PAPIER ARCHIVIEREN

ARCHIV- & DOKUMENTEN- MANAGEMENT-SERVER

- 2 -

DIG

ITA

LES A

RCH

IVIE

REN

- 2 -

PAPIER ARCHIVIEREN

Manuelle Prozesse

AutomatisierteProzesse

Mit BvLArchivio® haben Sie die Möglichkeit, Papierdokumente sowohl manuell als auch automatisiert zu archivieren.

Beide Vorgänge sind in BvLArchivio® möglich, beide Vor-gänge sind mit neuester Technik optimiert worden und auf die heutigen Anforderungen angepasst.

Statt diese Broschüre zu lesen, können Sie sich auch unsere 5-Minuten-Filme ansehen. www.BvLArchivio.de/Film1.html

- 3 -

DIG

ITA

LES A

RCH

IVIE

REN

- 3 -

C:\Gescannte\Scann.pdfn.pdf

PAPIER ARCHIVIEREN

Wareneingang

2012

Rechnungen

4711

0815

Januar

Projekte

Akten

Viele Firmen arbeiten noch nach dem alten Muster der manuellen Archivierung. Ein Vorgang, der sehr zeitaufwendig ist und damit sehr viel Geld kostet und heute meistens so aussieht: Wir scannen das Dokument an unserem Arbeitsplatz bzw. Desktop. Wir öffnen an unserem Arbeitsplatz die gescannte Datei zu Kontroll-zwecken. Anschließend benennen wir die Datei eigenhändig um, damit der Dateiname einen Hinweis auf den Inhalt der Datei gibt. Zum Schluss müssen wir die Datei dann in das gewünschte Archiv- verzeichnis verschieben, dabei müssen uns die Ablageregeln für dieses Dokument bekannt sein und es dürfen bei der Verschiebung selbstverständlich keine Fehler ge-macht werden. Solche Arbeitsmethoden sind sehr zeitaufwendig und sollten daher vermieden werden.

- 4 -

PAPIER ARCHIVIEREN

AutomatisierteProzesse

Mit BvLArchivio® haben Sie die Möglichkeit, solche Vorgänge, die sich jeden Tag wiederholen, automatisiert zu archivieren. In unserer Bürowelt wiederholen sich täglich die meisten Vorgänge. Solche Vorgänge sollten möglichst mit automatisierten Prozessen abgelegt werden. Das System bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten der Automatisie-rung. Dazu legen Sie die Dokumente an Ihrem Scanner an, wählen am Scanner den Archivraum (Scanziel auswählen) aus und drücken an Ihrem Scanner anschließend auf die Taste „Scannen“ und der Archivierungsvorgang ist komplett abgeschlossen. Sie müssen danach keine Datei anfassen oder umbenennen. Auch müssen Sie keine zusätzlichen Arbeiten an Ihrem Arbeitsplatz durchführen.

Diese Form der Automatisierung nennen wir in BvLArchivio® A.S.F.-Technik.

- 5 -

PAPIER ARCHIVIERENNNN

Jedes Dokument liegt unveränderbar und revisionssicher im Archiv. Der BvLArchivio®-Server besitzt eine Schrifterkennung, kann also lesen. Alle Wör-ter, Begriffe und Zahlen werden automatisch aus allen Dokumentenseiten ausgelesen. In BvLArchivio® wird jedes Dokument im Archiv nicht nur nach einer Sortierung abgelegt, sondern nach sämtlichen Begriffen, die ausgelesen wurden. Somit können Sie nach allen wichtigen Begriffen später suchen.

Diese technische Art der Archivierung können Sie für alle Dokumentenformen verwenden, ob nun Rechnungen, Briefe, Angebote, Schriftstücke oder Verträge, jedes Dokument kann so schnell und bequem archiviert und nach allen Begrif-fen wiedergefunden werden. Sie können nach allen Begriffen und Zahlen später suchen.

- 6 -

STRUKTURIERTE ABLAGETE ABLAGETE ABLAGE

In unserer heutigen Papierwelt heften wir unsere Doku-mente (in unserem Beispiel hier Rechnungen) in Ordnern ab. Damit wir die Papierdokumente im Archivregal oder im Archivraum schneller wiederfinden, beschriften wir unsere Ordner heute. Wir heften aber auch Papierdokumente in einen Ordner oder in eine Akte, damit diese Papierdokumente zusammenbleiben. Ordner und Akten werden heute von uns beschriftet, weil bestimmte Dokumente zusammenbleiben sollen. Wie können Sie nun dafür sorgen, dass Papierdokumente automatisch im richtigen digitalen Ordner bzw. in der richtigen digitalen Akte abgelegt werden?

Dazu verwenden wir in BvLArchivio® Steuerungsinformationen. Solche Steue-rungsinformationen sorgen dafür, dass die gescannten Dokumente automa-tisch im Archivverzeichnis an den entsprechenden Stellen abgelegt werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Steuerungsinformationen (auch Steu-erbefehle genannt) mitgeben können.

- 7 -

Wareneingang

DOKUMENTE AUTOMATISIERT ZUORDNEN

2012

Rechnungen

4711

0815

Januar

Projekte

Akten

BEISPIELAblagestruktur

Eine Möglichkeit ist ein Steuerbefehlsblatt. Das Steuerbefehlsblatt ist zu verglei-chen mit dem Ordnerrücken. Es enthält die Informationen, die wir auf einen Ord-nerrücken oder auf eine Akte schreiben würden.

AUTOMATISIERTE ABLAGE

- 8 -

Jedes Dokument, das Sie mit Steuerungsinformationen scannen, wird automatisch dem richtigen digitalen Ordner zugeführt, automatisch in der richtigen digitalen Akte abgelegt oder aber auch dem richtigen Projekt zugeordnet.

Die Steuerungsinformationen sorgen dafür,- dass Sie nach dem Scannen keine Nacharbeiten durchführen müssen, - dass das Dokument nach Ihren Ablagestrukturen automatisch abgelegt wurde und außerdem dank der A.S.F.-Technik nach allen Inhalten des eigentlichen Do-kuments wiedergefunden wird.

Ihr Papierdokument finden Sie jetzt nach allen ausgelesenen Begriffen wieder, aber auch in dem Ordner oder in der Akte, die Sie auf dem Befehlsblatt als Steuerungs-information mitgegeben haben.

RECHNUNGEN WareneingangJANUAR 2012

%START% %A%

%ENDE%

CHNUNNNGEG N WarWarWarWWWarWWWWWWWWWWWW eneeneeneeneingingingingingangangangangngngngngngnnnngngggnggnnngggngJANUUARA 2012

RT% %A%%A%A%A%%A%A%%A%A%%A%A%A%A%%AA%A%%

E%

- 9 -

ARTEN DER STEUERUNGSINFORMATION

BEFEHLSBLATT

ETIKETT

BARCODE

DRUCK

Neben der Variante mit einem Steuerbefehlsblatt können Sie auch andere Formen der Steuerungsinformation einsetzen.

Einen Stempel etwa, Sie können aber auch einen Barcode- Aufkleber oder auch ein bedrucktes Etikett auf Ihre Doku-mente aufbringen. Nutzen Sie die Steuerungsart, die für Sie am besten ist. Hier sehen Sie die verschiedenen Beispiele noch einmal gezeigt. Sie können also Papierdokumente mit Steuerungs- i n f o r m a t i o n e n d e r v e r s c h i e d e n s t e n A r t v e r s e -hen und so viel Zeit sparen. Scannen Sie mit einem Befehlsblatt oder mit einem aufgeklebten Etikett oder mit einem aufge- klebten oder gedruckten Barcode oder drucken Sie bei selbst erstellten Dokumenten gleich die Steuerungsinformation mit auf. Wo Sie die Steuerungsinformationen aufdrucken oder anbringen, spielt keine Rolle, ob nun auf der ersten Seite, mittendrin oder auf der letzten Seite, es stehen Ihnen alle Möglichkeiten zur Verfügung.

Technische Daten können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Zum Zeitpunkt des Drucks waren alle Daten korrekt. BvLArchivio® ist eine geschützte Marke.

B v L . c o m G m b H

H O T L I N E 0 0 8 0 0 - 2 7 2 4 4 8 4 6

H O T L I N E 0 0 8 0 0 - A R C H I V I O

W W W . B V L A R C H I V I O . D E

SERVICE@BVLARCHIVIO.COM© BvL.com GmbH 2013