Post on 05-Apr-2015
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Unser Land.
ProjektEDM – Elektronisches Dienstreise Management
Amt der Tiroler Landesregierung (Abteilung Bildung)Daten-Verarbeitung-Tirol GmbH (DVT)
Unser Land.
Leitgedanken ...Leitgedanken ...
Elektronisches Dienstreisemanagement ist Teil von BIDI (Bildungsdienste) des Landes Tirol
Papierlose und möglichst einheitliche Abwicklung des gesamten Dienstreiseprozesses (Verwaltung)
Reduktion der Arbeitsschritte und Hierarchien bei Gewährleistung des Dienstweges
Reduktion von Durchlaufzeiten (Liege- und Wartezeiten)
Abrechnungstransparenz
Verhinderung der Verjährung von Ansprüchen
Unser Land.
RahmenRahmen
System
= technische„Spielregeln“
Hierarchische Anforderungen
Benutzeranforderungen
gesetzlicheGrundlagen
= inhaltliche„Spielregeln“
ErlässeRGV
Unser Land.
InhaltInhaltInhalt
Dienstreiseantrag
– Erfassen der Daten durch LehrerIn
– Befürwortung des Antrags durch LeiterIn
– Genehmigung des Antrags durch Abteilung Bildung
Dienstreiseabrechnung
– Erfassung der Daten durch LehrerIn
– Bestätigung durch Schulleiter
– Anweisung der Reiserechnungssumme d. Abt. Bildung
FahrgemeinschaftenDokumentation und Hilfe
WanderlehrerIn
– Rahmenstundenplan
– Tätigkeitsbericht
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InhaltInhaltEinstieg (Portal Tirol)
• URL: https://portal.tirol.gv.at
• Via TiBS, …
Hier finden Sie Anleitungen und Hilfen zum Elektronischen Dienstreisemanagement
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Aufruf Bildungsdienste (BiDi)
Portal-AnwendungenPortal-Anwendungen
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BildungsdiensteBildungsdienste
Wichtige Hinweise
Anleitungen, km-Sätze etc.
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Seitendruck,Schriftgröße, …
BildungsdiensteBildungsdienste
Online-Unterstützung
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Start Bildungsdienste Start Bildungsdienste (Zusammenfassung)(Zusammenfassung)
Bildungsdienste (Lehrer-Dienstreisen) anklicken
Bei Erstanmeldung Mitteilung lesen Checkbox durch Anklicken aktivieren Button „Absenden“ drücken
Funktionsauswahl treffen:
• Dienstreisen
• Bearbeiten
• Auswertung
• Veranstaltung
• Nachrichten
• Bewerber
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DienstreisenDienstreisen
Reiseanträge der Lehrkräfte
Übersicht /mögliche
Folgeaktivitäten
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ModuleModule
Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise
Reise
LehrerIn AntragAntrag
LeiterIn BefürwortungBefürwortung
Abt. Bildung GenehmigungGenehmigung
LehrerIn AbrechAbrechnungnung
LeiterIn BestätigungBestätigung
Abt. Buchhaltung Prüfung/AuszahlungPrüfung/Auszahlung
Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Unser Land.
Schnellzugriff Antrag anlegen
Bereich Dienstreisen
Reiseantrag anlegenReiseantrag anlegen
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Reiseantrag anlegenReiseantrag anlegen
Dienstreiseantrag anlegen
Unser Land.
Reiseantrag anlegenReiseantrag anlegenIhr Suchergebnis können Sie mit den zur
Verfügung stehenden Feldern einschränken
Rahmendaten und Übernahme in Dienstreiseantrag
Informationen ausPH-Online;
DRA möglich?
Unser Land.
Dienstreise nicht gefunden?Dienstreise nicht gefunden?
Zu viele Einschränkungen
Sonderzeichen, Leerraum, …
Für Dienstreisen, die nicht im Zusammenhang mit Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen der PHT stehen, werden die nötigen Veranstaltungsdaten von der Abteilung Bildung im System bereitgestellt.
VA von anderen PH sind teilweise auffindbar.
Sollte die gewünschte Veranstaltung im System (noch) nicht abgebildet sein, wird empfohlen, die Rahmendaten der Veranstaltung an folgende E-Mail Adresse zu übermitteln:
veranstaltungen.planen@tirol.gv.at
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Details des DienstreiseantragsDetails des Dienstreiseantrags
Abhängig vom Beginn und Ende der Veranstaltung, können die Anreise
einen Tag früher und die Abreise einen Tag später stattfinden
(vor 6 Uhr früh starten mit ÖVKM – nach 22 Uhr abends bei der
Stammschule eintreffen)
„Weiter“ zum Reiseverlauf
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Reiseverlauf spezifizieren (immer dann notwendig, wenn mehrere Fortbewegungsmittel genutzt werden). Durch das Anklicken wird eine
weitere Zeile erzeugt.
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Auswahl des gewünschten Orts
Erweiterte Auswahlmöglichkeit
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Auswahl des gewünschten Fortbewegungsmittels
Beginn der Dienstreise eingeben
Zusatzinformation zum Thema „Reisezeiten“ *)
*) „Virtuelle“ Zeiten nur bei ÖVKM dazu zählen, sonst tatsächliche Reisezeit lt.
Reiseplaner (GoogleMaps) bei kürzester Entfernung bei Pkw
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Zurück zum Reiseverlauf
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Rückreise planen
Bei mehrtägigen Reisen Übernachtungsart auswählen
Möglichkeit der Anforderung eines Businesstickets
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Startort auswählen
Zielort auswählen
Gewünschtes Datum eintragen
Gewünschte Wagenklasse eintragen
Zustellungsart des Businesstickets auswählen
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Speicherung der Eingaben
Speicherung der Eingaben und Weiterleitung an die Schulleitung
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Hier können Sie sich die Reisedetails nochmals
anzeigen lassen
Ändern bzw. Löschen ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung den Antrag noch nicht
bearbeitet hat.
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Dienstreiseantrag Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 1)(Zusammenfassung 1)
Antrag anlegen
Veranstaltung auswählen
Fort- und Weitbildungsveranstaltung aus PH-Online
Andere Veranstaltungen
Reiseverlauf festlegen
Fortbewegungsmittel auswählen
Beginn- und Endezeiten der Veranstaltung angeben
Zusatzinformation beachten
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Dienstreiseantrag Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 2)(Zusammenfassung 2)
Übernachtung festlegen (optional)
Business-Ticket anfordern (optional)
Bemerkung bei Bedarf erfassen (optional)
Weiterleitung an Schulleitung
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ModuleModule
Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise
Reise
LehrerIn AntragAntrag
LeiterIn BefürwortungBefürwortung
Abt. Bildung GenehmigungGenehmigung
LehrerIn AbrechAbrechnungnung
LeiterIn BestätigungBestätigung
Abt. Buchhaltung Prüfung/AuszahlungPrüfung/Auszahlung
Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Unser Land.
Reisedetails anzeigen lassen
Bearbeitungsschritt anklicken
Unser Land.
Gewünschten Bearbeitungsschritt anklicken (mit „Befürworten“ wird
Antrag an die Abt. Bildung weitergeleitet)
Falls erforderlich, Kommentar eingeben oder Textvorlage übernehmen
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ModuleModule
Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise
Reise
LehrerIn AntragAntrag
LeiterIn BefürwortungBefürwortung
LehrerIn AbrechAbrechnungnung
LeiterIn BestätigungBestätigung
Abt. Buchhaltung Prüfung/AuszahlungPrüfung/Auszahlung
Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Abt. Bildung GenehmigungGenehmigung
Unser Land.
Reisedetails anzeigen lassen
Bearbeitungsschritt anklicken
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Bearbeitung durch Abt. Bildung
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Dienstreiseantrag Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 3)(Zusammenfassung 3)
Antrag wurde von LehrerIn erfasst und von LeiterIn befürwortet
Leiterin hat Antrag befürwortet und an die Abt. Bildung weitergeleitet
Leiterin hat Antrag abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesandt
Abt. Bildung hat Antrag genehmigt, LehrerIn kann nach erfolgter Reise Dienstreiseabrechnung bearbeiten
Abt. Bildung holt Stellungnahmen der Schulaufsicht ein
Abt. Bildung genehmigt Antrag nicht und sendet ihn an den/die LehrerIn zurück
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ModuleModule
Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise
Reise
LehrerIn AntragAntrag
LeiterIn BefürwortungBefürwortung
LehrerIn Abrech-Abrech-
nungnung
LeiterIn BestätigungBestätigung
Abt. Buchhaltung Prüfung/AuszahlungPrüfung/Auszahlung
Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Abt. Bildung GenehmigungGenehmigung
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Dienstreise abrechnenDienstreise abrechnen
Reisedetails anzeigen lassen
Bearbeitungsschritt anklicken
Unser Land.
Fortbewegungsmittel spezifizieren
Beginn- bzw. Abfahrtszeit an tatsächliche Gegebenheit anpassen
Unser Land.
Daten der Rückreise anlog den Daten der Hinreise anpassen
Wenn notwendig Bemerkungsfeld befüllen
Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Abrechnung
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Felder je nach benutztem Fortbewegungsmittel befüllen
Spesenarten durch Anklicken „Zeile einfügen“ anzeigen lassen
Anzahl der in der Hotelrechnung inkludierten Frühstücke eintragen
Beleg aufbewahren *)
Abzüge angeben (Anzahl)
*) Aufbewahrung Hotelrechnung - 3 Jahre (lt. Wiki), 1. Klasse ÖBB muss aufbewahrt werden, 2. Kl. nicht!
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Mit „Speichern und Berechnen“ erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtkosten
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Durch Anklicken der jeweiligen Spesenart, kommen Sie zu den Detaildaten
Immer dann notwendig, wenn für Teile der Dienstreise-abrechnung Nachweise bzw. Belege vorgeschrieben sind
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evtl. URL zur Liste der sicheren Sites hinzufügen
evtl. Popups zulassen
evtl. STRG gedrückt halten
FormulardruckFormulardruck
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Mit „Speichern und Senden“ wird die Abrechnung an die
Schulleitung weitergeleitet
Unser Land.
Abrechnungs-details anzeigen
lassen
Ändern ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung die
Abrechnung noch nicht bearbeitet hat.
Unser Land.
ModuleModule
Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise
Reise
LehrerIn AntragAntrag
LeiterIn BefürwortungBefürwortung
LehrerIn Abrech-Abrech-
nungnung
LeiterIn BestätigungBestätigung
Abt. Buchhaltung Prüfung/AuszahlungPrüfung/Auszahlung
Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Abt. Bildung GenehmigungGenehmigung
Unser Land.
Abrechnungs-details anzeigen
lassen
Mögliche Folgeaktivität anklicken
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Mit Genehmigen erfolgt die Weiterleitung an die Abt. Buchhaltung
Unser Land.
ModuleModule
Erledigungen vor Antritt der Dienstreise
Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise
Reise
LehrerIn AntragAntrag
LeiterIn BefürwortungBefürwortung
LehrerIn Abrech-Abrech-
nungnung
LeiterIn BestätigungBestätigung
Abt. Buchhaltung Prüfung/AuszahlungPrüfung/Auszahlung
Dienstreiseantrag Dienstreiseabrechnung
Abt. Bildung GenehmigungGenehmigung
Unser Land.
Belege müssen der Abt. Buchhaltung auf deren Anforderung übermittelt werden.
Vorgenommene Korrekturen werden von der Abt. Buchhaltung kommentiert
Unser Land.
Begründung für vorgenommene Änderung durch Abt. Buchhaltung
Korrigierter Betrag
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Dienstreiseabrechnung Dienstreiseabrechnung (Zusammenfassung)(Zusammenfassung)
Abrechnung wurde von LehrerIn erfasst und an LeiterIn weitergeleitet
Leiterin hat Abrechnung befürwortet und an die Abt. Buchhaltung weitergeleitet
Leiterin hat Abrechnung abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesendet
Abt. Buchhaltung hat Abrechnung genehmigt, der Betrag wird angewiesen Abt. Buchhaltung hat Abrechnung geprüft und benötigt Unterlagen/Belege Abt. Buchhaltung hat Abrechnung nicht genehmigt und an den/die LehrerIn
zurückgesandt
Unser Land.
Fahrgemeinschaft
Die Abt. Bildung entscheidet über eine eventuelle Genehmigung einer Fahrgemeinschaft. Ausschlaggebend für eine solche Genehmigung sind die Kosten.
Vorgehen:
– Fahrer (und Mitfahrer) beantragen eine Dienstreise -Fortbewegungsmittel = „privat PKW mit Fahrgemeinschaft“
– Fahrer beantragt Fahrgemeinschaft und ordnet Mitfahrer zu
– Abt. Bildung genehmigt die entsprechenden Dienstreiseanträge und trifft gleichzeitig eine Entscheidung die eingelangte Fahrgemeinschaft betreffend
– Genehmigt die Abt. Bildung die Fahrgemeinschaft, kann der Fahrer die entsprechenden Kosten geltend machen.
Unser Land.
Fahrgemeinschaft beantragen
Fahrgemeinschaft
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Fahrgemeinschaft
MitfahrerInnen suchen
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Fahrgemeinschaft
Hier bin ich Mitfahrende/r
Mein FG-Antrag
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Status Entscheidung Fahrgemeinschaft
Status der Entscheidung Dienstreiseantrag
Fahrgemeinschaft
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Fahrgemeinschaft
Abt. Bildung genehmigt …
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Fahrgemeinschaft
Genehmigte Fahrgemeinschaft
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DokumentationDokumentation
Verfahrenshandbücherim EDM über „Hilfe“ bzw. im „Wiki EDML“ aufrufbar
– Anwendungsdokumentation (sämtliche Abläufe werden mit Hilfe von Screenshots beschrieben)
– Rechtlicher Rahmen (beinhaltet die wichtigsten Fragen zur Reisegebührenverordnung bzw. stellt Auslegungen klar)
Benutzerinformationen (über das Schulleiterservice aufrufbar)– Schulleiterservice - Hauptmenü EDM
(http://schulleiterservice.tsn.at/edm)
– FAQ-Liste (Sammlung der häufig gestellten Fragen zum Elektronischen Dienstreise Management)
– Videos zu EDM
Alle Dokumente werden laufend aktualisiert und stehen im Tirol Portal zur Verfügung
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WanderlehrerInWanderlehrerIn
Erlassdatenbankhttp://medien.tirol.gv.at/erlassdatenbank_aps/
Rundschreiben-Datenbankhttp://medien.tirol.gv.at/rundschreiben/
SchulleiterInnen-Service EDMhttp://schulleiterservice.tsn.at/edm
Wanderlehrkräftehttp://content.tibs.at/schulleiterservice/index.php?&con_id=27948
RSTP TB RA – warum?
TB – wofür?
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Vielen Dank für Ihre Unterstützung !...im Namen des Projektteams
Mag. (FH) Alexander Heiß, Abt. Bildung