20030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum...

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www.tds-global.comMitglied im Bundesverband Deutscher Unternehmens-berater BDU e.V.

GrundlagenIT-Projektmanagement

Bernd Höreth

TDS Deutschland AG & Co. oHG

IKT-Forum, 27. Februar 2003

– 2 –TDS IT Consulting Februar 200320030227 Vortrag Grundlagen IT-Projektmanagement ikt-forum fh -ansbach_beho.ppt

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Zusammenfassung

„Ein Projekt arbeitet Idealerweise wie ein Unternehmen auf Zeit. Im Projekt werden alle

notwendigen Kräfte auf das Wesentliche konzentriert.

Dafür sind die organisatorischen und sozio-kulturellen Rahmenbedingungen zu schaffen.

Dann sind Projekte erfolgreich!“Ruth Schmidt, MICHEL-INSTITUT für Unternehmensberatung GmbH,

Fachaufsatz: Projektmanagement: Komplexe Aufgaben effizient lösen

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Agenda

Was ist ein Projekt ?

Was ist Projektmanagement ?

Projektarbeit

Aus der Praxis


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Agenda



Projektarbeit

Aus der Praxis

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Was ist ein Projekt ?„Eine zeitweilige Anstrengung, die eingegangen wird, um

ein einmaliges Produkt (oder eine einmalige Dienstleistung) zu erschaffen.“

• Zeitweilig

- Beginn und Ende sind definiert

- Existenz endet mit Zielerreichung

- Team wird nach Projektende aufgelöst

• Einmalig

- Produkt oder Leistung unterscheiden sich von anderen Produkten oder Leistungen

- Produktcharakteristika werden fortlaufend verfeinert


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Projekt – Definition nach DIN 69900

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen gekennzeichnet ist durch:

- die Einmaligkeit seiner Bedingungen in ihrer Gesamtheit

- eine Zielvorgabe

- Begrenzungen zeitlicher, finanzieller, personeller oder anderer Art

- Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben

- eine Projektspezifische Organisation

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Projekt vs. laufender Betrieb

Projekt

• Zeitlich begrenzt, einmalig

• Ziel ist die Erstellung eines Produktes / einer Dienstleistung um zum Abschluss zu kommen

• Endet, wenn Ziele erreicht sind

laufender Betrieb

• Zeitlich nicht befristet, zahlreiche sich wiederholende Vorgänge

• Ziel ist die Aufrechterhaltung der Tätigkeit

• Erreichte Ziele werden durch neue Zielsetzungen abgelöst

• Zahlreiche Gemeinsamkeiten

- Von Personen durchgeführt

- I.d.R. sind Ressourcen eingeschränkt

- Geplant, durchgeführt und gesteuert


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Interessensgruppen am Projekt

„Personen oder Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen positiv oder negativbeeinflusst werden, wenn das Projekt durchgeführt oder

abgeschlossen wird.“

• Wichtige Interessengruppen

- Projektmanager - als Leiter des Projektes

- Kunde - als Nutznießer des Produktes oder derDienstleistung

- Ausführendes Unternehmen

- Sponsor - stellt finanzielle Ressourcen

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Agenda



Projektarbeit

Aus der Praxis


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Projekteinflussparameter

UnternehmenProjektorganisation

Menschen Methoden / Werkzeuge

Kosten(Entwicklungsk.,Wartungsk., ...)

Funktionsumfang

Zeit(Dauer für Entwicklung,Nutzung, Wartung, ...)

Qualität(Wartbarkeit,

Zuverlässigkeit,Effizienz, ...)

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Die Anwendung von Wissen, Geschick, Werkzeugen und Techniken in Projektaktivitäten, um die Projektvorgaben zu erfüllen.

Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -techniken und –mitteln zur

zielorientierten Durchführung eines Projektes.[DIN 69901]


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Die zentralen Aufgaben des Projektleiters

• Sicherstellung des Projekterfolges gemäß Auftrag

• Sicherstellung der Kundenzufriedenheit

• Sicherstellung der Profilabilität des Projektes

• Führung des Projektteams

oder einfach: „das Projektmanagement“

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Aufgaben des „Projekt-Managers“

• Einsetzen / Umsetzen von Erfahrungen

- z.B. praktikable Tools, Identifizierung von Gefahren, .....

• Beachten von einfachen, bekannten Grundlagen

- z.B. Kick-off, Projektauftrag, Change Management, .....

• Aktive Kommunikation zu / mit allen Beteiligten

- z.B. regelmäßige Besprechungen, Lenkungsausschuss, Informationsveranstaltungen, .....

• Schaffung einer Vertrauensbasis

- z.B. zu Mitarbeitern, Management, Lieferanten, .....

• Mehr Management als Fachkompetenz

- z.B. „soziale Kompetenz“, Marketing


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Prozessgruppen im Projektmanagement

Projekt-

initialisierungProjekt-

planung

Projekt-

steuerung

Projekt-

durchführung

Projekt-

abschluss

Zustimmung zurDurchführung

Vorbereitung derDurchführung

Beobachtung, Messungund Korrektur

Koordination derDurchführung

Formale Produktabnahmeund Projektabschluss

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Aufgabenspektrum im Projektmanagement

• Planen- Planung des übertragenen Projektes bis ins Detail

• Überwachen / Kontrollieren- Überwachung des Projektverlaufs in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht

• Steuern- Führung und Steuerung des Projektes durch Abweichungsanalysen und permanente

Anpassungen• Entscheidungsvorbereitung

- Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und herbeiführen von Entscheidungen

• Informieren- Informieren aller Projektbeteiligten über den laufenden Stand des Projektes (im

Team und zu den Beteiligten)• Dokumentieren

- Dokumentation des Projektverlaufs in technischer, terminlicher und finanzieller Hinsicht


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Agenda



Projektarbeit

Aus der Praxis

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AgendaUnterkapitel Projektarbeit

Projektarbeit

Grundsätze

Projektplanung

Projektlebenszyklus

Projektorganisation


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Grundsätze der Projektarbeit (1/3)

• Projektarbeit ist geprägt durch Eigenverantwortung- Die Zuständigkeiten sind eindeutig festzulegen und nicht teilbar.

Der Zuständige handelt, treibt und entscheidet eigenverantwortlich und bezieht andere (Auftraggeber, Betroffene und Experten) mit in die Lösungsfindung mit ein.

• Ergebnisse statt Aktivitäten- Ziel ist die Erstellung von Ergebnissen unter Einbehaltung der

Rahmenbedingungen (Zeit, Kosten, Qualität). Jede Aktivität ist nur Mittel zum Zweck.

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Das magische Dreieck –die 3 Zwänge

Projekt

Zeit, Fälligkeitstag(End-/Zieltermin)

Kosten, Ressourcen

Umfang, Qualität


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• Einhalten von Commitments- Übernommene Aufgaben, zugesagte Leistungen sind zu erfüllen

• Eindeutige, klare und konkrete Informationen- Informationen sind selbständig zu geben. Probleme sind nicht

„auszusitzen“ sondern unter angemessener Risikoabwägung eindeutig, klar und korrekt zu eskalieren.

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• Offene, ehrliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit- Alle Probleme sollten offen und ehrlich kommuniziert und

besprochen werden. Vertrauen in Projektteams trägt wesentlich zum Projekterfolg bei.

• 80 : 20 Regel- Der Normalfall ist das Maß aller Dinge, der Sonderfall ist

angemessen zu berücksichtigen.


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Projektarbeit

Grundsätze

Projektorganisation

Projektlebenszyklus

Projektplanung

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Definition Projektorganisation

Mit der Projekt(struktur)organisation werden Aufgaben und Kompetenzen den Stellen zugeordnet, die fähig sind, die

Anforderungen zu erfüllen.

• Sie umfasst:

- Personen oder Gremien, die das Projekt beraten, steuern und notwendige Entscheidungen treffen

- Festlegung des Projektleiters / -managers

- Auswahl benötigter Projektmitarbeiter

- Regelung der Kompetenzen und Beziehungen zwischen den Projektbeteiligten


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Muster - Projektorganigramm

1. Lenkungsausschuss: Geschäftsführung vertreten, sowie Führungskräfte, mit denen das Projekt intensiven Kontakt hat.Dieses Gremium sorgt durch Beratung und Entscheidung für die Berücksichtigung der Unternehmenspolitik im Projekt.

2. Eine Führungskraft übernimmt verantwortliche Leitung des Projektes (ggf. dual mit externen Beratern). Informiert den Lenkungsausschuss entscheidungsreif und führt das Projektteam.Bei Großprojekten werden inhaltlich sinnvolle Teilprojekte mit verantwortlichen Leitern gebildet.

3. Projektteam ist mit den benötigten, fachlich kompetenten Mitarbeitern besetzt.

Lenkungsausschuss1.

Projektleitung2.

Teilprojekt-leiter

Teilprojekt-leiter

Teilprojekt-leiter

Projektteam

3.

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Projektarbeit

Grundsätze

Projektorganisation

Projektlebenszyklus

Projektplanung


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Projektlebenszyklus

• Definiert Anfang und Ende eines Projektes

• Legt technische Arbeiten und Ausführende fest

• Unterteilt das Projekt in Phase um- die Projektsteuerung zu erleichtern und

- eine angemessene Einbindung in die laufende Organisation zu erreichen

- zum Start einer Phase ist die Freigabe vorhergehender Arbeitsergebnisse erforderlich

v „Fast tracking“ ist der Start einer Phase, bevor die vorhergehende abgeschlossen und freigegeben ist

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Phasen und Ressourceneinsatz

Entwicklung

ca. 20%Implementierung

ca. 60%

Abnahme / Erstnutzung

ca. 15%Konzeption

ca. 5%

Kostenanfall und Personalbesetzung sind zum Projektbeginn gering. Sie steigen im Projektverlauf deutlich

an und nehmen zum Projektende wieder ab (S-Kurve).


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Einfluss auf den Projektverlauf

• Die Gewissheit über den Projekterfolg ist zu Beginn niedrig und steigt mit zunehmendem Projektfortschritt.

• Die relativen Kosten für Änderungen und Fehlerbehebung steigen mit fortschreitendem Projektverlauf.

t

Höheder ...

100 % Verfügbare Informationen

Kosten, getroffeneEntscheidungen

umzusetzen

Ausführbare Optionenfür die Entscheidungs -

findung

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Projektarbeit

Grundsätze

Projektorganisation

Projektlebenszyklus

Projektplanung


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... und damit wir nicht nach dem Prinzip Hoffnung arbeiten !!!

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Leitsätze der Projektplanung

Mehrstufiger Prozess !1. Projektauftrag in Meilensteine – Ergebnistypen unterteilen

- Ein Meilenstein sollte in einem überschaubaren Zeitraum (nicht länger als 4 Wochen) erreichbar sein!

2. Abhängigkeiten zwischen Meilenstein (Ergebnistypen) herausarbeiten oder parallelisieren

3. Meilensteine in Aktivitäten untergliedern

4. Aktivitäten Ressourcen zuordnen

5. Aufwandsschätzung für Aktivitäten durchführen

6. Rollierend (2. – 5.): Planungshorizont (= Zeitaufwand gem. Planung) und Projekthorizont (= Zeitaufwand gem. Auftrag) abstimmen

- Ergibt den Konflikt der „3 Zwänge“ – Zeit–Ressourcen-Qualität


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Projekt Prozesse

Meilenstein B

Prozess

Meilenstein A (/Ergebnis A)

„Prozess-eingabe“

Prozessergebnis

Bernd Höreth:

Input -- Output

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Planungsprozess

Planungdes

Umfangs

Definitiondes

Umfangs

Definitionder

Aktivitäten

Ressourcen planen

Risk Management

planen

Kosten / Aufwandbudgetieren

Entwicklungs-Aufwand

terminieren

Projektplan erstellen

Kosten / Aufwandschätzen

Aufwand fürAktivitätenschätzen

Aktivitäten in Reihen-

folge bringen


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Unterstützende Prozesse der Planung

Planung derProjekt-

erfordernisse

Planung derKommunikation

Beschaffungs- /Einkaufs-planung

Projektrisikenidentifizieren

QualitativeRisikoanalyse

QuantitativeRisikoanalyse

Risiko-Reaktions-Planung

Mitarbeitergewinnen

QS Planung

Organisatorische Planung

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Merksätze zur Projektplanung

• Qualität muss geplant, Qualitätssicherungsverfahren berücksichtigt und gelebt werden

- Abnahme von Konzepten, Protokollen, Ergebnissen, Meilensteinen, .....

• Tests müssen frühzeitig berücksichtigt und vorbereitet werden –Testzeiträume sollten nie gekürzt werden

- Testkonzept, Testumgebung, Testdaten, Testszenarien, Testverfahren, .....

• Änderungsverfahren müssen möglich sein

• Schulungen von Anwendern

- Schulungs - / Ausbildungskonzept

- Mitglieder des Projektteams müssen zu Beginn geschult werden

- Mitglieder des Testteams müssen vor den Tests geschult werden

- Anwender müssen vor Produktivsetzung geschult werden


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Vorgehensmodelle

• Ein Vorgehensmodell beinhaltet- Ein oder mehrere Ablaufschema(ta) der Softwareentwicklung

- Wie das Projektmanagement zu gestalten ist- Methoden und Werkzeuge zur Unterstützung und Standardisierung des

Entwicklungsprozesses und seiner Ergebnisse

• Ablaufmodelle

- Lineares Modell und Wasserfallmodell

- Evolutionäre und inkrementelle Softwareentwicklung- Prototyping

- Komponentenbasierte Softwareentwicklung

- Objektorientiere Softwareentwicklung

- Spiralmodell (nach B. Boehm)

- V-Modell- Rational Unified Prozess (RUP)

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Lineares Modell oder Wasserfallmodell

Anforderungs-analyse und

-definition

Design

Implemen-tation

Test, System-integration

Wartungund Pflege


-definitionDesign Implemen-

tationTest, System-

integrationWartung

und Pflege


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Prototyping

• Exploratives Prototyping

• Experimentelles Prototyping

• Evolutionäres Prototyping


-definition

Modell /DesignPrototyp

Implemen-TatierungPrototyp

Betrieb / TestPrototyp

Wartungund Pflege

Änderungen /Erweiterungen

Anforderungenerfüllt?

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Spiralmodell (nach Boehm)


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V-Modell

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Agenda



Projektarbeit

Aus der Praxis


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Beispiel: Projektplanungmit Microsoft® Project

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Beispiel: Jour-Fixeregelmäßige Projektbesprechung mit fester Agenda


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Beispiel: Newsletterzur Information des Unternehmens

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Beispiel: TeamroomInformationsplattform für das Team


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Beispiel: SpielregelnCommitment zum Umgang im Team

• Pünktlichkeit

• Zuverlässigkeit

• Offene Kommunikation(ausreden lassen, zuhören)

• Es bleibt alles in dieser Runde

• Kurz fassen

• Respekt

• Alle sind gleich

• Ergebnisorientiert

• Standards anwenden

• Quer denken• Informationsplattform

nutzen

• Störungen ansprechen• Konstruktive Kritik üben• Es gibt keine „dummen“

Fragen

• Zutrauen haben• Klarheit – klare

Aufgabendefinition

• Nicht rauchen• Keine Handys

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Aus der täglichen Praxis

• Aufgabenliste (offene Punkte)- in Excel anlegen, mit Termin, fortlaufender Nummer und Status (erledigte

Aufgaben / Punkte dennoch nicht löschen!)

• Projektplanung (ohne Strukturpläne und Kostenplanung)- in Excel anlegen, Abhängigkeiten durch Verknüpfung von End- und

Anfangsterminen in der Zeitplanung berücksichtigen (Vorsicht: Parallelaktivitäten schlecht planbar)

• Workshops

- mit Digitalkamera dokumentieren – Bilder eindeutig bezeichnen

• Regeln einführen für Dateinamen

- erleichtert das Auffinden von Dokumenten

• Projektanwesenheitsliste- in Excel anlegen und vom Team pflegen lassen (Urlaub, Seminar,

Workshop, Linienaufgaben, ...)


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Interessante Links

• Projekt Management Institute (PMI)www.pmi-germany.de

• Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.V.www.bdu.de

Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.V.

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Vielen Dank.

Bernd HörethPrincipal

TDS Deutschland AG & Co. oHGIT Consulting – Finanzdienstleister

Gustav-Heinemann-Ring 21281739 München

Tel.: 089 / 6 27 36 – 1 [email protected]

Date post:	31-Aug-2019
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