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360 Grad Leitfaden

Date post:21-Feb-2016
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360 Grad Leitfaden
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  • 01

    ERP mit neuem Bedienkonzept: datenbasiert und nutzerdefiniert.

    Einsatzszenarien und Potenziale fr Unternehmensbereiche.

    360 Grad sehen

    360-Grad-Sicht auf Arbeitsprozesse.

  • Inhalt

    Einfhrung: 360-Grad-Sicht auf Arbeitsprozesse 04

    Geschftsfhrung: Entscheidungen auf tagesaktueller Datenbasis treffen 06

    Controlling: Unternehmen stets zuverlssig navigieren 07

    Vertrieb: Profitable Kundenbeziehungen aufbauen und pflegen 08

    Einkauf: Kostensenkung mit Prozesseffizienz verbinden 09

    Logistik: Die richtigen Daten am richtigen Ort 10

    Produktionsplanung: Neue Transparenz und Flexibilitt ansteuern 11

    Personalwesen: Beitrag zur Wertschpfung erhhen 12

    Sage Office Line Evolution 13

  • 04

    Einfhrung: 360-Grad-Sicht auf Arbeitsprozesse

    Geschftsfhrer, Personalchefin, Einkaufsleiter alle nutzen dasselbe ERP-System. Jedoch greifen sie grtenteils auf unterschiedliche Funktionen und Daten zu. Moderne ERP-Systeme ermglichen jedem Arbeitsplatz die individuell ben-tigten Funktionen und Daten zur Verfgung zu stellen.

    Dass sich mit einer ERP-Software die eigenen Geschftsprozesse ab-bilden und steuern lassen, setzt jeder Anwender voraus. Darber hinaus verfolgen immer mehr mittelstn-di sche Unternehmen das Ziel, ihre Wett bewerbsfhigkeit zu strken und Wachstumshindernisse zu beseitigen. Um das zu erreichen, sollen betrieb-liche Ablufe verkrzt, beschleunigt und kostengnstiger gestaltet werden. Viele bestehende ERP-Systeme stehen dem jedoch mit starren, um-stndlichen Bedienkonzepten entge-gen. Das ist umso erstaunlicher, als die Benutzerfreundlichkeit und die gute

    Anpassungsfhigkeit an unternehmens-spezifische bzw. individuelle Belange fr ERP-Anwender an erster Stelle stehen (Konradin-ERP-Studie 2009).

    Prozess- statt funktions-orientierter Ansatz

    Neue Bedienkonzepte gehen davon aus, dass alle Prozesse mit dem Menschen beginnen und der Mitar - beiter Werkzeuge bentigt, um Pro-zesse selbst zu definieren und an seine eigenen Bedrfnisse anzupassen. Sie orientieren sich nicht lnger an der funktionsorientierten Arbeitsweise. Bei dieser wird aus dem Men heraus zuerst die gewnschte Bearbeitungs-funktion (zum Beispiel Erstellen eines Lieferscheins) aufgerufen und anschlieend nach dem zu bearbeiten-den Datensatz wie einem bestehenden Auftrag gesucht. Der funktionsorien-tier te Ansatz ist relativ starr und erfordert viele Mausklicks, um zu den fr den Bearbeiter wichtigen Informa-tionen zu gelangen.

    Stattdessen stellt ein prozessorientier-tes Bedienkonzept die fr den jewei-ligen Arbeitsplatz bentigten Daten in den Vordergrund des Arbeitsprozes-ses. Anstelle einer leeren Maske sieht der Nutzer beim Einstieg ins ERP-System aufgabenbezogene Daten. Sie unterscheiden sich je nach Fachbe-reich und Rolle des Anwenders im Unternehmen. Von den Daten gelangt er beispielsweise zur Auftragsliste, whlt die Funktion Erstellen eines Lieferscheins und erhlt seine Ziel-daten. In wenigen Schritten gelangt der Anwender so ans Ziel und steigert damit seine Produktivitt.

    Funktionsorientiert

    Funktion Suche Ausgangsdaten Verarbeitung Zieldaten

    Datenorientiert

    Ausgangsdaten Verarbeitung Zieldaten

    Auftrags-bearbeitung

    Auftrag AuftragAuftragsliste

    Lieferschein

  • Individuell konfigurier bare Startseite

    Moderne ERP-System liegen neuar tige Konzepte zur effizienteren Bediener-fhrung zugrunde: Jeder Anwender gestaltet seinen Einstieg individuell und whlt dazu aus einer Vielzahl konfigurierbarer Bildschirmbereiche diejenigen Inhalte aus, die er fr seine tgliche Arbeit bentigt. Es stehen vordefinierte Elemente zur Verfgung, die sich per Drag and Drop einfgen lassen. Dazu gehren Diagramm-Charts, RSS-Feeds, Webseiten, Links ins Internet, Historien wie letzte Datenstze, Wiedervorlagen aus den klassischen Anwendungsbereichen Einkauf, Verkauf, Lager, Buchhaltung, Chefbuchhaltung und Fertigung. Diese Funktionalitten lassen sich direkt aufrufen.

    360 Grad-Blick auf Prozesse und Daten

    Neben einem personalisierten Einstieg liefert die ERP-Lsung gleich auf der Startseite einen individuellen 360-Grad-Blick auf das Ttigkeitsfeld des Benutzers. Indem nur die ben-tigten Geschftsdaten und Funktionen angezeigt werden, erhht sich die bersicht. Zudem bietet dies fr den Anwender umfassende Kontrolle und schnelleres Arbeiten.

    Je nach Funktion im Unternehmen sieht die Steuerzentrale anders aus. Whrend der Lagerist sich Lagerbe-stand und aktuelle Bestelleingnge anzeigen lsst, bentigt der Geschfts-fhrer tagesaktuell einen berblick ber das gesamte Unternehmen mit den Bestell- und Verkaufsdaten sowie offenen Posten. Fr den Controller sind bereichsbergreifende Kenn-zahlen wichtig. Im Personalwesen kommt es beispielsweise darauf an, das Bewerbermanagement

    einzubinden und Informationen zu arbeitsrechtlichen Bestimmungen zu erhalten. Aktuelle Daten unter-sttzen den Einkauf bei der sicheren und wirtschaftlicheren Steuerung der Beschaffungsprozesse und der Materialdisposition. Transparenz in der Produktionsplanung sorgt dafr, dass Kapazitten optimal ausgelastet und Termine zuverlssig eingehalten wer-den. Und im Vertrieb ermglicht das vollstndige Wissen um den Kun den individualisierte Angebote und kurze Reaktionszeiten. Welches Potenzial sich fr unterschiedliche Funktionen im Unternehmen durch den prozess-basierten, individualisierten Ansatz ergibt, stellt das Whitepaper im Folgenden dar.

    05

  • 06

    Geschftsfhrung: Entscheidungen auf tagesaktueller Datenbasis treffen

    Geschftsfhrer mittelstndischer Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, groe Zusammenhnge zu berblicken und die richtigen Entscheidungen fr eine nachhaltige Geschftsentwicklung zu treffen. Gleichzeitig sind sie auch dafr verantwortlich, die Produktivitt zu sichern, indem sie Prozesse und Ressourcen berprfen, und die Liquiditt aufrechtzuerhalten, indem sie Forderungen und Verbindlichkeiten im Blick behalten. Auch vonseiten der Kapitalgeber steigen Druck und Ansprche gegenber dem Management mittelstndischer Unternehmen. Um Banken als Kooperationspartner zu gewinnen, muss sich der Mittelstand strategisch ausrichten. Dazu gehrt, Innovation voranzutreiben, die Wettbewerbs fhigkeit zu strken, gezielt zu investieren und den Markt zu erweitern.

    Externe und Interne Daten im Blick

    Mit diesen Herausforderungen verbin-den sich vielfltige Aufgaben fr die Geschftsfhrung: vom Controlling ber den Auf- und Ausbau von Kun-denbeziehungen bis hin zur Wettbe-werbsbeobachtung. Denn nur wer beispielsweise wei, welcher Mitbe-werber den lukrativen Kundenauftrag

    gewonnen hat oder in welchen Be-reichen das eigene Unternehmen der Konkurrenz berlegen ist, kann frh-zeitig reagieren und neue Geschfts-modelle entwickeln. Grundlage fr die richtigen Entscheidungen ist ein tagesaktueller berblick ber den Markt und das gesamte Unternehmen mit den Bestell- und Verkaufsdaten sowie offenen Posten.

    Als Geschftsfhrer bleibt jedoch we-nig Zeit, im Internet nach Markt- und Brancheninformationen zu suchen oder sich intern Daten aus verschie-denen Programmen zusammenzustel-len und auszuwerten. Diese manuellen Recherche-Schritte ersetzen moderne ERP-Systeme. Diese zeigen dem Geschftsfhrer die fr ihn relevan-ten Daten und Fakten gebndelt auf seiner Nutzeroberflche an. So hat er etwa die Vertriebskennzahlen ber ein Diagramm-Chart im Blick, erkennt an der Liste der Auftragseingnge even-tuelle Einbrche frhzeitig und erhlt Fehlermeldungen aus der Produktion in Echtzeit. Um ber das Branchen-geschehen informiert zu bleiben, helfen RSS-Feeds mit Kurznachrichten aus dem Markt. Es lassen sich auch Hyperlinks auf der Startseite integrie-ren, die rasch zu den wichtigsten Inter-netseiten fhren. Eine Wiedervorlage-liste ermglicht es, sofort in die zuletzt bearbeiteten Datenstze einzusteigen.

    Weniger Klicks, mehr Ergebnisse

    Neben dem raschen Zugriff spielt auch die umfassende Sicht auf Arbeits prozesse eine groe Rolle fr den Geschftsfhrer. So interessiert ihn bei dem Blick auf den Cash-Flow vielleicht zunchst nur, welche offenen Forderungen die eigene Liquiditt gefhrden. Doch mit dem 360-Grad-Blick hat er die Mglichkeit, Auen-stnde rechtzeitig anzumahnen und darber hinaus Kunden mit schlechter Zahlungsmoral zu identifizieren. Mit einem Klick legt er fest, dass bei die-sen neue Auftrge nur gegen Voraus-kasse angenommen werden. Ein Wechsel der Anwendung ist dazu nicht ntig. Auch die eigenen Verbindlich-keiten gegenber Lieferanten recht-zeitig zu erfllen und Skonti zu nutzen, erleichtert der ganzheitliche Blick.

  • 07

    Controlling: Unternehmen stets zuverlssig navigieren

    Die Bedeutung von Controlling im Mittelstand ist in den letzten Jahren gewachsen. Besonders die Untersttzung bei Managemententscheidungen ist wichtiger geworden. Denn Controlling ist nicht mit Kontrolle gleichzusetzen, sondern vielmehr als zielorien tierte Steuerung des Unternehmens zu verstehen. Es geht um Berichtswesen und Ergebniscontrolling, aber auch um ein strategisches, frh erkennungsorientiertes Vorgehen. Bei kleinen und mittleren Unternehmen sind die Aufgaben sehr vielfltig. Sie reichen von der Datenanalyse und aufbereitung ber die Kostenrechnung, das Reporting und Berichtswesen bis hin zum internen Consulting.

    Rundumsicht auf Kennzahlen aller Bereiche

    Selten jedoch ist die Controlling-funk tion bei mittelstndischen Unternehmen institutionalisiert. Hufig bernimmt die Geschftsfhrung sie selbst oder die Leitung des Fi-nanz- und Rechnungswesens. Damit verbinden sich in der Praxis typische Schwierigkeiten: Ist die Funktion auf hchster Ebene angesiedelt, fehlt oft die Zeit, um Kennzahlen eingehend zu analy sieren und auszuwerten. Ist der Finanzchef fr das Controlling verantwortlich, bleibt mglicherweise die strategische, planeris

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