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statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)1

Statistik-Tool für Bildungsträger

Excel – Applikationwww.statistik-tool.de vhs-Vaterstetten - Hubert Schierl

Stand: 11.03.2008

Einsatzgebiet

Bildungsträger in der Erwachsenen- und Jugendbildung

Volkshochschulen

Zielsetzung

Controlling Entwicklung der Einrichtung,

Fachbereichen, Unterfachbereichen Auswertung als „Blitzlicht“ Auswertung als Semestervergleich Entwicklung innerhalb eines Semesters Darstellung in Zahlen und Diagrammen Auswertungen auch kalenderjahrweise Benchmarking von vhsen

Voraussetzung

Einsatz einer Branchensoftware die in der Lage ist, Daten hinsichtlich bestimmter Kriterien (Filter) zu exportieren. Zum Beispiel:

winBasys; sqlBasis (Kufersoftware); Lissy; Fischer-Software in Vorbereitung

ExcelXP, Excel2003 oder Excel2007

Greift das Tool in den eigenen Datenbestand ein?

NEIN! Es bereitet den exportierten

Datenbestand aus und analysiert diesen

Eigene, benutzerdefinierte Analysen sind darüber hinaus möglich

Auswertungsmöglichkeiten

Standardauswertungen Individuelle Auswertungen

(erfordert entsprechende Excelkenntnisse) Fehlerprotokolle Erstellung von Benchmarking-Kennzahlen

des bvv ToDo-Listen Kursbezogene Listen mit dem ListGenerator

Standardauswertungen

Interpretation der Kursnummer in Bezug zu definierten Fachbereichen Grobe Auswertung Feine Auswertung (für Unterfachbereiche)

Interpretation dvv/bvv-Statistik in Bezug zu den definierten Fachbereichen Grobe Auswertung Feine Auswertung (für Unterfachbereiche)

Standard-Indikatoren

Stand der Anmeldungen Kursanzahl mit Ausfallquote Gebühren Unterrichtseinheiten Teilnehmer-Doppelstunden Kursbezogene Ausgaben Deckungsbeitrag

bvv-Indikatoren

Siehe Standard-Indikatoren Innovationsrate Kursraumauslastung Personalkosten pro Doppelstunde Alle Indikatoren sind als Gesamtschau,

Fachbereichs- und Mitarbeiterbezogen dargestellt oder als Vergleich zwischen Semestern darstellbar

Finanzcontrolling Kalenderjahr

Das Exceltool gibt folgende Indikatoren kalenderjährlich aus:EinnahmenAusgabenDB1

Weitere Indikatoren (Anmeldungen, UEs, etc. können ebenfalls sehr schnell manuell angezeigt werden

Finanzcontrolling Kalenderjahr

Nach Monaten

Nach Quartalen

Wieviele Kenntnisse muss ich mitbringen?

Keine besonderen Auswertungen über die Standard-

Auswertungen hinaus erfordern spezielle Excelkenntnisse(Umgang mit Pivot-Tabellen:ca. 4 Std. Seminar)

Kurdaten-Export am Beispiel Kufer

Der Kursdatenexport läuft auf der Basis eines vordefinierten Exportfilters. Dieser wird bei der Installation mitgeliefert.

Aufruf

Kursauswahl (i.d.R. EIN Semester)

Exportfilter auswählen Dateiname (Semkennung_JJJJMMTT.dbf)

Export läuft…

Kurdaten-Export TIPP

Die Exporte sollten regelmäßig mind. 1x wöchentlich immer am gleichen Wochentag durchgeführt werden. In der Einschreibezeit (über ca. 2 Wochen hinweg täglich).

WARUM? Kursdatenexporte sind „Momentaufnahmen“ zu einem

bestimmten Zeitpunkt. Die Momentaufnahmen verschiedener Semester können verglichen werden und Tendenzen eindeutig abgelesen werden.Z.B. Wenn entsprechend die Exporte vorhanden sind:

Herbstsemester 2006 / 2007 / 2008 exakt drei Wochen nach den jeweiligen Kursbeginnen vergleichend auswerten.

Individuelle Auswertungen

Prinzipiell können ALLE! exportierten Datenfelder der Datenbank aus der Branchensoftware ausgewertet werden.

Beispiele:Verlaufskennziffern, freiwählbare

Eingabefelder (Kufer), Raumdaten, u.v.a.

Beispiele aus der Praxisfür individuelle Auswertungen Voraussetzung:

die Kurse müssen an einem exportierbaren Feld gekennzeichnet sein:

Kooperationen mit Nachbar-VHSen oder anderen Institutionen

Kurkarte Krankenkassenkursen Kinderkurse Seniorenkurse Veranstaltungsarten Auswertungen für Gebäude oder Raum Rankingtabellen (Dozenten, Deckungbeiträge, etc.) u.v.m.

Schnelle Lösungen für Praxisnahe Probleme Angenommen ein vollgeplanter

Gesundheitsraum geht an die Schule – in der man Gast ist – verloren In wenigen Minuten lassen sich mit dem Tool

Aussagen darüber machen, wie viel Teilnehmer, Kurse, und Dozenten davon betroffen sind. Wie viel UE; TN+UE; Einnahmen etc. davon bedroht sind.

Das Tool erstellt eine vorzeigbare Tabelle mit den zugehörigen Diagrammen

statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)22 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)22

Beispiel SemesterauswertungHPM & Fachbereichsbezogen – Anzahl der Anmeldungen

Beispiel SemesterauswertungHPM & Fachbereichsbezogen – Anzahl der Kurse m. Ausfallquote

Beispiel Semesterauswertungfür einen HPM & feine Fachbereichsauswertung (Anmeldungen)

Beispiel Semestervergleichefür einen HPM & feine Fachbereichsauswertung (Entwicklung von Anmeldungen für ausgewählte Unterfachbereiche)

Beispiel bvv-KennzahlenGesamt-auswertung

Wozu ein Fehlerprotokoll

Vor Abgabe eines geplanten Semesters an den Layouter/Drucker kann man allen Beteiligten das Leben erheblich erleichtern, wenn relevante Kursdaten automatisch geprüft werden.

Die Qualität kann damit gesteigert werden

Indikatoren für das Fehlerprotokoll Abfrage auf Plausibilität b.z.w.

Vorhandensein von Einträgen Beginndatum? Raumplanung durchgeführt? Konten- und Kostenstellen eingetragen? Zuständigkeit eingetragen? Dozent eingetragen? bvv/dvv-Statistik eingetragen? u.v.m.

Beispiel Fehlerprotokoll

Wie arbeitet das Tool: Fehlerprotokoll

Es stellt nur die mit Fehlern behafteten Kurse in einer Tabelle dar und markiert das Fehlende b.z.w. Falsche

ToDo-Listen für HMPs

Das Tool kann genutzt werden um automatisch ToDo-Listen zu generieren

Output ist: Absage gefährdete Kurse Kurse die über Presse

beworben werden sollten Kurse mit Warteliste

ToDo-Listen für HMPs

Das Tool kann genutzt werden um automatisch ToDo-Listen zu generieren

Input ist: HPM-Namenskürzel Startdatum Zeitfenster Pressevorgabe

ToDo-Lisen für HMPsGe

Di 10.10.2006 I1493 NORDIC Walking 7 7 8 0 HSDi 10.10.2006 I1939 Ausfall: Einstieg in die AbenteuerKinderWelt 10/2005-12/2005 0 0 11 0 HSDi 10.10.2006 I1961 AbenteuerKinderWelt 12/2004-06/2004 8 8 9 0 HSDi 10.10.2006 I6590 Tastschreiben am PC 4 6 14 0 HSMi 11.10.2006 I6602 COMPUTERSTAMMTISCH - Interaktiver Workshop 5 6 12 0 HSDi 10.10.2006 I6642 Ausfall: EDV-Basiswissen/Windows 0 0 12 0 HSFr 20.10.2006 I6654 Textverarbeitung - MS-Word 0 6 6 0 HSDi 17.10.2006 I6699 Fit für den Neustart & Wiedereinstieg in den Beruf 6 6 8 0 HSDi 10.10.2006 I6738 Ausfall: Podcasting: Radio zum Mitnehmen 0 0 12 0 HSDo 19.10.2006 I6745 Mozilla Thunderbird - Die Kontrolle über Ihren Posteingang 5 6 6 0 HSSo 15.10.2006 I6757 Visual Basic für Anwendungen (VBA) - Programmierung 3 6 3 0 HSSo 15.10.2006 I6770 Ausfall: DVB-T-Aufnahmen - wie kann ich die Werbung entfernen 0 0 5 0 HS

Di 10.10.2006 I1402 Ausfall: Fitness - Workout 0 0 12 0 HSMo 16.10.2006 I1485 NORDIC Walking 3 6 10 0 HSDi 10.10.2006 I1939 Ausfall: Einstieg in die AbenteuerKinderWelt 10/2005-12/2005 0 0 11 0 HSDi 10.10.2006 I6590 Tastschreiben am PC 4 6 14 0 HSMi 11.10.2006 I6602 COMPUTERSTAMMTISCH - Interaktiver Workshop 5 6 12 0 HSDi 10.10.2006 I6642 Ausfall: EDV-Basiswissen/Windows 0 0 12 0 HSDi 10.10.2006 I6738 Ausfall: Podcasting: Radio zum Mitnehmen 0 0 12 0 HS

Di 10.10.2006 I1259 Feldenkrais 9 8 9 3 HSDi 10.10.2006 I1330 Präv. Bewegungsschulung mit Wirbelsäulengym. 15 7 15 1 HSDi 10.10.2006 I1366 Wirbelsäulen- und Ausgleichsgymnastik 10 8 10 3 HSMi 11.10.2006 I1371 Mit Qi Gong die Wirbelsäule beleben 6 3 6 1 HSDi 10.10.2006 I1436 Callanetics & Slimnastic mit Musik 17 7 17 1 HS

Der Listgenerator

…wurde im März 2008 auf Wunsch von Anregungen der Anwender eingearbeitet

Zielsetzung sind:Kursbezogene Listen

Basis: Excel-Spezialfilter für vordefinierte oder schnell neu definierte Listen

Der Listgenerator

Liste der exportierten Felder(Feld kann auch einfacheingetippt, aus ausgewählt werden)

undoder

Der Listgenerator

Die Ausgabefelder werden im Ausgabebereich genauso wie im Filterbereich definiert…

Der Listgenerator

Die Listendefinitionen können abgespeichert und wiederaufgerufen werden

Wozu einen Listgenerator?

Schnelle Filter - und Ausgabedefinitionen

Speichern und Rückspeichern der Definitionen

Sehr schnelle Listenerstellung Einfache Handhabung

Der Listgenerator eignet sich für… Komplexe, selten genutzte benutzerdefinierte

kursbezogenen Listen Immer wiederkehrende kursbezogene Listen lassen

sich schnell erstellen.Filter- und Listeausgabe lassen sich leicht abspeichern und wieder aufrufen.

Beispiele (mit entsprechenden Hinterlegungen): Was beginnt in einem Raum/Gebäude am Vormittag Liste von Kursen mit Anmeldungen die in Kooperation

angeboten werden Liste von Kursen für's Wochenende mit Notizen für

Schließdienst/Hausmeister u.v.m.

Referenzen

Bayr. Volkshochschulverband vhs-Vaterstetten vhs-Rosenheim vhs-Prien vhs-Neubiberg/Ottobrunn vhs-Mühldorf vhs-Kitzingen vhs-Starnberger See

Das Tool haben folgende Institution im Einsatz (Stand März. 2008):

vhs-Grafing vhs-Dachau vhs-Unterhaching vhs-Taufkirchen vhs-Sauerlach vhs-Garmisch vhs-Lkr. Regensburg

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Anfragen.

Kann das Tool an unsere Bedürfnisse angepasst werden? Die Art der

Kursnummer kann leicht konfiguriert werden:Semesterkennung,ggf. vhs-Kennung (für vhs-Verbund)Anzahl der Stellen,Suffixe

Wie wird das Tool installiert? Bisher wurde das Tool von

Hubert Schierl - der eng mit der Entwicklung verknüpft ist – vor Ort bei der jeweiligen Einrichtung installiert, konfiguriert und auf die persönlichen Bedürfnisse angepasst.

Eine Einweisung erfolgt gleich im Anschluß Eine weitergehende Schulung (insb. Excel-

Pivot-Tabellen) ist möglich.

Weitere Entwicklung

Der bvv möchte das Tool für alle vhsen, die sich am Benchmarking-Projekt beteiligen empfehlen

Vielen vhsen möchten das Tool demnächst implementieren

Bildungseinrichtungen aus Österreich, Italien und Ungarn sind daran interessiert. Geplant ist eine englische Übersetzung des Tools

Kosten

Excel-Tool: 450.- EUR Installation/Einweisung nach Aufwand

50.- EUR / Std. Fahrtkosten

Weitere Tools die an der vhs-Vaterstetten entwickelt wurden Wohnortstatistik

(Analyse und Darstellung von Teilnehmerbelegungen als Relation von Wohnort zu Kursort und umgekehrt)

Qualitätssicherung über elektronisch Auswertbare Fragebögen

Kontakt

Hubert Schierl(stellv. Leiter)

vhs-VaterstettenWendelsteinstr. 1085591 Vaterstetten+49 (0) 8106 / 35 90 20

Mail: schierl@vhs-vaterstetten.de

Webauftritt des Tools: www.statistik-tool.de

Anfragen für zentrale kostenlose Vorführungen sind willkommen!

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