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MANAGEMENT- UND ORGANISATIONS-BERATUNG

Kommentar zur Neufassung der DIN EN ISO 14001:2015-11

Datei: ISO 14001-2015 Neufassung.doc Seite 1 von 25 PETER WINTZER – KIEFERNWEG 5 – 55457 GENSINGEN – TEL. 06727 / 1054 – FAX 952200 – EMAIL: [email protected]

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Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung 3

2 Ausgangslage der betroffenen Organisationen 4

3 Relevante Änderungen 4

4 Umsetzungshinweise 5

4.1 Externe und interne Themen 5

4.2 Ermittlung interessierter Parteien 6

4.3 Anwendungsbereich präzisieren 6

4.4 Rechenschaftspflicht der obersten Leitung 6

4.5 Risiken und Chancen bestimmen 8

4.5.1 Unternehmens- und Prozessziele 9

4.5.2 Projekt- und Produktziele 9

4.5.3 Risiken und Chancen 10

4.5.4 Verfahren 10

4.6 Umweltaspekte 11

4.7 Bindende Verpflichtungen 11

4.8 Planung von Maßnahmen 13

4.9 Umweltziele 13

4.10 Interne und externe Kommunikation 14

4.11 Umgang mit dokumentierten Informationen 16

4.12 Betriebliche Planung und Steuerung der Prozesse 17

4.12.1 Betriebliche Kriterien 17

4.12.2 Änderungen 17





4.12.3 Unterauftragnehmer/Fremdfertiger 18

4.13 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr 19

4.14 Managementsystembewertung 19

4.14.1 Eingaben und Ergebnisse 19

4.14.2 Praktische Umsetzung 20

5 Schlussanmerkungen 25





1 Einleitung Analog zur DIN ISO EN 9001:2015-11 wurde die DIN EN ISO 14001:2015-11 im September 2015 in Kraft gesetzt. Für den Übergang von der Ausgabe 2009 gelten die gleichen nachfolgenden Regeln.

Bild 01: (Auszug aus dem QZ-Online-Forum vom 6.11.2015)

Betroffene Organisationen müssen sich auch hier ernsthaft Gedanken darüber machen, wie sie diesen Übergang bewältigen wollen, am besten in den zutreffenden Fällen in Verbindung mit der DIN EN ISO 9001:2015-11. Nachfolgend einige Umsetzungshinweise aus meinen Erfahrungen. Hinweis: Dadurch dass in den nächsten Monaten weitere praktische Erfahrungen in der Umsetzung gesammelt werden, wird es zu weiteren Überarbeitungen dieses Dokumentes kommen. Schauen Sie hin und wieder nach, ob es eine Neuausgabe gibt. Peter Wintzer Gensingen, den 25. Dezember 2016





2 Ausgangslage der betroffenen Organisationen Bei allen betroffenen Organisationen kann man nach heutigem Stand von folgenden Ausgangslagen ausgehen:

1. Das Managementsystem und die Managementsystembeschreibung sind nach den tatsächlich ablau-

fenden Geschäftsprozessen ausgerichtet oder 2. sind nach den Normenstrukturen ausgerichtet.

Naturgemäß wird der Anpassungsprozess bei der unter 2. genannten Voraussetzung aufwändiger sein, als im Fall 1. Allen Organisationen kann ich nur den dringenden Rat geben, in diesem Fall die Chance zu nutzen, auf ein geschäftsprozessorientiertes Managementsystem umzustellen, selbst wenn es mit Mehraufwand verbunden ist. Fangen Sie frühzeitig damit an, dann ist auch genügend Zeit vorhanden. Die folgenden Anmerkungen von mir gehen davon aus, dass eine geschäftsprozessorientierte Darstellung praktiziert wird.

3 Relevante Änderungen Als relevante Änderungen sind folgende Sachverhalte einzustufen (in Klammern Kapitelnummern der Norm):

1. (4.1) Ermittlung "externe und interne Themen" 2. (4.2) Ermittlung "interessierte Parteien" 3. (4.3) Anwendungsbereich präzisieren 4. (5.1) Übernahme der Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit des QMS durch die oberste Leitung 5. (6.1) „Risiken und Chancen“ bestimmen 6. (6.1.2) Umweltaspekte 7. (6.1.3) Bindende Verpflichtungen 8. (6.1.4) Planung von Maßnahmen 9. (6.2.1) Umweltziele 10. (7.4.) „interne und externe Kommunikation“ bestimmen 11. (7.5.) Umgang mit „dokumentierten Informationen“ 12. (8.1) Betriebliche Planung und Steuerung der Prozesse 13. (8.2) Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr 14. (9.3) Verstärkte Anforderungen an die Managementsystembewertung

Auf diese relevanten Änderungen gehe ich in meinen folgenden Umsetzungshinweisen ein.





4 Umsetzungshinweise

4.1 Externe und interne Themen

ISO 14001:2015 Abschnitt 4.1 Abs. 1: Die Organisation muss externe und interne Themen bestimmen, die für ihren Zweck relevant sind und sich auf ihre Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse ihres Umwelt-managementsystems zu erreichen. Derartige Themen müssen Umweltzustände mit einschließen, die durch die Organisation beeinflusst werden oder die Organisation beeinflussen können. Externe und interne Themen können auch als "Einflussgrößen auf die Organisation" verstanden werden und müssen erstmalig ermittelt und regelmäßig überprüft werden. Externe Themen:

Feststellung, in welchem Umfeld sich die Organisation mit Ihrer Geschäftstätigkeit bewegt. Dazu können u.a. zählen:

• Kunden • Wettbewerber • Kooperationen • Lieferanten • Versicherer • Infrastruktur/Grundstücksanlieger • Behördliche Zuständigkeiten • Gesetzgeber • Zugehörigkeiten zu/Kommunikation mit externen Institutionen • Stand der Technik • Marktentwicklung/-trends

Interne Themen:

Feststellen, welche internen Einflussgrößen zu berücksichtigen sind. Dazu zählen u.a.:

• Stakeholder • Organisationskultur • Produktpalette • Innovationsfähigkeit • Qualifikationsstand des Personals • Größe der Organisation, deren Standort und Produktionsausrüstung

Es ist sicherlich nicht Aufgabe der obersten Leitung, diese Ermittlungen selber durchzuführen, hier sollten im ersten Schritt Fachbereiche und wenn sinnvoll auch Teams mit der Sammlung dieser „Einflussgrößen“ beauf-tragt werden. Im nächsten Schritt sollte unter Anwendung bewährten Analyseverfahren (z.B. Paarvergleichs-matrix, Checklisten mit Ja/Nein oder 1-x Gewichtung, Sternanalyse) eine Gewichtung vorgenommen werden.





Ergebnisse aus diesen Ermittlungen müssen sich letztendlich in der Politik und den Zielen der Organisation wiederfinden. Insofern ist es wichtig, dass eine nachvollziehbare Verbindung zwischen relevanten Ergebnissen und Einzelaussagen der Politik sowie den Zielen hergestellt wird, da sonst im späteren Prüfungsverfahren Ar-gumentationsprobleme auftreten könnten.

4.2 Ermittlung interessierter Parteien

ISO 14001:2015 Abschnitt 4.2 Abs. 1 a): die interessierten Parteien, die für ihr Umweltmanagementsystem relevant sind bestimmen; Hauptprodukt aus der Ermittlung der externen und internen Themen ist die Benennung der „interessierten Parteien“. Hierbei handelt es sich um die an der Geschäftstätigkeit der Organisation interessierten Personen und Institutionen sowie deren Interesse an der Organisation. Zu diesem Punkt habe ich eine eigenständige Abhandlung (Interessenlagen) geschrieben, die ebenfalls über meine Internetseite abgerufen werden kann.

4.3 Anwendungsbereich präzisieren

DIN EN ISO 14001:2015 Abschnitt 4.3:

Bereits in der Vorgängerausgabe wurde gefordert, den Anwendungsbereich festzulegen. Nun wurde in den Ab-

sätzen 2 + 3 festgelegt, was inhaltlich zum Anwendungsbereich gehören muss. Die Organisation muss also prüfen, ob der Anwendungsbereich auch diese Details beinhaltet und muss ggf. entsprechende Ergänzungen vornehmen.

4.4 Rechenschaftspflicht der obersten Leitung

ISO 14001:2015 Abschnitt 5.1 Abs. 1 und 1 a)

Die oberste Leitung muss in Bezug auf das Umweltmanagementsystem Führung und Verpflichtung zeigen, in-dem sie: (1 a)) die Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems übernimmt; Auch wenn das nicht für alle Organisationen zutrifft, ist meine Erfahrung aus nunmehr über 35 Berufsjahren als Berater die, dass ich selten mit der obersten Leitung (z.B.: Geschäftsführung, Vorstand, Direktion) über UM-Themen und UM-Prozessabläufe im Gespräch war. Auch bei internen und bei Zertifizierungsaudits beschränkte sich die persönliche Initiative der obersten Leitung auf die Einleitung und den Part zur Klärung der Politik und der Ziele. Dieses wird sich in Zukunft ändern. Das folgende Bild 02 stellt gegenüber, welcher Wandel im Führungsver-halten, analog der ISO EN Din 9001:2015-11, erforderlich sein wird.





Bild 02: Auszug aus dem Vortrag von Birgit Böhm im Rahmen einer Kooperationsveranstaltung

Und wie sieht das in der praktischen Umsetzung aus. Hier wird zukünftig zu unterscheiden sein, welche Aufga-ben die oberste Leitung persönlich wahrnehmen muss, welche delegiert werden können und wo die Mitwirkung von Fachbereichen unabdingbar ist. Auch wie ein Auditor möglicherweise in Zukunft die Umsetzung prüfen kann, ist enthalten. Beispielhaft habe ich dazu eine Matrix aufgebaut. (Auszug siehe nachfolgendes Bild 03).

Bild 03: Matrix zur Umsetzung der Anforderungen an die oberste Leitung





Für alle Beteiligten, einschl. der Auditoren, wird die praktische Umsetzung dieses Punktes sicherlich am schwierigsten sein, sind sie doch unabdingbar mit Verhaltensänderungen verbunden.

4.5 Risiken und Chancen bestimmen

ISO 14001:2015 Abschnitt 6.1.1Abs. 2 und 3

Bei Planungen für das Umweltmanagementsystem muss die Organisation a) die in 4.1 genannten Themen; b) die in 4.2 genannten Anforderungen; c) den Anwendungsbereich ihres Umweltmanagementsystems, berücksich-tigen, und die Risiken und Chancen bestimmen, in Verbindung mit ihren Umweltaspekten (siehe 6.1.2), binden-den Verpflichtungen (siehe 6.1.3) und anderen in 4.1 und 4.2 ermittelten Themen und Anforderungen, die be-trachtet werden müssen, um:

Bild 04: Auszug aus dem Vortrag von Andreas Ritter im Rahmen einer Kooperationsveranstaltung

Dem Normentext und dem Bild 04 ist eindeutig zu entnehmen, dass es bei der Betrachtung der Risiken und Chancen ausschließlich darum geht, abzuwägen, was der Erreichung von Zielen entgegenstehen kann oder welche Chancen mit der Festlegung von Zielen verbunden sind. Da wir hier von einer Umweltnorm reden, selbstverständlich auch nur die Ziele in Hinblick auf Umweltkriterien der Produkte und Dienstleistungen. Anmerkung: Da alle anderen Systemnormen mit „High-Level-Struktur“ ebenfalls diesen Abschnitt enthalten, sind meine Ausführungen, mindestens zu diesem Abschnitt, auf alle anderen Gebiete wie. z.B. Qualität, Ge-sundheit, Arbeitsschutz, IT zu übertragen.

Über welche Ziele reden wir hier?





Diese kann man grundsätzlich in folgende Gruppen einteilen:

• Organisations- und Prozessziele • Projekt- und Produktziele

4.5.1 Unternehmens- und Prozessziele Unternehmensziele: Ziele, die für das Gesamtunternehmen gelten. Prozessziele: Ziele, mit denen die Leistung einzelner Prozesse gemessen werden soll. Grundsätzlich muss in der Darstellung nicht zwischen diesen beiden Gruppen unterschieden werden, da eine Trennung der Gruppen oftmals nicht möglich oder sinnvoll ist. Nachfolgendes Bild 05 zeigt einen Auszug aus meiner Erfahrungssammlung zu Unternehmens- bzw. Prozesszielen:

Bild 05: Auszug Zielesammlung PWMP

4.5.2 Projekt- und Produktziele Projektziele: Hier kann zwischen zwei Situationen unterschieden werden:

a) Klassische Projekte, die in jeder Organisation vorkommen können und als Ziele den Zeit-bezug (Bis wann durchzuführen?) und Finanzbezug (Mit welchem Kostenaufwand durchzu-führen?) haben. Beispiel: Anschaffung einer neuen Produktionsanlage.

b) Organisationen, deren Unternehmenszweck ist, Projekte abzuwickeln. In diesem Fall kann man auch von einem Produkt sprechen. Beispiel: Bau einer Windparkanlage.





Produktziele: Herstellung von Serienteilen/-produkten gemäß vereinbarter Spezifikationen inkl. Umweltkrite-rien, Preise und Termine. Als Ziele können hier Kennzahlen verwendet werden, die aus Ergebnissen interner Produktprüfungen resultieren.

4.5.3 Risiken und Chancen Die Fragen, die bei der Betrachtung der Risiken und Chancen zu einem Ziel zu stellen sind somit immer die gleichen.

1. Welche Risiken bestehen, dass wir das Ziel nicht erreichen könnten und welche Maßnahmen sind dar-aus abzuleiten, um die Zielerreichung zu sichern?

2. Welche Chancen können genutzt werden, wenn wir uns auf dieses Ziel festlegen und welche Maß-nahmen sind ggf. durchzuführen, um diesen Nutzen zu verstärken.

Sicherlich sind derartige Überlegungen heute schon Bestandteil der Zielvorgaben/-vereinbarungen. Jetzt aller-dings sind die Organisationen aufgefordert, diese Überlegungen auch transparent zu machen, wie aus der nach-folgend zitierten Forderung abzuleiten ist. ISO 14001:2015 Abschnitt 6.1.1 Abs.5

Die Organisation muss dokumentierte Information über ihre Risiken und Chancen, die berücksichtigt werden müssen; nach 6.1.1 bis 6.1.4 erforderlichen Prozesse, im notwendigen Umfang, um darauf vertrauen zu können, dass sie wie geplant durchgeführt werden, aufrechterhalten.

4.5.4 Verfahren Die die Bestimmung von Chancen und Risiken in Verbindung mit den Zielen der Organisation steht, ist es auch naheliegend, das Verfahren mit dem Zielebaum (siehe Pkt. 4.9 dieser Abhandlung) zu verknüpfen. Dieses könn-te aussehen wie in Bild 06 dargestellt. Selbstverständlich können auch andere etablierte Verfahren/Methoden, die den gleichen Zweck erfüllen, zum Einsatz kommen.

Bild 06: Beispiel der Erweiterung des Zielebaums um die Bewertung von Risiken und Chancen





4.6 Umweltaspekte

ISO 1400:-2015-11 Abs. 6.1.2

Zumindest in Bezug auf das anzuwendende Verfahren hat sich gegenüber der Vorgängerversion nicht viel ge-ändert. Es sind aber drei Punkte hervorzuheben:

1. Der Absatz 1 enthält jetzt den folgenden Hinweis „unter Berücksichtigung des Lebenswegs“. Dieses bedeutet, dass bei der Ermittlung der Umweltaspekte alle Phasen des Produkt-/Dienstleistungs-Lebenslaufes zu betrachten sind.

2. Im Anhang zur ISO 14001:2015-11 unter A.6.1.2 sind die Beispiele überarbeitet worden und 3. bei den „dokumentierten Informationen“ umfasst die Nachweispflicht weitere Detailkriterien.

Eine Verknüpfung zwischen der Ermittlung der Umweltaspekte und der Ermittlung der Chancen und Risiken ist möglich, wie aus der Anmerkung zum Abschnitt 4.5 abzuleiten ist.

4.7 Bindende Verpflichtungen

Feststellung der bindenden Verpflichtung ISO 14001-2015-11 Abs. 6.1.3 Abs. 2

Die Organisation muss dokumentierte Informationen ihrer bindenden Verpflichtungen aufrechterhalten.

Intervall der Feststellung ISO 14001-2015-11 Abs. 9.1.2 Abs. 2 a)

bestimmen, wie häufig die Einhaltung der Verpflichtungen Vorschriften bewertet wird, Bewertung der Einhaltung ISO 14001-2015-11 Abs. 9.1.2 Abs. 2 c)

Kenntnisse und Verständnis ihres Status hinsichtlich der Einhaltung der Verpflichtungen aufrechterhalten. Gegenüber der Vorgängerversion haben sich nur die vorstehenden Sachverhalte geändert. Das Verfahren zur Ermittlung und Umsetzung der gültigen externen Forderung wurde als „dokumentierte Information“ eingestuft. Das alles bedeutet, dass voraussichtlich in Prüfungsverfahren der Nachweis zu erbringen ist

1. welche externen Regelwerke als für die Organisation zutreffend eingestuft wurden, 2. wie häufig und wer die Aktualität prüft und wer bewertet, 3. wo und wie die Ergebnisse der Prüfung dokumentiert sind, 4. welche Verpflichtungen von die Organisation zu beachten sind und 5. daraus resultierend, welche Maßnahmen in den zutreffenden Fällen getroffen wurden.

Zu 1.

Hier wird sehr häufig von einem Rechtskataster gesprochen, in dem alle zutreffenden externen Vorgaben mit Ausgabeständen aufgelistet sind (siehe Bild 07).





Bild 07: Auszug aus der Beispielsauflistung externer Vorgaben von PWMP

Zu 2.

Hierzu ist eine organisatorische Vorgabe zu dokumentieren (könnte in die Tabelle Absatz 4.10 Bild 09 inte-griert werden). Zu 3+4.

Der einfachste Lösungsansatz: Ob das Vorgabedokument im Datei- oder im Papierformat vorliegt, die zutref-fenden Passagen können markiert und mit einem Kommentar versehen werden. Zu 5.

Der Nachweis, in welcher Form die festgestellten und zutreffenden externen Forderungen in die Organisation übertragen wurden, kann z.B. mit Pkt. 3 verbunden werden, indem der Kommentar um den Hinweis ergänzt wird, welche Maßnahmen beschlossen und umgesetzt wurden. Ein anderer wesentlicher Aspekt aus der Analyse der bindenden Verpflichtungen darf nicht vergessen

werden. Sowohl bei Kundenforderungen, als auch bei Gesetzen und Normen wird es relativ häufig vorkom-men, dass sich Forderungen wiederholen und es aus diesem Grunde zu Mehrfachregelungen in einer Organisa-tion kommen kann, weil hier möglicherweise keine Abstimmung zwischen den verschiedenen Fachbereichen vorgenommen wurden. Dieses könnte durch eine Matrix verhindert werden, in der auf der einen Ebene die For-derungen an das Managementsystem dem jeweiligen Geschäftsprozess zugeordnet werden und auf der anderen Ebene die Herkunft der Forderung benannt wird (siehe Bild 08). Bei Kundenforderungen kann auch anstatt eines „Ja“ der Hinweis auf die zutreffende Passage (Paragraph, Absatz) des jeweiligen Vertragswerkes einge-setzt werden.





Bild 08a: Auszug aus der Systemforderungsmatrix von PWMP

4.8 Planung von Maßnahmen

ISO 14001:2015 Abschnitt 6.1.4

Es handelt sich zwar um einen neuen Abschnitt, aber bereits aus den bestehenden Ermittlungen der "Umweltas-pekte" oder anderen "Bewertungsverfahren" mussten Maßnahmen abgeleitet werden. Es ist allerdings zu erwar-ten, dass Zertifizierer jetzt verstärkt nach Nachweisen zu umgesetzten Maßnahmen und deren Wirksamkeit fragen werden. Dieses sollte sich also in diversen Listen und Protokollen wieder finden.

4.9 Umweltziele

ISO 14001:2015 Abschnitt 6.2.1 Abs.1

Die Organisation muss Umweltziele für relevante Funktionsbereiche und Ebenen festlegen, dabei den bedeu-tenden Umweltaspekten und damit verbundenen bindenden Verpflichtungen der Organisation Rechnung tra-gen, und ihre Risiken und Chancen berücksichtigen. Die bestehende Forderung, dass es zu Zielsetzungen bei den genannten Bereichen kommen muss, wird jetzt um weitere Details erweitert.





ISO 14001:2015 Abschnitt 6.2.1 Abs.2 c, d), e) überwacht werden, vermittelt werden, soweit erforderlich, ak-tualisiert werden. Hieraus sind die folgenden Pflichten abzuleiten:

• Überwachung der Erreichung bzw. der Nichterreichung der Ziele in angemessenen Zeitabständen, wo-bei die Organisation selber festlegt, was „angemessen“ ist (siehe auch Abschnitt 4.5.1 und 4.14.2 und Bild 8b).

• Vermittlung der Ziele an die Betroffenen. Hier wird wahrscheinlich der Auditor betroffene Personen befragen, welchen Beitrag sie zur Zielerreichung leisten können.

• Regelmäßige Aktualisierung. Hier muss spätestens im Zuge der Managementsystemsystembewertung (siehe Abschnitt 4.14) auch der Nachweis erbracht werden, dass die Zielsetzungen für die Folgeperio-de überdacht und ggf. auch neu festgelegt wurden.

Bild 08b: Auszug aus dem Zielebaum von PWMP

4.10 Interne und externe Kommunikation

ISO 14001:2015 Abschnitt 7.4.1 Abs.1

Unter Berücksichtigung der Auflistungen Pos. a) - d) müssen detalliertere Aussagen über Kommunikationswe-ge und -inhalte getroffenen werden. worüber sie kommunizieren wird; wann kommuniziert wird; mit wem kommuniziert wird und wie kommuniziert wird.





Kommuniziert wurde schon immer, nun sind allerdings die Anforderungen an die Kommunikation präzisiert worden. Dieses wird voraussichtlich dazu führen, dass die Organisationen die Kommunikationswege und –inhalte planen und beschreiben müssen. Im Prüfungsfall kann ein Auditor nur bewerten, ob im Ist-Zustand so gehandelt wird, wie es der Soll-Zustand fordert. Interne Kommunikation

Hierbei handelt es sich um die Regelkommunikation zwischen den Hierarchieebenen und Personen der Orga-nisation, wie z.B. Abteilungs- und Projektbesprechungen, Mitarbeitergespräche, Führungskreissitzungen. Art und Häufigkeit der internen Kommunikation wird im Normalfall ausschließlich durch die eigene Organisation festgelegt, es sei denn, eine ausdrückliche externe Forderung verpflichtet die Organisation. Externe Kommunikation

Auch hier geht es um Regelkommunikation, allerdings zwischen Personen aus der Organisation und Personen oder Institutionen im externen Umfeld. Art und Häufigkeit der externen Kommunikation resultieren im Regel-fall aus externen Anforderungen wie z.B. Kundenforderungen, Gesetzlich/Behördliche Anforderungen. Hier hat die Organisation normalerweise keinen Spielraum. Praktische Umsetzung

Gerade bei der externen Kommunikation gibt es immer dann derartige Regeln, wenn z.B. eine Zertifizierung erforderlich ist. Ob betroffene Organisationen dann diese Forderung in bestehende Systeme integriert oder eine Neufassung in Frage kommt, muss jede Organisation für sich entscheiden. Nachfolgendes Bild 09 enthält eine mögliche Struktur für eine solche Darstellung, wobei die GELB markierten Spalten als Pflichtvorgabe aus der ISO 9001:2015 bzw. ISO 14001 (hier ohne „Wie“) abzuleiten sind.

Bild 09: Muster einer Darstellung zur Regelkommunikation von PWMP





4.11 Umgang mit dokumentierten Informationen

In mehreren Abschnitten taucht der Begriff „dokumentierte Informationen“ auf. In der bisherigen Normenreihe war von „dokumentierten Verfahren“ und „Aufzeichnungen“ die Rede. Bei dem neuen Begriff handelt es sich um die Zusammenfassung der beiden zuvor genannten. Insofern hat sich nichts Grundsätzliches verändert. In der von mir durchgeführten Analyse habe ich eine Dreiteilung vorgenommen, wie dem folgenden Bild 10 zu entnehmen. Mir ist bewusst, dass es bei dieser Einteilung auch zu Überschneidungen kommen kann. Normenabschnitte mit Vorgabecharakter

Normenabschnitte mit Ergebnischarakter

Normenabschnitte mit Hinweischarakter

06.1.1 Abs. 5

07.5.1 Abs. 1 b)

07.5.3 Abs. 3

08.1 Abs. 5

04.3 Abs. 4

05.2 Abs. 2a

05.2 Abs. 2a

06.1.2 Abs. 5

06.1.3 Abs. 2

06.2.1 Abs. 3

07.2 Abs. 2

07.4.1 Abs. 4

08.2 Abs. 3

09.1.1 Abs. 6

09.1.2 Abs. 3

09.1.2 Abs. 3

09.2.2 Abs. 4

09.3 Abs. 4

10.2 Abs. 3

03.2.08 Anm. 2

03.3.2

03.3.2 Anm.1

03.3.2 Anm.2

03.3.5 Anm. 1

03.4.01 Abs. 1

07.5

07.5.1 Abs. 1 a)

07.5.1 Anm. 1

07.5.1 Anm. 1a

07.5.1 Anm. 1b

07.5.1 Anm. 1c

07.5.1 Anm. 1d

07.5.2 Abs. 1

07.5.3

07.5.3

07.5.3 Abs. 1

07.5.3 Abs. 1

07.5.3 Abs. 2

07.5.3 Anm. 1

08.1 Anm. 1

Bild 10: Aufteilung der „dokumentierten Informationen“ Allerdings gibt es neue Schwerpunkte. So entfällt die bisherige Dokumentation zu den „dokumentierten Ver-fahren“, bei denen ganze Prozessketten zu dokumentieren waren. So heißt es z.B.:

• unter 04.3 Abs. 3: Wenn der Anwendungsbereich festgelegt ist, müssen alle Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen der Organisation, die innerhalb dieses Anwendungsbereichs liegen, in das Umwelt-managementsystem einbezogen werden. Also eine konkrete Detailvorgabe aber keine Prozesskette.





• unter 07.2 Abs. 2: Die Organisation muss angemessene dokumentierte Information als Nachweis der Kompetenz aufbewahren. Auch hier eine konkrete Detailvorgabe für ein dokumentiertes Ergebnis, kei-ne Prozesskette

Es geht also in dieser Neufassung um punktuelle Dokumentationen von einzelnen Sachverhalten. Der Anwen-der muss deshalb die Texte genau studieren, um dann daraus abzuleiten, wo Handlungsbedarf für seine Organi-sation besteht.

4.12 Betriebliche Planung und Steuerung der Prozesse

4.12.1 Betriebliche Kriterien ISO 14001:2015 Abschnitt 8.1 Abs.1

die Steuerung der Prozesse in Übereinstimmung mit den betrieblichen Kriterien durchführt. Mit dieser Formulierung wird die Organisation aufgefordert, bei der Planung aller Organisationsprozesse stär-ker auf die zutreffenden Umweltmerkmale zu achten (z.B. sind für den Prozess auch tatsächlich prüfbare Um-weltkriterien festgelegt, und/oder sind die vorhandenen Prüfmittel/-verfahren geeignet, diese Umweltkriterien auch sicher feststellen/messen zu können). In einigen Branchen wie z.B. Automobil- und Flugzeugindustrie bedeutet diese Forderung nichts neues, da diese Forderungen im Normalfall schon immer bei der Erstellung eines Lasten/Pflichtenheftes bzw. bei der Auftragsannahme zu berücksichtigen waren. Branchen, die diese Kriterien noch nicht oder nicht konsequent beachtet haben, müssen sich hier Gedanken machen, wie sie an diesen Nahtstellen zukünftig präziser werden, wie z.B.:

• Bei der Erstellung von Produkt-/Dienstleistungsspezifikationen müssen für die relevanten Produkte auch Angaben über Umweltmerkmale festgelegt werden.

• Vor Auftragsbestätigung muss geprüft werden, ob die Anforderungen des Kunden mit den eigenen Möglichkeiten konform gehen (Können die geforderten Umweltmerkmale auch tatsächlich eingehal-ten/geleistet werden).

• Vor Beschaffung von technischen Einrichtungen muss geprüft werden, ob Angaben des Herstellers zu Umweltmerkmalen mit den eigenen Erfordernissen (Umweltkriterien) übereinstimmen.

• Vor Beschaffung von Prüfmitteln muss deren Fähigkeit geprüft werden, auch die zutreffenden Um-weltmerkmale sicher prüfen zu können (Prüfmittelfähigkeit)

4.12.2 Änderungen ISO 14001:2015 Abschnitt 8.1 Abs.2

Die Organisation muss geplante Änderungen überwachen sowie die Folgen unbeabsichtigter Änderungen be-urteilen und, falls notwendig, Maßnahmen ergreifen, um jegliche negativen Auswirkungen zu vermindern.





War bisher als ausdrückliche Forderung nicht enthalten, ist aber z.B. bei ISO 9001 selbstverständlich. Insofern kann diese Handlungsweise auch auf ISO 14001 übertragen werden.

4.12.3 Unterauftragnehmer/Fremdfertiger Selbstverständlich haben fast alle Organisationen schon mit Unterauftragnehmern / Fremdfertigern zu tun ge-habt, wobei zwischen zwei Gruppen unterschieden werden muss

1. Organisationen, die direkt auf das Produkt einwirken (z.B. Veredlung, Montage, Bearbeitung) und 2. Organisationen, die Arbeiten auf dem Betriebsgeländer verrichten, die einen indirekten Einfluss auf die

Produkt-/Dienstleistungsqualität ausüben (z.B. Instandhaltung, Lagerung) ISO 14001:2015 Abschnitt 8.1 Abs. 1

Die Organisation muss sicherstellen, dass ausgegliederte Prozesse gesteuert oder beeinflusst werden. Die Art und das Ausmaß der Steuerung oder des Einflusses, die auf diese Prozesse angewendet werden, müssen inner-halb des Umweltmanagementsystems festgelegt sein. Ein wesentlicher Unterschied zu der vorherigen Normenausgabe liegt darin, dass die neue Norm von „ausge-gliederten Prozessen“ spricht, und damit die Prozesse der Unterauftragnehmer/Fremdfertiger in die Über-wachungsverantwortung einbezieht. Hier ist zu regeln, welche Lenkungs-/Kontrollmaßnahmen beim Auftragnehmer und ggf. nach Rücklieferung beim Auftraggeber durchzuführen sind. Diese Regelung muss zwei Aspekte beinhalten:

1. Welche Lenkungsmaßnahmen sind vom Unterauftragnehmer bei der Produktherstellung / Dienstleis-tungserbringung zu beachten. Dieses kann dazu führen, dass der Auftraggeber konkrete Anweisungen (Spezifikationen) zu Umweltkriterien zur Verfügung stellen oder der Auftraggeber die vom Unterauf-tragnehmer erstellten Spezifikationen freigeben muss.

2. Welche Prüfmaßnahmen sind vom Unterauftragnehmer bei der Produktherstellung / Dienstleistungs-

erbringung zu beachten. Umfasst die Herstellung und den Wareneingang beim Auftraggeber. Hier könnten über Managementvereinbarungen (analog der Qualitätssicherungsvereinbarungen) die erfor-derlichen Prüfungen vereinbart werden.

Dieses gilt auch für die Situationen, in denen die Fremdfirmen Arbeiten auf dem Gelände der Organisation verrichten. Unabhängig von gesetzlichen Verpflichtungen muss die Organisation sicherstellen, dass diese Fremdfirmen nicht durch ihre Tätigkeit Einfluss auf die Produkt- oder Dienstleistungserbringung nehmen kön-nen.





4.13 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr

ISO 14001:2015 Abschnitt 8.2 Abs.2 f) und 3

(2f) relevante Informationen und Schulung über die Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr in angemessener Form den relevanten interessierten Parteien, einschließlich Personen, die unter ihrer Aufsicht Tätigkeiten ver-richten, zur Verfügung stellen. (3) Die Organisation muss dokumentierte Information im notwendigen Umfang aufrechterhalten, um darauf vertrauen zu können, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden. Der Abschnitt ISO 14001:2015-11 Abs. 6.1.2-2 enthält die Ermittlung der Notfallsituation, hier wird der Um-gang mit den Ergebnissen aus der Ermittlung geregelt. Neu sind hier nur die beiden zuvor zitierten Absätze. Hier geht es um die Einbeziehung der betroffenen externen und internen Parteien in das Informations- und Schulungskonzept zur Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr, einschließlich der Nachweise (dokumentierte In-formation) darüber, wer über was und wie informiert wurde.

4.14 Managementsystembewertung

4.14.1 Eingaben und Ergebnisse Grundsätzlich haben sich die Anforderungen an die Managementsystembewertung nicht geändert. Nach wie vor gibt es die drei Gruppen

1. Allgemeines 2. Eingaben für die Bewertung 3. Ergebnisse der Bewertung

Bei den Eingaben und Ergebnissen für die Bewertung nach ISO 14001:2015 sind folgende Kriterien hinzuge-kommen:

1. 9.3 Abs. 2 b) 1): externen und internen Themen, die das Umweltmanagementsystem betreffen; 2. 9.3 Abs. 2 b) 3): bedeutenden Umweltaspekten; 3. 9.3 Abs. 2 b) 4): Risiken und Chancen; 4. 9.3 Abs. 2 d) 2): Ergebnissen von Überwachungen und Messungen; 5. 9.3 Abs. 2 e): Angemessenheit von Ressourcen; 6. 9.3 Abs. 3a: Schlussfolgerungen zur fortdauernden Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des

Umweltmanagementsystems; 7. 9.3 Abs. 3c: Entscheidungen zu jeglichem Änderungsbedarf am Umweltmanagementsystem, einschließ-

lich Ressourcen; 8. 9.3 Abs. 3d: Maßnahmen bei Nichterreichen der Umweltziele; 9. 9.3 Abs. 3e: Möglichkeiten, die Integration des Umweltmanagementsystems mit anderen Geschäftspro-

zessen zu verbessern, falls benötigt; 10. 9.3 Abs. 3f: jegliche Folgerungen für die strategische Ausrichtung der Organisation.





Anmerkungen zu den Ergänzungen bei den Eingaben zur Managementsystembewertung:

Zu 1-3: Hier kann es nur darum gehen, dass die Ergebnisse aus der Ermittlung der externen und internen The-men, der Umweltaspekte sowie der Risiken und Chancen auf Aktualität bewertet werden. Zu 4: Dahinter verbirgt sich die Aufforderungen, dass auch Ergebnisse aus Prüfungsvorgängen soweit aufzube-reiten sind, dass sie im Rahmen der Managementsystembewertung bewertet werden können. Natürlich liegt es im Ermessen der Organisation welche Prüfdaten als relevant zu bezeichnen sind. Zu 5: Sicherlich zählen zu den relevanten Eingaben Investitions- und Personalkapazitätspläne. Je nach Organi-sation können auch Projektpläne mit Ressourcenangaben dazu zählen. Anmerkungen zu den Ergänzungen bei den Ergebnissen der Managementsystembewertung:

Zu 6-8: Als Summe aus allen Eingabedaten werden Aussagen der Leitung der Organisation erwartet, ob das Managementsystem

• seine Ziele erreicht hat, • vollumfänglich wirksam ist, • in welchen Teilen ggf. welche Defizite festgestellt wurden, • welche Maßnahmen ggf. zu Beseitigung der Defizite ergriffen werden sollen, • welche Ressourcen dazu bereitgestellt werden und • welche Ziele für die Folgeperiode gelten sollen.

Zu 9: Interessant ist dieser Punkt deshalb, weil hier erstmalig im Rahmen einer Managementsystembewertung ein Abgleich mit anderen Managementsystemen (z.B. Qualität, Arbeitssicherheit) gefordert wird (siehe auch Pkt. 4.7 und 4.14.1). Im Sinne von integrierten Managementsystemen eine sinnvolle Forderung.

4.14.2 Praktische Umsetzung Nach meinen Erfahrungen ist es sinnvoll, die Managementsystembewertung in zwei Blöcke aufzuteilen:

1. Bewertung der Erfüllung aller Normenforderungen einmal im Jahr und 2. Bewertung der Zielerreichung in den von der Organisation selbst festgelegten Intervallen, mehrmals

im Jahr Erfüllung der Normenforderungen

Da sich sehr viele Organisationen nicht nur nach einer Systemnorm ausrichten müssen/wollen, ist es sinnvoll, zunächst einmal einen Abgleich zwischen den Forderungen dieser Normen zur Managementsystembewertung vorzunehmen, vor allem jetzt, wo alle Systemnormen nach gleicher Struktur aufgebaut sind. Damit erspart sich jede Organisation sehr viel Doppelarbeit. Wie dem nachfolgenden Bild 11 zu entnehmen ist, habe ich in einer Excel-Datei bereits eine entsprechende Vorlage erarbeitet. Der Überschriftenzeile kann entnommen werden, welche Ausgaben der jeweiligen Norm berücksichtigt wurden. Da es noch keine Neuausgabe der ISO 50001





gibt, ist diese Spalte aktuell. Die ISO/TS 16949 wird Ende des Jahres aktualisiert und die OHSAS 18001 wird Ende 2016/Anfang 2017 durch die ISO 45001 abgelöst. Die Spalte „Firmeninterne Bewertungsquellen“ soll den Hinweis über die Herkunft der Quelldaten für das jeweilige Bewertungskriterium enthalten und in die Spalte „Jahresbewertungsergebnisse“ können die Bewer-tungsergebnisse und beschlossene Maßnahmen eingetragen werden, wenn nicht ohnedies ein gesondertes Er-gebnisprotokoll verwendet wird.

Bild 11: Auszug aus der Jahresbewertungsdatei zum Managementsystem

Bewertung der Zielerreichung

In Verbindung mit der Vereinheitlichung der Systemnormenstruktur ist die Forderung nach der Dokumentation bestimmter Verfahren entfallen und wurde durch den Begriff „dokumentierte Information“ ersetzt. Damit wur-de den Organisationen ein größerer Spielraum bei der Beschreibung von Prozessabläufen eingeräumt. Die Au-ditoren müssen also zukünftig andere Wege gehen, um die Vollständigkeit einer Prozessbeschreibung feststel-len zu können.

Wie könnte dieser andere Weg aussehen?

• Die Auditoren stellen zunächst die Frage, welche Ziele die Organisation, die Organisationseinheit und/oder die einzelne Person erreichen sollen (siehe auch Abschnitt 4.9).

• Im nächsten Schritt wird geprüft werden, ob diese Ziele erreicht wurden. Hier beginnt jetzt die Nach-weiskette.





• Ergibt diese Prüfung, dass das Ziel erreicht wurde, kann der Schluss gezogen werden, dass die Pro-zessbeschreibung ausreichend vollständig ist, die Auditoren werden wohl nicht weiter in die Tiefe ge-hen.

• Ergibt diese Prüfung, dass das Ziel verfehlt wurde, wird die Frage nach dem „WARUM“ kommen. Na-türlich kann es mehrere Antworten geben, aber eine davon könnte lauten, dass die Prozessbeschreibung nicht ausreichend ist und deshalb nachgebessert werden muss.

Aus diesem Vorgehen ist der Schluss zu ziehen, dass sich die Auditoren zukünftig stärker mit den Zielen einer Organisation beschäftigen werden. Begriffe wie „Maßnahmen bei Nichterreichen der Umweltziele“,“ bedeu-tende Umweltaspekte“, „Angemessenheit und Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems“, „Ergebnisse aus Überwachungen und Messungen“ deuten auf diesen Sachverhalt hin. „Angemessenheit und Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems“ lässt darauf schließen, dass zukünftig häu-figer die Frage kommen wird, „Wie stellen Sie fest, ob das Umweltmanagementsystem die erwartete Leistung auch erbracht hat?“ oder „Wie stellen Sie fest, dass das Umweltmanagementsystem wirksam ist?“ Das sollte in den Organisationen dazu führen, einen an der Prozessstruktur (Prozesslandschaft) ausgerichteten Zielebaum zu erstellen. Ein Beispiel dazu kann Bild 8b entnommen werden. Grundlage für die Prozessstruktur ist die in Bild 12 dargestellte Prozesslandschaft (A1- D6). In Bild 13 ist bei-spielhaft dargestellt, welche Zielkriterien (Unternehmensziele) welchem Geschäftsprozess zugeordnet werden können.

Bild 12: Prozesslandschaft aus dem Industriemodell von PWMP





Der Erläuterungsteil enthält Angaben über

• die mögliche Herkunft des Zielkriterium, • einen Textauszug der jeweils zutreffenden Vorgabe und • Umsetzungshinweise mit Beispielcharakter.

Bild 13: Auszug aus dem Erläuterungsteil des Zielebaums einer Organisation

Der Bewertungsteil (Bild 14) enthält Angaben über

• Berichtverantwortung: (Verantwortlich für die Zielerreichung und/oder die Berichterstattung gegen-über der vorgesetzten Stelle)

• Zielgröße: Hierbei sollte es sich im Regelfall um eine Kennzahl handeln (Soll-Wert). Bei verbal for-mulierbaren Zielen, wie z.B in Zeilen A1.1 oder A2.3a auch nur um „Ziel erreicht“ oder „Ziel nicht er-reicht“ (Ja/Nein).

• Bericht + Bewertung: Wie häufig wird in einer Periode die Zielerreichung festgestellt und wie häufig erfolgt eine dokumentierte Bewertung?

• Ist-Wert: Tatsächlich erreichter Zielwert zum Berichtszeitpunkt • Bewertungsergebnisse: Welche Feststellungen gab es zum Bewertungszeitpunkt? • Korrekturmaßnahmen: Welche Konsequenzen wurden aus den Bewertungsergebnissen gezogen?

(Kann auch in einem eigenständigen Protokoll zur Maßnahmenverfolgung (Maßnahmenmanager) do-kumentiert werden.





In welcher Form die einzelnen Berichte zur Zielerreichung zu erstellen sind, ist nicht Gegenstand einer dieser Systemnormen. In der Praxis gibt es nicht nur eine Quelle. Häufig erfolgt eine Zusammenfassung in Form einer „Balanced Scorecard“.

Bild 14: Auszug aus dem Bewertungsteil des Zielebaums einer Organisation





5 Schlussanmerkungen Diese Abhandlung wurde nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollstän-digkeit und Richtigkeit, über konstruktive Anmerkungen von Lesern würde ich mich freuen. Erkenntnisse aus der Teilnahme an zukünftigen Zertifizierungsverfahren oder aus Erfahrungsberichten werden dazu führen, dass diese Abhandlung auch von Zeit zu Zeit aktualisiert wird. Alle in den Bildern und Texten erwähnten Excel-Dateien von PWMP liegen nicht nur auszugsweise vor, son-dern sind vollständig mit Handlungsvorschlägen und Beispielen aus meiner beruflichen Praxis versehen. Sie können käuflich erworben werden. Die Kosten können Sie meiner Webseite entnehmen.

Date post:	06-Aug-2019
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1 Einleitung 3 2 Ausgangslage der betroffenen ... · MANAGEMENT- UND ORGANISATIONS-BERATUNG...

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