20
AUGIAS-Data entwickelt seit 1989 Software fürArchive, Museen und Verwaltungsbibliotheken. DasZiel: praxisnahe, einfach zu bedienende und kosten-günstige Software anzubieten.
Durch dieses Konzept sind wir der führende Herstel-ler von Erschließungssoftware in Europa geworden.
Über 1.200 professionell geführte Archive, Biblio-theken und Museen in Deutschland, Österreich, derSchweiz, Luxemburg, Italien, Dänemark und USA ar-beiten mit Software von AUGIAS-Data.
© AUGIAS-Data, Senden 2010
Alle verwendeten Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Titelhalter AUGIAS® ist eingetragenes Warenzeichen von Karl-Theo Heil – AUGIAS-DataÄnderungen vorbehalten
BeständeverwaltungBeschreibung der Bestände Zu- und Abgänge kontrollieren Findmittelübersichten anlegen
R Die Aufnahme der Bestände erfolgt mit vielfältigenDetailangaben wie Provenienz, Vorgänger, Nachfol-ger, Erschließungszustand, Revisionen, Zitierweise,Editionen, Benutzungsbeschränkungen, Referentenusw.
R Eingabe der zu jedem Bestand vorliegenden Hilfs-mittel (Findbücher, Findkarteien usw.) mit Angabevon Verfasser, Umfang, Datum, Signatur undStandort.
R Tektonik: Gliedern aller Bestände nach Tektonik-gruppen, die mit Zahlen, Buchstaben oder römischenZiffern benannt sein können. Automatische oder ma-nuelle Sortierung der Bestände innerhalb einer Tekto-nikgruppe. So kann beispielsweise eine Sortierungnach römischen Tektonikrängen realisiert werden.
R Nachweis der abliefernden Stellen und Provenienzensowie der Erschließungspriorität, des Bearbeitungs-status und des Inhalts.
R Hyperlinks zur Verknüpfung externer Dokumentewie Ablieferungslisten und Bewertungsprotokolle.Übersicht der zugehörigen Verzeichnungseinheiten inden Zugangsdetails.
R Jeder Zu- bzw. Abgang wird mit Angaben über dieArchivaliengattung (Akten, Karten, Fotos usw.), dieUmfangseinheit (lfd. Meter, Stück, MByte), den Er-haltungs- und den Erschließungszustand versehen.
R Alle Umfangsänderungen können Sie jederzeit überdie ausdruckbare Beständestatistik in zusammenge-fasster Form oder im Detail einsehen.
R In AUGIAS-Archiv werden die zu einem Bestand vor-handenen Findhilfsmittel wie Findkarteien oderFindbücher ausführlich erläutert.
R Als Eingabefelder sind vorgesehen: Art des Findmit-tels, Bearbeiter, Erscheinungsjahr und -ort, Umfang,Standort und Signatur.
R Im Eingabeformular finden Sie alle Findhilfsmitteleines Bestandes oder bestandsübergreifend als Tabelleaufgelistet.
Erfassung der ArchivalienSchriftgut verzeichnen Register erstellen Serien-Assistent
R Verwenden Sie vordefinierte Eingabemasken zur Er-schließung von Akten, Urkunden, Karten und Plänen,Zeitungen, Fotos oder sonstigem Archivgut.
R Jede Verzeichnungseinheit kann mit Detailformularenmehrfach untergliedert werden (mehrstufige Ver-zeichnung nach ISAD-G).
R DMS-Funktionen: automatische Einbindung vongescannten und mit OCR behandelten Einzelblätternin die Verzeichnung und Recherche.
R Ein Formular-Assistent hilft beim Aufbau selbstdefi-nierter Eingabemasken.
R Bestandsweite Neuberechnung von Sperrfristen sowieVererbung von Sperrfristen in die Unterebenen.
R Ausgabe aller Verzeichnungseinheiten eines Bestandesim Format MS Excel.
R AUGIAS-Archiv sieht eine beliebige Anzahl von Re-gistern (Indizes) vor: Sach-, Personen-, Ortsregisterusw.
R One-Klick-Indizierung: Register auswählen, auf diegewünschten Begriffe klicken, fertig.
R Indexbegriffe und Begriffszusätze sind aus einem Ge-neralindex (entweder bestandsbezogen oder daten-bankweit) kopierbar.
R Auto-Feldindizierung: Einzelne Feldinhalte werdenoptional automatisch in einen frei wählbaren Indexübertragen, z.B. alle Fotografennamen in einen Foto-grafenindex.
R Große Indextabellen mit beliebig sortierbarenSpalten erleichtern die Nachbearbeitung der Register.
R Zum einfachen Erzeugen von gleichen oder ähnlichenVerzeichnungseinheiten stehen verschiedene Werk-zeuge zur Verfügung: Feldkopie, Datensatzkopieund Serien-Assistent.
R In der Formulardefinition können bereits Standard-werte für bestimmte Felder zugewiesen werden, diebei einem neuen Datensatz automatisch vorhandensind.
R Darüber hinaus lassen sich viele Felder mit Listenversehen, so dass die Eingabevariationen einge-schränkt werden können.
R Der Serien-Assistent erzeugt eine vorbestimmte An-zahl gleicher oder ähnlicher Archivalien, optionalauch mit fortlaufenden Signaturen.
R Automatische Serienerstellung bei der Verzeichnungvon Neuzugängen.
VerzeichnungsmerkmaleRestaurierung Personen und Körperschaften Signaturvergabe
R AUGIAS-Archiv bietet die Eingabe von umfassendenInformationen zur Restaurierung sowohl für einzelneVerzeichnungseinheiten als auch für ganze Beständean.
R Pro Verzeichnungseinheit bzw. Bestand können be-liebig viele Schadensfälle und Restaurierungsmaß-nahmen vermerkt werden.
R Die zur Reparatur eines Schadens vorgenommenenRestaurierungsmaßnahmen werden übersichtlich an-gezeigt.
R Ein Restaurierungsbericht listet alle Schadensfälleund Maßnahmen pro Verzeichnungseinheit, Bestandoder beständeübergreifend auf.
R Schäden und Restaurierungsmaßnahmen können zu-sätzlich mit Hilfe von Bildern dokumentiert werden.
R Alle in den Archivalien genannten Körperschaftenund Personen lassen sich in speziellen Formularen de-tailliert beschreiben.
R Die Körperschaftstabelle entspricht den Anforde-rungen der gemeinsamen Körperschaftsnormdatei(GKD).
R Die Körperschaftstabelle ist mit der Personentabelleverknüpft. Damit können Sie alle mit einer Körper-schaft in Verbindung stehenden Personen auflisten.
R Abbildung der Beziehungen zwischen den Körper-schaften (ISDF) und Verwaltung von fachlichen undadministrativen Zuständigkeiten der Körperschaftenauch im zeitlichen Kontext (Vorgänger/Nachfolger);Dokumentation von Geschäftsvorgängen zwischenArchiv und Körperschaften.
R Grundsätzlich unterscheidet AUGIAS-Archiv dreiArten der Signierung: Signaturvergabe nach Bär’-schem Prinzip, nach Klassifikationsfolge oder ma-nuell.
R Für den Großteil der Bestände ist das Bär’sche Prin-zip sinnvoll. Dabei wird gemäß der Eingabereihen-folge eine vorläufige Nummer hochgezählt und diesedirekt als Signatur benutzt.
R Bei anderen Beständen ist möglicherweise auch dieautomatische Signaturvergabe gemäß Klassifikationsinnvoll. Dabei erhält die erste Verzeichnungseinheitder ersten Klassifikationsgruppe die 1, die zweite die 2usw.
R Müssen bereits vorhandene Signaturen übernommenwerden, können Sie diese auch direkt in das Feld»Lfd. Nr.« einfügen.
Systematik, Thesaurus, StammdatenKlassifikation von Beständen Thesaurus Stammdaten pflegen
R Alle Bestände können mit einer oder zwei Klassifika-tionen gegliedert werden. Eine Klassifikation kann füreinen oder mehrere Bestände Verwendung finden.
R Mit »Drag & Drop« verschieben Sie Klassifikations-gruppen an andere Positionen.
R Systematikgruppen oder Zweige einer Systematikkönnen einer zweiten Systematik graphisch zuge-wiesen werden.
R Über die automatische Zuordnung wählen SieMerkmale der Verzeichnungseinheiten aus (z.B. einebestimmte Registratur-Signatur), nach denen die Ver-zeichnungseinheiten direkt einer Klassifikations-gruppe zugeordnet werden.
R Wenn die Verwendung der herkömmlichen Klassifi-kationen nicht ausreichen sollte, greifen Sie auf einenThesaurus zurück.
R Mit dem Thesaurus bilden Sie Verknüpfungen zwi-schen einer Verzeichnungseinheit und einem kom-plexen Begriffsgerüst mit Ober- und Unterbegriffen,verwandten Begriffen oder Synonymen.
R AUGIAS-Archiv ermöglicht den Aufbau verschiede-ner polyhierarchischer Thesauri nach DIN 1463.
R Das im Thesaurus definierte Begriffsgerüst kann auchals Rechercheinstrument eingesetzt werden.
R Dabei zeigt AUGIAS-Archiv nach Eingabe einesSuchbegriffs alle damit verknüpften Begriffe und diedazugehörigen Verzeichnungseinheiten an.
R Viele der in AUGIAS-Archiv eingegebenen Datenlassen sich an einer zentralen Stelle einheitlich bear-beiten, nämlich im Bereich der Stammdaten.
R Bei Änderung der Stammdaten aktualisiert das Pro-gramm alle Positionen, an denen diese Daten auf-treten.
R Stammdaten sind beispielsweise Schadenstypen, Ein-gangsarten, Registernamen, Archivalienformate, Ein-gabeformulare, Klassifikationen, Thesauri.
R Die Pflege der Stammdaten ist nur autorisierten An-wendern möglich.
SonderfunktionenLookup-Liste Skalierbare Formulare Programm individualisieren
R Die Lookup-Funktion stellt Verzeichnungseinheiten,Bestände, Benutzer und alle übrigen Objekte der Da-tenbank in einer übersichtlichen Tabelle dar.
R Sie bauen damit sortierte und ausdruckbare Listenauf, mit denen das Navigieren in Datensätzen be-reits direkt während der Verzeichnung komfortabelund schnell möglich ist.
R Die Reihen und Spalten der Lookup-Liste sind freivergrößerbar, außerdem passen sich die Schriftgrößenautomatisch der Listengröße an.
R Über eine Filterfunktion begrenzen Sie die Lookup-Liste auf bestimmte Verzeichnungseinheiten.
R Neu: Ausgabe der Lookup-Liste nach MS Excel.
R Die übersichtliche Darstellung der Eingabeformulareist ein zentrales Anliegen bei der Entwicklung vonAUGIAS-Archiv gewesen.
R Mit Hilfe der neuen Sizer One®-Technologie passtAUGIAS-Archiv automatisch die Formulare an dievorhandene Bildschirmauflösung an.
R Damit haben alle Anwender im Netzwerk auch beiunterschiedlichen Bildschirmgrößen – seien es Note-book, Großbildschirm oder die neuen 16:10 bzw.16:9 Breitbildformate – immer eine optimale Flä-chenausnutzung.
Sizer One® ist ein reg. Warenzeichen von Component One.
R AUGIAS-Archiv lässt sich durch vielfältige Einstel-lungen an völlig unterschiedliche Benutzerkonstella-tionen und Archivtypen anpassen.
R Im Setup legen Sie z.B. fest, ob die Einstellungen in-dividuell oder Netzwerk-einheitlich gelten.
R Jeder Anwender kann seine eigene Formularfarbeund Galerieansicht auswählen.
R Jeder Anwender kann die standardmäßig angezeigtenSpalten der Fundstellenübersicht individuell aus-wählen.
R Die Gäste können die Suchoptionen wahlweise überdie klassische AUGIAS Blitzrecherche oder über einevon ihnen definierte Recherchemaske aktivieren.
Weitere SonderfunktionenZustandsbeschreibung Eingabehilfen Intranet-Recherche
R Zu jeder Archivalie lassen sich umfangreiche Beschrei-bungen zum Erhaltungszustand und zur physikali-schen Beschaffenheit vermerken.
R Innerhalb einer Kategorie sind mehrere Merkmalegleichzeitig auswählbar, beispielsweise zum Beschrif-tungsverfahren die Merkmale »Druck« oder»Schreibmaschine«.
R Die Angaben zum Trägermaterial, zur Handschrift,zum Format und zur Verpackung können durch eineallgemeine Zustandsbeschreibung und Bemerkungenergänzt werden.
R AUGIAS-Archiv unterstützt die Eingabe der Beschrei-bungsmerkmale über frei erweiterbare Listen.
R Neu: Ist am Arbeitsplatz ein E-Mail-Programm ver-fügbar, können Sie Bilder direkt an E-Mails an-hängen.
R In den Stammdaten hinterlegen Sie einen Sperrfris-tenkatalog mit Angaben zum Grund der Sperrungeiner Archivalie, der Sperrfrist und weitere Bemer-kungen.
R Textbausteine: Die Tasten F2 bis F12 der Tastaturkönnen mit Textbausteinen von maximal 255 Zeichenvon jedem Anwender individuell belegt werden. Dieselassen sich dann bei der Eingabe in beliebigen Feldernabrufen.
R Die Textfelder des Verzeichnungsbereichs lassen sichper Zoom-Funktion vergrößern und mit der Recht-schreibprüfung von MS Word korrigieren.
R Recherchen in AUGIAS-Archiv lassen sich auch perBrowser starten. Über einen Webserver greifen Sieauf alle von AUGIAS-Archiv unterstützten Daten-banktypen zu: Oracle, MS SQL Server und Post-greSQL.
R Je nach Webserver-Konfiguration ist dadurch eineIntra- bzw. Internet-Recherche realisierbar.
R Somit können Sie beispielsweise auf allen Arbeitsplät-zen eines Intranets in den freigegebenen Beständensuchen und Bestellungen aufgeben, ohne dass dortAUGIAS-Archiv installiert sein muss.
R Die Browser-gestützte Recherche arbeitet auf derBasis der bewährten FINDBUCH.Net-Technik.
R Nähere Hinweise dazu finden Sie auf der Seite »On-line- Findbücher«.
RechercheBlitzrecherche Erweiterte Suchkriterien Suche im Index oder Thesaurus
R Zum möglichst zügigen Durchsuchen der Beständebietet AUGIAS-Archiv die Blitzrecherche. Sie durch-sucht alle oder bestimmte Bestände im Volltext-modus. Zusätzlich schränken Datierungsbereiche(von – bis) die Fundstellen ein.
R Eine grafische Ansicht der Bestandsstruktur verein-facht die Auswahl der Suchkriterien.
R Sind den Verzeichnungseinheiten eingescannte Text-daten oder PDF-Dateien zugeordnet, lassen sichdiese ebenfalls durchsuchen.
R Die Blitzrecherche ist sowohl zur Suche in den ein-zelnen Archivalien als auch in den Beständeüber-sichten anwendbar.
R Minimale Suchzeiten durch Verwendung neuer SQL-Suchtechnologien.
R Im Unterschied zur Blitzrecherche ermöglicht die er-weiterte Recherche eine feldbezogene Suche mitBoole’schen Operatoren (UND/ODER/UNDNICHT).
R Sobald Sie einen einzelnen Bestand markieren, zeigtdas Programm die durchsuchbaren Felder an.
R AUGIAS-Archiv baut im Hintergrund aus den vorge-nommenen Suchanweisungen eine grafisch ange-zeigte Suchformel auf, die abgespeichert und zueinem späteren Zeitpunkt aufgerufen werden kann.
R Das Rechercheergebnis erscheint in Form einer tabel-larischen oder hierarchischen Fundstellenübersicht.
R Im Unterschied zur Volltextrecherche haben Sie beider Index- und Thesaurus-Recherche Zugriff aufeinen bereits vorliegenden Begriffsapparat, der denUmfang der gespeicherten Begrifflichkeit anzeigt.
R Alle manuell markierten Indexbegriffe (Register)stehen ebenfalls für Recherchezwecke zur Verfügung.
R AUGIAS-Archiv listet bestandsübergreifend alle In-dexbegriffe und Unterbegriffe auf.
R Über die Filterfunktion reduziert man die Anzeigeauf diejenigen Indizes, die den Suchtext enthalten.
R Die Thesaurus-Recherche zeigt alle zu einem ge-suchten Begriff vorhandenen verwandten Ober- bzw.Unterbegriffe und Synonyme an sowie die dazugehö-rigen Verzeichnungseinheiten.
Weitere RecherchefunktionenFundstellenliste Bestandsbezogene Recherche Gastrecherchen
R Das Ergebnis einer Recherche-Anfrage erscheint ineiner tabellarischen Übersicht, aus der man die tat-sächlich interessanten Archivalien auswählen kann.
R In einer zweiten Ansicht lassen sich die Details derFundstellen in Form von Karteikarten einblenden. So-wohl die tabellarische Übersicht als auch die Detailan-zeige zeigen den tektonischen Kontext der gewähltenArchivalie per Baumstruktur an.
R Alle relevanten Rechercheergebnisse können in einemvirtuellen »Korb« gesammelt werden. Somit könnenSie relevante Archivalien unterschiedlicher Suchan-fragen zusammentragen und mit einem Mal bestellen.
R Ausgewählte Fundstellen geben Sie auf Wunsch alsListe an einen E-Mail-Empfänger weiter.
R Export der Fundstellenliste nach MS Excel oder MSAccess.
R Die neue Suchoption »Bestandsrecherche« ermög-licht die Recherche in den allgemeinen Bestandsinfos.Dazu zählt auch das Bestandsvorwort und alle Felderder Bestandseigenschaften.
R Im Suchformular können dabei mehrere oder alle Be-stände ausgewählt werden. Die Suche erfolgt entwederfeldbezogen oder auf Volltextbasis.
R Auch die Datierung der Bestände wird berücksich-tigt. So können Sie beispielsweise die Suche auf alleBestände aus der Zeit von 1871-1918 begrenzen.
R Die bestandbezogene Recherche entspricht in ihrenFunktion der Blitzrecherche.
R Jeder Archivbenutzer kann eine individuelle Online-Freigabe erhalten (Name und Passwort), mit der ersich als Gast im System anmeldet, recherchiert undbestellt.
R Der Gast kann im Bestellformular auch festlegen, zuwelchem Zeitpunkt er die gewünschten Archivalieneinsehen möchte.
R Für Recherchen durch Archivbenutzer (»Gäste«)sehen Sie ein speziell dafür zugeschnittenes Formularvor, welches nur die Felder enthält, die für Gäste rele-vant sind.
R Optional: Titelanzeige bei gesperrten Beständen.Der Bestandsname ist für Gäste sichtbar, die Verzeich-nungseinheiten können jedoch nicht eingesehenwerden.
Bilder und Multimedia archivierenVerzeichnung von Medien Spezielle Bildintegration Variable Galerie zur Bildansicht
R AUGIAS-Archiv verwaltet Bilder, Sound- und Vi-deofiles. Das Programm unterstützt alle gängigenMultimedia-Formate mit einem integrierten Anzeigerbzw. Mediaplayer.
R Eine Variante der Medienverzeichnung beginnt mitder Beschreibung des Mediums, also der Anlage derMetadaten. Ist die Beschreibung durchgeführt,werden damit ein oder mehrere Mediendateien ver-knüpft.
R AUGIAS-Archiv importiert auch EXIF- und IPTC-Daten, mit denen technische Details zur Bildentste-hung (Belichtung, Kamera/Scanner usw.) bzw. foto-grafische Kategorien angezeigt werden.
R Zum schnellen Zugriff auf sehr umfangreiche Media-files generiert das Programm automatisch Thumb-nails (Miniaturen) in variabler Qualität.
R Eine weitere Funktion der Bilderverzeichnung gehtvon der vorrangigen Ansicht der Bilder aus, um ineinem zweiten Schritt dann die Beschreibungsdatenzu ergänzen.
R Nachdem ein oder mehrere Bilder markiert wurden,wählen Sie den betreffenden Bestand und ggf. eineKlassifikationsgruppe aus und geben eine Bildbezeich-nung vor.
R Handelt es sich bei den Bildern um eingescannteTextseiten (z.B. Aktenblätter, Zeitungsausschnitte)und liegen zu diesen Bildern Textdaten aus OCR-Programmen vor, werden die Texte automatisch indie Recherchetabellen von AUGIAS-Archiv über-nommen und können später bei der Suche berück-sichtigt werden.
R Zur Anzeige mehrerer Bilder bietet AUGIAS-Archiv 8eine Galeriefunktion (Leuchtpult). Die Größe derGalerie ist im Bereich von 4 mal 2 (also 8) bis 9 mal 4(also 36 Bilder) einstellbar.
R Auf die Galerie können Sie in allen Bereichen, indenen Bilder vorkommen, zugreifen: Fundstellenüber-sicht, Beständeverzeichnung usw.
R Die Galerie unterstützt eine automatische Slideshow,in der durch die Bilder nach frei wählbaren Zeitab-ständen geblättert wird.
R Durch Klicken auf ein Galeriebild starten Sie ent-weder den internen Bildanzeiger oder ein beliebigesGrafikprogramm.
Druck-AusgabenFindbücher, Tabellen, Etiketten Beständeübersichten drucken Benutzer- und Beständestatistik
R Der Ausdruck ansprechender und informativer Find-bücher ist nach wie vor eine der zentralen Funktionender Archiv-Software.
R Ein Findbuch enthält ein Inhaltsverzeichnis (mitEinrückungen entsprechend der Bestände-Klassifika-tion), ein mit römischen Ziffern paginiertes Vorwort,einen Datenteil mit dynamischen Kopfzeilen undeinen Index mit automatisch komprimiertem, zwei-spaltigem Begriffsapparat.
R Neben Findbüchern erstellt AUGIAS-Archiv Kon-kordanzen mit frei wähl- und sortierbaren Spalten,Etiketten, Schadenslisten und Restaurierungsbe-richte oder Übersichten über doppelte Signaturenund Nummerierungslücken.
R Im Gegensatz zu Findbüchern enthalten Bestands-übersichten keine Details der Verzeichnungsein-heiten, sondern allgemeine Angaben über die Be-standstektonik und eine Auflistung der Bestände mitwenigen Einzelmerkmalen.
R Der Ausdruck von Bestandsübersichten erfolgt ent-weder in Form einzelner Karteikarten oder als Fließ-text in einem frei wählbaren Papierformat.
R Mit Hilfe des Layout-Assistenten bestimmen Sie dasErscheinungsbild der Bestandsübersicht, also dieSchriftstile, das Seitenformat, die Anordnung derFelder usw.
R Diese Einstellungen werden als Vorlagen gespeichertund können jederzeit zur Erstellung der Übersichtzum Einsatz kommen.
R Eine detaillierte Benutzungs- und Beständestatistik istdie Basis der Bewertung eines Archivs seitens derÖffentlichkeit und des Archivträgers.
R Die Benutzerstatistik stellt Ihre Betreuungsaktivi-täten dar: Benutzungsthemen, historische Zeiträume,Anzahl der Benutzer und Benutzungstage, Zweck,wissenschaftliche Zuordnung, Typ, Benutzer-Kom-plettabfrage, Verwendung, Berufe, benutzte Archiva-lien, Schlagwörter, momentan ausgegebene Archiva-lien, Bearbeiter, Antwortdatum, Ablage, eingetroffeneund nicht eingetroffene Belegexemplare, eingezahlteoder nicht eingezahlte Benutzungsgebühren usw.
R Alle Statistiken können über Filterfunktionen aufbestimmte Jahre oder Themen begrenzt werden.
R Neu ist die Ausgabe der kompletten Benutzerdatennach MS Excel zur Erzeugung eigener Statistiken.
Ausdrucke mit Layout-AssistentMenügeführte Steuerung Layoutvorlagen verwenden Ausdrucke automatisieren
R Der Layout-Assistent dient der automatisierten Er-stellung von Ausdrucken innerhalb von MS Word.
R Im Hauptmenü des Layout-Assistenten bestimmenSie anhand der Layout-Vorlage das Erscheinungsbilddes Dokuments.
R Falls sich nach der Erstellung des Ausgabedokumentsnoch Layout-Änderungen ergeben (z.B. geänderteSeitenumbrüche), hilft Ihnen der Layout-Assistentbeim Neuaufbau der Register oder des Inhaltsver-zeichnisses.
R Weitere Optionen: Findbuch mit bzw. ohne gesperrteVerzeichnungseinheiten, Ausgabe von Beständen, Teil-beständen oder nach sachthematischer Recherche.
R Die Grundlage des Layout-Assistenten bilden soge-nannte Layout-Vorlagen.
R Sie bestimmen das Aussehen eines Dokuments imHinblick auf Seitenformat, Schriften und Feldaus-wahl.
R Das in der Vorlage eingestellte Format lässt sich aufalle Ausgaben der betreffenden Kategorie (z.B. Find-bücher oder Etiketten) übergreifend anwenden.
R Zur Bearbeitung der Vorlagen stehen Ihnen sämtlicheDesign-Funktionen von MS Word zur Verfügung.
R Der Layout-Assistent arbeitet mit allen MS Word-Versionen ab MS Word 2000 zusammen.
R Sind die Vorlagen einmal auf Ihre Anforderungen ab-gestimmt, erfolgt die Erstellung des Ausdrucks weitge-hend automatisiert und ohne wesentliche Nachbear-beitungen. Auf diese Weise gewährleistet AUGIAS-Archiv ein einheitliches Erscheinungsbild der archivi-schen Veröffentlichungen.
R Der Layout-Assistent generiert alle Arten von Find-mitteln – sowohl systematisch als auch chronologischsortiert.
R Der Findbuchindex ist entweder seiten-, zähler- odersignaturorientiert.
R Auch der Ausdruck bestandsübergreifender, sachthe-matischer Findmittel ist damit möglich.
Rechte und ZugriffeStandard-Anwendertypen Selbstdefinierte Berechtigungen Rollenmodell für Gruppen
R Um die Administration der Anwender von AUGIAS-Archiv so einfach wie möglich zu gestalten, sind imProgramm bereits verschiedene Anwendertypen defi-niert, denen ein eigenes Rechteprofil zugewiesen ist.
R Die vordefinierten Typen sind z.B. Archivar, Benut-zerdienst, Magazindienst, Gast, Supervisor oder ex-terne Verzeichner.
R Je nach Anwender-Typus kann auf bestimmte Pro-grammbereiche zugegriffen werden oder eben nicht.
R Anwender mit Berechtigungen im Verzeichnungsbe-reich erhalten über »Eigentümerschaften« Zugriffeauf Bestände, Klassifikationen, Verzeichnungsformu-lare, Thesauri, Tektonikgruppen oder Recherchesuch-formeln.
R Neben den Standard-Typen gestattet AUGIAS-Archivdie Definition eigener Zugriffsprofile.
R Mit diesen selbstdefinierten Berechtigungen legen Siebeispielsweise fest, dass bestimmte Personen sowohlim Verzeichnungs- als auch im Magazinbereich Datenbearbeiten dürfen.
R Auch innerhalb des Verzeichnungsbereichs sind Diffe-renzierungen zwischen Vollzugriff, eingeschränktemund Aushilfszugriff möglich.
R Mit Hilfe des Profils »Spezial Gast« lassen sich Son-derzugriffsrechte für einen bestimmten Personenkreiseinrichten.
R Für Archive, die über eine größere Anzahl von An-wendern verfügen, lassen sich Gruppen zu be-stimmten Funktionsbereichen (»Rollen«) zusammen-fassen.
R Sind beispielsweise mehrere Auszubildende mit derVerzeichnung eines Bestandes befasst, definiert maneine Rolle, der diese Auszubildenden angehören.
R Rollen legen fest, auf welche Bestände, Klassifika-tionen und Eingabeformulare ein bestimmter Anwen-derkreis schreibend oder lesend zugreifen darf.
R Auf diese Weise vereinfacht sich die Definition derZugriffsberechtigungen erheblich.
BenutzerdienstBenutzer (online) erfassen Archivalien (online) bestellen Archivalien ausgeben
R Ein Benutzer kann sich schriftlich, fernmündlich, per-sönlich oder per E-Mail und Online-Recherche andas Archiv wenden.
R Die eigentliche Benutzung kommt erst nach Ab-schluss des Benutzungsantrags zustande, der jedochschon im Vorfeld vom Benutzer selbst in AUGIAS-Archiv ausgefüllt, ausgedruckt und unterschriebenwerden kann.
R Die Form des Antrags legen Sie mit Hilfe des An-trags-Assistenten im Setup von AUGIAS-Archiv fest.
R Das Archiv kann die Anzahl der Bestellungen proBestelltag oder wahlweise pro Ausgabetag be-schränken.
R Neu: Schnellverbuchung durch Doppelklick sowieVerwaltung von Reproduktionsaufträgen.
R Benutzer, die eine Freigabe für die Online-Recher-che erhalten haben, können im System recherchieren.
R In der Fundstellenliste zeigt das Programm die fürden Benutzer bestellbaren Archivalien bzw. Reproduk-tionen an. Aus dieser Liste markiert der Benutzer dieinteressanten Einheiten für seine Bestell-Liste, welcheer – versehen mit einem für ihn wünschenswertenAusgabetermin – an den Benutzerdienst weiterschickt.
R Der Benutzerdienst bestimmt dann den tatsächlichenAusgabetermin.
R Anwesenheitskontrolle: Die tatsächliche Anwesen-heit eines Gastes kann vom Benutzerdienst (mitDatum und Uhrzeit) vermerkt werden. Jeder Gastwird automatisch mit Ende des Tages ausgetragen.
R Die vom Benutzerdienst freigegebenen Archivaliender Bestell-Liste erhält der Magazindienst in Formeiner Jobtabelle, so dass er weiß, wann und für wendie Archivalien auszuheben sind.
R In AUGIAS-Archiv werden optional sämtliche Lager-ortsveränderungen einer Archivalie protokolliert:Datum der Bestellung, der Aushebung, der Entnahmeaus der Schleuse, der Übergabe an den Benutzer, derRückgabe und der Reponierung.
R Gesperrte Verzeichnungseinheiten werden optionalüber Sondergenehmigungen durch den Beständere-ferenten bereitgestellt. Das System unterstützt Anträgeauf Schutzfristenverkürzung.
R Signaturlose Auswahl von Verzeichnungseinheiten:Es ist nicht mehr zwingend notwendig, die Signaturder Verzeichnungseinheit zu kennen.
MagazinverwaltungMusterformate definieren Magazin aufbauen Bestände einlagern
R Musterformate dienen dem vereinfachten Aufbaueiner Magazinstruktur, in der Regale mitsamt ihrenFächern und deren Kartons oder sonstigen Verpa-ckungseinheiten vordefiniert werden können.
R Ein Regal bzw. auch ein Schrank oder ähnliches wirdin eine beliebige Anzahl von Segmenten, Fächernoder Schubladen unterteilt.
R Jede dieser Unterteilungen wiederum kann eine belie-bige Anzahl von Behältnissen wie Kartons, Hänge-registraturen, Alben oder sonstige Verpackungsformenenthalten.
R AUGIAS-Archiv stellt die Struktur der Musterregalein Form eines hierarchischen Baumes dar.
R Die Magazinstruktur eines Archivs besteht zunächstaus den Magazingebäuden. Innerhalb eines Ge-bäudes sieht AUGIAS-Archiv eine beliebige Anzahlvon Magazinräumen vor.
R Jeder Raum kann eine beliebige Anzahl von Regalenbzw. Schränken mit beliebig vielen Untersegmenteno.ä. enthalten.
R Da die Regaltypen häufig von einem Hersteller be-zogen werden und damit i.d.R. recht gleichförmigaufgebaut sind, verwendet AUGIAS-Archiv zur Be-schreibung der Regalstruktur Musterregale.
R Zum Aufbau einer Regalstruktur wählt man lediglichdas betreffende Muster aus und bestimmt die Anzahlder vorhandenen Regale. Schon ist ein Magazinraumdefiniert.
R Nachdem das Magazin als Räumlichkeit mit allenvorhandenen Regalen dargestellt wurde, können Be-stände oder auch einzelne Verzeichnungseinheitengrafisch »eingelagert«, d.h. den Lagerungsorten zuge-wiesen werden.
R Die Einlagerungsfunktion stellt Beständebaum (Tek-tonik) und Magazinbaum gegenüber. Wählen Sie deneinzulagernden Bestand bzw. die Archivalie sowie denKarton aus und klicken auf »Einlagern«, fertig.
R Da dem Programm nun die Magazingröße und derUmfang des eingelagerten Archivguts bekannt sind,können Sie auf einfache Weise Statistiken zum Be-ständeumfang und zu den noch freien Kapazitätenerstellen.
Online-Findmittel in WWW.FINDBUCH.NetEigene Homepage Recherche mit Bestell-Funktion Administration
R FINDBUCH.Net ist weltweit das erste System, mitdem Archive sowohl eine Homepage mit allgemeinenSeiten als auch Beständeübersichten und Findbücherbis auf die Ebene der Verzeichnungseinheiten präsen-tieren können.
R Die Homepage umfasst ein Logo, ein Bild, eineÜberschrift, einen Willkommensgruß und eine Link-Liste zu weiteren eigenen oder externen Seiten.
R Die eigenen Seiten dienen der Präsentation von In-halten wie den Öffnungszeiten, der Archivgeschichte,einer News-Rubrik, Veranstaltungshinweisen odereiner Anfahrtsskizze.
R Sofern ein Archiv bereits über eine eigene Websiteverfügt, kann es die Bestandsrecherche harmonischdarin integrieren.Das Aussehen lässt sich an das vor-handene Web-Design anpassen.
R Die Recherche nach Archivalien und Beständen kannsowohl systematisch (anhand des Tektonik- undKlassifikationsbaums) als auch über Suchbegriffe er-folgen.
R FINDBUCH.Net enthält Archiv-spezifische und Ar-chivübergreifende Recherchefunktionen.
R Suchbegriffe lassen sich mit UND/ODER kombi-nieren und über Datierungsgrenzen einschränken.
R In der Fundstellenübersicht ist sowohl das Springenvon Fundstelle zu Fundstelle als auch das Blättern imKontext der Fundstelle möglich.
R Einzelne Fundstellen können zur Zusammenstellungindividueller Bestelllisten markiert werden. Die Be-stell-Funktion ist wahlweise auch abschaltbar.
R Die Pflege der FINDBUCH.Net-Domain ist voll-ständig menügesteuert.
R Datenhaltung entweder auf dem FINDBUCH.Net-Server von AUGIAS-Data mit Einrichtung einer ei-genen Internetadresse (Subdomain) (www.xx.find-buch.net) – oder auf einem archiveigenen Server.Voraussetzung: LAMP-Umgebung (Linux, Apache,MySQL, PHP).
R Menügesteuertes Einfügen von Bildern und Logos indie Startseite und zu den einzelnen Archivalien.
R Vorschau-Funktion, FTP-Zugang, Bildarchiv , indi-viduelle Einstellung der Attribute für Überschriften,Navigationsbaum, Icons usw. sind weitere Merkmaleder Administration von FINDBUCH.Net.
Schulung, Wartung, SystemvoraussetzungenSchulungen Wartung und Updates Hard- und Software
R Die Schulung von AUGIAS-Archiv wird aufgrunddes Programmumfangs in verschiedene Bereiche un-tergliedert: Verzeichnung, Benutzer- und Magazin-dienst.
R Schulungsdauer: Verzeichnung: 2 Tage, Benutzer-und Magazindienst jeweils 1 Tag.
R Die Schulungen finden wahlweise vor Ort (ab 4 Teil-nehmern) oder im Schulungszentrum von AUGIAS-Data statt.
R Für Anwender von AUGIAS-Archiv 7.x oder 8.xbieten wir spezielle Umsteiger-Schulungen an.
R Eine ausführliche Beschreibung und ein Schulungs-angebot erhalten Sie auf Anfrage.
R Freier Zugriff auf den Download-BereichWWW.AUGIAS.DE
R Kostenlose Hotline Mo-Fr von 9-12h und Mo-Dovon 14-16h.
R Kostenlose Upgrades innerhalb einer Versionsserie(z.B. von 8.1 auf 8.2).
R 50% Ermäßigung bei Updates von einer Versions-serie zur nächsten (z.B. von 8.2 auf 9.0).
R Vor-Ort-Service, wenn die Hotline-Hilfe nicht aus-reicht.
R Kostenfreie Konvertierungen von Fremdformaten,wenn die benötigte Zeit weniger als 2 Stunden proJahr beträgt.
R AUGIAS-Newsletter (mehrmals jährlich erschei-nendes, kostenloses Benutzerrundschreiben).
R Client: Prozessor ab 2 GHz, 512 MB Arbeitsspeicheroder mehr, Bildschirmauflösung ab 1024x768 bei 16kFarben, Windows XP (SP3), Vista oder Windows 7.DotNet-Framework 2.0. 500 MB freier Festplatten-speicher. Für Druckausgaben mit Layout-Assistent:MS Word (ab 2000) (jeweils neuestes SP).
R Server: Windows 2003/2008 (auch R2), Windows2003/2008 Terminalserver, 500 MB freier Festplatten-speicher für Programm. Ethernet-Anbindung an Cli-ents: mind. 100 MBit/s (außer bei RDP-Verbindung).
R Backend: MS SQL Server 2000, 2005 oder 2008 (op-tional: die kostenfreie MS SQL Server-Express-Ver-sion 2005), Oracle 9.2i, 10/11g, PostgreSQL 8.2.4
R 3 MB freier Festplattenspeicher pro 1.000 Verzeich-nungseinheiten.
Veranstaltung Termin
AUGIAS-Archiv 8.x 29. – 30. September 2009
AUGIAS-Archiv 8.x Umsteiger 13. – 14. Oktober 2009
AUGIAS-ZwischenArchiv 8.2 22. Oktober 2009
AUGIAS-Museum 4 10. – 11. November 2009
AUGIAS-Express 4 24. – 25. November 2009
AUGIAS-Archiv 8.x 08. – 09. Dezember 2009
Schnittstellen, DatenbankenExport-Schnittstellen Datenbank-Anbindungen Import von Fremddaten
R Das Standard-Exportformat ist MS Access (MDB),der de-facto-Datenbankstandard. Lookup-Listen undBenutzertabellen können Sie auch als MS Excel spei-chern.Dadurch können die Daten in allen Office-An-wendungen weiterverarbeitet werden.
R Alle wesentlichen Druckausgaben erfolgen über denLayout-Assistenten, der die entsprechenden Listen,Tabellen, Findbücher usw. in MS Word erstellt. Diedort formatierten Texte können Sie dann in einem be-liebigen Format abspeichern (PDF, HTML, XMLusw.)
R Druckausgaben, die der Layout-Assistent nicht er-stellt, können als HTML-Datei gespeichert werden.
R Zur Integration von Beständen in Archivportale bietetAUGIAS-Archiv den Export im Format EAD undKalliope-2 an.
R Das Programm verwendet keine proprietärenDatenformate, sondern bewährte Standard-Datenbanken.
R In AUGIAS-Archiv enthalten ist bereits der MS SQLServer 2005 Express, eine Datenbank für ca. 5-10 An-wender und mittlere Archive.
R AUGIAS-Archiv lässt sich auch an bereits vorinstal-lierte SQL-Server anbinden. Folgende Versionen sindmöglich:
˗ MS SQL Server 2000, MS SQL Server 2005/2008
˗ Oracle 9.2i, 10g oder 11g
˗ PostgreSQL 8.2
R Die Installation kann entweder vom betr. IT-Personaloder von AUGIAS-Data vorgenommen werden.
R Mit dem AUGIAS Import-Assistenten können SieFindbücher, die in Tabellenform oder in Standard-Datenbankformaten vorliegen (z.B. in Access, dBase,CSV und Excel), auf einfache Weise in AUGIAS-Ar-chiv importieren.
R Der Import-Assistent ist in der Lage, sowohl neue Be-stände zu erstellen als auch bestehende zu ergänzen.Ebenso können damit bereits vorhandene Klassifika-tionen ergänzt oder ganz neue aufgebaut werden.
R Zur Bestimmung, welche Felder der Importdaten inwelche Felder von AUGIAS-Archiv gelangen sollen,generieren Sie eigene Zuweisungslisten, die gespei-chert und bei Bedarf geladen werden können.
R Eine Importfunktion für XML-Dokumente gemäßden Standards XDOMEA, ELAK und GEVER ist inVorbereitung.
ProgrammversionenBasispaket Gesamtpaket XL-Paket
R Erschließung
R Findbuchdruck mit Layout-Assistent
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Beständeverwaltung
R Import-Assistent
R Erschließung
R Findbuchdruck mit Layout-Assistent
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Beständeverwaltung
R Import-Assistent
R + Benutzerverwaltung
R + Online-Bestellung
R + Assistent für Benutzeranträge
R + Benutzerstatistik
R Erschließung
R Findbuchdruck mit Layout-Assistent
R Online-Findbücher, Intranet-Recherche
R Beständeverwaltung
R Import-Assistent
R Benutzerverwaltung
R Online-Bestellung
R Assistent für Benutzeranträge
R Benutzerstatistik
R + Magazinverwaltung
R + Magazinstatistik
AUGIAS-Data Im Südfeld 20
D-48308 Senden
FON (+49) (0)2536 341006 FAX (+49) (0)2536 341007
www.augias.de
