Projektabrechnung an der Medizinischen Universität Wien

für ab dem 1.1.2008 im 7. EU -Rahmenprogramm eingereichte

Projekte

Erstattungsfähige Projektkosten

Direkte Projektkosten

• Personalkosten – Temporary staff

(zusätzlich angestelltes Personal)

– Permanent staff (fest angestelltes Personal)

• Sachkosten – Material– Reisekosten– Etc.

• Abschreibung (von Investitionen)

Indirekte Projektkosten– 60% Sp. Transition Flat

Rate

EU Förderquote zwischen

50 und 100 %

abhängig von Type of activity

– Research and technological development (RTD) 75%

– Demonstration activities 50%

– Management 100%

– Other activities 100%

Regelung MUW Overhead

• Das Rektorat hat beschlossen, aus dem MUW-Overhead die nicht gedeckten direkten Projektkosten auf 100% aufzufüllen (Kostendeckung).

• Kosten für Sachmittel, Temp./Perm. Staff etc. auf Innenauftrag §27.

• Die Einnahmen in Höhe der EU-Refundierung für Permanent Staff werden dem Projekt gutgeschrieben (Gutschrift Permanent Staff).

• Der verbleibende Rest wird für die Anbahnungsfinanzierung sowie zur Echtkostenabdeckung für den Bereich Forschung der MUW verwendet.

Regelung MUW Overhead

Temporary staff

Sachkosten

Investitionen

Permanent staff

60% Flat rate

EU Förd. Perm. staffEU Förd. Perm. staff

EU Förd. Temp. staff

EU Förd. Sachkosten

EU Förd. Investitionen

Verbleibender Rest der indirekten Kosten

Auffüllen der Projekt-kosten auf 100%

25% Zuschuss Anbahnungsfinanzierung,

Echtkostenabdeckung Bereich Forschung

EU FörderungDirekte Kosten

EU FörderungIndirekte Kosten

Projektkosten Verfügung Projektleiter

MUW Overhead

Mittelverwendung MUW Overhead

EU Projekt MUW Overhead

Anbahnungsfinanzierung Echtkostenabdeckung Bereich Forschung

Projektabrechnung Schema

Projektabrechnung EU

KostenMUW

FörderungEU

SaldoMUW

Direkte Kosten

Sachmittelaufwand & Temporary Staff -100 75 -25

Permanent Staff -20 15 -5

Indirekte Kosten -72 54 -18

Summe -192 144 -48

Cofinanzierung

Projektsicht SAP

KostenProjekt

GutschriftenProjekt

SaldoProjekt

Direkte Kosten

Sachmittelaufwand & Temporary Staff -100 100 0

Permanent Staff -20 20 0

Gutschrift Permanent Staff 15 15

Summe -120 135 15

Berechnung MUW-Overhead

Überweisung EU 144

Kostendeckung

Sachmittelaufwand & Temporary Staff -100

Permanent Staff -20

Gutschrift Permanent Staff -15

MUW Overhead 9

Projektabrechnung Beispiel 1

Projektabrechnung EU

KostenMUW

FörderungEU

SaldoMUW

Direkte Kosten

Sachmittelaufwand & Temporary Staff -84.625 63.469 -21.156

Permanent Staff -58.481 43.861 -14.620

Indirekte Kosten -85.864 64.398 -21.466

Summe -228.970 171.727 -57.242

Cofinanzierung

Projektsicht SAP

KostenProjekt

GutschriftenProjekt

SaldoProjekt

Direkte Kosten

Sachmittelaufwand & Temporary Staff -84.625 84.625 0

Permanent Staff -58.481 58.481 0

Gutschrift Permanent Staff 43.861 43.861

Summe -143.106 186.967 43.861

Berechnung MUW-Overhead

Überweisung EU 171.727

Kostendeckung

Sachmittelaufwand & Temporary Staff -84.625

Permanent Staff -58.481

Gutschrift Permanent Staff -43.861

MUW Overhead -15.240

Projektabrechnung Beispiel 2

Projektabrechnung EU

KostenMUW

FörderungEU

SaldoMUW

Direkte Kosten

Sachmittelaufwand & Temporary Staff -110.299 82.724 -27.575

Permanent Staff -25.200 18.900 -6.300

Indirekte Kosten -81.299 60.975 -20.325

Summe -216.798 162.599 -54.200

Cofinanzierung

Projektsicht SAP

KostenProjekt

GutschriftenProjekt

SaldoProjekt

Direkte Kosten

Sachmittelaufwand & Temporary Staff -110.299 110.299 0

Permanent Staff -25.200 25.200 0

Gutschrift Permanent Staff 18.900 18.900

Summe -135.499 154.399 18.900

Berechnung MUW-Overhead

Überweisung EU 162.599

Kostendeckung

Sachmittelaufwand & Temporary Staff -110.299

Permanent Staff -25.200

Gutschrift Permanent Staff -18.900

MUW Overhead 8.200

RegelungAnbahnungsfinanzierung

• Das BM.W_F fördert bis zu 75% der anerkannten Kosten für die Projektvorbereitungsphase. Aus den MUW-Overheads wird die Auffüllung auf 100% der anerkannten Kosten übernommen.

• Abwicklung über Projekt im §27.

• Da die Anbahnungsfinanzierung seitens des Ministeriums sehr spät ausbezahlt wird, können bis zu 60% der eingereichten Kosten vorfinanziert werden (auf Veranlassung Forschungssupport).

• Bedingung: Bestätigung EU-Kommission über die erfolgreiche Einreichung des EU-Projektes und positive Abwicklung + Abschluss (Endabrechnung bei FFG, alle Dokumente und Rechnungen).

AbwicklungAnbahnungsfinanzierung

• Einreichung beim FFG• Projektmeldung (§27) • Verfügung über Innenauftrag• Meldung genehmigte Mittel an Forschungssupport• Überweisung 1. Tranche• Abrechnung durch die Stabstelle Controlling • Endabrechnung FFG• 2. Tranche FFG• Anweisung der MUW-Cofinanzierung auf Projekt.

EU Zeiterfassung

• Einheitliche Zeiterfassung für alle EU ProjektmitarbeiterInnen im Intranet unter Forschung – Downloads –> EU-Projekte –> EU-Zeiterfassung

• Für Mitarbeiter Permanent Staff und Temporary Staff• Vollständige Zeiterfassung Normalarbeitszeit (außer JD,

Überstunden)• Am Ende der Abrechnungsperiode Erstellen des

Leistungsnachweises• Weiterleitung des Leistungsnachweises für fest

angestelltes Personal (permanent staff) an die Stabstelle Controlling

• Ermittlung und Berücksichtigung der Kosten des permanent staff in der Abrechnung gegenüber EU (Einzelpostenbericht und Financial Statement)

EU-Projektabtrechnung@meduniwien.ac.at