aforms2web AFS Usergroup, 2. Dezember 2010

AFS und Workflows

DI Christian Bauer, zSPMBauer42

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Agenda

• Workflows

• Beispiele LLV Personalantrag

• Software Architektur

• Lessons learned aus Workflowprojekten

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Workflows

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Formulare starten Arbeitsprozesse

• Personen einbeziehen

• Entscheidungen treffen

• kontextbezogen Daten zur Verfügung stellen

• Aktivitäten initiieren

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Warum Automatisierung mittels Workflows

• Immer gleiche Routinetätigkeiten ersparen

• Fehlerquellen reduzieren

• Prozesse vereinheitlichen

• Klar was zu tun ist

• Zuständige und Vertreter

• Information über Workflow-Status

• Nachvollziehbarkeit

• Statistische Auswertungen

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Beispiel PersonalantragLiechtenstein‘sche Landesverwaltung

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Personalantrag der LLV

• Aktuell PoC-Projekt• Personalantrag• IT Beschaffungsprozess

• Prozesse definiert + optimiert• Datenbasis vorhanden• Aufbau Infrastruktur (Nintex WF)

und Basiskomponenten• Anbinden von Fachinformationssystemen

• Integrationsframework• AFS WebService Extender• 1. Anwendung: Org. und Kontaktdaten aus LOGA

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Leistungen Christian Bauer

• Beratung, Design und Durchführung eines Workshops • Alle ins Boot holen• Gemeinsame Sicht auf das Thema• Welche Komponenten gibt es schon?• Entscheidung und Vorgehen

• Realisierung Proof of Concept (Personalantrag)

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Software Architektur und Tooling

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Software Tooling Optionen

• AFS Formularserver• Workflow-Software

• Sharepoint Server 2010• Nintex Workflow 2010 auf Sharepoint Foundation• K2 Blackpoint auf Sharepoint Foundation• K2 Blackpearl• ACTA NOVA

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AFS WebService Extender

• Vorbefüllung von Formularen mit kontextrelevanten Daten etwa aus Fachinformationssystemen

• Abfragen der Berechtigungen eines Users > Steuerung der Formularlogik

• Einbeziehen von externen Funktionalitäten z.B.: Währungsumrechnung..

• Anstoß von Funktionen z.B.: Aufruf eines weiteren Systems• Integration mit Workflowsystemen• AFS kann mit einem WebService-Extender als Ad Hoc

Applikations-Frontend verwendet werden.

• In Vorbereitung

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Lessons learned aus Workflowprojekten

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Lessons learned aus Workflowprojekten

• Starkes Interesse + positives Feedback

• Angst vor zu starker Vereinheitlichung (Verlust von „Hintertürchen“)

• IST Prozess(e) ≠ SOLL Prozess

• Prozessanalyse (bzw. -Vereinbarung) aufwendig

• Wer kümmert sich um Prozessmanagement?

• Anbindung von Systemen und Datenquellen aufwendig (Forschungsarbeit)

• Rollen- und Berechtigungskonzept nötig

• Sehr geringer Aufwand bei technische Realisierung und Changes (wenn Basis und Architektur OK)

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