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Seite 1 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin | Erfahrungsaustausch Moderne Verwaltung am 16.2.2018
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Der IKT-Basisdienst E-Akte kommt.
Wie ist der Sachstand? Was ist zu tun?
Referent/in: Manfred Pasutti und Katja Helfert
Agenda
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Ausgangslage
Vorgehens- und Zeitplanung
Projektbeteiligte, -organisation
Aktueller Sachstand
E-Akte Ready: Vorbereitung auf die E-Akte
Hilfsmittel
weiteres Vorgehen
Projekt landesweite Einführung der E-Akte
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Ausgangslage
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§ 7 (1) EGovG Bln:
Die Berliner Verwaltung führt Ihre Akten spätestens ab 01.01.2023 elektronisch. Hierbei ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und die für die Berliner Verwaltung geltenden Standards, auch im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit, eingehalten werden. Die Behörden der Berliner Verwaltung nutzen den landeseinheitlichen IKT-Dienst für die elektronische Aktenführung, soweit nicht andere IKT-Systeme für konkrete Aufgaben zur Aktenführung eingesetzt werden müssen oder bei Inkrafttreten dieser Vorschrift schon eingesetzt waren.
Ausgangslage
Projekt landesweite Einführung der E-Akte
Seite 4 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin | Berliner E-Akte
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Richtlinien der Regierungspolitik des Senats für die Legislaturperiode 2016 bis 2021 „Für die Digitalisierung und Optimierung der internen Verwaltungsarbeit hat die Einführung der elektronischen Akte in allen Verwaltungsbereichen bis Anfang 2023 eine herausgehobene Bedeutung“.
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Ausgangslage
Projekt landesweite Einführung der E-Akte
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Umsetzung der gesetzlich festgeschriebenen flächendeckenden Ausstattung von ca. 65.000 Arbeitsplätzen in der Berliner Verwaltung / Schaffung des IKT-Basisdienstes E-Akte => Einrichtung eines landesweiten Projekts bei SenInnDS
einige Behörden im Land Berlin arbeiten bereits seit Jahren mit einer elektronischen Akte
Senatsbeschluss vom 7. Juli 2015 (Senatsbeschluss Nr. S-416/2015 – Einführung der elektronischen Aktenführung in ausgewählten Bereichen der Berliner Verwaltung): Pilot-Projekt zur Ausstattung von bis zu 2000 weiteren Arbeitsplätzen mit dem im Land Berlin bereits vorhandenen E-Aktenprodukt VIS 5.4/VIS 5.5)
=> Migration auf den künftigen IKT-Basisdienst E-Akte ist zu prüfen und für einen Anwendungsfall im Rahmen des Projekts zur Einführung des IKT-Basisdienstes vorzusehen
Ausgangslage – Finanzierung Epl. 25
Projekt landesweite Einführung der E-Akte
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Vorgehens- und Zeitplanung Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
2017 2018 2019 2020 2021 2022
Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Phase 1 Projektinitialisierung
Phase 2 Anforderungsdefinition IKT-Basisdienst , Beschaffung E-Aktensoftware und Implementierungsdienstleister
Phase 3 Einführung und Betrieb IKT-Basisdienst E-Akte
Phase 4 Einführung E-Akte in den Berliner Behörden / Fachämtern
Projekt-/Akzeptanzmanagement
Auswahl externe Projektunterstützung
Konzept E-Akte Ready
Auswahl E-Aktensoftware und Implementierungsdienstleister
Pflichtenheft E-Akte
Betrieb IKT-Basisdienst E-Akte
Beginn Einführungsphase
Start der E-Akte-Ready-Projekte in den Behörden
Initiierung landesweiter Vorgaben
Projekt landesweite Einführung der E-Akte
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Projektbeteiligte
Projekt landesweite Einführung der E-Akte
IKT-Steuerung
ITDZ Berlin
Softwareanbieter und Implementierungsdienstleister
Projektunterstützer (externe Dienstleister)
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Behörden, die die E-Akte einführen
Behörden, die bereits die E-Akte nutzen
Beschäftigtenvertretungen
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Landesarchiv
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Projekt landesweite Einführung der E-Akte
Projektorganisation
Teilprojekt:
Landesweite Vorgaben
und Beteiligungen
Projektleitung
Projektcontrolling Projektbüro
Entscheidungsinstanz Abstimminstanz
Teilprojekt:
Akzeptanzmanagement
und Öffentlichkeitsarbeit
Teilprojekt:
Aufbau, Betrieb und
Einführung IKT- Basisdienst
Aktueller Sachstand
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Veröffentlichung der Ausschreibung für externe Projektunterstützung
Vorbereitung der Ausschreibung für den IKT-Basisdienst
Einbindung des ITDZ Berlin als Projektpartner / Betreiber des zukünftigen IKT-Basisdienstes
Pilotprojekt E-Akte 2000: BA Tempelhof-Schöneberg, PolPräs, SenInnDS Konzepte liegen vor, örtlichen Beteiligungen sind erfolgt/in Arbeit, Schulungen und sukzessive Produktivsetzung; Abschluss des Projektes Ende September 2018
Erfahrungsaustausch unter Einbindung von Behörden, die die E-Akte bereits nutzen oder gerade einführen => Ableitung von übertragbaren Erfahrungen für das landesweite E-Akte-Projekt
Erarbeitung landesweiter Vorgaben
Erarbeitung E-Akte Ready-Konzept
Projekt landesweite Einführung der E-Akte
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E-Akte Ready: Wie bereite ich meine Behörde auf die elektronische Akte vor?
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Maßnahmen zur Vorbereitung der Verwaltung auf die Einführung der E-Akte
Gründung einer Arbeitsgruppe „E-Akte Ready“ mit „Experten aus der Praxis“ - Frau Paulick, LABO - Herr Meyer, SenFin
- Frau Penzkofer, Senatskanzlei - Herr Hemmerling, BA Tempelhof-Schöneberg
- Frau Nitsch, SenInnDS - Herr Kantimm, ITDZ Berlin
- Frau Bauch, SenInnDS - Herr Garbe, IMTB
- Frau Helfert, SenInnDS
Ziel: Unterstützung beim Veränderungsprozess durch Einbindung der Beschäftigten und Umsetzung geeigneter Maßnahmen
dabei besonders wichtig: die Führungs- und Leitungskräfte
beratende Unterstützung durch SenInnDS
Umsetzungsverantwortung trägt in jeder Behörde die jeweilige Hausleitung
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Projekt landesweite Einführung der E-Akte
E-Akte Ready: Maßnahmen
Arbeits- und
Prüfliste Leitfaden
Erhebungs-bögen
Vorlagen/ Muster
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Projekt landesweite Einführung der E-Akte
Leitfaden
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Grußwort IKT-StS
Erläuterung IKT-Basisdienst
Zielsetzung
Heraus-forderung
Vorstellung Vorgehen
Themenfelder
Projekt landesweite Einführung der E-Akte
E-Akte Ready
Hilfsmittel
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Arbeits- und
Prüfliste Leitfaden
Erhebungs-bögen
Vorlagen/Muster
Projekt landesweite Einführung der E-Akte
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u.a. Fragen zu : - Projektauftrag - organisatorische Regelungen - Struktur der Akten - Rechte und Rollen - IKT-Ausstattung
- Posteingang / Postausgang - IT- und GGO I-Kenntnisse
- Projektauftrag - Stakeholder-Analyse
Einblick in die Erhebungsbögen…
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Projekt landesweite Einführung der E-Akte
IT-Kenntnisse
Posteingang/Postausgang
Intranetseite
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Projekt landesweite Einführung der E-Akte
Ansprechpartner
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Katrin Bauch, SenInnDS – Projektleitung
Anne Nitsch, SenInnDS – Landesweite Vorgaben und Beteiligungen
Katja Helfert, SenInnDS – Akzeptanzmanagement und Öffentlichkeitsarbeit
Jörn Kantimm, ITDZ Berlin – Aufbau, Betrieb und Einführung IKT-Basisdienst
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