Post on 27-Aug-2018
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Consulting | Solutions | Products | Training
Warum ein PMO wirklich wichtig ist
TPG Webinar-Serie 2016 zum „PPM Paradise“ – Thema 2.0
Mit Johann Strasser
Consulting | Solutions | Products | Training
Agenda
Kurze Firmenvorstellung
Warum ein PMO wirklich wichtig ist
Welche Arten von PMO gibt es
Mögliche Aufgaben eines PMO
Welche Prozesse Sinn machen
Wie kann die Zukunft des PMO aussehen
Ihre Fragen
Consulting | Solutions | Products | Training
Kurze Firmenvorstellung
Consulting | Solutions | Products | Training
TPG The Project Group
Unser Fokus ist Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement auf Basis
von Microsoft SharePoint und PPM sowie die Integration mit ERP Systemen
wie SAP und Microsoft Dynamics
PPM Methodik und
Prozesse
Microsoft PPM und
SharePoint
PPM Integration
BERATUNG PRODUKTELÖSUNGEN TRAINING
PPM Einführung und
Erweiterung
PPM Integration
PPM Support
AddIns und Apps für
Microsoft PPM und
SharePoint
PPM Integration
Offene und
kundenspezifische
Seminare
Coaching
Deutschland – Österreich – Schweiz – Spanien – UK – USA – AfrikaPPM Partner in 10 Ländern
Consulting | Solutions | Products | Training
Einige TPG Kunden verschiedener Branchen
Öffentlicher Sektor
Automotive
Konsumartikel
Anlagen-/Apparatebau
Energie-/Grundstoffe
IT/Telekommunikation
Aerospace/Verteidigung
Finanzdienstleistung
Dienstleistungen
Life ScienceAnlagen-/Apparatebau Automotive Life Science Finanzdienstleistung
Konsumartikel Öffentlicher Sektor Dienstleistungen Aerospace/Verteidigung
IT/Telekommunikation
Energie/Grundstoffe
Consulting | Solutions | Products | Training
Warum ein PMO wirklich wichtig ist
Consulting | Solutions | Products | Training
Projektliste
PPM Paradise
Pipeline RessourcenStatus Portfolio KostenRisiko Strategie
Projekt A Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt B Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt C
Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt D Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt E Das ist der Kurzkommentar zu
Projekt F Das ist der Kurzkommentar zu d
Projekt G Das ist eine anderer Kommentar zu
Projekt H Das ist der Kurzkommentar zu
ProjektePROJEKT A
Vorgang 1
MST 1
Vorgang 2
MST 2
Vorgang 3
Vorgang 4
MST 3
Vorgang 5
Kommentar
TeamsControlling
Budget 10000 10000 10000 10000
Work
Internal
4000 4000 4000 4000
Work
External
3000 3000 3000 3000
Others
External
3000 3000 3000 3000
Ressourcenpool
Firma
Abteilung A
Team A.1
Team A.2
Abteilung B
Team B.1
Team B.2
Team B.3
Abteilung C
Team C.1
Team C.2
Abteilung D
Team 4.1
Abteilung E
Team 5.1
Team 5.2
Abteilung F
Team 6.1
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Anforderungen
Viele Projekte müssen gesteuert werden
Projekte in verschiedenen Unternehmensbereichen
Projekte sind untereinander abhängig
Umgebung für Projekte ist international
Schnelle Entscheidungen sind gefragt
Berichtsanforderungen sind umfangreich
Präzise Projektinformationen werden vorausgesetzt
Projektkosten gewinnen an Bedeutung
Priorität und Strategiebeitrag der Projekte müssen bekannt sein
Ressourcen aus verschiedenen Bereichen müssen koordiniert werden
...
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Organisation und Information
Projektleiter
Teamleiter
PMO
Mitarbeiter
GF
Consulting | Solutions | Products | Training
PMO stiftet Nutzen
Das PMO …
unterstützt die beteiligten Rollen
regelt die Initiierung von Projekten
koordiniert Ressourcenanforderungen
sichert die Aktualität, Vollständigkeit und Plausibilität von Berichten
etabliert Prozesse und Methoden
bildet Projektleiter aus
übernimmt die PPM Tooleinführung
…
Und erreicht …
Einsparung von Zeit durch Routine und Ausbildung
Reduktion von Projektverzögerungen, Kosten- und Aufwandsüberschreitungen
Verbesserung der Profitabilität in Kundenprojekten
Verringerung der Ressourcenkonflikte
Verbesserung der strategischen Ausrichtung der Projekte
…
Consulting | Solutions | Products | Training
PMO ist zentraler Koordinator
Controller
Entscheider
Abteilungsleiter
Projektleiter
PMO
Consulting | Solutions | Products | Training
Erwartungen der Entscheider
Steering board meetings mit verlässlichen Daten
Kleinere Ressourcenkonflikte sollen direkt gelöst werden
Größere Budget – und Ressourcenkonflikte müssen mit geeigneten
Optionen zur Entscheidung vorbereitet sein
Sichtbarkeit von bewerteten Risiken
Vergleich des verbleibenden Aufwands mit den offenen Ergebnissen
Review von allen Projekten im Laufe der Zeit nicht nur die wichtigen
Consulting | Solutions | Products | Training
Erwartungen der Projektleiter
Klarer Projektauftrag
Planungsunterstützung mit Best Practice aus Lessons Learned
Rechtzeitige Genehmigung von Änderungen
Zusicherung von Ressourcen und Budgets
Unterstützung bei Abhängigkeiten zu anderen Projekten
Passende Tools für verschiedene Projekte
Training zu den Prozessen, Methoden und Tools
Coaching in schwierigen Situationen
Consulting | Solutions | Products | Training
Erwartungen der Abteilungsleiter
Prozess zur Steuerung von Ressourcenanfragen und Zusicherung
Kommunikation der tatsächlichen Projektverfügbarkeit statt Kapazität
Projektpriorisierung entsprechend der Unternehmensziele um die besten
Ressourcen in den wichtigsten Projekte einzusetzen
Information zur Pipeline / Roadmap um die mittel- und langfristige
Bereitstellung bzw. Ausbildung von Ressourcen zu steuern
Consulting | Solutions | Products | Training
Erwartungen von Controlling / Accounting
Prozess zur Anfrage und Zusicherung von Budgets
Zugang zu aktuellen Planungsinformationen für die Hochrechnung
(Zahlungsmeilensteine, Abnahmen, …)
Projektpriorisierung entsprechend der Unternehmensziele um das meiste
Budget für die wichtigsten Projekte zu reservieren
Information zur Pipeline / Roadmap um die mittel- und langfristige
Bereitstellung von Budgets zu steuern
Consulting | Solutions | Products | Training
Welche Arten von PMO gibt es
Consulting | Solutions | Products | Training
PMO Varianten
Unternehmensweites
strategisches Projekt-
portfoliomanagement
(S)PMO
Bereichs-/Abteilungsweite
Koordination
von ProjektenPMO
Steuerung
eines (Groß-)ProjektesPO
GF / Vorstand
Produktion Finanz IT
Applikation Support Systeme
Projekte
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Mögliche Aufgaben eines PMO
Consulting | Solutions | Products | Training
PMO Aufgabenfelder
...Aufgabenfelder
Methoden und
Prozesse
Strategisches
Projektmanagement
Projektportfolio-
controlling
Training und
Coaching
Aufsetzen und
Durchführen von Projekt-
auswahl- und Priorisierungs-
verfahren; Durchführen von
Nutzwertanalysen; Festlegen von
PM-Rahmenbedingungen
Definition und Pflege von
Prozessen, PM-Methoden
und Tools
Durchführen von
Personalentwicklungs-
maßnahmen für Projektleiter
und Teams
Operatives Unterstützen in Projekten
bei der Durchführung von PM-Aufgaben
(z.B.: Workshop-Moderation, temporäre
Stellung eines Projektcontrollers
Überwachen
von Projektfortschritt
und Umsetzen von Steuerungs-
maßnahmen; Sammeln und
Aufbereiten von Projektinformationen
für Entscheidungsgremien
Projekt Services
Consulting | Solutions | Products | Training
Umfrage
PMO Aufgaben in Ihrem Unternehmen
Consulting | Solutions | Products | Training
Welche Prozesse Sinn machen
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Prozess
Projekt anlegen
PM
OP
roje
ktle
ite
rT
ea
mle
ite
r
Priorisieren &
auswählen
PPM-Meeting
Grobplanung Detailplanung Anforderung
Fähigkeiten
Planung
Restaufwand
Statusbericht
Zusicherung
Personen
Bereitstellung
Kapazitäten
Initiierung Planung & Steuerung
Project A
Project B
Project C
Project A 1
Project B 2
Project C 3
Mita
rbe
ite
r Erhebung Ist-Daten
Consulting | Solutions | Products | Training
Einzel - Projektsteuerung
Projektarbeit
Ergebnisse …
Berichte
Zustände ?
Statusmeeting
Abweichungen ?
Entscheidungen !+Auftrag
Änderungen Störungen
Lieferung
Consulting | Solutions | Products | Training
Multi - Projektsteuerung
Projektarbeit:
Ergebnisse …
Berichte:
Zustände ?
Portfoliomeeting
Abweichungen ?
Entscheidungen !+Anträge
Änderungen
Störungen
LieferungenProjektarbeit:
Ergebnisse …Projektarbeit
Ergebnisse …
Berichte:
Zustände ?Berichte
Zustände ?
PMOVorbereitung
Portfoliomeeting
PMOSicherstellung der
Datenqualität
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Taktung
Rolle Aktion Takt ...
GFStrategiemeeting
(Quartalsweise)
PMOPortfoliomeeting
(monatlich)
TeamleiterRessourcenabstimmung
(2-wöchentlich)
Projektleiter
Statusmeldung
(monatlich)
Statusmeeting
(wöchentlich)
MitarbeiterIst-Erfassung
(täglich / wöchentlich)
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Prozesse
Projektinitiierung
Ressourcenanfrage und Zusicherung
Budgetanfrage und Zusicherung
Wochenabschluss innerhalb der Projektes und Teams
Monatsabschluss mit Statusbericht und Rechnungslegung
Projektabschluss
Rolling Forecast 3-4 mal pro Jahr
Consulting | Solutions | Products | Training
PPM Automatisierung
Reduktion von Aufwand und Dauer für Planung und Aktualisierung
Jan Feb Mar
Consulting | Solutions | Products | Training
Wie kann die Zukunft des PMO aussehen
Consulting | Solutions | Products | Training
Entwicklung der PMOs
2000 2006 2010 2012 2014
48%
77%84% 87%
Fast alle Unternehmen haben ein PMO, es muss aber Nutzen stiften !
Quelle: PM Solutions, The State of the PMO 2012 / 2014 (www.pmsolutions.com)
Anmerkung: Rückgang 2014 hauptsächlich in kleinen Unternehmen
80%
Consulting | Solutions | Products | Training
Herausforderungen und Konsequenzen
Mehr Kostentransparenz
Höhere PM-Reife
Anpassung der PMO –
Organisation
Veränderung der PMO -
Aufgaben
Stärkere Abhängigkeiten
Knappere Ressourcen
Höhere Anzahl von Projekten
Zunehmende Internationalität
„Management des
Projektgeschäfts“
Optimierung der Tool -
Unterstützung
Consulting | Solutions | Products | Training
Veränderung der PMO - Aufgaben
Koordination Regulierung
Beratung
Schnittstelle zwischen
Projekten
Operative Unterstützung
Erstellung von Berichten
Standardisierung
Training, Coaching
Unterstützung
MPM-Prozesse
Priorisierung von Projekten
Portfolio-
management
Strategie-
abgleich
Zentrale Drehscheibe im Unternehmen
Ressourcen-
management
Komm-
unikation
BeratungTraining, Coaching
mehr Bereiche im UnternehmenUnterstützung
Unterstützung
(Stärkere Automatisierung)
Consulting | Solutions | Products | Training
Anpassung der PMO - Organisation
Controlling
Entscheider
Abteilungsleiter
Projektleiter
PMO
Consulting | Solutions | Products | Training
Anpassung der PMO – Organisation
Entscheider
Mehr Kompetenzen für die Priorisierung
(Entscheider als Mitglieder des PMO ?)
Abteilungsleiter
PMO ordnet Mitarbeiter / Skills den Projekten zu
(Teamleiter bilden Mitarbeiter nur noch aus ?)
Projektleiter
Hauptamtliche Projektleiter, die dem PMO zugeordnet sind für Projekte, der oberen Kategorien.
Kleinere Projekte werden nach wie vor von temporären PLs geleitet.
Controlling
Projektbudget - Planung und - Steuerung
Consulting | Solutions | Products | Training
Anpassung der PMO – Organisation
Unternehmen
Sales, Marketing,
HR, ...R&D ITPMO PMO
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1 Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 5
Consulting | Solutions | Products | Training
Anpassung der PMO – Organisation
Unternehmen
Sales, Marketing,
HR,….R&D IT
PMO
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Projekt 4
PMO
R&D
PMO
Andere
Projekt 5 Projekt 5
PROGRAMM 1
Projekt 5
Projekt 6
Projekt 7P6 P7 P8
PMO
IT
Consulting | Solutions | Products | Training
Optimierung der Toolkette
Capacity
Budget
Work
Cost
Projects
New Projects
Projects
Strategische
Planung
Team- & Budget-
Planung
Projekt-
Planung
Work JAN FEB MAR APR MAI
TEAM A 220 250 210 270 220
TEAM B 100 190 185 220 200
TEAM C 120 120 120 120 120
Cost JAN FEB MAR APR MAI
Projekt A 100 150 80 120 40
Projekt B 190 250 240 180 150
Projekt C 220 230 180 90 50
ERP
SAP
...
PPM - Microsoft Project & SharePoint TPG
Consulting | Solutions | Products | Training
Zusammenfassung der neuen Herausforderungen
Zusammenführung der gewünschten Anforderungen aus der
Unternehmensstrategie mit den tatsächlichen Möglichkeiten Ergebnisse
liefern zu können (Portfoliomanagement)
Aussteuern der Budgets und Ressourcen zwischen den Linientätigkeiten für
den Betrieb des Geschäftes und der Projekte zur Änderung des Geschäftes
entsprechend der gegebenen Prioritäten (Ressourcenmanagement)
Agiler Ansatz gewinnt an Bedeutung auch außerhalb der
Softwareentwicklung
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Ihre Fragen