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11Projekte planen mit Timeline und Kalender275 Die Darstellung von Projekten276 Die Aufgabenstellung277 Die Lösungsschritte278 Schritt 1: Die Vorarbeiten282 Schritt 2: Einen Zeitplan für die schnelle Übersicht

anfertigen293 Schritt 3: Detailtermine in Kalendern darstellen299 Schritt 4: Die Lösung ausbauen

Die Darstellung von ProjektenTermine und deren Verwaltung gehören in praktisch allen Arbeitsbereichen zumAlltag. Die Notwendigkeit der sinnvollen Darstellung von Terminen ergibt sichdamit als eine logische Folge. Besonders in Projekten ist es sehr hilfreich, nebenden Zielen und Kosten auch die Termine effektiv zu kommunizieren und zu kon-trollieren. Projekte und deren Management gehören heute in vielen Firmen nichtnur einer Mode wegen zum guten Ton. Über die Durchführung von Projekten las-sen sich komplexe Aufgaben abteilungsübergreifend lösen.

Wenn Sie Projekte intern oder extern vorstellen wollen, entscheidet von Anfangan auch die Qualität der Darstellung der Informationen wesentlich über denErfolg. Mit Visio 2002 haben Sie ein Tool, um die wichtigsten Informationenbereits beim Kickoff Ihrer Projekte richtig zu visualisieren:

� strukturiert� anschaulich� mit hohem Merkeffekt für die Teilnehmer� grafisch ansprechend

Visio 2002 selbst bietet vorbereitete Lösungen zum Thema Terminplanung in vierBereichen an; sie sind alle im Lösungsordner Projektplan enthalten:

� Gantt-Diagramme� Kalender

Kapitel 11276

� PERT-Diagramme� Zeitpläne

Eine Auswahl dessen, was diese Lösungsvarianten für Ihre Projektarbeit zu bietenhaben, finden Sie in diesem und dem vorhergehenden Kapitel.

Anforderungen an die Visualisierung von Projektterminen

Gerade bei der Vorbereitung von Projekten ist es wichtig, allen Beteiligten gleichzu Beginn einen leicht verständlichen Überblick über den zeitlichen Ablauf desProjektes zu geben.

Die AufgabenstellungAn einem Beispiel sollen die Visualisierungsfähigkeiten von Visio 2002 getestetund unter Beweis gestellt werden. Es geht darum, anhand eines Projektes aufzu-zeigen, wie sich Zeitabläufe mit Visio 2002 darstellen lassen.

Das Beispiel: Projekt Euro-EinführungUnternehmen und Institutionen haben nach der Jahr 2000-Umstellung gleich dienächste inhaltliche, organisatorische und technische Herausforderung zu beste-hen: Die Umstellung auf den Euro. Ein funktionierendes System von Rechnungs-wesen und Buchhaltung, Preiskalkulation, Auftragsbearbeitung und Marketing istschrittweise in eine neue Währung zu überführen. Dabei ablaufende Prozesse, zutreffende Entscheidungen und Wegabschnitte sind in jeder Hinsicht komplex undführen somit typischerweise zu einem Projekt.

Eine Darstellung des Projektablaufs ist somit erforderlich. So lassen sich wesentli-che Schritte des Projektes im Stadium der Planung systematisch erfassen und prü-fen, im Folgenden anschaulich kommunizieren und kontrollieren. Ein Schaubildzum Projektablauf hilft, die vielfältigen und komplexen Schritte, die im Verlaufdes Projektes erforderlich sind, auf vereinfachte Weise und übersichtlich darzu-stellen.

Um wesentliche Informationen zum Projektablauf anschaulich, gut strukturiertund übersichtlich aufzubauen, können Sie auf bereits vorliegende Lösungsange-bote in Visio 2002 zurückgreifen. Neben dem Projektverlauf selbst können Siedann noch mit Zusatzdaten für Entscheider und Projektbeteiligte die Informationabrunden.

Bei dieser Visualisierung von Projektabläufen sind drei Dinge zu beachten:

1. Wesentliche Inhalte müssen kurz und verständlich aufgezeigt werden.

2. Für alle Beteiligten müssen Termine und Fristen deutlich aus der Darstellunghervorgehen.

3. Schließlich sollten auch Strukturen und wichtige Punkte innerhalb des Projek-tes erkennbar sein.

WICHTIG

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Die LösungsschritteDie Darstellung des Projektablaufs lässt sich mit Visio 2002 auf recht einfacheWeise sowie schnell und in ansprechender Qualität bewerkstelligen.

Visio 2002 bietet zur Darstellung und Steuerung von Projekten ein Spektrum vonMöglichkeiten in Gestalt verschiedener Vorlagen unter dem Oberbegriff Projekt-plan (Abbildung 11.1).

Abbildung 11.1:Auswahl mehre-rer Varianten zurDarstellung von

Projektplänen

Dazu gehören unter anderem Vorlagen zum Erstellen von Zeitplänen – sogenannte Timelines – und Kalendern.

Diese beiden Möglichkeiten werden bei der folgenden Lösung kombiniert.

Projektplanung mittels Zeitleiste (Timeline) darstellen

Timelines eignen sich besonders für die Darstellung von Terminplanungen. Miteiner solchen Zeitleiste kann der Ablauf eines Projektes anschaulich abgebildetwerden. Zum einen lassen sich wichtige Datumsinformationen unterbringen, zumanderen ist der Inhalt dieser Zeitleisten für die Betrachter schnell zu erfassen.

Mit den vorhandenen Zeitleisten-Shapes erstellen Sie mit Visio 2002 ohne großenAufwand einen linearen Zeitplan für unser Beispiel »Euro-Umstellung« undfügen Meilensteine sowie Etappen ein.

Zudem können Sie wichtige Abschnitte farblich kennzeichnen, Termine und Fris-ten anzeigen sowie Zusatzinformationen einbauen.

Zusatzinformationen in einem Kalender unterbringen

Die Kalendervorlagen von Visio 2002 sind der einfachste und schnellste Weg, umwichtige Termine und Projektinformationen optisch zu kommunizieren. Kalenderlassen sich in Visio 2002 in Monats- oder Jahresdarstellung im Handumdrehenerzeugen. Im vorliegenden Beispiel reicht das Projekt über mehrere Monate,

Kapitel 11278

sodass beide Varianten zum Einsatz kommen. Somit können wesentliche Infor-mationen en gros und en détail dargestellt werden.

Weitere Funktionen

Des Weiteren soll für ein ansprechendes Aussehen der Projektplanung gesorgtwerden. Dazu werden die Funktionen für das Zuweisen eines Hintergrundes ein-gesetzt.

Schließlich werden Erweiterungsmöglichkeiten für die Lösung aufgezeigt – bei-spielsweise die Verknüpfung einzelner Zeichenblätter per Hyperlink mit demZiel, die Navigation zwischen den einzelnen Blättern zu vereinfachen.

Der Lösungsweg kurz gefasstDie Lösung vollzieht sich also in den folgenden vier Schritten:

1. Vorarbeiten für alle Zeichenblätter (Hintergrund, Titel, Schatteneinstellungen).

2. Zeitplan für die Gesamtübersicht anlegen.

3. Kalenderblätter für das Jahr und einzelne Monate erstellen.

4. Benutzerfreundliche Erweiterungen zum Navigieren hinzufügen.

Schritt 1: Die VorarbeitenÖffnen Sie zunächst über den Pfeil rechts neben dem Symbol Neu im OrdnerProjektplan eine Zeichnung vom Typ Zeitplan. Sie haben nun ein neues Zei-chenblatt vor sich sowie die Schablone mit den Zeitplan-Shapes; außerdem ste-hen Schablonen für Ränder und Titel sowie Hintergründe (Abbildung 11.2) zurVerfügung.

Abbildung 11.2:Die Shapes zum Erstellen und Gestalten von Zeitplänen

Das Zeichenblatt umbenennen

Benennen Sie zunächst noch das Zeichenblatt-1 in Projektablauf um.

1. Doppelklicken Sie dazu links unten auf die Registerlasche. Der bisherige Namedes Blattes wird dadurch markiert.

2. Sie können diesen nun einfach mit »Projektablauf« überschreiben.

3. Bestätigen Sie die Eingabe abschließend mit der Eingabetaste.

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Mehr Grafik-Pepp mit einem HintergrundVor dem Einsatz der Zeitplan-Shapes soll nun zuerst der Hintergrund der zuerstellenden Zeichenblätter verändert werden.

Visio-Dokumente können neben dem eigentlichen Zeichnungsblatt, das den Vor-dergrund darstellt, zusätzlich ein Hintergrundmuster enthalten. Ein Hintergrundist ein Zeichenblatt, das hinter der eigentlichen Zeichnung angezeigt wird. Einsolcher Hintergrund ist dann empfehlenswert, wenn gleiche Grafikinformationenauf mehr als einem Zeichenblatt erscheinen sollen – beispielsweise ein Firmen-logo, eine Umrahmung oder eben ein bestimmtes Hintergrundbild.

Wenn Sie also für spezielle Anlässe eine Zeichnung mit attraktiven grafischen Ele-menten versehen möchten, ist ein Hintergrund von Nutzen. Und auch in unseremBeispiel geht es um eine solche attraktivere Darstellung für den Projektablauf.Einfache Zeitleisten und Kalender sollen vor einem ansprechenden Hintergrunderscheinen, um damit die Wirkung der Projektvision zu verstärken.

Der Grund dafür, dass der Hintergrund gleich zu Beginn und noch vor den ande-ren Elementen eingefügt wird, liegt darin, dass man dann die Farben der Elemente(Zeitleisten, Kalender usw.) am Hintergrund orientieren kann.

Ein Shape für den Hintergrund einfügen

1. Klicken Sie links vom Zeichenblatt im Shapes-Bereich auf Hintergrund.

2. Wählen Sie nun in der neuen Schablone das Shape Hintergrund Horizont(Abbildung 11.3) und ziehen es mit gedrückter linker Maustaste auf das Zei-chenblatt.

3. Bestätigen Sie die anschließende Abfrage mit Ja.

Abbildung 11.3:Das Shape

HintergrundHorizont als Hin-

tergrund einfü-gen

Im Blattregister am unteren Bildschirmrand erscheint nun neben dem bereitsbestehenden Zeichenblatt Projektablauf ein weiteres Blatt namens VBack-ground. Hier können Sie gegebenenfalls weitere Informationen (Texte, Grafiken)einfügen, die dann auf allen anderen Zeichenblättern zu dem Projekt erscheinensollen. In unserem Fall soll dies noch ein Symbol sein, das für die Euro-Umstel-lung steht.

Die dazu erforderliche Bild-Datei finden Sie auf der CD-ROM zum Buch unter\Buch\Kap11\Euro1.bmp.

1. Aktivieren Sie also das Zeichenblatt VBackground, wählen Sie zum Einbindendes Euro-Symbols die Schrittfolge Einfügen/Grafik/Aus Datei, stellen Sie dengenannten Pfad ein und klicken Sie auf Öffnen.

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2. Platzieren Sie das Bild am rechten Rand des Zeichenblattes unten in dem wei-ßen Streifen. Da das Bild nicht transparent, sondern mit einem weißen Hinter-grund versehen ist, wird dieser somit nicht sichtbar.

Die ÜberschriftDer folgende Schritt ist das Hinzufügen eines Titels für das Zeichenblatt Projekt-ablauf. Dazu ist ein Textfeld erforderlich, denn ein Rahmen wäre angesichts desbereits vorhandenen Hintergrundes eher störend.

Die Überschrift hinzufügen

1. Wechseln Sie zu dem Zeichenblatt Projektablauf und betätigen Sie die Tasten-kombination Strg+2 oder klicken Sie in der Symbolleiste Standard auf dieSchaltfläche Text einfügen/bearbeiten.

2. Ziehen Sie nun mit gedrückter linker Maustaste am oberen Rand des Blatteseinen Rahmen auf, der nahezu über die gesamte Blattbreite geht.

3. Tippen Sie den Text Projektablauf Euro-Umstellung ein.

4. Deaktivieren Sie mit Strg+1 oder Esc oder per Klick auf das Symbol Standardzei-ger in der Standard-Symbolleiste wieder die Textfunktion.

5. Verschieben Sie gegebenenfalls mit den Bewegungstasten den Textrahmen andie gewünschte Stelle.

Die Überschrift formatieren

Als nächstes geht es darum, den Titel noch in seiner Gestaltung zu verändern.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textobjekt, und wählen Sie ausdem Kontextmenü den Befehl Format/Text.

2. Legen Sie im folgenden Dialogfeld die in Abbildung 11.4 gezeigten Einstellun-gen fest. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Übernehmen können Sie dieWirkung der getroffenen Änderungen testen.

Abbildung 11.4:Die Überschrift formatieren

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Wichtig sind neben den Veränderungen für Schriftart, -farbe und -größe beson-ders die unten links getätigten Einstellungen für eine Verbreiterung der Buchsta-ben und einen größeren Abstand zwischen ihnen.

Einen Textschatten zur Überschrift hinzufügen

Im nächsten Schritt sollen diese Buchstaben noch eine weitere Formatierungerhalten. Um die durch den Hintergrund vorhandene Perspektive auch im Titelzum Tragen zu bringen, fügen Sie dem Schriftzug noch einen Schatten hinzu.Daher auch die breiteren Buchstaben und der erhöhte Zeichenabstand, um Raumfür den Schatten zu haben.

1. Zum Zuweisen eines Textschattens klicken Sie in der Symbolleiste Shape for-matieren auf die Pfeilspitze rechts neben der Schaltfläche Schattenfarbe. DieSymbolleiste können Sie erforderlichenfalls über den Menübefehl Ansicht/Symbolleisten einblenden.

2. Wählen Sie aus der Farbpalette Türkis oder per Klick auf Weitere Schattenfar-ben eine andere passende Kontrastfarbe.

Abbildung 11.5:Im Dialogfeld

Format/Schattenlässt sich die

Schattengrößenicht einstellen.

Als neues Fea-ture können Sie

eine Transparenzfestlegen.

Die Schattengröße anpassen

Wie Sie sehen, ist der Schatten etwas sehr groß. Doch Sie werden vergeblich nacheinem Symbol suchen, um diesen Zustand zu ändern. Auch über das Menü For-mat und den dort vorhandenen Befehl Schatten (Abbildung 11.5) gelangen Sienicht zu einer Lösung.

Es ist eine Eigenart von Visio, dass man im Unterschied zu den Office-Anwen-dungen die Größe und Position des Schattens über das Dialogfeld zur Seitenein-richtung einstellen muss. Allerdings muss man einräumen, dass sich Visio hier seitmehreren Versionen treu bleibt.

1. Wählen Sie also Datei/Seite einrichten und wechseln Sie zur RegisterkarteZeichenblatteigenschaften.

2. Tragen Sie im Feld Abstand des Shape-Schattens bei Rechts 1 mm und beiUnten nur 0,5 mm ein (vgl. Abbildung 11.6).

HINWEIS Diese Einstellung wird sich auch auf kommende Objekte auf dem Zeichenblattauswirken, falls Sie diese mit einem Schatten versehen.

Kapitel 11282

Abbildung 11.6:Kurios: Im Dialogfeld Seite einrichten wird die Schat-tengröße bestimmt

Schatten mit Transparenz versehen

Sie können diese neue Funktion ausprobieren, indem Sie in den DialogfeldernFormat/Text (Abbildung 11.4) oder Format/Schatten (Abbildung 11.5) die Schie-beregler für die Transparenz auf über 50% ziehen. Mit der Schaltfläche Überneh-men können Sie die jeweilige Wirkung prüfen und gegebenenfalls weitere Wertetesten.

Schritt 2: Einen Zeitplan für die schnelle Übersicht anfertigenDie Euro-Umstellung Schritt für Schritt planenEgal ob große, kleine oder mittlere Unternehmen – die Umstellung muss von allenin Angriff genommen werden. Sie betrifft sämtliche Unternehmensbereiche undmuss daher auch individuell durchdacht, geplant und Schritt für Schritt durchge-führt werden. Außerdem kommt es darauf an, frühzeitig mit dem Thema Euro aufdie Kunden zuzugehen, denn auch diese sind direkt betroffen.

Angesichts der Tatsache, dass das Zeichenblatt über ein Hintergrundbild verfügt,soll hier noch kurz ein neues Feature in Visio 2002 erwähnt werden, welches ander Stelle vielleicht zur Anwendung kommen kann. Es handelt sich um die Mög-lichkeit, dem Text wie auch dem Schatten eine Transparenz zuzuweisen. Bei Hin-tergründen mit starken Kontrasten und deutlichen Konturen kann damit durchden Text der Hintergrund durchschimmern.

NEU

Die Transparenz-Funktion liefert nicht immer ein befriedigendes Ergebnis, wennSie einen weitgehend transparenten Text noch mit einem Schatten versehen, dadieser dann je nach gewählten Farben und Transparenzgrad praktisch zur Schrift-farbe wird. Hier ist also mitunter Experimentieren angesagt, um das jeweils opti-male Ergebnis zu erzielen.

HINWEIS

Diese Transparenz-Funktion können Sie übrigens nicht nur auf Text, sondernauch auf andere Objekte, also beispielsweise Shapes, anwenden.

TIPP

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Erfahrungen haben gezeigt, dass die Umstellung nicht »per Knopfdruck« funktio-niert. So bedarf die reibungslose Umstellung der EDV sorgfältiger Vorbereitung.Testläufe und individuelle Anpassungen müssen eingeplant werden. Auch dieUmstellung der Preise ist mehr als eine bloße Rechenaufgabe. In vielen Bereichensind neue Signalpreise zu bilden.

Bei der Projektplanung können beispielhaft folgende Inhalte eine Rolle spielen,die dann mit Terminen versehen werden:

� Umstellung der Software und parallele Berechnung in DM und Euro� Neukalkulation der Preise und Information der Geschäftspartner� Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter� Nutzung arbeitsfreier Tage für Tests

Angesichts der Fülle von Informationen würde eine Zeitleiste allein mit Datenüberfrachtet werden. Daher soll der Verlauf in zwei Zeitleisten abgebildet werden:Die erste zeigt nur den Gesamtverlauf an, die zweite stellt die Details dar.

Die erste Zeitleiste erstellenErstellen Sie zunächst eine einfache Zeitleiste, die das Anfangs- und Enddatumenthält.

1. Ziehen Sie links aus der Schablone Zeitplan-Shapes das Objekt Block-Zeit-leiste in den unteren Teil des Zeichenblatts.

2. Nachdem Sie das Objekt auf dem Blatt abgelegt haben, öffnet sich ein Dialog-feld, in dem Sie zunächst das Start- und Enddatum eingeben können (Abbil-dung 11.7). Im vorliegenden Beispiel soll das der 08.01.2001 und der31.12.2001 sein.

3. Klicken Sie dazu rechts oben neben dem Feld Anfangsdatum auf die Pfeil-spitze. In dem nun erscheinenden Minikalender können Sie per Mausklick aufdie Pfeile am oberen Rand zum gewünschten Monat vor- oder zurückblätternund dann das entsprechende Datum – 8. Januar – anklicken. Verfahren Sieanalog für das Enddatum (Abbildung 11.8).

4. Bei der Wahl des Datumsformats für diese beiden Zeitangaben werden Micro-soft Office-Anwender enttäuscht sein. Visio 2002 hinkt hier immer noch denOffice-Anwendungen hinterher und bietet vorwiegend Formate an, die sich anUS-Standards orientieren. Kaum eine der Optionen ist für den hiesigenGebrauch geeignet. Die nach EU-Norm geforderte Form JJJJ-MM-TT ist nochimmer nicht enthalten. Hier müssen Sie Kompromisse eingehen, denn dasFestlegen eines benutzerdefinierten Formats ist in Visio 2002 leider nicht vor-gesehen. Wählen Sie in dem Fall das Datumsformat Kurzes Datum.

5. Da in dieser Zeitleiste die Projektetappen keine Rolle spielen sollen, könnenSie das Kontrollkästchen Interim-Zeitskalamarkierungen auf Zeitplan anzei-gen deaktivieren. Damit entfällt auch die Wahl des Datumsformats.

Das Dialogfeld müsste nun wie in Abbildung 11.7 gezeigt aussehen.

Kapitel 11284

Abbildung 11.7:Für den Zeitplan Start- und End-datum eingeben

Abbildung 11.8:Im Monatskalen-der blättern und den gewünsch-ten Tag ankli-cken

Die Formate der Zeitleiste nachbearbeiten

Wie bei Zeitleisten üblich, soll diese als nach rechts weisender Pfeil erscheinen.Außerdem sollen weitere Formate angepasst werden.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, und wählen Sie im Kon-textmenü den Befehl Rechte Pfeilspitze anzeigen.

2. Weisen Sie anschließend – wie auch bei der Überschrift – dem Objekt einenSchatten zu, indem Sie wiederum in der Symbolleiste Shape formatieren dasSymbol Schattenfarbe verwenden.

3. Rufen Sie dann mit F3 oder über Format/Füllbereich das Dialogfeld für dieFüllfarbe auf und wählen Sie bei Farbe und Musterfarbe zwei unterschiedlicheFarben, die sich vom Hintergrund abheben und das Muster 26. In Abbildung11.9 finden Sie dazu eine Orientierung.

4. Entfernen Sie die störende schwarze Konturlinie um den Pfeil, indem Sie denMenübefehl Format/Linie aufrufen und dort oben links im Feld Muster denEintrag Ohne wählen (der erste in der Liste).

5. Vergrößern Sie abschließend über das Symbol Schriftgröße der Format-Sym-bolleiste die Größe der Schrift für die beiden Datumsangaben auf 14 pkt.

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Abbildung 11.9:Den Füllbereich

des Zeitpfeilsdefinieren

Abbildung 11.10:Die störende

schwarze Linien-farbe entfernen

Das Zwischenergebnis sollte nun in etwa so wie in Abbildung 11.11 aussehen.

Abbildung 11.11:Das Zwischen-

ergebnis

TIPP Wenn Sie sich dieses Ergebnis einmal ohne störende Menü- und Symbolleistenanschauen wollen, betätigen Sie einfach die Taste F5. Sie erhalten eine Vorschauder Zeichnung, die über den ganzen Bildschirm geht. Mit Esc gelangen Sie wiederzurück in den Arbeitsmodus.

Kapitel 11286

Zeitleisten im Nachhinein ändern

Natürlich können Sie auch nachträglich die Festlegungen für den Datumsbereich,die Skalierung und die Gestaltung einer Zeitleiste modifizieren.

1. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das vorhandene Zeitplan-Shape, und wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den Befehl Zeitplan kon-figurieren.

2. Geben Sie in dem Dialogfeld das neue Anfangs- und/oder Enddatum ein, ver-ändern Sie die Zeitskala sowie das Format für die Datums- und Zeitskala.

3. Aktivieren Sie gegebenenfalls die Option Daten bei Verschieben des Markersautomatisch aktualisieren, um die Daten von Marker-, Meilenstein- undIntervall-Shapes zu aktualisieren, sobald Sie diese per Maus verschieben.

Die zweite Zeitleiste erstellenIn einer weiteren Zeitleiste oberhalb der ersten sollen nun inhaltliche und zeitli-che Details der Projektplanung dargestellt werden.

� Für die zweite Zeitleiste nehmen Sie aus der Schablone Zeitplan-Shapes dasShape Zylindrischer Zeitplan. Im Dialogfeld zum Konfigurieren geben Sie diebereits bekannten Daten für Anfang und Ende ein (08.01.2001; 31.12.2001).

� Deaktivieren Sie die Darstellung aller Datumsangaben, indem Sie im Feld For-matierung die Häkchen in den beiden Kontrollkästchen entfernen.

Die Phasen eintragen

Machen Sie nun die einzelnen Projektphasen deutlich, indem Sie diese mitNamen und Datumsangaben an der Zeitleiste eintragen. Verwenden Sie dazu dieAngaben aus Tabelle 11.1.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Ziehen Sie links aus der Schablone Zeitplan-Shapes das Shape Klammer-intervall 1 auf die zylindrische Zeitleiste.

2. Geben Sie in dem folgenden Dialogfeld Intervall konfigurieren die Daten fürdie erste Phase entsprechend der Angaben in Tabelle 11.1 ein.

3. Wählen Sie als Datumsformat t.M.jj und bestätigen Sie mit OK (Abbildung11.12).

Abbildung 11.12:Die erste Klammer konfigurieren

4. Im Ergebnis dessen passt sich die Länge der Klammer an und erscheint ober-halb der Zeitleiste.

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5. Ändern Sie nun noch die Beschriftung, indem Sie nach zweimaligem Klick aufdie Textbox die Bezeichnung Umstellung Software eingeben.

6. Wiederholen Sie die 1 bis 5 Schritte analog für die anderen drei Phasen.

7. Markieren Sie nun mit gedrückter Umschalt-Taste alle fünf Klammern und weisendiesen über die Schaltfläche Linienfarbe in der Symbolleiste Format oderalternativ dazu über den Menübefehl Format/Linie die Farbe Dunkelblau zu.

8. Legen Sie anschließend über die Schaltfläche Linienbreite in der gleichenSymbolleiste und die Option Weitere Linienbreiteoptionen die Breite 3 fest.Wenn Sie das Dialogfeld Linie über den Befehl Format/Linie bereits aufgeru-fen haben, können Sie hier beide Einstellungen vornehmen.

9. Legen Sie für die Schrift eine Größe von 12 pkt fest und verändern Sie gegebe-nenfalls die Schriftfarbe ebenfalls auf Dunkelblau.

Tabelle 11.1:Übersicht über

die Projekt-phasen

Eine Intervallklammer nachbearbeiten

Da die Testphase teilweise zeitgleich mit der Schulungsphase verläuft, kommt eszu einer Überschneidung. Um dies zu vermeiden, soll nun die Testphase unter-halb der zylindrischen Zeitleiste angezeigt werden.

1. Markieren Sie die Intervallklammer für die Testphase.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der vorhandenen Symbolleistenund wählen Sie im Kontextmenü Aktion.

3. Klicken Sie in der nun neu eingeblendeten Symbolleiste Aktion (Abbildung11.13) auf die Schaltfläche Vertikal kippen.

Abbildung 11.13:Die Symbolleiste

AktionDas Ergebnis sollte nun so wie in Abbildung 11.14 aussehen.

Phase Anfang Ende

Umstellung Software 08.01. 30.03.

Neukalkulation Preise 02.04. 31.05.

Info an Geschäftspartner 18.06. 24.08.

Schulung Mitarbeiter 10.09. 16.11.

Tests 01.10. 04.12.

HINWEIS Alternativ dazu hätten Sie auch ohne Aufruf der Symbolleiste Aktion diesen Vor-gang blitzschnell mit der Tastenkombination Strg+J erledigen können.

TIPP Tastaturbefehle zum schnellen Zoomen

Gerade bei solchen Feinarbeiten an bestimmten Zeichnungselementen ist es meisthilfreich, vorübergehend eine größere Darstellung der Objekte einzuschalten.Prinzipiell können Sie dazu in der Standard-Symbolleiste am rechten Rand dasFeld Zoom sowie die beiden Lupensymbole verwenden. Schneller geht es aberbestimmt mit den folgenden Tastaturtechniken:

Kapitel 11288

Zum Vergrößern halten Sie die Tasten Strg und Umschalt gedrückt und klicken mitder linken Maustaste auf das Zeichenblatt.

Zum Verkleinern halten Sie die Tasten Strg und Umschalt gedrückt und klicken mitder rechten Maustaste.

In beiden Fällen wird die Bildschirmdarstellung um den Faktor 2 vergrößert bzw.verkleinert.

Eine andere Variante ist der schnelle Aufruf des Dialogfelds Zoom über die Funk-tionstaste F6.

Wollen Sie nur ein Objekt oder einen markierten Bereich vergrößern, halten Siewiederum die Tasten Strg und Umschalt gedrückt und ziehen dann mit der Maus einRechteck um den zu vergrößernden Bereich auf.

Abbildung 11.14:Die Zeitleiste nach Einfügen und Bearbeiten der Intervall-klammern

Meilensteine im ZeitplanZur weiteren Informationsanreicherung sollen nun in die zylindrische Zeitleistenoch Meilensteine eingebaut werden.

Was sind Meilensteine und wozu werden sie verwendet?

Meilensteine sind wichtige Ereignisse im Projektverlauf. Sie markieren denAbschluss oder Beginn wichtiger Projektschritte. Sie ergeben sich aus der Projekt-struktur, d.h. aus einer Gliederung des Projektziels in Teilziele.

Meilensteine können aber auch Punkte sein, an denen eine Entscheidung überden weiteren Projektfortgang gefällt wird. So werden z.B. besonders wichtige Mei-lensteine als »Review« bezeichnet. Hierbei wird zunächst geprüft, ob die für die-sen Meilenstein festgelegten Ergebnisse vorhanden sind. Außerdem wird eineEntscheidung gefällt, ob das Projekt wie geplant weitergeführt, abgeändert, abge-brochen oder in Teilen wiederholt wird.

Ein Meilenstein ist immer ein Ereignis, von dem sich eindeutig feststellen lässt, obes eingetreten ist oder nicht. Das heißt: Ergebnisse sind vorhanden oder eine Ent-scheidung ist gefällt. Richtig definierte Meilensteine sind also ein wichtiges Kon-trollinstrument.

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Einen Meilenstein in den Zeitplan einfügen

1. Ziehen Sie mit der Maus aus der Schablone Zeitplan-Shapes das Shape Mei-lenstein Dreieck auf die Zeitleiste und legen Sie es zwischen erster und zweiterPhase ab.

2. In dem nun erscheinenden Dialogfeld Meilenstein konfigurieren wählen Sie alsDatum den 02.04.2001 und als Format wiederum t.M.jj (vgl. Abbildung 11.15).

Abbildung 11.15:Den ersten

Meilensteindefinieren

3. Kippen Sie den Meilenstein vertikal mit der Tastenkombination Strg+J.

4. Verwenden Sie die Informationen aus Tabelle 11.2, um die Beschriftung diesesersten Meilensteins zu ändern und zwei weitere Meilensteine in analoger Vor-gehensweise mit den erforderlichen Beschriftungen zu erstellen.

Tabelle 11.2:Meilensteindaten

Die Meilensteine formatieren

Das Aussehen der drei Meilensteine soll nun noch etwas verändert werden.

1. Markieren Sie mit gedrückter Umschalt-Taste die drei Meilensteine und rufen Siemit F3 das Dialogfeld Füllbereich auf.

2. Stellen Sie bei Farbe eine zum unteren Zeitpfeil passende ein, bei Muster dieNummer 40 und bei Musterfarbe Farbe 1 (Weiß) ein (Abbildung 11.16).

Abbildung 11.16:Einstellungen für

die Formatie-rung der Meilen-

steine

Beschriftung Datum

Intern und extern parallele Verwendung von DM und Euro 02.04.2001

Neue Preislisten fertig 08.06.2001

Umstellung auf Euro abgeschlossen 14.12.2001

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3. Als Linien- und Schriftfarbe legen Sie über die entsprechenden beiden Symbol-Schaltflächen der Symbolleiste Format die Farbe Braun fest.

4. Sorgen Sie in der gleichen Symbolleiste für eine Schriftgröße von 12 pkt.

5. Weisen Sie abschließend dem dritten Meilenstein eine andere Farbkombina-tion zu, um seinen besonderen Charakter – Abschluss des Projektes – zu ver-deutlichen.

Abbildung 11.17:Position der Mei-lenstein-Beschriftung individuell ändern

6. Verändern Sie bei Bedarf noch die Position der Beschriftung für den letztenMeilenstein, indem Sie diese durch Ziehen an dem unteren gelben Kontroll-punkt nach rechts verschieben. Orientieren Sie sich dabei an Abbildung 11.17.

Das Zeichenblatt müsste nun so wie in Abbildung 11.18 aussehen.

Abbildung 11.18:Zweite Zeitleiste mit Phasen und Meilensteinen

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Zusatzinformationen einbauenNeben der Vorstellung der einzelnen Phasen des Projektes ist es für das Manage-ment und natürlich auch die Mitarbeiter selbst von Interesse, zu welchem Zeit-punkt externe Berater Aufgaben im Zusammenhang mit der Euro-Einführung imUnternehmen wahrnehmen. Hierzu gehören Schulungsveranstaltungen, Tests derAbläufe und der Hard- und Software etc. Um diese Information in der bereits vor-handen Übersicht noch besser darzustellen, muss sie nicht als eine weitere Phasedefiniert werden.

Da sie relativ unabhängig von den Hauptphasen des Projektes sein kann, soll sieeinfach nur in der zylindrischen Leiste erscheinen.

1. Ziehen Sie dazu das Shape Zylindrisches Intervall in die Zeitleiste.

2. Stellen Sie im nun erscheinenden Dialogfeld die in Abbildung 11.19 gezeigtenDatumsinformationen und das entsprechende Datumsformat ein.

Abbildung 11.19:Das spezielle

Intervall für dieAnzeige zusätz-licher Informa-

tionen

3. Verändern Sie nun noch die Füllfarbe und Musterfarbe (am schnellsten gelan-gen Sie in das entsprechende Dialogfeld mit der Taste F3) sowie die Schriftfarbeund -größe für das neue Element, damit es in der Zeitleiste auch wahrgenom-men wird. Tippen Sie als Bezeichnung beispielsweise Externe Berater ein undlöschen Sie dabei die Datumsangabe.

Die fertige zylindrische Zeitleiste sehen Sie in Abbildung 11.20.

Abbildung 11.20:Fertige zweite

Zeitleiste:Die zusätzlicheInformation zuexternen Bera-

tern ist eingebaut

Aktuellen Terminstatus im Projekt darstellenFür die Vorstellung des Projektes sind Sie jetzt gut gerüstet. Alle wichtigen Ter-mine und Informationen befinden sich auf einem Blatt und sind übersichtlichangeordnet.

Kapitel 11292

Doch wie bei jedem Projekt wird es auch bei diesem Fortschrittsberichte gebenmüssen, wo Soll und Ist der Zeitplanung beleuchtet werden. Da wäre es hilfreich,sozusagen per Knopfdruck in der unteren, pfeilförmigen Zeitleiste eine Informa-tion darüber zu erhalten, wie viel Zeit im Projekt bereits vergangen ist und dafürden jeweils aktuellen Tag anzuzeigen.

Für beide Anforderungen bietet Visio 2002 einfach zu verwendende Lösungen inForm von Shapes in der Schablone mit den Zeitplan-Shapes an.

1. Ziehen Sie das Shape Abgelaufene Zeit auf die untere Zeitleiste. Je nachAnfangs-, End- und aktuellem Datum erscheint nun ein mehr oder wenigerlanger schmaler roter Balken in der Zeitleiste (Abbildung 11.21).

2. Fügen Sie noch das Shape Heute-Marker auf die Zeitleiste hinzu.

3. Verändern Sie dessen Farbe und Schriftgröße über die Werkzeuge der Symbol-leiste Format.

Sie sehen, mit ganz wenigen Handgriffen ist die Aufgabe erledigt. Bei jedem Auf-ruf der Visio-Datei erhalten Sie künftig die Information über die im Projekt bereitsabgelaufene Zeit und sehen mit dem Heute-Marker zusätzlich, in welchem Zeit-bereich des Projektes Sie sich aktuell befinden.

Diese Informationen können Sie ausdrucken und sind damit für einen aktuellenSoll-Ist-Vergleich zumindest in dieser Hinsicht gut gewappnet.

Abbildung 11.21:Die fertige Lösung mit den Zeitleisten

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Schritt 3: Detailtermine in Kalendern darstellenDie im letzten Schritt angefertigten beiden Zeitleisten vermitteln bereits eineMenge an Informationen und einen Überblick zum Projektverlauf. Diese Informa-tionen sollen nun durch weitere Details ergänzt werden, ohne dass das Zeichen-blatt mit den Zeitleisten durch weitere Daten »überfrachtet« wird.

Auf separaten Blättern sollen nun für das gesamte Projekt sowie einzelne Monatedes Projektes wichtige Termine eingetragen werden. Hier können neben denbereits bekannten Daten zu den Phasen und Meilensteinen des Projektes auchTermine zu planmäßigen Meetings des Projektteams, zu Zwischenberichten durcheinzelne Mitglieder des Teams u.ä. eingetragen werden.

Die VorarbeitenEin neues Zeichenblatt einfügen

Fügen Sie als erstes ein neues Zeichenblatt ein, das den ersten Kalender enthaltensoll.

� Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Register des ZeichenblattsProjektablauf und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Zeichenblatt ein-fügen.

� Tragen Sie in dem nun folgenden Dialogfeld Seite einrichten im Feld Namedas Wort Jahreskalender ein (Abbildung 11.22).

� Der Hintergrund für das neue Zeichenblatt soll wiederum aus dem BlattVBackground generiert werden und auch die Einstellungen des Shape-Schat-tens lassen Sie unverändert. Bestätigen Sie daher mit OK.

Sie erhalten ein neues, noch leeres Zeichenblatt mit dem gleichen Hintergrundwie das Blatt Projektablauf.

Abbildung 11.22:Das neue Zei-chenblatt ein-

richten

Kapitel 11294

Kalender-Shapes laden

Als nächstes muss die Schablone mit den passenden Shapes geladen werden.

� Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Schablone öffnen in der Standard-Sym-bolleiste.

� Wählen Sie aus dem Ordner Projektplan die Schablone Kalender-Shapes(Abbildung 11.23).

Abbildung 11.23:Auswahl der Schablone mit den Kalender-Shapes

Übersicht mit einem JahreskalenderUm die Orientierung über die Monate des Projektes zu behalten und von einerGesamtansicht aus zu den einzelnen Monaten navigieren zu können, soll dasneue Zeichenblatt mit einem Jahreskalender versehen werden.

1. Ziehen Sie das Shape Jahreskalender auf das Zeichenblatt und legen Sie esdort ab.

2. Tragen Sie im Dialogfeld Datenfelder als Jahr 2001 ein und legen Sie fest, dassdie Woche am Montag beginnt. Bestätigen Sie mit OK (Abbildung 11.24).

Abbildung 11.24:Daten für den Jahreskalender

Allgemeine Formatierungen für den Kalender

Solange der neue Kalender noch markiert ist, weisen Sie ihm gleich noch einigeeinheitliche Formatierungsmerkmale zu.

� Wählen Sie in der Symbolleiste Format als Schriftgröße 9 pkt und als Schrift-farbe Indigoblau.

� Klicken Sie dann oben auf das Feld mit der Jahreszahl. Nun ist nur dieses Ele-ment markiert. Wählen Sie hierfür Schriftgröße 30 pkt, Schriftfarbe Weiß undals Füllfarbe Indigoblau.

Die farbliche Darstellung der Monate wird im folgenden Abschnitt behandelt.

Grün oder Grau – ganzes Objekt oder Teilobjekt markieren

Beim ersten Anklicken des Jahreskalenders sehen Sie ringsum grüne Kontroll-punkte. �

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CMonate farblich differenzieren – abdimmen oder hervorheben

Innerhalb des Umstellungsprojektes sind die Mitarbeiter in den einzelnen Phasenunterschiedlich stark gefordert. Dies soll sich in einer farblich differenzierten Dar-stellung der Monate im Kalender niederschlagen.

Da in den Monaten Juni bis August sich nur einzelne Mitarbeiter mit dem Projektbefassen werden, sollen diese die Füllfarbe Weiß erhalten und somit in den Hin-tergrund treten.

Zum anderen werden diejenigen Projektmonate mit einem gut sichtbaren Farb-verlauf versehen, in denen besonders wichtige Arbeitspakete aus dem Projektplanauf der Tagesordnung stehen.

1. Klicken Sie zunächst auf den Monat Juni, um ihn innerhalb des Jahreskalen-ders zu selektieren.

2. Rufen Sie mit F3 das Dialogfeld für den Füllbereich auf und wählen Sie dieFarbe Weiß.

3. Sorgen Sie außerdem für ein helles Grau der Umrahmungslinie, indem Sie überdie Symbolschaltfläche Linienfarbe den Eintrag Grau-25% festlegen.

4. Um diese Formatierung als Muster zu nehmen, das sich auf die anderenMonate übernehmen lässt, doppelklicken Sie in der Symbolleiste Standard aufdie Schaltfläche Format übertragen (Doppelklick, weil Sie diesen Befehlmehrfach nutzen wollen).

5. Klicken Sie nun nacheinander auf den Monat Juli und August. Der schwarzeMauszeiger wird dabei um einen kleinen Pinsel erweitert.

6. Betätigen Sie die Taste Esc oder klicken Sie erneut auf das Symbol Format über-tragen, um diese Funktion wieder auszuschalten.

7. Weisen Sie nun den Monaten Januar bis März einen Farbverlauf zu – beispiels-weise von Weiß nach Gelb. Das entsprechende Dialogfeld rufen Sie wieder mitF3 auf. Orientieren Sie sich an Abbildung 11.25.

Abbildung 11.25:Einen Farbver-

lauf für wichtigeMonate festlegen

8. Verfahren Sie ebenso für die Monate April und Mai, sowie September bisNovember.

Klicken Sie nochmals auf das Objekt, werden die grünen Kontrollpunkte durchgraue Schlösser ersetzt. Nun können Sie für das so selektierte Teilobjekt dieFüll-, Linien- und Schriftfarbe ganz nach Ihren individuellen Wünschen anpas-sen.

Kapitel 11296

9. Weisen Sie dem letzten Monat im Projekt eine einfache Füllung (Massiv) in derFarbe Aquamarin zu und verwenden Sie dazu am einfachsten das SymbolFüllfarbe in der Symbolleiste Format.

In Abbildung 11.26 sehen Sie den fertig gefärbten Kalender. Die unterschiedli-chen Farben könnten beispielsweise auch eingesetzt werden, um damit einzelneAbteilungen darzustellen.

Diese Form der Darstellung könnte – ähnlich wie die zuvor erstellten beiden Zeit-leisten – dabei hilfreich sein, sich im Projekt einen Überblick zu verschaffen undzugleich ganz grob einzelne Phasen darzustellen. Mit Hilfe der unterschiedlichenFarbgebung ließe sich hier auch schon eine bestimmte Aufgabenstruktur oderArbeitsbelastung im Projekt beschreiben bzw. verdeutlichen.

Abbildung 11.26:Der Jahres-kalender mit differenzierter Farbgebung für die Monate

Monatskalender erstellenDa sich das Projekt über mehrere Monate erstreckt, ist es sinnvoll, die Detailpla-nung für Abläufe und Ereignisse in Monatskalenderblättern festzuhalten. Dazusoll nun beispielhaft ein Kalenderblatt in Monatsdarstellung angelegt werden.Dabei werden wieder wesentliche Techniken der Kalendergestaltung aufgezeigt,die Sie in ähnlichen Fällen erneut anwenden können.

1. Legen Sie zunächst ein neues Zeichenblatt an, indem Sie nach einemRechtsklick auf das Register vom Blatt Jahreskalender im Kontextmenü denBefehl Zeichenblatt einfügen wählen. Vergeben Sie im nun folgenden Dialog-feld Seite einrichten den Namen Monat März.

2. Ziehen Sie aus der Schablone Kalender-Shapes das Shape Monat groß auf dasZeichenblatt.

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3. Legen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Eigenschaften die Datums- undAnzeigeoptionen für den Kalender fest. Übernehmen Sie im vorliegenden Falldie Einstellungen, wie in Abbildung 11.27 dargestellt.

4. Passen Sie die Größe des Kalenders so an, dass das Euro-Symbol am rechtenRand des Zeichenblatts noch zu sehen ist.

5. Solange Sie noch die acht grünen Kontrollpunkte sehen, wählen Sie über dasSymbol Füllfarbe die Farbe Weiß und als Schriftfarbe wieder Indigoblau.

Abbildung 11.27:Die Einstellun-

gen für den erstenMonatskalender

Fügen Sie nun bei einigen Tagen Textinformationen ein. Klicken Sie dazu auf denjeweiligen Tag (es erscheinen graue Schlösser) und tippen Sie einfach den Textein. Er erscheint unterhalb des Tagesdatums. In Abbildung 11.28 sehen Sie einenMonatskalender mit einigen solcher Textinformationen.

Termine schnell durch Rahmen hervorheben

Umgeben Sie wichtige Termine mit einem farbigen Rahmen. Damit wird sofortsichtbar, wo wesentliche Informationen stehen. Gehen Sie dazu folgendermaßenvor:

Ziehen Sie aus der Schablone Kalender-Shapes die beiden Shapes Datumsrah-men und Kleiner Datumsrahmen über die Tage, die Sie hervorheben möchten.

Über das Symbol Füllfarbe lässt sich die Farbe des jeweiligen Rahmens nachBelieben ändern.

HINWEIS In der Vorgängerversion ließ sich die Füllfarbe für die Wochentage auf Weißändern, ohne dass davon auch die Wochenenden betroffen waren. In der Version2002 müssen Sie nun manuell die Wochenenden wieder Grau einfärben.

TIPP Gehen Sie dazu am besten wie folgt vor: Markieren Sie dazu den ersten Samstagund wählen Sie über das Symbol Füllfarbe wieder das Grau aus. Klicken Sie nunnacheinander die anderen Wochenendtage an und drücken jedes Mal die Taste F4,um den letzten Befehl zu wiederholen.

TIPP Um die Lesbarkeit zu sichern, sollten Sie die Texteinträge jeweils auf einenSchriftgrad von 10 pkt vergrößern. Nutzen Sie auch hier die Möglichkeit, denletzten Befehl mittels F4-Taste zu wiederholen.

Kapitel 11298

Abbildung 11.28:Der Monatska-lender für März mit eingetrage-nen Terminen und Rahmen als Hervorhebung

Weitere Möglichkeiten der Kalendergestaltung

Neben der Eingabe einfacher Texte stehen noch andere Möglichkeiten zur Verfü-gung, um Kalenderblätter übersichtlich mit wichtigen Daten zu füllen.

So gibt es Beschriftungs-Shapes – Sternbeschriftung, Kreisbeschriftung oderQuadratbeschriftung – in der Schablone Kalender-Shapes, um wichtige Datenund Ereignisse im Kalender hervorzuheben.

Auch mit dem Pfeil-Shape (Arrow) lassen sich einzelne Termine auf dem Kalen-der hervorheben.

Des Weiteren können Sie mit einem Zeitplan-Shape, das über mehrere Tagereicht, zusammenhängende mehrtägige Aufgaben kenntlich machen.

Weitere Blätter mit einem Monatskalender erstellen

Um für andere Monate ebenfalls ein Kalenderblatt zu erstellen, können Sie leidernicht – wie beispielsweise in Excel – das vorhandene Zeichenblatt einfach kopie-ren. Der Weg führt zunächst wieder über das Einfügen eines neuen Zeichenblattesper rechten Mausklick auf das Register des März-Blattes.

Um nun einen neuen Monatskalender zu erzeugen, stehen Ihnen zwei Möglich-keiten offen:

� Sie könnten wieder das Shape Monat – groß auf das Zeichenblatt ziehen.Nachteil: Alle Formatierungen aus dem ersten Kalenderblatt wären neu zumachen.

� Sie können aber auch den Kalender vom März kopieren. Nachteil hier: DerMonat muss geändert, bisherige Zusatzbeschriftungen entfernt werden.

Der Aufwand muss von Fall zu Fall abgewogen werden.

Wollen Sie nachträglich die eingegebenen Texte korrigieren oder anders formatie-ren – beispielsweise die Schriftgröße ändern – drücken Sie die Taste F2, um denTextmodus zu aktivieren und nehmen dann die gewünschten Modifizierungenvor.

TIPP

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CVerweis auf Vorgänger- und NachfolgemonatSie können in einem Monatskalender auch einen Verweis auf den vorherigenund/oder den nächsten Monat einbauen.

1. Ziehen Sie dazu aus der Schablone Kalender-Shapes das Shape Monat – kleinauf das bereits vorhandene Shape.

2. Positionieren Sie das neue Shape dabei direkt über einem Tagesrechteck, daskeine Datumszahl besitzt, also am Monatsanfang oder -ende liegt.

3. Wählen Sie im nun erscheinenden Dialogfeld zum Konfigurieren noch dieKalendereigenschaften – Monat, Jahr und den Tag, an dem die Woche beginnt –und bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 11.29:Ausschnitt aus

dem März-Blatt;unten rechts ist

der Verweis zumFolgmonat durch

einen kleinenMonatskalender

Schritt 4: Die Lösung ausbauenNatürlich gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, die vorhandene Lösung weiterauszubauen.

Im Mittelpunkt sollten allerdings Funktionen stehen, die für die Benutzer einschnelles und einfaches Navigieren zwischen den Zeichenblättern erlauben.

So sollte der Übergang von einem zum folgenden Monatsblatt per Mausklickmöglich sein.

Schneller Wechsel zum nächsten Monatsblatt per HyperlinkUm noch ein weiteres Monatsblatt zu erstellen, gehen Sie wieder wie bereits obenbeschrieben vor. Im vorliegenden Beispiel soll schnell vom Blatt »März« zumBlatt »April« gewechselt werden können. Legen Sie also zunächst ein neues Zei-chenblatt für den April an.

TIPP Schnelle Duplikate

Oft werden Shapes mehrfach verwendet – da ist es effektiv, das jeweils erste fertiggestellte Objekt als Muster zu duplizieren. Sie können das über den MenübefehlBearbeiten/Duplizieren oder die entsprechende Tastenkombination Strg+D errei-chen. Das Duplikat verschieben Sie dann per Maus oder mithilfe der Cursortastenan die gewünschte Stelle.

Noch schneller geht es, wenn Sie das Muster markieren und bei gedrückter Strg-Taste mit der Maus (linke Maustaste drücken) an die neue Stelle ziehen.

Wenn Sie möchten, dass das Duplikat exakt unter oder neben dem Original plat-ziert wird, drücken Sie während des Ziehens noch zusätzlich die Taste Umschalt.

Kapitel 11300

Einen Hyperlink erstellen

Klicken Sie im Blatt März rechts unten auf den Mini-Kalender für den MonatApril und wählen Sie den Menübefehl Einfügen/Hyperlinks oder die Tastenkom-bination Strg+K.

Klicken Sie im folgenden Dialogfeld Hyperlinks auf die untere der beiden Durch-suchen-Schaltflächen (rechts neben dem Feld Unteradresse), da es hier nicht umeinen Hyperlink zu einer Adresse außerhalb der aktuellen Datei geht (Abbildung11.30).

Wählen Sie im folgenden Dialogfeld Hyperlink in dem Listenfeld Zeichenblattden Eintrag Monat April, denn der Hyperlink soll ja zum Blatt April verzweigen(Abbildung 11.31).

Betätigen Sie zweimal die Schaltfläche OK um die Dialogfelder zu schließen.

Abbildung 11.30:Das Dialogfeld Hyperlinks per Tastenkombina-tion Strg+K aufru-fen

Abbildung 11.31:Den Hyperlink auf das Zeichen-blatt Monat April definieren

Hyperlinks erkennen und nutzen

Nach dieser Aktion hat sich scheinbar nichts an dem Mini-Kalender für Aprilgeändert. Wenn Sie aber die Maus über das Objekt bewegen, werden Sie feststel-len, dass der Mauszeiger jetzt um das Hyperlink-Zeichen ergänzt wird (Abbildung11.32).

Wenn Sie per Rechtsklick auf den Mini-Kalender das Kontextmenü aufrufen, fin-den Sie dort ganz oben einen neuen Eintrag, der auf die gleiche Datei verweist(Abbildung 11.33). Hier wäre es natürlich für die Anwender besser, wenn nichtder Dateiname, sondern konkret der Blattname aufgeführt würde. Ein Wunsch,der für die nächste Visio-Version zu notieren wäre.

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Abbildung 11.32:Der Mini-Kalen-

der wird alsHyperlink kennt-

lich durch denveränderten

Mauspfeil

Abbildung 11.33:Auch im Kon-

textmenü gibt eseinen neuen Ein-

trag, der in demFall auf die glei-

che Datei ver-weist

Navigieren wie im Web oder in PowerPoint

Eine sehr interessante und für die Beteiligten attraktive Variante der Informati-onsvermittlung zum Projekt ist eine Art »Diashow« über die Funktion GanzerBildschirm.

Erstellen Sie eine solche Diashow aus Ihren Zeichenblättern, indem Sie diesein der Ansicht Ganzer Bildschirm anzeigen und zwischen ihnen navigierenwie in einer Diashow.

1. Rufen Sie dazu die Befehlsfolge Ansicht/Ganzer Bildschirm auf oder betä-tigen Sie die Taste F5.

2. Navigieren Sie nun in der Ansicht Ganzer Bildschirm mit den in Tabelle11.3 aufgeführten Tasten:

Tabelle 11.3:Navigation in der

Ansicht GanzerBildschirm

WICHTIG Das Funktionieren der Hyperlinks können Sie vorerst nur testen, wenn Sie eineArt »Diashow« für die Zeichenblätter ablaufen lassen.

� Wechseln Sie auf dem Zeichenblatt Monat März mit F5 in den AnsichtsmodusGanzer Bildschirm.

� Wenn Sie nun mit der Maus über den Mini-Kalender für April fahren, sehenSie, dass diese sich in eine Hand verwandelt. Bei einem Klick auf den Mini-Kalender gelangen Sie – wie gewünscht – zum Blatt Monat April.

Wirkung Taste(n) oder Mausaktion

Zum vorhergehenden Zeichenblatt Pfeil nach links, Bild auf oder P

Zum nächsten Zeichenblatt Pfeil nach rechts, Bild ab oder Noder linker Mausklick �

Kapitel 11302

Abbildung 11.34:Kontextmenü in der Ansicht Ganzer Bild-schirm

3. Beenden Sie die Ansicht Ganzer Bildschirm, indem Sie die Esc-Taste betäti-gen.

Hyperlinks per Doppelklick aktivieren

Damit Sie auch während der Arbeit in den normalen Ansichten auf die Vorteilevon Hyperlinks zugreifen können, können Sie Objekte mit Hyperlinks so konfi-gurieren, dass die Verzweigung bereits bei einem Doppelklick klappt. Testen Siedas an unserem Mini-Kalender.

1. Klicken Sie ihn dazu mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontext-menü den Befehl Format/Verhalten.

2. Wechseln Sie in diesem Dialogfeld in die Registerkarte Doppelklicken undaktivieren Sie ganz unten die Option Gehe zu Zeichenblatt.

3. Wählen Sie aus der Liste das Blatt Monat April aus (Abbildung 11.35).

4. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Objekte, die Sie per Hyperlink mitandern Blättern verknüpfen möchten, ohne jeweils erst in die Ansicht GanzerBildschirm wechseln zu müssen.

Abbildung 11.35:Hyperlink auch per Doppelklick

Die fertige Lösung mit allen Zeichenblättern finden Sie auf der CD-ROM zumBuch im Ordner \Buch\Kap11 in der Datei Timeline.vsd.

Alternativ dazu können Sie auch mit der rechten Maustaste auf eine beliebigeStelle innerhalb des Fensters klicken und den gewünschten Befehl im Kontext-menü (Abbildung 11.34) anklicken oder direkt das Dialogfeld Gehe zu aufru-fen, um dort das gewünschte Zeichenblatt zu wählen.

TIPP

Leseprobe: Helmut Schuster, Senaj Lelic und Matthias Reich: Microsoft Visio Version 2002 Professional - Das Handbuch. Microsoft Press 2002. ISBN: 3-86063-163-2