Post on 07-Jul-2020
transcript
Wertschöpfung oder notwendiges Übel –die Dokumentation im FM
praktische Umsetzung der GEFMA 198
Claus Biedermann – EBCsoft GmbH
Der Referent
Dipl. Ing. Claus Biedermann‐Geschäftsführer‐
Studium Energietechnik TH Leipzig 1990‐95Gründer und Geschäftsführer EBCsoft seit 2006
Projekte: ‐ Entwicklung Energiemanagement als Software und Dienstleistung‐ Berater im Bundesministerium für Verteidigung‐ Audits für Gebäudeautomation‐ IT‐Sicherheitskonzepte‐ Interdisziplinärer Datenaustausch im FM
GEFMA – Arbeitskreis Dokumentation im FM GEFMA 198‐ Arbeitskreis elektronischer Datenaustausch im FM
Kurzeinführung in GEFMA 198
• Erschienen 08‐2012• Anleitung zur Organisation und Gliederung der FM‐
Dokumentation• Basis: vorhandene Normen und Richtlinien (DIN 276,
GEFMA 200, 922 etc.• Ansatz: Lebenszyklusübergreifende Struktur und Weg der
Dokumentation durch Definition von Verantwortlichen und Darstellung der Beziehungen zwischen Objekten, Prozessen und Beteiligten
• Ziel: Konkrete Aufgabenstellungen für Doku, Reduzierung von Duplikaten und ungültigen
Dokumenten, Nachvollziehbarkeit und Zugriffe
Ausgangssituation
• Dateiablage in Verzeichnisstruktur• FM‐Team aus 7 Mitarbeitern• ReGIS im Einsatz• CAFM implementiert (wenig genutzt)• 2 Service Anbieter• Webportal für Störmeldungen im Einsatz
Anlass: • Reorganisation der FM‐Prozesse• Reduzierungsanforderung der Daten im IT‐Netz durch IT
Wo anfangen – wie weit gehen?
1. Herausfinden, wie die Mitarbeiter dokumentieren (Daten speichern)1. Dateiverzeichnisse2. Dateibezeichnungen3. Archivierung4. Suchkriterien
2. Entwicklung einer Matrix „Suchkriterien“ und Abfrage dieser
Datum in Dateinamen
Verzeichnisnamen als Jahresscheiben
Datumangaben in Dateinamen
Beispiel:
Ursprungsformat: einheitliches Format:
120802_Abnahmeprotokoll.pdf 20120802_Abnahmeprotokoll.pdf
12-08-02_Abnahmeprotokoll.xls 20120802_Abnahmeprotokoll.xls
12_08_02_Abnahmeprotokoll.doc 20120802_Abnahmeprotokoll.doc
Analyse Dateiablage
• Verzeichnisstrukturen bis zur 4. Ebene analysiert– Vermischung aus objektorientierter, prozessorientierter und
zeitbezogener Ablagestruktur– Kein definiertes Archivierungssystem
• Vergleich der Struktur mit GEFMA 198
Umziehen in die neue Ordnung
Phase 3: Festlegung der Struktur und Zugriffe / Verantwortlichkeiten und Neuordnung der Dokumente
Relevante Prozesse festlegen
Die Prozesse nach GEFMA 200 werden ausgewählt
und wenn relevant, in die Dokustruktur eingebunden.
Verzeichnisse anlegen ‐ Tool
Mit dem Klick auf den Button „Verzeichnisstruktur anlegen“(unter Reiter „Add-Ins“ > Auswahlliste „EBCsoft“) wird die bearbeitete Ordnerstruktur aus der Excelliste übernommen und im Windows-Explorer angelegt.
SOLL Struktur
Die Verzeichnispfade werden angelegt. Basis bildet die Liste „Dokumentationsstruktur“
Es wird vorerst eine 3 stufige Hierarchie angelegt.
Im Kap F und G erfolgt eine 4‐stufige Gliederung
Reorganisation von Dateien
• In Ordnern, Paketen oder einzeln werden Dateien in die neue Struktur verschoben und dabei bei Bedarf codiert.
VorschauVorschauZuweisungZuweisung
CodierungCodierung
Verantwortung des Bauherrn
• Falsche / unzureichende Anforderungen….3‐fach in Papier und auf Datenträger…
• Inhaltliche Prüfung fehlt
• Wert der Dokumentationwird nicht erkannt
• Honorierung nicht definiert
Verantwortung der Planer
• Austausch von Plänen und Ständen mit Koordination durch den Architekten
• Unterschiedliche Tools• Versionen und Varianten nicht synchron• Projektraum erkennt keine inhaltlichen Abweichungen
Architekt
StatikerStatiker Fachplaner 1Fachplaner 1 Fachplaner 2Fachplaner 2 Fachplaner nFachplaner n
Datenübergabe in den Betrieb
• CAD‐Pläne meist individuelle Layer und Inhalte• Anlagenbeschreibung meist Kopien des Herstellers• Anlagenschemen oft Planungsstände
• Umfang nach VOB nicht 100% FM‐tauglich !
• SOLL GEFMA 198
Informationsbedarf versus Informationspflicht
Sicht auf DokumentationDie unterschiedlichen Rollen im Dokumentationsprozess bestimmen die inhaltlichen und qualitativen Anforderungen
Rolle Beteiligte Inhalt Qualität
Auftraggeber Investor, Bauherr kostenorientiert, grob niedrig
Planer Architekt, Planer technisch, funktional mittel
Ausführender Errichter, Dienstleister fachspezifisch detailliert hoch
Betreiber Facility Manager durchgängig detailliert hoch
Nutzer Mieter, Käufer Verfügbarkeit, Funktion Niedrig
Pflichtenmatrix
Die Objektarten und die jeweils relevanten Attribute sind zu definieren. Die zu übergebenden Informationen werden anhand folgender Aspekte in einer Matrix ab‐gebildet.
Lebenszyklusphase,Prozess,Gewerk/ Anlagentyp,Beteiligte
Pflichtenmatrix
Entsprechend GEFMA 198 Teil 2 erhält man eine Liste von notwendigen Dokumenten für einen konkreten Fall. (z.B. Betrieb von techn. Anlagen mit Errichter und Betreiber als Akteure)
Option: für die genannten Dokumente werden Muster hinterlegt, um Qualitative Prüfung der Doku zu unterstützen
Option: für die genannten Dokumente werden Muster hinterlegt, um Qualitative Prüfung der Doku zu unterstützen
Macht Software uns das Leben leichter ?!
Nein Nein
•Personal zur Bedienung ist erforderlich,
•Dessen Qualifikation ist anspruchsvoll
•Der Papierkrieg wird nicht weniger…
JA JA
•Informationen stehen zentral und homogen zur Verfügung,
•Die Qualität der Daten ist abzusichern
•Wesentlich mehr Mitarbeiter haben Zugriff auf wichtige Informationen
•Der „Papierkrieg“ wird weniger
Anforderungen heute
• Rechtliche Anforderungen erfüllen – Betreiberverantwortung• Funktionssicherheit gewährleisten – Risikomanagement• Übersicht und Informationszugriff – humane Ressourcen• Effizienz und Betriebsoptimierung – Betriebskosten senken
Welche Daten sind transportierbar?
Stammdaten (Prozessübergreifend)Kataloge – Flächen, Assets, Adressdaten, DokumenteBasis kann hier BIM sein ‐ IFC‐ Austauschformat
Dynamische Daten (Prozessabhängig)Daten, die konkreten Prozessen zugeordnet sind ‐ Ereignisse, technische, kaufmännische Vorgänge, zeitabhängige Informationen…
ERPDMS
Datei
CAFMGLT
GEFMA Arbeitskreis
Anwendungsbereiche eines standardisierten Verfahrens:
‐Ersterfassung zur Implementierung Bau Betrieb
‐Datenaustausch im Betrieb CAFM CAFM
‐Übernahme von Dokumentation Organisatorischer Wechsel
Planung
Eigentümer/Vermieter
Nutzer(Mieter/Kunde)
Elektronischer Datenaustausch im Facility Management
FM‐DokuFM‐Doku
Ziele und Nutzen
Definition der im Facility Management zu transportierenden Daten auf Basis unterschiedlicher Technologien, verschiedener zu unterstützender Prozesse und wechselnden Beteiligten am Datenaustausch.
•Reduzierung der Kosten für die Datenbereitstellung und Integration durch einheitliche Schnittstellen und Transportmethoden•Erhöhung der Datenqualität durch Transparenz und Prüfbarkeit der zu transportierenden Daten•Erweiterung der Nutzbarkeit von CAFM‐Systemen durch Schnittstellen zu anderen Software‐ und Informationssystemen•Beschleunigung von Implementierungs‐ und Übergabeprozessen durch einheitliche Verfahren.•Ermöglichung verteilter Arbeit in verschiedenen IT‐Systemen (z.B. parallele CAFM‐ Systeme bei Betreiber und Facility Service Anbieter) durch normierten Datenaustausch (Synchronisation)
Arbeitskreis sucht Mitstreiter
Wenn Sie durch Ihr Knowhow den Arbeitskreis unterstützen möchten, wenden Sie sich bitte an die AK‐ Leiter:
Claus Biedermann Thomas BenderEBCsoft Drees & Sommerclaus.biedermann@ebcsoft.de thomas.bender@dreso.com