Post on 15-Nov-2019
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VOI-Dome: Halle 1, B64Eingangsrechnungsbearbeitung – Kurz Workshop
Copyright Dr. Dietmar WeißVOI Certified Expert for Invoice Processing
Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitungklipp & klar!
So klappt die Auswahl, die Einführung und der Betrieb vonInvoicing-Lösungen
Dr. Dietmar WeißVOI Certified Expert for Invoice Processing
Mitglied im CC Steuern & Recht
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Dr. Dietmar WeißVOI Certified Expert for Invoice Processing
ECM-und Prozess-Spezialist
Leiter Regionalgruppe Süd &Competence Center Industrie 4.0,Branchenverband VOI
Vorstellung
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Spezialist für
ECM-Auswahl und -Anwendung
Eingangsrechnungsbearbeitung
Prozessmanagement
• Prozesskostenrechnung
• Risikobewertung von Prozessen
• Prozessoptimierung
Betriebswirtschaft(Kostenrechnung, Unternehmensplanung)
Migrationen
Seminare &Systemauswahl
Vorstellung
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Vorstellung
Einführung von elektronischerEingangsrechnungsbearbeitungbislang in 14 europäischenLändern, USA und Kanada
Weltweite Projekte
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Elektronische Eingangsrechnungsbearbeitungklipp & klar!
So klappt die Auswahl, die Einführung und Betrieb vonInvoicing-Lösungen
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Mitglied im CC Steuern & Recht
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Vorstellung
Kurz-Workshop
Thema 1: Vorgehensweise und Auswahl
Thema 1: Fragen und Diskussion
Thema 2: Lösungsanbieter
Thema 2: Fragen und Diskussion
Thema 3: Spotlights Betrieb
Thema 3: Fragen und Diskussion
Thema 4: GoBD (fallweise)
AgendaKurz-Workshop Eingangsrechnungsbearbeitung
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Aktuelles
Gemäß Entwurf zum 2. Bürokratieentlastungsgesetz vom30.06.2016 soll die Abgabenordnung geändert werden, sodass Lieferscheine vernichtet werden können, wenndie entsprechende Rechnung vorliegt.
8
Aufbewahrungsfrist soll verkürzt werden
GeschätzteEntlastung:
217 Millionen Euro
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Post /Belegebearbeiten
Rechnungscannen
Rechnungvalidieren &
komplettieren
Workflowstarten
Rechnungprüfen &freigeben
Rechnungs-bearbeitungabschließen/Beleg buchen
Elektronische RechnungsfreigabeBestellbezogene Rechnungen
ECM
… keine AbweichungE-Mail Eingang
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Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung
Zeit &Steuerung
• Liegezeitreduzierung
• Einsparungen vonBearbeitungszeit
• VermeidungNachzahlungenVerkürzung derDurchlaufzeit durchdigitalenGenehmigungsumlauf
Kosten &Aufwand
• Manuelles Erfassen• Kopieren
• Transportieren• Archivieren
• Recherchieren:elektronisches Finden,statt manuelles Suchen
Recht &Risiko
• Compliance sichern• Wirtschaftsprüfer• Rechtskonformität• Sicheres 4-Augen-Prinzip
• Sichere Prozesssteuerung• Sichere Archivierung mit
Redundanz
Komfort
• Lieferantenportal alsdirekte Informationsquelle
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Vorgehensweise und AuswahlVorgehensmodell
Realisierungauf Testsystem &
Produktivsetzung mitVerfahrensbeschreibung
Funktionale & technische Bewertung
Strukturierte Präsentation
Eingrenzung auf 2-4 Produkte
Fachliche und technische Anforderungsanalyse
Entscheidung
Zieldefinition & Projektplanung
Gewichtung der Anforderungen &Vorauswahl auf < 10 Produkte
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Vorgehensweise und AuswahlKriterienkatalog, Bewertung, Auswertung
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Vorgehensweise und AuswahlKriterienkatalog, Bewertung, Auswertung
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+ +
Strukturierte Präsentation
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
0,7
0,8
0,9
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Kosten
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10,00%
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40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
100,00%
Gesamt-nutzwert
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10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
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Kosten
Technik
Präsentation
Produktbewertung
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Vorgehensweise und AuswahlKriterienkatalog, Bewertung, Auswertung
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Fragen/Gespräch
Nächstes Thema: Lösungsanbieter
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Post /Belegebearbeiten
Rechnungscannen
Rechnungvalidieren &
komplettieren
Workflowstarten
Rechnungprüfen &freigeben
Rechnungs-bearbeitungabschließen/Beleg buchen
Lösungsübersichtzur Wiederholung
ECM
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Lösungsübersicht- Lösung statt Produkt! -
Die Lösung ergibt sich durch aufeinander abgestimmteBausteine
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Lösungsübersicht:Beispiel Validierung
Quelle AFI
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Frage an das AuditoriumOCR
Welche Erfahrung haben Sie mit Erkennung derRechnungen?
Welche Bedeutung messen Sie der reinen Texterkennung beider Produktauswahl ein?
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Lösungsübersicht:Beispiel Rechnungsmonitor/ERB
Quelle AFI
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Lösungsübersicht:Beispiel Web-Freigabe
Quelle WMD
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> 100.000< 100.000< 10.000< 1.000sachlichePrüfung
< 20.000
Dezentrale/Ländergesellschaft
LokalerBearbeiter
LokalerManager
LokalerBereichsleiter
Fachbereichs-leiter
ControllingFinanzchef
Zentrale & ServiceCenter
Buchhal-tung
Buch-halter
Geschäfts-führer
Lösungsübersicht:Freigabe-Workflow
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Abbyy
AFI
Banctec (Frontcollect)
Basware
Canon (ex. I.R.I.S Group)
EMC
FIS
Insiders
ITESOFT
Kyocera (Übernahme ECM-Anbieter Ceyoniq)
Kofax (nun Lexmark)
Lexmark (Perceptive Software, Readsoft, Kofax)
Opentext Document Technology(ex. Captaris)
Paradatec
PSINova
Readsoft (nun Lexmark)
Seeburger
SER Solutions
Tangro
Top Image Systems
WMD
…
Kurzer Überblick:
Lösungsübersicht:Spezialanbieter vs. Global Player
Systematisierung:
Erkennungs-anbieter
Acc-Payab-Workflow-anbieter
Systemhäuser(Lösungsanbieter)
Outsourcer
Komplett-anbieter
ECM-Anbieter
Hardware-anbieter
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Fragen/Gespräch
Nächstes Thema: Einführung
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EinführungErfolgreiche Inbetriebnahme & Projektmanagement
Grundlagen
Fertiges Fachkonzept
Fertiges Technisches Konzept mit Anbieter erstellt
Testfälle sind definiert.
Umfang des Roll-outs steht fest
Anzahl Buchungskreise,
Anzahl Standorte
Anzahl Länder,
Organisatorische Veränderungen
etc.
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Einführung… wann wird es schwierig?
Quelle: dailytelegraph.com.au
Lösungs-kompetenz
KonzeptProdukt Tests Manage-ment
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EinführungErfolgreiche Inbetriebnahme & Projektmanagement
Projektmanagement
Schlagfähiges (kleines) Team
Klare Vorgehensweise mit verschiedenen Phasenund Abschluss dieser Phasen
Testfallsammlung und zweistufiges Testverfahren:
1. Funktionstests durch Projektteam
2. User Acceptance Tests
… erleichtert den Go-Live
Das „Testfallsammlung“ist wiederverwendbar!
Z.B. nur 3 Callsin den ersten 2Wochen
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Test PracticeErfolgreiche Inbetriebnahme & Projektmanagement
Projektmanagement und Testfallmanagement
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5
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0
Testfallstatistik Details
# no run/nicht getestet
# failed/Fehlerhaft
# notcompleted/im Test# n/appl.
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
06.06 11.06 18.06 20.06 10.07 12.07 17.07 19.09 24.07 26.07
12% 15% 15% 16%
38%51%
59%
77%84% 88%
0%0% 0% 0%
5%
5%
11%
7%3%
0%
1%1% 1%
11%
4%
8%
8%
7% 3% 0%
86% 84% 84%73%
52%
36%
19%
0% 0% 0%
Testfallstatistik
# no run
# failed
# not completed
# n/appl.
# passed
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Best Practice…Fazit
… entsteht im Projekt durch klares Fachkonzept und
… gelingt mit einem erfahrenen Fachmann alsQualitätssicherer und Steuermann und
… setzt man mit einem Produkt um, das invergleichbarem Umfeld erfolgreich eingesetzt ist und
… bedingt Prozessanpassungen vor der Umsetzung und
… wirkt dauerhaft mit Benchmarks und kontinuierlichen,kleinen Verbesserungen
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Fragen/Gespräch
Nächstes Thema: Betrieb
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Scannen/Importieren
Prüfen/Freigeben
BuchenRechnungerkennen
Rechnungsbearbeitung
Sieht so unsere Rechnungsbearbeitung aus?
Integrierte Rechnungsbearbeitung
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Bestellung Lieferung Rechnungsbearbeitung Bezahlung
Scannen/Importieren
Prüfen/Freigeben
BuchenRechnungerkennen
Prozessebene
Oder eher so?Unterstützungsprozesse?
Integrierte RechnungsbearbeitungFazit für Betrieb
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Bestellung Lieferung Rechnungsbearbeitung Bezahlung
Scannen/Importieren
Prüfen/Freigeben
BuchenRechnungerkennen
Bestellungen
Artikelstamminsb. Preise
KreditorenstammLeistungs-/Wareneingang
Personalstamm/Freigabelimits
Kontierungsdaten
Sachkonten
Kostenstellen
Projektnummern
Interne Aufträge
Prozessebene
Datenebene
Datenpflege!
Integrierte RechnungsbearbeitungFazit für Betrieb
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Integrierte RechnungsbearbeitungFazit für Betrieb
Eingangsrechnungsbearbeitung funktioniert nur integriert mitvorgelagerten und nachgelagerten Prozessen
Für einen reibungslosen Ablauf sind gepflegte Daten undUnterstützungsprozesse notwendig
Die erfolgreiche Umsetzung hängt immer vom Anwender ab!
Bestellung Lieferung Rechnungsbearbeitung Bezahlung
Scannen/Importieren
Prüfen/Freigeben
BuchenRechnungerkennen
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Betrieb… bedeutet auch Vergleich & Optimierung
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Vergleich Erkennungsquote/Feldbeachte Hinweis zu PO-Nummer, Lieferscheinnummer in Zusammenfassung
Jan 2016, Standort P Juli 2016, Standort N
Technische undfachliche Analyse alsOptimierungsgrundlage
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Betrieb… bedeutet auch Optimierung
fachliche Analyse undMaßnahme
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Land 1:
DurchschnittlicheDurchlaufzeit: 170 Stundenbzw. 7 Tage
Hoher Anteil an FI-Rechnungen und damitFreigabe nachRechnungseingang
Land 2:
Durchschnittliche Durchlaufzeit:11,9 Stundenbzw. 0,5 Tage!
> 80 % bestellbezogeneRechnungen und damitnur Freigabe bei Abweichungen.
Konsequentes Erhöhen desbestellbezogenen Anteils als Ziel
„Dunkel Buchen“ in der Praxis
Betrieb… bedeutet auch Vergleich & Optimierung
Beispiel: Gleicher Prozess als Template in mehreren Ländern
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BetriebAuszug aus Tätigkeiten eines Monats
Key-User-Feedback organisieren
Qualifizierungsmaßnahme II
Bewerten Key-User-Vorschläge mit Lösungsanbieter
Manuelle Bearbeiterzuordnung wegen fehlenderStellvertretung
Einrichten neue Länder (Tests, Währung, Steuerschlüssel,etc.)
Klären nicht verarbeiteter Rechnungen per Mail
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operativeSicht
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BetriebAuszug aus Tätigkeiten eines Monats
Erstellen Kontierungsvorlagen
Prüfen, Erstellen weiterer Verteilungsregeln/-ausnahmen
Monat 1-8:„Ticketbearbeitung“
~75 % Fragen zur Bedienung und Prozesslogik
~20 % Verbesserungsvorschläge und Optimierungen
~5 % Fehler (fachlich oder technisch) !#~?
Monat 8ff: „Ticketbearbeitung“
~ 100 % Fragen zur Bedienung und Prozesslogikauf deutlich niedrigerem Level
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Tendenz
operativeSicht
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Frage an das Auditorium
Wer bekommt Rechnungen in pdf-Format per E-Mail?
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Wer verarbeitet diese Rechnungen mit einerelektronischen Eingangsrechnungslösung?
Gibt es Probleme mit derpdf-Verarbeitung?
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ECMRechnungs-anlieferung
OptimierungDetailablauf
KlärungDetailfragen
Stammdaten-pflege
AnpassungICR
KlärungDetailfragen
BetriebOptimierungen nach Produktivsetzung
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Zusammenfassung
Die Auswahl einer richtigen Lösung ergibt sich aus einerguten Fachkonzeption, geeigneten Auswahlkriterien undeinem geeigneten „Demofall“
Zur Optimierung der Lösung und guten Konzeption hilftdie Verwendung eines typischen „Referenzstapels“an Rechnungen
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Tel.: 0 71 57/53 96 63
Fax: 0 71 57/53 96 65
DWBDr. Dietmar Weiß Beratung
Römerstraße 571144 Steinenbronn
Fragen/Gespräch