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Höhere Mitarbeiterzufriedenheit mit Benefitportalen:Projektbericht zur bAV Suite am aktuellen Kundenbeispiel
STRATEGIETAGE HUMAN RESOURCESDEUTSCHLAND VOLUME 1
16. JUNI 2021 – 12:10 UHR
ESCRIBA AG
No-/Low-Coding Technologie für Dokumente und Prozesse
Gegründet 1998 in Berlin
Management Dr. Juergen Erbeldinger (Gründer und CEO)Jürgen Anneken (CFO)Christian Rathgen (Business Development)Jens Rohnstock (CTO)Markus Görtz (COO)
Mitarbeiter 82 Vollzeitbeschäftigte38 Full Stack Entwickler (Deep Coder) 32 NLC-Consultants für Dokumenten und Prozesse
Standorte Berlin, München, Stuttgart, Basel, Belgrad, Tetovo
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Über das IWV Institut
Ihr neutraler und kompetenter Partner für die betriebliche Altersversorgung!Wir stehen für Qualität in Beratung und Service. Für unsere Kunden bedeutet das Konzepte und Lösungen, die ihren Anforderungen exakt entsprechen. Unsere Beratungsleistung gilt als zielführend, kundennah, ganzheitlich und sehr innovativ.
Wir beraten produktunabhängig und objektiv und haben das Ziel, die beste Lösung für unsere Mandanten zu erarbeiten.
Unsere Beratungsleistungen reichen von der
• Ausgestaltung von kollektivrechtlichen Versorgungsregelungen und Einzelpensionszusagen (Führungskräfte)
über
• die Neuordnung von bestehenden Versorgungswerken
bis hin zum
• kompletten Versorgungsmanagement.
Die Beratung erfolgt sowohl
• in arbeits- und steuerrechtlicher
als auch
• in finanzierungstechnischerHinsicht, einschließlichder Verhandlungen mit den betriebsverfassungsrechtlichenGremien.
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Unser Service im Überblick(Auszug – kollektivrechtliche Versorgungswerke)
Consulting / Konzeption …… in Verbindung mit Rechtsberatung und Aktuardienstleistungen
Analyse bestehender Versorgungswerke Einrichtung oder Neuordnung• Prüfung der arbeitsrechtlichen Gestaltung und
vertraglichen Vereinbarungen
• Prüfung der steuerrechtlichen und bilanziellen Gestaltung
• Prüfung des Durchführungsweges
• Analyse der Altersstruktur und Zusammensetzung des Bestandes
• Betriebswirtschaftliche Betrachtungen und Ableitung von Szenarien
• Versicherungsmathematische Langfristprognosen der wesentlichen Bilanzgrößen
• Empfehlung und Gestaltungshinweise
• Zieldefinition und Analyse des Mitarbeiterbestandes
• Entwurf eines Versorgungskonzeptes
• Finanzierungskonzeption – intern oder extern
• Vertragliche Gestaltung der Versorgungsordnung
• Abstimmung mit dem Betriebsrat, Steuerberater/Wirtschaftsprüfer
• Anpassung vorhandener Versorgungswerke an die aktuelle steuer- und arbeitsrechtliche Entwicklung
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Rechtliche Beratungsleistungen
Bietet die Vielfalt der deutschen betrieblichen Altersversorgung (bAV) einerseits ausreichend Spielraum zur Schaffung individueller Unternehmenslösungen, so stellen die sich ständig ändernden Rahmenbedingungen, eine kaum noch überschaubare Rechtsprechung sowie die aktuellen tarifvertraglichen Entwicklungen die Unternehmen vor immer größer werdende Herausforderungen.
Als gerichtlich zugelassener Rentenberater begleiten wir Sie in allen rechtlichen Fragen Ihrer bAV.
Unsere Experten unterstützen Sie bei der richtigen Formulierung aller betrieblichen Vereinbarungen, erstellen Versorgungsordnungen und überwachen die Richtigkeit aller betrieblichen Zusagen.
Nutzen Sie das Wissen unserer Rechtsexperten zu folgenden Schwerpunkten:
• Überprüfung, Anpassung und Formulierung von Versorgungsordnungen und anderer Betriebsvereinbarungen
• Überprüfung, Anpassung und Formulierung von Sonderzusagen für Vorstände, Geschäftsführer und andere Führungskräfte
• Begleitung bei der Umsetzung von Tarifvereinbarungen
• Beobachtung und Analyse der rechtlichen Entwicklung
• Durchführung von rechtlichen Stellungnahmen
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Versicherungsmathematische Dienstleistungen
Versicherungsmathematik- Es ist wichtig zu wissen, wo der Weg hinführt
Daher bedürfen betriebliche Versorgungswerke einer langfristig planbaren Finanzierung, bei der alle möglichen finanziellen und biometrischen Risiken berücksichtigt sind.
Unsere versicherungsmathematische Abteilung (Aktuariat) unterstützt Sie bei der korrekten Bewertung sämtlicher Versorgungsverpflichtungen nach nationalen oder internationalen Grundsätzen und sorgt somit für die notwendige Transparenz. Darüber hinaus erstellen wir kurz- und mittelfristige Prognosegutachten.
Mit unseren Langfristanalysen unterstützen wir Sie bei der aussagekräftigen Beurteilung der Finanzierbarkeit von bestehenden oder neu einzurichtenden Versorgungsversprechen.
Nutzen Sie unseren umfangreichen versicherungsmathematischen Service in folgenden Schwerpunktthemen:
• Erstellung von versicherungs-mathematischen Gutachten für Pensions-, Altersteilzeit- und andere Personalverpflichtungen für die deutsche Steuerbilanz (auf Basis § 6a EStG bzw. § 4d EStG) sowie für die Handelsbilanz (deutsches Recht)
• Erstellung von versicherungs-mathematischen Gutachten für Pensions-, Altersteilzeit- und andere Personalverpflichtungen gemäß internationalen Richtlinien (z.B. IFRS/IAS19, US-GAAP/FAS87)
• Beratung zu allen aktuariellen Fragestellungen
• Ermittlung von Abfindungs-, Übertragungs- sowie Ausgleichswerten
• Bewertung bei M&A Transaktionen
• Durchführung mathematisch-betriebswirtschaftlicher Analysenund Prognoseberechnungen
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Belegschaftsberatung und -betreuung
Ihr Mehrwert Employer Branding
Klare Kommunikation
Bei der Beratung Ihrer Mitarbeiter arbeiten wir mit unterschiedlichen Kommunikationswegen – von vollständig physischer bis hin zur vollständig digitalen Beratung, abhängig von Ihren individuellen Anforderungen. In jedem Fall werden Ihre Betriebsabläufe nicht gestört und ein maximales Verständnis in Ihrer Belegschaft vermittelt. Verständnis erzeugt Akzeptanz. Mit der Akzeptanz steigen auch die Mitarbeiter-Zufriedenheit, das Betriebsklima, die Produktivität und damit Ihre Attraktivität als Arbeitgeber.
Vorsorge emotional erleben
Unsere Aufgabe ist es, die komplexen Inhalte interessant, erlebbar und fühlbar zu gestalten, damit Vorbehalte überwunden werden und die betriebliche Vorsorge in guter Erinnerung bleibt.
Durch die Einführung der betrieblichen Vorsorge in Ihrem Unternehmen verbessern Sie die Lebenssituation Ihrer Mitarbeiter und erhöhen damit die emotionale Bindung und Wertschätzung gegenüber Ihnen als Arbeitgeber überproportional.
• Nutzen Sie unseren hybriden Beratungsansatz für Ihre Mitarbeiter incl. integrierter digitaler Services :
• Ganzheitliche Vorsorgeberatung
• Erstellung Kommunikationskampagne
• Organisation der Beratungsgespräche
• Information der Mitarbeiter (auch als Online-Seminar)
• Persönliche Beratung & digitale Signatur
• Digitale Verwaltung
• Onlineberatung mit digitalem Vorsorgeberater
• Kontinuierliche Beratung
Unsere Kompetenzträger zu diesem Themain der IWV-Gruppe:
persönlich-emotional technisch-digital
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Ein Überblick über die Unternehmen der IWV Gruppe
„INSTITUT“Unternehmens-beratung und
Services[bAV]
Belegschafts-beratung und -betreuung
„DATA“Software,
Portale, Prozesse
NLC-Plattform | agile Software Entwicklung |
Technologieexperte
* = vereinfachte Darstellung, ohne Ausweis der Beteiligungsstruktur
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Erfüllung aller Kundenanforderungen durch individuelle Dienstleistungen
bAV
Universalbetreuung
Analyse und Bewertung bestehender bAV
Beratung ArbG und Belegschaft
Anwartschafts- und Rentnerverwaltung
Einrichtung und Betreuung von Zeitwertkonten und anderen
Fundinglösungen
Softwarelösungen & IT Infrasruktur
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O -
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rcin
g
+
-
Sonderlösungen, z.B.
Individual-
software bAV
Full-Service
bAV
inkl. Payroll
Rentner
Neueinrichtung bAV
Belegschaftsberatung
Übernahme von Teilprozessen und
einzelnen Verwaltungs-tätigkeiten
Inhouse - ADMIN durch UNTERNEHMEN (ArbG)
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bAV-Plattform
1. Content:Beschreibung der Versorgungsbausteinedes Unternehmens sowie der weiterenInformationen zum Gesamtkontext(DRV Bund, private Versorgung, etc.)
2. Funktionen und Rechner:Berechnung von Anwartschaften ausder DRV Bund, Brutto-Netto-Effekte ausder Entgeltumwandlung, ArbG-Förderung aus VersorgungsordnungenbAV sowie weitere Anforderungen
3. Daten und Dokumente:alle möglichen Versorgungsbausteine, Policen, Standmitteilungen, Entgeltumwandlungsformulare, etc.
4. Intelligence:Prozessoptimierung zur Beratung, Einrichtung und Verwaltung der unterschiedlichen bAV-Lösungen
Nutzendarstellung für das Unternehmen- mehrstufige Integration der HR-Anforderungen in eine Plattform
Integration Self-Service (HR)
• ESS-Employee-Self-Service-Funktionalitäten ausder Welt der HR mit Anbindung an eigeneSysteme des Firmenkunden
• Abwesenheiten (Urlaubsverwaltung, AUB-Workflows, o.ä.), Bescheidwesen
• Weitere Funktionalitäten
Integration Benefit-Welt
1. Content:Ganzheitliche Darstellung aller Unternehmens-Benefits in einer Plattform und einheitlicher Absprungin externe Anbieterportale
2. Funktionen und Rechner:Bewertung und Vergleichbarkeit von Benefits
Kernkompetenz!
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SOCIAL
MEDIACLOUD BIG DATA
INTERNET
OF
THINGS
MOBILITY CYBER
SECURITYAnalytik und der Zugang zu den
richtigen Daten (bestehende
Versorgungsbausteine aus
gesetzlichen und betrieblichen
Bausteinen) ermöglichen neue
Erkenntnisse und
entscheidungsrelevante
Informationen, die speziell in der
Versorgung des Mitarbeiters
wichtig sind.
Die Virtualisierung und
Nutzung von Infrastruktur,
Plattformen und
Anwendungen als Service
(XaaS) ermöglicht eine
bessere Skalierbarkeit und
Flexibilität.
Ermöglichen Sie neue Wege
und treiben Sie die
Erwartungen an Interaktion,
Personalisierung und den
Aufbau von Beziehungen
innerhalb des Unternehmens
und mit Kunden voran.
Schutz der
Informationssysteme vor
Diebstahl oder
Beschädigung der
Hardware, der Software
und der Informationen
unserer Benutzer.
Der ungebrochene Trend
zur Nutzung mobiler
Geräte hat Auswirkungen
darauf, wie Menschen
interagieren, Informationen
nutzen und wie
Unternehmen sie erreichen.
Vernetzte Geräte aller Art
und günstige Integrationen
überall erzeugen große
Datenmengen, die ein
effektives Management
benötigen.
Neue Technologietrends | Unternehmen <-> Mitarbeiter
• Versorgungsbausteine des Unternehmens (bAV) existieren nicht isoliert zu allen anderen Anwartschaften (gesetzliche und private Versorgungssituation) sondern sind Teil einer Gesamtlösung -> Welcher Bedarf, welcher Nutzen ergibt sich aus dem Angebot des Unternehmens?
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Projektbericht zur bAV Suite
Die Ausgangssituation beim Kunden (z.B. HÖRMANN Gruppe ):
• Unternehmensgruppe mit ca. 27 verbundenen Unternehmen• „technische Ausstattung“ von Mutter- und
Tochtergesellschaften uneinheitlich[… von SAP über DATEV-Lösung bis zu individuellenLösungen in kleinen Einheiten …]
• Heterogene Versorgungswelt (bAV):
• Direktzusagen - aus kollektivrechtlichen Regelungen (Betriebsvereinbarungen), teilweise durch M&A Aktivitäten „eingekauft“, mit komplexen Anforderungen in der Administration (Leistungsfeststellung, vers. math. Bewertung, innen- und extern-finanziert)
• Vers. förmige Durchführungswege (DV | PK | UK) – geprägt durch tarifvertragliche Versorgungsbausteine, keine Restriktionen bei Produktgeber- und Tarifauswahl (= ca. 35 Versicherungspartner)
• Diverse einzelvertragliche Versorgungsregelungen
• Verschiedene „Mitarbeiterbenefits“ ohne gesamtstrategischen Ansatz
• Keine einheitliche Kommunikationsplattform (Intranet/ Extranet/ Portale der Benefit-Anbieter) mit unterschiedlichen Wahrnehmungen und Bedarfsdefinitionen auf Arbeitgeber- und Betriebsratsseite
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Zielsetzung des Kunden
Hauptziele (bAV):• Neuordnung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) mit Integration der
rechtlichen Anforderungen aus dem Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG)
• Vereinheitlichung der bAV über die gesamte Gruppe
• Transparenz zu allen Versorgungsbausteinen für die Mitarbeiter über ein Online-Portal mit zusätzlichen Funktionalitäten:
• Rechner zur Entgeltumwandlung und Darstellung der Arbeitgeber-Bausteine
• Zugriff auf wesentliche Versorgungsdaten
• Verfügbarkeit aller bAV relevanten Dokumente (Einrichtungsdokumente, Standmitteilungen, etc.)
• Self-Services; Terminbuchung für Beratungsgespräche; Online-Beratung
Nebenziele (Benefits und SelfService HR):• Aufbau einer „Single Point of Contact (SPoC)“ Strategie für alle Benefits im Unternehmen
• Ein mehrstufiger Ausbau weiterer Funktionalitäten ist zukünftig angedacht
• Anbindung der HCM-Kernsysteme und integrierte Service-Prozesse
• bAV als Teil der HR-Welt im Unternehmen sowie Integration weiterer Benefits wie z.B. Einkaufsportale, LeasingBike, ShoppingCard, Shop für Arbeitskleidung, etc.
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Umsetzungslösung – unsere Softwaresuite XAVER
Auf Basis einer modernen Technologie/ NLC-Plattform haben wir eine Software Suite entwickelt, die mit ihren unterschiedlichen Modulen genau die vom Kunden definierten Ziele erreichen lässt:
ESCRIBA ist der führende deutsche Anbieter von No-
/Low-Code Technologie zur Digitalisierung von daten-
und dokumentenintensiven Prozessen
Die ganzheitlich digitale
HR-Plattform für
Unternehmen, mit
vollumfänglichen Services
und allen fachlichen Anforderungen.
IWV data ist ein Anbieter von Spezialsoftware
zur Organisation und Administration der
betrieblichen Altersversorgung (bAV)
Ein Blick in und hinter das Portal
Unser Maschinenraum!
Die Qualität eines „Portals“ hängt
elementar von der Qualität der
Backend-Systeme ab.
Daten. Prozesse. Funktionen
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So greifen Expertensysteme und Portalwelt ineinander
Experten-Software - SuitenVerwaltungslösungen für alle
Fachbereiche mit
Anbindungsmöglichkeit von
kundenseitig vorhandenen:Spezialanwendungen
Datenbanken
Mitarbeiter-PortalAnwendungsumgebung für die
MitarbeiterInformation
Kommunikation
Services
OrgManagerTickets
Prozesse
……
…
Zusagen-verwaltung
Versicherungs-verträge
Störfall-bearbeitung
Gutachten
SelfServiceDokuSafeEntgelt-umwandlung
SelfServiceDokuSafe
…
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… zurück zum Thema! Was wollten Sie heute erfahren?
• bAV-Portale als Teil der ganzheitlichen Mitarbeiterkommunikation im HR-Bereich
• Prozesse end to end digital abbilden mitNo- und Low-Code Plattformen
• Prozesse eigenständig anpassen undweiterentwickeln bis hin zur eigenen App
Software – Suiten (Backend)
Haben Sie Fragen an uns?
Portal (Frontend)
Beratung - Spezialisten
Service - Outsourcing
Ben
efi
ts
Pers
on
al
Betr
ieb
lich
e
Alt
ers
vers
org
un
g
HR – Serviceplattform | betriebliche Altersversorgung | Benefits
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Head of Delivery und Cloudmarket
ESCRIBA AG
Anschrift:
Kaiserin-Augusta-Allee 28
10553 Berlin
Kontakt:
Telefon: +49 30 280 488-0
E-Mail: info@escriba.de
Geschäftsführender Gesellschafter
INSTITUT FÜR WIRTSCHAFTSMATHEMATIK UND BETRIEBLICHE VERSORGUNGSSYSTEME GMBH
Anschrift:Georg-Wimmer-Ring 1285604 Zorneding
Kontakt:Telefon: +49 8106 994-440E-Mail: info@iwv-institut.de
Vielen Dank für Ihr Interesse.Wir sind gerne Ihr Ansprechpartner.