AIS-Präsentation: professionelle Durchführung von Facility Management-Ausschreibungen

excellence in real estate

Professionelle Durchführung

von Facility Management-

Ausschreibungen

© AIS Management GmbH

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Ihr Partner AIS Management


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AIS-Geschäftsfelder: professionelle Lösungen für Immobilienwirtschaft und Beschaffung

Shared Service-Lösungen, Organisation, Prozesse

Property Management, Facility Services, Bauwerkserhaltung

Audits, Qualitätssicherung, Optimierung Sitemanagement

Benchmarking

Einkauf und Lieferantenmanagement

planungs- und baubegleitendes Facility Management

Bewältigung komplexer Aufgaben,

Aufdeckung und Umsetzung von

Optimierungspotenzialen

Consulting

Leistungen / Produkte z.B. Ergebnis

Benchmarks

betreute Projektvolumina: mehrere Mrd. EUR

SLA, KPI, Kostenwerte, qualifizierte Anbieterdatenbanken

aktiv in Forschung und Lehre

Mitwirkung in nationalen und internationalen Normungsgremien

(DIN, CEN etc.)

einzigartiger Pool an Primärdaten,

maximale Marktnähe,

Wettbewerbsvorsprung

FM-Marktforum (E-Sourcing)

Secure Dataroom (E-Collaboration)

xRE-Lieferantendatenbank

Software und Wissensarchive

ressourcenschonendes, besseres

Projekt-, Einkaufs- , Asset, Property

und Facility Management, CREM

E-Solutions


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AIS-Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch


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Ausschreibungs- und Vergabeprozess schematisch

1. Erstellung Ausschreibung

Konzept mit Ziel- definiton erstellen

Erfassen kalkulations-

relevanter Daten

Definition Rahmenbedingungen,

Vertragserstellung

Leistungsverzeichnis erstellen

Bewirtschaftungsziele

Prioritäten

Abgrenzung Eigen- /

Fremdleistung

Aufbau- und

Ablauforganisation

Schnittstellen

Controlling

Flächenaufnahme

Ausstattungsmerkmale

z.T. Hersteller und

Fabrikate

Funktions- und

Zustandsbeschreibungen

Vorbemerkungen

Vertragsinhalte

Dokumentation der

Leistungen

Kommunikation

Aufbau, Gliederung

Leistungen

Massen

Zyklen

Reaktionszeiten

Schätzkosten

Leistung

AIS-Online-Technologien und Instrumentarium z.B.

FM-Marktforum

FM-Sollkonzept

FM-Prozesse

Stellenprofile

Anlagenerfassungs-

matrizen

Raumbuch

Gebäudemanage-

mentvertrag Leistungsverzeichnis

Kostenbenchmarks

Ergebnis

Betreiberkonzept Flächen

Ausstattung

Vertrag Leistungsverzeichnis

Schätzkalkulation


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2. Bewerbungsverfahren

Bieteranschreiben RFI

Besprechungstermin mit Bieter

3. LV-Veröffentlichung, Klärungen

Auswertung RFI

Aufforderung Bieter zur Angebotsabgabe

Leistung

zu liefernde Unterlagen

und Dokumente

Interesse an Teilnahme

Ansprechpartner

Leistungsprofil

Referenzen

Leistungsfähigkeit

Auswahl von

max. 6 – 8 Bieter

Information / Absage

der Bieter

Projektbeschreibung

Leistungsverzeichnis

Vorbemerkungen

Termine

Objektbegehung und

Projektbesprechung (nie

alle zusammen)

Fragen aufnehmen

Antworten an alle

verteilen

Termin bei Beginn

Kalkulationsphase


Secure Dataroom FM-Marktforum

Bietererklärung

Vorlage

1. Bieterpräsentation

Bieterbewertungsmatrix Vorgaben

Betreiberkonzept Checkliste zur

Objektbesichtigung

Ergebnis

qualifizierter

Lieferantenpool

Bieterpool für

Ausschreibung

Veröffentlichung

Ausschreibung an alle

ausgewählten Bieter

erweiterte

Kalkulationsbasis für

Bieter


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4. Angebotskalkulation, -abgabe, -auswertung

Angebotsabgabe, Submission

Bieterverhandlungen vorbereiten

Bieterverhandlungen Auswertung der Angebote

5. Bieterverhandlung

Leistung

Angebotskalkulation

durch Bieter

Angebotsabgabe

Angebotsöffnung

formal (Vollständigkeit)

rechnerisch (Preisspiegel)

fachlich (Sinnhaftigkeit)

Ergänzung um RFI

Rangfolge festlegen

ergänzende Angaben

von Bietern anfordern

Fragenkatalog

Vergabestrategie

abstimmen

Agenda erstellen

Bieter einladen

Präsentation des Bieters

Fragen klären

Kalkulationsbesprechung

Vertrag zur Prüfung

übergeben

Varianten und

Alternativen auswerten

Auktionen

FM-Marktforum FM-Marktforum Secure Dataroom FM-Marktforum


Preisspiegel

Bieterpräsentationen

Bieterbewertungsmatrix

Gesprächsleitfaden

Preisspiegel

Bieterbewertungsmatrix

Vorlage

2. Bieterpräsentation

Gebäudemanagementvertrag

Verhandlungsprotokoll

Ergebnis

formal geprüfte

Angebote

Bieter für

Vergabeverhandlungen

Definition der Vergabeziele

Vergabestrategie

Agenda mit

Handlungsempfehlungen

Vergabeempfehlung


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6. Auftrag / Projektstart

Vergabegespräch, Zuschlag

Projektstart Start-up-Team festlegen

Leistung

finale Verhandlung

Übergabeszenario

Vertragsunterzeichnung

Objekteinweisung

Personalbesetzung,

Organigramm

Beschaffung Ausstattung

Übernahme

Dokumentation

Übernahme

Betriebsverantwortung

Beginn Berichtswesen

Einführung beim

Nutzer

Ergebnis

Vertrag

Auftragsleistungs-

verzeichnis

geregelte Vorbereitung

und Objektübergabe

optimierter

Leistungsbeginn /

Dienstleisterwechsel


FM-Marktforum

Gebäudemanagentvertrag

Vergabeprotokoll

Checkliste Übergabe

Dokumentenvorgaben zum

Start-up-Prozess

digitale Gebäudeakte


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7. Regelbetrieb 8. Projektende

Vertragsbeendigung Übergabe, Einweisung neuer Dienstleister

Leistungserbringung, Leistungssteuerung

Jour fixe

Störungsmanagement

Servicelevels

QS / Audits

Fortschreibung Leistungsverzeichnis

und Dokumentation

Änderungen und Anpassungen

Leistungsdefinitionen

Übergabe Verantwortung

Rückgabe Dokumentation, Daten

Abschlussbericht

Leistung

Ergebnis

geforderte Leistung

geforderte Qualität


FM-Marktforum

Secure Dataroom


Bonus-Malus-System

FM-Marktforum

Secure Dataroom


Gebäudemanagementvertrag


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Unterstützung durch AIS-Online-Technologien und Instrumente (Beispiele)


Seite 11

AIS-Online-Technologien: zwei komplementäre Systeme

FM-Marktforum:

Spezifikation, Ausschreibung,

Vergabe via Internet

(z.B. Computer-generierter Preisspiegel)

Secure Dataroom:

Dokumentenmanagement im

virtuellen Projektraum

(z.B. Radar Screen)


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AIS-Instrumente: z.B. FM-Konzept, RFI-Unterlagen, Lieferantenbewertung, etc.


C:/../../../Company/01. Präsentationen und Werbematerial/02. sonstige AIS-Präsentationen/Professionelle Durchführung von FM-Ausschreibungen/Zweite Bieterpräsentation TGM.pot

C:/../../../Company/01. Präsentationen und Werbematerial/02. sonstige AIS-Präsentationen/Professionelle Durchführung von FM-Ausschreibungen/FM Konzept Adenauerring 7-11.pdf

C:/../../../Company/01. Präsentationen und Werbematerial/02. sonstige AIS-Präsentationen/Professionelle Durchführung von FM-Ausschreibungen/Projektbezogene Faxantwort Bieter.pdf

C:/../../../Company/01. Präsentationen und Werbematerial/02. sonstige AIS-Präsentationen/Professionelle Durchführung von FM-Ausschreibungen/Lieferantenbewertung 3.Runde.xlt

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Kontakt für weitere Informationen


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AIS Management – excellence in real estate

Mit Spitzenberatung, exklusiven Benchmarks, wegweisenden eSolutions sichern wir Ihren Erfolg in Immobilienfragen

Herausforderungen im gesamten Immobilienlebenszyklus einschließlich Strategie, Organisation, Prozessen, Nachhaltigkeit

und Risikomanagement sind unser Thema. Wir decken Optimierungspotenziale auf und setzen diese um,

schwerpunktmäßig bei Bau, Instandhaltung, CRE, Asset, Property und Facility Management sowie im Einkauf.

Unsere Benchmarks sind Ergebnis von Projektvolumen mit mehreren Milliarden Euro weltweit. Der Pool an Primärdaten ist

einzigartig, maximal marktnah und sichert unseren Kunden Wettbewerbsvorteile. Unsere Datenbanken und

Wissensbibliotheken enthalten zu Kosten, Leistungen, Kapazitäten, Flächen, Qualitäten die entscheidenden Parameter.

Modernste Webtools (Software und Wissensarchive) verbessern Effizienz, Transparenz und Compliance. Kosten und

Risiken bei Projekten, Beschaffung, Due Diligence sowie Dokumentenmanagement werden gesenkt.

▫ eProcurement und eSourcing stärken Einkauf und Fachbereich bei RFP, RFI, RFQ, Spezifikation, Ausschreibung,

Vergabe via Internet – seien es Bauleistungen, Facility Services oder Property Management.

▫ Virtuelle Datenräume ermöglichen Management und Bearbeitung von Dokumenten webbasiert über Abteilungs- und

Unternehmensgrenzen hinweg (E-Collaboration) – bei Projekten, Immobilienmanagement, Vermarktung.

▫ Tools für Benchmarking, Audits und Analysen helfen bei Standortbestimmungen, Qualitätscontrolling und Reduktion von

Betreiberrisiken.

Unabhängigkeit

AIS Management ist mit keinem Dienstleister gesellschaftlich verbunden. Wir sind unabhängig und vertreten ausschließlich

Interessen von Eigentümern und Auftraggebern der Immobilienwirtschaft, insbesondere des CRE, Portfolio und Asset

Managements. Wir arbeiten nicht für beide Seiten.

Partner der AIS Management

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Theresienhöhe 26

D-80339 München

Telefon: +49 89 628170-0

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