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AUSZAHLUNGSVERFAHREN Sächsische Aufbaubank -Förderbank- Abteilung Infrastruktur und Städtebau
| Date post: | 05-Apr-2015 |
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AUSZAHLUNGSVERFAHREN
Sächsische Aufbaubank -Förderbank-Abteilung Infrastruktur und Städtebau
Inhalt
Auszahlungsverfahren
2. Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen
3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss4. Schlussbemerkungen
1. Einleitung / Auszahlungsplanung
Verfahren
Auszahlungsverfahren1. Einleitung
Der Lead-Partner beantragt die Auszahlung der Fördermittel bei der SAB - für das laufende Haushaltsjahr bis spätestens zum 30. November des Jahres.
Den letzten Auszahlungsantrag hat der Lead-Partner spätestens 6 Monate nach Projektabschluss bei der SAB einzureichen.
Die Beantragung der Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach der Auszahlungsplanung (gemäß Zuwendungsvertrag, § 9 Mitteilungspflichten), in der Regel viermal jährlich.
Die Auszahlung erfolgt im Erstattungsprinzip gegenüber dem Lead-Partner.
Anmerkungen Die Grundlage der Auszahlungsplanung bilden die Fördermittel für die einzelnen
Jahre im Zuwendungsvertrag, § 3, Punkt 5.
Auszahlungsverfahren1. Jährliche Auszahlungsplanung des LP
Wenn der LP bei der Planung feststellt, dass zeitliche Verzögerungen zu einer Änderung führen, ist ein Änderungsantrag an das GTS zu richten.
Auszahlungsverfahren1. Jährliche Auszahlungsplanung des LP
Beispiel: Einreichung vollst. Beleglisten aller KP bei den jew. Art.-16-Prüfern in 02/2013 für den
Abrechnungszeitraum bis 31.01.2013 Ergebnis der Artikel-16-Prüfung innerhalb von 3 Monaten ca. 04/2013 Einreichung Auszahlungsantrag 05/2013 Auszahlung der Fördermittel nach Prüfung 05/2013
02050811
16.000,0016.000,0016.000,0018.459,7366.459,73
24.500,0024.500,0024.550,1973.550,19
02050811
19.000,0019.000,0019.000,0019.007,0076.007,00
24.400,0024.400,0024.410,5073.210,50
Auszahlungsverfahren2. Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen
Zwischengeschaltete Stelle
der Bescheinigungsbehörde
Stelle der Prüfung der
Auszahlungsvoraussetzungen
Zwischengeschaltete Stelle
der Bescheinigungsbehörde
• Prüfung des beantragten und verfügbaren Auszahlungsbetrages
• Planung des Mittelabflusses
• formale und inhaltliche Prüfung der vorgelegten Auszahlungsunterlagen
• Schreiben: Ergebnis der Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen
• Auszahlung der EU-Mittel und der sächsischen Kofinanzierung
(Landesmittel)• Schreiben: Auszahlungs-Avis
Bestätigung des Buchungsbetrages für staatliche Kooperationspartner
Auszahlungsverfahren2. Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen
Schreiben:Ergebnis der Prüfung der Auszahlungsvoraussetzungen
Formale und inhaltliche Prüfung der eingegangenen Auszahlungsunterlagen
• Prüfung und Beurteilung auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Plausibilität in Bezug auf die im Zuwendungsvertrag festgelegten Förderbedingungen,
• Überprüfung, dass die Ausgaben aller am Projekt beteiligten Partner durch einen Artikel-16-Prüfer bestätigt wurden,
• Votum zu den Auszahlungshöhen,
• Überwachen der Auszahlungsauflagen sowie
• abschließende Projektprüfung (ob der im Zuwendungsvertrag festgelegte Zweck erreicht, das Projekt entsprechend umgesetzt sowie das geltende Recht eingehalten wurde).
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
1. Ergebnisse der Artikel-16-Prüfungen der Kooperationspartner
2. Zweisprachiger, gemeinsamer Projektfortschrittsbericht
3. Auszahlungsantrag
4. Zusammengefasste Belegliste bei Abschlussbericht
Unterlagen des Lead-Partners zur Beantragung der Auszahlung:
an die Zwischengeschaltete Stelle der Bescheinigungsbehörde
Zu 1.) Ergebnisse der Artikel-16-Prüfungen der Kooperationspartner
Die zweisprachigen Protokolle der nationalen Artikel-16-Prüfer und die dazu gehörenden geprüften Beleglisten sind als Kopien vorzulegen.
Die einzelnen geprüften Beleglisten sind als Kopie sowie in elektronischer ([email protected]) Form einzureichen.
Kopien der genannten Unterlagen sind vom Lead-Partner durch Stempel und Unterschrift eines Vertretungsberechtigten zu beglaubigen
Æ Nicht einzureichen: die durch die zuständigen Artikel-16-Prüfer geprüften Projektfortschrittsberichte der einzelnen Kooperationspartner
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
Zu 2.) Zweisprachiger, gemeinsamer Projektfortschrittsbericht
Projektfortschrittsbericht als Kurz-/Abschlussbericht zur Auszahlung Das entsprechende Formular finden Sie auf der Internetseite:
www.ziel3-cil3.eu/Formulare auszufüllen sind:
Pkt. 1 - Angaben zum ProjektPkt. 2 - Angaben zum BerichterstatterPkt. 3 - Bezeichnung des BerichtesPkt. 4 - Ist-Stand der quantitativen ProjektergebnissePkt. 5 - PublizitätsmaßnahmenPkt. 6 - Bericht über die durchgeführten Maßnahmen Pkt. 7 - Angaben zum grenzübergreifenden ProjektverlaufPkt. 8 - Auftragsvergabe an Dritte*Pkt. 9 - FinanzierungPkt. 10 - Erklärung des Berichterstatters
* nur für die Artikel-16-Prüfung auszufüllen
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
immer LP
Auswahl im Punkt 3.2
Lt. Projektantrag
nur für die Artikel-16-Prüfung auszufüllen
Zu beachten ist: Angabe der Aktivitäten aller Kooperationspartner im Berichtszeitraum
Der Lead-Partner hat mit seinen, am Projekt beteiligten Partnern verbindliche und einheitliche Abrechnungszeiträume zu vereinbaren. Die einzelnen Abrechnungs-zeiträume auf der Projektebene müssen aneinander anschließen. Die zuständigen Artikel-16-Prüfer sind über die vereinbarten Abrechnungszeiträume zu informieren.
Im Pkt. 5.1 und 6 sind die Aktivitäten (Publizitätsmaßnahmen/ Arbeitspakete) in aufsteigender Reihenfolge anzugeben. Zudem ist zu kennzeichnen, von wem die jeweilige Aktivität durchgeführt wurde (beginnend mit "LP:..." bzw. "PP1:..." bzw. "LP, PP1:..."). Ebenso sind Abweichungen von der Planung gem. Projektantrag (z.B. geplante aber nicht durchgeführte Arbeitspakete mit Gründen und voraussichtlichem Zeitraum der Verzögerungen) anzugeben.
Hinweise zum Abschlussbericht (spätestens 6 Monate nach Projektende einzureichen): siehe www.ziel3-cil3.eu/de/formulare/projektumsetzung
Der Bericht ist dem zuständigen Artikel-16-Prüfer auf der tschechischen Seite zur Kenntnisnahme zu übermitteln.
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
21.258,976
8.500,197
1.250,528
graue Felder werden automatisch ermittelt
EU-Mittel und Landesmittel werden nicht aufgerundet
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
zuschussfähige Ausgaben seit Projektbeginn
mal Fördersatz der EU-Mittel lt. Zuwendungsvertrag
2.501,07
1.000,00
graue Felder werden automatisch ermittelt
60,00
1.000,00
25.070,56
10.500,19
Mittel zur Finanzierung der Differenz zwischen den zuschussfähigen und Gesamtausgaben
i. d. R. Finanzierung der Ausgaben, die durch die Artikel-16-Prüfer als nicht zuschussfähig anerkannt werden.
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
Aufteilung des Auszahlungsbetrages auf die Kooperationspartner
Zu 3.) AuszahlungsantragFolgende Angaben sind erforderlich:
Name des Lead-Partners
bewilligter Fördersatz gemäß Zuwendungsvertrag
mal durch die Artikel-16-Prüfer anerkannte zuschussfähige
Ausgaben minus bereits ausgezahlter Betrag
Name des Projektpartners 1
7.650,00
8.500,19
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
Folgende Angaben sind erforderlich:
Höhe des gesamten Auszahlungs-betrages einschließlich Kofinanzierung CZ
16.150,19
1. Auszahlung SN-CZ/1. platba z SN-CZ
Bankverbindung Lead-Partner in Sachsen
Bankverbindung Lead-Partner in Tschechien
Auszahlungsantrag
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
bei Lead Partner in ČR:
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
Ermächtigung der SAB durch den Lead Partner gemäß § 8 Zuwendungsvertrag:
Im Zuwendungsvertrag § 8 ermächtigt der tschechische Lead Partner die SAB zur Auszahlung der nationalen öffentlichen Mittel des Freistaates Sachsen direkt an seine deutschen Projektpartner. Für diesen Fall gilt Punkt 4.2. im Auszahlungsantrag:
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
SAB
A MMR
Projektpartner SN Projektpartner CZ
NationaleöffentlicheKofinanzierung SN
EFRE SN und CZ Nationale öffentliche Kofinanzierung CZ
Lead Partner CZ
bei staatlichen Kooperationspartnern in SN:
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
Staatliche Einrichtungen erhalten vom SMWA entsprechende Bewirtschaftungsbefugnisse für einen Haushaltstitel.
Im Zuwendungsvertrag § 8 verzichtet der Lead Partner auf die Auszahlung der Mittel seiner staatlichen Projektpartner.
Für diesen Fall gilt Punkt 4.3. im Auszahlungsantrag:
Jede Dienststelle, die als Lead-Partner fungiert, hat für die Vereinnahmung der an die Projektpartner weiterzuleitenden Mittel
eine entsprechende Verwahrbuchungsstelle unter der Anordnungsstellennummer der Dienststelle bei der Hauptkasse
des Freistaates Sachsen einzurichten. Auf dieser Verwahrbuchungsstelle dürfen nur die Mittel, die die SAB an den Lead
Partner zur Weiterleitung an die Projektpartner auszahlt, vereinnahmt werden. Die Verwahrbuchungsstelle ist der SAB durch
den staatl. Lead-Partner mitzuteilen, damit die SAB die Auszahlung auf das Konto der Hauptkasse des Freistaates Sachsen,
unter Benennung der Verwahrbuchungsstelle als Verwendungszweck anweisen kann. Die Hauptkasse übermittelt nach
Zahlungseingang der betroffenen Dienstelle eine Zahlungsanzeige. Daraufhin ist der vereinnahmte Betrag durch die jeweilige
Dienststelle umgehend an die jeweiligen Projektpartner weiterzuleiten. Bei der Auszahlung des vereinnahmten Betrages durch
die jeweilige Dienststelle ist die Verwahrbuchungsstelle, aus welcher der entsprechende Betrag ausgezahlt werden soll
anzugeben.
Dadurch, dass keine Verbuchung der Einnahme im Haushalt des Freistaates Sachsen stattfindet (durchlaufender Posten) liegt
auch keine Verletzung des Bruttoprinzips vor.
Ansprechpartner in der Hauptkasse (zuständig für Regierungsbezirk Dresden):
Frau Silvia Eickstädt
Referatsleiterin, LFF, Abteilung IV: Hauptkasse des Freistaates Sachsen, Referat 42/D: Buchführung Dresden
Stauffenbergallee 2; 1099 Dresden; Telefon: 0351/827 4200
Bei Betroffenheit anderer Regierungsbezirke, sollen sich die Dienstellen entweder an ihren jeweiligen zuständigen Bearbeiter in
der Hauptkasse oder an Frau Eickstädt wenden. Dieser wird die Anfragen ggf. an die jeweils zuständigen Bearbeiter
weiterleiten.
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
bei staatlichen Lead-Partnern in SN:
Die zusammengefasste Belegliste aller getätigten Ausgaben der Kooperationspartner ist sowohl in elektronischer Form an [email protected]) wie auch in gedruckter und unterzeichneter/ gestempelter Form nur beim Projektende zum Abschlussbericht bzw. auf Anforderung einzureichen
Zu 4.) Zusammengefasste Belegliste
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen und Geldfluss
in Papierform: Protokolle der Artikel-16-Prüfer/ Beleglisten der Kooperationspartner Zusammengefasste Belegliste gemeinsamer zweisprachiger Projektfortschrittsbericht Auszahlungsantrag
in elektronischer Form (Format Excel): Beleglisten der Kooperationspartner Zusammengefasste Belegliste
fakultativ: Einreichung aller Unterlagen (s. Papierform) zusätzlich per E-Mail ([email protected])
Auszahlungsverfahren3. Auszahlungsunterlagen - Zusammenfassung
