ABSENZWORKFLOW

EFFIZIENZ DURCH PAPIERLOSE PROZESSE

AGENDA

Ausgangslage / Rahmenbedingungen

Ziele

Konzept / Ansatz

Demo

Entwicklung

Fragen

20.11.2013 © IOZ AG 2

ÜBER UNS

20.11.2013 © IOZ AG 3

HEINZ SÜESS

- Projektleiter bei IOZ AG

- Wirtschaftsinformatiker FA

- Seit 10.2009

Kontakt:

heinz.sueess@ioz.ch

+41 41 925 84 18

BEAT BUCHELI

- Software Ingenieur bei IOZ AG

- Informatikingenieur FH

- Seit 10.2012

Kontakt:

beat.bucheli@ioz.ch

+41 41 925 84 94

AUSGANGSLAGE

20.11.2013 © IOZ AG 4

AUSGANGSLAGE

20.11.2013 © IOZ AG 5

AKTUELLE SITUATION BEIM KUNDEN

- Alle Absenzmeldungen laufen über Papierformulare

- Grosser Aufwand in der Verwaltung (Doppelspurigkeiten)

- Daten werden mehrfach erfasst und weiterverarbeitet

- Manuelle Eingabe in Lohnsystem (Abacus)

- Fehleranfälligkeit im Prozess (Medienbruch)

- Fehlende Funktionen:

- Aktuelle Absenzübersicht (manuell geführt)

- Aktuelle Saldoinformationen (nur auf Lohnabrechnung)

- Export und Importfunktionen Abacus (Manuell)

ZIELE

20.11.2013 © IOZ AG 6

Einfacher und

verständlicher

Workflow!

ZIELE

20.11.2013 © IOZ AG 7

HAUPTZIELE

- Reduktion des Arbeitsaufwands um 50%

- Papierloser Prozess für Absenzmeldungen

- Absenzübersicht für Mitarbeiter und Vorgesetzte

- Aktueller Stand der Ferien-/Weiterbildungssaldi

- Integration in Exchange und aktuellen Ferienplan

KONZEPT/ANSATZ

20.11.2013 © IOZ AG 8

KONZEPT «TECHNOLOGIE-MIX»

- SharePoint 2013 Front-End

- Grafische Kalenderdarstellung via DevExpress-Komponenten

- Formulare mit InfoPath Technologie

- SharePoint 2010 Workflow für die Automatisierung (nicht 2013)

- Kalenderformat ICS für Einladungen/Absagen/Aktual.

- SharePoint Listen für Konfiguration und Datenaufbewahrung

- Batchverarbeitung für Import/Export Schnittstellen

ABSENZWORKFLOW

20.11.2013 © IOZ AG 9

FUNKTIONSUMFANG UND DEMO

• Kurzabsenz Umwandlung in normale Absenz

• Normale Absenz mit Einladungen

• Stellvertretungen

• Stornierung von bewilligten Absenzen

• Übersichten

• Grafisch

• Tabellarisch

• Saldo-Webpart MySite

• Anbindung Lohnsystem

• Export Lohndaten

• Import Saldodaten

ENTWICKLUNG

20.11.2013 © IOZ AG 10

HERAUSFORDERUNGEN

- Windows Workflow Foundation 4 (SP2013)

- Limitiertes Set von OOTB Activities

- Aufruf des 2010 Genehmigungsworkflows

- Erweiterbarkeit: Custom Activities oder Webservice Aufrufe

- Deployment der Custom Activities

- Debugging

nicht eingesetzt

- Genehmigungsworkflow 2010

- Inhaltsgenehmigung

- Aufruf aus dem VS.NET Workflow heraus

- Anderes Verhalten ICS (ICalendar)

- CSOM Caml Queries

- Where <Feld> not equal false nötig statt where <Feld> equals true

ENTWICKLUNG

20.11.2013 © IOZ AG 11

UMSETZUNGSDETAILS

- InfoPath-Form mit mehreren Views

- Zugriff auf User Profile Service

- Zugriff auf SharePoint Liste «Vorgesetzte»

- Workflow mittels Zustandsmaschine

ShortTermAbsenceDraft

DraftUser: Save

Submitted

Approval-Pending

User: Submit

WF: Start Approval

Approving

Approved

Rejecting

Canceling Canceled

Rejected

Task Outcome: Approved Task Outcome: Rejected

WF: Send Rejection MailWF: Send ICS,

Insert Into Calendar, Send Approved Mail

User: Cancel

WF: Delete ICS, Delete in Calendar, Send Cancel Mail

User: Modify

CancelApprovalAndResubmit

WF: Approval

ENTWICKLUNG

20.11.2013 © IOZ AG 12

UMSETZUNGSDETAILS

- Nach Genehmigung/Ablehnen: Inhaltsgenehmigung löst Hauptworkflow aus

- Vorbereiten der darzustellenden Absenzen in separater Liste

- DevExpress-Grid für Monatsübersicht

- Zellen mit HTML-Tabelle zeichnen

- Saldo-Webpart: Anzeige nur auf meiner MySite Seite

Haben Sie noch Fragen?

FRAGEN

20.11.2013 © IOZ AG 13