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Vortrag:

Facility Management im kommunalen Bereich

Dipl.-Ing. Markus Bruchhage (INIT GmbH)

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Profil

Profil

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Geschäftsfelder

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Ausgewählte Themenfelder

PlanungAging-

managementeCommerce/Konfiguration

Bewirt-schaftung

Standort-management

Ausgewählte Themen

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Dienstleistungen

Dienstleistungen

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Facility Management im kommunalen Bereich

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Neue Kommunales Finanzmanagementin der Immobilienbewirtschaftung

Immobilienbewertung Immobiliennutzung

Aufnahme des Ist-Zustandes

Dokumentation aller Bestands-daten und deren Veränderung

Gestaltung von Prozessen

Optimierung von Flächen-nutzung, Versorgung und Instandhaltung

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Herausforderungen

Herausforderungen im Zuge des NKF

• Erfassung und Bewertung des gesamten Immobilien – und Inventarbestandes

• Zusätzliche Aufwände hinsichtlich Personal und Kosten während der Umstellung auf die Doppik

• Schaffung transparenter Informationsstrukturen und eines leistungsfähigen Controllings

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Herausforderungen bei Immobilienbewertung

Komplette Erfassung aller Grundstücks-, Immobilien- und Inventarbestände (auch geringfügige Wirtschaftsgüter)

1. Überblick: Welche Immobilien und Flächen sind im Besitz der Kommune?

2. Überblick: In welchem Zustand befinden sie sich?

3. Nach welchen Parametern und Maßstäben istdie quantifizierbare Bewertung vorzunehmen?

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Unterstützung durch web-basierte Informationssysteme

Erfasst mit allen relevanten Attributen werden z.B.:

- Flächen - Inventar- Kostenstellen- Mietverhältnisse- Verträge- Zustandsinformationen

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Informationsmanagement / Bestand

Transparenter Überblick über sämtliche vorhandenen Flächenund Wirtschaftsgüter im Rahmen der Vorgaben des NKF

Auswertungen über alle in der DB abgelegten Informationen mit beliebigen Abfrageparametern auf Knopfdruck

Durch Online-Fähigkeit dezentrale Pflege der Daten durch die jeweils zuständigen Mitarbeiter möglich

Zusammenführen aller Informationen unabhängig von Zeit und Ort

Bereitstellung stets aktueller Informationen als Grundlage für sichere Investitionsentscheidungen

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Unterstützung durch datenbankgestützte Informationssysteme bei der Prozessoptimierung

- Flächen-/ Mietmanagement

- Instandhaltung / Störmeldung

- Reinigung

- Brandschutz

-Nebenkostenberechnung

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Informationsmanagement / Prozesse

- Umzugs-/ Belegungsmanagement

- Gebäudeautomation

- Energiemanagement

- u.a.

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Planung (technisch und operativ)

Prozesskommunikation

Bestandsdokumentation

Die Stärken eines CAFM-Systems

• Spezielle Ausrichtung auf planerische und operative Belange der Immobilienbewirtschaftung• Variantenplanung für die Sicht auf mögliche zukünftige Zustände• Verknüpfung von Alphanumerik und Grafik für eine umfassende Sicht auf alle infra- strukturell relevanten Informationen

• Hohe Verfügbarkeit (Online-Basis) und einfachste Bedienung sichern hohe ämter- und aufgabenübergreifende Akzeptanz • Einbindung aller Beteiligten in die Bestandspflege und Prozesskommunikation• Abbildung aller unterschiedlichen Sichten (Technik, Nutzer, Amtsleitung, Überwachung) • Möglichkeit der Kopplung an beliebige IT-Systeme (ERP, GLT, Personal, ...)

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ERP (z.B. SAP)

Stammdaten Grafik

Kaufmännische Abwicklung

Prozessabbildung / -kontrolle

Techn. /Infrastrukt. Informationen

Prozessabbildung / -kontrolle

Variantenplanung (z.B. Umzug,Flächennutzung, ...)

Schnittstelle zwischen Planungs-abteilung, operativen DLs(intern / extern), Kämmerei

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Ausgangssituation

Amt A Amt B Amt C Amt D

CAD

Liegenschaften

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Ausgangssituation

Ausgangssituation ist bestimmt von

- Nichtvorhandensein von Informationen

- Redundanter Datenhaltung

- Informationen, die oft nicht aktuell und verifiziert sind

- Kommunikation über Liegenschaft und Prozesse, die ämterübergreifend nicht auf einheitlicher Basis und mit einheitlichem Informationsstand erfolgt

- Hoher Aufwand an Zeit (und damit Kosten) für Informationsbeschaffung und -auswertung

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Notwendige Konsequenzen

- Schaffung eines einheitlichen Datenpools

- Ämterübergreifende Zugriffs- und Pflegemöglichkeiten

- Realisierung einer hohen Verfügbarkeit stets aktueller, gesicherter Daten

Konsequenzen

DATENBANK + INTER- / INTRANET

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Nutzung von ONLINE-Technologien

• derzeit in Deutschland ca. 55 % (Emnid)• davon etwa 75 % private Nutzung • zunehmend Hinwendung zur Prozessabbildung und –steuerung in Unternehmen

z.B.TravellingBankingeCommerceInformationspool

UnternehmensweiteSteuerung von Planungs-, Bewirtschaftungs-, Nutzungs- und Controllingprozessen

Gravierende Veränderung des Kommunikationsverhaltens

z.B.Online-KonferenzOutlook/LotusProzessabwickl.RechercheInternetauftritte

Privat Gewerblich

Die Welt geht ONLINE

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Komponenten eines Prozesses:

Beteiligte / Betroffene

Zuständigkeiten

Abhängigkeiten

Controlling

Prozesskomponenten

Termine / Fristen

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Zentraler Informationspool ermöglicht redundanzfreie Datenhaltung und unmittelbares Ineinandergreifen der verschiedenen Prozesse

Synergieeffekte nutzen

initiate successRaumstempelFlächen Inventar Brandschutzeinrichtungen Schlüssel

Fluchtwege Reinigung Mietsituation Kostenstellen

Berücksichtigung unterschiedlicher Sichten

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Einsparpotenziale durch

Konsequenzen neuer Org.-Formen (I)

• Umgestaltung von Arbeitsabläufen

• Parallelisierung von Arbeitsabläufen

• Teilweise Verlagerung der Datenpflege zum Dienstleister

Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess

initiate successKonsequenzen neuer Org.-Formen (II)

Einsparpotenziale durch

• Permanente Prozessverfolgung und Controlling ONLINE

• Frühzeitiges Erkennen von Fehl- entwicklungen

• Schnelle Reaktion auf Fehlzustände

Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess

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Einsparpotenziale durch

• Optimierung von Einkaufsvorgängen

• Abstimmung von Nutzung und Versorgung

• Bedarfsfähige Prognosen durch Historien- verfolgung

• Hohe Entscheidungssicherheit durch gesicherte Informationsverfügbarkeit

Konsequenzen neuer Org.-Formen (III)

Nutzwert von ONLINE – Technologien im Prozess

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Offene Systemarchitektur + Einbindung von Fremdsystemen

Offene Systemarchitektur

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Bestand/Planung Prozesse (Instandhaltung, Energie, Sicherheit,

Reinigung, Brandschutz,...)

Datenbankhinterlegung

Datenbankhinterlegung

CAD Web

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Die Vorteile der WEB-Integration

Vorteile WEB-Integration (I)

• Vernetzung und Steuerung von Prozessen

• Standortunabhängige Kommunikation

• Stets aktueller Informationsbestand

• Informationstransparenz

• Schneller und effizienter Datenaus- tausch zwischen allen Beteiligten

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• Geringer Installationsaufwand (nur Server, keine Clientinstallation)

• Leichte Erlernbarkeit (Informationsverfügbarkeit via Internet Explorer)

• Hohe Verfügbarkeit (Nutzung vorhandener EDV-Infrastruktur)

Die Vorteile der WEB-Integration

Vorteile WEB-Integration (II)

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Lösungen FM

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WEB- Lösungen FM

- Inventur der Objektdaten- Darstellung der aktuellen Standorte

- Erfassung von Störmeldungen- Kontrolle der Wartungszyklen- Workflow von der Meldung über Beauftragung bis zur Kostenerfassung

- Verwaltung brandschutztypischer Objekte- Online Dokumentation des Brandschutz- konzeptes- Darstellung gegenüber der Sach- versicherung

- Import von alphanumerischen Massendaten- Bearbeitung von Massendaten

- Erstellung von Ausschreibungsunterlagen- Ermittlung der Reinigungsflächen- Bietervergleiche

- Steuerung von Umzügen- Anfrage, Beauftragung und Planung

- Erfassung von umlage- und nichtumlage- fähigen Kosten- beliebige Umlageschlüssel- verursachergerechte Abrechnung

- ONLINE Darstellung der Raumstempel

- PC Verwaltung- Software-Lizenzverwaltung

- Kopplung zu GLT-Systemen -Anbindung an Prozesse der Instandh. , Nebenkosten, u.a.- Energiemanagement

- Flächen- und Objektmanagement- Basis für Prozesssteuerungen

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Bestandserfassung – Grundlage für FM

Bestandserfassung

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Bestandserfassung

Alphanumerisch

Vorgabe einer Excel-Struktur

Massendatenimport oder händischer Import

FM-Modell (Grafische Daten)

Bestandserfassung

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BestandserfassungCAD - Grundriss

Prüfen der LayerstrukturFestlegen der Zeichnungseinheit ( m)Definition des Gebäudequaders

CAD

Prüfen

Grafisch

Bestandserfassung

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Bestandserfassung

fmINIT

fmONLINE

CAD-Daten Massendaten

ToDo

Bestandserfassung

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2D DXF-Pläne(Linien, Kreise, Bögen)

• Polygone einsetzen

2 D DWG-Pläne

• Übernahme von Polylinien

3D ADT-Modell

• Übernahme auf Knopf- druck

Gescannte Pläne(tif, jpg, ...)

• „Nachzeichnen“ per Hand oder autom./halbauto. Vektorisieren

Raumerkennung

Attributierung

fmINIT

Aufmessen

3D ADT-Modell

Ausgangspunkte und Vorgehen

Bestandserfassung

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Definition - des Liegenschaftsnamens- des Gebäudenamens- der Anzahl der Geschosse- des Namens und Höhe

der Geschosse

Zuweisung der Geschosspläne (z.B. EG)

fmINIT

Liegenschaft

Definition - von Räumen (Raumbücher)- Zonen und - Objekten

Raum-/ Objektdaten

CAFM

Bestandserfassung

Modellaufbau

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Flächen- / Raummanagement

Flächen

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Flächen

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- Erfassung beliebiger Flächen zu einem Raum (z.B. Anstrich- flächen, Fläche für Bodenbeläge, Abzugsflächen)

- Definition von Flächenabhängigkeiten

- Verknüpfung einzelnen Fläche mit beliebigen Dokumenten

- Freie Attributierung jeder Fläche (z.B. Flächennutzungsarten nach DIN 277 und Krankenhaus DIN 13080 , Mietflächen, Reinigungsflächen, Reinigungsintervalle, Wartungsattribute, etc.)

- Umfangreiche Reportfunktionen

Flächen-/Raummanagement

Flächen

Feature

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Instandhaltung

Instandhaltung

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Stammdaten

Geplante Maßnahmen

Nicht geplante Maßnahmen

Wartungs-arbeiten

Anlagen-typ

Anlagen-instanzen

AuflistenGenerieren

Ausdrucken

Erfassung Auflisten

Annehmen Auswerten

Gewerke

Mitarbeiter

Dienst-leister

Kosten-stellen

Arbeits-anweisungen

Fertig-meldung

Prozessabbildung

Instandhaltung

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Instandhaltung

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- Dezentrale Erfassung

- Zentrale Verteilung / Controlling

- Differenzierung nach Eigen- und Fremdleistung

- Transparente Abbildung des workflow

- Bündelung von Arbeitsaufträgen

- Generierung von Wartungsreports

- Überwachung der Wartungszyklen

- Aufgabenplanung - Budgetplanung

- Hinterlegung von Dokumenten

Feature

fmONLINE instandhaltung

Instandhaltung

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Reinigung

Reinigung

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Erfassung der Flächen

Reinigungsarten

Reinigungsintervalle

Ausgabe derReinigungsleistungen

Rauminformationen

Anbieter-vergleich

Prozessabbildung

Reinigungsarten

Reinigungspreise der Dienstleister

Dienstleister

Stammdaten

Reinigung

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Reinigung

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- Reinigungsflächen / Abzugsflächen

- Vorgabe von Reinigungsintervallen

- Generierung von Ausschreibungsgrundlagen

- Spezifikation von Reinigungsarten

Besonderheiten

fmONLINE reinigung

- Darstellung von Reinigungsrevieren

- Anbietervergleich

- Erzeugung von Einsatzplänen

Reinigung

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Mietmanagement

Mietmanagement

Mietmanagement

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Raumdefinitionen

qm DIN 277

Jahresnebenkosten

Umlageschlüssel

Mietvertrag

MieterdatenAngemietete

Räume

Mtl. Sollstellungen

JahresabschlußSollstellungen ±

Rechnung

ERP

JahresabschlußNebenkosten

Mietvertrag Rechnung

Grundlagen:

Prozessabbildung

Mietmanagement

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Mietmanagement

initiate success

Mietmanagement

Feature

Mietmanagement

- Online Zugriff auf Zählerstände

- Benchmarking

- Kostenanalyse (Mieter-Umsatz- transparenz)

- Mieterstammdatenverwaltung

- Mietzonendarstellung

- Generierung von Verrechnungs- schlüsseln als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung

- Transparente Verwaltung von Mietzeiträumen

- Vertragshinterlegung / Dokumentenmanagement

- Nebenkostenabrechnung

initiate successGLT

Firmenneutrale Gebäudeleittechnik

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Gebäudeautomation

Steuerung und Überwachungvon technischen Anlagen. Z.B.:

Sicherheitssysteme Heizungsanlagen EnergieRolllädenetc.

GLT-System

ONLINE-Steuerung via Inter-/Intranet

CAFM-System

Gebäudebewirtschaftung

Abbildung und Steuerung von Prozessen. Z.B.:

InstandhaltungWartungEnergieMietmanagementBrandschutzSicherheitetc.

GLT

Aufgabenbereiche der Systeme

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Prozessabbildung

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GLT-System CAFM-System

z.B. Zählerstände Verbräuche Funktionsparameter ...

Übergabe von Informationen aus der GLT an das CAFM-System

z.B. ERP-System

Einbindung von Fremdsystemen über die CAFM-Lösung

GLT

Informationsfluss

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ZählerständeDiverse Funktionsparameter

GLT

Gebäudemodell

CAFM

Kaufm. Prozesse

ERP (z.B. SAP)

Abfrage / Visualisierung

CAFM

Gebäudeleittechnik: „Controlling“

Einbinden von Fremdsystemen über die INIT Technologie

Prozessabbildung

GLT

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Objekte

EIB, LON, SPS, ...

SicherheitsanlagenHeizungEnergie ....GLT

Gebäudemodell

CAFM

SteuerungtechnischerAnlagen

CAFM online

Gebäudeleittechnik: „Steuerung“

Prozesse ONLINE auslösen

Prozessabbildung

GLT

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GLT

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Projektbeispiele

initiate successReferenz KRZ_LemgoReferenz VIVA

Referenzen

Basissysteme: fmINIT ®+ fmONLINE® , fmONLINE reinigung

Anwendungsgebiete: Flächenmanagement, Reinigungsmanagement

Zusätzl. Dienstleistungen: Systemanalyse, Konzeptfindung, Bestandserfassung

Beginn des Projektes: 03/2002

KRZ tritt als IT-Dienstleister auf Basis ASP gegenüber den Gemeinden auf

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Basissysteme: fmINIT ®, fmONLINE®

Anwendungsgebiete: Flächen-, Miet-, Reinigungs-, Instandhaltungsmanagement

Geplant: Anbindung an die Gebäudeleittechnik Beginn des Projektes: 2003

Bereits im produktiven System erfasst ca. 1.7 Mio m² bei hervorragender Performance!!

Land Bremen

Referenzen

Land Bremen

initiate success

Basissysteme: fmINIT ®, fmONLINE®

Anwendungsgebiete: Flächen-, Miet-, Reinigungs-, InstandhaltungsmanagementNebenkostenabrechnung

Beginn des Projektes: 2004

Einbindung etlicher bestehender Fremdsysteme für spezielle Aufgabenbereiche

Stadt Bochum

Referenzen

Zentrale Dienste  und Gebäudemanagement

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Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz

Land BremenGBI

Referenzen

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Berufskolleg

Namhafte Referenzen sprechen für unsere Kompetenz

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www.fmONLINE.info

Interaktive Prozessbeispielez.B. Flächenmanagement Instandhaltung Reinigung Brandschutz ...

Besuchen Sie uns unter:

Hinweis www.fmonline.info