Post on 06-Apr-2015
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Zeitmanagement
Seminar: Techniken wissenschaftlichen ArbeitensDozentin: Christiane EichenbergSS 2005Referenten:Karo KitzeElitsa UzunovaThomas Dratsch
Gliederung:
1. Einführung2. Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis
a) Zielsetzungb) Planungc) Entscheidungd) Realisation und Organisatione) Kontrollef) Information und Kommunikationg) Transfer
3. Goldene Zeitgewinn-Tipps
1. Einführung
„Nothing is easier than being busy and nothing more difficult than being effective…“
(R. Alec Mackenzie)
1. Einführung
„Zeitmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird.“
1. Einführung
Selbstanalyse als dreistufiges Verfahren:
Zeitinventur Tätigkeiten
Zeit“wert“analyse
(1) Zeitnutzungsanalyse Messung des Störungen
Zeitverbrauchs Unterbrechungen
(2) Zeitverlustanalyse Fehlerquellen für Zeitverluste
Checklisten
(3) Zeitfresseranalyse Ursachen unnötigen Zeitverbrauchs Zeitmanagement
Techniken
2. Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis
Kontrolle Zielsetzung 5 1
Information und Kommunikation
Realisation 6Planungund Organisation 2
4Entscheidung 3
2. Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis
1. ZielsetzungAnalyse und Formulierung der persönlichen Ziele
2. PlanungErstellung von Plänen und Handlungsalternativen für die eigenen Tätigkeiten
3. EntscheidungTreffen der Entscheidung über die durchzuführenden Aufgaben
4. Realisation und OrganisationTagesgestaltung und Organisation der persönlichen Arbeitsabläufe zur Realisierung der anstehenden Aufgaben
5. KontrolleKontrolle seiner selbst und der erzielten Ergebnisse
6. Information und KommunikationKommunikation als Austausch von Information
2. (a) Zielsetzung
Kontrolle Zielsetzung 5 1
Information und Kommunikation
Realisation 6Planungund Organisation 2
4Entscheidung 3
2.(a) Zielsetzung
Ziele setzen heißt:
• Bedürfnisse, Interessen, Wünsche und Aufgaben in klare Absichten zu fassen und in präzisen Formulierungen auszudrücken sowie
• unsere Handlungen auf diese Ziele und ihre Erfüllung hin auszurichten.
2.(a) Zielsetzung
Voraussetzung der Planung – und auch des Erfolges – ist, genau zu wissen,
• was man• bis wann• in welchem Ausmaß
erreicht haben will.
2.(a) ZielsetzungZielanalyse Ziel-Mittel-Analyse Situationsanalyse
Was will ich? Was kann ich?
Wunschziele Stärken und Schwächen
Zielformulierung Zielplanung
ausbauen abbauen
Handlungsziele
2.(a) ZielsetzungTipps zur Zielformulierung:• Konkreten Termin oder Zeitpunkt festlegen!• Die angestrebten Ergebnisse formulieren!• Realistische Ziele setzen!• Nicht zu viel auf einmal vornehmen!• Konkrete, kurzfristige Teil-Ziele formulieren, um
Erfolgserlebnisse zu haben!
Ein kleiner Schritt, der SOFORT in Angriff genommen wird, bringt oft mehr als umfangreiche Planungsüberlegungen in der Zukunft!
2.(a) Zielsetzung
Das denken in Zielen bewirkt, dass das Einzelne auf das große Ganze ausgerichtet wird.
Man weiß wohin man will und welchen Endzustand es zu erreichen gilt.
2. (b) Planung
Kontrolle Zielsetzung 5 1
Information und Kommunikation
Realisation 6Planungund Organisation 2
4Entscheidung 3
2.(b) Planung
Zeitplanung bedeutet:
1. Die zur Verfügung stehende Zeit für die ertrag- und erfolgreichsten Tätigkeiten einsetzen (Maximalkriterium) bzw.
2. die angestrebten und fixierten Ziele mit einem möglichst geringen Zeitaufwand erreichen (Minimalkriterium).
2.(b) Planung
Irgendwann hat der Planungsprozess sein Optimum erreicht. Weitere Planungszeiten werden ineffektiv!
Optimum
Unter- Über-
planung planung
Zeitplanung
Zeit
gew
inn
2.(b) PlanungFaustregeln:
• Für die zu planende Zeit ist etwa ein Anteil von max. 1% für Planungszeit anzusetzen.
Für einen Tagesplan etwa 5-10 Minuten Planungszeit
• Zeitplanung sollte immer schriftlich geschehen.
2.(b) PlanungGrundregel der Zeitplanung: 60:40 Regel
Arbeitszeiten
geplant unerwartet spontan60% 20% 20%
Es macht keinen Sinn, mehr als 60% der zur Verfügung stehenden
Arbeitszeit zu verplanen!
2.(b) PlanungTagespläne mit der Alpen-Methode:
1. Aufgaben zusammenstellen2. Länge der Tätigkeiten schätzen3. Pufferzeiten für unvorhergesehenes
reservieren, Prioritäten setzen4. Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen
und Delegation treffen5. Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen
2. (c) Entscheidung
Kontrolle Zielsetzung 5 1
Information und Kommunikation
Realisation 6Planungund Organisation 2
4Entscheidung 3
2. (c) Entscheidung Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip
Wichtig
Dringend
A-Aufgaben:
wichtig u.
dringend
B-Aufgaben:
wichtig aber nicht
dringend
C-Aufgaben:
nicht wichtig aber
dringend
Unwichtige
Aufgaben
nicht
Wichtig
nicht Dringend
2. (c) Entscheidung Auflisten der Aufgaben, unterteilen Kriterien für A-Aufgaben: Bedeutung für Hauptziele? Synergieeffekte? größter Nutzen? Schaden bei Nichterfüllung? Zeitverteilung A: 65% B: 20% C: 15%
2. (c) Entscheidung Einteilen von Aufgaben:- Gliederung für Diplomarbeit - Fotos sortieren- Fernsehen- Joggen- Praktikumsplatz suchen- Knöllchen bezahlen- für das Vordiplom lernen- Hund ausführen
2. (c) Entscheidung
Unterteilung nach Rollen:
Student
Freund
Mitarbeiter
Familienmitglied
Vereinsmitglied
2. (d) Realisation u. Organisation
Kontrolle Zielsetzung 5 1
Information und KommunikationRealisation 6 Planung
und Organisation 2
4Entscheidung 3
2. (d) Realisation u. Organisation
Sinvolle Gestaltung des ArbeitstagesMit pos. Stimmung in den TagGutes FrühstückArbeitsbeginn zu konstanter ZeitA-Aufgaben am AnfangKeine ungeplanten C-Aufgaben einfügen
2. (d) Realisation u. Organisation
Alle 60 min. 5-10 min. PausePersönliche Leistungskurve beachtenTermin mit sich selbstZeitplan überprüfenErgebniskontrolleHöhepunkte würdigenZeitplan für den nächsten Tag
2. (d) Realisation u. Organisation
Persönliche Leistungskurve
Leistung
Tagesverlauf
2. (e) Kontrolle
Kontrolle Zielsetzung 5 1
Information und KommunikationRealisation 6 Planung
und Organisation 2
4Entscheidung 3
2. (e) Kontrolle
Vergleich von Soll u. Ist In Bezug auf große Ziele u. Taggroße Ziele:- Arbeite ich konkret an der Umsetzung?Tagesverbesserung:-Zeitmanagement
2.(f) Information und Kommunikation
Kontrolle Zielsetzung 5 1
Information und Kommunikation
Realisation 6 Planungund Organisation 2
4Entscheidung 3
2.(f) Information und Kommunikation
Information und Kommunikation sind die Schlüsselfunktionen jedes Führungs- und (Zeit-) Managementprozesses, von Beziehungen, von sozialen Systemen, vom menschlichen Dasein überhaupt.
2.(f) Information und Kommunikation
Das Optimieren folgender Prozesse kann einen sehr großen Zeitgewinn mit sich bringen:
(1) Lesen(2) Besprechungen(3) Zweier-Gespräche (Besuchermanagement)(4) Telefonieren(5) Korrespondenz
2.(f) Information und Kommunikation
Vorteile der Checklisten:
- Routinevorgänge müssen nicht immer wieder neu durchdacht werden.
- Unübersichtige Arbeitsabläufe werden durch Auflistung übersichtlich gemacht.
- Checklisten bilden eine Grundstruktur, die immer wieder umgestaltet und verbessert werden kann.
- Checklisten entlasten unseren Denkapparat!
2.(f) Information und Kommunikation
5 Stufen zur Erstellung einer Checkliste:
Arbeit oder Tätigkeit auswählen Gesamtablauf in Arbeitsetappen und
Arbeitsphasen zerlegen Logische Reihenfolge zusammenstellen Gruppenbildung vornehmen Vorläufige Checkliste überarbeiten
2.(f) Information und Kommunikation
Rationelles Lesen heisst zunächst: Zielorientiert auswählen und entscheiden, ob und wie viel gelesen werden soll (Prioritätensetzung)
Neben der Lesemethode lässt sich auch die Lesegeschwindigkeit (WpM) durch ein spezielles Training verbessern.
Durch die Hervorhebung (Markieren) und die Anfertigung von Textauszügen (Exzerpieren) stellt man eine bessere Verarbeitung des Lesestoffes und eine Erleichterung der Lesewiederholung sicher.
2.(f) Information und Kommunikation
Regeln zur Verbesserung der Lesemethode:
Wegweiser in Form von Wörtern:
- Einleitungssignale: besonders, daher, deshalb, folglich, somit, vorausgesetzt, weil, denn, etc.
- Verstärkungssignale: auch, außerdem, daneben, ebenso, ferner, überdies, zusätzlich, etc.
- Änderungssignale: aber, abgesehen davon, anderseits, doch, entweder – oder, im Gegenteil, jedoch, obwohl, trotzdem, etc.
2.(f) Information und Kommunikation
Regeln zur Verbesserung der Lesemethode:
Spezifischer Aufbau von Texten:- Nachrichtentexte- Kommentare und Stellungnahmen- Fachartikel
Folgen Sie mehr dem gedanklichen Inhalt (Ideenfluss des Textes) , aber nicht so sehr den Worten!!!
2.(f) Information und Kommunikation
„Störfaktoren“ für schnelleres Lesen:
(1) Umwelteinflüsse(2) Wort-für Wort-lesen(3) Inneres Mitsprechen(4) Zurückspringen auf vorhergehende Textstellen
(Regressionen)(5) Oberflächliches Lesen
2.(f) Information und Kommunikation
Die Slalomtechnik:
2.(f) Information und Kommunikation
Die SQ 3R-Methode:
S = Survey = Überblick gewinnen
Q = Question = Fragen stellen
R = Read = Lesen
R = Recite = Rekapitulieren
R = Review = Wiederholen
2.(g) Transfer Hier geht es um die Umsetzung der
geplanten Zeitmanagementmaßnahmen in die Praxis.
Dabei ist zu beachten: Was will man in Angriff nehmen? Wer wird von der Maßnahme betroffen sein? Welcher Starttermin soll gelten? Gibt es Erledigungsfrist?
2.(g) Transfer Wichtige Hinweise zum Transfer: Fangen Sie mit einem Problem an, das für Sie wirklich
wichtig und dringend ist! Leiten Sie nur realisierbare Schritte ein: Gut ist besser
als perfekt! Beginnen Sie nicht mit Maßnahmen, die gefühlsmäßig für
Sie Widerstand erzeugen! Beginnen Sie jede neue Aktivität so intensiv wie möglich!
Es kommt am Ende nicht darauf an, was Sie angefangen haben, sondern darauf, was Sie erfolgreich durchgeführt haben!
3. Goldene Zeitgewinn-Tipps Arbeitsblöcke für größere oder
gleichwertige Aufgaben bilden Zeitlimits bei Besprechungen und
eigenen Terminen setzen Prioritäten als Grundprinzip allen
Arbeiten zugrunde legen Möglichst nur das wirklich Wesentliche
tun (Pareto-Prinzip)
3. Goldene Zeitgewinn-Tipps
Größere Aufgaben in kleine Teile portionieren (Salami-Taktik)
Schwerpunktaufgaben sehr früh erledigen (Erfolgserlebnis)
Leistungshochs und –tiefs gezielt in Planungen einbeziehen