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Management-HandbuchISO 9001 und OHSAS 18001
MOVADO
Beteiligungs- und Verwaltungsgesellschaft mbH
Rotdornweg 3
42781 Haan-Gruiten
Dieses Handbuch ist Eigentum der MOVADO Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft MbH.
Es ist vertraulich zu behandeln und darf ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung des M-
Beauftragten weder ganz noch auszugsweise vervielfältigt oder an Unbefugte weitergegeben werden.
Dieses Handbuch ist geprüft und freigegeben mit der Unterschrift der Politik des Managementsystems.
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Management-HandbuchISO 9001 und OHSAS 18001
Inhalt1. Einleitung ........................................................................................................................................................ 6
1.1. Zweck und Geltungsbereich .................................................................................................................. 6
Arbeitsschutzmanagementsystem.................................................................................................................. 6
1.2 Ausschlüsse des Anwendungsbereichs....................................................................................................... 7
1.3 Aufbau des Managementsystem.................................................................................................................. 7
1.3.1 Das MANAGEMENTHANDBUCH............................................................................................................. 8
1.3.2 Die Prozessbeschreibungen ..................................................................................................................... 8
1.3.3 Arbeitsanweisungen und Regelungen für Prüfungen............................................................................ 9
1.4 Verbindlichkeitserklärung ............................................................................................................................. 9
1.5 Regelung des Verteilungs-und Änderungsdienstes................................................................................... 11
2. Politik des Managementsystems .................................................................................................................. 13
3 Organisation und Verantwortungen .................................................................................................................. 14
3.1 Unternehmensprofil .................................................................................................................................... 14
3.2 Organisationsplan ...................................................................................................................................... 14
3.4 Unternehmensphilosophie.......................................................................................................................... 16
3.5 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten ................................................................................................. 17
4. Managementsystem......................................................................................................................................... 19
4.1 Allgemeine Anforderungen......................................................................................................................... 19
4.2 Dokumentationsanforderungen.................................................................................................................. 19
4.2.1 Allgemeines ......................................................................................................................................... 19
4.2.2 MANAGEMENTHANDBUCH .............................................................................................................. 19
4.2.3 Lenkung von Dokumenten................................................................................................................... 20
4.2.4 Lenkung von Aufzeichnungen ............................................................................................................. 20
5 Verantwortung der Leitung............................................................................................................................ 22
5.1 Verpflichtung der Leitung ........................................................................................................................... 22
5.2 Kundenorientierung .................................................................................................................................... 22
5.3 Politik .......................................................................................................................................................... 22
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Management-HandbuchISO 9001 und OHSAS 18001
5.4 Planung ...................................................................................................................................................... 24
5.4.1 Ziele ..................................................................................................................................................... 24
5.4.2 Planung des Managementsystem ....................................................................................................... 24
5.5 Verantwortung, Befugnis und Kommunikation........................................................................................... 25
5.5.1 Verantwortung und Befugnis ................................................................................................................... 25
5.5.2 Managementbeauftragter .................................................................................................................... 25
5.5.3 Interne Kommunikation........................................................................................................................ 26
5.6 Managementbewertung.............................................................................................................................. 27
5.6.1 Allgemeines ......................................................................................................................................... 27
5.6.2 Eingaben für die Bewertung ................................................................................................................ 27
5.6.3 Ergebnisse der Bewertung .................................................................................................................. 28
6 Management der Ressourcen........................................................................................................................... 29
6.1 Bereitstellung von Ressourcen .................................................................................................................. 29
6.2 Personelle Ressourcen .............................................................................................................................. 29
6.2.1 Allgemeines ......................................................................................................................................... 29
6.2.2 Fähigkeit, Bewusstsein und Schulung................................................................................................. 29
6.2.3 Prozessdiagramm-Personelle Ressourcen ......................................................................................... 30
6.3 Infrastruktur ................................................................................................................................................ 31
6.4 Arbeitsumgebung ....................................................................................................................................... 31
7. Leistungserbringung ........................................................................................................................................ 32
7.1 Planung der Realisierungsprozesse .......................................................................................................... 32
7.1.1 Planung der Leistungserbringung........................................................................................................ 32
7.1.2 Freigabe neuer Dienstleistungen......................................................................................................... 33
7.1.3 Überwachung der Leistungserbringung .............................................................................................. 33
7.1.4 Prüfung und Instandhaltung von Geräten und Hilfsmitteln.................................................................. 34
7.1.5 Aufbewahrung von Aufzeichnungen.................................................................................................... 34
7.1.6 Prozessdiagramm-Planung der Realisierungsprozesse ..................................................................... 35
7.2 Kundenbezogene Prozesse ....................................................................................................................... 41
7.2.1 Ermittlung der Kundenforderungen ..................................................................................................... 41
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7.2.2 Bewertung der Forderungen an die Dienstleistungen ......................................................................... 41
7.2.3 Kommunikation mit den Kunden.......................................................................................................... 42
7.2.4 Prozessdiagramm-Kundenbezogene Prozesse .................................................................................. 43
7.3 Entwicklung.................................................................................................................................................... 45
7.4 Beschaffung ............................................................................................................................................... 45
7.4.1 Beschaffungsprozess .......................................................................................................................... 45
7.4.2 Beschaffungsangaben......................................................................................................................... 46
7.4.3 Verifizierung von beschafften Produkten............................................................................................. 46
7.4.4. Beschaffung von Chemikalien ............................................................................................................ 46
7.4.5. Beschaffung von Investitionsgütern.................................................................................................... 47
7.4.4 Prozessdiagramm-Beschaffung .......................................................................................................... 48
7.5 Leistungserbringung................................................................................................................................... 50
7.5.1 Lenkung der Leistungserbringung ....................................................................................................... 50
7.5.2 Prozessvalidierung .............................................................................................................................. 50
7.5.3 Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit .............................................................................................. 51
7.5.4 Eigentum der Kunden.......................................................................................................................... 51
7.5.5 Produkterhaltung ................................................................................................................................. 51
7.6 Lenkung von Überwachungs-und Messmitteln .......................................................................................... 56
8 Messung, Analyse und Verbesserung .............................................................................................................. 57
8.1 Allgemeines................................................................................................................................................ 57
8.2 Messung und Überwachung....................................................................................................................... 57
8.2.1 Kundenzufriedenheit............................................................................................................................ 58
8.2.2 Internes Audit....................................................................................................................................... 58
8.2.3 Überwachung und Messung von Prozessen....................................................................................... 60
8.2.4 Überwachung und Messung der Dienstleistungen.............................................................................. 60
8.3 Lenkung fehlerhafter Dienstleistungen....................................................................................................... 66
8.4 Datenanalyse ............................................................................................................................................. 66
8.4.1 Analyse und Verwendung von Daten .................................................................................................. 66
8.5 Verbesserung ............................................................................................................................................. 67
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8.5.1 Planung der ständigen Verbesserung ................................................................................................. 67
8.5.2 Korrekturmaßnahmen.......................................................................................................................... 67
8.5.3 Vorbeugungsmaßnahmen ................................................................................................................... 67
8.5.4 Prozessdiagramm-Verbesserung ........................................................................................................ 69
A.1 Verzeichnis der M-Prozessbeschreibungen.................................................................................................. 70
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1. Einleitung
1.1. Zweck und Geltungsbereich
Um sicherzustellen, dass unsere Dienstleistungen die an sie gestellten Ansprüche im Sinne unserer
Kunden erfüllen können, haben wir ein Managementsystem aufgebaut, das alle Anforderungen der ISO
9001 / OHSAS 18001 erfüllt. Das vorliegende Handbuch beschreibt das Managementsystem der
MOVADO Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft MbH und sichert die Umsetzung der Politik des
Unternehmens auf allen Ebenen.
Ferner soll sichergestellt werden, dass alle Geschäftsprozesse, die Auswirkungen auf die Qualität
haben, durchgängig geplant, gesteuert und überwacht werden. Damit erfüllen wir die definierten
Anforderungen, wie sie durch unsere Kunden und in Form von Regelwerken oder sonstigen
Vorschriften an uns herangetragen werden
Neben der Erfüllung von Kundenforderungen ist die kontinuierliche Verbesserung des
Managementsystems ein zentraler Bestandteil der Ziele des Unternehmens. Diese Ziele werden
jährlich allen Mitarbeitern des Unternehmens vermittelt.
Arbeitsschutzmanagementsystem
Das Arbeitsschutzmanagementsystem ist nach OHSAS 18001:2007 aufgebaut. Alle
Normenforderungen werden umgesetzt.
Der Geltungsbereich des Arbeitsschutzmanagementsystems erstreckt sich auf alle Leistungen des
Unternehmens.
Ziel des Arbeitsschutzmanagementsystems ist es, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz der
Mitarbeiter zu fördern.
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1.2 Ausschlüsse des Anwendungsbereichs
Das Managementsystem der MOVADO Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft MbH genügt
sämtlichen Forderungen der ISO 9001 / OHSAS 18001. Auf folgende Norminhalte wird in diesem
Handbuch nicht eingegangen, da die genannten Bereiche für unser Unternehmen nicht relevant sind
7.3 Entwicklung
7.6 Lenkung von Überwachungs-und Messmitteln
1.3 Aufbau des Managementsystem
Das Managementsystem der MOVADO Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft MbH dient der
Sicherung der Qualität der Dienstleistungen und Prozesse. Dies ist in schriftlichen Grundsätzen und
Verfahren festgelegt
Das System umfasst alle Maßnahmen und Forderungen, die sich aus der ISO 9001 / OHSAS 18001
ergeben
Die nachfolgende Aufstellung gibt den Aufbau des Managementsystems wieder (siehe auch Abb.1):
Handbuch
Politik
Struktur des Managementsystems
Aufbau-und Ablauforganisation
Prozessbeschreibungen
Feinere Strukturierung einzelner Prozesse des Handbuches
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Arbeitsanweisungen
Detailanweisungen für bestimmte Tätigkeiten
1.3.1 Das MANAGEMENTHANDBUCH
Im MANAGEMENTHANDBUCH ist die Umsetzung aller Elemente des Managementsystems mit
geltenden Grundsätzen und Zuständigkeiten festgelegt. Die Prozesse und ihr Zusammenwirken sind
gleichfalls dargestellt. Es wurde im Auftrag der Unternehmensleitung nach Abstimmung mit allen
betroffenen Bereichen erstellt, von der Unternehmensleitung verbindlich in Kraft gesetzt und ist im
Ordner ISO 9001 / OHSAS 18001 auf dem Laufwerk Tausch-MOVADO abgelegt.
Das Handbuch orientiert sich in Gliederung und Inhalt an der ISO 9001 / OHSAS 18001
1.3.2 Die Prozessbeschreibungen
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Wo erforderlich und zweckmäßig, wurde eine Detaillierung der im Handbuch beschriebenen Abläufe in
Prozessbeschreibungen vorgenommen. Auf diese Prozesse wird in den jeweiligen Kapiteln des
Handbuches verwiesen
Eine Liste aller gültigen Prozessbeschreibungen mit Angabe des aktuellen Änderungsstandes ist dem
MANAGEMENTHANDBUCH als Anhang beigefügt (Kapitel A.2).
Die PROZESSBESCHREIBUNG sind nach den MANAGEMENTHANDBUCH-Kapitelnummern
gegliedert und zusätzlich fortlaufend nummeriert
Die Erstellung und fachliche Prüfung der Prozessbeschreibungen erfolgt durch die
Prozessverantwortlichen nach den Richtlinien der PROZESSBESCHREIBUNG 4.2-1. Die Beurteilung
der Normkonformität obliegt dem MANAGEMENTBEAUFTRAGTER
1.3.3 Arbeitsanweisungen und Regelungen für Prüfungen
Falls die Ausführung der im MANAGEMENTHANDBUCH und den PROZESSBESCHREIBUNG
vorgegebenen Abläufe weiter zu präzisieren ist, schriftliche Regelungen zweckmäßig, vorgeschrieben
oder erforderlich sind, werden diese von den zuständigen Bereichen nach den Richtlinien der
PROZESSBESCHREIBUNG 7.5-1 erstellt. Durchgeführte Prüfungen dienen dem Nachweis der
Produktkonformität. Arbeitsanweisungen und Vorschriften für Prüfungen liegen zumeist für spezifische
Besonderheiten der Dienstleistungen vor.
1.4 Verbindlichkeitserklärung
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1.5 Regelung des Verteilungs-und Änderungsdienstes
Der Managementbeauftragte der Geschäftsleitung ist für die Verteilung von Handbüchern,
Ergänzungen und Änderungen zuständig
Alle Ausgaben des Handbuchs, die dem Änderungsdienst unterliegen, sind nummeriert und
gekennzeichnet. Der Beauftragte führt ein Verzeichnis der ausgegebenen Bücher.
Die Seiten des MANAGEMENTHANDBUCH sind innerhalb der Kapitel fortlaufend nummeriert. Zu
jedem Kapitel ist der aktuelle Änderungsstand in der Form XX / MM.JJJJ angegeben. MM.JJJJ
bezeichnen den Monat und das Jahr der letzten Änderung, XX ist eine laufender Änderungsindex
Mit jeder Änderung wird eine neue Ausgabe des Inhaltsverzeichnisses erstellt, aus dem ein einfacher
Überblick über die Änderungsstände möglich ist
Neue und geänderte Unterlagen werden den Mitarbeitern der MOVADO Beteiligungs-und
Verwaltungsgesellschaft mbH mittels Übergabeschein mitgeteilt
Des Weiteren liegt es in der Verantwortung des Niederlassungsleiters Änderungen, insbesondere auch
der Politik, innerhalb seines Verantwortungsbereichs bekannt zu machen. Ebenfalls in seiner
Verantwortung liegt es, das Bewusstsein für die Erfüllung von Forderungen der Kunden aufrecht zu
erhalten und dies mittels des Umlaufbelegs zu dokumentieren
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1.5.1 Prozessdiagramm-Regelung des Verteilungs-und Änderungsdienstes
Vorgesetzte sind für die Dokumente verantwortlich (Organisationspflicht).
Im folgenden Ablauf wird der MANAGEMENTBEAUFTRAGTE gegen Vorgesetzten getauscht.
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2. Politik des Managementsystems
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3 Organisation und Verantwortungen
3.1 Unternehmensprofil
Das Unternehmensprofil ist in der Tabelle „Übersicht Firmengruppe rechtliche Grundlagen“ dargelegt.
3.2 Organisationsplan
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3.4 Unternehmensphilosophie
Unser Ziel ist eine sichere Zukunft für Mitarbeiter und Unternehmen. Die wollen wir durch
vorsichtiges Wachstum erreichen.
An erster Stelle stehen die Menschen. Als Mitarbeiter, als Kunden
Unsere Zukunft liegt in guten Mitarbeitern. Von unseren Mitarbeitern erwarten wir die Bereitschaft
zu Leistung und unternehmerischem Denken
Probleme werden partnerschaftlich und kulant gelöst. Der Umgang mit Mitarbeitern und Kunden ist
stets menschlich und fair
Uns übertragene Aufgaben erledigen wir verantwortungsvoll und in kürzester Zeit.
Durch innovative, erstklassige Dienstleistungen und überdurchschnittliches Engagement sichern wir
unseren Vorsprung und unsere Zukunft
Alle unsere Dienstleistungen sind von gleichbleibender, hoher Qualität. Jeder Mitarbeiter ist ein
wesentlicher Teil unseres Managementsystems
Unser Ziel ist es die von uns angebotenen Leistungen stetig zu verbessern
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3.5 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
Der nachfolgenden Aufstellung können die wichtigsten Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der
einzelnen Bereiche entnommen werden. Weitere Aufgaben sind in den einzelnen Kapiteln des
Handbuchs und den zugehörigen Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen aufgeführt
Eine detaillierte Beschreibung der Verantwortlichkeiten und Schnittstellen in Bezug auf die Prozesse
des Managementsystems ist in einer Tabelle am Ende dieses Kapitels gegeben. Weiterhin existiert für
jeden Mitarbeiter des Unternehmens eine Stellenbeschreibung, in der Tätigkeit, Verantwortung,
Befugnisse und disziplinarische Stellung geregelt sind. Sie ist vom Stelleninhaber zu unterzeichnen
Geschäftsführung
Die Geschäftsführung ist für die Überwachung, Bewertung und Aufrechterhaltung des gesamten
Managementsystems verantwortlich. Sie bestimmt die Politik, Ziele, Programm und setzt das Handbuch
in Kraft
Managementbeauftragter
Der Managementbeauftrage ist der oberste Beauftragte der Geschäftsführung in Fragen des
Managementsystems.
Aufgaben und Befugnisse:
Aufbau, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Managementsystems gemäß DIN EN
ISO 9001 / OHSAS 18001
Erstellung, Verteilung und Aktualisierung des Handbuchs
Beratung aller Abteilungen in Fragen des Managements
Erstellung, Koordination und Genehmigung bereichsübergreifender M-Regelungen
Entscheidung bei Fragen des Managementsystem
Durchführung interner Audits zur Überprüfung der Wirksamkeit des Managementsystems
Berichterstattung an die Geschäftsführung
Überwachung der Qualitätskosten
Er ist weisungsbefugt in allen Fragen des Managements und kann sich lückenlos über
sämtliche Belange informieren.
Die einzelnen Gesellschaften bestimmen Beauftragte, die den Managementbeauftragten in seinen
Aufgaben unterstützen.
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Leistungserbringung
Die Leistungserbringung ist verantwortlich für die qualitativ einwandfreie Realisierung der
Dienstleistungen gemäß den Ausführungen in Kapitel 7.5.
Vertrieb
Der Vertrieb ist zuständig für die Beratung und Betreuung der Kunden. Er ist verantwortlich für die
Vertragsprüfung. Außerdem sammelt er Rückmeldungen der Kunden und leitet diese den
verantwortlichen Stellen weiter, damit Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden können.
Darüber hinaus sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des leitenden Personals bei Bedarf in
Stellenbeschreibungen präzisiert.
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4. Managementsystem
4.1 Allgemeine Anforderungen
Unser Unternehmen hat ein Managementsystem eingeführt, um sicherzustellen, dass unsere
Dienstleistungen den Anforderungen unserer Kunden entsprechen und die zutreffenden behördlichen
Anforderungen erfüllt werden. Damit möchten wir die Zufriedenheit unserer Kunden erreichen.
Weiterhin soll das Managementsystem kontinuierlich verbessert werden
Um diese Ansprüche zu erfüllen, wurden
die erforderlichen Prozesse und deren Wechselwirkung festgelegt
die Kriterien und Methoden zur Durchführung und Lenkung definiert
die erforderlichen Ressourcen und Informationen sichergestellt
die Überwachung, Messung und Analyse geregelt
alle erforderlichen Maßnahmen getroffen, um die geplanten Ergebnisse zu erreichen und ständig zu
verbessern
4.2 Dokumentationsanforderungen
4.2.1 Allgemeines
Die Dokumentation des Managementsystems beinhaltet die Politik, Ziele, von der Norm festgelegte
Verfahren (Mindestforderung), die erforderlichen Dokumente und Aufzeichnungen. Die Dokumentation
wurde entsprechend den Gegebenheiten des Unternehmens erstellt und wird bezüglich ihrer
Angemessenheit regelmäßig bewertet. Der formale Aufbau der Dokumentation erfolgt wie in Kapitel 1.3
dargestellt.
4.2.2 MANAGEMENTHANDBUCH
Das vorliegende Handbuch wird ständig aufrechterhalten, beinhaltet alle Anwendungsbereiche
einschließlich Einzelheiten und begründet alle Ausschlüsse. Weiterhin sind die festgelegten und
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dokumentierten Verfahren dargelegt oder es wird darauf verwiesen. Die Prozesslandschaft des
Unternehmens belegt die Wechselwirkung der Prozesse.
4.2.3 Lenkung von Dokumenten
Die erforderlichen und festgelegten Dokumente des Managementsystems, einschließlich der
Dokumente externer Herkunft, werden gelenkt. In der PROZESSBESCHREIBUNG 4.2-2 ist das
Verfahren geregelt.
Externe Dokumente sind behördliche und gesetzliche Forderungen, Gesetzestexte und Normen.
Externe Dokumente werden im Anwendungsfall durch die Geschäftsleitung auf Aktualität geprüft. Alte
ungültige Dokumente werden vernichtet bzw. bei gesetzlicher Nachweispflicht archiviert.
Zutreffende externe Dokumente werden im Rahmen der sicherheitstechnischen Betreuung regelmäßig
recherchiert und mit Information zum jeweiligen Handlungsbedarf gelistet und der Geschäftsleitung wie
oben beschrieben zur Kenntnis gebracht.
Der Geschäftsleitung und den leitenden Mitarbeitern obliegt die Umsetzung der entsprechenden
Forderungen.
Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen wird im Rahmen sicherheitstechnischen Betreuung
regelmäßig kontrolliert.
4.2.4 Lenkung von Aufzeichnungen
Aufzeichnungen bestätigen durchgeführte Tätigkeiten oder dokumentieren Ergebnisse; es handelt sich
somit um Unterlagen, die nach ihrer Erstellung nicht mehr geändert werden dürfen. Beispiele sind hier:
Angebote, Rechnungen, Nachweise den Arbeitsschutz betreffend. Aufbewahrungsart und –dauer
richten sich nach den gesetzlichen Anforderungen und sind geregelt.
Aufzeichnungen werden zum Nachweis der Wirksamkeit des Managementsystems sowie der
Konformität der Dienstleistung und Prozesse geführt. Eingeschlossen sind Aufzeichnungen, die als
Kundenforderung existieren und Einweisungen. Sie haben in Haftungsfällen besondere Bedeutung.
Sofern keine anderen Regelungen getroffen wurden, sind für die Erstellung, ggf. Prüfung, Verteilung
und Aufbewahrung von Aufzeichnungen die Personen zuständig, die mit der Durchführung der
zugehörigen Tätigkeiten beauftragt wurden
In PROZESSBESCHREIBUNG 4.2-3 sind die Lenkungsmaßnahmen zur Kennzeichnung,
Aufbewahrung, zum Schutz, zur Wiederauffindbarkeit, die Festlegung der Aufbewahrungsfristen und
die Verfügbarkeit der Aufzeichnungen festgelegt.
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Den Kunden werden bei vertraglicher Vereinbarung Aufzeichnungen für die vereinbarte Zeitdauer
zugänglich gemacht
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5 Verantwortung der Leitung
5.1 Verpflichtung der Leitung
Die oberste Leitung der MOVADO Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft MbH im Sinne der Norm
ISO 9001 / OHSAS 18001 ist die Geschäftsführung. Sie legt die Politik und die Ziele fest. Die Politik der
MOVADO Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft MbH enthält die Verpflichtung zur kontinuierlichen
Verbesserung aller Prozesse und zur Einhaltung aller relevanten Gesetze und Verordnungen. Die
Geschäftsführung stellt in Zusammenarbeit mit dem Managementbeauftragten und den Leitern der
Funktionsbereiche sicher, dass diese Politik und die Bedeutung der Erfüllung von Kundenforderungen
und der gesetzlichen Forderungen von allen Mitarbeitern verstanden und umgesetzt werden.
Die Geschäftsführung der MOVADO Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft mbH demonstriert ihre
Verpflichtung, Kundenforderungen zu erfüllen, durch:
Schaffung und Erhaltung des Bewusstseins über die Wichtigkeit des Kundenfokus bei allen Mitarbeitern
und bei allen Tätigkeiten
die Festlegung dieses Managementsystem
die Durchführung von jährlichen Managementreviews
die jährliche Ermittlung und Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen
Die Schaffung des Bewusstseins für die für die Wichtigkeiten von Sicherheit und Gesundheitsschutz
5.2 Kundenorientierung
Die Geschäftsführung der MOVADO Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft MbH ermittelt die
Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden und setzt diese mit dem Ziel der Erhöhung der
Kundenzufriedenheit in spezifische Forderungen um. Dabei werden alle relevanten behördlichen und
gesetzlichen Forderungen berücksichtigt. Näheres siehe Kapitel 7.2 und 8.2 in diesem Handbuch.
5.3 Politik
Die Geschäftsführung der MOVADO Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft mbH hat die Politik
(siehe Kapitel 2) festgelegt. Es ist sichergestellt, dass sie
dem Unternehmen angemessen ist
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eine Verpflichtung zur Erfüllung von Kundenforderungen und zur kontinuierlichen Verbesserung
enthält.
einen Rahmen für das Festlegen und Bewerten von Zielen bietet.
in allen relevanten Unternehmensebenen vermittelt und verstanden wurde.
regelmäßig auf ihre Angemessenheit überprüft wird.
Darüber hinaus ist die Politik in Kapitel
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5.4 Planung
5.4.1 Ziele
Die Geschäftsführung der MOVADO Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft MbH stellt sicher, dass
für die zutreffenden Organisationseinheiten messbare Ziele mit entsprechenden Bewertungskriterien
festgelegt sind. Die Ziele dienen der Umsetzung der Politik.
Wo die Möglichkeit besteht, werden Kundenerwartungen berücksichtigt. Die Planung beinhaltet auch
Kostenindikatoren. Somit stehen die beiden Bestandteile des Managementsystems im Einklang. Zur
Festlegung und Überwachung der Ziele, einschließlich deren ständigen Verbesserung, wird das
Formblatt FB 5.4-1 genutzt.
Folgende Themen werden vorrangig betrachtet:
Ziele zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit
Ziele zur Mitarbeiterführung (Kommunikation mit Mitarbeitern, Informationen, Lob)
Vorkehrungen zum Schutz der Gesundheit und der Sicherheit am Arbeitsplatz
Ziele zur Reduzierung von Haftungsrisiken
5.4.2 Planung des Managementsystem
Die Planung geschieht in Übereinstimmung mit allen anderen Forderungen des Managementsystems
und ihre Ergebnisse werden dokumentiert.
Um sicherzustellen, dass die Ziele und die festgelegten Forderungen an unsere Dienstleistungen erfüllt
werden, setzen wir bei der Planung zum Managementsystem folgende Methoden ein:
• Projektmanagement
• Managementpläne (Ablaufpläne, usw.)
Alle zur Erreichung der Ziele erforderlichen Mittel werden in diesem Zusammenhang ermittelt und
geplant.
Bei der Planung der Realisierungsprozesse werden die Zielsetzungen
berücksichtigt sowie behördliche, gesetzliche und andere Vorgaben/Vorschriften
eingehalten (siehe auch Kapitel 7.1).
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5.5 Verantwortung, Befugnis und Kommunikation
5.5.1 Verantwortung und Befugnis
Unternehmensweit sind alle Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Befugnisse bei der MOVADO
Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft mbH durch
• die Organisationsstruktur/Organigramm
• Stellenbeschreibungen
festgelegt und bekannt gegeben.
Darüber hinaus ist jeder Mitarbeiter für die Qualität seines Arbeitsergebnisses im Rahmen der
Zielvereinbarung und seiner Aufgaben selbst verantwortlich. Dies bedeutet, die Verantwortung für
Qualität und Erfüllung von Kundenforderungen besteht auf allen Ebenen des Unternehmens.
5.5.2 Managementbeauftragter
Der Managementbeauftragte ist von der Geschäftsführung im Sinne der Norm ISO 9001 / OHSAS
18001 / 18001 zum Beauftragten in Fragen des Managementsystems bestellt. Er hat die Aufgabe, die
Durchsetzung, Überwachung und Weiterentwicklung der Prozesse des Managementsystems
sicherzustellen. Aufgrund dieser Verantwortlichkeit ist er der Geschäftsführung direkt unterstellt und
berichtet in regelmäßigen Abständen beziehungsweise bei Erfordernis über die Belange des
Managementsystems.
Der Managementbeauftragte wird von den Beauftragten der Gesellschaften bei seinen Aufgaben
unterstützt.
Darüber hinaus ist klar, dass die Verantwortung für den Arbeitsschutz bei den leitenden Mitarbeitern
des Unternehmens liegt.
Sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung
Entsprechend den Anforderungen des ASIG und der Ausformulierung der Berufsgenossenschaft VBG
wird die sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung durch externe Fachkräfte
wahrgenommen.
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Sicherheitsbeauftragte
Die Sicherheitsbeauftragten haben den Unternehmer bei der Durchführung der Maßnahmen zur
Verhütung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren zu
unterstützen, insbesondere
sich von dem Vorhandensein und der ordnungsgemäßen Benutzung der vorgeschriebenen
Schutzeinrichtungen und persönlichen Schutzausrüstungen zu überzeugen und
auf Unfall- und Gesundheitsgefahren für die Versicherten aufmerksam zu machen.
Der Unternehmer hat den Sicherheitsbeauftragten Gelegenheit zu geben, ihre Aufgaben zu erfüllen,
insbesondere
in ihrem Bereich an den Betriebsbesichtigungen sowie den Untersuchungen von Unfällen und
Berufskrankheiten durch die Aufsichtspersonen der Berufsgenossenschaften teilzunehmen; den
Sicherheitsbeauftragten sind die hierbei erzielten Ergebnisse zur Kenntnis zu geben.
Enge Zusammenarbeit mit FASI und Betriebsarzt.
Benachteiligungsverbot
Aus- und Fortbildungsmaßnahmen der Berufsgenossenschaft
Anzahl der Sicherheitsbeauftragte mindestens nach Anlage 2 der BGBV A1
5.5.3 Interne Kommunikation
Die umfassende Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist sichergestellt.
Dazu gehören die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen und die Festlegung der
Informationswege.
Es gilt der Grundsatz:
Jeder Betroffene erhält rechtzeitig die notwendigen Informationen. Das bedeutet nicht, dass jeder
Mitarbeiter alle Informationen erhalten muss.
Eine wesentliche Form der bereichsübergreifenden Kommunikation findet im Rahmen der Teamarbeit
statt. Die Kommunikation über die Wirksamkeit des Managementsystems erfolgt vor allem durch die
• Mitarbeiter – Arbeitsergebnisse, Probleme, Korrektur-und Vorbeugungsmaßnahmen,
Sicherheitshinweise
o Gespräche, Q-Aufzeichnungen, E-Mails
• Prozessverantwortlichen – Prozessleistungen, Q-Politik, Ziele und Maßnahmen
o Gespräche, Q-Aufzeichnungen, E-Mails
o Aushänge, soweit keine vertraulichen Daten vorliegen
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• MANAGEMENTBEAUFTRAGTER – Auditergebnisse, Beanstandungen, Leistung des
Managementsystems
o regelmäßiger Bericht
o Gespräche
o E-Mails als Rundschreiben
o Aushänge
• Geschäftsführung – Managementreview.
o Information des Führungskreises
(Daten zum Teil vertraulich, z.B. strategischer Geschäftsplan)
o ARBEITSSCHUTZAUSSCHUSS Sitzung (1/4 jährlich): Anliegen des Arbeitsschutzes beratenund entsprechende Empfehlungen treffen. Teilnehmer sind Arbeitgeber, Betriebsarzte,Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Sicherheitsbeauftragte
5.6 Managementbewertung
5.6.1 Allgemeines
Halbjährlich nimmt die Geschäftsführung in Zusammenarbeit mit dem M-Beauftragten die Bewertung
des Managementsystems vor, um dessen Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit zu beurteilen sowie
Verbesserungspotentiale abzuleiten und den Änderungsbedarf zu ermitteln. Die Q-Politik und Q-Ziele
sind eingeschlossen. Der Ablauf ist im Prozessdiagramm 5.6.4 dargestellt. Der
MANAGEMENTBEAUFTRAGTE ist für die Zusammenstellung der Informationen und die Vorbewertung
zuständig.
5.6.2 Eingaben für die Bewertung
Grundlage für die Bewertung des Managementsystems sind unter anderem interne Audits,
Kundenrückmeldungen oder das Berichtswesen über Prozessleistung, Konformität der
Dienstleistungen, sowie veränderte externe Umstände, die sich auf das Managementsystem auswirken
könnten.
Die Ergebnisse der internen Audits münden in eventuellen Korrektur-oder Vorbeugungsmaßnahmen,
die durch festgelegte Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten abgearbeitet werden und zu einer
ständigen Verbesserung des Systems führen (siehe auch PROZESSBESCHREIBUNG 8.5-1 und
PROZESSBESCHREIBUNG 8.5-2). In Kundenzufriedenheitsmessungen werden beispielsweise
Prozesszeiten, Termintreue, und Anzahl der Beschwerden gemessen und durch den
Managementbeauftragten ausgewertet. Bei Abweichungen zu vorher definierten Zielen (siehe Kapitel
5.4.1) werden die Ursachen analysiert und entsprechende Korrekturmaßnahmen eingeleitet.
Stand 5.9.12, Seite 28 von 70
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Die Bewertung des Managementsystems wird durch ein festgelegtes Berichtwesen (Aufzeichnungen)
unterstützt.
Sämtliche Korrektur-und Vorbeugungsmaßnahmen sowie deren Status, als auch
Folgemaßnahmen vorangegangener Bewertungen des Systems, als auch
Empfehlungen für Verbesserungen, fließen in die Bewertung mit ein.
Ergänzende Inhalte zu Arbeitsschutz
Ergebnisse der Datenanalyse, Krankenstand - Arbeitsunfälle (Ausfall > 3 Tage),
Ergebnisse der Mitbestimmung und Beratung (Ergebnisse der ARBEITSSCHUTZAUSSCHUSS
Sitzungen)
Äußerungen externer Kreise einschl. Beschwerden (Kundenbeschwerden bzw. dem
Arbeitsschutz, Begehungen durch Gewerbeaufsichtsamt oder Berufsgenossenschaft)
Änderungen der Rahmenbedingen einschl. der geänderten externen Forderungen
(Zusammenfassung der Informationen der Fachkraft für Arbeitssicherheit)
5.6.3 Ergebnisse der Bewertung
Die Ergebnisse der Bewertung werden durch den Managementbeauftragten dokumentiert und
enthalten Maßnahmen im Hinblick auf:
• Verbesserung der Wirksamkeit des Managementsystem
• Verbesserungen der Dienstleistungen bezüglich Forderungen der Kunden
• Planung des Mittelbedarfs
Änderungen der Politik und -ziele werden den Mitarbeitern bekannt gegeben. (Siehe Kapitel 5.5.3)
Stand 5.9.12, Seite 29 von 70
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6 Management der Ressourcen
6.1 Bereitstellung von Ressourcen
Um das vorgegebene Managementsystem zu verwirklichen und ständig zu verbessern und das oberste
Unternehmensziel, die Kundenzufriedenheit, zu erhöhen, werden periodisch durch die Finanz-sowie
Personalplanung die benötigten Mittel für die Umsetzung, Überwachung und Verbesserung des
Managementsystems in Zusammenarbeit mit dem M-Beauftragten ermittelt und durch die
Geschäftsführung genehmigt und bereitgestellt.
Hierbei werden die Prozesse, die Erreichung der Ziele und die Qualitätskosten bewertet und wo
erforderlich Korrekturmaßnahmen eingeleitet.
6.2 Personelle Ressourcen
6.2.1 Allgemeines
Alle Mitarbeiter, die qualitäts- und sicherheitsbeeinflussende Tätigkeiten ausführen, werden aufgrund
ihrer Fähigkeiten, die sich aus deren Ausbildung, Schulung, Fertigkeiten und
Erfahrungen ergeben, ausgewählt und eingesetzt.
6.2.2 Fähigkeit, Bewusstsein und Schulung
Zur Sicherung der Fähigkeiten, des Qualitäts- und Sicherheitsbewusstseins und des
Schulungsbedarfes der Mitarbeiter wird der Bedarf jährlich durch die Vorgesetzten – in Fällen, die Q-
Themen betreffen, durch den MANAGEMENTBEAUFTRAGTEN -ermittelt, gedeckt und die
Wirksamkeit überprüft. Die Führung der entsprechenden Aufzeichnungen erfolgt personenbezogen.
Größte Bedeutung messen wir der Kenntnis jedes Mitarbeiters bezüglich seines Beitrags zum
Erreichen der Q-Ziele und der Folge von Fehlern aus Sicht des Kunden bei.
Für statistische Methoden ist ein geeigneter Mitarbeiter benannt.
Der Ablauf zur Ermittlung des Schulungsbedarfs ist in der Prozessbeschreibung
PROZESSBESCHREIBUNG 6.2-1 festgelegt. Die Bedarfsermittlung erfolgt organisationsbezogen, die
Nachweisführung personenbezogen.
Stand 5.9.12, Seite 30 von 70
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Unterweisungen am Arbeitsplatz werden vom Unterweisenden/ Unterwiesenen dokumentiert und
aufbewahrt.
Vorgesetzte und MANAGEMENTBEAUFTRAGTER bewerten den Schulungsbedarf in Bezug auf das
Thema Arbeitsschutz. Gesetzliche Anforderungen (BGV A1) werden dabei berücksichtigt. -
Sicherheitsunterweisung mindestens jährlich. Bei Wechseln größer 3 wird nachdem 2. Wechsel
unterwiesen.
6.2.3 Prozessdiagramm-Personelle Ressourcen
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6.3 Infrastruktur
Alle zur Erreichung der Konformität der Dienstleistungen benötigten Einrichtungen werden durch den
Planungsprozess ermittelt, bereitgestellt und aufrecht erhalten. Anforderungen an folgende Faktoren
werden während der Planung der Dienstleistungen und Prozesse identifiziert:
• Gebäude, Arbeitsort und verbundene Einrichtungen
• Ausrüstung, Hardware und Software
• Unterstützende Dienstleistungen (siehe auch Kapitel 7.1)
6.4 Arbeitsumgebung
Alle zur Erreichung der Konformität der Dienstleistungen erforderlichen menschlichen und
physikalischen Faktoren der Arbeitsumgebung werden durch den Planungsprozess ermittelt und
gelenkt. Anforderungen an folgende Faktoren werden während der Planung der Dienstleistungen und
Prozesse identifiziert:
• Umgebungsbedingungen der Arbeit
• Gesundheits-und Sicherheitsbedingungen
• Arbeitsmethoden (siehe auch Kapitel 7.1)
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7. Leistungserbringung
7.1 Planung der Realisierungsprozesse
Für die qualitäts- und sicherheitsbestimmenden Abläufe der Dienstleistungen sind Prozesse festgelegt,
die sicherstellen, dass die Leistungserbringung nach beherrschten, vorgegebenen Bedingungen
abläuft.
Verantwortlich für die Einhaltung der hier aufgeführten Regelungen sind die direkten Vorgesetzten der
Mitarbeiter.
7.1.1 Planung der Leistungserbringung
Für alle Dienstleistungen müssen eindeutige Tätigkeitsbeschreibungen vorhanden sein. In den
Unterlagen müssen alle Arbeitsschritte beschrieben sein, die durchgeführt werden müssen, damit die
Dienstleistungen den vorgegebenen Anforderungen entsprechen. Hierzu werden Ziele festgelegt und
die Verifizierungs-und Validierungstätigkeiten sowie Annahmekriterien bestimmt.
Mit der Planung von neuen Tätigkeiten oder Dienstleitungen wird eine Gefährdungsanalyse nach
Arbeitsschutzgesetz durchgeführt. Dabei sind die Vorgesetzten zu beteiligen. Fachkraft für
Arbeitssicherheit und Betriebsarzt bringen sich beratend ein.
Als Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung werden Schutzziele mit der Priorität
Vermeidung -> Technische Schutzmaßnahme -> Persönliche Schutzmaßnahme bzw. Anweisung der
Mitarbeiter definiert.
Sicherheitsrelevante Anweisungen werden grundsätzlich in Form von Betriebsanweisungen schriftlich
erteilt und gehen in die Schulungsplanung ein.
Zuständig für die Erstellung der Unterlagen ist der Bereich, der auch für die Ausführung der Arbeiten
zuständig ist. Andere Stellen stehen für Rückfragen und Hilfestellungen zur Verfügung.
Die folgenden Regeln gelten für die Erstellung von Arbeitsanweisungen. Eine detailliertere
Beschreibung ist in PROZESSBESCHREIBUNG 7.5-1 gegeben.
• Die Arbeitsanweisungen. werden – soweit möglich – papierlos im IT-System verwaltet und dort
eindeutig den Kunden und Dienstleistungen zugeordnet, um einen einfachen Zugriff zu garantieren.
Für umfangreichere oder graphische Anweisungen können zusätzliche Unterlagen erstellt werden,
auf die dann im IT-System verwiesen wird.
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• Aus den im IT-System gespeicherten Arbeitsanweisungen sind alle weiteren Mitgeltenden
Unterlagen ersichtlich (z.B. Abbildungen usw.).
• Bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen sind die gegebenen Richtlinien und
Sicherheitsvorschriften zu beachten. Der Ersteller von Arbeitsanweisungen ist auch für deren Pflege
und Änderung verantwortlich. Außerdem ist er für die Verteilung der Pläne an die betroffenen
Bereiche zuständig.
Mit der Planung von neuen Tätigkeiten oder Dienstleitungen wird eine Gefährdungsanalyse nach
Arbeitsschutzgesetz durchgeführt. Dabei sind die Vorgesetzten zu beteiligen. Fachkraft für
Arbeitssicherheit und Betriebsarzt bringen sich beratend ein.
Als Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung werden Schutzziele mit der Priorität
Vermeidung -> Technische Schutzmaßnahme -> Persönliche Schutzmaßnahme bzw. Anweisung der
Mitarbeiter definiert.
Sicherheitsrelevante Anweisungen werden grundsätzlich in Form von Betriebsanweisungen schriftlich
erteilt und gehen in die Schulungsplanung ein.
7.1.2 Freigabe neuer Dienstleistungen
Vor der Einführung neuer Dienstleistungen muss von der Geschäftsführung überprüft und schriftlich
dokumentiert werden, dass
• die Verfahren geeignet sind, die geforderten Ergebnisse zu erzielen (Überprüfung z.B. durch Tests)
• nur geprüfte und freigegebene Hilfsmittel verwendet werden
• alle notwendigen Arbeits-und Prüfpläne erstellt sind
• etc.
7.1.3 Überwachung der Leistungserbringung
Durch die folgenden Verfahren soll sichergestellt werden, dass die Reihenfolge der geplanten
Arbeitsschritte eingehalten wird, um somit schon während der Leistungserbringung zu verhindern, dass
es zu Fehlern kommt:
• Vor Beginn der Leistungserbringung werden generell die zugehörigen Arbeitsanweisungen
eingesehen und bei Bedarf ausgedruckt.
• Der Abschluss eines Arbeitsschrittes wird durch Datum und Unterschrift bestätigt. Diese
Bestätigung stellt auch die Freigabe für den nächsten Arbeitsgang dar.
Stand 5.9.12, Seite 34 von 70
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• Im Laufe der Leistungserbringung wird kontrolliert, ob alle Tätigkeiten ordnungsgemäß durchgeführt
wurden.
7.1.4 Prüfung und Instandhaltung von Geräten und Hilfsmitteln
Durch regelmäßige Prüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen soll sichergestellt werden, dass alle
verwendeten Geräte und Hilfsmittel den an sie gestellten Anforderungen entsprechen.
Bei der Beschaffung von Geräten und Hilfsmitteln wird festgelegt, ob, und in welcher Form und in
welchem Turnus Prüfungen und Instandhaltungsmaßnahmen durchzuführen sind. Außerdem werden
im Zweifelsfall außerplanmäßige Prüfungen durchgeführt.
Zuständig für die Durchführung der vorgesehenen Maßnahmen ist der Managementbeauftragte. Der
MANAGEMENTBEAUFTRAGTE wird bezgl. sicherheitsrelevanten Prüfungen von der Fachkraft für
Arbeitssicherheit beraten.
7.1.5 Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Aufzeichnungen über die Eignung von Abläufen, Geräten, Hilfsmitteln und Personen werden von den
erstellenden Stellen aufbewahrt, um Vertrauen in die Konformität der Prozesse und resultierenden
Dienstleistungen zu erzeugen.
Für nähere Regelungen zu Aufzeichnungen siehe PROZESSBESCHREIBUNG 4.2-3
Stand 5.9.12, Seite 35 von 70
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7.1.6 Prozessdiagramm-Planung der Realisierungsprozesse
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Eingang: Gefährdungsbeurteilung
Ausgang: Schutzziele
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7.2 Kundenbezogene Prozesse
7.2.1 Ermittlung der Kundenforderungen
Für die Ermittlung der Kundenforderungen ist der Vertrieb zuständig. Es ist ein Prozess eingeführt, der
sicherstellt, dass Kundenforderungen an die Dienstleistungen vollständig ermittelt sind. Dies beinhaltet:
• Kundenforderungen an die Dienstleistungen, einschließlich Forderungen hinsichtlich Termin,
Abwicklung und Unterstützung.
• Von den Kunden nicht spezifizierte Forderungen, die für die Leistungserbringung notwendig sind.
• Verpflichtungen, einschließlich behördlicher und gesetzlicher Forderungen.
Die ermittelten Kundenforderungen werden vom Vertrieb aufgezeichnet.
7.2.2 Bewertung der Forderungen an die Dienstleistungen
Vor jeder Abgabe von Angeboten, der Annahme eines Vertrages oder eines Auftrags ist der Vertrieb für
die Bewertung der ermittelten Dienstleistunganforderungen zuständig. Ausdrücklich wird überprüft, ob
die MOVADO Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft MbH in der Lage ist, die festgelegten
Anforderungen zu erfüllen. Bewertet werden die:
• Vollständigkeit der festgelegten Produktanforderungen
• Widerspruchsfreiheit zwischen Anforderungen – Angebot – Auftrag
• Erfüllbarkeit der festgelegten Anforderungen -Machbarkeit
Die Ergebnisse der Bewertung einschließlich getroffener Folgemaßnahmen werden durch die
Mitarbeiter aufgezeichnet, die die Bewertung durchgeführt haben. Liegen kundenseitig keine
dokumentierten Anforderungen vor, werden die Kundenanforderungen vor der Annahme von uns
bestätigt.
Ändern sich Produktanforderungen, wird durch den Vertrieb der Auftrag zur
Aktualisierung der Dokumente an die verantwortlichen Stellen und die Information des betroffenen
Personals erteilt.
Vertragsänderungen führen zu einer erneuten Vertragsprüfung mit Festlegung der
geänderten Konditionen. Alle relevanten Stellen werden über
Vertragsveränderungen informiert.
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7.2.3 Kommunikation mit den Kunden
Für sämtliche Kommunikation mit den Kunden, einschließlich:
• Informationsweitergabe über die Dienstleistungen
• Anfragen, Verträge oder Auftragsbearbeitung
• Kundenreaktionen, Kundenbeschwerden
ist der Vertrieb zuständig.
Kundenreaktionen, insbesondere Kundenbeschwerden, werden aufgezeichnet und
der Geschäftsführung mitgeteilt. Nach Bedarf sind entsprechende
Korrekturmaßnahmen einzuleiten.
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7.2.4 Prozessdiagramm-Kundenbezogene Prozesse
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7.3 Entwicklung
Das Normenkapitel 7.3 (Entwicklung) der ISO 9001 / OHSAS 18001 wird nicht angewendet.
Die Planung von neuen Dienstleitungen wird in Kapitel 7.1 des Handbuchs beschrieben.
7.4 Beschaffung
Für den Prozess ist die Geschäftsleitung zuständig. Die Beschaffung umfasst alle materiellen und
immateriellen Produkte sowie Dienstleistungen, die Einfluss auf die Erfüllung der Kundenforderungen
und der behördlichen Vorgaben haben.
7.4.1 Beschaffungsprozess
Kriterien der Lieferantenauswahl
Die Lieferantenauswahl erfolgt hauptsächlich nach den Gesichtspunkten
• Lieferfähigkeit und Termintreue
• Preis
• gleich bleibend hohe Qualität
• Beratung und Service
• etc. Die Lieferanten sind mit Angabe der Zulieferteile im IT-System gespeichert und
werden periodisch nach den oben genannten Gesichtspunkten beurteilt und die Ergebnisse dem
Lieferanten mitgeteilt.
Überprüfung neuer Lieferanten
Bei neuen Lieferanten wird zuerst geklärt, in welcher Form die Qualitätsfähigkeit des Lieferanten
geprüft werden muss. Diese Beurteilung kann erfolgen über
• eine formale Befragung des Lieferanten über Fragebogen
• und/oder ein externes Audit
• und/oder Prüfung von Mustern
Stand 5.9.12, Seite 46 von 70
Management-HandbuchISO 9001 und OHSAS 18001
Kontinuierliche Bewertung
Durch die Wareneingangsprüfung erfolgt eine kontinuierliche Bewertung der Lieferanten. Lieferanten,
deren Produkte den Qualitätsanforderungen nicht entsprechen, werden für bestimmte Zulieferprodukte
oder bei krassen Mängeln ganz für weitere Bestellungen gesperrt.
Eine detaillierte Beschreibung der Prozesse der Lieferantenauswahl und Beurteilung ist in der
PROZESSBESCHREIBUNG 7.4-1 gegeben.
7.4.2 Beschaffungsangaben
Für Kaufteile werden Beschaffungsunterlagen (Bestellspezifikationen etc.) angefertigt. Die Beschaffung
pflegt auch die Bestelltexte im IT-System. Die Unterlagen werden vor der Herausgabe daraufhin
überprüft, ob alle Forderungen an das Produkt eindeutig und klar beschrieben sind.
Die Geschäftsleitung entscheidet, ob Testmuster notwendig sind. Falls ja, teilt die Geschäftsleitung dies
dem Lieferanten mit.
Für die Beschaffungsunterlagen gilt der normale Änderungsdienst. Die Geschäftsleitung ist
verantwortlich, dass alle Änderungen an die Lieferanten weitergeleitet werden.
7.4.3 Verifizierung von beschafften Produkten
Wenn vertraglich nicht anders vereinbart, werden Verifizierungen mittels Identprüfung im
Wareneingang vorgenommen. Im Bedarfsfall können diese durch zusätzliche Prüfungen ergänzt
werden.
(siehe hierzu auch Kapitel 8.2.4 in diesem Handbuch)
7.4.4. Beschaffung von Chemikalien
Bei der Beschaffung von Chemikalien wird entsprechend den gesetzlichen Anforderungen vor der
Verwendung die Durchführung der Gefährdungsanalyse sichergestellt. Für alle Gefahrstoffe liegt ein
Sicherheitsdatenblatt und eine dokumentierte Gefährdungsanalyse vor. Schutzziele werden definiert.
Substitution des Stoffes muss Vorrang haben. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsarzt
stehen bei der Findung von Schutzzielen beratend zur Seite. Technische Schutzmaßnahmen haben
Vorrang zu PSA bzw. Unterrichtung.
Alle relevanten Informationen werden in Betriebsanweisungen zusammengefasst. Diese gehen in die
Schulungsplanung und in die Verwaltung von Dokumenten ein.
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7.4.5. Beschaffung von Investitionsgütern.
Bei der Beschaffung von Investitionsgütern (Betriebsmittel und Anlagen) wird entsprechend den
gesetzlichen Anforderungen vor der Verwendung die Durchführung der Gefährdungsanalyse
sichergestellt. Die gesetzlichen Anforderungen (in der Regel die CE Kennzeichnung) in Bezug auf das
Betriebsmittel bzw. die Anlage werden eingehalten. Alle Betriebsmittel und Anlagen werden von der
Fachkraft für Arbeitssicherheit bewertet und freigegeben.
Alle relevanten Informationen werden in Betriebsanweisungen zusammengefasst. Diese gehen in die
Schulungsplanung und in die Verwaltung von Dokumenten ein.
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7.4.4 Prozessdiagramm-Beschaffung
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7.5 Leistungserbringung
7.5.1 Lenkung der Leistungserbringung
Für alle qualitätsbestimmenden und sicherheitsbestimmten Funktionsbereiche sind Arbeitsabläufe
geplant und festgelegt, um sicherzustellen, dass die Leistungserbringung nach beherrschten,
vorgegebenen Bedingungen abläuft. Die Dokumentation dieser Prozesse erfolgt in den
Arbeitsanweisungen.
Zuständig für die Erstellung und Pflege der Unterlagen ist der Bereich, der auch für die Ausführung der
Arbeiten zuständig ist. Andere Stellen stehen für Rückfragen und Hilfestellungen zur Verfügung. Eine
detaillierte Beschreibung ist in PROZESSBESCHREIBUNG 7.5-1 gegeben.
In den Arbeitsanweisungen sind festgelegt:
• Merkmale der Dienstleistungen
• Welche Arbeitsschritte nacheinander folgen und mit welchen Mitteln unter welchen Bedingungen
diese durchzuführen sind.
• Welche Kriterien für die Arbeitsausführung erfüllt werden müssen und welche
Genehmigungen/Freigaben vorliegen müssen.
• Welche Kontroll-, Überwachungs-und Instandhaltungsmaßnahmen durchzuführen sind.
• Welche Aufzeichnungen zu führen sind.
7.5.2 Prozessvalidierung
Alle Wertschöpfungsprozesse, deren Ergebnisse nicht in einem wirtschaftlich vertretbaren Rahmen
oder gar nicht durch Abschlusskontrollen verifiziert werden können, werden durch die MOVADO
Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft MbH validiert. Dies schließt Dienstleistungen ein, bei denen
sich Mängel eventuell erst zeigen, nachdem der gesamte Prozess abgeschlossen wurde.
Diese Prozesse werden validiert, um ihre Fähigkeit zur Erreichung der geplanten Ziele zu
demonstrieren.
Die Maßnahmen für die Prozessvalidierung sind festgelegt und beinhalten als ein Minimum:
• Die Prozessbeschreibung
• Qualifikation der Ausrüstung
• Qualifikation des Personals
• Gebrauch festgelegter Methoden oder Verfahren
• Re-Validierung
Stand 5.9.12, Seite 51 von 70
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• Qualifizierungsaufzeichnungen der validierten Prozesse, Ausrüstung und Personal werden
unterhalten
7.5.3 Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit
Einkaufswaren und verwendete Produkte werden über alle Prozessphasen, von der Warenannahme
bis zur Verwendung, so gekennzeichnet, dass stets eine eindeutige Identifikation gegeben und der
Prüfstatus bezüglich festgelegter Kontrollen erkennbar ist.
Produkte, deren Identifikation nicht mehr eindeutig möglich ist, werden mit einem Sperrvermerk
versehen und von der Weiterverwendung ausgeschlossen. (Siehe Kapitel 8.3)
Die Form der Kennzeichnung und der Grad der Rückverfolgbarkeit ist dem geplantem Einsatz
angepasst und in der Prozessbeschreibung PROZESSBESCHREIBUNG 7.5-2 geregelt.
7.5.4 Eigentum der Kunden
Alle vom Auftraggeber beigestellten Produkte werden auf ihre Eignung geprüft und mittels wirksamer
Verfahren und Methoden behandelt. Sollten die beigestellten Ausrüstungen bei einer
Dienstleistungsausführung beschädigt werden, in Verlust geraten oder anderweitiger Mangel
festgestellt werden, so ist der Auftraggeber umgehend zu informieren.
7.5.5 Produkterhaltung
Um die Aufrechterhaltung der Konformität bei sämtlichen produktiven sowie nichtproduktiven
Vorgängen zu gewährleisten, gelten für Material und Zukaufprodukte folgende Regelungen:
Handhabung
Alle Dienstleistungen sind grundsätzlich so zu handhaben, dass keine Beschädigungen oder
Qualitätsminderungen auftreten können. Durch die Mitarbeiterqualifikation bzw. Unterweisungen wird
eine ordnungsgemäße Handhabung sichergestellt (siehe Kapitel 6.2.2). Wo es notwendig ist, werden
zusätzliche Schutzmaßnahmen über die Arbeitspapiere vorgeschrieben (beispielsweise Maßnahmen
zum Schutz besonders gefährdeter Komponenten). Einschlägige Gesetze, Verordnungen und
Unfallverhütungsvorschriften werden, soweit zutreffend, eingehalten.
Stand 5.9.12, Seite 56 von 70
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7.6 Lenkung von Überwachungs-und Messmitteln
Das Kapitel 7.6. der ISO 9001 / OHSAS 18001 wird nicht angewendet.
Stand 5.9.12, Seite 57 von 70
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8 Messung, Analyse und Verbesserung
8.1 Allgemeines
Um die Konformität mit Forderungen der Kunden sowie Verbesserungen zu erreichen, sind alle
Überwachungen zu planen und der Bedarf anhand statistischer Methoden jährlich durch den M-
Beauftragten zu ermitteln. Alle durchzuführenden Kontrollen werden in Überwachungsplänen definiert
und die Ergebnisse festgehalten. Dies betrifft Prüfungen von Waren und eingesetzten Produkten, sowie
insbesondere die Überprüfung der Leistungserbringung. Die Kontrollunterlagen enthalten:
• Gegenstand der Kontrolle
• zu prüfende Abläufe und Ergebnisse
• Kontrollmethode
• Eventuell benötigte Hilfsmittel und Prüfeinrichtungen
• Kontrollumfang
• Fehlerklassifizierung
Um den Kontroll-und Überwachungsaufwand in wirtschaftlich vertretbaren Grenzen zu halten, kommen
teilweise Stichprobenverfahren zum Einsatz. Genutzt werden hierbei gängige Verfahren der
Wahrscheinlichkeitsrechnung und Stichprobenprüfung.
Falls statistische Verfahren zum Einsatz kommen (zum Beispiel bei der Auswertung von
Prüfergebnissen), wird auf den jeweiligen Auswertungen angegeben, nach welchem Verfahren
vorgegangen wurde. Wo immer mit diesen Verfahren gearbeitet wird, wird exakt definiert, welches
Verfahren in welcher Form herangezogen wurde. Verantwortlich für die Entscheidung über den Einsatz
statistischer Verfahren ist der Managementbeauftragte.
Die Erstellung von Kontrollplänen, zu erstellende Aufzeichnungen und Verantwortlichkeiten sind in der
PROZESSBESCHREIBUNG 7.5-1 detailliert erläutert.
8.2 Messung und Überwachung
Die Messung und Überwachung von Parametern, die Qualitätseinflüsse bzw. Sicherheitseinflüsse
bewirken, dienen der Sicherstellung, dass vorgegebene und festgelegte Anforderungen an die
Dienstleistungen und Prozesse eingehalten beziehungsweise erfüllt werden.
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8.2.1 Kundenzufriedenheit
Zur Leistungsbeurteilung und als Grundlage für die Managementbewertung ermittelt die MOVADO
Beteiligungs-und Verwaltungsgesellschaft MbH Informationen über die Kundenzufriedenheit und –
unzufriedenheit.
Durch die Kunden geäußerte Beschwerden und Reklamationen werden durch den Mitarbeiter, der die
Beschwerde entgegennimmt, in einem ForManagementbeauftragterlatt aufgenommen und
aufgezeichnet. Diese Aufzeichnungen gehen in die regelmäßig durchgeführte und geplante
Managementbewertung ein. Sind die Beschwerden nicht durch den Mitarbeiter zur Zufriedenheit der
Kunden zu regeln, wird die Geschäftsführung informiert. Diese ist dann für die Einleitung von
Korrekturmaßnahmen und die Zufriedenstellung der Kunden zuständig.
Zur Erlangung von Informationen über das Maß der Kundenzufriedenheit werden stichprobenartige
Befragungen der Kunden durchgeführt. Ziel dieser Befragungen ist es, Angaben über die eigene
Leistung und das Einhalten der gesetzten Ziele zu erlangen. Für die Befragungen existiert ein
ForManagementbeauftragterlatt, in dem Angaben zu Fehlern, Problemen, Termintreue und sonstige
Angaben der Kunden aufgezeichnet werden. Auch diese Aufzeichnungen gehen in die regelmäßig
durchgeführte und geplante Managementbewertung ein.
8.2.2 Internes Audit
Die Wirksamkeit des Managementsystems wird regelmäßig durch interne Audits überprüft. Die Audits
werden nach einem Auditplan durchgeführt, den der Managementbeauftrage erstellt. Außerdem
werden im Bedarfsfall außerplanmäßige Audits angesetzt.
Eine genauere Beschreibung des hier angegebenen Systems ist in PROZESSBESCHREIBUNG 8.2-1
gegeben.
Zuständigkeit des Managementbeauftragten
Der Managementbeauftragte ist für die Planung und Durchführung der Audits verantwortlich. Er erstellt
jährlich einen Auditplan und überwacht die Einhaltung der geplanten Termine. Er führt die Audits
entweder selbst durch, oder beauftragt einen geeigneten, unabhängigen Mitarbeiter mit der
Durchführung.
Unterscheidung planmäßige/ außerplanmäßige Audits
Planmäßige Audits werden nach dem Auditplan durchgeführt, der Auskunft gibt, welche
Unternehmensbereiche wann zu überprüfen sind.
Stand 5.9.12, Seite 59 von 70
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Bei Problemen (oder Verdacht auf Probleme), die mit der Qualität der Dienstleistungen oder dem
Arbeitsschutz zusammenhängen, können durch den Managementbeauftragte kurzfristig und ohne
Anmeldung außerplanmäßige Audits angesetzt werden.
Auditierung des Arbeitsschutzes
(Verteilung System MANAGEMENTBEAUFTRAGTER / Vor Ort FASI)
Jede Gesellschaft sorgt für einen Beauftragten. Der MANAGEMENTBEAUFTRAGTE übernimmt die
Planung. Die Beauftragten der Gesellschaften führen Audit durch und werden dabei durch die FASI
unterstützt.
Durchführung der Audits
Die Durchführung der Audits erfolgt nach Auditunterlagen, die auf der Basis des M-Handbuchs, der
Prozessbeschreibungen und sonstiger M-Unterlagen erarbeitet werden. Für bestimmte
Unternehmensbereiche sind feste Checklisten vorhanden.
Die Audits finden im zu auditierenden Bereich statt und werden zusammen mit dem/ der Mitarbeiter/in
durchgeführt, der/ die für den Bereich zuständig ist.
Nach dem Audit werden die Ergebnisse mit dem Verantwortlichen des Bereichs besprochen.
Erstellung des Auditberichts
Das Ergebnis eines Audits wird in den Auditunterlagen und Checklisten festgehalten, bei wesentlichen
Abweichungen wird ein zusätzlicher Bericht erstellt.
Dem auditierten Bereich wird das Ergebnis nach der Durchführung mitgeteilt. Abweichungsberichte
gehen an den auditierten Bereich, die Niederlassungsleitung sowie an die Geschäftsführung.
Einleitung von Korrekturmaßnahmen
Die Niederlassungsleitung ist verpflichtet, bei auftretenden Abweichungen schnellstmöglich
Korrekturmaßnahmen einzuleiten.
Der Managementbeauftragte überwacht die Korrekturmaßnahmen und die Einhaltung der
vorgesehenen Termine.
Dokumentation der Audits
Die Aufbewahrung der Auditberichte, Pläne und Checklisten erfolgt zentral durch den
Managementbeauftragten.
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8.2.3 Überwachung und Messung von Prozessen
Durch den Einsatz von geeigneten statistischen Methoden wird eine stetige Überwachung der
Realisierungsprozesse sichergestellt. Ziel ist die Konformität der Prozesse und eine stetige
Prozessoptimierung. Grundlage für die Auswertungen bilden die Überwachungsberichte. (Siehe auch
MANAGEMENTHANDBUCH-8-1 und 8.2.4)
8.2.4 Überwachung und Messung der Dienstleistungen
Zur Verifizierung der Forderungen an die Dienstleistungen sind angemessene Überwachungen in
geeigneten Prozessphasen festgelegt. (Siehe MANAGEMENTHANDBUCH-8-1) Dabei werden
Zwischen-und Abschlusskontrollen unterschieden.
Arbeitsschutz: Jährliche Auswertung von meldepflichtigen Unfällen und Erkrankung.
Zwischenkontrolle und Abschlusskontrollen auch auf die Umsetzung des Arbeitsschutzes beziehen.
Die Ergebnisse der Begehungen der Fachkraft / des Betriebsarztes werden herangezogen.
Der M Beauftragte fasst die Ergebnisse in Auswertungen zusammen.
Vorort Beauftragter erstattet vierteljährlich Bericht zu Themenkatalog.
Zwischenkontrollen
Während der Leistungserbringung werden bei Bedarf planmäßige Kontrollen durchgeführt. Dadurch
wird sichergestellt, dass alle Tätigkeiten korrekt und in der richtigen Abfolge durchgeführt werden.
Der Managementbeauftragte legt fest, nach welchen Phasen und in welcher Form Zwischenprüfungen
zu erfolgen haben. Die Durchführung der Zwischenprüfungen wird durch Datum und Unterschrift
bestätigt.
Zwischenkontrollen werden in der Regel stichprobenhaft durchgeführt.
Abschlusskontrolle
Nach Abschluss der Leistungserbringung erfolgt prinzipiell eine Abschlusskontrolle, bei der geprüft
wird, ob die gewünschten Ergebnisse erzielt wurden. Endkontrollen wie auch Zwischenkontrollen
werden durch fachlich ausgebildete Mitarbeiter durchgeführt, die mit den jeweils zu kontrollierenden
Dienstleistungen nicht direkt zu tun hatten (Vier-Augen-Prinzip).
Durchgeführte Prüfungen werden mit Datum und Unterschrift protokolliert.
Auswertung der Kontrollergebnisse
Alle Kontrollunterlagen werden aufbewahrt. Aus den Prüfberichten werden in regelmäßigen Abständen
Auswertungen erstellt und an die betroffenen Bereiche verteilt.
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Zuständig für diese Auswertungen ist der Managementbeauftragte.
8.2.5 Prozessdiagramm – Überwachung und Messung
Stand 5.9.12, Seite 66 von 70
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8.3 Lenkung fehlerhafter Dienstleistungen
Es sind Verfahren festgelegt, die sicherstellen, dass fehlerhafte Dienstleistungen zuverlässig erkannt
und die erkannten Mängel beseitigt werden.
Eine Abweichung liegt vor, wenn ein oder mehrere Qualitätsmerkmale nicht den an sie gestellten
Anforderungen und/oder M-Unterlagen entsprechen, oder eine eindeutige Identifizierung nicht mehr
gegeben ist. In einem solchen Fall ist der Managementbeauftragte für die Entscheidung über die
weitere Vorgehensweise verantwortlich.
Ebenso wird mit fehlerhaften Unterlagen verfahren. Eine Unterlage ist fehlerhaft, wenn sie dem Ziel, die
geforderte Qualität zu erreichen, entgegensteht.
Eine genauere Beschreibung des Vorgehens ist in der PROZESSBESCHREIBUNG 8.3-1 gegeben.
8.4 Datenanalyse
Zur Bestimmung der Wirksamkeit und der Eignung des Managementsystems sowie zur Aufdeckung
von Verbesserungspotential werden Daten aus den Mess-und Überwachungstätigkeiten und anderen
relevanten Quellen gesammelt und ausgewertet.
Zutreffende Daten werden analysiert um Informationen zu erhalten über:
• Kundenzufriedenheit
• Erfüllung der Dienstleistunganforderungen
• Erfüllung der zutreffenden gesetzlichen und behördlichen Forderungen
• Merkmale der Prozesse und Dienstleistungen und deren Trends
• Möglichkeiten für Vorbeugungsmaßnahmen
• Lieferanten
• Ausfall- und Krankenstatistik (> 3 Tage)
8.4.1 Analyse und Verwendung von Daten
Die Trends der Qualitäts-und Betriebsleistung werden mit dem Stand/ Fortschritt
der Geschäftsziele verglichen, um entsprechende Maßnahmen auszulösen. Es
werden die nachfolgenden Tätigkeiten unterstützt:
• Festlegung von Prioritäten für die Lösung von Kundenproblemen
• Erkennung von Trends bei Schlüsselkunden
• Langfristplanung
• Erstellung eines Informationssystems über die Produkte im Gebrauch – Feldinformationen.
Stand 5.9.12, Seite 67 von 70
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Wo möglich und sinnvoll, wird ein Benchmarking bezüglich der Kriterien
• Qualitätslage
• Wirtschaftlichkeit
• Produktivität
• Leistungsfähigkeit
• Unfallgeschehen
durchgeführt.
8.5 Verbesserung
8.5.1 Planung der ständigen Verbesserung
Die kontinuierliche Verbesserung des Managementsystems wird durch die Anwendung der Politik und
der M-Ziele, sowie durch die in diesem Handbuch beschriebenen Prozesse, Interne Audits (Kapitel
8.2.2), Datenanalyse (8.4) und Managementbewertung (5.6) ermöglicht.
Korrektur-und Vorbeugungsmaßnahmen dienen ebenfalls als Instrument der kontinuierlichen
Verbesserung.
8.5.2 Korrekturmaßnahmen
Zur Beseitigung von Fehlerursachen werden gezielte Einzelmaßnahmen bzw. geplante systematische
Maßnahmen ergriffen.
Diese Maßnahmen erstrecken sich auf zugekaufte Waren, Dienstleistungen und auf die
Realisierungsprozesse.
Korrekturmaßnahmen resultieren (jedoch nicht ausschließlich) aus:
• Kundenreklamationen und -beschwerden
• internen und externen Audits
• Unfällen
• Behördenauflagen
• Unfallmeldungen
Das nähere Vorgehen bei Korrekturmaßnahmen regelt die PROZESSBESCHREIBUNG 8.5-1
8.5.3 Vorbeugungsmaßnahmen
Zur Vorbeugung gegen Qualitäts- oder Arbeitsschutzprobleme werden gezielte Einzelmaßnahmen,
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beziehungsweise geplante systematische Maßnahmen ergriffen. Verfahren für
angemessene Vorbeugemaßnahmen schließen ein:
• Den Gebrauch geeigneter Informationsquellen zur Entdeckung, Analyse und Beseitigung
potentieller Fehlerursachen. (Siehe auch Kapitel 8.4)
• Festlegung der erforderlichen Schritte zur Beseitigung der Mängel
• Überwachung der Durchführung und Wirksamkeit
• Vorlage der Informationen zur Bewertung durch die Geschäftsführung Das nähere Vorgehen bei
Vorbeugungsmaßnahmen regelt die PROZESSBESCHREIBUNG 8.5-2
• ARBEITSSCHUTZAUSSCHUSS Sitzungen
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8.5.4 Prozessdiagramm-Verbesserung