Ihre Bewerbung per E-Mail

Verschlüsselt und sicher

Ihre Bewerbung per E-Mail

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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

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Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 27. September 2011 Inhaltsverzeichnis

Ihre Bewerbung per E-Mail 3

Inhaltsverzeichnis

1 Zusammenfassung .......................................................................................................... 4

2 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen ............................................................... 4

2.1 Schritt 1: Kontaktaufnahme .............................................................................................. 4

2.2 Schritt 2: Rückmeldung von der HZD .............................................................................. 5

2.3 Schritt 3: Übernahme des Zertifikats ................................................................................ 5

2.4 Schritt 4: Verfassen, verschlüsseln und Versand der E-Mail ........................................... 7

2.5 Schritt 5: Abschluss .......................................................................................................... 8

1 Zusammenfassung 27. September 2011 Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

4 Ihre Bewerbung per E-Mail

1 Zusammenfassung

Die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung betreibt für das Land Hessen eine Public Key

Infrastruktur – die Hessen-PKI.

Die Hessen-PKI dient zur Ausgabe, Verwaltung und Prüfung von Zertifikaten. Im Rahmen

der Anbindung an die Verwaltungs-PKI des Bundes werden Zertifikate für die fortgeschritte-

ne Signatur, Verschlüsselung und Windows Logon eingesetzt.

Diese Zertifikate werden durch sog. Registrierungsagenten auf eine multifunktionale Chipkar-

te – die Hessenkarte – geschrieben. Die HZD bietet alle erforderlichen Komponenten und

Dienstleistungen in ihrem Standardangebot für die Hessische Landesverwaltung an.

Die elektronische Abbildung von Prozessen einer öffentlichen Verwaltung erfordert Sensibili-

tät im Umgang mit zu verarbeitenden Daten und die Einhaltung der gesetzlichen Formvor-

schriften. Daraus ergeben sich umfassende Vorgaben an die Verfahrenssicherheit.

Ein wichtiges Ziel bei der Einführung von E-Government-Anwendungen ist deshalb die Si-

cherstellung von Unverfälschtheit, Echtheit und Vertraulichkeit von Daten. Dies wird durch

den Einsatz von elektronischer Signatur und Verschlüsselung und Verwendung digitaler Zer-

tifikate erreicht – rechtlich unterlegt durch das deutsche Signaturgesetz.

Um Ihnen eine verschlüsselte Zusendung Ihrer Bewerbungsunterlagen auf Basis unserer

Technik zu ermöglichen, finden Sie nachfolgend am Beispiel des freien Mailclients „Win-

dows Live Mail“ die Vorgehensweise zur technischen Realisierung dessen.

Bitte sehen Sie es uns nach, dass aufgrund der Fülle von verschiedenen E-Mail-Clients nur

dieses eine Beispiel von uns für Sie dokumentiert werden kann. Technische Fragen, die über

diese Anleitung hinausgehen, klären Sie bitte gegebenenfalls mit dem Softwarehersteller Ihres

E-Mail-Clients.

2 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen

2.1 Schritt 1: Kontaktaufnahme

Im ersten Schritt nehmen Sie über die auf unserer Webseite veröffentlichte E-Mail-Adresse

Kontakt zu unseren Mitarbeitern auf. Bitte teilen Sie uns Ihren Wunsch mit, sich elektronisch

bewerben und diese Unterlagen verschlüsseln zu wollen.

Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 27. September 20112 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen

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2.2 Schritt 2: Rückmeldung von der HZD

Sie werden von einem Mitarbeiter der HZD eine personifizierte und von der Person elektro-

nisch signierte E-Mail erhalten.

Abbildung 1: Signierte E-Mail

2.3 Schritt 3: Übernahme des Zertifikats

Öffnen Sie mit einem Klick auf das Signatursymbol (Abb. 1) die Informationen des an der E-

Mail hängenden Zertifikats des HZD-Mitarbeiters.

Abbildung 2: Dialogfeld Verschlüsselung und Signatur

2 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen 27. September 2011 Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

6 Ihre Bewerbung per E-Mail

Drücken Sie (Abb. 2) den Button „Zertifikate anzeigen…“

Abbildung 3: Dialogfeld "Zertifikate anzeigen"

Öffnen Sie (Abb. 3) das „Signaturzertifikat…“

Abbildung 4: Vertrauensstellung

Auf der Karteikarte „Vertrauensstellung“ (Abb. 4) stufen Sie „Dieses Zertifikat als

vertrauenswürdig ein“ und bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“.

Hessische Zentrale für Datenverarbeitung 27. September 20112 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen

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Abbildung 5: Dialogfeld "Zertifikate anzeigen"

Nutzen Sie anschließend im Dialogfeld „Zertifate anzeigen“ (Abb. 5) die Option „Zu

Kontakten hinzufügen“ und bestätigen Sie die darauf folgende Meldung (Abb. 6) mit „OK“.

Abbildung 6: Meldung

2.4 Schritt 4: Verfassen, verschlüsseln und Versand der E-Mail

Verfassen Sie Ihre E-Mail inklusive Anhängen. Als Empfänger fügen Sie die E-Mail-Adresse

des HZD-Mitarbeiters ein, dessen Zertifikat zuvor eingelesen wurde.

Wechseln Sie auf die Karteikarte „Optionen“ (Abb. 7) und drücken Sie den Button „Ver-

schlüsseln“.

2 Verschlüsselung von Bewerbungsunterlagen 27. September 2011 Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

8 Ihre Bewerbung per E-Mail

Abbildung 7: Bewerbungs-E-Mail

Versenden Sie die E-Mail mit „Senden“ und bestätigen Sie die anschließende

Sicherheitsmeldung (Abb. 8) mit „Ja“.

Abbildung 8: Sicherheitswarnung

2.5 Schritt 5: Abschluss

Die E-Mail wird nun verschlüsselt an die HZD übermittelt werden.

In Ihren „gesendeten Objekten“ werden Sie eine Kopie dieser E-Mail vorfinden. Sie werden

diese E-Mail nicht mehr lesen können, da die E-Mail nur vom Empfänger entschlüsselt wer-

den kann.

Wenn Sie die gesendeten verschlüsselten Objekte auch später wieder lesen können wollen,

müssten Sie ein entsprechendes Zertifikat von Anbietern wie z.B. VeriSign erwerben und in

Ihre E-Mail-Struktur einbetten.