1 1. Zu beschaffende Leistungen 1.1. Lieferung von Lizenzen Im Rahmen der Beschaffung sind Lizenzen für das CRM-System zu liefern. Das Lizenzierungsmodell für einen Betrieb On-Premise muss die Einräumung dauerhafter (unbefristeter) Nutzungsrechte vorsehen (d.h. Kauflizenzen; kein Mietmodell) und sollte wie im Status Quo auf der Zahl gleichzeitig zugreifender Nutzer basieren (Concurrent User Modell; im Status Quo 70 Lizenzen). Die Lizenzen und das angebotene CRM-System müssen grundsätzlich sowohl die Client- als auch die browserbasierte Nutzung (ggf. mit verringertem Funktionsumfang) ermöglichen. Ein gleichzeitiger Zugriff aller 160 Mitarbeiter ist nicht erforderlich. Ein geeignetes Lizenzierungsmodell (ggf. auch abweichend auf der Basis von Named Usern) ist vom Bieter auf der Basis der Betriebsumgebung und der in folgender Tabelle aufgeführten Nutzerzahlen zu wählen, falls der Bieter funktionsspezifische Lizenzen anbietet. Nutzergruppe Anzahl Anmerkungen/Erläuterung Administratoren (Customizing) 3 Ausgewählte Mitarbeiter IT-Referat Vollzugriff auf alle Funktionalitäten 10 Stammdatenbeauftragter, Revision, Abteilungsleitungen Webzugriff (via Browser auf Laptop, Tablet, Mobiltelefon) 160 Alle Mitarbeiter Mobiler Zugriff via App (Tablet, Mobiltelefon) [optional] 20 Ausgewählte Mitarbeiter aller Bereiche Stammdatenanlage und -pflege 160 Alle Mitarbeiter Veranstaltungsanlage und -durchführung 75 Alle Mitarbeiter Akademie, Politische Bildung, Begabtenförderung; ausgewählte Mitarbeiter Stabsstellen, Veranstaltungsorte, Büros Berlin, Brüssel, Institut Internationale Zusammenarbeit Veranstaltungsabrechnung 20 Ausgewählte Mitarbeiter Akademie, Politische Bildung, Begabtenförderung, Stabsstellen, Veranstaltungsorte, Büros Berlin, Brüssel, Institut Internationale Zusammenarbeit Stipendiatenverwaltung 15 Alle Mitarbeiter Begabtenförderung Stipendiatenrechnungswesen 2 Jeweilige Mitarbeiter Begabtenförderung Rechnungswesen 5 Mitarbeiter Rechnungswesen Berichtsersteller 30 Ausgewählte Mitarbeiter Akademie, Politische Bildung, Begabtenförderung, Mitarbeiter Stabsstellen, Veranstaltungsorte, Büros Berlin, Brüssel, Institut Internationale Zusammenarbeit Zusätzliche Berichtsempfänger (ohne Berichtserstellung) 10 Vorstand, Geschäftsführung, Abteilungs- leitungen Versand Mailings 80 Alle Mitarbeiter Akademie, Politische Bildung, Begabtenförderung; ausgewählte Mitarbeiter Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Internet, Stabsstellen, Veranstaltungsorte, Büros Berlin, Brüssel, Institut Internationale Zusammenarbeit Pressemitteilungen und Social Media 4 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Internet Die angebotenen Lizenzen müssen grundsätzlich die Verwaltung von mindestens 500.000 Personendatensätzen/Adressen und den Versand von 1,5 Mio. E-Mails (inkl. Massenmailings mit mehreren Tausend E-Mails pro Versand) pro Jahr über das angebotene System bzw. eine mit
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1. Zu beschaffende Leistungen 1.1. Lieferung von Lizenzen
Im Rahmen der Beschaffung sind Lizenzen für das CRM-System zu liefern. Das Lizenzierungsmodell für einen Betrieb On-Premise muss die Einräumung dauerhafter (unbefristeter) Nutzungsrechte vorsehen (d.h. Kauflizenzen; kein Mietmodell) und sollte wie im Status Quo auf der Zahl gleichzeitig zugreifender Nutzer basieren (Concurrent User Modell; im Status Quo 70 Lizenzen). Die Lizenzen und das angebotene CRM-System müssen grundsätzlich sowohl die Client- als auch die browserbasierte Nutzung (ggf. mit verringertem Funktionsumfang) ermöglichen.
Ein gleichzeitiger Zugriff aller 160 Mitarbeiter ist nicht erforderlich. Ein geeignetes Lizenzierungsmodell (ggf. auch abweichend auf der Basis von Named Usern) ist vom Bieter auf der Basis der Betriebsumgebung und der in folgender Tabelle aufgeführten Nutzerzahlen zu wählen, falls der Bieter funktionsspezifische Lizenzen anbietet.
Alle Mitarbeiter Akademie, Politische Bildung, Begabtenförderung; ausgewählte Mitarbeiter Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Internet, Stabsstellen, Veranstaltungsorte, Büros Berlin, Brüssel, Institut Internationale Zusammenarbeit
Pressemitteilungen und Social Media 4 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Internet
Die angebotenen Lizenzen müssen grundsätzlich die Verwaltung von mindestens 500.000 Personendatensätzen/Adressen und den Versand von 1,5 Mio. E-Mails (inkl. Massenmailings mit mehreren Tausend E-Mails pro Versand) pro Jahr über das angebotene System bzw. eine mit
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angebotene Fremdlösung ermöglichen. Werden zusätzliche Softwarelösungen (Fremdsysteme) zur Erfüllung der Anforderungen der Leistungsbeschreibung (Anlage 4b) mit angeboten, sind diese im Preisblatt mit den dafür erforderlichen Lizenzkosten (und ggf. Implementierungskosten) vollumfänglich mit anzugeben, d.h. in dem angebotenen Festpreis zu inkludieren. Dies gilt gleichermaßen für die erforderlichen Datenbestände zur Namens- und Adressvalidierung (Adressen: Original-Postleitdaten für Deutschland, Österrreich und Belgien; siehe Anlage 4b.3), die vom Bieter bereitgestellt werden sollen.
Es wird darauf hingewiesen, dass die Ausschreibung sich auf die Lieferung des CRM- und Veranstaltungsmanagementsystems bezieht und die Hanns-Seidel-Stiftung die vollständige Hardware und Systemumgebung inkl. Datenbank und Datenbanklizenzen zur Verfügung stellt, d.h. diese sind nicht mit anzubieten. Ebenfalls wird darauf hingewiesen, dass das vorhandene Webportal der Hanns-Seidel-Stiftung, insbesondere zur Veröffentlichung von und Anmeldung zu Veranstaltungen, beibehalten wird und über eine Schnittstelle (Webservice) anzubinden ist (siehe unten). Eine integrierte Lösung inkl. ggf. notwendiger Lizenzierung ist nicht mit anzubieten.
1.2. Technische Anforderungen an die Software Die technischen Anforderungen werden in Anlage 4b.2 (IT-Lastenheft) spezifiziert. Diese ist vom Bieter entsprechend zu befüllen. Sollten Kommentarfelder nicht ausreichen, sind eindeutige Verweise auf zusätzliche Anlagen möglich.
1.3. Funktionale Anforderungen an die Software Die funktionalen Anforderungen werden in den Anlagen 4b.3 bis 4b.7 (IT-Lastenheft) spezifiziert. Diese ist vom Bieter entsprechend zu befüllen. Sollten Kommentarfelder nicht ausreichen, sind eindeutige Verweise auf zusätzliche Anlagen möglich. Das Leistungspaket soll grundsätzlich vollständig und voll funktionsfähig angeboten werden. Fehlende oder zu ergänzende Funktionalitäten sind im Angebot deutlich zu machen und mit den zu erwartenden Zusatzkosten sowie den Planterminen für die Programmierung, die Pilotierung und den Praxiseinsatz zu versehen. Dies gilt insbesondere für Softwareteile, die sich beim Anbieter noch in der Entwicklung befinden oder deren Entwicklung ansteht.
1.4. Übergreifende Anforderungen Die übergreifenden Anforderungen werden in Anlage 4b.1 (IT-Lastenheft) spezifiziert. Diese ist vom Bieter entsprechend zu befüllen. Sollten Kommentarfelder nicht ausreichen, sind eindeutige Verweise auf zusätzliche Anlagen möglich.
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2. Erwartete Dienstleistungen Der Auftraggeber erwartet die im Folgenden beschriebenen Dienstleistungen im Rahmen der Projektdurchführung. Diese werden in Anlage 4b.8 (IT-Lastenheft) spezifiziert, die vom Bieter (im Folgenden Auftragnehmer) entsprechend zu befüllen ist. Sollten Kommentarfelder nicht ausreichen, sind eindeutige Verweise auf zusätzliche Anlagen möglich. Die folgenden Ausführungen dienen lediglich der Erläuterung der erwarteten Dienstleistungen und des anvisierten Projektvorgehens.
2.1. Dienstleistungen – Projektmanagement Als Grundlage des Projektmanagements und der erfolgreichen Implementierung ist ein Vorschlag für einen Zeit- und Projektplan auf Basis von Erfahrungen des Auftragnehmers mit vergleichbaren Projekten einzureichen. Rahmendaten sind der Projektstart nach Abschluss des Vergabeverfahrens im November/Dezember 2017 und das geplante Go Live (Big Bang) im Oktober/November 2018.
Projektplanung Der Auftraggeber erwartet eine detaillierte Projektplanung unter Berücksichtigung einer anerkannten Methodik zum Projektmanagement, welche insbesondere den Rahmenbedingungen des Zeitplans Rechnung trägt. Ein spezifisches Vorgehensmodell (klassischer Wasserfall- oder agiler Projektansatz mittels z.B. Scrum) wird nicht ex ante festgelegt, sondern obliegt dem Vorschlag des Auftragnehmers in Abstimmung mit dem Auftraggeber zu Projektbeginn und ist in der Folge zu detaillieren. Projektrisiken sind zu erheben und bewerten und deren laufendes Management zu planen. Die Projektplanung soll verbindliche Vorgaben zu Aktivitäten, Meilensteinen, Liefergegenständen und Ressourcen auf Auftraggeber- und Auftragnehmerseite umfassen (entsprechend den geforderten Beschreibungen in Anlage 4b.8).
Projektdurchführung Der Auftraggeber erwartet ein stringentes, laufendes Projektmanagement, welches gewährleistet, dass die definierten Planvorgaben kontinuierlich überwacht und wirksame Maßnahmen zur Gegensteuerung bei Planabweichungen initiiert werden. Es wird eine Projektleitung als zentrale/r Ansprechpartner/in durch den Auftraggeber gestellt (siehe Anlage Mitwirkungsleistungen). Die hauptverantwortliche Projektleitung obliegt dem Auftragnehmer und gewährleistet eine laufende, teilprojektübergreifende Koordinierung und Abstimmung im Projekt. Auf Projektleitungsebene soll diese durch i.d.R. 14-tägige Jour Fixe-Termine als Präsenztermin inkl. Statusberichterstattung und ggf. Vorschläge für die Anpassung des Projektplans durch den Auftragnehmer erfolgen, ggf. unter Einbindung von weiteren Verantwortlichen des Auftraggebers und -nehmers. Termin-, Ressourcen- und sonstige Konflikte sowie Problemstellungen wie z.B. Zeitverzögerungen, technische Probleme der Implementierung oder ungenügende Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers sind in diesem Rahmen zu adressieren.
Durch die Projektleitung des Auftragnehmers ist ein kontinuierliches Risikomanagement vorzunehmen. Ebenfalls ist die Koordination der Aktivitäten seiner fachlichen und technischen Berater inkl. Backoffice (Customizing und/oder Programmierung falls erforderlich) zu gewährleisten. Die Einrichtung eines übergeordneten Lenkungsausschusses ist nicht vorgesehen, sondern die Berichterstattung und, falls erforderlich, Abstimmung innerhalb der Organisation des Auftraggebers erfolgt durch diesen selbst.
Seitens des Auftragnehmers ist darüber hinaus dafür Sorge zu tragen, dass kontinuierlich teilprojektübergreifend Informationen sowohl auf fachlicher als auch auf projektorganisatorischer Ebene ausgetauscht werden. Abstimmungen zwischen den Mitarbeitern des Auftraggebers und -nehmers auf Arbeitsebene können je nach Erfordernis vor Ort, telefonisch/per Websession oder per E-Mail erfolgen.
Projektdokumentation Der Auftraggeber erwartet, dass die seitens des Auftragnehmers erstellten Projektunterlagen strukturiert aufgebaut und für Dritte nachvollziehbar sind und eine nachträgliche Projektrevision, z.B. durch die Revision eines Fördermittelgebers, ermöglichen. Sämtliche projektrelevante Unterlagen sind dem Auftraggeber im Nachgang des Projektes konsolidiert in digitaler Form zu übergeben.
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2.2. Dienstleistungen - Technische Installation der Software Der Auftraggeber erwartet vom Auftragnehmer die technische Installation aller erforderlichen Softwarekomponenten auf den für den Betrieb des CRM-Systems erforderlichen Servern. Es ist mindestens ein Test-, ein Produktiv- und ein Schulungssystem zu installieren. Der Auftraggeber soll den Auftragnehmer in die Lage versetzen, künftige Installationen der Software-Clients eigenständig durchführen zu können (Wissenstransfer).
2.3. Dienstleistungen - Implementierung
Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf die inhaltliche Beratung im Vorfeld der Anpassung des Softwaresystems. Zu Projektbeginn ist ein Hardware-Sizing durch den Auftragnehmer durchzuführen. Es sind geeignete Benchmarks durch den Auftragnehmer vorzuschlagen. Auf der Prüfungsergebnisse wird der Auftraggeber falls erforderlich neue Hardwarekomponenten und Server beschaffen.
2.3.1. Konzepterstellung und Beratung Die Konzeptentwicklung im Projekt soll in Workshops unter Berücksichtigung der erstellten Grobkonzepte (CRM-Soll-Konzeption, CRM-Soll-Prozesse) erfolgen, so dass innerhalb dieser Veranstaltungen einerseits Fachanforderungen durch den Auftraggeber erläutert, andererseits Vorschläge und Alternativen zu deren Umsetzung in der Software durch den Auftragnehmer unterbreitet werden können. Der Auftraggeber ist grundsätzlich bereit, bestehende Verfahrensweisen anzupassen, sollte dies aus der Beratung des Auftragnehmers heraus als zweckmäßig erscheinen.
Durch den Auftragnehmer sind Dokumentationen in Form von Konzepten über die Festlegungen in folgenden Bereichen zu erstellen:
Ein Auszug aus der bestehenden Grobkonzeption ist Anlage 10 zu entnehmen (relevante Tätigkeiten und Prozesse/Use Cases, Datenstrukturen). Weitere Informationen zur Bestimmung des Mengengerüsts und Implementierungsaufwand auf Seiten des Auftragnehmers sind nachfolgend dargestellt (Schnittstellen und zu erstellende Berichte, Listen, Formulare sowie einzurichtende Workflows).
Die Dokumentation soll die relevanten fachlichen und systemtechnischen Festlegungen und Ausprägungen hinsichtlich Stammdaten, Geschäftsvorfällen und dem jeweiligen Berichtswesen umfassen und dabei die Integration zwischen den unterschiedlichen Funktionalitäten des CRM-Systems berücksichtigen. Die Dokumentation muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar und für spezielle Anwender des Auftragnehmers fortschreibbar sein.
Schnittstellen
Eine besondere Bedeutung kommt dem Schnittstellenkonzept zu. Dieses soll die Grundlage bilden, um die in unten stehender Tabelle aufgeführten Fachverfahren an das CRM-System anzubinden. Die Anbindung kann sowohl für jedes Fachverfahren als auch über ein Schnittstellenframework erfolgen. Dieses ist, falls erforderlich, im Festpreis mit anzubieten (Lizenz- und Implementierungskosten).
Die Einbindung der Kontakte der Onlinedatenbanken zimpel.online (Journalistendatenbank, Zugang bereits bestehend) und Kürschner Online (Politikerdatenbank, wird voraussichtlich separat beschafft) über entweder Webschnittstellen oder periodische Importe vorstrukturierter CSV-Tabellen wird noch geprüft und ist deshalb in unten stehender Tabelle nicht aufgeführt. Für die Angebotskalkulation ist vorerst von einem CSV-Import auszugehen.
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Das detaillierte Schnittstellenkonzept inkl. Feldmapping, Prüfmechanismen, Fehlerbehandlung etc. ist im Rahmen der Implementierung vom Bieter zu erstellen. Zum Produktivstart müssen die Verfahren zwingend fehlerfrei miteinander Daten austauschen können. Praktische Erfahrungen des Auftragnehmers in der Anbindung dieser Fachverfahren sind daher aus Sicht des Auftraggebers Voraussetzung und Erfolgsfaktor zugleich.
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IT-System Verwendung in das CRM-System zu übergebende Daten (Import)
Live Webservice (inkl. Übergabe Dokumente in beide Richtungen)
ElREg (basierend auf DOCUframe/GSD Software)
Dokumentenmanagement-system, digitale Belegablage (Speicherung aller Dokumente in ElREg, Zugriff aus dem CRM-System auf Dokumente ohne in ElREg wechseln zu müssen, d.h. ElREg fungiert als Datenbank für das CRM-System
Veranstaltungs- und Referentenstammdaten 1x täglich XML / Import von
Dokumenten
Social Media Anwendungen (Facebook, Twitter und Youtube)
Veröffentlichung von Text-, Bild- und Videoinhalten, die zentral im CRM-System erstellt/gehalten werden
- Text-, Bild- und Video-inhalte
Manuell anzustoßender Export Webservice
GroupWise (Version 2014 R2) E-Mail Client E-Mail-Kommunikation zur
Historisierung
E-Mail-Kommunikation zum Versand, E-Mail-Tracking, Kontakt- und Kalenderdaten
Live Webservice als Server-zu-Server Integration (GroupWise DataSync)
Telefonanlage (Alcatel Lucent, Omnivista 8770, CTI-Software „Open Touch“ Version 2.2.016.011)
In- und Outbound Calls Inbound Calls Outbound Calls Live
TAPI 2.0 (Update auf 2.1 möglich zur Verbindung CRM-System – Telefonanlage über Server)
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Berichte
Alle bestehenden Berichte im CRM-, Veranstaltungs- und Stipendiatenbereich sind bereits erhoben und nach Bereichen strukturiert (Veranstaltungen der Abteilungen, Kloster Banz, Konferenzzentrum, Begabtenförderung). Diese sind in folgender Tabelle im Überblick dargestellt sowie Beispielberichte als Screenshots aufgeführt. Die Berichtserstellung erfolgt in unterschiedlichen Perioden (i.d.R. monatlich und für wenige Berichte nur jährlich) sowie ad hoc. Alle Berichte werden grundsätzlich in Tabellenform erstellt; darauf aufbauende grafische Auswertungen sollen möglich sein. Es soll davon ausgegangen werden, dass im Rahmen der Implementierung 50 Berichte einzurichten sind. Es wird darauf hingewiesen, dass im Zuge der Implementierung ggf. noch konzeptionelle Veränderungen im Berichtswesen vorgenommen werden können, d.h. Berichte im geringem Umfang verändert, hinzugefügt oder gestrichen werden können. Zusätzlich zu den genannten Berichten wird eine verbesserte Kundenanalyse durch Warenkorb- und Marktreaktionsanalysen angestrebt:
− Warenkorbanalysen sind für Veranstaltungsbuchungen (Schwerpunkt) und Publikations-bestellungen via Homepage relevant, um die Buchungsgewohnheiten der HSS-Kunden zu analysieren und diese als Grundlage zukünftiger Veranstaltungseinladungen/ Vorschläge neuer Publikationen zu nutzen. Sie dienen ergänzend zur Selbstzuschreibung der Kunden zu Interessensgebieten (z.B. Umwelt, Landespolitik, Geschichte) mittels der den Veranstaltungen/Publikationen zugeordneten Interessensgebieten (im Sinne von Produkttypen). Beispiel: wer Seminar A bucht, bucht sehr häufig auch Seminar B, womit gezielt Interessenten an Seminar A per Mailing oder im Kundenkonto Seminar B vorgeschlagen werden kann und wer Seminar A bucht, bekommt zukünftig Vorschläge für Seminare im selben Interessensgebiet wie Seminar A vorgeschlagen.
− Marktreaktionsanalysen sind für Veranstaltungsbuchungen relevant und dienen der HSS zur Analyse des Rückmeldeverhaltens ihrer Veranstaltungenskunden. Mit diesem Instrument soll sichergestellt werden, dass bei Mailings/Veranstaltungsvorschlägen für ein Seminar aus dem Interessensgebiet A nur Kunden angeschrieben werden, die tatsächlich Seminare in diesem Intereressensgebiet buchen werden (Verringerung der Streuung im Veranstaltungsmarketing). Beispiel: Hat ein Kunde sich in den letzten zwei Jahren und/oder auf die letzten 20 Mailings zu Seminaren aus dem Interessensgebiet A sich zu keinem beworbenen Seminar angemeldet, wird er zukünftig nicht mehr für dieses Interessensgebiet kontaktiert.
Berichtsbezeichnung Ggf. Erläuterung
Berichte Veranstaltungen (Abteilungen)
Veranstaltungsauswertung
Nach Zeitraum, Dauer, Thema/Themen, Abteilung/Referat, Ort, Größe, Altersdurchschnitt, Geschlecht Teilnehmer etc. plus Freitextfeld zur Dokumentation des Teilnehmerverhalten (durch Referenten)
Referentenauswertung Nach Einsätzen, Honoraren, Zeitraum, Abteilung/Referat, Ort, Größe, Altersdurchschnitt etc.
Themenauswertung Nach Veranstaltungen, Referenten, Teilnehmern etc.
Auswertung Kooperationsveranstaltungen Nach Zeitraum, Abteilung/Referat, Ort, Größe, Altersdurchschnitt etc.
Teilnehmerauswertung Anzahl Veranstaltungen je Themenfeld, Herkunftsregion etc.
Veranstaltungsorte Nach Anzahl Veranstaltungen, Auslastung, Teilnehmern etc.
Inaktive Kunden Wer war in einem bestimmten Zeitraum bei keiner Veranstaltung?
Kundenhistorie Veranstaltungsteilnahmen pro Person je Themenfeld und Periode (Monat/Jahr)
Abteilungs-/Referatsauswertung Monats- und Jahresübersicht der Teilnehmer und Veranstaltungen je Abteilung/Referat, Teilnehmerdurchschnitt/Veranstaltung
Auswertung Feedback Individuelle und konsolidierte Veranstaltungsfeedback der Teilnehmer
Grundberichte Verwendungsnachweise Berichte als Grundlage der Verwendungsnachweise, die unmittelbar für diese verwendet werden können
Veranstaltungen (international) Veranstaltungen Stabsstelle Verbindungsstellen, IIZ etc. (im In- und Ausland)
Berichte Kloster Banz
Teilnehmertage Pro Monat/Jahr, differenziert in in- und externe Veranstaltungen nach Inanspruchnahme Mahlzeiten (Schlüssel hinterlegen), Vergleich Vorjahr-laufendes Jahr
Veranstaltungsumsatz und -kosten Pro Monat/Jahr, differenziert in- und externe Veranstaltungen
Deckungsbeitragsrechnung Nach Bereichen Kloster Banz
Zimmerbelegung Pro Monat/Jahr, differenziert in- und externe Veranstaltungen
Auswertung pro Kunde Anzahl Veranstaltungen, Teilnehmer, Aufenthaltsdauer/Nächte, Buchungsfrequenz, Umsatz nach definiertem Zeitraum
Lost-Liste (externe Kunden) Nicht zu Stande gekommene Veranstaltungen von externen Kunden
Umsatzprognose Erwartender Umsatz auf Basis der gebuchten Übernachtungszahlen nach Veranstaltungen/konsolidiert
Berichte Stipendiaten
Neuaufnahmen Pro Monat/Quartal/Jahr und nach Studienfächern (über detailliertes Eintrittsdatum)
Geförderte Stipendiaten Pro Monat/Quartal/Jahr und nach Studienfächern, ggf. Differenzierung in Grund- und Hauptförderung (falls noch relevant)
Ausscheider Pro Monat/Quartal/Jahr und nach Studienfächern (über detailliertes Austrittsdatum)
Auslandsaufenthalte Stipendiaten
Stipendiatenherkunft Herkunfts-/Studienbundesländer (Anzahl Stipendiaten und Förderungskosten, nach Referaten)
Kinderbetreuung Stipendiaten Herkunfts-/Studienbundesländer (Anzahl Stipendiaten und Förderungskosten, nach Förderung)
Förderarten und -umfänge
Studienfächer und -arten Studienfächer, differenziert in der Förderung nach BA, MA, Promotion
Ausländische Stipendiaten nach Förderhöhe Kategorisierung ausländischer Stipendiaten nach Förderhöhe (gruppiert)
Einnahmen/Ausgaben für ausländische Stipendiaten Gesamtgrößen
Ausgaben für ausländische Stipendiaten nach Herkunft/Staaten
Haushaltsüberwachungsliste Ggf. über ERP-System
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Berichtsbezeichnung Ggf. Erläuterung
Semesterunterlagen Auswertung Stipendiaten nach bereits eingereichten/fehlenden Semesterunterlagen (Filterung)
Verlängerungen von Stipendien Auswertung nach verlängerten Stipendien
Hochschulgruppen Mitgliedschaft der Stipendiaten in Hochschulgruppen
Bewerberliste Pro Monat/Quartal/Jahr
Veranstaltungen Stipendiaten Nach Zeitraum, Dauer, Thema/Themen, Abteilung/Referat, Ort, Größe, Altersdurchschnitt etc. plus Freitextfeld zur Dokumentation des Teilnehmerverhalten (durch Referenten)
Auswertung Altstipendiaten 1 Anzahl der Altstipendiaten gesamt, Anzahl der Mitglieder des Clubs der Altstipendiaten
Auswertung Altstipendiaten 2 Altstipendiaten nach Eintritts- und Austrittsdatum sowie Beitrag (regulär, reduziert, Freistellung, Aussetzung)
Sonstige Berichte
Publikationsbericht Publikationen pro Abteilung, gesamt, nach Themen
Grunddaten Jahresbericht Konsolidierung der Zahlen für den Jahresbericht HSS (Daten aus Abteilungen)
Verwendungsnachweise
Verwendungsnachweis Inland Berichte als Grundlage der Verwendungsnachweise, die unmittelbar für diese verwendet werden können
Verwendungsnachweis Ausland Berichte als Grundlage der Verwendungsnachweise, die unmittelbar für diese verwendet werden können
Verwendungsnachweis internationale Maßnahmen (Stabsstelle)
Berichte als Grundlage der Verwendungsnachweise, die unmittelbar für diese verwendet werden können
Verwendungsnachweis Stipendiaten Inland Berichte als Grundlage der Verwendungsnachweise, die unmittelbar für diese verwendet werden können
Verwendungsnachweis Stipendiaten Ausland Berichte als Grundlage der Verwendungsnachweise, die unmittelbar für diese verwendet werden können
Beispielbericht: Grafische Auswertungen Veranstaltungsteilnehmer nach Zielgruppen
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Beispielbericht: Auswertung Stipendiaten nach Studienfach und Förderverlauf (Auszug)
Listen
Alle bestehenden Listen im CRM-, Veranstaltungs- und Stipendiatenbereich sind bereits erhoben. Sie dienen der Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation und Stipendiatenverwaltung. Sie sind in folgender Tabelle im Überblick dargestellt sowie ergänzend Beispiellisten als Screenshots aufgeführt. Es soll davon ausgegangen werden, dass im Rahmen der Implementierung 10 Listen einzurichten sind. Es wird darauf hingewiesen, dass im Zuge der Implementierung ggf. noch Veränderungen vorgenommen werden können, d.h. Listen im geringem Umfang verändert, hinzugefügt oder gestrichen werden können.
Listenbezeichnung Ggf. Erläuterung
Teilnehmerliste (tabellarisch) Als Teilnehmerinformation, inkl. Institution, Funktion/Beruf
Teilnehmerliste (Textblöcke) Als Teilnehmerinformation, inkl. Institution, Funktion/Beruf
Anwesenheitsliste (Teilnehmer) Für Unterschriften, inkl. Adresse
Anwesenheitsliste (Referenten) Für Unterschriften, inkl. Adresse
Interne Absageliste
Interne Interessentenliste
Interne Personenliste
Interne Teilnehmerliste
Interne Warteliste
Gästeliste Für die Auswertung von Kloster Banz
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Beispiel: Teilnehmerliste
Beispiel: Referentenliste
Beispiel: Veranstaltungsliste/-übersicht
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Formulare und Textvorlagen
Alle bestehenden Formulare und Textvorlagen im CRM-, Veranstaltungs- und Stipendiatenbereich sind bereits erhoben. Sie dienen der Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation und Stipendiatenverwaltung. Sie sind in folgender Tabelle im Überblick dargestellt sowie ergänzend Beispielformulare als Screenshots aufgeführt. Es soll davon ausgegangen werden, dass im Rahmen der Implementierung 50 Formulare und Vorlagen einzurichten sind. Es wird darauf hingewiesen, dass im Zuge der Implementierung ggf. noch Veränderungen vorgenommen werden können, d.h. Formulare im geringem Umfang verändert, hinzugefügt oder gestrichen werden können.
Formularbezeichnung Ggf. Erläuterung
Allgemeine Kommunikation
Serienbrief HSS (Standard)
E-Mail HSS (Standard)
Veranstaltungen
Veranstaltungsbeschreibung Text Homepage
Veranstaltungseinladung (E-Mail)
Veranstaltungseinladung (Brief)
Anmeldebogen Nur bei Einladungsversand per Post
Rechnungsmuster
Veranstaltungsbericht
Kooperationsvereinbarun
Anmeldebestätigung Einzelteilnehmer (E-Mail)
Anmeldebestätigung Einzelteilnehmer (Brief)
Anmeldebestätigung Familie (E-Mail) Teilnehmer plus Kinder
Anmeldebestätigung Familie (Brief) Teilnehmer plus Kinder
Absageschreiben (E-Mail)
Absageschreiben (Brief)
Teilnahmebestätigung
Teilnahmezertifikat
Teilnahmerrechnung 1 Ausstellung vor Ort
Teilnahmerrechnung 2 Im Nachgang per Post/E-Mail
Teilnahmerrechnung 3 Falls die erste Rechnung nicht gezahlt wurde
Stornorechnung Bei Nichtanreise
Etiketten
Tischkarten
Namensschilder
Bogen Veranstaltungsänderung Dokumentation für Buchhaltung
Deckblatt Verwendungsnachweis Studierende aus dem Ausland
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Beispiel: Anmeldeformular Veranstaltung
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Beispiel: Teilnahmebestätigung Veranstaltung
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Beispiel: Bewerbungsformular Stipendium (Auszug)
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Beispiel: Bewertungsformular Stipendium (Auszug)
Workflows
Alle im CRM-System einzurichtenden Workflows sind bereits im Rahmen der Konzeption der Soll-Prozesse erhoben worden, soweit diese die Einbindung des CRM-Systems erfordern. Sie sind entweder regelbasiert automatisch/systemseitig oder manuell (ad hoc) anzustoßen und sollen teilweise unter Einbindung von Fremdsystemen (Schnittstelle) ablaufen. Es soll davon ausgegangen werden, dass im Rahmen der Implementierung alle unten aufgeführten Workflows einzurichten sind. Es wird darauf hingewiesen, dass im Zuge der Implementierung ggf. noch Veränderungen vorgenommen werden können, d.h. Workflows verändert, hinzugefügt oder gestrichen werden können. Das gilt insbesondere, da im Status Quo nur ein sehr geringer Teil der aufgeführten Workflows IT-unterstützt implementiert ist.
Dublettenprüfung bei Stammdatenanlage Regelbasiert Zu prüfender Persondatensatz ggf. über Schnittstelle eines Fremdsystems generiert
Zuordnung von Rolle(n) für Neukunden, auf Basis der Rolle(n) die entsprechende Datenmaske zur Eingabe zur Verfügung stellen
Regelbasiert/manuell Persondatensatz ggf. über Schnittstelle eines Fremdsystems generiert
Freigabe von neu angelegten/geänderten Stammdaten festgelegter Kundengruppen durch zugeordnete Mitarbeiter
Manuell -
Freigabe von neu angelegten Verteilerkreisen durch zugeordnete Mitarbeiter Manuell -
Freigabe der Sperrung von Kunden durch zugeordnete Mitarbeiter Manuell -
Freigabe der Aufhebung der Sperrung von Kunden durch zugeordnete Mitarbeiter Manuell -
Freigabe der Löschung von Kunden durch zugeordnete Mitarbeiter Manuell -
Veranstaltungsmanagement
Freigabe von neu angelegten Veranstaltungen Manuell -
Veranstaltung auf Webportal veröffentlichen Manuell Webportal
Gesperrte Kunden aus Verteilerkreis Mailing entfernen Regelbasiert -
Generierung einer Adressliste für den Postversand bei Mailings für Kunden, die nicht per E-Mail angeschrieben werden möchten (gemäß Attribut) und Versand an Hausdruckerei per E-Mail
Als Interessenten registrierte Kunden erhalten bei Eröffnung des Anmeldezeitraums einer Veranstaltung manuell oder automatisiert ein Mailing (E-Mail, Serienbrief)
Regelbasiert GroupWise/ E-Mail-Server
Hinzufügen von Anmeldungen per Webportal zu einer Veranstaltung Regelbasiert Webportal
Ausgabe einer Warnmeldung bei manueller Anmeldung von gesperrten Kunden durch einen Mitarbeiter
Regelbasiert -
Generierung einer Nachricht an veranstaltungsverantwortlichen Mitarbeiter bei der Anmeldung von gesperrten Kunden via Webportal
Regelbasiert Webportal
Bei freien Teilnehmerplätzen: Anmeldebestätigung versenden Regelbasiert GroupWise/ E-Mail-Server
Bei überbuchter Veranstaltung: Zu Warteliste hinzufügen Regelbasiert Webportal
Bei überbuchter Veranstaltung: Absage/ Information Warteliste versenden Regelbasiert GroupWise/ E-Mail-Server
Hat ein Kunde bereits an der angemeldeten Veranstaltung in einer Vorperiode teilgenommen, wird bei der Anmeldung eine Warnmeldung ausgegeben
Hat ein Kunde bereits an mehr als 10 Veranstaltung im laufenden Jahr teilgenommen, wird bei der Anmeldung eine Warnmeldung ausgegeben
Regelbasiert Ggf. Webportal
Veranstaltungsteilnehmer werden nach erfolgreicher Anmeldung für die der Veranstaltung zugeordnete Social Community der Website per Schnittstelle automatisch freigeschaltet
Regelbasiert Webportal
Erfolgt eine Stornierung der Veranstaltungsteilnahme per Kundenkonto, wird eine Nachricht an den zuständigen Mitarbeiter generiert
Regelbasiert Webportal
Versand einer Terminerinnerung an den Kunden zu einem festgelegten Zeitpunkt vor Veranstaltungsbeginn
Regelbasiert GroupWise/ E-Mail-Server
Freigabe von geänderten Veranstaltungs-budgets durch zugeordnete Mitarbeiter Manuell Wilken Entire
Bei 90%-iger Ausschöpfung eines Veranstaltungsbudgets sollte eine Warnmeldung bei der Kostenerfassung erscheinen (Mittelkontrolle)
Regelbasiert Wilken Entire
Disposition von Referenten: Ist für den Vortag/darauffolgenden Tag ein Einsatz des Referenten geplant, wird eine Warnmeldung ausgegeben
Regelbasiert -
Stipendiatenverwaltung
Stipendiatenbewerbung zur weiteren Prüfung durch nächste Instanz freigeben Manuell -
Bei Absage: Absageschreiben erstellen Manuell -
Kundenkonto für Stipendiaten erstellen Manuell Webportal (Extranet)
Benachrichtigung über Änderung Stammdaten im Kundenkonto an verantwortlichen Mitarbeiter
Freigabe von Terminen und Aufgaben, die durch andere Mitarbeiter für einen Mitarbeiter angelegt wurden
Manuell -
Externe Kontakte (Kunden) werden nach flexibel festlegbaren Fristen per E-Mail an anstehende oder überfällige Termine erinnert
Regelbasiert GroupWise/ E-Mail-Server
Mailings können manuell (Regelfall) oder automatisiert zu festgelegten Zeitpunkten (periodische Newsletter) oder Anlässen (z.B. Geburtstagsgrüße) versandt werden
Regelbasiert GroupWise/ E-Mail-Server
2.3.2. Systemanpassung Auf Basis der abgenommenen Konzepte soll die Systemanpassung durch den Auftragnehmer erfolgen. Diese soll die Parametrisierung des CRM-Systems, die Erstellung der erforderlichen Programmanpassungen, die Einrichtung von Formularen und Vordrucken, die Anpassung der Berichte sowie die Einrichtung der Schnittstellen umfassen. Ferner sind die konzeptionellen Regelungen zur Berechtigungsverwaltung im CRM-System abzubilden. Sämtliche vorgenommene Einstellungen im CRM-System sind in den Konzepten zu dokumentieren, d.h. jeder Parameter der gesetzt wurde und jede sonstige Einstellung, die getätigt wurde, um das CRM-System auf die Belange des Auftraggebers einzustellen, soll detailliert dokumentiert werden.
2.3.3. Test und Freigabe Testfälle werden durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Im Rahmen der Testphase wird ein erstes Testing (Funktions-, Integrations- und Migrationstests) und Behebung auftretender Fehler durch den Auftragnehmer erwartet. Erst nach der Fehlerbehebung erfolgen Tests durch Key User des Auftraggeber auf Basis der von ihm definierten Testfälle und der definierten Vorgehensweise. Die Ergebnisse der Tests werden dem Auftragnehmer mitgeteilt. Der Auftragnehmer ist für die strukturierte Fehlerbeseitigung verantwortlich. Die Dokumentation der Testdurchführung obliegt dem Auftraggeber.
2.3.4. Altdatenübernahme Im Vorfeld der Altdatenübernahme erfolgt seitens des Auftraggebers eine Stammdatenbereinigung (v.a. Datenqualität/Vollständigkeit und Dublettenfreiheit). Seitens des Auftragnehmers werden Vorschläge für eine strukturierte Stammdatenbereinigung und die Bereitstellung vorhandener Methoden und Werkzeuge erwartet, mit denen die Altdatenübernahme durch den Auftragnehmer durchgeführt werden kann. In einem weiteren Schritt soll durch den Auftragnehmer ein Altdatenübernahmekonzept erstellt werden, welches alle relevanten Migrationsobjekte und deren Übernahme beschreibt sowie den Aspekt der geplanten Übernahme der Historiendaten berücksichtigt.
Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Struktur der Übernahmedateien zur Verfügung und unterstützt diesen bei der automatisierten Entladung der übernahmerelevanten Daten aus den Altsystemen. Der Auftragnehmer soll die vom Auftraggeber abschließend bereitzustellenden Übernahmedaten in die Software einspielen und Tests bezüglich der vollständigen und richtigen Übernahme der Daten aus technischer Sicht durchführen. Die inhaltliche Kontrolle der migrierten Daten obliegt dem Auftraggeber. Die Ergebnisse werden dem Auftragnehmer mitgeteilt, welcher für die strukturierte Fehlerbeseitigung verantwortlich ist. Vor der Produktivmigration ist mindestens eine Testmigration durchzuführen.
Folgende Altdaten sind nach bisherigem Kenntnisstand zu übernehmen:
− Veranstaltungsstammdaten, − Veranstaltungsbewegungsdaten (inkl. Budgets, Kosten, Einnahmen) und − Fahrtstrecken und -kostensätze.
2.4. Dienstleistungen – Schulung
Der Auftragnehmer muss Schulungsleistungen für Mitarbeiter des Auftragnehmers durch qualifiziertes Fachpersonal erbringen. Qualifiziertes Fachpersonal zeichnet sich durch mehrjährige Berufserfahrung mit der zu schulenden Software und der Fähigkeit zur Vermittlung des Wissens an Schulungsteilnehmer aus. Die Schulungen sind als Inhouse-Seminar in Räumlichkeiten des Auftraggebers durchzuführen. Die technische Ausstattung der Räumlichkeiten (Medienraum mit 20 PC-Arbeitsplätzen) in Form von Beamern, Whiteboards/Flipcharts, Schulungs-PCs etc. wird seitens des Auftraggebers gestellt.
Anzubieten sind Schulungen in drei Phasen:
- In einer ersten Phase sollen die Administratoren (3 Personen) und Key User (voraussichtlich 15-20 Personen mit unterschiedlichen Nutzungsschwerpunkten des CRM-Systems) in Vorbereitung der Textphase geschult werden.
- In einer zweiten Phase in Vorbereitung des Go Live sind alle 160 Nutzer durch den Auftragnehmer zu schulen, wobei sowohl eine Grundschulung zur allgemeinen Systemanwendung als auch Schulungen gemäß den unterschiedlichen Nutzungsschwerpunkten durchzuführen sind (siehe Tabelle unten für die Nutzergruppen). Für jeden Nutzer (unabhängig von den eingesetzten Funktionalitäten) sind mindestens 3 Tage Schulung vorzusehen. Schulungsgruppen sollen maximal 15 Teilnehmer enthalten. Die Schulungen der zweiten Phase werden von einem Key User als fachlicher Ansprechpartner begleitet, der für inhaltlich-prozessuale Fragen der Teilnehmer zur Verfügung steht.
- In einer dritten Phase sind ca. 4 – 6 Wochen nach dem Go Live Nachschulungen für Nutzergruppen à 20 Personen (ohne Differenzierung nach Nutzungsschwerpunkten) durchzuführen, in denen insbesondere Probleme und Fragen zur Nutzung des CRM-Systems adressiert werden können
Nutzergruppen der Schulungen Anzahl Anmerkungen/Erläuterung
Ausgewählte Mitarbeiter Akademie, Politische Bildung, Begabtenförderung, Mitarbeiter Stabsstellen, Veranstaltungsorte, Büros Berlin, Brüssel, Institut Internationale Zusammenarbeit
Versand Mailings 80 Alle Mitarbeiter Akademie, Politische Bildung, Begabtenförderung; ausgewählte Mitarbeiter
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Nutzergruppen der Schulungen Anzahl Anmerkungen/Erläuterung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Internet, Stabsstellen, Veranstaltungsorte, Büros Berlin, Brüssel, Institut Internationale Zusammenarbeit
Social Media-Anbindung 4 Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Internet
Schulungsinhalte und Schulungsform sollen sich aus dem zu erarbeitenden Schulungskonzept ergeben und sich an den spezifischen Geschäftsvorfällen und Daten des Auftraggebers ausrichten.
Im Ergebnis sollen alle geschulten Personen in der Lage sein, ihre Aufgaben im Tagesgeschäft ohne Unterstützung des Softwareanbieters durchführen zu können. Die vom Auftragnehmer zu erarbeitenden, auf die Nutzer und Spezifika des Auftraggebers angepassten Schulungsunterlagen sollen dem Auftragnehmer im Nachgang des Projekts als Nachschlagewerke in elektronischer Form dienen können.
2.5. Dienstleistungen - Unterstützung während der Produktivstartphase Die Einführung des CRM-Systems soll zu einem noch festzulegenden Datum (voraussichtlich Oktober/November 2018) erfolgen (Big Bang). Im Rahmen der Produktivstartunterstützung soll der Auftragnehmer für die ersten vier Wochen der Produktivphase mit einer Beraterkapazität von zwei Beratertagen an zwei Tagen pro Woche nach Bedarf im Rahmen eines Abrufkontingents als Unterstützung für die Endnutzer vor Ort zur Verfügung stehen. Sofern kein Abruf für eine entsprechende Unterstützung vor Ort erfolgt, sollen die Berater kurzfristig telefonisch oder per Remote-Zugriff den Endnutzern zur Verfügung stehen. Den Mitarbeitern des Auftraggebers soll im Rahmen dieser Unterstützungsleistungen Hilfestellung im Tagesgeschäft gegeben werden.
Der Auftraggeber sieht vor, dass die Produktivstartphase vier Wochen nach Produktivstart, d.h. nach gegenwärtigen Planung Ende November/Dezember 2018 endet. Zu diesem Zeitpunkt soll zudem die Abnahme erklärt werden. Ab dem Folgemonat soll die Pflege und Betreuung sowie fachlicher Support der Software im Rahmen eines Pflege- und Wartungsvertrag für das CRM-System auf Basis des EVB-IT-Servicevertrags erfolgen.
2.6. Dienstleistungen - Pflege und Betreuung sowie fachlicher Support der Software nach
Produktivstart Im Rahmen der Ausschreibung soll gleichzeitig ein Pflege- und Wartungsvertrag für das CRM-System auf Basis des EVB-IT-Servicevertrags abgeschlossen werden. Folgende Leistungen sollen über einen Zeitraum von zunächst 48 Monaten erbracht werden:
− Hotline-Service für Probleme, welche üblicher Weise von Second oder Third Level-Support erbracht werden (First Level Support übernehmen die Administratoren des Auftraggebers); Hotlinezeiten Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00 Uhr,
− Sicherstellung einer Reaktionszeit von 2 Stunden − Beseitigung von Störungen gemäß den definierten Service-Level, − Bereitstellung und Umsetzung verfügbarer Umgehungen, Patches und Updates, − Bereitstellung und Umsetzung verfügbarer Upgrades und Releases/Versionen und − Beratungsleistungen gegen Vergütung nach Aufwand auf Basis eines Abrufkontigents.
Der Hotline Service soll die Anbindung des Auftraggebers an ein Ticketverwaltungssystem beim Auftragnehmer umfassen.
