Post on 12-Apr-2019
transcript
TransitionCHF Systolic Dysfunction to Congestive Heart
Failure Cohort Study
Initiierung der Prfstelle
Inhalte
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Eckpunkte der Studie
Regulatorische Anforderungen an die Durchfhrung der Studie
Ein- und Ausschlusskriterien
berblick der Untersuchungen
Studienablauf/ Durchfhrung der Studie
Workflow: Einschluss eines Probanden
DZHK Infrastruktur (Harmonisierung, IT)
Biobanking: Biomaterialgewinnung / Biomaterialverarbeitung
Datenerfassung in secuTrial
Patienteninformation- und Einwilligung
Ansprechpartner
Aufbewahrung der Studienunterlagen
berblick/Eckpunkte
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Beginn der Studie: Dezember 2014
Rekrutierungszeitraum: 3 Jahre
Nachbeobachtungszeitraum ber 5 Jahre (jhrlich)
Ende der Studie: Dezember 2022
Einschluss von 1500 Patienten
Regulatorische Anforderungen
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Beobachtungsstudie: prospektive, multizentrische Kohortenstudie mit Biobanking nicht nach AMG/MPG
Lokales Ethikvotum (falls erforderlich): berufsrechtliche Beratung nach 15 MBO-
Declaration von Helsinki (15 (3) MBO-)
ICH Topic E6 Guideline for Good Clinical Practice (Dienstleistungsvertrag UMG/IHF, Studienprotokoll, Prfarztvertrge)
Bundesdatenschutzgesetz, Landesdatenschutzgesetze
DZHK-SOPs
Qualittssicherung (Datenqualitt, Audit, Inspektionen)
Einschlusskriterien
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Asymptomatische systolische Dysfunktion (definiert als: systolische Funktionsstrung mit einer Ejektionsfraktion (EF) 40%; diagnostiziert < 3 Monate vor Basisvisite; dokumentiert durch MRT oder Echokardiographie
Keine Hospitalisierung aufgrund einer Herzinsuffizienz
Keine Symptome einer Herzinsuffizienz (wie NYHA II, III, IV) zum Zeitpunkt der Basisvisite
6-Minuten-Gehtest 80% des Referenzwertes
Schriftliche Einwilligungserklrung
Alter bei Einschluss 18 Jahre
Ausschlusskriterien
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Symptome einer Herzinsuffizienz (NYHA>I) zum Zeitpunkt der Basisvisite
relevante Klappenerkrankung (Schweregrad > 2)
Schwere pulmonale Erkrankungen (z.B. FEV1 < 70% des Normwerts)
Schwere Nierenerkrankung (GFR < 15 ml/min)
Ejektionsfraktion zum Zeitpunkt der Basisvisite 50% (dokumentiert durch MRT oder Echokardiographie)
Lebenserwartung < 1 Jahr
Perikarderkrankungen
Hypertrophe Kardiomyopathie
Myokardinfarkt innerhalb der letzten 3 Monate vor Basisvisite
Geplanter herzchirugischer Eingriff innerhalb der nchsten 3 Monate nach Einschluss
Absehbare Unmglichkeit, ein vorgesehenes Follow Up durchzufhren (z.B. bei bereits bekannter Umzugsabsicht oder der Patient lebt auerhalb von Deutschland)
Unfhigkeit zur schriftlichen Einwilligung (z.B. psychische Strungen)
Behandlung/Medikamentse Therapie mit einem Schleifendiuretikum innerhalb der letzten 4 Wochen
Flow Chart
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Baseline (start of observation) V0
Time point 1 (1 year from baseline; 2 months) V1*
Time point 2 (2 years from baseline; 2 months) V2*
Time point 3 (3 years from baseline; 2 months) V3*
Time point 4 (4 years from baseline; 2 months) V4*
Time point 5 (5 years from baseline; 2 months) V5
Lung function X
Blood test (Labor: 20 ml)
X X
Echocardiography X X
6-minute-walk-test X X
EKG X X
blood sample (80 ml)
X X
QoL Questionnaires
X X
Midstream urine (40 ml)
X X
Questionnaire Follow Up
X X X X X
MRI1 X X
Biopsies2 X
Spiroergometry3 X X
Questionnaire Nutrition
X X
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Telefonische Initiierung = Rekrutierungsbeginn im Studienzentrum
Monitoring log, Delegation Task list
Subject Enrollment log
Durchfhrung der telefonischen Nachbeobachtungen (jhrlich, 4 Wochen zum Einschlussdatum)
5 Jahres-Visite im Zentrum
Sammlung der Unterlagen bei Endpunktereignissen Hospitalisierung / Kardiovaskulrer Tod (Befunde, Entlassbriefe etc., Hochladen der Befunde in die Datenbank)
Monitoring
Studienablauf/ Durchfhrung der Studie
Workflow: Einschluss eines Probanden
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Sollte es am Zentrum mglich sein, das Studien-Echo im Nachgang zu pseudonymisieren ohne das
Datenformat und die Qualitt zu verndern, muss kein Screening-Echo (d) durchgefhrt werden. Das
Studien-Echo muss in diesem Fall fr den erfolgreichen Einschluss eine EF40% aufweisen.
Herausforderung
dezentrale (inhomogene) Strukturen in den Standorten
Harmonisierung und Standardisierung: DZHK-Infrastruktur
Nutzungsordnung (Use & Access Rules)
Ethik und Datenschutzkonzept
Arbeitsanweisungen (SOPs)
IT-Infrastruktur
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Treuhandstelle personenidentifizierende Daten
ID-Management: personenidentifizierende Daten (IDAT)
Consent-Management: Einwilligung Use & Access
Pseudonymisierung (PSN fr alle IT-Komponenten)
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Voraussetzungen & Vorbereitungen
aktuellste Dokument- und Antrags-Versionen auf
der Studienvorbereitungsseite:
http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-
studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/.
Wichtig zum Start:
Autorisierungsformular (allgemein) Ausfllen und zur Unterschrift
weiterleiten (Angelika Beneke, angelika.beneke@med.uni-
goettingen.de)
Beantragung von secuTrial Zugngen, Client-Zertifikaten sowie
Biobanking (Antrag bestellberechtigte Person sowie Anforderung
von Biomaterial-Kits) bei den angegebenen Stellen
Erster Ansprechpartner
=> Koordination Transition CHF (Angelika Beneke)
http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/http://dzhk.de/das-dzhk/klinische-dzhk-studien/studienvorbereitung-durchfuehrung/
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Beantragung der secu-Trial-Nutzerzugnge (Datenhaltung Gttingen)
Initiales Passwort durch ZDM zugesandt eigenes Passwort (mind. 8 Zeichen)
Anmeldung an secuTrial
Datenerfassung in SecuTrial: Anmeldung
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Navigationsleiste
Anmeldung an secuTrial - Willkommenseite
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Quelle: DZHK-SOP-THS-01, V1.4
Eingabe von Name, Vorname des Patienten
Pflichtfelder mit Stern * Button Weiter bettigen
Anlegen eines Patienten
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Quelle: DZHK-SOP-THS-01, V1.4
bertragung der Einwilligungserklrung Button Teilnehmer anlegen bettigen
Anlegen eines Patienten
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Quelle: DZHK-SOP-THS-01, V1.4
1. Pseudonyme ber Druckansicht ausdrucken
2. Wichtig: Pheno-Pseudonym auf Einwilligung vermerken
3. Hochladen des Scans der Einwilligung (inkl. Pseudonym!)
4. Button Abschlieen bettigen
Hinweis: Falls Pseudonym nicht ausgedruckt wurde Neuer Patient nochmals mit identischen Daten anlegen Wenn Angaben identisch, dann wird gleiches Pseudonym angezeigt
Dokumentation der Pseudonyme
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Krperliche Untersuchung und Symptome
Labor
Medikation
Interventionen und Diagnosen
6-Minuten-Gehtest
Echokardiographie
EKG
Herzkatheter, Hmodynamik
Hospitalisierung
Spiroergometrie
Lebensqualitt: Depression,FKV, GSW/ESSI/KBet, HADS, Herzfragebogen (HAF-17), Lebensqualitt PHQ-D, Lebensqualitt SF-36, Maastricht-Fragebogen, MMPI-Z, RSQ-Beziehungsfragebogen, Zusatzangaben zur Person
FU - Status des Patienten
FU - Fragebogen zum Tod,
Substudie - Nutrition
Datenerhebung
Datenerfassung in SecuTrial: Patientenliste
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Datenerfassung in SecuTrial: Visitenplan
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Datenerfassung in SecuTrial: Follow-Up - Fragebogen zum Tod
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Entlassbriefe, Befunde etc. zur Validierung der Todesursache mssen ber SecuTrial hochgeladen werden
Schwrzung der personenidentifizierenden Daten!
Datenerfassung in SecuTrial: Hospitalisierung
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Entlassbriefe, Befunde etc. zur Validierung der Hospitalisierung mssen ber SecuTrial hochgeladen werden
Schwrzung der personenidentifizierenden Daten!
Jede weitere Hospitalisierung kann ber 8.1 am Ende des eCRFs eingepflegt werden
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Datenerfassung in SecuTrial: Nutrition
Der ausgewhlte Patient wird vom Arzt auf die Kohortenstudie aufmerksam gemacht
Zur Verfgung stellen der Patienteninformation sowie Erklrung der Inhalte und Ziele des DZHK, der TransitionCHF-
Kohortenstudie und der Biomaterialsammlung
Der Patient bentigt gengend Zeit die Information zu lesen und zu verstehen
Fragen werden beantwortet
Gemeinsames Durchgehen der Einwilligungserklrung und Unterschrift von Arzt und Patient
Eingabe der Personenidentifizierenden Daten und der Einwilligungserklrung in secuTrial, damit Anforderung des Patienten-Pseudonyms
SOP Erfassung von personenidentifizierenden Daten (IDAT) und Informed Consent
Aufkleben des Pseudonyms auf die Einwilligungserklrung
Senden des gescannten Dokumentes an die Treuhandstelle als PDF oder verschlsselt als Email-Anhang -> SOP
Anamnese, Fragebogen, (Routine)Untersuchungen, Probenentnahmen -> SOPs
Ausfllen der eCRFs
Zugriffsgesicherte Verwahrung des Papieroriginals der Einwilligungserklrung vor Ort (Patientenakte, Studienakte)
Eingehen eines Widerrufs
Ethik
Ethik
THS
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SOP
DH
Patienteninformation und -Einwilligung : Ablauf
Deckblatt, Datenschutzerklrung, Module, Kontaktdaten, Unterschriftenblatt
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Einwilligungserklrung
Eineindeutige Zuordnung jedes Studienteilnehmers Vollstndigkeit und Lesbarkeit! Die Daten mssen in secuTrial berfhrt werden.
Fr Zuordnung in der THS Das Pseudonym muss eingetragen/aufgeklebt werden, bevor die Einwilligungserklrung an die Treuhandstelle weitergeleitet wird!
Double Check: Passt die Einwilligung zur Patienteninformation? Richtige Version? Entscheidend sind die ersten zwei Ziffern!!!
Deckblatt
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Einwilligungserklrung
Genetische Untersuchungen tragen entscheidend dazu bei, die Krankheitsentstehung zu verstehen. Die Daten werden nicht an Stellen weitergegeben, die diese nicht ausschlielich fr wissenschaftliche Zwecke nutzen.
Entscheidung der Rckmeldung durch einen Arzt, derzeit schwer eingrenzbar.
Andere Datenbanken: z.B. Kompetenznetze, Register, deutsche Zentren der Gesundheitsforschung
Dieses Feld ist nicht in secuTrial abgebildet: Wird eine Rckmeldung ber den Arzt gewnscht, muss das Studienzentrum ihn aufgrund der hier gemachten Angaben kontaktieren knnen!!!
Enthlt die Punkte, die der Patient modular AUSSCHLIEEN kann. Nicht angekreuzt bedeutet Zustimmung
Module
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Einwilligungserklrung
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Es darf keine Intervention vor der Unterschrift des Patienten vorgenommen werden! Bitte dringend beachten, dass das Datum eingetragen sein muss. Dieses sollte vom Patienten selbst eingetragen werden. Ein Vor-Ausfllen wird nicht gerne gesehen! Unterschrift von Arzt und Patient mssen in zusammenhngendem Zeitraum abgegeben werden Die Unterschrift erfolgt unter Umstnden vor Aufkleben/Eintragen des Pseudonyms, Vorsicht vor Verwechslungen bei Vorliegen der Unterlagen mehrerer Patienten -> Unmittelbare Anforderung des Pseudonyms nach Unterschrift des Patienten, besondere Vorsicht bei Sammeln mehrerer Einwilligungen
Unterschriftenblatt
Einwilligungserklrung
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Ansprechpartner
Operatives Projektmanagement
Dr. Angelika Beneke Universittsmedizin Gttingen Klinik fr Kardiologie und Pneumologie Robert-Koch-Str. 40, 37075 Gttingen Tel.: 0551-39-65191
Studienzentrale Gttingen
Prof. Dr. med. Gerd Hasenfu Tel.: 0551 39-20400 | Fax: 0551 39-66389 E-Mail: hasenfus@med.uni-goettingen.de Prof. Dr. med. Rolf Wachter Tel.: 0551-39-66310 | Fax: 0551-39-66389 E-Mail: wachter@med.uni-goettingen.de PD Dr. Anja Sandek Tel.: 0551 39-170223 E-Mail: anja.sandek@med.uni-goettingen.de
DZHK-Geschftsstelle
Dr. Stephanie Lesser Oudenarder Strae 16 13347 Berlin Tel.: 030 3465529 03 | Fax: 030 346552912 E-Mail: stephanie.lesser@dzhk.de
Treuhandstelle des DZHK
Universittsmedizin Greifswald Institut fr Community Medicine, Abt. VC Ellernholzstr. 1-2; 17487 Greifswald Tel.: 03834/86-7588 E-Mail: ths-dzhk-support@uni-greifswald.de
Datenhaltung des DZHK
Universittsmedizin Gttingen Institut fr Medizinische Informatik Robert-Koch-Strae 40; 37099 Gttingen Tel.: 0551/39-13175 | Fax: 0551/39-22493 E-Mail: dzhk.support@med.uni-goettingen.de
Institut fr Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin
Universittsmedizin Greifswald Ferdinand-Sauerbruch-Strae; 17475 Greifswald Fax: 03834/86-5502 E-Mail: laborstudien.umg@uni-greifswald.de
Aufbewahrung der Studienunterlagen
Anforderungen an die Studienunterlagen:
- Aktuell und vollstndig
- Erreichbar fr Studienpersonal und Monitore
- Verfgbar fr eventuelle Audits oder Inspektionen
- Gegen unbefugten Zugriff geschtzt
Ab dem Ende der Studie sind die zugehrigen Unterlagen fr
10 Jahre aufzubewahren.
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Teilnehmer-Identifzierung und
Informed Consent
Biomaterialgewinnung und
Pseudonym-Zuordnung
Transport
Biomaterialverarbeitung
Lagerung
Biomaterialherausgabe
Analyse-Optionen und Methoden
Qualittssicherung
Basis-Biobanking: zweckoffene Biomaterial-sammlung von jedem Teilnehmer einer klinischen DZHK-Studie, Kohorte, Register (Basis Set)
Studien-Biobanking: studien-spezifische Biomaterial-sammlung (Studien Set)
DZHK Biomaterial
DZHK Biobanking
300 l
DZHK Biobank SOPs (QL2)
DZHK Basis-Biobanking
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Basis-Abnahmesets
Basis-Set
Serum
EDTA Plasma
Citrat Plasma
Urin
Buffy Coat
Inhalt:
Biomaterial-ID Basis-Abnahmeset (1D-Barcode,
Identifikationscode des Basis-Abnahmesets)
Biomaterial-Begleitschein Basis-Set
Etikett (Biomaterialkennung) fr den Urinbecher
zustzliche Ersatz- Etiketten
(Identifikationscode ohne Materialkennung)
gelabelte Primrgefe und auf einem Rack vorgesteckte und gelabelte Aliquotgefe
in der Anfangsphase: zentral ber IKCL Greifswald zu bestellen (siehe Anforderungsbogen)
TransitionCHF-Abnahmeset
TransitionCHF-Set
Serum
EDTA Plasma
Citrat Plasma
Urin
Buffy Coat
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DZHK Basis-Set
DZHK Biobanking
Studienspezifisch (TransitionCHF): 68 Aliquots Serum [300 l] 20x EDTA-Plasma [300 l] 20x Citrat-Plasma [300 l] 8x Urin [300 l] 16x Buffy Coat [< 300 l] 4x
Basis-Set: 34 Aliquots Serum [300 l] 10x EDTA-Plasma [300 l] 10x Citrat-Plasma [300 l] 4x Urin [300 l] 8x Buffy Coat [< 300 l] 2x
In der Anfangsphase
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Anforderung der Biobanking-Abnahmesets
in 5er Paketen bei IKCL Greifswald
(vorgesteckt und gelabelt)
Angabe von Sarstedt oder BD
Gleichzeitige Anforderung von Basis- und
TransitionCHF-Set
Lieferzeit: ca. 2-3 Wochen
Zu beachten: Haltbarkeit von ca. 5 Monaten
auf dem Abnahmeset vermerkt
Anforderung der Abnahmesets
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Voraussetzungen fr Biobanking
Aktivierung des Studienzentrums und Autorisierung
lokaler Personen (lokaler Studienleiter/-arzt, Study Nurse)
Aufklrung des Patienten durch Studienarzt
Einwilligung zur Studie und DZHK-Biobanking
Pseudonym-Anforderung fr klinische Daten (Phnotyp-Pseudonym = PatientenID)
bei Treuhandstelle ber secuTrial Erfassung von personenidentifizierenden
Angaben und Informed Consent
Biobanking-Abnahmesets im Zentrum vorhanden (Anforderung bei IKCL Greifswald
in der Anfangsphase, Lieferzeit: ca. 2-3 Wochen)
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Bentige Materialen / Informationen
Verknpfung von LIMS-Pseudonym Basis-Set (DZHK-Patienten- /
Probanden-Identifikation) mit der Biomaterial-ID Basis-Abnahmeset
(Identifikationscode des Basis-Abnahmesets, Biomaterialkennung)
Dokumentation auf dem Biomaterial-Begleitschein und in secuTrial
(in der Anfangsphase)
Anleitung zur sterilen Urinabgabe fr Patienten/Probanden (siehe Merkblatt
Gewinnung von Mittelstrahlurin)
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Rack mit vorgesteckten Aliquotgefen aus dem Basis-Abnahmeset
Biomaterial-Begleitschein (bereits ausgefllt fr Biomaterialgewinnung)
Zentrifuge (gekhlt oder ungekhlt)
Kalibrierte Pipetten und geeignete Pipettenspitzen
-80C Gefrierschrank
DZHK Biomaterialverarbeitung: Bentigte Materialien
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Blutentnahme:
Geeignete Entsorgungsmglichkeit
Ruhezeit vor Blutentnahme: 5 Minuten
Abnahmestelle: Vena cubitalis
Stauzeit < 1 Minute
Probenreihenfolge: Serum, Citrat, EDTA
Lsung der Stauung nach begonnener Blutabnahme
kein wiederholter Faustschluss
sofortiges Schwenken der Primrgefe
aufrechte Lagerung der Primrgefe
DZHK Biomaterialgewinnung: Blut
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Uringewinnung:
Etikettierung des Urinbechers
Informierung durch Merkblatt
Gewinnung von Spontan-Urin
Sofortige Dokumentation Urin-Sammelzeitpunkt und Aussehen auf
Begleitschein
Aktive Regelblutung: Notiz auf Begleitschein
DZHK Biomaterialgewinnung: Urin
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Generelle Verarbeitung:
berprfung Biomaterial-Begleitschein und Primrgefe
Zentrifugation aller Primrgefe (auch Urin):
2.000 g fr 10 min ODER 3.000 g fr 5 min
gekhlte Zentrifuge: Temperatureinstellung auf 18C
ungekhlte Zentrifuge: nach jedem Lauf abkhlen lassen
Aliquotierung in 300 l-Aliquotgefe gem Rack-Schema
lokale Lagerung bei -80C und Dokumentation des Stellplatzes
Verarbeitung durch geschultes Personal
DZHK Biomaterialverarbeitung
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Fllmenge der Aliquots
Jedes Aliquot (mit Ausnahme des Buffy Coats) muss 300 l enthalten.
Reicht die Menge nicht aus, sind weniger Aliquots zu befllen.
DZHK Biomaterialverarbeitung
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Blut:
Dokumentation von Probenbeschaffenheit (unauffllig,
lipmisch, ikterisch, hmolytisch)
Urin:
Dokumentation von Probenbeschaffenheit (unauffllig, trb, blutig)
Dokumentation auf dem Begleitschein,
inkl. Abweichungen und Probenbeschaffenheit
DZHK Biomaterialverarbeitung: Dokumentation
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Primrgefe
Biomaterial-Begleitschein
Aliquotgefe (Rack)
mglichst innerhalb von 60 Minuten nach der
Biomaterialgewinnung
DZHK Biomaterialgewinnung: Transport ins Labor
Dokumentation intern
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Dokumentation des Lagerortes gem rtlichen Standards, muss jedoch
mindestens enthalten:
Exakter Lagerort (inkl. Rack und Biomaterialnummer)
Jegliche Biomaterialentnahme (inkl. Grund und Verbleib des
entnommenen Materials)
Jegliche Auftau- und Wiedereinfrierschritte
Besonderheiten
Biobanking-Dokumentation
Dokumentation extern
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eCRFs fr Studien-Set und Basis-Set in Studiendatenbank secuTrial
(bergangslsung)
Biobanking-Dokumentation
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LIMS-Pseudonym bei Auswhlen eingeben
=> Basis- UND Studien-Begleitscheine im
secuTrial anlegen
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DZHK Biomaterialverarbeitung: Begleitscheine
Biomaterial-Begleitschein: Basis-Set nach Erfassung in secuTrial an die DZHK-Geschftsstelle faxen (DZHK-Geschftsstelle)
Biomaterial-Begleitschein: TransitionCHF (studienspezifisch) nach Erfassung in secuTrial an Angelika Beneke (Fax-Nummer: 0551 / 39-10947) schicken
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Das Wichtigste auf einen Blick
Biomaterialgewinnung, -verarbeitung und lagerung
nur nach vorheriger Einwilligung des Patienten / Probanden!
Blutentnahme, Biomaterialverarbeitung und lagerung
durch geschultes Personal
DZHK-externe Studienzentren: wenn Lagerung nur bei -20C mglich, dann (schnellst
mglicher) Transport innerhalb einer Woche an ein DZHK-internes Zentrum organisieren
Dokumentation aller Ablaufschritte,
einschlielich LIMS-Pseudonym und Biomaterial-ID/Basis-Abnahmeset sowie
alle Abweichungen auf Biomaterial-Begleitschein und
Erfassung in secuTrial (Anfangsphase)