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eGovernment - Herausforderungen für Staat, Bürger und Unternehmen
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Bauen Sie mit mir heute etwas an der eGov-Zukunft ! Wir haben einen Plan!
Sagrada Família - wurde 1882 begonnen und soll nach jüngsten Prognosen 2026 abgeschlossen sein
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Rolle: Director Public Service Aufgabe: Business Development/Sales Merkmale: SCRUM Product Owner Mitglied eCH-Fachgruppen und
-Arbeitsgruppen Dozent FH (eBusiness, CRM, BPM) Idealist
Personas
Benno Häfliger
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Auftrag & Ausgangslage Prozessmanagement in der Verwaltung BPM Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf
Agenda
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Im Schweizer eGovernment herrscht neu der Imperativ vor. Der elektronische Behördenschalter «muss» Realität werden, Einzellösungen «sind» durch flächendeckende Angebote «zu ersetzen». Die Mehrheit der befragten Unternehmen (57 Prozent) will nicht nur Informationen online abrufen, sondern Behördengänge direkt elektronisch abwickeln. (gfs.bern)
Auftrag eGovernment: mit den Bürgern Schritt halten
«eGovernment wird eine echte ePartizipation der Bürger am Staat möglich machen. Zugleich werden die elektronischen Prozesse dabei helfen, Bürokratie abzubauen.» Vision laut Bundesrätin Leuthard (2012)
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Harmonisieren von Projekten und Vorhaben
Überdenken bestehende Prozesse Servicebasierte Instrumentierung
für die Verwaltung einführen (Cloud) Involvieren der “Kunden”
via Social Media und CiRM-Strategie Paradigmawechsel - Bürger ist
“Begin User”, nicht “End User”
Auftrag Was gehört dazu?
Netcetera | 7 Quelle: Grafik aus AX2 von Abraxas
Wie die Verwaltung heute funktioniert ….
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Quelle: Thomas Schärli, Kanton BS
… dabei ist alles schon so schön reglementiert
Politik
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Merkmale
Prozesse
Leistungen
Kun
de
Pen
sion
skas
se
Antrag stellen
Verfahren er ö ffnen
Dossier aktualisieren
Antrag bewilligen
Antrag pr ü fen
+ +
+ +
Am
t f ü r S
ozia
l -
vers
iche
rung
en
Entscheid eröffnet
Prozessdarstellung
Basisdatendienste „Vernetzte Verwaltung CH“
1. Aufgaben- und 2. Leistungsbeschreibung
Leistungsarchitektur(en)
Aufgabengliederung zur sachlichen Einordnung von Leistungen
Aufgabenlandkarte(n)
Kernaufgaben K1 Produktion Kn Gruppe K2 Zahlungen
Unterstützungsaufgaben S1 Finanzen Sn Gruppe S2 Personal
Führungsaufgaben F1 Amtspolitik Fn Gruppe F1 Amtspolitik Fn Gruppe Strategie ….. Planung
K1 Produktion Kn Gruppe K2 Zahlungen Arbeit Bildung Bauen
S1 Finanzen Sn Gruppe S2 Personal Finanzen ….. Personal
K1 Produktion Kn Gruppe K2 Zahlungen K1 Produktion Kn Gruppe K2 Zahlungen Steuern ….. Umwelt
Leistungsinventar
Leistung ID-2308BA Landwirtschaft BLW
Leistungsarchitektur„ID 2308 –
Einfuhrbewilligung“
Leistung ID-2345Zollverwaltung EZV
Importeur stellt Gesuch
Prüfen von Voraussetzungen !
Entscheid !
3. Prozessbeschreibung & -darstellung
Aufgaben
Merkmale
Prozessbeschreibung
BPM-Dokumentation
Aufgabe Leistung
Referenzverzeichnis-Dienste für durchgängige, verwaltungsübergreifende
Prozesse
Behörden-verzeichnis
weitere…
Zugangs-strukturen
Unterneh-mens-ID
eFormular-Dienst
Leistungs-inventar
Leistungs-& Prozess-dokumen-tation
Leistungs-architek-turen IAM-Dienst
Gesetze
priorisierte E-Government-Vorhaben
„Geschäftsarchitektur“
«Vernetzte Verwaltung» - Element zur Beschreibung aus: eCH-0138 Rahmenkonzept zur Beschreibung von Aufgaben, Leistungen, Prozessen und Zugangsstrukturen der öffentlichen Verwaltung der Schweiz
Betrachtungsebenen
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Auftrag & Ausgangslage Prozessmanagement in der Verwaltung BPM Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf
Agenda
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Prozessorientierung in der Verwaltung - Wozu?
Fit sein für die Zukunft: E-Government / Vernetzte Verwaltung, Fusionen und regionale Zusammenarbeit, Kundenorientierung
Qualitätssicherung und –Verbesserung (Bsp. QMS und IKS)
Sicherstellung einer ordentlichen Geschäftsführung (GEVER, ECM, Langzeitarchivierung)
Sicherstellung von Nachfolgeregelung, Stellvertretungen
Prozessoptimierung vor Beschaffung neuer Applikationen
Bewältigung der wachsenden Herausforderungen mit gleichbleibenden Ressourcen (Effizienz- und Kostenoptimierung)
Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der Organisation
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Aber: Komplexe Prozesse können nicht einfach elektronisch abgebildet werden, sondern bedürfen einer «erweiterten» Betrachtungsweise
Baubewilligungsprozess Beratung vor Bau-gesuchseinreichung
Keine IT-Unterstützung verfügbar
Verschiedene Fachanwendung verfügbar
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Auftrag & Ausgangslage Prozessmanagement in der Verwaltung BPM-Prozessportal IG ICT – Stadt Dübendorf
Agenda
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Herausforderungen von Kanton, Bund…. eGovernment Schweiz - Vernetzte Verwaltung
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Refrenzdienste B2.13
Prozessplatt-form B1.13
Gemeinde-plattform
BPM Prozessportal
Referenzdienste B2.13 verfügt über sämtliche auf eCH-Basis vereinbarten Referenzdaten wie Leistungskatalog, Leistungsbeschreibung, Behördenverzeichnis, etc. und dient der Veredelung/Anreicherung von eGovernment-Prozessen. Prozessplattform B1.13 ist «Schaufenster» und Dialog-plattform für alle prozess-orientierten Verwaltungen mit dem Ziel, einheitliche Dokumentationsstandards zu leben, Best-Practice zu erlernen und eGovernment zu harmonisieren. Gemeindeplattform BPM-Prozesseportal ist ein Kooperations-Projekt zwischen Netcetera, Abraxas und BOC. Hierin vereinen sich Modellierungs-, Dokumentations- und Auswertungs-Dienst aus der Cloud für Gemeinden und Kantone. Ergänzt durch Qualitätssicherungs-Prozesse (eCH) und eine direkte Integration in die Prozessplattform.
BPM in den Gemeinden – Gemeinsam geht’s! Prozessorientierung in der Verwaltung – Womit?
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BPM in den Gemeinden – Gemeinsam geht’s! Prozessorientierung in der Verwaltung – Wie?
Stadt Wetzikon
Weitere Regionen
Verbände
Gemeinde Bülach
Prozess-Modellierung
„lokale“ Portale, Leistungs- und Prozessdokumentationen von Gemeinden und Kantonen
Kanton Zürich Kooperation
VZGV Sponsor
IG ICT Koordination
Dübendorf Vorreiter
IG / ICT, VZGV – Starting Point: Prozesse der Gemeinden werden immer wichtiger Bedürfnis nach Prozessen erkannt im «Leitfaden IG
ICT ECM Strategie» Bedürfnis erkannt in der Arbeitsgruppe VZGV QMS in
der Gemeinde Bedürfnis IKS Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der
Organisation
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IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Ausgangslage: Vision und Strategie
Vision „Wir gehören zu den Besten unserer Branche“. Strategieleitsätze: Wir wollen beispielsweise erreichen, … … das Wissen in der Stadtverwaltung zu sichern und ein Wissensmanagement aufzubauen, damit Fach-, Sozial-, Methoden- und Führungskompetenzen im Alltag wirkungsvoll zum Tragen kommen. … das Qualitätsmanagementsystem (QMS) als Führungs- und Arbeitsinstrument zu etablieren und daraus weitere Instrumente abzuleiten, die einfach aufgebaut und praktikabel sind. … die Arbeit in der Stadtverwaltung durch zweckmässige, kompatible und moderne Informations- und Kommunikationstechnologie (ICT) zu prägen, damit die Aufgaben effizient erledigt werden können. Das eCH-Projekt B1.13 „Prozessaustauschplattform für Gemeinden und Kantone“ entspricht unseren innovativen Ideen und wir kommen unserer Vision einen Schritt näher.
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IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Ausgangslage: Zielsetzung Die Stadtverwaltung Dübendorf ist ISO 9001:2008 zertifiziert Zielanforderungen für BPM: Anwenderfreundliches und transparentes QMS Aufbau und Integration IKS Lenkung und Steuerung durch Kennzahlen mit BSC Wissensmanagement für Mitarbeitende (WM)
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IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Der Weg zur Eigenkompetenz Erarbeitung von Best Practices (Prozessen)
der wichtigsten Vorhaben von Kantonen und deren Gemeinden
Erfassen in einem Prozessrepository (DB) für den Zugriff partizipierender Gemeinden
Gemeinden werden bei der Aufnahme spezifischer Prozesse unterstützt
Prozesse überprüfen (eCH, BPMN, Schnittstellen) – eCH approved! Erlangen eines Gütesiegels (B1.13)
IKS-Erweiterung. Prozess- oder Organisations-bezogenes Risiko-Management mit automatischer Dokumentation und Auswertung
ISO, IKS, BSC weitere
Readiness / Standards -0073-75 -0140 -0158 Fitness / Pilotierung -0143 Organisationshandbuch Prozess-Management -0xxx BPM-Reifegradmodell
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Web-Oberfläche Rolle 1
Web-Oberfläche Rolle 2
Web-Oberfläche Rolle 3
DB
ADONIS
Rich Client
Mit dem BPM Prozessportal erhalten die Benutzer einen rollen- und aufgabenspezifischen Online-Web-Zugriff: genau jene Informationen die für die Rolle und ihre Arbeit relevant sind die für ihre Aufgaben benötigte Funktionalität in einer intuitiven Web-Oberfläche die keine Schulung erfordert!
IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Portalkonzept
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IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Arbeiten gemäss Projektleitfaden StarterKit eCH-0138
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Oberfläche / Look and Feel
Modellierungsassistent
IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Arbeiten aus der Cloud
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Oberfläche / Look and Feel (HTML im Browser)
IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Publizieren direkt in Intranets, Austauschplattform …
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Export
Möglichkeit, aus verschiedenen printbasierten (doc oder pdf) Druckvorlagen zu wählen.
IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf … oder andere, wie Word, Excel, etc.
IKS-Report
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IG ICT, VZGV – Stadt Dübendorf Ausblick
Geschäftsprozess
Kontrollprozess
Risiken
Kontrollen
• Aktivitätsbezogene Risiko/Kontrollzuordnung
• Alternativ: • Prozessbezogen • Prozess-
/Aktivitätsunabhängig
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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!