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© 2009 IBM CorporationIBM Schweiz AG
Einführung Information Lifecycle Management
IBM Schweiz AGRaphael Mettan, Principal ILM
2 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
Was ist ILM?
Informationslebenszyklusmanagement (ILM, englisch Information Lifecycle
Management) sind Strategien, Methoden und Anwendungen um Informationen
entsprechend ihrem Wert und ihrer Geschäftsnutzung bedarfsgerecht auf der
jeweils optimierten und kosteneffizienten Infrastruktur bereitzustellen, zu
erschließen und langfristig sicher aufzubewahren. (In Anlehnung an SNIA)
Dat
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0
20
40
60
80
100
7Days
14Days
21Days
28Days
3 Mos.
6Mos.
9Mos.
1Year
5Years
10Years
7Days
14Days
21Days
28Days
3 Mos.
6Mos.
9Mos.
1Year
5Years
10Years
Business Email
F&E Type 1 Docum.
SLA Type 1 Contract
HR Document
IT Request (simple)
3 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
ILM Projekte - Vielfältig
COLDComputer Output to Laser Disk
DocumentImaging
DAMDigital Asset Management
DMDocument Management
RMRecords Management
WCMWeb Content Management
Workflow
Collaboration
EDM/PDMEngineering Data Management
Product Data Management
ArchivingRevisionssicher
HSMHierarchische Speichermanagement
Virtualisierung
ArchivingOptimierung
Data Migration
DigitaleErhaltung
Storage Architektur
Backup KonzeptDe-Duplication
4 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
ILM hat verschiedene FokusbereicheILM Gesamtkonzept
5 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
ILM: Mögliche Ausgangslage (Projektbeispiel)
§ ILM Projekt; ca. 20 konkrete „Anforderungsgruppen“ (Anwendungsfälle)- ECM Archiv: Patente scannen und ablegen
- ECM DMS: Projektdokumentation Entwicklung ablegen/verwalten
- ECM DMS: Kundendossiers Bereich Marketing
- ECM Archiv: SAP Archivierung (Belegarchivierung)
- Storage: Hierarchischen Speichermanagement mit Informationsklassen ILM Policies
- etc.
§Compliance Anforderung in einigen Anwendungsfälle gegeben
Problematik: Wo und Wie beginnen ? / Wie ist das Vorgehen ?
Im Fokus dieser Einleitung: Zielkonflikt Geschäft / IT
6 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
ILM Projekte: Spannungsfeld zwischen Fach und IT
Nicht-funktionale
Anforderungen§ Verfügbarkeit§ Wiederherstellbark.§ Skalierbarkeit § Performance
Funktionale
Anforderungen
§ z.B. WorkflowAnforderungen
Compliance
Anforderungen§ Regulatorische
Anforderungen
Gesetze (z.B. GeBüV), ISO, SOX etc.
§ Geschäftspolicies
Optimierungstrends
§ Data Deduplication§ HSM – Hierarchische Speicher-
verwaltung§ ECM (Content & Discovery)§ Storage Virtualisierung§ Flexibles Storage Provisioning
Geschäftlicher
Wert der
Informationen
Optimierte und kosteneffiziente
IT-Infrastruktur
Entstehung VernichtungInformations-
management
Access Migrate
ArchiveProtect
7 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
CIO Aufgabe ist die Heterogenität der Fachanforderungen zu berücksichtigen bei gleichzeitiger Optimierung der IT-Infrastruktur
Geschäftlicher Wert der
Informationen
Optimierte und
kosteneffiziente IT-Infrastruktur
8 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
Sicht Business
Sicht auf ILM Infrastruktur Lösung§ ILM Infrastruktur muss laufen. Keine weiteren Ansprüche
Sicht auf fachliche (geschäftliche) ILM Lösung§ Zurverfügungstellung einer Lösung, welche:
– die tägliche Arbeit unterstützt // das eigene Informationsmodell und die Prozesse abdeckt
Maximum: Nicht-Unzufriedenheit
Maximum: Zufriedenheitàààà Hebel auf Value !
Value / Zufriedenheit+
-
Erfüllungsgrad
- +
Basisfaktoren:- selbstverständlich- erwartet- zum Teil nicht bewusst
Begeisterungsfaktoren:- übertroffene Erwartung- unerwartet- bewusst
Infrastruktur
Fachlichkeit
Infrastrukturqualität
Geschäftsanforderung
© 2009 IBM CorporationIBM Schweiz AG
ILM - Zusammenfassung
IBM Schweiz AGRaphael Mettan, Principal ILM
10 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
Zurück zu unserer Ausgangslage: Wo beginnen wir // Wie gehen wir vor?
§ ILM Projekt; ca. 20 konkrete „Anforderungsgruppen“ (Anwendungsfälle)- ECM Archiv: Patente scannen und ablegen
- ECM DMS: Projektdokumentation Entwicklung ablegen/verwalten
- ECM DMS: Kundendossiers Bereich Marketing
- ECM Archiv: SAP Archivierung (Belegarchivierung)
- Storage: Hierarchisches Speichermanagement mit Informationsklassen ILM Policies
- etc.
§Compliance Anforderung in einigen Anwendungsfällen gegeben
Problematik 1: Wo und Wie beginnen / Wie Vorgehen
11 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
Ein ILM Projekt besteht meist aus mehreren Realisierungseinheiten (Anwendungsfälle). Das Gesamtkonzept hält sie zusammen
Projektidee / Auftragssetup
IM / ECMGesamtkonzept
Realisierung Anwendungsfall
Realisierung Anwendungsfall
Realisierung
AnwendungsfallVerankerung Initiierung Analyse Strategie/ Konzept
Konzept/Evaluation Design/Realisierung Einführung Betrieb
Beispiele für Anwendungsfälle:§ Ablage Projektdokumentation§ SAP Archivierung§ Email Archivierung§ Administrationsprozesse§ Rechnung Scanning & Ablage
12 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
EinführungDesign/RealisierungKonzept/Evaluation
ILM Anwendungsfallrealisierung (Use Case)(Loop für jeden Anwendungsfall; nach Masterplan)
ILM GesamtkonzeptProjektidee / Auftragssetup
Know-How
Infrastruktur
ILM / ECM
Organisation
Projekt
BetriebStrategie/ KonzeptAnalyseInitiierungVerankerung EinführungDesign/RealisierungKonzept/Evaluation
ILM Anwendungsfallrealisierung (Use Case)(Loop für jeden Anwendungsfall; nach Masterplan)
ILM GesamtkonzeptProjektidee / Auftragssetup
Know-How
Infrastruktur
ILM / ECM
Organisation
Projekt
BetriebStrategie/ KonzeptAnalyseInitiierungVerankerung
Vision
On-Boarding
Scope / Ziele
PM System
Projektleitung & QS
Change Management
HL Situations-
analyse
Int/Ext Rahmen
Analyse
HL Gesamt-An-
forderungsnalyseILM
Strategie
ILM Konzept
ILM Policy
Funktionale
Informations-
architektur
ILM Organisation
KonzeptEinführung IM Organisation
Masterplan
(Bereiche)
Anf‘profil-
UC1
Produkt-selektion
UC1
UC1 FachlKonzept
Techn.
Lösungs-
Konzept &
Design
UC1
Implementation
Konfiguration
UC1
Einführung
Betriebsorg.
Betrieb
Wartung
Support
Test &
Rollout
UC1
Aufbau / Ausbau
Infrastruktur
Daten-Migration
UC1
Test &
Rollout
Schulung
UC1
HL Informations-
Analyse
Betriebs-
Modell UC1
Schulung
Management / Projektteam
Grobstudie
Im Detail stehen auf den Ebenen Projekt, Organisation, ILM, Infrastruktur und Know-How unterschiedliche Aktivitäten an
Fokus (vereinfacht)
13 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
Analyse: Hauptanforderungen im Gesamtüberblick sind Ausgangspunkt für das weitere Handeln
1. Konkrete fachliche Anwendungsfälle, welche Anforderungen an eine Lösung stellen
2. Welche Informationen? Informationsklassen, welche Anforderung an deren Verwaltung stellen. Lebenszyklus
3. Compliance Anforderungen an die Informationsverwaltung
Analyse- Gesamtanf.- Informationen
Kunde
Kundendossier
1
1
Geschäftsfall
Kundenübersicht
1 1
Geschäftsfalldossier
1..n
1
1
1
Fallübersicht
1..n
1
Dokument
1..n
1
Versicherungsfall
1..n
1 1..n
0..n
14 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
Ziele: Klar spezifizierte, messbare Ziele definieren WAS erreicht werden soll
§Welche Ziele (gegenüber den Kosten)?
§ Ziele beeinflussen Lösungsdesign
§Rückschlüsse über Projekterfolg / Korrekturen
Ziele
Keine Investition, falls Ziele nicht festgehalten sind!
Zum Beispiel:- Compliant gegenüber:
- Geschäftsbücherverordnung (GebüV)- Produkthaftpflicht
- Reduktion Durchlaufzeit der Kreditprüfung um 30%- Einhaltung Standard xy
Analyse- Gesamtanf.
- Informationen
15 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
Grundsätze: Grundsätze sind strategische Entscheidungen, welche die Lösungsfindung eingrenzen
§Grundsätze als Leitplanken zur Zielerreichung
§Schränken die Freiheiten aus strategischen Gründen ein
§Richtlinien für die Arbeit mit Informationen
Ziele
Grundsätze
Herausforderung / Rahmenbedingungen / Ziele
Grundsätze
Grundsätze
Lösungs-findung
Zie
le
Leitplanken!§ Generelle Grundsätze§ Technologie Grundsätze§ Org. Grundsätze
Analyse- Gesamtanf.
- Informationen
16 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
Funktionale Komponenten: Die funktionale Architektur be-schreibt welche Funktionen zur Zielerreichung notwendig sind
§ Funktionalitäten, um die Ziele zu erreichen (nur wesentliche!)
§Produktneutrale funktionale Komponenten („was der Funktionsblock tun muss“) Ein Produkt kann zugleich mehrere Funktionale Komponenten abdecken
Funktionale Komponenten und Beschreibung, keine Modewörter, keine Produkte!
Danach in Umsetzung:- Anwendungsfälle Mapping- Produkte Mapping
Service
Ablagen
Storage
Content Ablagen
DMS Service Archiv Service
Backup
Integration / Interface
ArchivAblagen
SAP InterfaceExchange Interface
OfficeInterface
StorageTier 1
ArchivTier 1
CollaborationService
Applikationen SAP Exchange
Office Umgebung
Intranet Web Server
InternetBrowser
InternetWeb Server
Intranet Web Content Mgmt.
Service
Web Ablagen
File Interface
File Ablagen
StorageTier 2
ArchivTier 2
Internet Web Content Mgmt.
Service
SearchService
Export aus Applikationen
ScanInterface
EC
M F
oku
s
Ziele
Grundsätze
FunktionenAnalyse- Gesamtanf.
- Informationen
17 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
Organisation: Die Organisation beschreibt die notwendige unternehmerische Verankerung
§ Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Rollen um das ILM entsprechend zu tragen
§ Aufbau- und Ablauforganisation
§ Governance
§ Dokumentation (z.B. Prozessdoku)
Die Organisation ist das Rückgrad.
Für Compliance z.B. zentral:§ Klare Verantwortung Geschäftsleitung,
Compliance Officer, Mitarbeiter§ Eingliederung in Governance Prozesse§ Verfahrungsdokumentation
Ziele
Grundsätze
Funktionen
Organisation
Analyse- Gesamtanf.
- Informationen
Umsetzung der ECM Initiative mittels geeigneter Technologien in Form von
Projekten und betreiben der Plattformen
Umsetzung der Weisungen und ECM Anleitungen in ihren Bereichen
Geschäftsleitung
ECM Strategie Gremium
ECM Fachstelle
Application Manager
Process Owner
setzt das ECM Strategie Gremium ein
ECMStrategie
Überprüfung /Freigabe
Freigabe für weitreichende Entscheide
Gibt den Auftrag zur ECM Strategie Überarbeitung / Anpassungen
ECMProgrammportfolio
Überarbeitung und Pflege von ECM Strategie und Umsetzungsplänen
Führen und Kontrolle
meldet ECM Anforderungen/ Anpassungen
MitarbeiterEinhaltung der Weisungen und ECM Anleitungen
meldet dieNotwendigkeitder Anpassungenvon Weisungen
Weisung2 Weisung
1
Prüft periodisch die Einhaltung der Weisungen
Meldepflicht bei Änderungen in ihrem Bereich
18 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation
Masterplan: Gruppierte Anwendungsfälle bilden die konkreten Umsetzungsprojekte und den Masterplan
§ Priorisierung: Wichtigkeit/Dringlichkeit, Kosten/Nutzen, Zielerreichung lassen sich für Anwendungsfälle festlegen
§ Sinnvolle Etappierung mit Berücksichtigung der Priorisierung / Ressourcen
§ Masterplan ist die mehrjährige Umsetzungsplanung
Ziele
Grundsätze
Funktionen
Organisation
Anwendungs-fälle / Masterplan
Analyse- Gesamtanf.
- Informationen
Jahr 2010Jahr 2009 Jahr 2011Jahr 2010Jahr 2009 Jahr 2011
UP01 „DMS Kundenprojekte“IF03 „DMS Lösung“
AF01 „Projektinformationen Kundenprojekte“AF11 „Bildablage für Kundenprojekte“
UP02 „DMS Entwicklungsprojekte“IF03 „DMS Lösung“
AF02 „Plattform für Entwicklungsprojekte“
UP03 „Bibliothek“IF01 „Einführung einer Multi-Tier-Storage Lösung“
AF03 „Produktinformationsplattform“AF15 „Produktablage für Software“
UP06 „Intranet“AF21 „Intranet (B-Net)“
UP08 „E-Mail Archivierung“AF09 „E-Mail Archivierung Compliance“
AF10 „E-Mail Archivierung (Mailboxmanagement)“UP05 „Internet“AF14 „Internet“
UP04 „Collaboration“IF04 „Collaboration Lösung“
AF04 „Collaboration Plattform für ITP, BDAG, PARTEC“AF28 „Verwaltung Dokumentenablage CEO“
AF05 „Plattform für organisationsübergreifend arbeitende Fachkompetenz-Teams“AF07 „Aquisition einer Firma“
AF08 „CEO Live Chat“AF12 „Forum BBS“
AF13 „Forum BBS CS“
UP11 „Scanning Archiv Projektdokumente GP“
AF19 „Scanning Archiv Projektdokumente GP“
UP07 „SAP Archivierung“IF02 „Archiv Lösung“
AF22 „SAP Datenarchivierung“AF23 „SAP Belegsarchivierung“
UP10 „Scanning Korrespondenz GP“
AF18 „Scanning Korrespondenz GP“
UP09 „Überführung Patentinformationen“
AF17 „Überführung Patentinformationen“
UP12 „Bühlerpedia“AF20 „Bühlerpedia“
UP13 „Enterprise Search“AF24 „Enterprise Search“
IF03 „DMS Lösung“
IF04 „Coll-
aborationLösung“
IF02 „Archiv Lösung“
IF01 „Einführung einer Multi-Tier-Storage Lösung“
UP14 „Download Service Kundenportal”
AF25 „Download Service Kundenportal“
UP15 „Ablösung Printing on Demand“
AF26 „Ablösung Printing on Demand“
UmsetzungsprojekteInfrastrukturprojekte
UP16 „Reduktion Duplikate“
AF27 „Reduktion Duplikate“
Service
Ablagen / Daten
Storage
Integration / Interface
Applikationen / Client
Web Browser
Tier 1 SAN Storage
IIS (Microsoft Internet Information Services)
Web Content
MicrosoftFile Server
Windows Explorer
Internetneu
Microsoft-SharePoint
Bühlerpedia
DMS Content
Tier 2 Storage
Intranetneu
DMS
PIM
LS
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Archiv neu
Archiv Storageneu
Searchneu
Scanning neu
Tier 2 Storage
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MS-SQL
Eingeführt
Jahr 2010Jahr 2009 Jahr 2011Jahr 2010Jahr 2009 Jahr 2011
UP01 „DMS Kundenprojekte“IF03 „DMS Lösung“
AF01 „Projektinformationen Kundenprojekte“AF11 „Bildablage für Kundenprojekte“
UP02 „DMS Entwicklungsprojekte“IF03 „DMS Lösung“
AF02 „Plattform für Entwicklungsprojekte“
UP03 „Bibliothek“IF01 „Einführung einer Multi-Tier-Storage Lösung“
AF03 „Produktinformationsplattform“AF15 „Produktablage für Software“
UP06 „Intranet“AF21 „Intranet (B-Net)“
UP08 „E-Mail Archivierung“AF09 „E-Mail Archivierung Compliance“
AF10 „E-Mail Archivierung (Mailboxmanagement)“UP05 „Internet“AF14 „Internet“
UP04 „Collaboration“IF04 „Collaboration Lösung“
AF04 „Collaboration Plattform für ITP, BDAG, PARTEC“AF28 „Verwaltung Dokumentenablage CEO“
AF05 „Plattform für organisationsübergreifend arbeitende Fachkompetenz-Teams“AF07 „Aquisition einer Firma“
AF08 „CEO Live Chat“AF12 „Forum BBS“
AF13 „Forum BBS CS“
UP11 „Scanning Archiv Projektdokumente GP“
AF19 „Scanning Archiv Projektdokumente GP“
UP07 „SAP Archivierung“IF02 „Archiv Lösung“
AF22 „SAP Datenarchivierung“AF23 „SAP Belegsarchivierung“
UP10 „Scanning Korrespondenz GP“
AF18 „Scanning Korrespondenz GP“
UP09 „Überführung Patentinformationen“
AF17 „Überführung Patentinformationen“
UP12 „Bühlerpedia“AF20 „Bühlerpedia“
UP13 „Enterprise Search“AF24 „Enterprise Search“
IF03 „DMS Lösung“
IF04 „Coll-
aborationLösung“
IF02 „Archiv Lösung“
IF01 „Einführung einer Multi-Tier-Storage Lösung“
UP14 „Download Service Kundenportal”
AF25 „Download Service Kundenportal“
UP15 „Ablösung Printing on Demand“
AF26 „Ablösung Printing on Demand“
UmsetzungsprojekteInfrastrukturprojekte
UP16 „Reduktion Duplikate“
AF27 „Reduktion Duplikate“
Service
Ablagen / Daten
Storage
Integration / Interface
Applikationen / Client
Web Browser
Tier 1 SAN Storage
IIS (Microsoft Internet Information Services)
Web Content
MicrosoftFile Server
Windows Explorer
Internetneu
Microsoft-SharePoint
Bühlerpedia
DMS Content
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