Das elektronische Vorgangs- bearbeitungssystem Vision oder ready to use R. Häcker.

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Das elektronische Vorgangs-bearbeitungssystem

Vision oder ‚ready to use‘

R. Häcker

krz Minden-Ravensberg/Lippe

alltägliche Probleme

Ausdruck von Anfragen, e-mails handschriftliche Informationen

Liste mit Adressen von Kontaktpersonen und Telefonnummern

“Spiral Notebook” mit der Beschreibung aller noch zu erledigenden Aufgaben

Ungezielte Suche nach Informationen bei Kollegen oder im Fileserver / Intranet

Dezentrale Ablage von wichtigen Dokumenten oder Prozessen, die Richtlinien oder Regularien unterliegen

Revisionssichere Archivierung und Verwaltung von aufbewahrungspflichti-gen Dokumenten

Probleme konventioneller Arbeit

Akte nicht am Arbeitsplatz

ortsgebunden

nur eine Ordnung

verschiedene Medien

Arbeit mit der Ablage

steigender Raumbedarf

Informationen abschreiben

Kopien anfertigen

Umfassende Unterstützung

Unterstützungsfunktionen für den ganzen Lebenszyklus

eines Dokuments

findenablegenerfassen verarbeitenerstellen

Vorgangsbearbeitung / Workflow

Ein Vorgangsbearbeitungssystem erlaubt die Steuerung der Sachbearbeitung und die Protokollierung des Geschäftsgangs.

Ein Workflowsystem entspricht einem Vorgangsbearbeitungssystem.

Funktionen der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung

Im Zentrum der informationstechnischen Unterstützung des Geschäftsgangs steht nach dem DOMEA®-Konzept die Realisierung von Funktionen

zur Schriftgutverwaltung (Metadaten für Papier- u. elektronische Dokumente),

zur elektronischen Aktenablage und

zur gemeinsamen Bearbeitung von Vorgängen und Dokumenten (elektronische Vorgangsbearbeitung).

Laufwegs- bzw. Bearbeitungssteuerung (Verfügungen, Geschäftsgangvermerke) Bearbeitungsprotokollierung

Ziel ist eine durchgängige, medienbruchfreie Unterstützung des Geschäftsgangs

Das erfordert die Integration mit Basisfunktionen der IT elektronischen Übermittlung Dokumentenbearbeitung Textverarbeitungssysteme Viewer und Browser für das Lesen und Bearbeiten von Dokumenten Imaging, Erkennungsmethoden Archivierung

Dies führt zum Aufbau einer informationstechnischen Infrastruktur mit zahlreichen Komponenten und Schnittstellen.

Capture

Scannen Papierdokumente

Bereitstellen und Annehmen elektronischer Formulare

Inhaltliche Erschließung

Scann-Prozess

Die Dokument- und Datenerfassung läuft als systematischer (Teil-) Prozess ab

Scann-Szenarien

Für den jeweiligen Einsatzfall ist ein geeignetes Scan-Szenario zu wählen Frühes / spätes Archivieren Zentrale / dezentrale Erfassung

Dieses hat entscheidenden Einfluss auf die dafür geeignete HW-/SW-Konfiguration

Scanner (Formatgröße, Geschwindigkeit, Durchzug/Einzelblatt, Qualität) Stapelverarbeitung / Einzelverarbeitung Scanapplikation

Die Arbeitsschritte sollten je nach Aufgabe eingerichtet und zentral administriert werden können

Dokumenten-erfassung

Datenerfassung

Eingabe vom ImageOCR-Unterstützung(gedruckt)ICR-Unterstützung(handgeschrieben)OMR-Unterstützung(Markierung)

Manuelles IndizierenOCR-unterstütztes IndizierenBarcodeerkennungVolltextindizierung

Automatische Erkennung reduziert manuelle Dateneingaben

Handschrift

Erkennungsmethode: ICR

Gedruckt

Erkennungsmethode: OCR

Codiert (Barcode / Strichcode)

Erkennungsmethode: Barcodeerkennung

Markierung

Erkennungsmethode: OMR

Erkennungsmethoden

Nutzung Formularsystem

Liefert strukturierte, geprüfte Informationen

Koexistenz von Papierform und elektronische Form

Nettodaten stehen zur Weiterverarbeitung bereit

Austauschbare Formate PDF, HTML, XML

Formularbereitstellung

Elektronische Formularsammlung an zentraler Stelle

Parallele, alternative Nutzung (Papier / elektronisch)

interaktive Schaltflächen

Formularbereitstellung

Benutzerführung - anstatt ‚wenn nicht zutreffend, bitte streichen‘ oder ‚nur ausfüllen wenn ...‘

Strasse und Hausnummer des Bauherrn

Formularverarbeitung

Gültigkeitsprüfung formal und inhaltlich

Datenbankabgleich

Manage and Store – Processes (BPM)

Exkurs: Geschäftsprozessmanagement

Workflow, - Arten

Exkurs: Systematisches Verwaltungsprozessmanagement

GPM betrachtet die Abläufe unter Einbeziehung aller Prozessbeteiligten end-to-end, z.B. von der Antragstellung bis zum Empfang des Bescheides

Bürger Wirtschaft Politik Behörden Dienstleister

Produkt-(gruppen-)orientiert

GPM liefert Vorgaben zur Entwicklung von Workflowanwendungen

GPM und IT

Optimierte Verwaltungsprozesse sind Grundlage für IT-Struktur um Elektrifizierung ineffizienter, unflexibler, bürokratischer Abläufe zu verhindern

Tooleinsatz für Aufnahme, Modellierung, Analyse, Simulation

Tools liefern betriebswirtschaftliche Zahlen Bearbeitungszeiten Liegezeiten Transportzeiten Auslastung

Workflow

Regelt und steuert aktiv definierte Geschäftsprozesse Zuweisung und Überwachung der Ausführung der Arbeit durch definierte Stellen Steuerung von Anwendungen Überwachung der Einhaltung von Regeln Parallelisierung, Lastverteilung Terminüberwachung, Erinnerung, Eskalation

Stellt Dokumente und Informationen bereit

Sichert die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit von Geschäftsprozessen

Nutzt Technologien des Dok.-Managements und der Archivierung

Workflow-Arten

Production-Workflow strukturierbare Vorgänge hochwertige, zeitkritische Abläufe hohes Aufkommen, schnelle Bearbeitung

Administrativer Workflow Ersatz für formularbasierende Abläufe weniger zeitkritisch

Adhoc-Workflow Einmalvorgänge viele Varianten

Manage and Store – Documents (EDM)

Akten, Vorgänge, Dokumente

Systematik der Ablage

Dokumenterfassung

Registrierung Welche Art von Dokument Von wem, für wen, wann eingegangen etc.

Indizierung (systematische Ablage) Einordnung nach Aktenplan Zuordnung zu Akte, Vorgang, Fall, Buchung etc.

Inhalt erschließen Text Daten zur Verarbeitung bereitstellen

Systematische Ablage

Ablagehierarchien der klassischen Behördenarbeit werden in Form von

elektronischen Akten,

Vorgängen und

Dokumenten

abgebildet.

Produktplan

P ro du k te

P ro du k tg ru pp en(o p tio n a l)

P ro du k tb e re iche(ve rb in d lich )

Produktp lan

Ablage Dokument in Ablagestruktur / Fallakte

Standard-Indizierung nach XAkte

Dokumentenmanagement

Ablage dynamischer Dokumente

Erfassung zu Beginn der Bearbeitung

Unterstützung bei der Bearbeitung Versionsverwaltung Parallele Bearbeitung im Team (check-out / check-in) Kopie senden an.. Wiedervorlage Notizfunktion

Überblick über den Bearbeitungsstand

Stellvertretung

Vorgang abschließen, archivieren

Nutzung während der Sachbearbeitung (DMS)

z.B. Eingänge im PostkorbWiedervorlage

To do ....

z.B. Eingänge im PostkorbWiedervorlage

To do ....

Manage and Store - Knowlegde

Recherche

Direktzugriff

Informationen und Dokumente bereitstellen

... So geht es wohl nicht!

Welche Anforderungen ergeben sich daraus?

Informationsrecherche Im Kontext zu konkreten Themen zielgruppenorientiert, vom Benutzer auswählbar

Bereitstellung Vorgänge Dokumente zum Einzelfall strukturiert – leicht auffindbar

Suchmöglichkeiten

Informationsquellen Dateien im Filesystem Dokumente im Archiv eMails mit Anhängen Internet und Intranet

Ablagestruktur verwaltungsspezifisch Aktenplan, Org.-Struktur, ...

Attribute anwendungsspezifisch Boolean, Wildcard

Volltext Dokumenteninhalt Worte, Phrasen, ... Synonyme, Nachbarschaft, intuitiv, ...

Ordner Attribute Volltext

Eingangsbelege

Drucklisten

Ausgangsbelege

Anwendungsdaten

Archive - Inhalte

Archivsystem

Verwaltung von beliebig strukturierten Festplatten- und Langzeitarchiven

Gekapselte Dokumentenverwaltung

Eindeutige DocID

Storage Layer

Base ConnectTCP/IP - RPC

ObjektablageStorage Services

Peripheral Services

Rendition, SignatureLDAP, Host-Gateway

Index DatenbankIndex Services

Oracle, MS SQL-Server,DB2, MAXDB

IntegrationIntegration

ok.VerfahrenBBG2000

KRZ-Clients KRZ-Clients

FINANZ-ArchivFINANZ-Archiv

OfficeOffice

Microsoft OfficeOpen OfficeStar Office

Clients Clients

DesktopDesktop Web

Imaging

DesktopDesktop Web

Imaging

Application Layer Advanced Connecthttp/WebDAV + XMLAdvanced Connecthttp/WebDAV + XML

Interfaces

Pipeliner

for SAP

forMicrosoft Exchange

Ascent Capture

Services

Mirror

Distributed

Recovery

Integration in Fachverfahren (OK-Verfahren)

Zugriff über Browser

z.B. Suche in Ordnerstruktur (Aktenplan)

z.B. Suche in Ordnerstruktur (Aktenplan) z.B. Suche nach Buchungen

und Belegen

z.B. Suche nach Buchungen und Belegen

Nutzung außerhalb einer Fachanwendung

z.B. Suche nach Vorgängen und Dokumenten über

Fachdaten

z.B. Suche nach Vorgängen und Dokumenten über

Fachdaten

Handlungsbedarf

Abläufe müssen sowohl elektronische Form wie auch Papierform berücksichtigen

Auf Signatur vorbereiten Papier digitalisieren

Sofortige Auskunftsbereitschaft Zentrale Speicherung und Verwaltung realisieren Suchaufwand vermeiden ‚Selbstbedienung‘ ermöglichen gleichzeitiger, paralleler Zugriff, für Berechtigte realisieren

Bearbeitungszeiten und –Kosten Informationen strukturieren Übertragungsaufwand vermeiden / reduzieren Ablage systematisieren Abläufe automatisieren Raumbedarf reduzieren

Status

- Schriftgutverwaltung (Papierform) Dokumenterfassung Erkennungsmethoden Formularsystem• Geschäftsprozessmanagement EP 2006• Workflow IV

2005 Ablagestruktur Dokumentenmanagement Archivsystem• Browser-Applikation• Office-Integration Integration OK-Verfahren Volltextsuche• Wissensmanagement EP 2006• Dienste-Portal• Signaturverfahren