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DIGITALISIERUNG IN DER PRAXIS
Digitalisierung in der Praxis Christian Denzler
Digitalisierung von Eingangsprozessen André Schmid
CRM als Unternehmensprozess-Plattform Christian Denzler
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DIGITALISIERUNG IN DER PRAXIS
Trends
Vorgehen
Startpunkte
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Trends
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Geschäftsprozesse & -modelle
Kunden
Technologien & Systeme
Consumerization, Omnichannel, Transparenz
Uberization, Mass Customization, Serviceorientierung, On-Demand
SMAC, Integration, XaaS
Umsetzung in meinem Unternehmen ?
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Vorgehen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Wo sind wir?
Welche Bereichesollen wir verändern?
Wie starten wir?
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https://aback.iwi.unisg.ch/fileadmin/projects/aback/web/pdf/digital_maturity_modell_download.pdf
Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – z.B. Uni SG
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Wo?
Digital Maturity & Transformation Studie von der Universität St. Gallen
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Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – DMM von Microsoft
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Wo?
Digital Themes
Capabilities
Enablers
Solutions
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Standortbestimmung: Maturitätsmodelle – DMM von Microsoft
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Wo?
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Strategische Ansätze
Geschäftsmodelldigitalisierung
Geschäftsmodellinnovation
Treiber & Startpunkte der Veränderungen
Kunden
Geschäftsprozesse & -modelle
Technologien & Systeme
Identifikation & Umsetzung
Top-down
Button-up
Lighthouse
Welche Bereiche sollen wir verändern?
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Prozesse & Modelle
Kunden
Technologien & Systeme
A B C
BA
Welche?
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ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Wie starten wir – Unsere Empfehlung
There is no silverbullet – Es
braucht Insights
Ziellösung und einen Business Case definieren
Validierung: Mit einem Piloten
Umsetzen, Einführen,
Optimieren
Wie?
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Themen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Wie?
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Unser Angebot
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitalisierung in der Praxis
Paket: Kickstart Digitalisierungs-Initiative
Workshop: Neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit & Microsoft Tools kennen lernen
Heraus-forderungen +
ChancenResearch Workshop
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Customer Immersion Experience – Microsoft
Plattform direkt erleben
Workshop Abklärungen, Vertiefungen
Diskussion Lösungsansätze/Definition Roadmap
CIE (Customer Immersion Experience) ist ein interaktiver Workshop, bei dem Entscheidungsträger aus Business und IT in die Welt der neusten Microsoft Technologien eintauchen. Aus erster Hand erfahren und erleben Sie, was mit den Produkten und Lösungen von Microsoft möglich ist.
A
B
Wie?
ab CHF 5’000.-
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DIGITALISIERUNG VON EINGANGSPROZESSEN
Rechnungseingang Goldbach Group
Automatisierung Wertpapieraufträge
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Für was genau steht die Goldbach Group heute?Wenn mich die Leute fragen, was ich bin, sage ich: Ich bin ein digitaler Verkäufer. Wenn ich sehe, wie die Medien heutzutage konsumiert werden, stelle ich fest, es wird alles digital, selbst bei den Printmedien. Die Goldbach Group erschliesst und verbindet den digitalen Werberaum und verkauft diesen den Kunden.
Ausschnitt Interview mit Michi Frank, CEO der Goldbach Group. Quelle www.goldbachgroup.com, 21.11.2016
Gesamter Artikel
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Herausforderung und Ziele
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
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Manueller Rechnungs-Genehmigungsprozess
Manuelle Erfassung der Rechnungen
Ca. 2’500 RE pro Mt.
Spezialfall«Split-Rechnungen»
Durchgängig digitaler Prozess
Automatische Rechnungsprüfung,
Verminderung Fehler
Nachvollziehbarkeit
Revisionssicherheit
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Lösung
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Kreditor-Stammdaten
Liste der Sachbearbeiter
smart.CAPTUREsmart.CAPTURE scanviewscanview
Microsoft Dynamics AXMicrosoft Dynamics AX
Meta-Daten
Meta-Daten
PDF-APDF-A
ScannerScanner
PapierPapier
EmailEmail
Erfassung und Überprüfung
* Sortierung* Erkennung* Überprüfungen* Zuweisung Sachbearbeiter
Dokumenten-Eingang
* via E-Mail* via Post (Papier)* via Scanner* via PDF
Bearbeitung
* Workflow* Visierung* Fristenkontrolle* Freigabe / Ablehnung
Datenübertragung
Übertrag der Daten von scanview auf MS Dynamics AX
Stammdaten-Export aus MS Dynamics AX auf SQL-Datenbank in smart.CAPTURE
Einlesen
Ein
lese
n
Meta-Daten
Meta-Daten
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Spezialfall Split Rechnungen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
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Erkennung & Validierung
Standard Daten
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Spezialfall Split Rechnungen
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Erkennung & Validierung
Standard Daten
Automatische Aufteilung
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Spezialfall Split Rechnungen
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Erkennung & Validierung
Standard Daten
Automatische Aufteilung
Kontierung- Ganz: für AX
- Einzeln: KST, KTR
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Projektdurchlauf, Learnings & Nutzen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
KickOff 03.07.2016
Produktiv 30.11.2016
Split Rechnungen mit 5 AT bereits in Phase I
Intensives Testing zahlt sich aus
«Übliche Klassiker» Abhängigkeiten,
Kommunikation, etc.
Ziele erreicht
Integration digitale Signatur
Basis für weitere Prozess-Automatisierung
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Automatisierung Wertpapieraufträge
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Simply Clever: Office365 – smartCapture Integration
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Office365Ablage
1Erkennen & Extrahieren
2Office365
Ablage
3Input
E-MailPDF…
Office365Ablage? (20-30%)
Metadaten
Office365Ablage
Office365Ablage> 90%
Metadaten
Weitere Verarbeitung
PrüfungFreigabe
…
Allgeier Standard Schnittstelle
Input – (Office365) - OCR – Office365
Office365, Azure, onPrem
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Simply Clever: Office365 – smartCapture Integration
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Office365 Ablage mit Standard Metadaten
Erkennen und Extrahieren mit smartCAPTURE
Office365 Ablagemit zusätzlichen
Metadaten
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Nutzen
ALLGEIER (Schweiz) AG | Digitale Transformation in der Praxis
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ECM A-Z mit Office365/SPS-
IntegrationEffizienz
Automatisches Auslesen vorhandener Metadaten
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CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Ausgangslage & Ziele
Vorgehen & Lösungsarchitektur
Abgebildete Prozesse
Resultate
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Immobilienbewirtschaftung – Interaktionen und Dokumente
Gebäude-/Anlagendokumentationen
Unterhaltsdokumente
Baudokumente
Offerten
Versicherungen
….
Bewerbungen
Verträge
Reparaturen
Reklamationen
Nebenkosten
…
Bewerber / Mieter / EigentümerPartner / Lieferanten / Behörden
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Herausforderungen & Ziele
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
ContentGrosser Umfang an Dokumenten• Historisch: Lückenhafte Dokumentation • Wo ist was zu finden?• Knowhow: Abhängig vom Zuständigen
ProzesseTraditionelle, kaum automatisierte Prozessunterstützung
TechnologieUnterschiedliche Systeme, oft sind die Unterlagen für einen Fall in verschiedenen getrennten Systemen (u.a. CRM, DMS).
Vollständige (digitale) Dokumentation
Klarheit über den Arbeits-fortschritt / offene Tasks
Single Point of Truth, einfach erreichbar
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Der Bewirtschafter
Wer macht’s?
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• Er kennt die diversen Arten von Anfragen und Tasks• Er kennt sein «Feld»
• «Seine» Immobilien• Die verantwortlichen Personen, Dienstleister, Mieter
• Er weiss wie man «es» macht• Regulatorische Vorgaben, interne Prozess,
Best Practice• Interne und externe Zusammenarbeit
• Er erledigt Tasks• Erstellung von Dokumenten• Anfragen & Abklärungen
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«And this is where our workflow redesign team went insane»
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The most important contributionmanagement needs to make in the21st century is … to increase theproductivity of the knowledge workand the knowledge worker.
- Peter Drucker -
The computer is a moron.
- Peter Drucker -
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Programm «Digitaler Arbeitsplatz» mit verschiedenen Workstreams
Vorgehen
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Anbindung zwischen Dynamics CRM (Prozesstool) und SharePoint (Dokumentenmanagement).
Einführung eines zentral verwalteten Vorlagen-Tools mit direkter CRM-(Prozesse) und DMS-Integration (Ablage).
Etablierung eines Scanning-Prozesses mit automatischer Ablage.
Aufsetzung und Verankerung der Digitalisierungs-Prozesse.
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Zielarchitektur
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Dynamics CRM
CRM
SharePoint 2016
DMSGebäude/Anlagedoku
Fall/Mieterakten
Collab (intern / extern)
Intranet Portal(inkl. Prozessdokumentation/KM)
LOB / ERP (Finanzen, Bewirtschaftung, Entwicklung)
Office
Vorlagen
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A) Fragen zum Mieter
B) Einen neuen Brief für einen Mieter erstellen
C) Es kommt ein Brief per Post rein
Zentrale Arbeitsprozesse
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Scanning
CRM DynamicsSharePoint
officeatwork
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Der Mitarbeiter arbeitet in erster Linie direkt aus dem CRM
= zentrales Prozess-Tool für Mieter- und Fall-Management
Einstieg: CRM Cockpit
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CRM DynamicsSharePoint
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ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Fragen zum Mieter / Mieterakte
CRM DynamicsSharePoint
SharePoint App
12345 – Grüenegg, Seestr. 123 – Toni Muster
docs.schweizerimmobilien-beispiel.ch/1234/Fall123Miterarktie/Forms/Mieter.aspx?Filter=etc.
161234_Nachtrag-Mietvertrag.docx Nachtrag des Mietvertrages – Zusatzbestimmungen 13.11.16 M. Meier
M. Meier
M. Meier161234_Nachtrag-Mietvertrag_unt.pdf Nachtrag des Mietvertrages – Zusatzbestimmungen - unterschrieben 13.11.16 M. Meier
161234_ietvertrag_unt.pdf Mietvertrages – unterschrieben Mietvertrag 04.03.15 M. Meier
12345 – Grüenegg, S…
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ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion
officeatwork
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ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Zentral verwaltete Vorlagen-Bibliothek
officeatwork
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ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
CRM-Mieterbeziehung mit Vorlagen-Funktion
officeatwork
OatW
hansmuster
Hans Muster & co. AG
Hans Muster
Seestrasse 97
8810 Thalwil
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ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Direkte Ablage im SharePoint
officeatwork
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Digitalisieren eines eingegangenen Briefes
ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Erstellung Scan Deckblatt mit
QR Code
Ausdrucken des Deckblattes
Einscannen + automatische
Ablage am korrekten Ort
Scanning
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ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Deckblatt Erstellung
Scanning
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ALLGEIER (Schweiz) AG | CRM als Unternehmensprozess-Plattform
Scan-Deckblatt mit QR-Code
Scanning
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Fokussierung auf Bewirtschafter (im ersten Schritt)
Pilotierung
Etappierte Einführung
Begleitung durch Fachspezialisten
Bei Einführung: Erhöhter End-User Support für funktionale Fragen
Change Management
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Systemunterstütztes, einheitliches und effizientes Arbeiten
Vollständiges, automatisiertes digitales Ablagesystem
Metadaten-unterstützte Suchfunktionen
Einfaches Verwalten der Dokumente über den gesamten Prozess- und Dokumentlebenszyklus
Durchgängige Benutzer- und Zugriffskonzepte
Resultate
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CLOSING UND Q&A
Zusammenfassung
Angebote
Q & A
Links
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… oder sich selber transformieren Transformiert werden…
• Erschaffen
• Verändern
• Verbessern
• Kultur & Philosophie («Mindset»)
• Als Netzwerk funktionieren
• Neue Business Modelle
• Chancen1853, Matthew C. Perry / Guns vs. Swords
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Key Take Aways
ALLGEIER (Schweiz) AG | Company Presentation
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Transformation braucht Leadership
Schnell ausprobieren & lernen (experiment and
fail)
Im Netzwerk denken
Neue Geschäftsmodelle suchen (Bestehendes
verbessern)
Kunden, Mitarbeitende und Produkte/Assets verbinden
Den kulturellen Change mit effektiven Massnahmen
fördern
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Links – ein kleine Auswahl
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#Digitalization #Digitalisierung #IOT #Industrie40 #Industry40#Azure #Office365 #SharePointAllgeier, Office365, Microsoft; MicrosoftCloud, MicrosoftMechanics, MicrosoftResearch
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Microsoft Cognitive Services im Einsatz – Mehrwert für Sehbehinderte
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Microsoft CEO Satya Nadella introduces the Seeing AI project and software engineer SaqibShaikh at the Microsoft Build Developer Conference. Shaikh, who lost his sight when he was seven, helped develop the project, which uses computer vision and natural language processing to describe a person's surroundings, read text, answer questions and even identify emotions on people's faces. Video auf Youtube
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Danke für Feedback Stay Tuned