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DBV-Managementkommission
München, 26. Juni 2007
Datenerhebung im Kontext des universitären Controllings und im politischen Kontext der Universität
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Dr. Thomas Bürger, Michael Golsch
Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
DBV-Managementkommission
München, 26. Juni 2007
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Drei Fragen:
Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
� Welche Zahlen?
� Umgang mit Zahlen?
� Wofür Zahlen?
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
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Welche Zahlen?SLUB – eine Spinne im Netz
SLUB
Kuratorium
TU-LeitungRechenzentrumMedia Design Center
Bibliothekskommission
Direktorenkonferenz
Verbund
DFGDrittmittelgeber
Kooperationspartner(Verbände, Bibliotheken)
Projektpartner
Nutzergruppen(Fakultäten,Institutionen)
Freundes-gesellschaften
PresseÖffentlichkeit
Ministerium
VerbändeGremien
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
� TU ist Voll-Universität mit 35.000 Studierenden� Seit 2006 Herausbildung von Profillinien und
Exzellenzclustern
� Stärkung durch Konzentration� Reduktion der Stellen von 403 auf 280 in 8 Abt.� Reduktion der Standorte auf 6
� 1992 Verfassung des Freistaates Sachsen:Kultur und Bildung als Staatsziele
� 1996 Gesetz über die SLUB � 2007 Große Koalition uneins über
Hochschulgesetz(Personalautonomie, Studiengebühren)
Politik
Universität
Bibliothek
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Kennzahlen-Erhebung
Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
täglich 3
wöchentlich 6
monatlich 51
quartalsweise 48
halbjährlich 3
jährlich 7
� zusätzlich Nutzerumfragen
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Umgang mit ZahlenSächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
Ziel:���� ergebnisorientierte Selbststeuerung analog zur gleichnamigen Studie derTU Dresden und des CHE
3-Säulen-Programm:
Innovationsorientierung
Aufgabenorientierung
Leistungsorientierung
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Übergeordnete Ziele (3 x W)
Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
� Wirtschaftlichkeit
� Wirkungsgrad
� Wettbewerbsfähigkeit
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Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Aktuelle Rahmenbedingungen
Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
� Eigenbewirtschaftung von Einnahmen
� Leistungsentgelt noch ungeregelt
� Einstellungsstopp, sehr schmalerKorridor für Neueinstellungen
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Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Ziele
Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
� Globalhaushalt
� Gebührenfreiheit
� Outputorientierte Betriebssteuerung
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Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Was Zahlen (noch) nicht sagen
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�Wertschöpfung / Wirtschaftlichkeit vonKultur- und Bildungsarbeit
�Intrinsische Werte kultureller undwissenschaftlicher Überlieferung
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
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Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Ausgangssituation
Ansatz ►►►► Reporting
►►►► Commitment und Kontrakte
►►►► Strukturen
Ergebnisse
Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Reporting als Dreh- und Angelpunkt des Controlling = Gestaltung
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Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Ausgangssituation
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
0
50.000
100.000
150.000Zugang: Bücher,Zeitschriften (Bde.)
2004 64.547
2005 85.850
2006 145.9362004 2005 2006
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Ausgangssituation
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
0
50.000
100.000
150.000Zugang: Bücher,Zeitschriften (Bde.)
2004 64.547
2005 85.850
2006 145.9362004 2005 2006
Personalabbau(Stellenplan)
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
SLUB 403 373 346 345 332 323 305 290
2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
2003 – 2006: - 11 %
Altersdurchschnitt48,5 Jahre
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Ausgangssituation
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
� Quantitäten
� Personal
� Durchlaufzeit
� Strukturen
Durchschnitt 2006: 78 Kalendertage
� Qualitäten
Ineffizienzen:Org., Prozesse
• Freihand vs. Mag. • Ausbau LBS
� Technologien Ineffizienzen
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Ansatz
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Stichproben/Projekte
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Ansatz
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Stichproben/Projekte
Mengen
Zeiten
Geld
TU Dresden
SLUB
Organisation
Prozesse
Reporting Commitment Strukturen
Kuratorium
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Ansatz
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Stichproben/Projekte
Mengen
Zeiten
Geld
TU Dresden
SLUB
Organisation
Prozesse
Reporting Commitment Strukturen
Kuratorium
ELZKostenstellen
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
Datenbank
teamweise für jede Monografie: � Eingangs- und Ausgangszeit, � Berechnung der Bearbeitungsdauer
per Report: teamweise wöchentlich (montags)� Mengen (Eingang vs. Ausgang, Differenz)� Durchlaufzeit in Kalendertagen
Open source:� Postgresql � Perl (open source)� Apache (open source)
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Ansatz: ELZ = „Elektronischer Laufzettel“
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
Beispiel: Team Ingenieurwiss./ Wiwi – bearb. Medien
Team Zugang Zugang Abgang DauerNeuzug. Änderg.
Januar 788 7 3.404 36
Februar 2.032 4 1.561 7
März 1.894 68 2.147 13
April 1.570 2 1.250 21
Mai 2.880 152 2.719 20
Juni* 1.401 527 2.047 15
Summe 10.565 760 13.128
* Stand: 25. Juni 2007
Durchschnitt:15,33
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Dr. Thomas Bürger
Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Ansatz: Kostenstellenrechnung
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
HIS Kontenstandsliste 2x wöchentlich aktualisiert,permanent im Intranet
HIS Mittelabfluss nach Teams2x täglich aktualisiert,permanent im Intranet
LIBERO,Excel
Mittelabfluss + Bestellquotealternierend 14tägiga) aggregiert: Monogr. / LBS b) nach Kostenstellen
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Ansatz
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Stichproben/Projekte
Mengen
Zeiten
Geld
TU Dresden
SLUB
Organisation
Prozesse
Reporting Commitment Strukturen
Kuratorium
ELZKostenstellen
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Ansatz
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Stichproben/Projekte
Mengen
Zeiten
Geld
TU Dresden
SLUB
Organisation
Prozesse
Reporting Commitment Strukturen
Kuratorium
ELZKostenstellen Etatverteilung
6 Wochen GG
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Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Ansatz: Commitment und Kontrakte
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
� nach außen: TU Dresden, Kuratorium der SLUB
Etatverteilung,print
Bearbeitungszeit
univ.
LB
1,476 Tsd. €Mono:
LBS:
ZS:
246 Tsd. €
2,394 Tsd. €
Mono: 356 Tsd. €
+ 225 Tsd. €
6 Wochen G-Gang
Samml.: 197 Tsd. €
Monografienetat: 2,303 Tsd. €
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Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Ansatz: Commitment und Kontrakte
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
� nach innen: SLUB
6 Wochen G-GangBearbeitungszeit
Durchsatz, Umsatz monatl. 9.300 Bde.
Kontinuität „Eingang = Ausgang!“
wöchentl. 50.000 €
Orientierung an HIS „ bis zu 30 Min. pro Bd.“
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Ansatz
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Stichproben/Projekte
Mengen
Zeiten
Geld
TU Dresden
SLUB
Organisation
Prozesse
Reporting Commitment Strukturen
Kuratorium
ELZKostenstellen Etatverteilung
6 Wochen GG
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Ansatz
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
Stichproben/Projekte
Mengen
Zeiten
Geld
TU Dresden
SLUB
Organisation
Prozesse
Reporting Commitment Strukturen
Kuratorium
ELZKostenstellen Etatverteilung
6 Wochen GG
Integrierter G-Gang,Teamstruktur
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Michael Golsch
Datenerhebung im
Kontext des Controlling
Ansatz: Strukturen
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung Sächsische Landesbibliothek –Staats- und UniversitätsbibliothekDresden
� Organisation
� Prozesse, Technologien
integrierter Geschäftsgang
7 Fachteams:Ing.-wiss./Wiwi, Math./Naturwiss, Sprachen, Soz.-Kulturwiss., SSG (DFG),Recht, Medizin
neue Verfahren: Signaturschilddruck
bestehende Verfahren: Optimierung auf der Mikroebene
35
Ergebnisse
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
36
Ergebnisse
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06
0
20
40
60
80
37
Ergebnisse
Reporting und Geschäftsgangsoptimierung
07 08 09 10 11 12 01 02 03 04 05 06
Commitment neu: in 2007 unter 25 Tage, in 2008 max. 22 Tage
2006 2007
Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Febr. März Apr. Mai Juni
7.533 9.913 8.437 9.032 10.989 8.249 13.356 10.285 9.324 8.291 10.169 8.282 59.707
0
20
40
60
80
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