Adobe Finance Forum 2009 Pentadoc Beobachtungen Aus Der Praxis

Lassen sich papierarme Prozesse in der Versicherungswirtschaft noch weiter optimieren?

Beobachtungen aus der Praxis

Adobe FinanceForum 200924. September 2009, Frankfurt am Main

AGENDA

- Status- Prognose- Posteingangsbearbeitung- E-Akte/Prozesssteuerung

Das Unternehmen.Viel dahinter, viel drauf.Gute Gründe, mit uns viel vor zu haben.

33Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com

Weil wir unabhängig sind, können wir etwas wie kaum ein anderer: Horizonte erweitern.

Persönlichkeit Kompetenz Erfahrung

Hohes Maß anEngagement undLeistungsbereitschaft

Sehr gute und breiteECM-Kenntnisse

Langjährige praktische Projekt-Erfahrungen

Qualitätsmanagement durch Vorstandsebene

Objektiver Blick auf die technische Entwicklung

Neben der Technik verstehen wir auch Organisation und Prozeß

Führungskompetenz in Projekten

Sehr komplexes Markt-Know-how

Über 100 Referenzen

Unabhängigkeit


Einen Spezialisten wie uns gibt es nicht oft.Genaugenommen 10 mal.

1998 Gründung der PENTADOC GmbH

2000 Gründung der PENTADOC Ges. mbH

Österreich

2001 Umwandlung zur Aktiengesellschaft

Eröffnung der 2. Niederlassung in Deutschland

Gründung der PENTADOC Schweiz

GmbH

2004 Gründung der DMS-Akademie GmbH

2005 Gründung PENTADOC Health

2006 Start der ECM-Tage

2007 Gründung PENTADOC Radar

Firmenstandorte

Beratungszentren


Automobilindustrie Banken/Finanzdienstleistungen

Baugewerbe EDV-Dienstleistung

Energie-/Wasserversorgung Gesundheits-/Sozialwesen

Handel Maschinenbau/Metallverarbeitung

Öffentlicher Dienst Pharma/Biotechnologie

Transport/Verkehr/Logistik Versicherungen

Die schönsten Visitenkarten kommen nicht von uns: Sondern sprechen für uns.


Status 2009.Papierarme Prozesse in der Versicherungswirtschaft.


Die Stimmung ist getrübt!

Nur jeder fünfte Entscheider rechnet mit Umsatzzuwächsen (Quelle: Branchenkompass Versicherungen 2008, Steria Mummert)

Harter Wettbewerb

Geldanlagen werfen nicht den erhofften Gewinn ab

Gesetzliche Regelungen erschweren das Neugeschäft

Bessere Informationsmöglichkeiten führt zu höherer Fluktuation

Versicherungsprodukte müssen kombiniert werden mit fachfremden Zusatzdienstleistungen

Kostenstrukturen sind zu unfelxibel – Aufwand pro Kunde steigt

Adobe FinanceForum 2009 www.pentadoc.com 8

Erfolgsfaktoren zur Steigerung der Produktivität und Leistungsfähigkeit.

1. Gewinnung neuer Kunden respektive Erhöhung der Kundenbindung. Neue und innovative Produkte für neue Kunden.

Makler als Vertriebskanal.

Verbesserter Service und Dienstleistungen.

2. Standardisierung und Industrialisierung der Prozesse zur Senkung der operativen Kosten.

Leistungsstandardisierung im Mengengeschäft

Prozessautomatisierung / Dunkelverarbeitung

Konzentration auf die Kernkompetenzen. Delegieren von Teilprozessen der Wertschöpfungskette an externe Partner und Dienstleister (auch Competence Center im eigenen Hause).


Erfolgsfaktoren zur Steigerung der Produktivität und Leistungsfähigkeit.

1. Gewinnung neuer Kunden respektive Erhöhung der Kundenbindung. Neue und innovative Produkte für neue Kunden.

Makler als Vertriebskanal.

Verbesserter Service und Dienstleistungen.

2. Standardisierung und Industrialisierung der Prozesse zur Senkung der operativen Kosten.

Leistungsstandardisierung im Mengengeschäft

Prozessautomatisierung / Dunkelverarbeitung

Konzentration auf die Kernkompetenzen. Delegieren von Teilprozessen der Wertschöpfungskette an externe Partner und Dienstleister (auch Competence Center im eigenen Hause).


Kommunikation

Prozess-management

u l M

Tv

Kommunikations-/Informationsarbeit in Versicherungen

VDE-Mail

Bundling-Dienstleister

Rechnung

Outsourcing

Makler

Kunden

RisikoprüferMitarbeiter

Schadens-bearbeitung

Rückversicherer

Services

Workflow

Systeme

Intra-, Extra-, Internet

Bank


S bFVerträge

UInfo-DB

Vs

Prozessmanagement im Fokus

Lean Insurance: Versicherer konzentrieren sich immer mehr auf Ihre Kernkompetenzen:


Kernkompetenzen (nicht auslagerbar)

Auslagerbar(Outsourcing)

Standard Antragsprüfung(1st Level)

Gebäude-mgmt.

Buch-haltung

HR

Asset-management

ITRecht

Inkasso/ Exkasso

Strat. Marketing

Zweifelsfälle Antragsbearbeitung

UnderwritingProduktent-wicklung

Komplexe Leistungsbearbeitung

Sonderfälle Vertragsveraltung

Vertriebs-steuerung

Einfache Vertrags-änderungen (1st Level)

Automatisierte Leistungsbearbeitung von geringen Versicherungsrisiken (1st Level)

Postbear-beitung

Call Center

Werbung Druck & Postausgang

Entwicklung der durchschnittlichen Innendienst-Produktivität 2004-07

Kranken + 7,5 %

Kraftfahrt + 5,5 %

SUH Privat/Gewerbe

+ 5,2 %

Leben + 2,5 %Quelle: Beta Systems

Ausgangssituation: Hoher manueller Bearbeitungsaufwand und Mehrstufigkeit in der Bearbeitung

Hoher Einsatz qualifizierten Personals für eine zeitaufwendige Datenerfassung und Datenprüfung

Fokussierung der Datenprüfung aus Zeitgründen auf das Wesentliche

Keine Wertschöpfung aus den Informationen z.B. der Rechnungspositionen

Mehrstufigkeit in der Sachbearbeitung

Experten ServiceCenter

Posteingang Manuelle Verteilung

Dateneingabe und

Freigabe

Manuelle Prüfung


Sachbearbeiter

PrognoseVersicherungsbetrieb der Zukunft


Wo liegt das Optimierungspotenzial verborgen?

1. Die Aufwände in den Prozessen Antragsbearbeitung, Vertragsverwaltung, Schaden- und Leistungsbearbeitung betragen ca. 25% der Gesamtverwaltungsaufwendungen einer Versicherung.

2. Durch Partnerschaften mit Kooperations- und Wertschöpfungspartnern oder Assistance-Dienstleistern steigt der Kommunikations- und Dokumentationsaufwand.

3. Die weiterverarbeitenden IT-Systeme, die Versicherer für diese Prozesse im Einsatz haben, sind in höchstem Maße heterogen.

4. Das Standardisierungs- und Automatisierungspotenzial häufig vorkommender Geschäftsvorfälle mit teilweise geringem Einfluss auf das versicherungstechnische Ergebnis ist hoch.


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Der Versicherungsbetrieb der ZukunftU

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ingang

1st Level(Kunden-serviceCenter)

Automatisierung

Ausg

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2nd Level(Backoffice)

Controlling und Steuerung/Prozesstransparenz (End-to-End), Compliance

Geschäftslogik, Fachfunktionen, Daten, Mitarbeiter

IT-Infrastruktur

Vermittler - „Vertrieb“

Eingangs-post/Fax

Telefon

E-Mail

Internet

Kunden

Vermittler – „Vertrieb“

Kunden

Ausgangs-post

Telefon

E-Mail

Internet


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ZS

Zielsituation : „Einstufige Sachbearbeitung“

Signifikante Reduzierung der Bearbeitungsdauer, insbesondere bei einfachen und wenig komplexen Geschäftsvorfällen.

Hoher Grad der Automatisierung von Geschäftsvorfällen, d.h. Dunkelverarbeitung

Fallabschließende Bearbeitung nicht automatisiert verarbeiteter Geschäftsvorfälle an erster kompetenter Stelle

Reduktion von Schaden/Leistungsaufwendungen durch Verbesserung in Prüfung und Geschwindigkeit

standard komplex

automatisch

Scannen und

Erkennen Automatische

VorprüfungSach-

bearbeitungAutomatische

Verteilung


PosteingangsbearbeitungHebel zur Effizienzsteigerung


Geografische Zentralisierung sowie spartenübergreifende Lösungen als wesentliche Trends im Posteingang

19

Strategische Stoßrichtungen

A Geographische Zentralisierung Posteingang

Beispiele

• Allianz• AXA• HUK Coburg• VHV• Provinzial Rheinland

Bundesweite Bündelung von Poststellen in einem Posteingangszentrum

B Spartenübergreifende Lösung

Konsolidierung paralleler Scanntätigkeiten – Scannen für alle Sparten im Posteingangszentrum

S L K

C One-stop Anbieterstrategie

Fokus auf einer skalierbaren, state-of-the-art Technologieplattform

D Einführung Dunkelverarbeitung

Vollautomatisierung von Prozessen mit hohem Postvolumen und Standardisie-rungsgrad

• Allianz

• Ergo-DKV• AMB• AXA• R+V• HUK

• Allianz• AXA• R+V• Gothaer• SV Sparkassen

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Manuelle inhaltliche Prüfung

Input Management

f w

Durchlauf der Bearbeitungskette


Scanvorgang Klassifikationder Dokumente

Datenextraktion Korrektur /Nacherfassung

FachanwendungAblaufsteuerung

Automatische inhaltliche Prüfung

Postkorb

Korrektur /Nacherfassung

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Der Automatisierungsgrad hängt oft von der eingesetzten Lösung ab!

Ergebnisdiagramm Gesamtübersicht


Prozessmanagement / E-AkteAutomation von Fachbereichsprozessen


Das Zentrum der Wertschöpfungskette: Informationen Der schnelle, unternehmensweite Zugriff auf Informationen ist zum

Schlüsselfaktor für alle Unternehmensaufgaben entlang der Wertschöpfungskette geworden:

Asset Management, Produktentwicklung & Underwriting, Vertragsmanagement,

Kundenservice & Schadenmanagement, Marketing & Vertrieb sowie die Themen der

Compliance.

Die dabei zu verarbeitende und zu verwaltende Datenmenge ist immens.

Jährlicher Informationszuwachs = mehrere Millionen Dokumente

jährliche Datenrückgriffe ansteigend

Die notwendigen Verarbeitungsprozesse sind meist nicht nur stark papierbasierend, sondern werden täglich komplexer.

Kompetente und gezielte Beratung ist nur mit einer umfassenden und unternehmensweit, einheitlichen Informationsplattform möglich!


47% der Mitarbeiter vertrauen den Informationen nicht42% der Führungskräfte nutzen mindestens einmal pro Woche falsche bzw. überholte Informationen59% der Mitarbeiter liegen Informationen nicht vor, die sie benötigen37% der CIO‘s glauben genügend und aktuelle

Informationen zu besitzen um den Betrieb zu leiten.

Quelle: AIIM SURVEY, ACCENTURE SURVEY

Einsatz von elektronischen Akten im Bereich der Versicherungen

83%

17%

Ja Nein


Setzen Sie in Ihrem Unternehmen bereitselektronische Akten ein?

Quelle: Pentadoc Radar, Studie „Elektronische Akten in der Praxis“,2009

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10

Nein Ja

In welcher Abteilung setzen Sie elektronische Akten ein?

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eAkte im Informationsmanagement-Zusammenhang

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Input-Management

Elektronisches Archiv

Attribute

Fax

E-Mail

Papier-Eingang

Elektronischer

Posteingang

Attribute

Attribute

Dokument-dateien

Dokument-dateien

Dokument-dateien

Dokument-dateien

Input braucht den Output

Output-Management

Unternehmensweites Informationsmanagement

Fax

E-Mail

Papier-Ausgang

Elektronischer

Postausgang

Fachanwendungen

- MS-Office, Host,

________________

eAkte

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Gr r

G

Vorteile der eAkte

Z.B. im Underwriting:

Zentral für alle verfügbar

Einheitliche strukturierte Abbildung der Akteninhalte ermöglicht

dokumentenbezogene Rund-um-Sicht des Kunden

Chronologische Darstellung aller Objekte der eAkte

Flexible Vorgangsbearbeitung durch Ad hoc Workflow, Weiterleitung,

Wiedervorlage

Integrierte Dokumente, Daten, Termine und Prozessinformationen

standardisiertes Verfahren zur Posteingangsverarbeitung

Zentrale Steuerung der Prozesse zur Verarbeitung der Ein-und Ausgangspost


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Guido SchmitzMitglied des Vorstandes

M +49 (0)173 94 56 896 [email protected]

Pentadoc AGDeutschlandKastor & PolluxPlatz der Einheit 1D-60327 FrankfurtT +49 (0) 69 - 975 03 482F +49 (0) 69 - 975 03 [email protected]


Date post:	25-May-2015
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