3 Präsentation Consens Seminar - burkhalterag.ch€¦ · und Verwaltung. VBS intern ver-mietet...

armasuisse

Consens16. Facility Management Herbstseminar

Knappe RessourcenOutsourcing von FM-Aufgaben bei der armasuisse Immobilien

Markus Klopfstein, Facility Manager, armasuisse Immobilien

Ittigen, 28. Oktober 2010

2armasuisse Consens , 16. Facility Management Herbstseminar vom 28.10.2010

• Vorstellung armasuisse Immobilien• Prozessarchitektur• Portfolio des VBS• Die Rollen im Facility Management• Outsourcing FM-Aufgaben • BeIMB

- Aufgaben- Projekt- Hergang Ausschreibung- Access-Tool

Agenda


V B S



armasuisse


armasuisse Immobilien


- Immobilienverwaltung

Personalabbau

- Immobilienbe- wirtschaftung- Immobilien- vermietung

- Eigentümer- strategie- Portfolio- management

Ent

wic

klun

gsst

and

Vision

Reo Bau Bund EMD 95 RVR SAP GR XXI Immo VBS XXI NRM / FLAG PFM

BAMF

BAGFGR

Armeebauten

FWK Liegenschaftsdienst

GST AIM

AFBGR Bereich Bauten arma-

suisse Bauten

armasuisse Immobilien

Entwicklung

1990 199419921991 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 20111993

Entwicklung zu armasuisse Immobilien

343

214153


Prozesse Immobilien VBS


Prozessarchitektur

Strategie-prozesse

Steuerungs-prozesse

OperativeProzesse

Support-prozesse

Management-prozesse


Vielfalt der militärischen Immobilien

Verwaltungs-& Betriebs-Infrastruktur

Ausbildungs-Infrastruktur

Verteidigungsinfrastruktur(Objekte für den Einsatz der Armee)

Support-Infrastruktur

Kampf- und Führungs-infrastruktur

LogistikInfrastruktur

LuftwaffenInfrastruktur



Aufteilung der Anzahl ImmobilienobjekteImmobilienobjekteinsgesamt rund 26‘000 Objekte

Das Immobilienportfolio heute

56%

1%

1%

6%

17%

20%

Aufteilung der oberirdischen LandflLandfläächeche insgesamt rund 25‘000 ha

6%5%

83%

0%6% 0%

AusbildungsinfrastrukturKampfinfrastrukturFührungs- und ÜbermittlungsanlagenLogistik-InfrastrukturLuftwaffen-InfrastrukturVerwaltungs- und Betriebsinfrastruktur


Portfolio-Segmentierung und -Entwicklung

Portfolio-Segmentierung

I KernbestandGegenwärtiger Bedarf von Armee und Verwaltung. VBS intern ver-mietet inkl. Objekte mit einge-schränkter Nutzung oder reduzierter Bereitschaft.

II DispobestandObjekte, die nicht zur Deckung von Aufgaben der Armee und Ver-waltung gebraucht werden. Bestand, von dem sich das VBS kurz, mittel- oder langfristig nach betriebswirtschaftlichen Grund-sätzen trennen möchte

Portfolio-Entwicklung

Objekte imKernbestand

Objekte imDispositionsbestand

14200

11200

6600

1900012000

11000

95009000

3500

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

2000 2006 2011

Objekte verkauft oderzurückgebaut


steuert / überwacht Immo-Management

Departements-ebene

Studien, Projekteund Realisierung

BauleistungsträgerBauwirtschaft

Immobilienmarkt

erteilt Aufträgesteuert Projekte

Mieterrolle(Kunden intern/extern)

vermietet/verkauftObjekte

formuliert Bedürfnisse

Rollenmodell Immobilien VBS

BetreiberLBA

Leistung fürGebäudebetriebAufträge für

Betreiberleistung

Eigentümervertreterarmasuisse Immobilien


5 Fachbereiche 62 Mitarbeitende (davon 26 Facility Manager) 7‘000‘000 m2 Bruttogeschossfläche8‘000‘000 CHF Beauftragung Planer9‘000‘000 CHF Mieteinnahmen fw12‘000‘000 CHF Instandsetzungen durch FM45‘000‘000 CHF Aufwand in der Bewirtschaftung100‘000‘000 CHF Jährliche Instandsetzungsplanung220‘000‘000 CHF Betreiberleistungen LBA, BABS, Dritte1‘000‘000‘000 CHF interne Vermietung budgetrelevant

Facility Management in Zahlen


Rolle Facility Manager

Berufsbild des Facility Manager

Zu beziehen bei der IFMA-Schweiz

www.ifma.ch


Rolle Facility Manager (IFMA / GEFMA)

Kompetenzbereiche des Facility ManagersAus der Sicht IFMA umfassen die Fähigkeiten und Fertigkeiten des Facility Managers folgende neun Kompetenzbereiche

1. Betrieb und Instandhaltung

2. Immobilien

3. Mensch und Umwelt

4. Planung und Projektmanagement

5. Organisation der Facility Services

6. Finanzen

7. Qualitätsbewertung

8. Kommunikation

9. Technik


• Nimmt die Eigentümer Verantwortung wahr insbesondere die Werk-eigentümerhaftung

• Erarbeitet in Zusammenarbeit mit dem Portfoliomanagement die Entwicklungspläne

• Erarbeitet Bewirtschaftungskonzepte in seinem Portefeuille• Erstellt die Instandhaltungsplanung• Definiert den Umfang und Inhalt der zu beschaffenden Leistungen in seinem

Bereich für die Beauftragung der FM-Dienstleister. • Ist verantwortlich für die Mandatsübergabe und führt die Betreiber, Dienstleister

und Bewirtschafter • Erstellt Nutzungsvereinbarungen und Mietkostenrechnungen• Gewährleistet den rechtskonformen und störungsfreien Betrieb von

Gebäuden und Anlagen • Ist verantwortlich für die wirtschaftliche und termingerechte Durchführung von

Instandsetzungsmassnahmen. Erstellt und überwacht das Budget, ist für die Bewirtschaftung der FM-Daten verantwortlich

26 Facility Manager f26 Facility Manager füür 26r 26‘‘000 Objekte = ca. 1000 Objekte pro FM000 Objekte = ca. 1000 Objekte pro FM

Rolle Facility Manager bei der armasuisse Immobilien


Rolle Facility Manager bei der armasuisse Immobilien

Strategisch Entwicklung des Entwicklung des Facility ManagersFacility Managers

bei derbei derarmasuisse Immobilienarmasuisse Immobilien

Ausbildungskonzeptfür den

Facility Manager


Portfoliomanager

Betreiber

Projektleiter Bauherr

Externe Bauleistungsträger

= Portfolio und Umweltmanagement= Facility Management= Baumanagement= Betreiber (LBA)

Strategie

Steuerung

Umsetzung

Umsetzung

Steuerung

Umsetzung

Outsourcing von FM - Aufgaben

Bewirtschafter

Projekt BeIMB

BeIMBBeIMBFacility Manager


Eine der Kernaufgaben von armasuisse Immobilien ist die Bewirtschaftung des Immobilienportfolios des Departements für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS). Die armasuisse Immobilien trägt die wirtschaftliche, ökologische und technische Verantwortung für rund 26'000 Immobilien.

Um die stark belasteten Facility Manager im Tagesgeschäft zu entlasten, sollen verschiedene Aufgaben an BeBeauftragte auftragte ImImmobilienmobilienbbeewirtschafter wirtschafter (BeIMB) vergeben werden.

Projekt BeIMB

Notwendigkeit


Hergang Ausschreibung

• Um die stark belasteten Facility Manager im Tagesgeschäft zu entlasten, wurden verschiedene Aufgaben an Beauftragte Immobilienbewirtschafter (BeIMB) vergeben.

• Die BeIMB‘s verfügen über genügend qualifizierte Ressourcen und können die Facility Manager rasch und gezielt unterstützen.

• Die BeIMB‘s kennen die regionalen Gegebenheiten.• Delegierbare Aufgaben wurden in Modulen beschrieben• 8 Module (Standard-Module) sind definiert, die dazugehörigen

Leitfaden sind erstellt. • Die nötigen Instrumente sind verfügbar. Dies beinhaltet nebst

Formularen und Checklisten auch ein Zustandserfassungs- und Auswertungstool

• Projekt wurde vor 2006 gestartet, ist im Bereich Facility Management bei armasuisse Immobilien etabliert.

Projekt BeIMB


• Auftragsplanung• Auftragserfüllung gem. Leitfaden pro Modul• Regelmässiges Reporting an den FM• Kapazitätsplanung der eigenen Ressourcen• Information des FM• Sichere und geordnete Datenlieferungen• Vertretung des FM vor Ort• Meldung an den FM bei ausserordentlichen Vorkommnissen• Transparente Verrechnung seiner Leistungen

BeIMB-Aufgaben

Projekt BeIMB


Stand Auslagerung FM-Leistungen

• Je ein Hochbau-BeIMB (HB) und ein Tiefbau-BeIMB (TB) sind für sämtliche Einsatzgebiete der Schweiz ausgewählt worden (2006).

• Momentan sind rund 55 Architekten / Ingenieure in diesem Mandat für die armasuisse Immobilien tätig.

• Bis heute wurden ca. 2‘600 Objekte erfasst / bewertet. • Im 2010/11 werden Nachfolgemandate sowie neu definierte

Mandate (Flugplatz HB / TB), Flugbetriebsflächen etc.) ausgeschrieben.

Projekt BeIMB


• Mit der systematischen Zustandserhebung wird die Informationsbasis der Instandhaltungsplanung geschaffen.

• Die Informationen ermöglichen den jeweiligen FMs eine risikoarme, wirtschaftliche und strategisch gezielte Instandhaltungsplanung über das Portfolio.

• Mit der Informationsbasis wird ein Quervergleich über alle verschiedenen Mieter bei allen Objekttypen in den geografischen Regionen der Schweiz geschaffen.

Modul 1 – Systematische Zustandserhebung

Projekt BeIMB


Mit der vertieften Zustandsuntersuchung bekommt derEigentümer Resultate und Analysen zum aktuellenZustand seiner Bauwerke. • Insbesondere werden die Abweichungen erkannt, analysiert und

priorisiert. • Bei der Untersuchung werden die Aspekte Werkeigentümerhaftung,

Sicherheit, Zustandsentwicklung, Gebrauchstauglichkeit und allfällige Sofort- und Sanierungsmassnahmen beleuchtet.

• Es sind die Grundlagen für die Massnahmenplanung der Instandsetzung der baulichen Mängel zu erarbeiten.

Modul 2 – Detaillierte Zustandsbeurteilung

Projekt BeIMB


• Anstoss: FM bestellt (aufgrund der Erkenntnisse aus Modul 1 oder2), SOLL/IST-Vergleiche durchzuführen und das Delta in einer Bedürfnisformulierung zu definieren.

• Dient als Antragsgrundlage für die Auslösung eines Projektes. Output: Abgefasste Bedürfnisformulierung. Kann auch organisatorische Massnahme sein, also nicht immer Bauvorhaben.

Modul 3 – Bedürfnisformulierung Bewirtschaftung

Projekt BeIMB


• Aufgrund eines klaren Auftrags des FMs werden Optimierungsmöglichkeiten bezüglich einem Objekt, Areal oder einer Anlage aufgezeigt.

• Die erarbeitete Entscheidungsgrundlage für den FM enthält die Beurteilung (Gesamtbetrachtungen und unter Einbezug von wirtschaftlichen, betrieblichen und ökologischen Aspekten) und allenfalls eine entsprechende Massnahmenplanung.

Modul 4 – Massnahmenplanung allgemein

Projekt BeIMB


• Dem FM stehen aktualisierte, nachgeführte oder neu erhobene Daten zu den Objekten seines Portfolios zur Verfügung.

• Ziele des Moduls sind die Erhebung von Grunddaten (SAP RE FX und andere), die Erarbeitung oder Aktualisierung von Planunterlagen und die Nachführung von Bautendokumentationen.

Modul 5 – Grundlagendaten / Planbereinigung

Projekt BeIMB


• Das Ziel des Moduls ist kurzfristige Probleme im Rahmen der Bewirtschaftungsaufgaben vor Ort zu lösen.

• Dazu müssen die IST-Situation erfasst, allenfalls Inspektionsberichte verfasst und Massnahmen geplant werden.

• Je nach Situation werden Sofortmassnahmen im Auftrag des FMs umgehend umgesetzt.

• Es ist auch möglich, dass nur Informationen und Trouble-shooting’s verlangt werden.

• Der FM ist vor Ort vertreten.

Modul 6 – Kurzfristige Problemlösung

Projekt BeIMB


• Mit der systematischen Objektrücknahme wird sichergestellt, dass Objekte in geordneter Art und Weise von internen Mietern abgegeben werden und allfällige Mängel beseitigt oder dokumentiert sind.

• Dazu gehört die systematische Organisation und Durchführung von Objektrücknahmen sowie die Überwachung der Erfüllung von Mängelbeseitigungen.

• Für die Fortführung der Betreiberleistungen auf der entsprechenden Stufe können die erforderlichen Aufgaben erteilt werden.

Modul 7 – Unterstützung Objektrücknahmen

Projekt BeIMB


• Ziel des Prozesses:Mit dem Prozess ungeplante Massnahmen wird sichergestellt, dass kurzfristig erkannte Instandsetzungsmassnahmen (IS-Massnahmen) einer raschen Lösung zugeteilt werden können.

Modul 8 – Realisierung unplanbarer Massnahmen

Projekt BeIMB


Erfassen Zustandsdaten

Access-Tool (Zustandserfassung und Auswertung)

Projekt BeIMB



Auswertung der Gesamtbewertung

Projekt BeIMB


Die Zahlen und Farben haben folgende Bedeutung: 1 = gut / schadfrei (grün)2 = annehmbar (grün)3 = schadhaft (gelb)4 = schlecht (rot)5 = alarmierend (rot)

Auswertung der Objektklassen


Projekt BeIMB


Schlussfolgerung

• Weniger eigene Ressourcen beim VBS = mehr Beauftragte• Der Facility Manager benötigt Steuerungs- und Führungsqualitäten• Die Fachkompetenzen müssen intern trotzdem erhalten bleiben• Die Werkeigentümerhaftung bleibt weiterhin beim Facility Manager• Weitere BeIMB‘s für andere Fachthemen möglich ….

- Unterstützung in kaufmännischen Themen - Unterstützung im planungs- und baubegleitendem FM- …..

Als Facility Manager bei der armasuisse Immobilien hat man Als Facility Manager bei der armasuisse Immobilien hat man ……....……. sehr interessante Aufgaben im operativen und taktischen FM. sehr interessante Aufgaben im operativen und taktischen FM……. zunehmende Herausforderung im strategischen FM. zunehmende Herausforderung im strategischen FM


Markus KlopfsteinFacility Manager

Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBSarmasuissearmasuisse ImmobilienFacility ManagementFachbereich Facility Management Schweiz

Blumenbergstrasse 39, CH-3003 BernTel. +41 31 322 83 24Handy +41 79 277 42 04Fax +41 31 324 23 44mailto:[email protected]

Besten Dank

Date post:	18-Oct-2020
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