Post on 05-Apr-2015
transcript
Herzlich Willkommen
Sascha Bütterling
Sales Support
UTAX DocForms GmbH
2
Thema
Sicheres / Intelligentes Druckmanagement:
Selbstlenkende Dokumente in der Praxis
Agenda
• Wer ist UTAX DocForms?
• Was ist Dokumentenfluss?
• Wie sieht das in der Praxis aus?
• Wo steckt das Potenzial?
• Wie lautet Ihr Fazit?
4
Dortmund
UTAX DocForms GmbH – „Your Software Partner“
1958 Gründung der heutigen UTAX DocForms GmbH in Dortmund als inhabergeführtes Unternehmen im Umfeld der gesamten Bürotechnik
1990 konsequente Orientierung der heutigen UTAX DocForms GmbHan neuen Technologien im Umfeld der Bürokommunikation durch die zweite Inhabergeneration
1990-2003 Entwicklung zum Software- und Consultingunternehmen mit Schwerpunkt Archivierung, DMS und Workflow in etwa 500 Projekten
2003 Übernahme der heutigen UTAX DocForms GmbH durch die UTAX GmbH im Rahmen der Forcierung des UTAX CONSULTING Konzeptes
2003-2005 Erweiterung des UTAX CONSULTING Konzeptes um dokumentnahe Softwarethemen zum UTAX DOCUMENT CONSULTING
Agenda
• Wer ist UTAX DocForms?
• Was ist Dokumentenfluss?
• Wie sieht das in der Praxis aus?
• Wo steckt das Potenzial?
• Wie lautet Ihr Fazit?
6
„Bei der nächsten Sintflut wird Gott nichtdas Wasser, sondern Papier verwenden“
Romain Gary
7
Dokumentenfluss ist …
• Dokumente erzeugen
• Dokumente drucken
• Dokumente versenden
• Dokumente weiterleiten
• Dokumente ablegen
• …
Agenda
• Wer ist UTAX DocForms?
• Was ist Dokumentenfluss?
• Wie sieht das in der Praxis aus?
• Wo steckt das Potenzial?
• Wie lautet Ihr Fazit?
Produktfamilien
Output-Kostenmanagement
ACCOUNTING4WORK
Formular- und Print-Outputmanagement
FORMS4WORK
Ist Ihnen das auch schon einmal passiert?
z.B. bei der Erarbeitung eines Vertrages …
• Etwas im Drucker liegengelassen
• Falschen Drucker ‚erwischt‘
• Ausdruck getätigt, aber verschwunden
• Vertraulicher Ausdruck wird einem vom Mitarbeiter ins Büro gebracht
• Lange ‚Warteschlange‘ vor dem Drucker
• …
Wir haben die Lösung!
Follow2Print
• Druckaufträge folgen Ihnen durch das Unternehmen
• Sicheres Drucken: Erst nach Authentifizierung startet der Druck
• Einfache Authentifizierung durch berührungslose Transponder als Checkkarten und/oder Schlüsselanhänger
• integrierte Kostenerfassung
Agenda
• Wer ist UTAX DocForms?
• Was ist Dokumentenfluss?
• Wie sieht das in der Praxis aus?
• Wo steckt das Potenzial?
• Wie lautet Ihr Fazit?
70%
10%
20% 20%
8%2%
Transport
Zugriff und Ablage
Bearbeitung
Papier DMS
Quelle: Anderson Consulting
Steigerungspotenzial
Papier elektronisch
Forms4WorkVorherAusgangsbelege (z.B. Lieferscheine, Rechnungen) werden mit Nadeldruckern auf Durchschlagssätze gedruckt.Die Durchschläge werden jeweils getrennt, sortiert und an die einzelnen Fachabteilungen verteilt.
NachherDas Original und die erforderlichen Kopien werden direkt auf den Abteilungsdruckern ausgegeben.Der Ausdruck erfolgt auf Laserdruckern mit Normalpapier
Original Kundenausdruck
Durchschlagz.B. für die Buchhaltung
Durchschlagfür das Lager
Original Kundenausdruck
Kopie z.B. für die Buchhaltung
Kopie für das Lager
Nutzen:
• teure Durchschlagssätze werden nicht mehr benötigt• keine schwer lesbaren Durchschläge• schnelle Verteilung und dadurch kürzere Reaktionszeiten• Ablösung der teuren Matrixdrucker
FORMS4WORKoutputServer
Druck-auftrag
Forms4WorkVorherBriefpapier, Durchschlagsätze, Vordrucke etc. werden in großen Mengen bei Druckereien bestellt
NachherMit Hilfe der Forms4Work Software können Firmenformulare, Rechnungen, Lieferscheine und Briefpapier völlig frei gestaltet und jederzeit verändert werden, sollte sich z.B. eine Telfonnummer oder die Anschrift ändern.Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit auf der Rückseite des Formulars z.B. die AGB´s zu hinterlegen.
FORMS4WORKoutputServer
Hintergrund Overlay Vordergrund Overlay(weiße Rechtecke)
Job Daten
Nutzen:
• Kostenersparnis, da kein teures Briefpapier mehr über Druckereien bestellt werden muss, sondern der Ausdruck auf preiswerten Blankopapier erfolgt• Reduzierung der Lagerhaltungskosten – Print on demand!• es müssen bei Änderungen (z.B. der Anschrift) nicht „tonnenweise“ Briefpapier weggeworfen werden
Druckauftrag
Angebotschreiben
Auftragbestätigen
Bestellungbei
Lieferanten
Wareneingang,Rechnung
prüfen
Lieferung und Rechnung
Ein typischer Geschäftsvorfall:
DruckenAblegen
FormulardruckenAblegen
FormulardruckenAblegen
ScannenAblegenPrüfenFreigeben
Formulare druckenAblegen
Ganzheitliche Lösung:
• Ablage in Archiv, z.T. vollautomatisch durch FORMS4WORK• Aufbereitung der Formulare mit FORMS4WORK (inkl. Barcode)• Erfassung der Ausgabekosten durch ACCOUNTING4WORK
Agenda
• Wer ist UTAX DocForms?
• Was ist Dokumentenfluss?
• Wie sieht das in der Praxis aus?
• Wo steckt das Potenzial?
• Wie lautet Ihr Fazit?
Nutzen
• Kostenreduktion in der Formular-Verwaltung
• Beschleunigung von Arbeitsabläufen durch Automatisierung
• Vereinfachung der Dokumentenhandhabung
• Ablösung unwirtschaftlicher Formularvordrucke durch preiswertes Blankopapier
• Perfektes Schriftbild durch leistungsfähigen Laserdruck statt Nadel-Durchschläge
• Imageförderung durch Geschäftsdokumente in aktuellem Design (CI)
• flexible Druckumgebung durch Follow2Print
20
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!