Post on 02-Oct-2020
transcript
Online Events
Whitepaper
Strabico Kattenstraat 17 6221 ET Maastricht Nederland KVK: 14110300 Bank: NL20INGB0005944111
April 2020 Jan Scheele
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 2
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave ................................................................................................................................ 2
Virtueel event ................................................................................................................................. 3
Geweldige kansen ........................................................................................................................... 5
Belangrijke uitdagingen ................................................................................................................... 9
Succesvolle stappen ...................................................................................................................... 12
Top Tools ....................................................................................................................................... 15
Strabico ......................................................................................................................................... 17
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 3
Virtueel event
Naast dat grote evenementen en congressen momenteel verboden zijn in veel
landen, vanwege de corona crisis, zien steeds meer organisaties de grote voordelen
in van het online organiseren van een event. Door de huidige tijdsgeest gaan de
digitale ontwikkelingen snel, schieten de handige tools als paddenstoelen uit de
grond en went de maatschappij heel snel aan het virtueel leven; werken, sporten,
onderwijs en events bijwonen.
Digitale events bestaan al langer. Het meest recente Apple-event werd door 1.8
miljoen mensen live bekeken en er zijn ook al genoeg events die tienduizenden
bezoekers online aantrekken, om in verschillende digitale omgevingen een event te
beleven; keynotes kijken, subsessies bijwonen, dialogen aangaan en netwerken.
Verschillende grote bedrijven zoals Microsoft, Adobe, IBM en Facebook, hebben al
hun grote events online getrokken en aangekondigd dat zij al hun wereldwijde
events in de cloud gaan organiseren. Ook in Nederland komen er elke dag nieuwe
voorbeelden bij; van Koningsdag tot grote festivals.
Gartner verwacht dat in 2024 nog maar een kwart van alle zakelijke events offline
plaatsvindt, waar dat afgelopen jaar nog 60% was.
De afgelopen weken hebben wij al veel toonaangevende organisaties in binnen- en
buitenland mogen helpen met het organiseren van een online event. Vaak wordt
gedacht dat dit je hiervoor simpelweg de ‘offline plannen’ digitaliseert, maar het is al
heel erg duidelijk geworden dat dit vaak niet werkt en dat je hiermee ook veel
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 4
additionele mogelijkheden mist. Opnieuw nadenken over de klantreis, de
doelgroep(en), het programma, de beleving, het netwerken en vele andere, cruciale
elementen van een event, is noodzakelijk om een succes te maken van het digitale
event. Er zijn ontzettend veel kansen, maar ook veel valkuilen. Geweldige extra
mogelijkheden, maar ook onmogelijkheden. In deze whitepaper gaan wij hier
uitgebreid op in.
Een keer virtueel koffie drinken (zwart graag!) om jouw virtuele plannen te
bespreken? Neem gerust contact op!
April 2020,
Jan Scheele
jan@strabico.nl
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 5
Geweldige kansen Anno 2020 zijn de voordelen om digitaal een event te organiseren, eindeloos.
Daarnaast speelt het op verschillende manieren goed in, op de veranderende vraag
vanuit de maatschappij.
Organiseren in de nieuwe werkelijkheid
In de huidige tijdsgeest, speelt voor veel organisaties vooral mee, dat door het online
organiseren van een event, het event vooral doorgang kan vinden en niet hoeft
worden uitgesteld naar bijvoorbeeld volgend jaar. De onzekerheid over wanneer
events zoals iedereen ze kent, weer plaats kunnen vinden, is nog groot. Als we
vooraanstaande professoren van MIT en Harvard moeten geloven, gaan we zelfs
nooit meer terug naar hoe het vroeger was.
Korting op de Kosten
Ook het kostenaspect is een belangrijke impuls. De significantie reductie in
kosten voor zaken die normaal een groot gedeelte van de begroting in beslag
nemen, zoals locatie, techniek, catering en sprekerslogistiek, geeft veel ruimte voor
de ontwikkeling van het event op andere vlakken, zoals het investeren in marketing,
een nog betere programmering en brede digitale verslaglegging. Uiteraard zijn er
additionele kosten, voor het opzetten van de digitale infrastructuur en optimaliseren
van de online klantreis voor de verschillende doelgroepen, maar bij alle events die
wij inmiddels online hebben mogen organiseren, is dat echt een fractie van het
uitgespaarde budget. Voor events die tickets verkopen, is het verlagen van de
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 6
prijzen, volgens de verschillende klantonderzoeken, wel echt een must. Maar ook op
dit vlak, is de marge die bij een online event overblijft wel veel groter.
Groen als uitgangspunt
Duurzaamheid is inmiddels in de event-industrie geen wens meer, maar een must.
Klimaatverandering is voor de meeste doelgroepen, van Millenials tot executives, een
van de grootste zorgen die zij hebben en zien dit op verschillende vlakken, volgens
een recent onderzoek van het World Economic Forum zelfs als grootste bedreiging
voor onze maatschappij en wereld. Hierop inspelen als organisator van een event is
dus niet alleen heel erg slim, om bezoekers enthousiast te krijgen en houden over de
hele klantreis, maar is voor veel bezoekers zelfs een eis geworden om überhaupt
deel te nemen. Dit laat zowel een analyse zien van kritiek op bepaalde events, als
verschillende trendrapporten van onafhankelijke onderzoeksbureaus, die zich
focussen op de event industrie.
Door events digitaal te organiseren, behaal je niet alleen een significante CO2-
reductie, maar voorkom je bijvoorbeeld ook (plastic) afval en voedselverspilling. Een
CO2 scan van een groot event wat wij organiseerden in Amsterdam legde pijnlijk
bloot, wat de impact van verschillende onderdelen is op onze aarde. Vooral alle
reisbewegingen van bezoekers en sprekers, het energiegebruik van de locatie en
techniek, maar ook de hoeveelheden afval zijn bij veel events echt significant. Naast
dat het focussen op duurzaamheid als organisatie vaak goed strookt met de eigen
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen doelstellingen, is het ook een prachtig
element om bezoekers mee te enthousiasmeren.
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 7
Sprekers zijn te spreken
Veel online events zien bevestigingen van het aantal goede sprekers sterk toenemen,
omdat die niet meer hoeven te reizen of ergens voor langere periode fysiek aanwezig
moeten zijn. Zelf sta ik ook vaak op het podium in binnen- en buitenland en merk dat
het vele reizen vaak een obstakel is voor het bevestigen van de deelname. Even op
en neer vliegen naar Dubai, New York of Singapore heeft een impact op je lichaam
en is voor sprekers dan ook vaak een obstakel. Maar ook in Nederland zelf, merk ik
dat als ik een event in Maastricht organiseer, het lastig is om sprekers uit Amsterdam
te krijgen. Door het digitaal te organiseren van een event, kan een spreker vanuit
huis of de eigen werkplek, makkelijk ‘inbellen’ en het publiek toespreken.
Blije bezoekers
Ook bezoekers genieten van verschillende voordelen. De vaak kostbare reis- en
verblijfkosten vallen weg. De ticketprijzen gaan naar beneden, vaak wordt het
programma sterk verbeterd en uitgebreid. Verder wordt door alle digitale
mogelijkheden de netwerkmogelijkheid sterk geoptimaliseerd, wat voor veel
bezoekers vaak de belangrijkste reden is om deel te nemen aan een event. Ook het
makkelijker kunnen schakelen tussen sessies online, in plaats van het in en uit lopen
op fysieke events, met alle verstoring en schaamte daarbij, wordt in evaluaties als
positief aangegeven door bezoekers.
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 8
Partners worden positiever
Veel evenementen die met partners werken om het geheel te financieren en te
zorgen voor een breder gedragen event op verschillende vlakken, kennen de
toenemende vraag om meer manieren van impact te faciliteren en door te meten,
om het effect van de partnership beter inzichtelijk te krijgen. Partners en sponsoren
van online events hoor ik steeds positiever reageren op hun online partnership,
omdat er geweldig veel interessante data-analyses te maken zijn met de tools die
worden gebruikt voor de online organisatie. Veel meer zelfs, dan bij reguliere offline
events. Data-analyses, die veel organisaties tegenwoordig gebruiken als leidraad in
het meten van succes en evaluatie voor een mogelijk volgend partnership. Niet
alleen over het type bezoekers en hun gedrag, maar ook simpelere zaken als het
gebruik van digitale goodybags en de online impact van verschillende typen content.
De online omgeving, zorgt er ook voor dat niet zomaar worden weggestopt in een
hoek van een ruimte met hun stand (wat je nog vaak bij fysieke events ziet
gebeuren), maar hun branding prime-time op veel manieren ten tonele kunnen laten
verschijnen en op vele andere manieren ook prachtig zich kunnen vermengen met
het programma en het publiek. Traditionele lounges met een rollup-banner worden
vervangen door Virtual Realty omgevingen zoals McDonalds creëerde met de Happy
Meal-doos waar je door heen kon lopen.
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 9
Belangrijke uitdagingen Naast het in kaart brengen van de geweldige kansen, is het ook zeker belangrijk om
alle uitdagingen rondom het organiseren van een online event, goed in kaart te
brengen. Ook al kan je met een positief en creatief ingesteld organiserend team, veel
offline elementen op een prachtige manier online faciliteren, er zijn ook zaken die je
simpelweg niet online kan organiseren of succesvol ten uitvoer kan brengen.
De Event Experience
Een totaal beleving creëren voor het publiek, is een van de grootste uitdagingen,
waar ook veel werk in gaat zitten om online ook enigszins goed neer te zetten. Veel
organisatoren spenderen vooral veel tijd en moeite in het samenstellen van een
prachtig programma. Toen ik vroeger TEDx-events organiseerde, was ik altijd in
positieve zin verbaasd over het feit dat we soms duizenden mensen op de wachtlijst
hadden staan om deel te nemen. De TED Talks werden meestal binnen een week
gratis online gezet op Youtube, dus die kon je op je luie gemak lekker kijken waar en
wanneer je dat wilde. De reden waarom iedereen braaf achter de rode loper bleef
staan, hopende op een kaart? Inderdaad, de totaal beleving van zo’n dag. De
emoties die je voelt als je in de zaal zit te luisteren: een droge keel, tranen in de
ogen, geluk, gelach, verbazing, trots. Intellectuele intimiteit. Dat gevoel wat je met
de andere bezoekers probeert te delen tijdens de sessie en in de pauze. Dat gevoel
is lastig digitaal te faciliteren.
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 10
Er zijn wel start-ups die bezig zijn met het bouwen van de meest geweldige VR-
omgevingen. Maar die komen nog lang niet in de buurt van de beleving die ik zelf
kan organiseren of zelf ervaar op offline events.
De klantreis moet opnieuw worden uitgewerkt; welke stappen doorloopt het
archetype bezoeker wat jouw online event bezoekt? Dat zijn vaak andere stappen,
met andere aandachtspunten voor de organisatie, het programma en de beleving.
Door het online organiseren, heb ik ook gezien dat er nieuwe doelgroepen bijkomen
die een event gaan bezoeken, waar zij dat bij de offline variant juist niet deden om
verschillende redenen.
Nieuwe Netwerken
Volgens vele onderzoeken, blijft de belangrijkste reden voor het bezoeken van een
event voor veel bezoekers, het netwerken. Bestaande relaties een hand schudden
en nieuwe mensen leren kennen. De technologie op dit vlak is echter razendsnel
ontwikkeld in de afgelopen jaren. Er zijn al veel goede apps die dit soort
matches realtime en op een steeds vernuftigere wijze maken. Niet alleen op het
event, maar ook daarvoor al. Zodat je tijdens het event gericht kunt afspreken en
niet lukraak mensen moet gaan aanspreken. Ook zie je veel events die van te voren
al communicatie kanalen openen, zodat bezoekers zichzelf kunnen voorstellen en
met elkaar kunnen verbinden. Dit faciliteerde ik bijvoorbeeld eerder voor een event
van 2000 man in Slack. Maar ook hier ligt zeker nog een uitdaging, al zijn er zoveel
mooie, digitale oplossingen. Als ik eerlijk ben, ontmoet ik de meest bijzondere
mensen op events altijd bij toeval. Bijvoorbeeld in de rij bij het toilet of tijdens het
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 11
eten. Voor deze ‘hallway conversations’ heb ik nog geen goede oplossingen voorbij
zien komen, enkel de ‘random’ generatoren van de apps, welke personen ik zou
moeten spreken.
Focus vasthouden
Onze aandachtspanne van bezoekers wordt steeds korter en is volgens vele
onderzoekers inmiddels al korter dan die van een goudvis. Als je in een zaal zit, dan
pak je gewoon je telefoon en gaat daar op werken of spelen, maar digitaal zie je
mensen snel afhaken, vooral als de sessies en het totaal programma lang zijn. Op
offline events ben je tussen de sessies aan het bewegen, krijg je energie (als het
goed is) van gesprekken met andere bezoekers en wordt je brein op verschillende
manieren geprikkeld door de experience elementen die buiten de zaal zijn
ontwikkeld. Bij online events, zitten mensen de hele tijd naar een beeldscherm te
staren, wat niet alleen ongezond is voor de ogen, maar vaak door het makkelijk
kunnen switchen van programma’s, er ook voor zorgt dat bezoekers snel afgeleid of
zelfs vertrokken zijn van jouw online event.
Aan de andere kant is het een geweldige kans om mensen gezonder uit een digitaal
event te krijgen door middel van bijvoorbeeld een paar kleine workouts tussendoor,
aangezien digitale prikkels volgens onderzoek voor veel meer stimulans zorgen bij
mensen om te gaan sporten, dan offline prikkels. Het constant vasthouden en niet
laten weglopen van bezoekers, vergt echter heel wat creativiteit event-breed, bij het
online organiseren.
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 12
Succesvolle stappen Een digitaal event is in mijn optiek iets meer dan het simpel aanbieden van
een livestream of het organiseren van een webinar. Livestreamen is hot en veel
bedrijven zetten dit succesvol in: Facebook Live genereert 10 keer zoveel bereik als
reguliere video’s en recent onderzoek laat zien dat 44% van de ondervraagden meer
live-streamed events bekijken dan reguliere TV en ook LinkedIn heeft met Live goed
op deze sterk groeiende trend ingespeeld. Maar wil je echt een goed georganiseerd,
krachtig online event organiseren? Dan komt er wat meer voorbereiding bij kijken om
er ook écht voor te zorgen dat jouw event een succes wordt en minstens zo goed
wordt beleefd door de bezoekers, als een offline variant.
Start with Why
Simon Sinek omschreef dit zo mooi, toen hij op mijn TEDxMaastricht sprak een paar
jaar geleden: begin met ‘het waarom’. Waarom organiseer je het event überhaupt?
En waarom wil je het online organiseren in plaats van offline? Deze laatste vraag is in
de huidige werkelijkheid wat makkelijker ingevuld, maar de eerste vraag is in mijn
optiek essentieel voor het verder uitwerken van onder andere de klantreis, het
concept, de thematieken, de opzet van de marketing en briefing richting de sprekers.
Kijk ook goed naar wat je er zelf uit wil halen. Wat je wil bereiken als organisaties,
hoe je succes meet en wanneer jezelf tevreden bent. Stel duidelijke, meetbare
SMART doelen en zorg ervoor, dat je de juiste data genereert, die het succes en de
impact kan meten.
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 13
Voor wie doen we het eigenlijk?
Als je een bestaand event online gaat organiseren, dan kun je in beginsel ervan uit
gaan dat je eenzelfde doelgroep aantrekt. Maar je kunt ook goed nadenken over
welke doelgroepen je misschien juist verliest? Welke je extra aantrekt, omdat de
ticketprijs of bereikbaarheid ineens aantrekkelijker is? Bied je voor elk wat wils? Op
welke manier laat je deze doelgroep aansluiten?
Een digitaal event vraagt verschillende andere disciplines in jouw organiserende
team. Daarnaast vraagt het ook andere kennis en kunde van bijvoorbeeld een
moderator. Het is voor veel events in Nederland een betrekkelijk ‘nieuw iets’, dus laat
je hierin goed adviseren en ga niet zomaar zelf iets neerzetten met het risico om
belangrijke elementen te vergeten.
Hoe gaan we het doen?
Wat voor format wil je gebruiken? Gewoon een webinar of livestream met Q&A of
AMA? Een panel discussie, fireside chat, demonstratie van een nieuw product,
townhall, mastermind, breakout sessies of cocktail-receptie? Welke ingrediënten kies
jij voor jouw event? Waar zit jouw publiek op te wachten en is dit organisatorisch
ook haalbaar en betaalbaar? Welke elementen gaat juist extra publiek aantrekken en
welke moet je wellicht verplicht implementeren? De mogelijkheden zijn eindeloos,
maar ook hier is het ontzettend belangrijk om blijvend vanuit de bezoeker te blijven
denken. Helaas heb ik al een paar keer meegemaakt dat een overkill aan programma
elementen het event verre van goed deed.
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 14
Waar gaan we het doen?
Ook al organiseer je het online, zorg nog steeds voor een goede locatie waarvan uit
je alles organiseert en streamt. Dus geen rommelig en gehorig kantoor of een krappe
ruimte waar alles eigenlijk net niet handig in te passen is. Kijk ook goed naar de
mogelijkheden van de ruimte en de omgeving zelf. Een slechte verbinding kan roet in
het eten gooien voor jouw livestream. Dus kijk ook hier goed met een expert naar de
juiste technologie en internetverbinding. Niet alleen bij jouzelf, maar test dit ook
ruim van tevoren met sprekers en andere facilitators. Onderzoek goed de
mogelijkheden en onmogelijkheden van de verschillende online oplossingen die je
gaat inzetten en test deze goed van te voren. Ga er niet vanuit dat alles standaard
zomaar werkt en vraag de leverancier naar een goede testsessie, aanvullende
mogelijkheden en zaken als capaciteit. Helaas heb ik al meerdere malen
meegemaakt, dat een online tool vanwege de grote deelname, eruit klapte.
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 15
Top Tools De tools voor het organiseren van online events, zijn in ruimte mate beschikbaar.
Doordat de afgelopen jaren veel offline events al op allerlei manieren gebruik hebben
gemaakt van de digitale mogelijkheden, zijn deze al goed doorontwikkeld en vaak
ook zeker geschikt voor online events. Daarnaast zijn er veel tools te gebruiken, die
normaliter voor andere doelen waren ontwikkeld. Door de huidige omstandigheden
en voorspellingen hieromtrent van de toekomst, worden ook in rap tempo allerlei
nieuwe tools op de markt gebracht, die perfect inspelen op deze trend en daarmee
de mogelijkheden van het organiseren van een online event, alleen maar makkelijker
en mooier maken.
Uiteraard is het belangrijk om eerst goed te kijken naar de insteek van het event
(openbaar, intern), de verschillende programma onderdelen en doelstelling, alvorens
te gaan kijken naar de passende tools. Laat je ook goed adviseren bij de tools over
zowel de capaciteit qua gebruikers en duur, maar ook zeker de aanvullende
mogelijkheden en ervaringen van de aanbieder met eerdere events die zij
faciliteerden. Een greep uit de bekende tools die ik kan aanraden:
Online event specifieke applicaties
Verschillende tools zijn specifiek ontworpen voor het organiseren van online events,
zoals Glisser, 6Connext, Hopin, vFairs en Run the World. Je kan hier met dit soort
tools hele online event locaties inrichten, compleet met mainstage, sponsorlounges,
cocktailrecepties en meer.
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 16
Digitale interactie en co-creatie
Voor het faciliteren van creatieve sessies, maak ik altijd graag gebruik van Miro voor
het digitale ‘note taking’ en Note.ly voor digitale Post-it borden.
Interactie
Om interactie tussen de bezoekers te faciliteren, kan je gebruik maken van tools als
Teooh en On24. Er zijn ook genoeg bekende tools, die hiervoor al eerder succesvol
zijn ingezet, zoals Slack, Teams en Hangouts. Slack wordt vaak gebruikt voor events
met honderden of zelfs duizenden deelnemers, voor dialoog, interactie en
netwerken.
Netwerken
De netwerkapps zijn in zeer ruime mate aanwezig, vanwege de grote vraag vanuit de
eventindustrie de afgelopen jaren, om de effectiviteit van een bijeenkomst sterk te
vergroten. Veel onderzoeken laten zien, dat als bezoekers een nieuwe partner of
goede lead troffen op een event, dat het de waarde en beleving significant
vergrootte en men geneigd was om een volgende editie weer langs te komen. Er zijn
verschillende apps, die qua technologie met kop en schouders uitsteken boven de
rest, omdat zij gebruik maken van de allernieuwste technieken rondom Artificial
Intelligence en Big Data, welke de matchmaking nog veel succesvoller maakt.
Voorbeelden zijn Whova, welke recent de ‘Best Event App’ award won en
Conversation Starter. Ook applicaties als NetworkTables, geven vele, prachtige
additionele mogelijkheden, die het netwerken nog meer versterkt.
WHITEPAPER ONLINE EVENTS | STRABICO.NL 17
Strabico Strabico is ontstaan uit een uit de hand gelopen hobby in het organiseren van evenementen. Wat begon met een aantal simpele middelbare schoolfeesten, heeft de afgelopen jaren geresulteerd in de organisatie van 150+ evenementen, varierend van inspirerende koffie sessies met 50 bezoekers, tot events met 10.000 bezoekers. Naast 50 TEDx events, hebben wij voor verschillende prachtige bedrijven en overheden, wereldwijd evenementen mogen neerzetten. Van creatief concept tot ontwikkeling, van ‘user experience’ tot curatie en invulling van programma’s. Onder ons label ‘Talk like TED’ geven wij regelmatig sprekerstrainingen aan teams en individuen, om te leren spreken en pitchen met impact en vertrouwen, op een TED-waardige manier. Naast offline events en trainingen, helpen wij organisaties ook met het online organiseren en succesvol neerzetten van trainingen en events. Organisaties waar wij voor mogen werken: