die Option „Als gelöscht markieren anstatt in
den Papierkorb verschieben“ in den Servereinstellungen aktiviert haben.
2.6.2 Reiter „Ordner“
Hier haben Sie einen Überblick über alle Ordner, die derzeit eingerichtet sind und
darüber, wie viele E-Mails in jedem einzelnen vorhanden sind.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 21 -
Für die einzelnen Ordner werden Ihnen folgende Aktionen angeboten:
Einen neuen Ordner erstellen. Durch diese Aktion öffnen sich die
Ordnereigenschaften des neuen Elements auf der rechten Seite.
Löschen (nur selbst angelegte Ordner) oder Leeren des Ordners.
Achtung: Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle E-Mails
innerhalb dieses Ordners unwiderruflich gelöscht.
Möchten Sie einen neuen Ordner als Unterordner eines vorhandenen Ordners
erstellen, müssen Sie zunächst den vorhandenen Ordner markieren und dann
einen neuen Ordner erstellen. Dazu müssen Sie den Namen des neuen Ordners
angeben und auf den Button [Speichern] drücken:
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 22 -
2.6.3 Reiter „Identitäten"
Hierbei können Sie die Identität Ihres E-Mail-Accounts anpassen.
Angezeigter Name Der dort angegebene Name taucht in E-Mail-Übersichten
des Empfängers als Absender auf.
Signatur Die Signatur wird automatisch an jede neue E-Mail
angehängt
3.Verwaltung des Benutzerkontos
3.1 Zugang zur Verwaltung
Neben der Nutzung des Webmailers können Sie auch Ihr Benutzerkonto verwalten.
Zur Anmeldung an der Verwaltung starten Sie ihren Webbrowser (z.B. Internet
Explorer oder Mozilla Firefox) und rufen dort die Adresse
https://mail.gkvsec.de/verwaltung auf. Sie gelangen nun zum Anmeldebildschirm.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 23 -
Geben Sie hier Ihren Benutzernamen (Ihre vollständige gkvsec.de-Mailadresse) und
das zugehörige Passwort ein. Diese Daten finden Sie in der Begrüßungsmail.
Hinweis: Bitte beachten Sie bei der Eingabe die Groß- und Kleinschreibung. Klicken
Sie danach auf [>login].
Nach der ersten Anmeldung an der Verwaltung werden Sie aufgefordert, Ihr
Initialisierungspasswort für den Zugang zu Webmailer und Verwaltung zu ändern.
Verwenden Sie bitte das Passwort aus der Begrüßungsmail und geben Sie hier
zweimal ein geheimes, nur Ihnen bekanntes Passwort ein. Dazu müssen folgende
Passwortrichtlinien beachtet werden:
Das Passwort muss:
mindestens 8 Zeichen lang sein,
Groß- und Kleinbuchstaben enthalten und
mindestens eine Ziffer oder ein Sonderzeichen enthalten.
Nach erfolgreicher Änderung des initialen Passwortes werden Sie auf die
Hauptseite der Verwaltung Ihres Benutzerkontos geleitet.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 24 -
Folgende Verwaltungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
Zugangspasswort ändern
E-Mail-Weiterleitung oder Abwesenheitsnotiz einrichten
Kontaktinformationen anpassen
Info-Mail aktivieren/deaktivieren
3.2 Zugangspasswort ändern
Ihr Zugangskennwort ändern Sie bitte im Bereich „Passwort des E-Mailaccounts
ändern“. Hierfür müssen Sie das aktuelle Passwort verwenden und zweimal ein
neues Passwort angeben. Dabei müssen erneut die zuvor genannten Passwort-
Richtlinien eingehalten werden:
Das Passwort muss
mindestens 8 Zeichen lang sein,
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 25 -
Groß- und Kleinbuchstaben enthalten und
mindestens eine Ziffer oder ein Sonderzeichen enthalten.
3.3 E-Mail-Weiterleitung einrichten
Sie können bis zu 15 E-Mail-Weiterleitungen einrichten. Geben Sie dazu im
Bereich „Weiterleitungen“ die E-Mail-Adresse ein, an die Ihre E-Mails weitergeleitet
werden sollen und klicken Sie dann auf [anlegen]. Diesen Prozess können Sie bis
zu 15-mal ausführen.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre E-Mails nur an Adressen des
geschlossenen Systems weiterleiten können. Der Empfänger der Weiterleitung
kann also nur ein weiterer Benutzer der Domäne <gkvsec-subdomain>.gkvsec.de
sein.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie die Weiterleitungen wieder entfernen, wenn
Sie diese nicht mehr benötigen.
Hinweis: Aus technischen Gründen kann nur entweder eine automatische
Abwesenheitsbenachrichtigung oder eine Weiterleitung eingerichtet werden.
3.4 Abwesenheitsnotiz einrichten
Zur Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz beantworten Sie bitte die Frage „Möchten
Sie die Abwesenheitsnotiz aktivieren“ im Bereich „Abwesenheitsbenachrichtigung“
mit ja. Daraufhin erscheint unterhalb der Antworten (ja/nein) eine Textbox, in der
Sie bitte Ihre individuelle Nachricht zu Ihrer Abwesenheit hinterlegen.
Hinweis: Aus technischen Gründen kann nur entweder eine Weiterleitung oder eine
automatische Abwesenheitsbenachrichtigung eingerichtet werden.
Solange die Abwesenheitsbenachrichtigung aktiviert ist, wird Ihre E-Mail nicht
weitergeleitet! Sobald die Benachrichtigung wieder deaktiviert wird, tritt auch die
Weiterleitung wieder in Kraft.
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 26 -
3.5 Kontaktinformationen anpassen
In dem Bereich „Kontaktinformationen“ finden Sie folgende Angaben, die Sie selbst
anpassen können:
Vorname
Nachname
Straße
Postleitzahl
Ort
Telefon
Fax
Zusätzlich finden Sie Angaben, die Sie nicht selbst anpassen können:
Hausinterne Mailadresse
Memo
Sind die Angaben, die Sie nicht selbst ändern können, nicht korrekt, wenden Sie
sich bitte an den technischen Support: „gkvsec-helpdesk@gkv-
spitzenverband.de“. Schreiben Sie in dieser E-Mail bitte die aktuelle, falsche
Angabe und die korrekte Angabe. Der technische Support wird die Angaben dann
prüfen und gegebenenfalls anpassen.
3.6 Info-Mail
Sie können sich bei der aktivierten Funktion „Info-Mail“ eine Information an die
dienstliche E-Mail-Adresse senden lassen, die Sie über den Erhalt einer neuen
Nachricht in Ihrem GKVSEC-Postfach informiert.
3.7 Abmelden
Wenn Sie Ihre Einstellungen durchgeführt haben, klicken Sie bitte in der rechten
oberen Ecke auf [> abmelden], um sich vom System abzumelden.
4. Passwort vergessen
Sollten Sie Ihr Passwort für den Zugang zum Webmailer und zur Verwaltung
vergessen haben, können Sie dieses über die Verwaltung automatisch
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 27 -
zurücksetzen lassen. Rufen Sie dazu bitte die Adresse
https://mail.gkvsec.de/verwaltung auf. Unterhalb der Eingabefelder
„Benutzername“ und „Passwort“ befindet sich ein Link [Passwort vergessen].
Wenn Sie diesen Link anklicken, gelangen Sie in das Menü zum Zurücksetzen Ihres
Passwortes:
Geben Sie unter Benutzername bitte Ihren gkvsec- Benutzernamen (entspricht
Ihrer gkvsec E-Mail Adresse) ein und klicken Sie anschließend auf [Link anfordern]:
Sollte der Benutzername bereits bekannt sein, dann erhalten Sie eine kurze
Information, dass eine E-Mail an Ihre dienstliche Adresse versandt wurde:
Benutzungsanleitung gkvsec-Mailsystem - 28 -
Klicken Sie bitte auf dem in der Mail aufgeführten Link, um das aktuelle Passwort
zurückzusetzen.
Anschließend müssen Sie das Passwort in ein sicheres, nur Ihnen bekanntes
Passwort ändern und [speichern].
5. Technischer Kontakt
Bei technischen Problemen und Fragen, die durch die Lektüre dieses Handbuches
nicht lösbar sind, schreiben Sie bitte eine E-Mail an:
oder an:
Hinweis: Bitte geben Sie bei Anfragen immer Ihren gkvsec-Benutzernamen an.