Existenzsicherung in der Druckindustrie durch optimierte Prozesse

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Existenzsicherung durch optimierte Prozesse

„Der Prozess macht den Unterschied“

Frank SiegelGeschäftsführer

Kontakt:frank.siegel@obility.de+49-172-7180376

einfach Business einfach machen

Produktivität durch Vernetzung erhöhen

Mehr Umsatz durch Mehrwerte für Kunden

Browser basiert die Abwicklung erleichtern

Durch Automation Zeit und Ressourcen sparen

Quelle: Spiegel Online http://www.spiegel.de/panorama/papst-momente-bilder-zeigen-vergleich-zwischen-2005-und-2013-a-889031.html

Papstwahl 2005 ... ... Papstwahl 2013

transformiert unsere gesamte Gesellschaft

Digitalisierung

Mobilität, vernetzte Geräte, intelligente Services, individuelle Kundenwünsche, globaler Wettbewerb – die digitale Transformation erfasst alle Unternehmen.

Digitale Transformationverändert durch die Möglichkeiten und Potenziale digitaler Medien und des Internets langfristig das Fundament jedes Unternehmens in seiner Strategie, Struktur, Kultur und seinen Prozessen. Mit Digital Business Transformation begegnen Unternehmen den Veränderungen des Digitalzeitalters, dem Digital Age.Wikipedia

• In der Musikindustrie ist heute Apple der größte Anbieter zu Lasten der klassischen Plattenfirmen

• In der Fotoindustrie sind die einst führenden Filmhersteller Kodak und Agfa inzwischen aus dem Fotomarkt ausgeschieden

• Das soziale Netzwerk Facebook hat eine Banklizenz beantragt, und macht den Finanzinstituten digitale Konkurrenz

• Auf internationalen Treffen der Werbebranche ist Google der Held der Branche

Folgen der digitalen Transformation

• Die heute größte deutsche Akzidenz Druckerei wurde erst im Jahr 2002 von einem branchenfremden Newcomer gegründet

Folgen der digitalen Transformation

Anbieter vor einer Transformation

80% neue Anbieter nach einer

Transformation

20% ehemalige Anbieter

Vom Printshop

Bilder: Dieter Poschmann_pixelio.de

zum Internetdrucker zur Druckfabrik

Prozess-Optimierung

Anfrage Angebot Klärung AuftragDatenerfassungSachbearbeiter

Klassischer Vertrieb

MIS sonstige ArchiveDruckdaten

Rück-fragen

Annahme Daten

Produktion

Auftrags-bestätigung

Bestellung

PlanungJobticket

Prüfung Druckdaten

WeitereArbeiten Lieferung

Klassische Einzelfertigung

DatenerfassungKunde

Prozesskosten-Optimierung

Vorteile Online-Shop-System

Zustand

erreicht?

Ja – Aktion 1

Nein – Aktion 2

Digitalisierung, Standardisierung, Automatisierung

Auftragsdaten komplett?

Auftrags-Bestätigung

erstellen

Eigen-Ware?

Jobticket

Rohmaterial vorhanden?

Lager-Reservierung

BestellungBestellungexternen

LieferantenRück-fragen

Mail versenden

Vorteile Standardisierung, Prozess-Automatisierung

Automatisierte Prozesse

Prozesskosten-Optimierung

SchnittstelleKundensystem

Standardisierte Auftragsannahme

Prozess-AutomatisierungStandar-disierung

Prozess-Automatisierung für Kunden

Online-System bietet Mehrwerte:

• Web-To-Print• Automatischer Satz• Print-On-Demand• Lagerverwaltung• Preisauskunft• Datenbank• Nachbestellfunktion • Transparenz• Kontrolle• Freigabe-Struktur• ....

Druckkosten

100 250 500 750 1000 1250Auflage

Kosten• Günstigere

Verbrauchsmaterialien• günstigere Mitarbeiter

Klassische Kostenreduktion

Druckkosten

100 250 500 750 1000 1250Auflage

Kosten

• Sammelformen• Autom. Platteneinzug• Autom. Zonensteuerung

• Günstigere Verbrauchsmaterialien

• günstigere Mitarbeiter

Kostenreduktion durch Produktivitätssteigerung

Druckkosten

100 250 500 750 1000 1250Auflage

Kosten

Kosten-Einsparung

Druckkosten

100 250 500 750 1000 1250Auflage

KostenFi

ProzesskostenProz

Prozess-Kosten-Betrachtung

Druckkosten

100 250 500 750 1000 1250Auflage

Kosten

• Standardisierung• Automatisierung

Kostenreduktion durch Prozess-Optimierung

EffizienzsteigerungEiner der weltgrößten Internetdruckern und Druckfabriken benötigt

3 Sekunden manuelle Arbeit für die Produktion, Versand und Verpackung von 100 Visitenkarten

Prozessoptimierung durch

Standardisierung

Automatische Prozesse

Workflows

Beispiele für optimierte Prozesse

DTP Aufwand für Marketingabteilung

Druckdaten für Anzeigen, Vistenkarten, Weihnachtskarten, Preislisten, Prospekte müssen aufwendig gestaltet werden

Beispiel

Lösung: Webt-To-Print Automatisierung

System setztautomatisch die Gestaltung

nach CI-Richtlinien

System wählt automatisch die passende

Druckvorlage

System überträgt alle Auftragsdaten und

Druckdaten an den Druck-Controller

B2B Kunde wählt Kampagne und gibt Daten im Web-To-

Print System ein

B2B Kunde gibt Gestaltung frei

System sendetLink zum Preview und

wartet auf Freigabe

Druckdatenannahme

Kunde hat bestellt und hat einen Liefertermin vorgegeben...

...liefert aber die Druckdaten nicht.

Beispiel

Lösung: Automatische Druckdaten-Annahme

System überprüft ob zum notwendigen Termin

der Kunde die Daten hochgeladen hat

System erkennt

aufgrund des bestellten Artikels bis wann Druckdaten

im Haus sein müssen

Auftrag kommt aus dem Webshop oder Mitarbeiter erfasst Auftrag im System

Sachbearbeiter ruft den Kunden an

System sendet Eskalationsmeldung an

Sachbearbeiter

System sendet wenn Daten nicht vorliegen,

Erinnerung per Mail an Kunde mit Upload-Link

System setzt Prozess Status auf „Daten erhalten“ und

übergibt Daten an den Prepress Workflow

System übergibt Daten an den Prepress Workflow

(und wartet auf Rückmeldung)

Kunde klickt Link im Mail, kommt direkt zum Auftragund lädt genau dort Daten

hinein.

System sendet wenn Kunde nicht reagiert weitere Erinnerungen zu

bestimmten Terminen

Einzel-Verpackung

Versandmitarbeiter ist ständig im Lager unterwegs und sucht...

Umständliche Abwicklung zum Datenaustausch mit Versandunternehmen

Beispiel

Lösung: Verpackungssteuerung Einzelfertigung

System kennt freies RegalSystem weiß, dass Auftrag noch 1 weiteres Produkte hat

Mitarbeiter verpackt 2 Produkte mit Lieferschein und Rechnung und scannt

Lieferschein und VERPACKT

Mitarbeiter scannt Produkt per Barcode

System druckt Lieferschein und Rechnung

System lässt Mitarbeiter das Produkt in Regal X legen

System sagt Mitarbeiter dass dieses Produkt zusammen

mit Produkt aus Regal X verpackt wird

Mitarbeiter scannt 2tes Produkt des Auftrags

Lösung: Versandautomatisierung

Versendersystem übermittelt

Etiketten-PDF und Trackingnummern zurück

System übermittelt

Anzahl Pakete, Gewicht und Lieferadresse per

Schnittstelle an Versender

Mitarbeiter scannt

Lieferschein, wiegt Pakete und gibt Anzahl Pakete und

Gewicht ein

System sendet Trackingnummern der Pakete

an Kunden mit Link zum Tracking des

Versenders

System druckt Etiketten

Angebotskalkulation

Der Aufwand für die Kalkulation von Angeboten ist hoch und der Kunde muss lange auf eine Information warten

Beispiel

Lösung: Angebotsautomatisierung

System übernimmt Preise für Angebot

automatisch wenn bekannt

System sendetInfo-Mail an Sachbearbeiter

mit Link zum Nachkalkulieren

Sachbearbeiter gibt die geplante Marge ein und gibt

Angebot frei

System erstellt Angebots PDF und sendet es

an Kunde

Kunde konfiguriert Produkt online und stellt Anfrage im

Web-Portal

System sendet

sonst automatisch Anfrage an Vorlieferant

System überwacht Termin für Preisinformation Vorlieferant mit Erinnerung

System erinnert Vertriebsmitarbeiter zum

Nachfassen

Das Bestellwesen und die Lagerwirtschaft benötigen hohe Aufmerksamkeit

Durch die hohe Bedeutung der Kapitalkosten bei gleichzeitiger Berücksichtigung der Lieferbereitschaft ist ein hoher manueller Aufwand notwendig

Beispiel

Lösung: Automatisierte Materialwirtschaft

System überprüft ob Lager von anderen

Papiersorten in Toleranzbereich liegen und mitbestellt werden können

System erstellt

Bestellung wenn Lagerbestand kritische Menge unterschreitet

System übermittelt Lagerort pro Lieferposition

an Lagerist in der Reihenfolge, dass kürzester Weg durchs Lager erfolgt

System überprüft Lagerbestand der

notwendigen Papiersorte

System erfasst durch Barcode Scan den

Lagerzugang und bucht Ware ein

System überwacht Liefertermine und sendet automatische Erinnerung

Mahnwesen

Die Buchhaltung, der Vertrieb, die Verkaufssachbearbeiter sind durch hohen Kommunikations-bedarf und viel Papierkram belastet

Beispiel

Lösung: Automatisierte Mahnungen

System überprüft welche Rechnungen

überfällig sindSystem weist Zahlung den

offenen Rechnungen zu

System drucktalle ausgewählten

Mahnungen und hinterlegt Mahnstufe

Mitarbeiter in der Fibu

startet Import OPOS Daten vom Online Konto

Mitarbeiter markiert welche Kunden gemahnt werden

System erstellt Mahnliste mit Mahnstufen

Und jetzt?

Empfehlungen für Druckdienstleister

ProzessintegrationProzessorientiert denken und

Workflows einsetzen

SchnittstellenDirekte Vernetzung mit Kunden und Lieferanten schaffen und

automatsierte Prozesse nutzen

Web-ServicesFür Kunden Web-To-Print,

Bestellportale, Apps, Collaborations-Portale zur

Verfügung stellen

Mehrwerte schaffenMit IT Kompetenz neue Services

bieten: variabler Datendruck, Augmented Reality, PoD, Database

Publishing

VirtualisierungEigene IT flexibel, performant und

sicher machen

Neue ArbeitsstrukturenStrukturen für ein lernendes und

eigenverantwortliches Unternehmen schaffen

IT KompetenzIn Mitarbeiter mit IT Knowhow

investieren

Print 4.0 Digitale

Transformation

einfach Business einfach machen

Empfehlungen für Druckdienstleister

für Sie und ihre Kunden

Vielen Dank für Ihr InteresseFrank SiegelGeschäftsführer

Kontakt:frank.siegel@obility.de+49-172-7180376

Existenzsicherung in der Druckindustrie durch optimierte Prozesse

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